SharePoint retention policy governance begrijpen

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Ontdek SharePoint-bewaarbeleid en -labels in Microsoft 365. Beheer de levenscyclus van je gegevens met bewaarbeleid en labels voor SharePoint Online.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Governance van SharePoint-bewaarbeleid vraagt om een duidelijk zakelijk doel, goedgekeurde beleidsinstellingen en een verantwoordelijke eigenaar. Begin met de relevante gebruikers en gegevens, controleer de huidige mogelijkheden en eisen van Microsoft 365, test de aanpak met een representatieve pilot en leg daarna de beslissing vast. Evalueer die regelmatig wanneer de behoeften veranderen.

Governance van SharePoint-bewaarbeleid: praktische checklist

• Bepaal het scenario, de eigenaar en het verwachte resultaat.
• Controleer licentiering, machtigingen, beleid en de impact op gebruikers.
• Test met een pilot en leg de beslissingen over ondersteuning en evaluatie vast.

Gebruik Microsoft Learn voor actuele richtlijnen.

Laatst beoordeeld: juli 2026.

Laten we eerlijk zijn: informatie stapelt zich snel op, zeker in drukke organisaties. Hier komt governance van SharePoint-bewaarbeleid om de hoek kijken. Kern: je bepaalt de regels voor hoe lang je content in SharePoint blijft staan, of het nu gaat om documenten, berichten of records, allemaal om compliancedoelen te halen en de boel overzichtelijk te houden.

Het gaat hierbij niet alleen om netjes zijn. De aanpak is bedoeld om aan wettelijke en regelgevende eisen te voldoen, privacyrisico's te beperken en compliance-problemen te voorkomen. Naarmate digitale content in omvang en complexiteit toeneemt, houdt consistente governance je organisatie veilig en overzichtelijk. In de volgende secties behandelen we de essentie, praktische stappen en strategieën waarmee je de levenscyclus van informatie in SharePoint met vertrouwen beheert.

SharePoint-bewaarbeleid: governance

Een SharePoint-bewaarbeleid is een reeks regels die bepaalt hoelang content in SharePoint wordt bewaard, verwijderd of gearchiveerd, om aan wettelijke, regelgevende en zakelijke eisen te voldoen. Deze beleidsregels maken deel uit van bredere governance van bewaarbeleid en worden automatisch toegepast op sites, bibliotheken, lijsten, documenten en items, zodat de levenscyclus consistent wordt beheerd.

Korte uitleg: Bewaarbeleid in SharePoint stelt beheerders in staat content te classificeren, bewaarlabels of -regels toe te passen en acties af te dwingen, zoals alleen bewaren (verwijderen voorkomen), verwijderen na een vastgestelde periode, of content verplaatsen naar een archief of records center. Effectieve governance van SharePoint-bewaarbeleid combineert het opstellen van beleid, het bepalen van de scope, periodieke evaluatie en auditing om risico's te verkleinen, compliance te waarborgen en opslag en informatiebeheer in de hele organisatie te optimaliseren.

Wat zijn SharePoint-bewaarbeleidsregels

Een SharePoint-bewaarbeleid is een set regels die je systeem vertelt wat er met informatie moet gebeuren: wanneer je deze bewaart, wanneer je deze verwijdert en wanneer je zeker stelt dat er niets aan wordt gewijzigd of verloren gaat. Je kunt het zien als een slimme, geautomatiseerde opruimploeg die tegelijkertijd als portier optreedt en kritieke records bewaart zolang je ze nodig hebt.

Deze beleidsregels dienen niet alleen om orde te houden; ze zijn essentieel voor organisaties die serieus werk maken van naleving van wetgeving, regelgeving of hun eigen interne bewaarregels. Of het nu gaat om AVG/GDPR, HIPAA of simpelweg het eigen bewaarschema van je bedrijf: bewaarbeleid zorgt ervoor dat je de juiste bestanden bewaart en deze verwijdert wanneer de regels dat voorschrijven.

Veelvoorkomende toepassingen zijn het automatisch verwijderen van bestanden na een vastgestelde periode, het archiveren van items die je misschien nodig hebt voor toekomstige audits, of het vastzetten van belangrijke documenten zodat niemand ze tijdens juridische procedures per ongeluk kan wijzigen. Door deze beleidsregels op site-, bibliotheek- of mapniveau in te stellen, houden organisaties echt grip op de levenscyclus van informatie.

Kortom, SharePoint-bewaarbeleid is de basis van slim en compliant informatiebeheer. Wil je regelgevingsproblemen voorkomen, efficiënter werken of simpelweg niet meer verdrinken in oude bestanden? Dan begin je met een degelijk bewaarbeleid.

5 verrassende feiten over governance van SharePoint-bewaarbeleid

1. Retentielabels kunnen als juridische bewaring fungeren zonder eDiscovery. Je kunt retentielabels zo configureren dat content onveranderlijk wordt bewaard en niet verwijderd kan worden, ook als je geen eDiscovery-juridische bewaring (legal hold) gebruikt. Zo krijgen governanceteams een lichtgewicht bewaarinstrument dat rechtstreeks gekoppeld is aan het governance van het SharePoint-bewaarbeleid.
2. Het toepassen van labels kan geautomatiseerd worden met AI en vertrouwelijkheidssignalen. Microsoft 365 kan items automatisch classificeren en retentielabels toepassen op basis van getrainde classifiers, trefwoorden of vertrouwelijkheidslabels. Dat vermindert handmatig werk en zorgt voor een consistentere handhaving op SharePoint-sites.
3. Meerdere bewaarbeleidsregels kunnen elkaar overlappen: de laatste actie bepaalt de verwijdering. Wanneer één item door meerdere SharePoint-bewaarbeleidsregels wordt gedekt, kunnen de retentie-instellingen op elkaar inwerken. De strengste bewaartermijn of de specifieke afvoerregels bepalen de uiteindelijke governancemaatregelen, en niet een eenvoudige regel van ‘de eerste is leidend’.
4. Retentie betekent niet automatisch onveranderlijkheid, tenzij je dat configureert. Standaard kan retentie verwijdering voor een bepaalde periode voorkomen, maar pas wanneer je de vergrendeling van bewaring (‘preservation lock’) of onveranderlijkheidsfuncties inschakelt, wordt content onverwijderbaar en controleerbaar bewaard. Dat is een belangrijk onderscheid voor compliance officers.
5. Retentie op sitniveau versus labels op containerniveau bepaalt de reikwijdte voor zoeken en bewaring. Retentie toepassen op het niveau van de SharePoint-site kan alles in die site bewaren, maar retentielabels op containerniveau (bibliotheek, map of item) bieden precieze controle. Een verkeerde keuze van reikwijdte kan leiden tot te lang bewaren of ertoe dat kritieke records buiten het beheer vallen.

Belangrijkste principes van governance voor bewaarbeleid

1. Verdedigbaar recordsmanagementElke organisatie moet zonder enige twijfel kunnen aantonen hoe zij informatie beheert, bewaart en vernietigt. Verdedigbaar betekent dat je regelgevers of rechters kunt laten zien dat je proces een kritische toets kan doorstaan, met duidelijke documentatie ter onderbouwing van je keuzes.
2. TransparantieIedereen in het team moet weten wat er met zijn of haar documenten gebeurt en wanneer. Duidelijke beleidsregels verminderen verwarring, beperken menselijke fouten en maken het makkelijker om draagvlak te krijgen. Transparantie houdt mensen op de hoogte en zorgt voor verantwoordelijkheid.
3. Juridische complianceSharePoint-bewaarbeleid moet altijd ontworpen worden met de wet als uitgangspunt. Regelgevingskaders zoals de AVG (GDPR) en HIPAA kunnen precies voorschrijven hoe lang je bepaalde informatie moet bewaren. Niet voldoen aan die eisen kan boetes of juridische stappen tot gevolg hebben.
4. Verantwoordelijkheid van gebruikersHet is niet alleen de taak van IT. Gebruikers spelen een grote rol. Goede training, duidelijke rollen en goed gecommuniceerde procedures zorgen ervoor dat medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt bij het opslaan, labelen of verwijderen van documenten.
5. AutomatiseringSterke governance betekent dat je het giswerk bij handmatig opruimen wegneemt. Geautomatiseerde handhaving van beleid zorgt ervoor dat bestanden niet tussen wal en schip vallen, dat bewaarschema’s feilloos verlopen en dat auditlogboeken voor elke uitgevoerde actie up-to-date blijven. Automatisering is je beste bondgenoot tegen menselijke fouten.

Als je deze principes goed toepast, help je de data veilig te houden, ben je beter voorbereid op onverwachte compliance-audits en beperk je risico’s. Een solide fundament hier maakt je klaar voor succes bij alle beleidsdetails die volgen.

Hoe SharePoint-bewaarbeleid werkt in Microsoft 365

In Microsoft 365 maken SharePoint-bewaarbeleidsregels deel uit van een bredere compliance-toolbox. Je stelt deze beleidsregels in en beheert ze via het Microsoft 365 Compliance Center, waarbij je regels aanmaakt die niet alleen gelden voor SharePoint-sites, maar ook voor OneDrive en Teams. Zo kunnen organisaties hun hele digitale werkplek afstemmen op één consistente aanpak van informatiegovernance.

Beleid kan worden gericht op specifieke sites, bibliotheken, mappen of zelfs inhoudstypen. Wanneer een beleid is geconfigureerd, controleert het bestanden of berichten op basis van regels—zoals de bewaarduur—of triggers, zoals de datum van de laatste wijziging. Zodra aan de criteria is voldaan, kunnen bestanden worden vergrendeld, verwijderd of bewaard, afhankelijk van de instellingen die je kiest.

Het platform regelt dit op de achtergrond en koppelt de handhaving van het beleid rechtstreeks aan je werkprocessen, zodat gebruikers er niet over hoeven na te denken. Instellingen voor gegevenslocatie binnen Microsoft 365 zorgen er ook voor dat content op de juiste plek blijft, wat helpt bij het voldoen aan regionale eisen. Beleid op documentniveau kan samen met regels voor de hele site worden toegepast, zodat je gevoelige of risicovolle content precies kunt beheren.

Kortom, bewaren in SharePoint Online en Microsoft 365 draait om het automatiseren van de levenscyclus van bestanden, het verminderen van handmatig werk, en het aanzienlijk eenvoudiger maken van naleving van regelgeving in moderne werkomgevingen.

SharePoint-bewaring werkt in Microsoft 365 - Checklist

Voordelen van een sterk SharePoint-bewaarbeheer

• Betere naleving: Geautomatiseerd bewaren maakt het eenvoudiger om aan wettelijke en regelgevende verplichtingen te voldoen, zodat je organisatie beschermd blijft.
• Minder juridisch risico: Goed beleid voorkomt per ongeluk gegevensverlies of fouten bij het bewaren, die kostbare juridische procedures of boetes kunnen veroorzaken.
• Vlottere audits: Duidelijke bewaarregels bieden direct beschikbare audittrails, waardoor er minder haast en stress is wanneer een controle eraan komt.
• Minder wildgroei aan gegevens: Verouderde content wordt automatisch opgeruimd, zodat systemen niet overbelast raken met achterhaalde informatie.
• Operationele efficiëntie: Geautomatiseerde handhaving van beleid geeft IT en zakelijke gebruikers meer ruimte, zodat iedereen zich kan richten op het werk—niet op het controleren van bestanden.

Met voordelen als deze maakt een investering in sterk SharePoint-beheer de dagelijkse werkzaamheden en naleving een stuk soepeler.

Je SharePoint-strategie voor bewaarbeleid plannen

Het plannen van je SharePoint-strategie voor bewaarbeleid begint lang voordat je ook maar op een knop drukt of een regel maakt in Microsoft 365. Zie het als het uittekenen van de blauwdruk: je strategie bepaalt de visie en aanpak, zodat het beleid aansluit bij de behoeften van je organisatie en voldoet aan zowel zakelijke als wettelijke verplichtingen.

Het gaat niet alleen om wat het systeem kan; het gaat om wat je organisatie nodig heeft om compliant en productief te blijven. In de planningsfase breng je je risico's, kansen en unieke informatielandschap in kaart. Zo krijg je duidelijkheid voordat je aan de slag gaat met de details van de configuratie.

Een doordachte strategie helpt je om in te spelen op toekomstige veranderingen en je bewaarbeleid te koppelen aan resultaten in de praktijk, in plaats van alleen maar een vinkje te zetten. Hierna lees je hoe je de eisen scherp krijgt en hoe je de juiste mensen bij het proces betrekt, zodat de strategie ook standhoudt.

Wettelijke en zakelijke eisen in kaart brengen

• Wettelijke verplichtingen: Breng regelgeving in kaart, zoals AVG, HIPAA, SOX of nationale wetgeving, die bepaalt welke soorten content moeten worden bewaard of verwijderd.
• Branchenormen: Identificeer best practices uit de sector, zoals in de financiële dienstverlening of de zorg, die extra eisen of termijnen kunnen toevoegen.
• Interne beleidsregels: Vergeet niet de eigen archiveringsschema's, informatieclassificaties en regels voor gegevensprivacy van je organisatie.
• Gevoeligheid van inhoudstypen: Breng in kaart welke SharePoint-content—documenten, lijsten, berichten—om speciale bewaring vraagt vanwege de zakelijke of wettelijke waarde.
• Prioritering: Leg behoeften vast en rangschik ze, zodat je focus ligt op de grootste risico's en het makkelijker wordt om gerichte, effectieve bewaarregels op te stellen.

Belanghebbenden succesvol betrekken bij het beheer

• IT-professionals: Zij beheren de implementatie en het onderhoud van het beleid en lossen technische problemen op, zodat alles soepel blijft lopen.
• Juridische en compliancefunctionarissen: Zij interpreteren de regelgeving en vertalen die naar praktische beleidseisen.
• Records Managers: Zijn verantwoordelijk voor de bewaarschema's van de organisatie en de best practices voor informatiebeheer.
• Business Users: Geven inzicht in de dagelijkse processen en laten zien waar bewaring de productiviteit ondersteunt of juist verstoort.
• Communicatielijnen: Richt duidelijke kanalen en regelmatige updates in, zodat iedereen zijn rol begrijpt en weet hoe beslissingen over beleid tot stand komen.

Bewaarbeleid configureren in SharePoint Online

Zodra je een strategie hebt uitgewerkt en je eisen hebt verzameld, is het tijd om die plannen in de praktijk te brengen. Het configureren van bewaarbeleid in SharePoint Online draait om het vertalen van je beleid naar concrete, uitvoerbare instellingen in Microsoft 365.

Dat betekent bepalen op welke content het beleid van toepassing is, vaststellen hoelang verschillende soorten informatie bewaard moeten blijven en automatiseren wat er gebeurt als die periodes verlopen. In de setupfase komen de compliancedoelen, de zakelijke behoeften en de technische mogelijkheden van je organisatie samen.

In de volgende secties lopen we praktische stappen door voor het aanmaken van beleid en delen we best practices, zodat je techniek voor je werkt in plaats van tegen je. Je leert het “hoe” van zowel de opzet als het dagelijkse beheer van bewaarbeleid.

Stap-voor-stapgids voor het instellen van beleid

1. Bepaal de bewaareisenBekijk je gedocumenteerde juridische en zakelijke eisen. Bepaal hoelang content bewaard moet blijven en wat er na afloop van die periode moet gebeuren: verwijderen, archiveren of bewaren?
2. Selecteer content of locatiesBepaal welke content een beleid nodig heeft: hele SharePoint-sites, specifieke documentbibliotheken, mappen of bepaalde contenttypen. Wees precies om beleidsconflicten te voorkomen.
3. Ga naar het Microsoft 365-compliancecentrumGa naar het Microsoft 365-compliancecentrum, de plek waar je bewaarbeleid voor SharePoint, OneDrive en Teams aanmaakt en beheert.
4. Maak een nieuw bewaarbeleid aanDoorloop de wizard om je beleid een naam te geven, de bewaartermijnen in te stellen en de acties te kiezen. Je kunt bijvoorbeeld bestanden zeven jaar bewaren en daarna automatisch verwijderen.
5. Publiceer en wijs het beleid toePas het beleid toe op geselecteerde sites of groepen. Controleer je selectie goed, want verkeerd toegepast beleid kan leiden tot onbedoelde verwijderingen (au!).
6. Test en monitorTest je beleid voordat je het voor iedereen uitrolt, op een voorbeeldsite of bibliotheek. Controleer of het werkt zoals gepland en pas het waar nodig aan. Houd feedback van gebruikers en auditlogs in de gaten op problemen of verrassingen.

Houd je aan deze stapsgewijze aanpak, dan zijn je bewaarbeleidsregels waterdicht, compliant en afgestemd op de omgeving van je organisatie.

Best practices voor beleidsbeheer en updates

• Periodieke evaluatie: Kijk regelmatig opnieuw naar het beleid om te controleren of het aansluit bij actuele wet- en regelgeving en zakelijke behoeften.
• Uitgebreide controle: Gebruik auditlogs om hiaten te signaleren en te controleren of het beleid op alle sites wordt afgedwongen.
• Gecontroleerde updates: Test wijzigingen in een gecontroleerde omgeving voordat je ze organisatiebreed uitrolt.
• Uitzonderingen afhandelen: Hanteer een gedocumenteerd proces voor het aanvragen en goedkeuren van zeldzame uitzonderingen op de standaard bewaarschema's.
• Centraal beheer: Beheer beleid waar mogelijk centraal, zodat updates eenvoudiger verlopen en dubbel werk wordt voorkomen.

Veelvoorkomende uitdagingen bij bewaarbeheer

1. BeleidsconflictenOverlappende of conflicterende beleidsregels kunnen ertoe leiden dat gegevens te vroeg worden verwijderd of juist te lang worden bewaard. Voorkom dit door overlappende scopes regelmatig te beoordelen en duidelijke prioriteiten vast te stellen.
2. GebruikersfoutenFouten gebeuren, vooral bij handmatig taggen of het toepassen van uitzonderingen. Beperk dit met automatisering en doorlopende gebruikerstraining, zodat iedereen de geldende beleidsregels begrijpt.
3. Legacy-dataOude content die onder eerdere regels is opgeslagen, kan compliance-inspanningen in de weg zitten. Migreer of standaardiseer deze data zodat die past bij het huidige beleid, en gebruik tools om uitzonderingen te signaleren en af te handelen.
4. Complexe organisatiebehoeftenGrote organisaties hebben vaak veel business units met elk eigen eisen. Gebruik centraal bestuur, sjablonen en communicatiekanalen om deze complexiteit aan te pakken.
5. Aanpassen aan wijzigingen in Microsoft 365Microsoft werkt functies in SharePoint en aanverwante diensten voortdurend bij. Blijf op de hoogte van best practices en gebruik de communityforums om snel mee te veranderen zodra er iets verschuift.
6. DatawildgroeiEen te sterke groei van data, vergelijkbaar met Teams-wildgroei, kun je tegengaan met geautomatiseerd opschonen en centrale beleidsregels. Bekijk ook de tips over het tegengaan van digitale wildgroei uit aanverwante domeinen, zoals de suggesties in dit artikel over het beheersen van Teams-wildgroei.

Door deze uitdagingen te herkennen en aan te pakken, bouw je een veerkrachtiger en effectiever governanceplan op.

Waarom controle en monitoring van bewaarbeleidsregels belangrijk zijn

Het controleren en monitoren van je SharePoint-bewaarbeleid is geen overbodige luxe, maar een must om je organisatie spic-en-span en compliant te houden. Regelmatige audits zorgen ervoor dat beleidsregels correct zijn ingesteld, worden afgedwongen en aansluiten op steeds veranderende regelgeving.

Microsoft 365 biedt auditlogs en rapportagetools waarmee je activiteiten kunt volgen, afwijkingen kunt opsporen en kunt controleren of je bewaarinstellingen werken zoals verwacht. Waarschuwingen en periodieke reviews helpen je problemen vroeg te signaleren, wat bijdraagt aan doorlopende risicobeperking.

Door je beleid proactief te controleren en bij te werken, houd je je data veilig, toon je compliance aan en blijf je voorop lopen bij regelgevende verrassingen die de toekomst nog voor je in petto heeft.

SharePoint-bewaargovernance: belangrijkste punten en volgende stappen

• Controleer en werk regelmatig bij: Maak er een gewoonte van om je bewaarbeleid vaak na te kijken, zodat het altijd aansluit bij de actuele regelgeving en de zakelijke behoeften.
• Stel multidisciplinaire teams samen: Breng IT, juridische zaken, recordsmanagement en gebruikers samen voor het plannen en afdwingen van beleid. Samen komt u tot betere resultaten.
• Geef prioriteit aan automatisering: Gebruik Microsoft 365-tools en geautomatiseerde processen om handmatig werk te beperken, risico's te verkleinen en de consistentie te verbeteren.
• Blijf leren: Stop niet met leren! Wil je zien hoe sterke governance de samenwerking en gegevensbeveiliging verbetert? Haal dan inspiratie uit de inzichten over Teams-governance in deze gids over het bouwen van zelfverzekerde samenwerking via governance.
• Ga nu aan de slag: Wacht niet tot er een audit of datalek komt. Begin vandaag nog met het versterken van je SharePoint-bewaargovernance en bouw een veiliger en efficiënter digitaal werkplek.

Meer weten over bewaren: bewaarbeleid en bewaarlabels voor SharePoint en OneDrive

Wat is een SharePoint-bewaarbeleid en bewaarlabel?

Een SharePoint-bewaarbeleid of bewaarlabel is een regel die bepaalt hoe lang inhoud wordt bewaard, of die inhoud automatisch wordt verwijderd en hoe die wordt bewaard om aan compliance-eisen te voldoen. Bewaarbeleid geldt meestal breed (sites, Microsoft 365-groepen of OneDrive), terwijl bewaarlabels items afzonderlijk markeren of via automatisch toegepaste labelbeleidsregels. Daarmee bepaal je wanneer de bewaartermijn start of wanneer een beoordeling voor verwijdering moet plaatsvinden.

Hoe werken bewaarbeleid en bewaarlabels met inhoud in SharePoint?

Bewaarinstellingen werken met inhoud doordat je ofwel een beleid op sitniveau toepast waardoor items onder een bewaarbeleid vallen, ofwel bewaarlabels toepast die items markeren. Labels kun je handmatig toepassen, automatisch toepassen of via adaptieve beleidsregels. Ze bepalen wanneer de bewaartermijn start, bijvoorbeeld bij aanmaak of wijziging, en leggen vast wat er gebeurt zodra de bewaartermijn verloopt.

Moet ik voor mijn organisatie een bewaarbeleid of een bewaarlabel gebruiken?

Of je een bewaarbeleid of een bewaarlabel gebruikt, hangt af van je behoeften. Gebruik een bewaarbeleid voor brede, statische beleidsscopes die over veel locaties gelden. Gebruik bewaarlabels wanneer je fijnmazige controle nodig hebt, items wilt markeren of gebruikers specifieke documenten en e-mails een bewaarlabel wilt laten toekennen. Veel organisaties gebruiken beide samen voor het beheer van de datalevenscyclus.

Hoe maak en configureer ik een bewaarbeleid in Microsoft Purview?

Om een bewaarbeleid te maken, ga je naar het Microsoft Purview-portaal (voorheen het Microsoft 365-nalevingscentrum), kies je Een nieuw bewaarbeleid maken, selecteer je de locaties (SharePoint-sites, OneDrive-accounts, Exchange, Teams), bepaal je de periode in het bewaarbeleid, kies je of je wilt bewaren of verwijderen, en geef je het beleid vrij voor bewaring en sla je het op. Configureer een bewaarbeleid zo dat specifieke sites worden opgenomen of uitgesloten, en stel in of de bewaarinstellingen ingaan bij het maken, bij het wijzigen of op het moment dat het item werd gelabeld.

Hoe gebruik ik retentielabels en beleidsregels voor het automatisch toepassen van retentielabels?

Retentielabels maak je in het Microsoft Purview-portaal en je publiceert ze naar gebruikers. Je kunt ook een beleid voor het automatisch toepassen van retentielabels configureren, zodat content wordt gevonden op basis van trefwoorden, een gevoelig informatietype of andere voorwaarden. Zodra een retentielabel automatisch of handmatig is toegepast, bepaalt het label wanneer de bewaarperiode start en of de content wordt bewaard of verwijderd wanneer die periode afloopt.

Wanneer begint en eindigt de bewaarperiode?

De bewaarperiode begint bij de trigger die in het beleid of label is gedefinieerd, zoals de datum van aanmaak, de laatste wijziging of het moment waarop een retentielabel is toegepast. De bewaarperiode eindigt wanneer die periode verloopt. Bijvoorbeeld zeven dagen bij kortetermijnscenario's of jaren bij records. Op dat moment kan het beleid de content verwijderen of een beoordeling voor vernietiging starten.

Hoe lang duurt het voordat bewaring wordt toegepast op SharePoint-content?

Hoe lang het duurt voordat bewaring effect heeft, verschilt: een nieuw bewaarbeleid of een nieuwe labeltoewijzing kan tot 24 uur nodig hebben om te starten. In sommige scenario's vermeldt de documentatie van Microsoft dat de verwerking in SharePoint en OneDrive tot 7 dagen kan duren. Veel wijzigingen zijn eerder zichtbaar, maar houd rekening met de tijd die Microsoft Purview nodig heeft voor verwerking en indexering.

Werkt bewaring voor SharePoint- en OneDrive-bestanden die in SharePoint zijn opgeslagen?

Ja, bewaring werkt voor SharePoint en OneDrive en geldt voor bestanden in SharePoint-documentbibliotheken, zolang de site of bibliotheek in het beleid is opgenomen of het bestand is voorzien van een retentielabel. Bestanden waarvoor bewaarinstellingen gelden, worden beschermd tegen verwijdering en zijn via eDiscovery vindbaar zolang het beleid van kracht is.

Hoe werken beleidsregels en retentielabels met Microsoft 365-groepen en SharePoint-sites?

Bewaarbeleidsregels kunnen zich richten op Microsoft 365-groepen en de bijbehorende SharePoint-sites. Wanneer een Microsoft 365-groep is opgenomen, vallen de bestanden op de SharePoint-site van de groep en de mailbox onder de periode uit het bewaarbeleid. Retentielabels kunnen ook worden toegepast op items in die sites om aanvullende of andere bewaarregels te bieden.

Kunnen bewaarinstellingen worden overgenomen of verschillend worden toegewezen aan sites?

Bewaarinstellingen kunnen op verschillende niveaus worden geconfigureerd. Voor SharePoint-sites worden beleidsregels meestal op siteniveau toegepast. Labels die op items worden toegepast, kunnen de bewaarinstellingen automatisch overnemen als dat is ingesteld. Je kunt dezelfde bewaarinstellingen aan meerdere sites toewijzen of preciezere labelgebaseerde regels maken wanneer er per contenttype andere bewaring nodig is.

Hoe stel ik een SharePoint-bewaring in die labels automatisch toepast?

Om een beleid voor het automatisch toepassen van retentielabels in te stellen, maak je het retentielabel aan in Microsoft Purview, definieer je de voorwaarden (trefwoorden, gevoelige informatietypen, locaties) en schakel je automatisch toepassen in. Publiceer het labelbeleid naar de gewenste SharePoint-locaties. Het systeem scant de content en past automatisch het retentielabel toe op items die aan de criteria voldoen.

Wat gebeurt er wanneer de bewaarperiode voor SharePoint-content verloopt?

Wanneer de bewaarperiode verloopt, voert het systeem de geconfigureerde actie uit: de content kan automatisch worden verwijderd, definitief worden verwijderd of worden gemarkeerd voor een beoordeling voor vernietiging, afhankelijk van het beleid. Meldingen over bewaarbeleid en vernietigingsacties zijn beschikbaar voor beheerders, en het Microsoft Purview-portaal registreert bewaaractiviteit voor rapportage over naleving.

Kan ik retentielabels wijzigen of verwijderen nadat ze zijn toegepast?

Je kunt retentielabels wijzigen of verwijderen, maar als content onder een bewaarbeleid valt dat verwijderen blokkeert, betekent het verwijderen van het label niet meteen dat de bewaarbescherming wegvalt. Sommige labels maken onveranderbare blokkeringen (immutable holds) aan. Als je het gedrag wilt wijzigen, moet je mogelijk de labelconfiguratie aanpassen in de Microsoft Purview-portal, of een nieuw bewaarbeleid maken en wat tijd geven aan de wijzigingen om door te voeren.

Wat zijn statische beleidsscopes voor bewaring versus adaptieve beleidsregels?

Statische beleidsscopes voor bewaring richten zich op vaste locaties, zoals specifieke SharePoint-sites, OneDrive-accounts of Microsoft 365-groepen. Adaptieve beleidsregels gebruiken daarentegen voorwaarden om content of locaties dynamisch op te nemen op basis van kenmerken. Zo krijg je een bredere of flexibelere dekking, ook wanneer content of de organisatiestructuur verandert.

Hoe stel ik bewaarinstellingen in zodat ze worden toegepast wanneer een bestand wordt gewijzigd?

Stel bij het maken van een bewaarbeleid of -label de start van de bewaartermijn in op "laatst gewijzigd", zodat de bewaartermijn begint vanaf de laatste wijzigingsdatum van het bestand. Zo wordt de bewaring vernieuwd wanneer gebruikers content bijwerken, en wordt de bewaartermijn dienovereenkomstig opnieuw berekend.

Ondersteunen SharePoint-klassieke sites en communicatiesites retentielabels op dezelfde manier?

De meeste moderne bewaarfuncties worden ondersteund op moderne SharePoint-teamsites en communicatiesites, al kunnen er verschillen zijn in de klassieke SharePoint-ervaring. Microsoft Learn- en Microsoft Purview-documentatie geven aan welke functies gelden voor klassieke sitecollecties. Controleer altijd de compatibiliteit voordat je vertrouwt op specifiek labelgedrag in klassieke sites.

Hoe zie ik welke content onder een bewaarbeleid of -label valt?

Beheerders kunnen de rapportage in de Microsoft Purview-portal en de bewaarinstellingen per site gebruiken om te zien welke sites, bibliotheken en items onder bewaring vallen. eDiscovery- en auditingtools helpen om content te vinden die onder het bewaarbeleid valt. Gebruikers kunnen berichten over bewaarbeleidsregels zien in bestanden die aangeven dat een item onder bewaarinstellingen valt.

Kan ik een bewaarbeleid maken dat alleen zeven dagen geldt voor het testen van bewaring?

Ja, je kunt een nieuw bewaarbeleid maken met een korte periode, zoals zeven dagen, voor het testen van bewaring. Stel de periode in het bewaarbeleid in en richt je op een testsite of Microsoft 365-groep om het gedrag te valideren voordat je het breed uitrolt. Reken op verwerkingstijd nadat je de bewaring hebt gestart, voordat je de werkelijke resultaten ziet.

Hoe werken bewaarbeleidsregels samen met juridische blokkeringen en eDiscovery?

Bewaarbeleidsregels en retentielabels vullen juridische blokkeringen en eDiscovery aan doordat ze content gedurende een vastgestelde bewaartermijn behouden. Juridische blokkeringen kunnen verwijderacties overrulen, zodat content beschikbaar blijft voor onderzoeken. Gebruik de eDiscovery-functies van Microsoft Purview om data die onder bewaring of blokkering valt te zoeken en te exporteren.

Wat is de aanbevolen aanpak voor governance van SharePoint-bewaarbeleid?

De beste praktijk is een governanceplan op te stellen dat bewaarbeleidsregels voor brede dekking combineert met retentielabels voor gedetailleerde controle, regels voor het beheer van de levenscyclus van documenten vastlegt, de Microsoft Purview-portal gebruikt voor centrale configuratie en de richtlijnen van Microsoft Learn volgt. Definieer rollen voor beheerders, compliancefunctionarissen en sitebeheerders, en test beleid eerst op pilotsites voordat je het volledig uitrolt.

Hoe beïnvloeden berichten over bewaarbeleid eindgebruikers in SharePoint en OneDrive?

Eindgebruikers kunnen berichten over bewaarbeleid zien bij het openen of verwijderen van bestanden. Die berichten laten weten dat het item onder een retentielabel of beleid valt. Ze leggen uit waarom verwijderen wordt geblokkeerd of waarom er een bewaarmaatregel geldt, zodat gebruikers beter begrijpen welke governance- en compliance-eisen er gelden.

Kan ik een bewaarbeleid alleen toepassen op specifieke bibliotheken of mappen?

Je kunt retentielabels toepassen op specifieke bibliotheken of automatisch toe te passen regels gebruiken om content te selecteren op basis van metadata of trefwoorden. Voor brede bewaarbeleidsregels is de scope doorgaans op sitniveau, maar met selectieve uitzonderingen en labelgebaseerde targeting kun je nauwkeuriger bepalen welke bibliotheken of mappen onder bewaring vallen.

Hoe lang duurt het voordat een bewaarbeleid na het aanmaken begint te werken?

Nadat je een bewaarbeleid hebt aangemaakt, kan het binnen enkele uren gaan werken, maar het kan 24 tot 72 uur duren voordat het volledig is doorgevoerd, en in zeldzame gevallen tot zeven dagen, afhankelijk van de indexering van de inhoud en de verwerking door de dienst. Geef het Microsoft Purview-portaal de tijd om het beleid toe te passen op SharePoint en OneDrive.

Welke hulpmiddelen kan ik gebruiken om bewaarbeleid en bewaarlabels te monitoren en te rapporteren?

Gebruik het Microsoft Purview-portaal om beleid aan te maken en rapportages te bekijken, de zoekfunctie in het auditlogboek voor activiteiten rond bewaring, en eDiscovery-rapporten om te controleren of de bewaring correct is ingesteld. Bekijk regelmatig de compliancerapporten in Microsoft 365 om te controleren of de bewaarinstellingen goed werken met de inhoud, en om bij te houden welke items onder een bewaarbeleid vallen.

SharePoint-bewaarbeleid: belangrijke begrippen uitgelegd

🎧 Luister ook eens naar

• Microsoft Purview – Simply Explained

  Verken de context van bewaring en compliance.

• Microsoft 365 Governance Operating Model

  Leer over eigenaarschap en beslissingsbevoegdheden.

• AI Agents – Simply Explained

  Begrijp verantwoorde adoptie van Microsoft 365.