Copilot a zasady przechowywania: co każdy administrator M365 powinien wiedzieć

By Mirko Peters · 2026-03-17 · Updated 2026-03-24

Microsoft 365 Copilot: zasady przechowywania. Dowiedz się, jak działają zasady przechowywania w Microsoft 365 dla czatów Copilot i Teams oraz interakcji z Copilot.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Titelbild: Copilot and Retention Policies: What Every M365 Admin Needs to Know

Jeśli jesteś administratorem w środowisku Microsoft 365, wiesz already, że stawka w kwestii zgodności jest wyższa niż kiedykolwiek. Gdy Microsoft Copilot i inne narzędzia oparte na AI są już wbudowane bezpośrednio w M365, zarządzanie zasadami przechowywania to nie formalność odhaczana na liście – to podstawa bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i gotowości do audytu Twojej organizacji.

Copilot nie analizuje wyłącznie dokumentów czy wiadomości e-mail. Wchodzi w interakcję z danymi w nowy sposób, co wiąże się z unikalnymi ryzykami dotyczącymi cyklu życia danych, zarządzania i kwestii prawnych. Co się zmieniło? Bardzo dużo. Klasyczne mechanizmy kontroli przechowywania, które sprawdzały się w Exchange czy SharePoint, muszą ewoluować, aby obejmować sposób, w jaki Copilot przechowuje, ponownie wykorzystuje i usuwa dane interakcji. Ignorowanie tego może narazić Cię na ryzyko prawne, wycieki danych lub naruszenia przepisów.

Administratorzy muszą dziś dopasowywać zasady przechowywania w Copilot nie tylko pod kątem ochrony danych i audytów zgodności, ale także po to, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, takich jak dane w cieniu (shadow data) czy niezauważone luki w zasadach. Skuteczne strategie zarządzania Copilot oraz bezpieczne egzekwowanie zabezpieczeń technicznych mogą pomóc we wdrażaniu AI w bezpieczny sposób, z solidnymi umowami, kontrolą dostępu i wbudowaną automatyzacją zgodności. Przyjrzyjmy się, czym przechowywanie w Copilot różni się od klasycznego, i dlaczego nie można zostawiać tego przypadkowi.

9 zaskakujących faktów o Copilot i zasadach przechowywania

Przechowywanie może wpływać na sugestie modelu: To, gdzie i jak długo przechowywana jest historia kodu lub promptów, może zmieniać kontekst, którego używa Copilot, a tym samym jego sugestie – nawet dla identycznych promptów.
Przechowywanie w organizacji może trwać dłużej, niż się spodziewasz: Logi organizacyjne i dane telemetryczne związane z Copilot mogą być przechowywane ze względów zgodności przez miesiące lub lata, a nie tylko przez krótkie okna na potrzeby debugowania.
Rozdzielenie danych osobistych i organizacyjnych nie jest absolutne: Nawet gdy Copilot rozdziela dane osobiste i dane organizacji, systemy przechowywania i kopie zapasowe mogą tworzyć nakładające się kopie, które wymagają kontroli zasadami.
Zasady przechowywania wpływają na postępowania dowodowe (eDiscovery): Dane przechowywane przez Copilot (fragmenty kodu, prompty, historia czatów) mogą zostać ujawnione w sporach sądowych lub audytach, jeśli zasady przechowywania je zachowują.
Krótkie przechowywanie ogranicza widoczność „uczenia się” modelu: Agresywne okna usuwania mogą utrudniać audyt tego, dlaczego Copilot zaproponował określone rekomendacje, co komplikuje debugowanie i analizy bezpieczeństwa.
Ustawienia przechowywania mogą stanowić wektory ataku: Błędnie skonfigurowane przechowywanie (zbyt długie lub zbyt dostępne) zwiększa ekspozycję zastrzeżonego kodu, sekretów lub danych osobowych (PII), które Copilot mógł zobaczyć lub zarejestrować.
Przechowywanie łączy się z dostrajaniem i telemetrią: Dane przechowywane na potrzeby telemetrii lub potoków dostrajania mogą wpływać na przyszłe zachowanie modelu, o ile zasady wyraźnie ich nie wykluczą.
Różne funkcje Copilot mają różne reguły przechowywania: Uzupełnianie kodu, transkrypcje czatów, opinie i telemetria często podlegają odrębnym harmonogramom przechowywania i odmiennemu traktowaniu prawnemu.
Wybór zasad przechowywania wpływa na zaufanie użytkowników i adopcję: Przejrzyste, restrykcyjne przechowywanie znacząco zwiększa gotowość programistów do korzystania z Copilot w projektach wrażliwych, podczas gdy luźne przechowywanie ogranicza wdrażanie w organizacji.

Zrozumienie zasad przechowywania w Microsoft Copilot

Zasady przechowywania od zawsze stanowiły fundament zgodności w Microsoft 365, ale Copilot wprowadza tu zmiany. W przeciwieństwie do klasycznych plików, które po prostu leżą na dysku, Copilot generuje, przetwarza i przechowuje nowe dane interakcji przy każdym prompcie użytkownika i każdej odpowiedzi wygenerowanej przez AI. Dane przestają być czymś, co zostaje utworzone i zapomniane – stają się aktywną częścią przepływu pracy, nieustannie przemieszczając się nowymi ścieżkami.

Więc w czym rzecz? Copilot wchodzi w interakcję z danymi w sposób, który łamie tradycyjny schemat. Kontrola prowadzona przez administratora jest potrzebna nie tylko dla wiadomości e-mail czy dokumentów, ale także dla historii czatów użytkowników, tekstów generowanych przez AI oraz kontekstu, który Copilot zbiera. Zwykłe liczniki przechowywania? Obowiązują także tutaj – ale trzeba dokładnie wiedzieć, kiedy i jak te zegary się uruchamiają, zwłaszcza gdy w grę wchodzi generatywna AI.

Przy tylu zmianach nie wystarczy już jedna uniwersalna zasada przechowywania. Potrzebna jest strategia, która uwzględnia wieloplatformowy charakter Copilota, różne typy danych oraz złożoność czasu: kiedy zaczyna się przechowywanie i kiedy należy wymusić usunięcie? Traktuj to jako nową warstwę w zarządzaniu Microsoft 365, która wymaga stałej uwagi i przemyślanej konfiguracji.

W kolejnych sekcjach zobaczysz, jak w praktyce wyglądają zasady przechowywania danych Copilota, poznasz ich kluczowe zasady i dowiesz się, jak przebiega zarządzanie cyklem życia od początku do końca. Ten przewodnik pomoże Ci wyprzedzić luki w zasadach, zadbać o to, by nic nie umknęło uwadze, i upewnić się, że środowisko oparte na AI jest rzeczywiście tak bezpieczne i zgodne z wymogami, jak tego potrzebujesz.

Podstawowe pojęcia dotyczące zasad przechowywania danych Copilota

Definiowanie zasad przechowywania dla Copilota: Zasady przechowywania określają, jak długo Copilot przechowuje zapytania użytkowników, wygenerowane przez AI odpowiedzi oraz metadane interakcji. Zostały zaprojektowane tak, aby dane nie były przechowywane dłużej, niż to konieczne ze względów zgodności, bezpieczeństwa lub zasad organizacji.
Typy danych Copilota objęte zasadami: Do typowych typów danych należą zapytania użytkowników, odpowiedzi generowane przez AI Copilota, kontekst zebrany na potrzeby przetwarzania oraz czasami podsumowana lub przywoływana treść dokumentów. Przechowywanie dotyczy wszystkich tych danych, a nie tylko dzienników czatu.
Kiedy zaczynają obowiązywać zasady przechowywania? Okres przechowywania zwykle rozpoczyna się w momencie utworzenia danych, czyli gdy dochodzi do interakcji z Copilotem lub gdy dane zostają zapisane w powiązanym ukrytym folderze skrzynki pocztowej albo w repozytorium danych aplikacji. Ten moment ma kluczowe znaczenie dla harmonogramowania usunięcia.
Zasady czasu w przechowywaniu danych: Okresy przechowywania danych Copilota odzwierciedlają okresy obowiązujące w usłudze Microsoft 365, z którą jest zintegrowany, na przykład w usłudze Exchange, SharePoint lub Microsoft Teams. Unikalne artefakty Copilota mogą jednak wymagać własnych, wyraźnie określonych reguł czasowych, aby uniknąć nakładania się zasad i nieporozumień.
Egzekwowanie zasad i wyjątki: Zasady przechowywania można ustawić jako wyłącznie zachowywanie, wyłącznie usuwanie lub zachowywanie, a następnie usuwanie. Dane Copilota muszą być zgodne z tymi zasadami, jednak administratorzy mogą wymusić wyjątki w przypadku wstrzymań prawnych lub sytuacji związanych ze zgodnością z przepisami, często za pośrednictwem usługi Purview lub powiązanych mechanizmów kontroli.
Przykład z praktyki: Załóżmy, że w Twojej organizacji obowiązuje 7-letnie wstrzymanie prawne dotyczące wiadomości e-mail o tematyce finansowej. Podsumowania lub rekomendacje generowane przez Copilota na podstawie tych wiadomości podlegają tym samym zasadom przechowywania. Jeśli Copilot korzysta z danych z wielu obciążeń, konieczne jest dopasowanie zasad między platformami, aby uniknąć luk.
Integracja z szerszym zarządzaniem Microsoft 365: Zasady przechowywania dla Copilota nie działają w izolacji; współpracują z ustawieniami usług SharePoint, OneDrive i Exchange. Niespójność może prowadzić do ryzyka naruszenia zgodności, dlatego zasady należy regularnie weryfikować i testować w miarę rozwoju funkcji Copilota.

Proces zarządzania cyklem życia danych dla Copilota

Rejestrowanie zapytań: Cykl życia zaczyna się, gdy użytkownik wchodzi w interakcję z Copilotem, wpisując zapytanie, generując dokument lub prosząc o podsumowanie. Dane wejściowe oraz wszelka treść, którą Copilot pobiera, zostają zarejestrowane jako rekord w odpowiedniej usłudze (na przykład w Exchange lub SharePoint).
Przechowywanie danych: Po zarejestrowaniu dane interakcji są zapisywane, często w ukrytym folderze skrzynki pocztowej lub zaszyfrowanej bazie danych powiązanej z użytkownikiem lub usługą. Lokalizacja przechowywania wpływa na sposób stosowania i weryfikacji zasad przechowywania.
Okres przechowywania: Po zapisaniu dane Copilota „czekają” przez wymagany okres przechowywania. Można go ustawić w usłudze Purview, z określonym czasem trwania dla każdego typu zawartości. W tym czasie dane mogą być wykrywane na potrzeby dochodzeń lub audytów, ale są chronione przed przedwczesnym usunięciem.
Bieżące zarządzanie i monitorowanie: Administratorzy mogą monitorować stan cyklu życia za pomocą pulpitów zgodności, dzienników audytu oraz zadań czasowych, które sygnalizują zbliżające się wygaśnięcia okresów przechowywania. Dzięki temu mają czas na interwencję, jeśli konieczne będzie wstrzymanie prawne lub ręczne zastąpienie zasad.
Trwałe usunięcie: Gdy okres przechowywania dobiegnie końca i nie ma żadnych wyjątków ani wstrzymań, zadanie działające w tle (na przykład zadanie czasowe w usłudze Exchange lub SharePoint) oznacza dane Copilota do trwałego usunięcia. Usunięcia nie można cofnąć, co wspiera minimalizację danych i zgodność z wymogami dotyczącymi prywatności.
Wizualizacja cyklu życia: Wyobraź sobie dane Copilota płynące przez „rzekę” sterowaną zasadami – wpadają do niej w momencie przechwycenia promptu, zatrzymują się na wyspach przechowywania, pozostają w nich podczas okresu retencji, a na końcu trafiają do wodospadu usuwania. Każdy etap jest kontrolowany pod kątem zgodności z przepisami.
Interwencje w cyklu życia: Administratorzy mogą przechwycić lub wstrzymać cykl życia w kluczowych punktach, stosując blokady prawne (holds), korygując błędne konfiguracje zasad lub generując raporty do monitorowania zgodności. Zapewnia to zarówno elastyczność, jak i pewność, co jest kluczowe w branżach regulowanych. Szersze spojrzenie na dyscyplinę zarządzania w Microsoft 365 znajdziesz w tej dyskusji.

Przechowywanie danych Copilota i praktyki bezpieczeństwa – wyjaśnienie

Posiadanie danych to jedno, ale zapewnienie ich bezpieczeństwa i odpowiedniego zarządzania to zupełnie inna sprawa. Wprowadzając Microsoft Copilot do swojego środowiska, nie wdrażasz wyłącznie sprytnego asystenta AI – wprowadzasz nowe dane, nowe lokalizacje przechowywania i nowe kwestie bezpieczeństwa, z którymi prawdopodobnie nie miałeś wcześniej do czynienia.

Dane Copilota znajdują się w miejscach, które mogą umknąć uwadze: w ukrytych folderach skrzynek pocztowych, we wbudowanym magazynie aplikacji lub w zaszyfrowanych bazach danych powiązanych z użytkownikami i obciążeniami. Rezydencja danych (czyli to, gdzie dane są geograficznie przechowywane) to coś więcej niż szczegół techniczny – może decydować o zgodności z wszystkim, od prawa amerykańskiego po RODO.

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, podejście Microsoftu wykracza poza podstawowe szyfrowanie. Zastosowano wielowarstwowe mechanizmy: kontrolę dostępu, ograniczenia dla pracowników oraz rygorystyczną ochronę danych wrażliwych oznaczonych etykietami. Udostępnianie zewnętrznym podmiotom jest domyślnie zablokowane dla treści Copilota, jednak warto wiedzieć, dokładnie w jaki sposób jest to audytowane i egzekwowane – zwłaszcza w miarę wdrażania nowych punktów integracji.

W kolejnych sekcjach zobaczysz, gdzie fizycznie przechowywane są dane Copilota, jak Microsoft zapewnia ich zabezpieczenie oraz co warto wiedzieć o dostępie pracowników, udostępnianiu zewnętrznym i ochronie przed wyciekami. Architektura Copilota różni się od klasycznych obciążeń Exchange czy SharePoint, dlatego zrozumienie tych zmian nie jest opcjonalne – to podstawa dla każdego administratora zarządzającego ryzykiem i zgodnością z przepisami.

Lokalizacje przechowywania danych Copilota a kwestie geograficzne

To, gdzie trafiają dane Copilota, nie jest sprawą drugorzędną – ma kluczowe znaczenie dla ograniczania ryzyk związanych ze zgodnością i regulacjami. Microsoft Copilot przechowuje większość danych interakcji w repozytoriach przypisanych do użytkownika lub obciążenia, które często są „ukryte” przed bezpośrednim dostępem użytkowników. Na przykład gdy Copilot współpracuje z programem Outlook lub usługą Microsoft Teams, dzienniki interakcji i wygenerowane wyniki są zazwyczaj przechowywane w ukrytych folderach usługi Exchange Online lub w bazach danych specyficznych dla aplikacji, powiązanych z kontami użytkowników.

Rezydencja danych ma tu znaczenie. Według dokumentacji Microsoftu dane Copilota są przechowywane w tym samym regionalnym centrum danych co źródłowe obciążenie Microsoft 365. Jeśli więc dane Exchange Twojej organizacji znajdują się w centrum danych w USA, to dane Copilota powiązane z Exchange również. Niedawny raport Gartnera wykazał, że 67% przedsiębiorstw uznało rezydencję danych za jedną z najważniejszych kwestii związanych ze zgodnością AI w 2024 roku, szczególnie w przypadku wrażliwych danych pacjentów lub informacji finansowych dotyczących USA.

Studia przypadków pokazują, że organizacje z rygorystycznymi wymaganiami dotyczącymi rezydencji danych wyłącznie w USA mogą polegać na zobowiązaniach Microsoftu dotyczących geofencingu usług Copilot. Administratorzy powinni jednak dokładnie sprawdzić ustawienia rezydencji obciążeń dla usług SharePoint, OneDrive lub Teams, aby uniknąć przypadkowego wycieku danych między regionami. Fizyczne przechowywanie danych Copilota może różnić się od klasycznych repozytoriów SharePoint/OneDrive – dane specyficzne dla aplikacji mogą być bardziej segmentowane, co ułatwia minimalizację danych, ale może utrudniać wykrywanie danych elektronicznych (eDiscovery).

Eksperci zalecają corocznie przeglądać regionalne zobowiązania Microsoftu dotyczące przechowywania, ponieważ architektura może się zmieniać wraz z nowymi funkcjami lub zmianami regulacyjnymi. Ostatecznie dane Copilota są zaprojektowane tak, aby były zgodne z ustawieniami dzierżawy, jednak zadaniem administratora jest weryfikowanie i monitorowanie wyjątków – szczególnie przy integracji z zespołami działającymi w wielu krajach lub w branżach regulowanych.

Ochrona danych wrażliwych i kontrola dostępu pracowników

Etykiety poufności dla treści Copilota: Microsoft rozszerza etykiety poufności z usługi Purview na treści generowane przez Copilota oraz na treści, do których Copilot się odwołuje. Jeśli prompt użytkownika lub odpowiedź Copilota dotyczy poufnych danych, etykiety poufności ograniczają możliwe działania – blokują przekazywanie, kopiowanie, a nawet odczyt dla osób spoza grona upoważnionego personelu.
Ograniczony dostęp pracowników w Microsoft: Inżynierowie zaplecza i pracownicy centrów danych firmy Microsoft nie mają stałego dostępu do danych Copilot w dzierżawie. Dostęp awaryjny podlega ścisłym protokołom „break-the-glass”, jest audytowany i wymaga wyraźnej autoryzacji. Dzięki temu ogranicza się ryzyko wycieku danych od wewnątrz.
Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) i Entra ID: Administratorzy mogą precyzyjnie określić, kto w organizacji ma dostęp do danych Copilot, korzystając z Entra ID i RBAC. Dotyczy to nie tylko danych użytkowników końcowych, ale także ścieżek audytu administratorów i eksportów eDiscovery, a także blokowania dostępu podczas wdrażania pracowników, zmiany ról oraz odejścia z organizacji.
Szyfrowanie danych Copilot: Wszystkie dane Copilot, zarówno przechowywane, jak i przesyłane, są szyfrowane algorytmami klasy korporacyjnej. Nawet gdyby nieuprawniona osoba próbowała przechwycić treść, byłaby ona matematycznie bezużyteczna.
Automatyczny audyt i alerty: Microsoft rejestruje każdy dostęp do danych Copilot – czy to przez użytkowników, administratorów, czy procesy automatyczne – dzięki czemu w razie dochodzenia masz wiarygodny ślad audytu. Więcej informacji o szczegółowej ochronie danych i najlepszych praktykach automatyzacji znajdziesz w artykule Dataverse security strategies.
Zapobieganie nieuprawnionym ujawnieniom: Wdrożono mechanizmy zapobiegające przypadkowemu udostępnieniu wrażliwych wyników generowanych przez Copilot, w tym ograniczenia wynikające z zasad, reguły DLP oraz alerty o nietypowych wzorcach dostępu. Dzięki temu wrażliwe dane nie wyjdą tylnymi drzwiami.

Zarządzanie udostępnianiem stronom trzecim i obsługą danych aplikacji

Brak domyślnego udostępniania stronom trzecim: Domyślnie dane Copilot nie są udostępniane podmiotom zewnętrznym ani aplikacjom spoza Microsoft 365. Te zasady pozwalają zachować monity i odpowiedzi użytkowników wewnątrz organizacji, co ogranicza ryzyko wycieku.
Ścisła obsługa danych aplikacji: Dane aplikacji Copilot pozostają w obrębie odpowiedniej usługi M365, z wyraźnie określonymi granicami aplikacji, co zapewnia, że nie zostaną nieumyślnie ujawnione za pośrednictwem botów w usłudze Teams, wywołań interfejsów API ani łączników.
Audyt żądań dostępu zewnętrznego: Możesz użyć rozszerzonego audytu, aby monitorować i oznaczać wszelkie próby nieuprawnionego lub ryzykownego udostępniania stronom trzecim, podobnie jak w przypadku zaawansowanych mechanizmów kontroli SharePoint/OneDrive opisanych tutaj.
Ograniczenia wprowadzane przez administratorów: Administratorzy mają narzędzia pozwalające jeszcze bardziej zablokować udostępnianie: wdrażać nowe zasady, wyłączać ryzykowne łączniki i aktywnie przeglądać dzienniki audytu udostępniania dla obciążeń Copilot.

Wymagania dotyczące zgodności i przepisów dla danych Copilot

Jeśli dążysz do pełnej zgodności w erze Microsoft Copilot, nie możesz po prostu zakładać, że dotychczasowe zasady Cię ochronią. Wymogi regulacyjne dotyczące AI i treści tworzonych przez użytkowników stają się coraz bardziej rygorystyczne – szczególnie w sektorze publicznym USA, w ochronie zdrowia i w instytucjach finansowych. Copilot wprowadza zupełnie nową klasę danych, co oznacza konieczność przemyślenia zarówno egzekwowania zasad, jak i audytu.

Ta sekcja przedstawi ogólny obraz standardów regulacyjnych, takich jak RODO (GDPR), HIPAA i inne, pokazując, gdzie w tym wszystkim znajduje się Copilot i co się zmienia. Dowiesz się, jak dopasować mechanizmy kontroli Copilot do obowiązujących w całej organizacji wstrzymań prawnych, zabezpieczeń prywatności i wymogów audytu. Chodzi nie tylko o to, by zasady istniały, ale by były skutecznie wdrażane na każdym etapie i by można było to udowodnić audytorom lub regulatorom.

Przyjrzymy się także temu, jak narzędzia takie jak Purview i Defender for Cloud mogą zunifikować monitorowanie zgodności i ciągłe raportowanie, dzięki czemu nie będziesz musiał nadrabiać zaległości, gdy nadejdzie audyt. Jeśli chcesz zgłębić typowe pułapki związane z przechowywaniem danych i dryfem zgodności, zajrzyj do tego odcinka o dryfie zgodności w Microsoft 365 – to prawdziwe otwarcie oczu.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, które główne regulacje mają znaczenie dla Copilot, jak Microsoft mapuje mechanizmy kontroli dla każdej z nich oraz jak usprawnić procesy eDiscovery i audytu, aby chronić organizację, gdy zgłoszą się prawnicy lub regulatorzy.

Zgodność z wymogami USA i globalnymi standardami regulacyjnymi

Zgodność z RODO: Copilot musi zapewnić, że dane rezydentów UE są przetwarzane zgodnie z prawem, przechowywane z jasno określonym celem oraz mogą zostać usunięte lub wyeksportowane na żądanie. Lokalizacja danych i zgoda mają kluczowe znaczenie dla zgodności z RODO.
Zabezpieczenia HIPAA dla danych medycznych: W przypadku amerykańskich podmiotów opieki zdrowotnej interakcje z Copilot obejmujące chronione informacje zdrowotne (PHI) muszą być zgodne z zasadami bezpieczeństwa i prywatności HIPAA. Transmisje danych są szyfrowane, a kontrola dostępu jest egzekwowana, aby chronić PHI.
Zarządzanie zgodnością specyficzną dla USA: Agencje federalne, stanowe i lokalne potrzebują, aby Copilot wspierał FedRAMP, CJIS i inne amerykańskie ramy zgodności. Dane są przechowywane w kraju, a wymagania dotyczące ścieżek audytu i zgłaszania incydentów są spełniane dzięki natywnym mechanizmom kontroli Microsoft.
Ślad transgraniczny i wieloregionalny: Organizacje wielonarodowe muszą zadbać o to, aby Copilot nie wprowadzał przypadkowych rozbieżności w zasadach między regionami UE, USA i APAC. Konfiguracja dzierżawy i przegląd zasad są kluczowe, aby zapobiec konfliktom w zakresie lokalizacji danych lub dostępu.
Najlepsze praktyki w zakresie zgodności regulacyjnej: Połącz Purview DLP, automatyczne etykietowanie, RBAC i raportowanie audytu, aby zniwelować luki między Copilot a obciążeniami takimi jak Exchange czy SharePoint. Takie podejście zintegrowane jest niezbędne do całościowej zgodności. Aby uzyskać informacje o ciągłym monitorowaniu i automatycznym usuwaniu problemów, zapoznaj się z artykułem zarządzanie zgodnością w Defender for Cloud.
Dokumentacja zasad i gromadzenie dowodów: Prowadź pełną dokumentację projektowania zasad Copilot, ich egzekwowania oraz obsługi incydentów na potrzeby audytów. Testuj zasady proaktywnie i utrzymuj przejrzystą mapę odpowiedzialności we wszystkich globalnych jednostkach biznesowych.

Włączanie funkcji eDiscovery i audytu dla Copilot

Integracja z eDiscovery: Treści, monity i odpowiedzi wygenerowane przez Copilot są indeksowane na potrzeby eDiscovery dla zgodności, co pozwala zespołom prawnym, HR lub bezpieczeństwa przeszukiwać interakcje użytkowników tak samo jak wiadomości e-mail czy czaty.
Proces wstrzymania prawnego: Po wprowadzeniu wstrzymania prawnego dane Copilot objęte tym wstrzymaniem są oznaczane i zachowywane niezależnie od pozostałych ustawień przechowywania. Treść nie zostanie usunięta do czasu zniesienia wstrzymania, co ogranicza ryzyko prawne.
Zarządzanie ścieżką audytu w Purview: Każda interakcja z Copilot może być śledzona za pomocą dzienników audytu, które dokumentują działania użytkowników, zmiany wprowadzone przez administratorów oraz zadania w tle dotyczące przechowywania i usuwania. Zespoły korzystające z Purview Premium mają rozszerzone możliwości przechowywania i śledzenia kryminalistycznego. Interesują Cię zaawansowane praktyki audytu? Zobacz szczegółowe omówienie audytu w Purview.
Rzetelna raportowalność dla regulatorów: Narzędzia eDiscovery i audytu pomagają prawnikom oraz administratorom zgodności tworzyć raporty ze znacznikami czasu, odporne na modyfikacje, co jest kluczowe, by z pewnością spełnić żądania regulatorów lub sądów.
Proaktywne monitorowanie zgodności: Zautomatyzowane alerty i bieżące kontrole zasad wychwytują odchylenia od zasad, zanim staną się problemem biznesowym. Integracja z narzędziami SIEM/SOAR podnosi poziom gotowości do analiz kryminalistycznych i wykrywania ryzyka w czasie rzeczywistym.
Wizualizacja audytu cyklu życia danych: Pulpity i dzienniki pozwalają administratorom prześledzić cykl życia danych Copilot od monitu po usunięcie, pokazując na pierwszy rzut oka wyzwalacze przechowywania, wstrzymania i harmonogramy usuwania.

Usuwanie danych i wyłączanie użytkowników w Copilot

Ustanowienie solidnego procesu usuwania danych i wyłączania użytkowników w Copilot ma kluczowe znaczenie. Dane nie usuwają się same, a treści byłych pracowników mogą łatwo pozostać w systemie, stając się bombą zegarową dla zgodności lub zagrożeniem, jeśli nie zostaną właściwie obsłużone. Copilot, podobnie jak reszta Microsoft 365, udostępnia kilka narzędzi opartych na zasadach, które zapewniają usunięcie informacji po upływie terminu lub zachowanie ich, jeśli wymagają tego prawnicy.

Najważniejsze jest zrozumienie, jak działa usuwanie w świecie Copilot. Chodzi o coś więcej niż opróżnienie kosza. Nadpisania zasad przechowywania, zadania czasowe i przeglądy ścieżek treści odgrywają rolę w zapewnieniu, że treści zostaną oczyszczone bez wyjątków. Czas obowiązywania zasad staje się kwestią taktyczną: kiedy zaczyna biec zegar dla artefaktów Copilot i co można zrobić, jeśli coś należy usunąć wcześniej (lub zachować dłużej) niż zwykle?

Z kolei offboarding to dbanie o każdy szczegół przy odchodzeniu pracowników: trzeba upewnić się, że dostęp został odebrany, dane są zachowane lub usunięte zgodnie z zasadami, a zgodność jest sprawdzana na każdym etapie. Przeoczenie nawet jednej skrzynki pocztowej czy ukrytego folderu może wrócić jako problem podczas audytu, a w najgorszym razie w trakcie postępowania sądowego.

Pokażemy, jak skonfigurować zasady usuwania, wyjątki (overrides) i dostosowane procesy dla kluczowych scenariuszy Copilot. Otrzymasz też listę sprawdzonych praktyk offboardingu, dzięki którym Twoja organizacja pozostanie uporządkowana, zgodna z przepisami i gotowa na to, co przyniesie przyszłość.

Jak skonfigurować usuwanie danych i wyjątki w zakresie przechowywania

Zidentyfikuj ścieżki danych Copilot: Zanim skonfigurujesz usuwanie, ustal, gdzie znajdują się dane Copilot: ukryte foldery skrzynek pocztowych, czaty w usłudze Teams, bazy danych aplikacji lub pliki zintegrowane z usługą SharePoint. Użyj centrum Purview i pulpitów zgodności, aby upewnić się, że żadna ścieżka danych nie zostanie pominięta.
Skonfiguruj zasady wyłącznie usuwania: W scenariuszach, w których przechowywanie nie jest wymagane, skonfiguruj zasady wyłącznie usuwania w usłudze Purview lub za pomocą programu PowerShell. Zdefiniuj jasne wyzwalacze i przedziały czasowe, na przykład usuwanie monitów Copilot po 30 dniach, jeśli nie zawierają danych podlegających regulacjom.
Zastosuj kontrolę typu zachowaj, a następnie usuń: W branżach regulowanych połącz przechowywanie z usuwaniem: ustaw obowiązkowy okres przechowywania, a następnie wymień konkretne warunki, przy których dane Copilot mają zostać trwale usunięte. Upewnij się, że zadania czasowe są włączone i automatycznie inicjują usuwanie po zamknięciu okna przechowywania.
Wykorzystaj wyjątki dotyczące przechowywania: Gdy zmieniają się wymagania prawne lub dotyczące zgodności, zastosuj wyjątki zasad na poziomie kontenera danych lub użytkownika. Wyjątek może wstrzymać usuwanie (za pomocą blokady prawnej) lub wydłużyć przechowywanie konkretnych rekordów. Wyjątki są widoczne w ścieżkach audytu, co zapewnia możliwość obrony procesu.
Monitoruj procesy usuwania: Korzystaj z dzienników aktywności i raportów zadań czasowych, aby śledzić, kiedy dane Copilot są zaplanowane do usunięcia, i sprawdzać, czy usuwanie rzeczywiście następuje. Testuj zasady, uruchamiając zadania przeglądu i losowe kontrole audytowe, aby zgodność nie była jedynie teoretyczna.
Dostosowanie do unikalnych scenariuszy Copilot: W przypadku funkcji Copilot zintegrowanych z wieloma obciążeniami zadbaj o spójność zasad na wszystkich odpowiednich platformach (Exchange, Teams, SharePoint), aby uniknąć luk w przechowywaniu lub konfliktów. Jest to kluczowy krok w zarządzaniu ponadplatformowym.
Przykład w praktyce: Załóżmy, że monity Copilot odchodzącego menedżera odwołują się do poufnych dokumentów HR. Przejrzysz ścieżki danych, zastosujesz wymagane blokady prawne i zakolejkujesz monity do zaplanowanego usunięcia, korzystając z zasad „zachowaj, a następnie usuń”, aby zamknąć proces i chronić organizację.

Strategie offboardingu użytkowników i przechowywania danych Copilot

Przechowywanie danych sterowane zasadami dla odchodzących pracowników: Zastosuj zasady przechowywania (lub usuwania) do danych Copilot powiązanych z kontami byłych pracowników i upewnij się, że skrzynki pocztowe byłych pracowników (w tym ukryte foldery) są odpowiednio oznaczone.
Zautomatyzowane odbieranie dostępu: Użyj usługi Entra ID lub programu PowerShell, aby wyłączyć i usunąć dostęp do obciążeń Copilot podczas offboardingu, zamykając wszelkie możliwe drogi do przypadkowego lub złośliwego ujawnienia danych.
Audytuj i dokumentuj działania offboardingowe: Prowadź szczegółowe dzienniki zastosowanych zasad, usunięć i odebranych dostępów, aby obronić proces podczas kontroli regulacyjnych. Wskazówki dotyczące zabezpieczania kont gości i byłych pracowników znajdziesz w tym przewodniku dotyczącym obsługi kont gości w usłudze M365.
Dokumentacja zgodna z wymogami prawnymi: Upewnij się, że wszystkie kroki offboardingu można audytować, weryfikować i odtworzyć jako dowód zgodności w przypadku postępowania sądowego lub wniosku o dostęp do danych osobowych.

Przetwarzanie danych Copilot i ich wykorzystanie do trenowania AI

Wielu administratorów zadaje sobie pytanie: dokąd trafiają dane Copilot po naciśnięciu „Enter” i czy są wykorzystywane do trenowania modeli AI firmy Microsoft? Zrozumienie technicznego podejścia Copilot do przetwarzania danych ma kluczowe znaczenie nie tylko dla zgodności, ale też dla prywatności i zaufania użytkowników. Dane nie są jedynie przetwarzane, a potem odrzucane. Mogą trafiać do plików dziennika i ukrytych folderów, a w zależności od zasad, mogą być nawet brane pod uwagę przy przyszłym trenowaniu AI, jeśli nie zostaną wdrożone odpowiednie zabezpieczenia.

Microsoft balansuje na cienkiej linie: z jednej strony chce, aby Copilot mógł się uczyć i doskonalić, z drugiej musi dopilnować, by dane użytkowników nie były nadużywane ani nieświadomie udostępniane uczeniu maszynowemu poza Twoją organizacją. Istnieje solidne środowisko zabezpieczeń, które uruchamia dodatkową kontrolę w zależności od poufności danych, ich pochodzenia lub ustawień zgody użytkownika.

Kolejne dwie sekcje wyjaśnią, jak Copilot obsługuje dane wprowadzane przez użytkownika – od momentu ich przyjęcia po bezpieczne przechowywanie – oraz przedstawią dokładne zasady, które Microsoft stosuje, aby większość danych Copilot domyślnie pozostawała poza pulą danych do trenowania AI. Administratorzy poznają także zasady odpowiedzialnej AI, mechanizmy rezygnacji (opt-out) oraz to, co proces włączania i wyłączania danych oznacza w rzeczywistych wdrożeniach.

Organy regulacyjne coraz uważniej przyglądają się przejrzystości AI i higienie danych używanych do trenowania modeli. Znajomość tych przepływów to nie ciekawostka techniczna – to kluczowy element obrony Twojego podejścia do AI, gdy pojawią się pytania o prywatność lub zapuka audytor.

Szczegóły techniczne przetwarzania danych przez Copilot

Copilot przetwarza polecenia użytkownika, pobierając wpisany tekst, łącząc go z kontekstem z połączonych obciążeń roboczych i generując wyniki na bezpiecznych serwerach. Polecenia użytkownika oraz wygenerowane odpowiedzi są zapisywane jako uporządkowane rekordy, często w ukrytych folderach skrzynki pocztowej lub w dedykowanych bazach danych, w zależności od używanego obciążenia roboczego Microsoft 365. Dane są szyfrowane zarówno w spoczynku, jak i podczas przesyłania, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.

Logika przechowywania jest wbudowana w potok przetwarzania danych. Po utworzeniu polecenia i odpowiedzi zadania czasowe lub silniki zasad określają, jak długo interakcja pozostaje zapisana, zanim zostanie usunięta zgodnie z zasadami przechowywania Twojej organizacji. Sam Copilot nie przetwarza ani nie przechowuje danych poza autoryzowanymi środowiskami, dzięki czemu zachowane są granice zgodności.

Zasady dotyczące danych do trenowania AI i ograniczeń ich wykorzystania

Domyślne wykluczenie z trenowania modeli AI: Domyślnie Copilot w usłudze Microsoft 365 nie wykorzystuje danych użytkowników organizacji – poleceń, odpowiedzi ani kontekstu – do trenowania publicznych lub udostępnianych modeli AI. Dzięki temu poufne informacje biznesowe i osobowe nie są ponownie wykorzystywane do ulepszania modeli AI poza Twoją dzierżawą.
Trenowanie AI wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody: W ramach specjalnych programów lub na podstawie wyjątku wprowadzonego przez administratora niektóre dane Copilot mogą być brane pod uwagę przy ulepszaniu AI, ale wyłącznie po udzieleniu wyraźnej zgody przez użytkownika lub organizację. Banery wyrażania zgody (opt-in) i ustawienia zasad sprawiają, że proces ten jest przejrzysty i podlega audytowi.
Odpowiedzialne zasady AI: Dane oznaczone jako wrażliwe lub opatrzone etykietami o wysokiej poufności są automatycznie wykluczane z dowolnej puli trenowania, niezależnie od indywidualnych ustawień użytkownika. Microsoft egzekwuje to za pomocą połączenia logiki zasad, kontroli technicznych i audytów zgodności.
Audyt i nadzór nad wykorzystaniem danych: Administratorzy mogą przeglądać dzienniki włączenia danych do trenowania AI oraz status rezygnacji (opt-out) dla poszczególnych użytkowników lub obciążeń roboczych. Raporty pomagają działom zgodności wykazać, w razie potrzeby, że wrażliwe interakcje z Copilot nigdy nie opuściły granic organizacji. Perspektywę praktyczną dotyczącą odpowiedzialnej AI znajdziesz, sprawdzając rolę rad nadzorczych w zarządzaniu ryzykiem AI.
Dynamiczne dostosowywanie zasad: Etykiety poufności, analityka ryzyka i wyzwalacze cyklu życia mogą automatycznie decydować o tym, czy dane Copilot są brane pod uwagę przy uczeniu AI. Jeśli rola użytkownika się zmieni lub dane zostaną ponownie sklasyfikowane, zasady przechowywania i włączania do AI mogą dostosować się w locie, zapewniając zgodność w zmieniających się środowiskach.
Wykluczenie z trenowania modeli stron trzecich: Dane Copilot nigdy nie są udostępniane platformom AI stron trzecich – takim jak ChatGPT Enterprise czy zewnętrzne modele Microsoft Foundry – chyba że wyrażono bardzo wyraźne, umowne zgody i zostały one zarejestrowane. Większość organizacji domyślnie nigdy nie zobaczy, aby ich dane Copilot opuściły bezpieczne chmury Microsoftu.
Ciągły nadzór nad zasadami: Rady nadzorcze i zasady płaszczyzny sterowania mają kluczowe znaczenie dla monitorowania i egzekwowania odpowiedzialnego użycia. Jak szczegółowo omówiono w tym przewodniku po bezpiecznym zarządzaniu AI, chodzi nie tylko o konfigurację techniczną, ale także o bieżący przegląd, rozdzielenie płaszczyzny operacyjnej i płaszczyzny sterowania oraz proaktywne ograniczanie ryzyka AI.

Często zadawane pytania: Microsoft 365 Copilot i zasady przechowywania

Jaka jest relacja między Microsoft 365 Copilot a zasadami przechowywania?

Microsoft 365 Copilot korzysta z treści przechowywanych w usługach Microsoft 365, dlatego zasady przechowywania i etykiety przechowywania skonfigurowane w usłudze Microsoft Purview nadal obowiązują w odniesieniu do treści, do których Copilot ma dostęp. Przechowywanie dla Copilot oznacza, że bazowe elementy (wiadomości e-mail, pliki w SharePoint, czaty w Teams i interakcje z Copilot) nadal podlegają regułom przechowywania i usuwania. Zasady przechowywania konfiguruje się i egzekwuje w portalu Microsoft Purview, aby spełnić wymagania zgodności i zapobiec niepożądanej utracie danych.

W jaki sposób zasady przechowywania dla Copilot wpływają na czaty w Teams i interakcje z Copilot?

Zasady przechowywania dla Teams mogą obejmować czaty w Teams, kanały i nagrania spotkań. Jeśli Copilot w Teams generuje lub przechowuje treści interakcji, podlegają one tym samym zasadom przechowywania co zespoły. Gdy zasada jest skonfigurowana tak, aby zachować treści, a następnie je usunąć, treści związane z Copilot będą zachowane przez okres przechowywania, a po jego upływie zostaną usunięte. Dzięki temu zapewniona jest zgodność z przepisami, a jednocześnie ogranicza się nadmierne przechowywanie danych.

Jak utworzyć i skonfigurować zasady przechowywania dla danych Copilot?

Aby utworzyć zasady przechowywania, przejdź do portalu Microsoft Purview i utwórz oraz skonfiguruj zasady przechowywania dla lokalizacji, w których znajdują się dane Microsoft 365 Copilot (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams). Użyj statycznych zakresów zasad lub uwzględnij konkretne grupy Microsoft 365 i skrzynki pocztowe. Skonfiguruj działania zasad (tylko zachowanie lub zachowanie, a następnie usunięcie), ustaw okresy przechowywania i opublikuj zasady, gdy będą gotowe. Szczegółowe instrukcje krok po kroku znajdziesz w dokumentacji dotyczącej przechowywania w Microsoft Learn.

Ile czasu upływa, zanim przechowywanie zacznie działać po zastosowaniu zasad?

Przechowywanie zaczyna działać od chwili opublikowania zasad przechowywania, ale ich praktyczne zastosowanie może zająć czas: zasady mogą być w pełni stosowane we wszystkich lokalizacjach nawet do 24 godzin lub dłużej. Okres przechowywania zwykle rozpoczyna się w momencie utworzenia lub modyfikacji elementu, w zależności od konfiguracji zasad. Warto więc zrozumieć, kiedy rozpoczyna się okres przechowywania oraz jak w Twojej dzierżawie współdziałają wiele ustawień przechowywania (etykiet i zasad).

Co się dzieje, gdy do tej samej treści Copilot zastosowano kilka zasad lub etykiet przechowywania?

Gdy zastosowanych jest wiele zasad przechowywania, logika przechowywania w Microsoft 365 wybiera najbardziej restrykcyjne ustawienie, czyli takie, które zachowuje treść najdłużej. Jeśli etykieta przechowywania jest zastosowana do treści, a zasada przechowywania również obejmuje ten sam element, zwykle pierwszeństwo mają zasady, które przechowują dane dłużej lub uniemożliwiają ich usunięcie. Konflikty zasad możesz sprawdzić w portalu Microsoft Purview, aby upewnić się, że treści Copilot zostaną obsłużone zgodnie z oczekiwaniami. Więcej o planowaniu pojedynczej lub wielu zasad przechowywania znajdziesz w dokumentacji dotyczącej zasad przechowywania w Microsoft 365.

Czy Copilot może uzyskać dostęp do treści objętych blokadą przechowywania lub blokadą prawną?

Tak, Copilot może uzyskiwać dostęp do treści w celu generowania i podsumowywania, jeśli użytkownik ma do nich uprawnienia. Blokady przechowywania i blokady prawne uniemożliwiają jednak usunięcie treści i zachowują je w miejscu przechowywania. Blokady są odrębne od zasad przechowywania i stanowią część mechanizmów zabezpieczeń i zgodności w Microsoft 365. Jeśli treść podlega przechowywaniu lub blokadzie prawnej, pozostaje dostępna w celu spełnienia wymagań zgodności i nie zostanie usunięta w wyniku działań związanych z usuwaniem zgodnie z zasadami przechowywania.

Jak zasady przechowywania i zapobieganie utracie danych (DLP) współpracują z Copilot?

Zasady przechowywania koncentrują się na zachowaniu lub usunięciu treści zgodnie z regułami zgodności, natomiast zapobieganie utracie danych i kontrole utraty danych chronią przed nieautoryzowanym ujawnieniem danych wrażliwych. W przypadku Copilot i aplikacji AI warto łączyć zasady przechowywania dla danych Microsoft 365 Copilot z zasadami DLP, aby ograniczyć ryzyko utraty danych: skonfiguruj reguły DLP dla czatów w Teams i interakcji z Copilot, ogranicz udostępnianie i monitoruj korzystanie z Copilot. Użyj Copilot Studio oraz mechanizmów ładu, aby ograniczyć dane, które Copilot może przetwarzać, i zapewnić egzekwowanie wymagań zgodności.

Gdzie administratorzy mogą dowiedzieć się więcej o przechowywaniu dla Copilot i sprawdzić konfigurację zasad?

Administratorzy powinni skorzystać z Microsoft Learn oraz portalu Microsoft Purview, aby poznać zasady przechowywania, przechowywanie i usuwanie danych oraz specyfikę lokalizacji, do których stosuje się zasady przechowywania. W portalu Purview możesz utworzyć zasady przechowywania, sprawdzić, czy są poprawnie skonfigurowane, zobaczyć, które elementy podlegają przechowywaniu, i monitorować wdrażanie zasad. Wskazówki dotyczące Copilot znajdziesz w dokumentacji copilot for Microsoft 365 oraz Copilot Studio, gdzie opisano, jak obsługiwane są dane Microsoft 365 Copilot i jak zasady przechowywania dla Copilot współpracują z istniejącymi procesami zgodności.