Entendendo a governança de políticas de retenção do SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Conheça as políticas e os rótulos de retenção do SharePoint no Microsoft 365. Gerencie o ciclo de vida dos dados com políticas de retenção e rótulos para o SharePoint Online.

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A governança de políticas de retenção do SharePoint exige um resultado de negócio claro, configurações de política aprovadas e uma responsabilidade bem definida. Comece pelos usuários e dados relevantes, valide os recursos e requisitos atuais do Microsoft 365, teste a abordagem com um piloto representativo e, em seguida, documente a decisão e revise-a regularmente conforme as necessidades mudarem.

Governança de políticas de retenção do SharePoint: checklist prático

• Defina o cenário, o responsável e o resultado esperado.
• Valide licenciamento, permissões, política e impacto nos usuários.
• Teste com um piloto e documente as decisões de suporte e revisão.

Use o Microsoft Learn para orientações atualizadas.

Última revisão: julho de 2026.

Vamos encarar: as informações se acumulam rapidamente, especialmente em organizações com muita atividade. É aí que entra a governança de políticas de retenção do SharePoint. Em essência, ela consiste em definir as regras de por quanto tempo o seu conteúdo permanece no SharePoint, sejam documentos, mensagens ou registros, para atender às metas de conformidade e manter as operações organizadas.

Essa abordagem, no entanto, não se resume a organização. Ela foi pensada para atender a requisitos legais e regulatórios, reduzir riscos de privacidade de dados e evitar dores de cabeça com conformidade. À medida que o volume e a complexidade do conteúdo digital crescem, a governança consistente mantém sua organização segura e organizada. As seções a seguir detalham os fundamentos, os passos práticos e as estratégias necessárias para gerenciar com segurança o ciclo de vida das informações no SharePoint.

Governança de Políticas de Retenção do SharePoint

Uma política de retenção do SharePoint é um conjunto de regras que define por quanto tempo o conteúdo armazenado no SharePoint é preservado, excluído ou arquivado, para atender a requisitos legais, regulatórios e de negócio. Essas políticas fazem parte de uma governança de retenção mais ampla e se aplicam automaticamente a sites, bibliotecas, listas, documentos e itens, garantindo o gerenciamento consistente do ciclo de vida.

Explicação resumida: as políticas de retenção no SharePoint permitem que administradores classifiquem o conteúdo, apliquem rótulos ou regras de retenção e executem ações como manter apenas (impedir a exclusão), disparar a exclusão após um período definido ou mover o conteúdo para um arquivo ou centro de registros. A governança eficaz de políticas de retenção do SharePoint combina a criação de políticas, a definição de escopo, a revisão periódica e a auditoria, para reduzir riscos, manter a conformidade e otimizar o armazenamento e o gerenciamento de informações em toda a organização.

O que são as políticas de retenção do SharePoint

Uma política de retenção do SharePoint é um conjunto de regras que indica ao sistema o que fazer com as informações: quando mantê-las, quando excluí-las e quando garantir que não sejam alteradas ou perdidas. Você pode pensar nela como uma equipe de limpeza automatizada e inteligente que também funciona como um segurança, mantendo os registros críticos no lugar pelo tempo que você precisar.

Essas políticas não servem apenas para manter as coisas organizadas; elas são essenciais para organizações que levam a sério a conformidade com leis, regulamentações ou as próprias regras internas de negócio. Seja para lidar com a LGPD, a GDPR, a HIPAA ou simplesmente com a tabela de retenção de registros da sua empresa, as políticas de retenção ajudam a garantir que você mantenha os arquivos certos e os descarte quando as regulamentações determinarem.

Casos de uso comuns incluem a exclusão automática de arquivos após um período definido, o arquivamento de itens que você pode precisar para auditorias futuras ou o congelamento de documentos importantes para que ninguém os altere acidentalmente durante processos legais. Definir essas políticas no nível do site, da biblioteca ou da pasta dá às organizações um controle real sobre o ciclo de vida das informações.

Em resumo, as políticas de retenção do SharePoint são a base de um gerenciamento de informações inteligente e em conformidade. Se você quer evitar problemas regulatórios, ganhar eficiência ou simplesmente parar de se afogar em arquivos antigos, uma política de retenção sólida é onde você deve começar.

5 fatos surpreendentes sobre a governança de políticas de retenção do SharePoint

1. Rótulos de retenção podem funcionar como bloqueios sem o eDiscovery. Você pode configurar rótulos de retenção para preservar o conteúdo de forma imutável e impedir a exclusão, mesmo sem usar uma retenção legal do eDiscovery. Isso dá às equipes de governança uma ferramenta de preservação leve, diretamente ligada à governança de política de retenção do SharePoint.
2. A aplicação de rótulos pode ser automatizada com IA e sinais de confidencialidade. O Microsoft 365 pode classificar automaticamente e aplicar rótulos de retenção com base em classificadores treináveis, palavras-chave ou rótulos de confidencialidade, reduzindo o esforço manual e melhorando a aplicação consistente em todos os sites do SharePoint.
3. Múltiplas políticas de retenção podem se sobrepor: a última ação prevalece para a disposição. Quando um único item é coberto por várias políticas de retenção do SharePoint, as configurações de retenção podem interagir; o período de retenção mais restritivo ou as regras de disposição específicas determinam as ações finais de governança, e não uma regra simples de "a primeira que se aplica".
4. Retenção nem sempre equivale a imutabilidade, a menos que seja configurada. Por padrão, a retenção pode impedir a exclusão por um período, mas somente quando você ativa o "bloqueio de preservação" ou os recursos de imutabilidade o conteúdo se torna não excluível e preservado com trilha de auditoria. Essa é uma distinção importante para responsáveis por conformidade.
5. Retenção no nível do site versus rótulos no nível do contêiner afeta o escopo de pesquisa e preservação. Aplicar retenção no nível do site do SharePoint pode preservar tudo em um site, mas rótulos de retenção no nível do contêiner (biblioteca, pasta ou item) oferecem controle preciso; escolher o escopo errado pode tanto reter em excesso quanto deixar registros críticos sem governança.

Princípios-chave da governança de política de retenção

1. Gestão de registros defensávelToda organização precisa conseguir comprovar, sem sombra de dúvida, como gerencia, retém e descarta suas informações. Defensável significa que você consegue mostrar a reguladores ou tribunais que seu processo resiste ao escrutínio, com documentação clara que sustente suas decisões.
2. TransparênciaTodos na equipe devem saber o que acontece com seus documentos e quando. Políticas claras reduzem a confusão, diminuem erros humanos e facilitam a adesão das pessoas. A transparência mantém todos informados e responsáveis.
3. Conformidade legalAs políticas de retenção do SharePoint devem sempre ser desenhadas com a lei em primeiro plano. Estruturas regulatórias como a LGPD, o GDPR e o HIPAA podem determinar exatamente por quanto tempo você deve manter determinadas informações. Não cumprir essas exigências pode resultar em multas ou ações judiciais.
4. Responsabilidade do usuárioNão é tudo responsabilidade da TI: os usuários têm um papel importante. Treinamento adequado, funções bem definidas e procedimentos bem comunicados ajudam a garantir que a equipe entenda o que se espera dela ao armazenar, classificar ou remover documentos.
5. AutomaçãoA boa governança significa eliminar o achismo da limpeza manual. A aplicação automatizada de políticas garante que arquivos não passem despercebidos, que os cronogramas de retenção funcionem com precisão e que as trilhas de auditoria fiquem atualizadas para cada ação realizada. A automação é sua melhor aliada contra erros humanos.

Dominar esses princípios ajuda a manter os dados protegidos, a se defender de auditorias de conformidade inesperadas e a minimizar riscos. Acertar a base agora prepara você para todos os detalhes de política que vêm a seguir.

Como a retenção do SharePoint funciona no Microsoft 365

No Microsoft 365, as políticas de retenção do SharePoint fazem parte de um conjunto mais amplo de ferramentas de conformidade. Você configura e gerencia essas políticas pelo Centro de conformidade do Microsoft 365, criando regras que se estendem não apenas aos sites do SharePoint, mas também ao OneDrive e ao Teams. Isso permite que as organizações alinhem todo o seu ambiente de trabalho digital a uma única abordagem consistente de governança da informação.

As políticas podem ser direcionadas a sites, bibliotecas, pastas ou até tipos de conteúdo específicos. Quando uma política é configurada, ela monitora arquivos ou mensagens com base em regras, como duração da retenção, ou em gatilhos, como a data da última modificação. Assim que os critérios são atendidos, os arquivos podem ser bloqueados, excluídos ou preservados de acordo com as configurações escolhidas.

A plataforma faz isso em segundo plano, integrando a aplicação das políticas diretamente aos seus fluxos de trabalho, para que os usuários não precisem pensar duas vezes. As configurações de residência de dados no Microsoft 365 também garantem que o conteúdo permaneça onde deveria estar, apoiando a conformidade com requisitos regionais. Políticas em nível de documento podem ser aplicadas em conjunto com regras para o site inteiro, oferecendo controle preciso sobre conteúdo sensível ou de alto risco.

No fim das contas, a retenção no SharePoint Online e no Microsoft 365 trata de automatizar o ciclo de vida dos arquivos, reduzir o esforço manual e tornar a conformidade regulatória muito mais simples em ambientes de trabalho modernos.

Checklist: como a retenção do SharePoint funciona no Microsoft 365

Benefícios de uma governança sólida de retenção no SharePoint

• Conformidade aprimorada: A retenção automatizada facilita o cumprimento de exigências legais e regulatórias, mantendo sua organização protegida.
• Menor risco jurídico: Políticas adequadas ajudam a evitar perda acidental de dados ou erros de retenção, que podem gerar ações judiciais onerosas ou multas.
• Auditorias simplificadas: Regras de retenção claras oferecem trilhas de auditoria prontas para uso, reduzindo a correria e o estresse quando as revisões chegam.
• Menos proliferação de dados: Conteúdo desatualizado é limpo automaticamente, evitando que os sistemas fiquem sobrecarregados com informações obsoletas.
• Eficiência operacional: A aplicação automatizada de políticas libera a equipe de TI e os usuários de negócio, permitindo que todos se concentrem no trabalho, e não em fiscalizar arquivos.

Com benefícios como esses, investir em uma governança sólida do SharePoint torna as operações do dia a dia e a conformidade bem mais tranquilas.

Planejando sua estratégia de política de retenção do SharePoint

Planejar sua estratégia de política de retenção do SharePoint começa muito antes de você selecionar um botão ou criar uma regra no Microsoft 365. Pense nisso como o projeto de base: a estratégia define a visão e a abordagem, garantindo que as políticas atendam às necessidades da organização e cumpram as obrigações de negócio e legais.

Não se trata apenas do que o sistema consegue fazer, mas do que sua organização realmente precisa para se manter em conformidade e produtiva. A fase de planejamento é onde você avalia seus riscos, oportunidades e o cenário singular de informações, dando clareza antes de passar para os detalhes da configuração.

Uma estratégia bem pensada ajuda você a se adaptar a mudanças futuras e a conectar suas políticas de retenção a resultados reais, em vez de apenas "marcar a caixinha". A seguir, você verá como definir os requisitos com precisão e como envolver as pessoas certas no processo, para uma estratégia que se sustente.

Identificando requisitos regulatórios e de negócio

• Exigências legais: Identifique regulamentações como LGPD, GDPR, HIPAA, SOX ou leis estaduais que determinam tipos específicos de conteúdo a ser retido ou excluído.
• Padrões do setor: Identifique as boas práticas do seu segmento, como as dos setores financeiro ou de saúde, que podem acrescentar exigências ou prazos adicionais.
• Políticas internas: Não esqueça os cronogramas de manutenção de registros, as classificações de informação e as regras de privacidade de dados da sua empresa.
• Sensibilidade do tipo de conteúdo: Mapeie quais conteúdos do SharePoint (documentos, listas, mensagens) exigem retenção especial por causa do seu valor de negócio ou regulatório.
• Priorização: Documente e classifique as necessidades para concentrar esforços nas áreas de maior risco, facilitando a criação de regras de retenção direcionadas e eficazes.

Engajando as partes interessadas para uma governança bem-sucedida

• Profissionais de TI: Gerenciam a implementação, a manutenção e a solução de problemas técnicos das políticas, garantindo operações sem interrupções.
• Responsáveis jurídicos e de conformidade: Interpretam as regulamentações e as traduzem em requisitos práticos para as políticas.
• Gestores de registros: São responsáveis pelos cronogramas de arquivamento e pelas melhores práticas de gestão da informação da organização.
• Usuários de negócio: Oferecem visão sobre os processos do dia a dia, destacando onde a retenção ajuda ou atrapalha a produtividade.
• Canais de comunicação: Estabeleça canais claros e atualizações regulares para que todos entendam seus papéis e como as decisões de política são tomadas.

Configurando políticas de retenção no SharePoint Online

Depois de mapear a estratégia e levantar os requisitos, chegou a hora de colocar esses planos em prática. Configurar políticas de retenção no SharePoint Online significa transformar suas políticas em configurações específicas e acionáveis no Microsoft 365.

Isso envolve decidir quais conteúdos serão alvo, definir as regras de por quanto tempo cada tipo de informação deve ser mantido e automatizar o que acontece quando esses períodos terminam. A fase de configuração é onde as metas de conformidade da organização, as necessidades do negócio e as capacidades técnicas se encontram.

As seções a seguir vão guiar você pelos passos práticos para criar as políticas e compartilhar melhores práticas para que a tecnologia trabalhe a seu favor, e não contra você. Você vai aprender o "como" tanto para a configuração quanto para a gestão contínua das políticas de retenção.

Guia passo a passo para configurar as políticas

1. Defina os requisitos de retençãoRevise os requisitos legais e de negócio documentados. Determine por quanto tempo o conteúdo deve ser mantido e o que deve acontecer após o período expirar: deve ser excluído, arquivado ou preservado?
2. Selecione os tipos de conteúdo ou locaisDecida quais conteúdos precisam de uma política: sites inteiros do SharePoint, bibliotecas de documentos específicas, pastas ou tipos de conteúdo particulares. Seja preciso para evitar conflitos entre políticas.
3. Acesse o Centro de conformidade do Microsoft 365Vá até o Centro de conformidade do Microsoft 365, que é o hub para criar e gerenciar políticas de retenção no SharePoint, OneDrive e Teams.
4. Crie uma nova política de retençãoSiga o assistente para nomear a política, definir os períodos de retenção e escolher as ações. Por exemplo, você pode reter os arquivos por sete anos e depois excluí-los automaticamente.
5. Publique e atribua a políticaAplique a política aos sites ou grupos selecionados. Revise bem suas seleções, pois políticas aplicadas incorretamente podem levar a exclusões acidentais (ai!).
6. Teste e monitoreAntes de implantar para todos, teste a política em um site ou biblioteca de amostra. Verifique se ela funciona como planejado e ajuste o que for preciso. Fique de olho no feedback dos usuários e nos logs de auditoria para identificar problemas ou surpresas.

Siga esse processo passo a passo para garantir que suas políticas de retenção sejam sólidas, estejam em conformidade e adaptadas ao ambiente da sua organização.

Melhores práticas para a gestão e atualização de políticas

• Revisão periódica: Revisite as políticas regularmente para garantir que elas acompanhem as leis atuais e as necessidades do negócio.
• Auditoria abrangente: Use os logs de auditoria para identificar lacunas e verificar se as políticas estão sendo aplicadas em todos os sites.
• Atualizações controladas: Teste as alterações em um ambiente controlado antes de implantá-las em toda a organização.
• Tratamento de exceções: Tenha um processo documentado para solicitar e aprovar exceções raras aos cronogramas de retenção padrão.
• Gestão centralizada: Sempre que possível, gerencie as políticas de forma centralizada para simplificar as atualizações e evitar duplicidades.

Desafios comuns na governança de retenção

1. Conflitos de políticasPolíticas sobrepostas ou conflitantes podem fazer com que os dados sejam excluídos cedo demais ou retidos por tempo demais. Evite isso revisando regularmente os escopos sobrepostos e estabelecendo prioridades claras.
2. Erros dos usuáriosErros acontecem, especialmente com a marcação manual ou a aplicação de exceções. Minimize-os com automação e treinamento contínuo dos usuários, para que todos entendam as políticas em vigor.
3. Dados legadosConteúdos antigos armazenados sob regras anteriores podem atrapalhar os esforços de conformidade. Migre ou padronize esses dados para que se encaixem nas políticas atuais, usando ferramentas para sinalizar e tratar exceções.
4. Necessidades organizacionais complexasGrandes organizações costumam ter várias unidades de negócio, cada uma com requisitos próprios. Use governança centralizada, modelos e canais de comunicação para lidar com essa complexidade.
5. Adaptando-se às mudanças do Microsoft 365A Microsoft atualiza continuamente os recursos do SharePoint e dos serviços relacionados. Mantenha-se atualizado com as melhores práticas e use os fóruns da comunidade para ajustar-se rapidamente à medida que as coisas evoluem.
6. Proliferação de dadosO crescimento excessivo de dados, semelhante à proliferação de equipes no Teams, pode ser controlado com limpeza automatizada e políticas centralizadas. Considere as orientações sobre como controlar a proliferação digital, vindas de áreas relacionadas ao gerenciamento do ciclo de vida, como as sugestões de este artigo sobre como gerenciar a proliferação de equipes no Teams.

Reconhecer e enfrentar esses desafios ajudará sua organização a construir um plano de governança mais resiliente e eficaz.

A importância da auditoria e do monitoramento das políticas de retenção

Auditar e monitorar suas políticas de retenção do SharePoint não é apenas um diferencial—é indispensável para manter sua organização impecavelmente limpa e em conformidade. Auditorias regulares garantem que as políticas estejam corretamente configuradas, aplicadas e alinhadas às regulamentações, que estão sempre mudando.

O Microsoft 365 oferece logs de auditoria e ferramentas de relatórios que permitem rastrear atividades, identificar anomalias e confirmar que suas configurações de retenção estão funcionando como esperado. Alertas e revisões programadas ajudam a identificar problemas cedo, apoiando a mitigação contínua de riscos.

Ao revisar e atualizar suas políticas de forma proativa, você mantém seus dados seguros, demonstra conformidade e se antecipa a qualquer novidade regulatória que o futuro possa trazer.

Governança de retenção no SharePoint: Principais conclusões e próximos passos

• Revise e atualize regularmente: Crie o hábito de verificar suas políticas de retenção com frequência, para que elas sempre reflitam as regulamentações atuais e as necessidades do negócio.
• Monte equipes multifuncionais: Reúna TI, jurídico, gestão de registros e usuários de negócio para o planejamento e a aplicação das políticas—um trabalho em equipe gera melhores resultados.
• Priorize a automação: Use as ferramentas do Microsoft 365 e processos automatizados para reduzir o trabalho manual, diminuir riscos e melhorar a consistência.
• Mantenha-se informado: Não pare de aprender! Se você quer ver como uma governança sólida melhora a colaboração e a segurança dos dados, inspire-se nas análises sobre governança do Teams em este guia sobre como construir colaboração com confiança por meio da governança.
• Aja agora: Não espere por uma auditoria ou por um vazamento de dados. Comece a fortalecer sua governança de retenção no SharePoint hoje e construa um ambiente de trabalho digital mais seguro e eficiente.

saiba mais sobre retenção: políticas de retenção e rótulos de retenção para SharePoint e OneDrive

O que é uma política de retenção e um rótulo de retenção no SharePoint?

Uma política de retenção ou um rótulo de retenção no SharePoint é uma regra que define por quanto tempo o conteúdo é mantido, se ele é excluído automaticamente e como é preservado para atender a requisitos de conformidade. As políticas de retenção geralmente se aplicam de forma ampla (sites, grupos do Microsoft 365 ou OneDrive), enquanto os rótulos de retenção marcam itens individualmente ou por meio de políticas de rótulos com aplicação automática, para controlar o início do período de retenção ou acionar revisões de descarte.

Como as políticas de retenção e os rótulos de retenção funcionam com o conteúdo no SharePoint?

As configurações de retenção funcionam com o conteúdo de duas formas: aplicando uma política no nível do site, que torna os itens sujeitos a uma política de retenção, ou aplicando rótulos de retenção que marcam os itens. Os rótulos podem ser aplicados manualmente, de forma automática ou por meio de políticas adaptativas; eles determinam o início do período de retenção, como iniciá-lo na criação ou na modificação, e definem o que acontece quando o período de retenção expira.

Devo usar uma política de retenção ou um rótulo de retenção na minha organização?

A escolha entre política de retenção ou rótulo de retenção depende das suas necessidades: use uma política de retenção para escopos amplos e estáveis que valham para muitos locais, e use rótulos de retenção quando precisar de controle granular, de marcação dos itens ou quando quiser permitir que os usuários apliquem um rótulo de retenção a documentos e e-mails específicos. Muitas organizações usam os dois juntos para o gerenciamento do ciclo de vida dos dados.

Como crio e configuro uma política de retenção no Microsoft Purview?

Para criar uma política de retenção, acesse o portal do Microsoft Purview (anteriormente o Centro de conformidade do Microsoft 365), escolha Criar uma nova política de retenção, selecione os locais (sites do SharePoint, contas do OneDrive, Exchange, Teams), defina o período na política de retenção, decida se deseja reter ou excluir e, em seguida, publique a política para retenção e salve. Configure uma política de retenção para incluir ou excluir sites específicos e para definir se as configurações de retenção devem começar na criação, na modificação ou no momento em que o item recebeu o rótulo.

Como usar rótulos de retenção e políticas de aplicação automática de rótulos de retenção?

Os rótulos de retenção podem ser criados no portal do Microsoft Purview e publicados para os usuários, ou políticas de aplicação automática de rótulos de retenção podem ser configuradas para localizar conteúdo por palavra-chave, tipo de informação confidencial ou outras condições. Depois que um rótulo de retenção é aplicado automaticamente ou manualmente, ele controla o início do período de retenção e define se o conteúdo será preservado ou descartado quando o período de retenção expirar.

O que é o início e o fim do período de retenção?

O início do período de retenção é o gatilho definido na política ou no rótulo (como a data de criação, a última modificação ou o momento em que um rótulo de retenção é aplicado). O fim do período de retenção ocorre quando esse período expira (por exemplo, sete dias para a retenção em cenários de curto prazo ou anos para registros), e nesse momento a política pode excluir o conteúdo ou iniciar uma revisão de descarte.

Quanto tempo leva para a retenção ser aplicada ao conteúdo do SharePoint?

O tempo que a retenção leva para entrar em vigor varia: uma nova política de retenção ou a atribuição de um rótulo pode levar até 24 horas para começar a valer e, em alguns cenários, a documentação da Microsoft indica que o processamento no SharePoint e no OneDrive pode levar até 7 dias. Muitas alterações ficam visíveis mais cedo, mas reserve tempo para o processamento e a indexação do Microsoft Purview.

A retenção funciona para arquivos do SharePoint e do OneDrive armazenados no SharePoint?

Sim, a retenção funciona para o SharePoint e o OneDrive e abrange arquivos armazenados nas bibliotecas de documentos do SharePoint, desde que o site ou a biblioteca esteja incluído na política ou que o arquivo esteja marcado com um rótulo de retenção. Os arquivos sujeitos a configurações de retenção são protegidos contra exclusão e podem ser localizados por meio da descoberta eletrônica enquanto a política estiver em vigor.

Como as políticas e os rótulos de retenção funcionam com grupos do Microsoft 365 e sites do SharePoint?

As políticas de retenção podem ter como alvo grupos do Microsoft 365 e os sites do SharePoint associados a eles. Quando um grupo do Microsoft 365 é incluído, os arquivos do site do SharePoint do grupo e da caixa de correio ficam sujeitos ao período definido na política de retenção. Rótulos de retenção também podem ser aplicados a itens desses sites para fornecer regras de retenção adicionais ou diferentes.

As configurações de retenção podem ser herdadas ou atribuídas de forma diferente entre sites?

As configurações de retenção podem ser definidas em diferentes escopos. Para sites do SharePoint, as políticas normalmente são aplicadas no nível do site; os rótulos aplicados aos itens podem herdar automaticamente as configurações de retenção, caso estejam configurados para isso. Você pode atribuir as mesmas configurações de retenção a vários sites ou criar regras baseadas em rótulos mais granulares quando for necessária retenção diferente para tipos de conteúdo distintos.

Como configuro uma retenção no SharePoint que aplica rótulos automaticamente?

Para configurar políticas de aplicação automática de rótulos de retenção, crie o rótulo de retenção no Microsoft Purview, defina as condições (palavras-chave, tipos de informações confidenciais, locais) e ative a aplicação automática. Publique a política de rótulos nos locais desejados do SharePoint. O sistema examinará o conteúdo e aplicará automaticamente o rótulo de retenção aos itens que correspondam aos critérios.

O que acontece quando o período de retenção expira para o conteúdo do SharePoint?

Quando o período de retenção expira, a ação configurada é executada: o conteúdo pode ser excluído automaticamente, removido permanentemente ou sinalizado para revisão de descarte, dependendo da política. As mensagens sobre políticas de retenção e ações de descarte ficam disponíveis para os administradores, e o portal do Microsoft Purview registra a atividade de retenção para fins de relatórios de conformidade.

Posso alterar ou remover rótulos de retenção depois que eles forem aplicados?

Você pode alterar ou remover rótulos de retenção, mas, se o conteúdo estiver sujeito a uma política de retenção que impede a exclusão, remover o rótulo pode não eliminar imediatamente a proteção de retenção. Alguns rótulos criam retenções imutáveis; para alterar esse comportamento, talvez seja necessário ajustar a configuração do rótulo no portal do Microsoft Purview ou criar uma nova política de retenção e aguardar o tempo necessário para que as alterações sejam propagadas.

Quais são os escopos estáticos de política de retenção em comparação com as políticas adaptativas?

Os escopos estáticos de política de retenção direcionam locais fixos, como sites específicos do SharePoint, contas do OneDrive ou grupos do Microsoft 365. Já as políticas adaptativas usam condições para incluir dinamicamente conteúdo ou locais com base em atributos, permitindo uma cobertura mais ampla e flexível à medida que o conteúdo ou a estrutura organizacional muda.

Como configuro as definições de retenção para serem aplicadas quando um arquivo é modificado?

Ao criar uma política ou um rótulo de retenção, defina o início do período de retenção como "última modificação", para que o período comece a partir da data da modificação mais recente do arquivo. Assim, a retenção é reiniciada sempre que os usuários atualizam o conteúdo, e o período de retenção é recalculado de acordo.

Os sites clássicos e os sites de comunicação do SharePoint oferecem suporte a rótulos de retenção da mesma forma?

A maioria dos recursos modernos de retenção é compatível com os sites de equipe modernos e os sites de comunicação do SharePoint; no entanto, as experiências clássicas do SharePoint podem apresentar diferenças. A documentação do Microsoft Learn e do Microsoft Purview indica quais recursos se aplicam às coleções de sites clássicas; sempre verifique a compatibilidade antes de depender de comportamentos específicos de rótulos em sites clássicos.

Como vejo quais conteúdos estão sujeitos a uma política de retenção ou rótulo?

Os administradores podem usar os relatórios do portal do Microsoft Purview e as configurações de retenção no nível do site para ver quais sites, bibliotecas e itens estão sujeitos à retenção. As ferramentas de eDiscovery e de auditoria ajudam a encontrar o conteúdo incluído na política de retenção. Os usuários podem ver mensagens sobre políticas de retenção em arquivos que indicam que um item está sujeito às configurações de retenção.

Posso criar uma política de retenção que se aplique somente por sete dias para testar a retenção?

Sim, você pode criar uma nova política de retenção com um período curto, como sete dias, para testar a retenção. Defina o período na política de retenção e direcione-a para um site de teste ou um grupo do Microsoft 365 para validar o comportamento antes de implantá-la amplamente. Reserve tempo de processamento ao iniciar a retenção para ver os resultados reais.

Como as políticas de retenção interagem com as retenções legais e o eDiscovery?

As políticas de retenção e os rótulos de retenção complementam as retenções legais e o eDiscovery ao preservar o conteúdo por um período de retenção definido. As retenções legais podem se sobrepor às ações de exclusão, garantindo que o conteúdo permaneça disponível para investigações. Use os recursos de eDiscovery do Microsoft Purview para pesquisar e exportar dados sujeitos a retenção ou retenções legais.

Qual é a abordagem recomendada para a governança de políticas de retenção do SharePoint?

A melhor prática é criar um plano de governança que combine políticas de retenção para uma cobertura ampla com rótulos de retenção para um controle granular, documentar as regras de gerenciamento do ciclo de vida dos dados, usar o portal do Microsoft Purview para a configuração centralizada e seguir as orientações do Microsoft Learn. Defina funções para administradores, responsáveis pela conformidade e proprietários de sites, e teste as políticas em sites piloto antes da implantação completa.

Como as mensagens sobre políticas de retenção afetam os usuários finais no SharePoint e no OneDrive?

Os usuários finais podem ver mensagens sobre políticas de retenção ao abrir ou excluir arquivos, informando que o item está sujeito a um rótulo ou política de retenção. Essas mensagens explicam por que a exclusão foi bloqueada ou por que existe uma ação de preservação, ajudando os usuários a entender os requisitos de governança e conformidade.

Posso aplicar uma política de retenção somente a bibliotecas ou pastas específicas?

Você pode aplicar rótulos de retenção a bibliotecas específicas ou usar regras de aplicação automática para direcionar o conteúdo por metadados ou palavras-chave. Para políticas de retenção amplas, o escopo normalmente é no nível do site, mas as exclusões seletivas e o direcionamento baseado em rótulos permitem um controle mais preciso sobre quais bibliotecas ou pastas estão sujeitas à retenção.

Quanto tempo leva, depois que eu crio uma política de retenção, para que ela comece a ser aplicada?

Depois que você cria uma política de retenção, ela pode começar a ser aplicada em poucas horas, mas pode levar de 24 a 72 horas para se propagar por completo e, em alguns casos raros, até sete dias, dependendo da indexação do conteúdo e do processamento do serviço. Dê tempo para que o portal do Microsoft Purview aplique as políticas no SharePoint e no OneDrive.

Quais ferramentas posso usar para monitorar e gerar relatórios sobre políticas de retenção e rótulos de retenção?

Use o portal do Microsoft Purview para criar políticas e gerar relatórios, a pesquisa no log de auditoria para atividades relacionadas à retenção e os relatórios de eDiscovery para validar a preservação. Revise regularmente os relatórios de conformidade no Microsoft 365 para garantir que as configurações de retenção funcionem com o conteúdo e para acompanhar quais itens estão sujeitos a políticas de retenção.

Política de retenção do SharePoint: principais termos definidos

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