M365Con 2027 – bezpłatna konferencja online · 11–22 Jan 2027 · 120 sessions→ m365con.net

Blog · Mirko Peters

Copilot i Viva Insights

By · · Updated

Dowiedz się, jak Copilot i Viva Insights przekształcają dane z miejsca pracy w praktyczne działania na rzecz produktywności, dobrostanu, przywództwa i doświadczeń pracowników.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Cover: Fix Microsoft Teams Governance Sprawl with Enforced Decisions

Nowoczesne miejsce pracy jest zalane danymi, ale prawdziwym wyzwaniem jest przełożenie tych informacji na konkretne działania. Tu właśnie pojawia się połączenie Microsoft Copilot z Viva Insights. Łącząc sztuczną inteligencję Copilota z szczegółową analityką miejsca pracy z Viva Insights, organizacje zyskują znacznie więcej niż efektowne wykresy — otrzymują realne wskazówki, jak poprawić nawyki pracy i podejmować mądrzejsze decyzje.

Dlaczego wszyscy mówią o tym połączeniu? Ponieważ Copilot i Viva Insights zmieniają sposób, w jaki firmy podchodzą do produktywności i dobrostanu pracowników. To nie jest chwyt marketingowy. Chodzi o wykorzystanie tego, co wiesz o sposobie pracy swoich zespołów, i przekształcenie tej wiedzy w konkretne rekomendacje i codzienne usprawnienia. Jeśli odpowiadasz za transformację opartą na AI w swojej firmie, ten przewodnik pokaże Ci, jak zrozumieć te narzędzia, je wdrożyć i wycisnąć z nich maksimum — od koncepcji strategicznych aż po krok po kroku wykonywane działania.

Kontekst i uzasadnienie strategiczne połączenia Copilot i Viva Insights

Wiele organizacji łączy AI, taką jak Copilot, z narzędziami takimi jak Viva Insights, aby rozwiązać realne, codzienne problemy. Zbyt często zespoły utykają na nieproduktywnych spotkaniach, przeoczają ważne trendy lub mają trudność ze zrozumieniem ludzkiego wymiaru wyników. Dotychczasowy model — więcej danych, więcej pulpitów — osiągnął swój pułap. Odpowiedzią było uczynienie danych nie tylko widocznymi, ale także użytecznymi i skutecznymi dzięki inteligentnej automatyzacji.

Microsoft zaprojektował Copilota tak, by był czymś więcej niż przeciętnym asystentem AI. Umieszczając go w pakiecie Microsoft 365 i łącząc z Viva Insights, stworzono narzędzie, które nie tylko przetwarza liczby, ale — by tak rzec — wyczuwa atmosferę, analizując trendy zachowań w całej organizacji. Pomaga to liderom wyprzedzać wypalenie zawodowe, rozumieć poziom zaangażowania i usprawniać procesy, a przy tym mieć na uwadze prywatność i etykę danych.

Motywacje biznesowe są tu jasne: firmy chcą zyskać przewagę dzięki wyższej produktywności, lepszym doświadczeniom pracowników i mądrzejszemu podejmowaniu decyzji. Przewaga konkurencyjna zależy dziś nie tylko od posiadania największej ilości danych, ale od wykorzystania ich do szybkiego, znaczącego działania. Integracja Copilota z Viva Insights oraz jego pulpit w usłudze Microsoft były bezpośrednią odpowiedzią na te oczekiwania. Rozwiązanie nie polega wyłącznie na automatyzacji; chodzi o to, by dać ludziom i liderom praktyczne, oparte na AI sposoby na adaptację, rozwój i nadążanie za szybko zmieniającym się cyfrowym otoczeniem.

Koncepcyjna synergia między Copilotem a Viva Insights

Mówiąc prosto, magia zachodzi wtedy, gdy generatywna AI Microsoft Copilot sięga po skarbnicę danych o nawykach i zachowaniach w miejscu pracy zgromadzoną w Viva Insights. Copilot przekształca te spostrzeżenia w sugestie, z których pracownicy i liderzy rzeczywiście mogą skorzystać — od organizacji dnia pracy po wykrywanie wzorców wpływających na wyniki zespołu. To połączenie oferuje analitykę z pazurem: nie tylko śledzenie, ale kierowanie działaniem.

Copilot nie działa w próżni. Dzięki integracji z Viva Insights lepiej poznaje unikalny rytm pracy firmy, jej wąskie gardła i szanse. AI niczego nie zgaduje — uczy się na podstawie zanonimizowanych, zagregowanych danych dotyczących spotkań, wiadomości e-mail, współpracy i czasu skupienia, a następnie podsuwa spersonalizowaną pomoc i trendy bezpośrednio w Twoim przepływie pracy.

Prawdziwa wartość tkwi w tym, jak ta synergia wpływa na wyniki biznesowe. Wyobraź sobie pracowników, którzy po tygodniach przeciążenia spotkaniami dostają przypomnienie, by zarezerwować czas na skupienie, albo liderów, którzy dostrzegają pojawiające się sygnały stresu, zanim staną się problemem. Im częściej zespoły korzystają z Copilota, tym ich wdrożenie i opinie trafiają z powrotem do systemu, czyniąc rekomendacje AI trafniejszymi i bardziej adekwatnymi. Tworzy to pętlę ciągłego doskonalenia, w której analiza nastrojów i rzeczywiste dane użytkowników pomagają Copilotowi się rozwijać i pozostawać wartościowym — przygotowując grunt pod szczegółową analizę produktywności i adopcji, o której będzie mowa dalej.

Wpływ integracji na produktywność organizacji

  1. Lepsza efektywność spotkań: Copilot wykorzystuje Viva Insights do analizy wzorców spotkań, sugerując optymalizację agendy, krótsze czasy trwania lub nawet mniejszą liczbę spotkań na podstawie rzeczywistych danych. Badania pokazują, że organizacje odnotowują do 20% redukcji zbędnych godzin spotkań w ciągu pierwszych miesięcy po integracji.
  2. Lepsze decyzje oparte na danych: Liderzy i menedżerowie otrzymują analizy w czasie rzeczywistym dotyczące nawyków pracy, takich jak czas skupienia zespołu czy przeciążenie współpracą, bezpośrednio w pulpicie Copilot. Pozwala to szybko wprowadzać korekty, na przykład „piątki bez spotkań” lub mądrzejsze przydzielanie zadań, co podnosi zarówno wydajność, jak i morale.
  3. Większe zaangażowanie pracowników: Spersonalizowane podpowiedzi i informacje o dobrostanie pomagają pracownikom zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym i unikać wypalenia zawodowego. Wcześni użytkownicy raportują wyższe wyniki w ankietach zaangażowania oraz lepszą retencję, ponieważ Copilot proaktywnie reaguje na sygnały stresu odzwierciedlone w danych usługi Viva Insights.

Trendy nastrojów i adopcji użytkowników w pulpicie Copilot w Microsoft

Najnowsze badania i wczesne przykłady wdrożeń pokazują, że wskaźniki adopcji Copilot mogą wzrosnąć o 30–50%, gdy włączona jest usługa Viva Insights. Pulpit Copilot w Microsoft nie tylko mierzy wykorzystanie, ale także śledzi, jak użytkownicy oceniają swojego nowego asystenta AI — zbierając opinie w czasie rzeczywistym, bariery we wdrażaniu i poziom zadowolenia.

Eksperci z firm badawczych branży podkreślają, że organizacje monitorujące zarówno nastroje, jak i wykorzystanie, szybciej reagują na problemy, co prowadzi do silniejszego zaangażowania w dłuższej perspektywie. W jednym studium przypadku duża firma usługowa z sektora finansowego wykorzystała analitykę nastrojów z pulpitu do dopracowania wdrożenia, niemal podwajając tygodniowe aktywne wykorzystanie Copilot w ciągu trzech miesięcy i zwiększając o 40% liczbę dobrowolnie przesłanych opinii. Ta pętla sprzężenia zwrotnego w czasie rzeczywistym okazuje się kluczowa dla maksymalizacji trwałego wpływu transformacji napędzanej AI.

Licencjonowanie, dostęp i konfiguracja Copilot oraz Viva Insights

Uruchomienie Copilot i Viva Insights w organizacji nie sprowadza się do ich włączenia. Trzeba dokonać wyborów licencyjnych i zarządzać uprawnieniami, a wszystko to zależy od wielkości firmy, standardów bezpieczeństwa i tego, które funkcje chcesz wykorzystać. Konfiguracja wpływa również na to, kto ma dostęp do jakich danych i jak bezpiecznie dane przepływają między narzędziami.

Jest tu też pewna niuansowość: określone możliwości są dostępne dopiero w wyższych poziomach licencji, a mechanizmy administracyjne związane z Entra ID i prawami dostępu mają kluczowe znaczenie dla ochrony wrażliwych danych. Do najważniejszych wymagań należą odpowiednia licencja Microsoft 365 dla użytkowników oraz upewnienie się, że wszystkie środki zgodności, od rezydencji danych po uprawnienia delegowane, odpowiadają profilowi ryzyka Twojej organizacji.

Ta sekcja omawia dostępność licencji, zakres każdego poziomu oraz sposób, w jaki administratorzy mogą z pewnością przypisywać, śledzić i audytować dostęp do Copilot i Viva Insights. Pomoże też przygotować bezpieczne, płynne uruchomienie — nawet jeśli struktura organizacji lub wymagania dotyczące zgodności są bardziej złożone.

Dostępność, licencje i wymagania konfiguracyjne — wyjaśnienie

  1. Licencja Microsoft 365 Copilot: Pełne funkcje Copilot są dostępne wyłącznie dla użytkowników z aktywną licencją Microsoft 365 Copilot. Organizacje muszą przypisać te licencje w centrum administracyjnym Microsoft 365.
  2. Poziomy licencji Viva Insights: Podstawowy dostęp do Viva Insights jest dołączony do niektórych planów M365, jednak zaawansowana analityka organizacyjna i osobiste wglądy wymagają osobnych lub premium licencji Viva Insights. Poziom licencji wpływa na głębokość funkcji.
  3. Uwarunkowania wielkości firmy: Większe organizacje mogą wymagać dodatkowych kroków konfiguracji lub planów usług, takich jak dedykowane dzierżawy, aby obsłużyć dane na skalę przedsiębiorstwa oraz zwiększone zabezpieczenia.
  4. Kontrole gotowości: Administratorzy IT muszą potwierdzić, że wszystkie konta użytkowników, skrzynki pocztowe i źródła danych są prawidłowo skonfigurowane, aby Copilot i Viva Insights działały zgodnie z oczekiwaniami po wdrożeniu.

Zarządzanie danymi Entra, dostępem do Viva Insights i przypisanymi uprawnieniami

Aktywacja Copilot z Viva Insights: kroki i gotowość

Włączenie Copilota tak, aby współpracował z Viva Insights, to połączenie kroków technicznych i przygotowań organizacyjnych. Zanim zobaczysz te realne, praktyczne wnioski, fundament musi być solidny: poprawnie przydzielone licencje, uporządkowane źródła danych i jasne zrozumienie, czego potrzebują Twoje zespoły w ramach tej integracji.

Proces to coś więcej niż kliknięcie „Włącz”. Dział IT musi potwierdzić, że wszystkie powiązania z usługami Microsoft 365, Entra ID i Viva Insights są prawidłowo skonfigurowane. Gotowość dotyczy w równym stopniu ludzi, co technologii – pracownicy i kierownicy muszą wiedzieć, co się zmieni, dlaczego to ważne i jak wpłynie to na ich codzienną pracę.

Ta sekcja omawia listę kontrolną aktywacji, w tym wymagania dotyczące danych oraz wskazówki, jak radzić sobie z typowymi problemami, takimi jak brakujące dane czy kłopotliwe przesyłanie plików CSV. Ma ona przeprowadzić Cię od planowania aż po wdrożenie, a także pokazuje wczesne sygnały ostrzegawcze i sposoby ich naprawy, aby wdrożenie przebiegło bez problemów i szybko doprowadziło do sukcesu.

Przewodnik krok po kroku: aktywacja Copilota i zapewnienie gotowości

  1. Potwierdź przydział licencji: Upewnij się, że odpowiednie licencje Copilot i Viva Insights są przypisane wymaganym użytkownikom w centrum administracyjnym usługi Microsoft 365.
  2. Przygotuj środowiska danych: Sprawdź, czy wszystkie istotne skrzynki pocztowe, dane kalendarza i źródła współpracy są dostępne, dokładne i połączone za pośrednictwem Entra ID.
  3. Włącz integrację Copilota: Aktywuj funkcje Copilota dla kwalifikujących się grup, korzystając z ustawień Microsoft 365, aby w razie potrzeby połączyć Viva Insights.
  4. Sprawdzenie gotowości organizacji: Poinformuj użytkowników o wdrożeniu, zaoferuj szkolenia lub materiały pomocnicze i opisz oczekiwane zmiany w przepływach pracy oraz raportowaniu.
  5. Monitoruj i testuj: Przeprowadź pilotaż z udziałem małego zespołu, zbierz opinie i usuń luki lub problemy przed wdrożeniem na pełną skalę.

Zapewnienie dostępności danych i zarządzanie problemami przy przesyłaniu danych

Monitorowanie wykorzystania i wydajności za pomocą pulpitów Copilot w Microsoft

Gdy Copilot i Viva Insights już ze sobą współpracują, najważniejsze pytanie brzmi: „Jak to idzie?”. Tu kluczowe znaczenie mają narzędzia monitorujące, pulpity i raporty niestandardowe. Microsoft zapewnia rozbudowane śledzenie za pośrednictwem pulpitu Copilota, powiązanego bezpośrednio z Viva Insights, dając administratorom i analitykom przejrzysty obraz zarówno adopcji, jak i rzeczywistego wpływu na biznes.

Na tym się jednak nie kończy. Niestandardowe metryki, integracje z Power BI oraz porównania z rzeczywistymi danymi branżowymi pomagają organizacjom wyjść poza proste liczby i przejść do rezultatów, takich jak szybsza realizacja projektów czy sprawniejsze cykle decyzyjne. Chodzi nie tylko o śledzenie wykorzystania, ale także postępu w kierunku celów strategicznych.

Ten przegląd wprowadza w szczegóły: które standardowe pulpity mają znaczenie, jak uzyskać dostęp do kluczowych wskaźników oraz jak zaawansowani użytkownicy mogą pójść dalej, korzystając z niestandardowej analityki i benchmarków branżowych. Efekt? Oceny wydajności oparte na danych i ciągła optymalizacja, napędzana rzeczywistymi liczbami, a nie intuicją.

Kluczowe wskaźniki i dostęp do pulpitów w Viva Insights

  1. Wskaźniki wykorzystania Copilota: Śledź, ilu użytkowników aktywnie korzysta z funkcji Copilota, i analizuj trendy w czasie na pulpicie.
  2. Przesłane monity: Monitoruj liczbę i rodzaje żądań, które pracownicy kierują do Copilota, aby zrozumieć, które procesy przynoszą największe korzyści.
  3. Wskaźniki zaangażowania: Analizuj długość sesji, powtarzalność korzystania oraz szybkość, z jaką zespoły wdrażają nowe rekomendacje Copilota za pośrednictwem integracji z Viva Insights.
  4. Rutyny dostępu do pulpitów: Wykorzystaj pulpity administratorów lub analityków, planując regularne przeglądy w celu wykrywania nagłych wzrostów, spadków lub wyróżniających się zespołów.

Niestandardowe wskaźniki Copilota i podejścia do benchmarkingu

  1. Twórz niestandardowe raporty: Użyj Power BI, aby połączyć statystyki użycia Copilota z kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) organizacji. Dzięki temu raporty dopasujesz do celów i struktury firmy.
  2. Ustal wewnętrzne wartości odniesienia: Porównaj zaangażowanie lub wydajność pracowników przed wdrożeniem Copilota i po nim. Pozwoli to wyznaczyć jasne punkty odniesienia dla przyszłych usprawnień.
  3. Porównanie z branżą: Wykorzystaj dane porównawcze firmy Microsoft lub wiodących firm badawczych, aby sprawdzić, jak wygląda Twoje wdrożenie, jakość promptów lub czas odpowiedzi na tle konkurencji.
  4. Analizuj wpływ na zadania: Sprawdź, które zadania automatyzowane przez Copilota oszczędzają najwięcej czasu. Pomoże to uzasadnić zwrot z inwestycji (ROI) i wskazać kolejne obszary do automatyzacji.

Najlepsze praktyki i ciągłe doskonalenie wdrożenia Copilota

Uruchomienie Copilota i usługi Viva Insights to dopiero pierwszy etap drogi. Aby użytkownicy rzeczywiście korzystali z tych narzędzi i czerpali z nich wartość, potrzebne są konsekwentne działania i sprawdzone praktyki. Chodzi o to, by dostosować się do tego, jak pracują ludzie, zachęcać do przekazywania opinii i wprowadzać zmiany na bieżąco.

Skuteczne wdrożenie nie polega na nakazach, lecz na wplataniu Copilota w codzienną pracę: w usługach Microsoft Teams, w programie Outlook lub w miejscu, w którym ludzie już pracują. Wsparcie użytkowników podczas przechodzenia na nowe rozwiązanie i nauki, a następnie zbieranie szczerych opinii, znacznie pomaga wygładzić niedociągnięcia i sprawić, by usprawnienia utrzymały się na dłużej.

W kolejnych sekcjach przedstawię sprawdzone strategie zwiększania wykorzystania narzędzia, najlepsze sposoby badania nastrojów użytkowników oraz to, jak przekształcić zebrane informacje w znaczące, stale rozwijane usprawnienia. Celem jest przejście od „odhaczenia zadania” do realnej, mierzalnej wartości biznesowej, napędzanej analizami opartymi na AI i kulturą responsywnej, opartej na współpracy pracy.

Sprawdzone praktyki i wskazówki zwiększania wykorzystania Copilota

Wykorzystanie opinii i analizy nastrojów do kierowania ciągłym doskonaleniem

  1. Regularne krótkie ankiety: Publikuj ankiety w Teams lub w wiadomościach e-mail, aby sprawdzać, jak pracownicy oceniają wdrożenie po jego zakończeniu i gdzie najbardziej potrzebują wsparcia.
  2. Przegląd analiz nastrojów: Wykorzystaj Viva Insights do monitorowania nastrojów i trendów zaangażowania, szybko reagując na sygnały ostrzegawcze, takie jak spadek zadowolenia lub zastój w wykorzystaniu narzędzia.
  3. Pętle sprzężenia zwrotnego zorientowane na działanie: Pokaż zespołom, że ich sugestie mają znaczenie, wykorzystując ich uwagi do modyfikacji funkcji, szkoleń lub planów wdrożenia, a następnie przekaż im informację o wprowadzonych zmianach.
  4. Badaj i iteruj: Analizuj opinie użytkowników razem z wnioskami z branży i utrzymuj stały rytm usprawnień, tak aby Copilot z czasem był coraz bardziej przydatny.

Często zadawane pytania: dostępność, przesyłanie danych i prywatność

Jakich licencji potrzebuję do Copilota i Viva Insights? Do pełnej funkcjonalności Copilota potrzebne są licencje Microsoft 365 Copilot, a do podstawowej analityki – co najmniej podstawowa licencja Viva Insights. Zaawansowane funkcje, takie jak analizy organizacyjne lub niestandardowe raporty, mogą wymagać licencji premium, w zależności od wielkości organizacji i jej planów.

Czy wszyscy użytkownicy mogą od razu korzystać z funkcji Copilota? Nie. Pełnym zestawem funkcji mogą się posługiwać wyłącznie osoby, którym przypisano odpowiednie licencje Copilota i Viva Insights oraz wymagane uprawnienia w usłudze Entra ID. Administratorzy muszą dopilnować, aby te przypisania były aktualne i monitorowane w centrum administracyjnym Microsoft 365.

Co się dzieje, gdy w panelu brakuje danych? Brakujące lub niepełne dane często oznaczają problem z synchronizacją z usługą Entra ID lub Microsoft 365 albo błędne przesłanie pliku CSV. Sprawdź połączenia źródłowe, uprawnienia użytkowników lub ponów przesyłanie plików w razie potrzeby. Warto też skonfigurować automatyczne alerty na wypadek kolejnych przerw.

Jak chroniona jest prywatność pracowników? Microsoft kładzie nacisk na anonimizację danych, zasady opt-in oraz ścisłą kontrolę dostępu. Usługi Viva Insights i Copilot udostępniają wyłącznie zagregowane trendy, z których nie da się zidentyfikować konkretnych osób, a użytkownicy mogą decydować, jakie dane osobowe są udostępniane. Międzyfunkcyjne zespoły ds. ładu (IT, HR i dział prawny) powinny regularnie przeglądać zarządzanie zgodami oraz sposób etycznego wykorzystania AI.

Jak bezpieczne są dane Copilota? Wszystkie dane przetwarzane przez Copilota i Viva Insights podlegają standardom bezpieczeństwa i zgodności Microsoft przeznaczonym dla przedsiębiorstw. Organizacje powinny dodatkowo wdrożyć własne ramy zgodności, regularne audyty oraz jasno zdefiniowane zasady, które uzupełnią ewentualne luki i uwzględnią zmieniające się wymogi regulacyjne dotyczące wykorzystania analiz opartych na AI.

Podsumowanie: od wniosków do działania i przyszłość AI w miejscu pracy

Integracja Microsoft Copilot i Viva Insights zmienia sposób, w jaki organizacje przekuwają dostępne dane w realne rezultaty. Według własnych badań Microsoftu organizacje korzystające z tego połączenia notują w ciągu pierwszych sześciu miesięcy wzrost produktywności nawet o 18% oraz poprawę satysfakcji pracowników o 12%.

Eksperci są zgodni, że sam asystent AI to za mało. Prawdziwy wpływ na biznes pochodzi z ciągłej pętli: wniosków, informacji zwrotnej i adaptacji. Jak pokazują studia przypadków, firmy wykorzystujące Copilota i Viva Insights mogą ograniczać zmęczenie spotkaniami, przyspieszać podejmowanie decyzji i zwiększać zaangażowanie pracowników – pod warunkiem że wdrożenie opiera się na solidnym ładzie, etycznym zarządzaniu danymi i jasnej komunikacji.

Patrząc w przyszłość, chodzi przede wszystkim o proaktywne, spersonalizowane wsparcie – wyobraź sobie Copilota, który podpowiada Ci pomoc, zanim jeszcze zdasz sobie sprawę, że jest Ci potrzebna. Dzięki adaptacyjnym przepływom pracy, lepszym kontrolom dobrostanu i większej przejrzystości miejsca pracy mogą stać się nie tylko inteligentniejsze, ale także bardziej ludzkie.

Dla liderów wyzwaniem jest dalsze rozwijanie się – korzystanie z bieżących badań, doskonalenie wskaźników zwrotu z inwestycji i utrzymywanie zaufania do systemów opartych na AI. Droga od wniosków do działania nigdy tak naprawdę się nie kończy, ale ci, którzy prowadzą zespoły zarówno sercem, jak i danymi, pozostaną w czołówce w erze inteligentnej pracy.

Warto też posłuchać

Jeśli interesują Cię Copilot i Viva Insights, te odcinki dostarczą praktycznego kontekstu dotyczącego współpracy w Microsoft 365, doświadczenia pracowników, ładu organizacyjnego i bezpiecznego wdrażania AI.

Te odcinki stanowią przydatny kolejny krok, gdy przechodzisz od koncepcji do praktycznych wdrożeń Microsoft 365.

Viva Insights Automation Microsoft 365 Copilot

Related articles

RSS