Copilot и политики хранения: что должен знать каждый администратор Microsoft 365

By Mirko Peters · 2026-03-17 · Updated 2026-03-24

Microsoft 365 Copilot: политики хранения. Узнайте о политиках хранения Microsoft 365 для Copilot и чатов Teams, а также для взаимодействий с Copilot.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Если вы администратор в мире Microsoft 365, вы уже знаете, что ставки в вопросах соответствия требованиям как никогда высоки. Когда Microsoft Copilot и другие инструменты на основе ИИ уже встроены непосредственно в Microsoft 365, управление политиками хранения — это не формальность, а основа безопасности, соответствия требованиям и готовности к аудиту вашей организации.

Copilot работает не только с документами и письмами. Он взаимодействует с вашими данными новыми способами, что создает особые риски, связанные с жизненным циклом данных, управлением и юридической ответственностью. Что изменилось? Многое. Классические средства контроля хранения, которые работали для Exchange или SharePoint, нужно развивать, чтобы они охватывали то, как Copilot сохраняет, повторно использует и удаляет данные о взаимодействиях. Игнорирование этого может привести к юридическим рискам, утечкам данных или нарушениям нормативных требований.

Администраторам сегодня необходимо согласовывать политики хранения в Copilot не только ради защиты данных и аудитов соответствия, но и чтобы избежать неприятных сюрпризов, таких как теневые данные или незамеченные пробелы в политиках. Эффективные стратегии управления Copilot и надежное техническое обеспечение соблюдения политик помогут безопасно внедрить ИИ, со встроенными строгими договорами, средствами контроля доступа и автоматизированным соблюдением требований. Давайте разберем, чем хранение в Copilot отличается и почему нельзя полагаться на случай.

1. Хранение может влиять на предложения модели: то, где и как долго хранятся код или история запросов, может менять контекст, который использует Copilot, и, соответственно, его предложения даже на одинаковые запросы.
2. Хранение в организации может быть дольше, чем вы ожидаете: журналы организации и телеметрия, связанные с Copilot, могут храниться по причинам соответствия требованиям месяцами или годами, а не только в течение короткого периода отладки.
3. Разделение личных и организационных данных не абсолютно: даже когда Copilot разделяет личные и организационные данные, системы хранения и резервного копирования могут создавать перекрывающиеся копии, которые требуют политик контроля.
4. Политики хранения влияют на юридическое обнаружение данных: данные, которые хранит Copilot (фрагменты кода, запросы, история чатов), могут быть обнаружены в ходе судебных разбирательств или аудитов, если политики хранения их сохраняют.
5. Короткое хранение снижает видимость «обучения» модели: агрессивные окна удаления могут ограничить возможность выяснить, почему Copilot дал те или иные рекомендации, что осложняет отладку и расследования, связанные с безопасностью.
6. Настройки хранения могут стать векторами атак: неправильно настроенное хранение (слишком долгое или доступное широкому кругу лиц) повышает риск раскрытия собственного кода, секретов или персональных данных, которые Copilot мог увидеть или записать в журнал.
7. Хранение связано с дообучением и телеметрией: данные, сохраненные для телеметрии или конвейеров дообучения, могут влиять на будущее поведение модели, если политика явно их не исключает.
8. Разные функции Copilot подчиняются разным правилам хранения: автодополнение кода, стенограммы чатов, отзывы и телеметрия часто имеют отдельные графики хранения и различный юридический статус.
9. Выбор политики хранения влияет на доверие пользователей и внедрение: прозрачное и ограничительное хранение заметно повышает готовность разработчиков использовать Copilot в чувствительных проектах, тогда как мягкие правила снижают внедрение в организациях.

Понимание политик хранения в Microsoft Copilot

Политики хранения всегда были основой соответствия требованиям в Microsoft 365, но Copilot все меняет. В отличие от классических файлов, которые просто лежат без дела, Copilot генерирует, обрабатывает и хранит новые данные о взаимодействиях с каждым запросом пользователя и каждым ответом, созданным ИИ. Данные перестают быть тем, что создали и забыли, — они становятся активной частью рабочего процесса, постоянно проходя по новым путям.

Так в чем же главная проблема? Copilot взаимодействует с данными способами, которые ломают привычную схему. Средства контроля, управляемые администратором, нужны не только для писем и документов, но и для истории чатов пользователей, текста, созданного ИИ, и контекста, который Copilot собирает воедино. Обычные таймеры хранения? Они применяются и здесь, но нужно точно понимать, когда и как запускаются эти отсчеты, особенно когда задействован генеративный ИИ.

При всём этом движении одной общей политики хранения уже недостаточно. Теперь нужна стратегия, которая учитывает кроссплатформенную природу Copilot, разные типы данных и сложность сроков: когда начинается хранение и когда нужно принудительно удалять данные? Считайте это новым уровнем управления Microsoft 365, который требует постоянного внимания и продуманной настройки.

В следующих разделах вы увидите, как выглядят политики хранения Copilot, изучите их ключевые принципы и разберётесь, как работает управление жизненным циклом от начала до конца. Это ваше руководство, которое поможет опережать пробелы в политиках, не допускать, чтобы что-то ускользнуло из-под контроля, и убедиться, что ваша среда с ИИ действительно настолько защищена и соответствует требованиям, насколько это необходимо.

Основные понятия политик хранения данных Copilot

1. Определение политик хранения для Copilot: Политики хранения определяют, как долго Copilot сохраняет запросы пользователей, ответы, сгенерированные ИИ, и метаданные взаимодействий. Они призваны гарантировать, что данные не хранятся дольше необходимого по соображениям соответствия требованиям, безопасности или внутренних политик организации.
2. Типы данных Copilot, на которые распространяется политика: Как правило, это пользовательские запросы, сгенерированные Copilot ответы, контекст, собранный для обработки, а иногда и суммированное или упомянутое содержимое документов. Хранение применяется ко всем этим данным, а не только к журналам чата.
3. Когда начинаются политики хранения? Отсчёт срока хранения обычно начинается с момента создания: когда происходит взаимодействие с Copilot или когда данные сохраняются в связанной скрытой папке почтового ящика или в репозитории данных приложения. Этот момент имеет решающее значение для планирования удаления.
4. Принципы определения сроков политики хранения: Сроки хранения Copilot соответствуют срокам той службы Microsoft 365, с которой он интегрирован, например Exchange, SharePoint или Teams, но уникальным артефактам Copilot могут потребоваться собственные явные правила сроков, чтобы избежать пересечений и путаницы.
5. Применение политик и исключения: Политики хранения можно настроить как «только сохранять», «только удалять» или «сохранять, а затем удалять». Данные Copilot должны подчиняться этим правилам, однако администраторы могут задавать исключения для юридических холдов или ситуаций, связанных с соблюдением требований, — как правило, через Purview или связанные элементы управления.
6. Пример из практики: Допустим, в вашей организации действует 7-летний юридический холд на финансовые письма. Сводки или рекомендации Copilot, основанные на этих письмах, подпадают под то же хранение. Если Copilot работает с данными из нескольких рабочих нагрузок, согласованность между платформами становится необходимой, чтобы не допустить пробелов.
7. Интеграция с общим управлением Microsoft 365: Политики хранения для Copilot не существуют изолированно; они работают в связке с настройками SharePoint, OneDrive и Exchange. Несогласованность может создать риски соответствия требованиям, поэтому политики следует пересматривать и тестировать по мере развития функций Copilot.

Процесс управления жизненным циклом данных Copilot

1. Захват запроса: Жизненный цикл начинается, когда пользователь взаимодействует с Copilot: вводит запрос, создаёт документ или просит сводку. Этот ввод и любое содержимое, которое Copilot извлекает, фиксируются как запись в соответствующей рабочей нагрузке (например, Exchange или SharePoint).
2. Хранение данных: После захвата данные взаимодействия сохраняются, часто в скрытой папке почтового ящика или зашифрованной базе данных, привязанной к пользователю или рабочей нагрузке. Место хранения влияет на то, как применяются и пересматриваются политики хранения.
3. Период хранения: Сохранённые данные Copilot «ожидают» установленного периода хранения. Его можно задать в Purview с конкретными сроками для каждого типа содержимого. В это время данные могут быть доступны для поиска при расследованиях или аудитах, но защищены от преждевременного удаления.
4. Текущее управление и мониторинг: Администраторы могут отслеживать состояние жизненного цикла через панели соответствия требованиям, журналы аудита и фоновые задания, которые отмечают приближающиеся сроки истечения хранения. Это даёт время вмешаться, если потребуется юридический холд или ручное исключение.
5. Окончательное удаление: Когда период хранения истекает и нет никаких исключений или холдов, фоновое задание (например, таймер-задание в Exchange или SharePoint) помечает данные Copilot для окончательного удаления. Это удаление необратимо, что поддерживает минимизацию данных и соответствие требованиям конфиденциальности.
6. Визуализация жизненного цикла: Представьте данные Copilot как «реку», которой управляет политика: они поступают при перехвате запроса, задерживаются в островках хранения, остаются на время хранения и, наконец, попадают в водопад удаления. Каждый этап контролируется с точки зрения соответствия требованиям.
7. Вмешательство в жизненный цикл: Администраторы могут перехватить или приостановить жизненный цикл в ключевых точках: установив блокировки (holds), исправив ошибки в настройках политик или сформировав отчёты для контроля соответствия требованиям. Это даёт и гибкость, и уверенность, что особенно важно для регулируемых отраслей. Более широкий взгляд на дисциплину управления в Microsoft 365 вы найдёте в этом обсуждении.

Хранение данных Copilot и практики безопасности

Иметь данные — одно дело, а сохранить их в безопасности и правильно управлять ими — совсем другое. Когда вы внедряете Microsoft Copilot в свою среду, вы получаете не просто умного ИИ-ассистента, а новые данные, новые места их хранения и новые вопросы безопасности, с которыми вы, вероятно, раньше не сталкивались.

Данные Copilot могут находиться в местах, которые легко упустить из виду: скрытых папках почтовых ящиков, встроенном хранилище приложений или зашифрованных базах данных, привязанных к пользователям и рабочим нагрузкам. Резидентность данных (то есть их географическое расположение) — это не просто техническая деталь: от неё может зависеть соответствие требованиям — от законодательства США до GDPR.

Что касается безопасности, подход Microsoft выходит за рамки базового шифрования. Используются многоуровневые средства контроля доступа, ограничения для сотрудников и строгая защита конфиденциальных данных с помощью меток. По умолчанию передача содержимого Copilot третьим сторонам запрещена, но важно точно понимать, как это аудируется и обеспечивается, особенно по мере появления новых точек интеграции.

В следующих разделах вы узнаете, где физически хранятся данные Copilot, как Microsoft обеспечивает их защиту, а также что нужно знать о доступе сотрудников, внешнем обмене и защите от утечек. Архитектура Copilot отличается от классических рабочих нагрузок Exchange или SharePoint, поэтому понимание этих различий — не опция, а необходимость для любого администратора, который сегодня управляет рисками и соответствием требованиям.

Места хранения данных Copilot и географические аспекты

Вопрос о том, где оказываются данные Copilot, — не второстепенный. Он напрямую связан с соблюдением требований и управлением регуляторными рисками. Microsoft Copilot хранит большую часть данных о взаимодействиях в репозиториях, привязанных к пользователю или рабочей нагрузке, которые часто «скрыты» от прямого доступа пользователей. Например, когда Copilot работает с Outlook или Teams, журналы взаимодействий и сгенерированные результаты, как правило, сохраняются в скрытых папках Exchange Online или в базах данных приложений, связанных с учётными записями пользователей.

Резидентность данных здесь имеет значение. Согласно документации Microsoft, данные Copilot хранятся в том же региональном центре обработки данных, что и исходная рабочая нагрузка M365. Таким образом, если данные Exchange вашей организации находятся в центре обработки данных в США, то и связанные с Exchange данные Copilot будут там же. По данным недавнего отчёта Gartner, 67% предприятий назвали резидентность данных главной проблемой соответствия требованиям при использовании ИИ в 2024 году, особенно при работе с конфиденциальной информацией пациентов или финансовыми данными в США.

Практика показывает, что организации с жёсткими требованиями к хранению данных только в США могут опираться на обязательства Microsoft по геоограничению для сервисов Copilot. Однако администраторам стоит дважды проверить настройки резидентности для SharePoint, OneDrive и Teams, чтобы избежать случайной передачи данных между регионами. Физический способ хранения данных Copilot может отличаться от классических репозиториев SharePoint и OneDrive: данные приложений могут быть более сегментированы, что помогает в минимизации данных, но может усложнить eDiscovery.

Эксперты рекомендуют ежегодно пересматривать региональные обязательства Microsoft по хранению данных, поскольку архитектура может меняться вместе с новыми функциями или нормативными изменениями. В конечном счёте данные Copilot хранятся с учётом настроек вашего клиента, но задача администратора — проверять их и отслеживать исключения, особенно при интеграции с распределёнными командами в разных странах или в регулируемых отраслях.

Защита конфиденциальных данных и контроль доступа сотрудников

1. Метки конфиденциальности для содержимого Copilot: Microsoft распространяет метки конфиденциальности из Purview на содержимое, созданное Copilot и используемое им. Если запрос пользователя или ответ Copilot затрагивает конфиденциальные данные, метки ограничивают допустимые действия: блокируют пересылку, копирование и даже чтение для всех, кроме уполномоченных сотрудников.
2. Ограниченный доступ сотрудников Microsoft: Инженеры серверной части и сотрудники дата-центров Microsoft не имеют постоянного доступа к данным Copilot в клиенте. Экстренный доступ осуществляется по строгим протоколам «break-the-glass», проходит аудит и должен быть явно авторизован. Это снижает риск утечек изнутри.
3. Управление доступом на основе ролей (RBAC) и Entra ID: Администраторы могут точно настроить, кто в вашей организации получает доступ к данным Copilot, используя Entra ID и RBAC. Это касается не только данных конечных пользователей, но и журналов аудита администраторов и экспорта eDiscovery; доступ блокируется при подключении новых сотрудников, смене ролей или увольнении.
4. Шифрование данных Copilot: Все данные Copilot, как хранящиеся, так и передаваемые, шифруются алгоритмами корпоративного уровня. Даже если неавторизованная сторона попытается перехватить содержимое, использовать его будет математически невозможно.
5. Автоматический аудит и оповещения: Microsoft фиксирует каждое обращение к данным Copilot — со стороны пользователей, администраторов или автоматизированных процессов, — поэтому у вас есть надежный журнал аудита на случай расследования. Подробнее о детальной защите данных и лучших практиках автоматизации см. стратегии безопасности Dataverse.
6. Предотвращение несанкционированного раскрытия: Предусмотрены средства контроля, которые не допускают случайной передачи сгенерированных Copilot конфиденциальных данных: ограничения на основе политик, правила DLP и оповещения о необычных шаблонах доступа. Так конфиденциальные данные не покинут организацию через «виртуальную дверь».

Управление передачей данных третьим сторонам и обработка данных приложений

• Отсутствие передачи третьим сторонам по умолчанию: По умолчанию данные Copilot не предоставляются внешним сторонам или приложениям за пределами Microsoft 365. Эта политика сохраняет запросы и ответы пользователей внутри организации и снижает риск утечек.
• Строгая обработка данных приложений: Данные приложений Copilot остаются в пределах соответствующего сервиса M365 с четко определенными границами приложения, что исключает их непреднамеренное раскрытие через ботов Teams, вызовы API или коннекторы.
• Аудит запросов внешнего доступа: Вы можете использовать расширенный аудит, чтобы отслеживать и выявлять любые попытки несанкционированной или рискованной передачи третьим сторонам, аналогично расширенным средствам контроля SharePoint/OneDrive, описанным здесь.
• Ограничения, задаваемые администраторами: У администраторов есть инструменты для дальнейшего ужесточения передачи данных: создание новых политик, отключение рискованных коннекторов и регулярный анализ журналов аудита передачи для рабочих нагрузок Copilot.

Требования соответствия и нормативные требования к данным Copilot

Если вы стремитесь к полному соответствию требованиям в эпоху Microsoft Copilot, нельзя просто полагаться на то, что ваши прежние политики все покроют. Нормативные требования к ИИ и пользовательскому контенту становятся только строже, особенно для государственного сектора США, здравоохранения и финансовых организаций. Copilot приносит совершенно новый класс данных, поэтому нужно пересматривать и политики принудительного применения, и подход к аудиту.

В этом разделе мы дадим общее представление о нормативных стандартах, таких как GDPR, HIPAA и других, и покажем, где Copilot вписывается и что меняется. Вы поймете, как согласовать средства контроля Copilot с корпоративными юридическими удержаниями, мерами защиты конфиденциальности и требованиями аудита. Важно не только наличие политик, но и их последовательное выполнение на каждом этапе и возможность подтвердить это перед аудиторами или регуляторами.

Мы также рассмотрим, как такие инструменты, как Purview и Defender for Cloud, могут объединять мониторинг соответствия и непрерывную отчетность, чтобы вы не догоняли процесс, когда приходит аудит. Если вы хотите глубже разобраться в типичных ошибках в хранении данных и «дрейфе» соответствия, посмотрите этот выпуск о дрейфе соответствия в Microsoft 365. Он многое открывает.

Читайте дальше, чтобы узнать, какие важные нормативные акты касаются Copilot, как Microsoft сопоставляет средства контроля с каждым из них и как усилить рабочие процессы eDiscovery и аудита, чтобы защитить организацию, если к делу подключатся юристы или регуляторы.

Соответствие требованиям США и глобальным нормативным стандартам

• Соответствие GDPR: Copilot должен обеспечивать законную обработку данных резидентов ЕС, их хранение с четко определенными целями использования, а также возможность удаления или экспорта по запросу. Местонахождение данных и согласие имеют решающее значение для соответствия GDPR.
• Защита медицинских данных по HIPAA: Для медицинских организаций США взаимодействия Copilot с защищенной медицинской информацией (PHI) должны соответствовать правилам безопасности и конфиденциальности HIPAA. Передача данных шифруется, а контроль доступа обеспечивает сохранность PHI.
• Управление соответствием требованиям США: Федеральным, штатным и местным органам власти необходим Copilot, который поддерживает FedRAMP, CJIS и другие специфические для США стандарты соответствия. Данные хранятся внутри страны, а требования к журналам аудита и отчетности об инцидентах выполняются с помощью встроенных средств Microsoft.
• Трансграничные и многорегиональные инфраструктуры: Международным организациям необходимо гарантировать, что Copilot не приводит к случайному рассогласованию политик между регионами ЕС, США и APAC. Настройка клиента и проверка политик имеют решающее значение для предотвращения конфликтов в местонахождении данных и доступе.
• Рекомендации по соблюдению нормативных требований: Используйте сочетание Purview DLP, автоматической маркировки, RBAC и отчетов аудита, чтобы закрыть пробелы между Copilot и такими рабочими нагрузками, как Exchange или SharePoint. Такой единый подход необходим для комплексного соответствия требованиям. Для непрерывного мониторинга и автоматического устранения нарушений ознакомьтесь с управлением соответствием в Defender for Cloud.
• Документация политик и сбор доказательств: Ведите полную документацию по разработке, применению и обработке инцидентов для политик Copilot, чтобы быть готовыми к аудитам. Проактивно тестируйте политики и поддерживайте понятную карту ответственности для всех глобальных бизнес-подразделений.

Включение возможностей eDiscovery и аудита для Copilot

• Интеграция с eDiscovery: Контент, запросы и ответы, созданные Copilot, индексируются для eDiscovery в рамках соответствия требованиям, что позволяет юридическим, кадровым и отделам безопасности выполнять поиск по взаимодействиям пользователей так же, как по электронной почте или чатам.
• Процесс юридического удержания: Когда вводится юридическое удержание, данные Copilot, подпадающие под него, помечаются и сохраняются независимо от других параметров хранения. Контент не удаляется до снятия удержания, что снижает юридические риски.
• Управление журналом аудита Purview: Каждое взаимодействие с Copilot можно отследить с помощью журналов аудита, которые фиксируют действия пользователей, изменения администраторов и фоновые задания хранения и удаления. Клиенты, использующие Purview Premium, получают расширенные возможности хранения и криминалистического отслеживания. Интересуют продвинутые практики аудита? Ознакомьтесь с подробным разбором аудита Purview.
• Отчетность, пригодная для регуляторов: Инструменты eDiscovery и аудита помогают юристам и администраторам соответствия создавать отчеты с временными метками и защитой от подделки, что важно для уверенного выполнения требований регуляторов или суда.
• Проактивный мониторинг соответствия: Автоматические оповещения и постоянные проверки политик выявляют отклонения от политики до того, как они станут проблемой для бизнеса. Интеграция с инструментами SIEM/SOAR повышает готовность к криминалистическому анализу и обнаружение рисков в реальном времени.
• Визуализация аудита жизненного цикла данных: Панели мониторинга и журналы позволяют администраторам пошагово проследить жизненный цикл данных Copilot от запроса до удаления, а также с первого взгляда увидеть триггеры хранения, удержания и графики удаления.

Удаление данных и отключение пользователей в Copilot

Настройка надежного процесса удаления данных и отключения пользователей в Copilot имеет решающее значение. Данные сами себя не удаляют, а контент бывших сотрудников легко может сохраняться и превратиться в бомбу замедленного действия для соответствия требованиям или источник юридических рисков, если с ним неправильно обойтись. Copilot, как и остальная часть Microsoft 365, предоставляет несколько инструментов на основе политик, которые гарантируют удаление информации по истечении срока или сохранение, если юристы этого требуют.

Важнее всего понимать, как работает удаление в Copilot. Речь не только об очистке корзины. Переопределения политик хранения, фоновые задания по таймеру и проверка путей контента играют свою роль в том, чтобы контент очищался без исключений. Сроки политики становятся тактическим фактором: когда начинает отсчитываться время для артефактов Copilot и что можно сделать, если что-то нужно удалить раньше (или сохранить дольше) обычного?

Оффбординг, в свою очередь, означает тщательную проработку всех деталей при уходе сотрудников: нужно отозвать доступ, сохранить или удалить данные в соответствии с политикой и на каждом шаге проверять соответствие требованиям. Упущенный почтовый ящик или скрытая папка могут обернуться проблемами на аудите или, что хуже, в ходе судебного разбирательства.

Мы пошагово разберём, как настроить политики удаления, исключения и индивидуальные рабочие процессы для ключевых сценариев Copilot. Вы также получите чек-лист лучших практик оффбординга, который поможет держать организацию в порядке, в соответствии с законом и готовой к любым следующим шагам.

Как настроить удаление данных и исключения из политик хранения

1. Определите пути данных Copilot: Перед настройкой удаления составьте карту того, где находятся данные Copilot: скрытые папки почтовых ящиков, чаты Teams, базы данных приложений или файлы, интегрированные с SharePoint. Используйте Purview и панели соответствия требованиям, чтобы не пропустить ни один путь к данным.
2. Настройте политики только удаления: Для сценариев, где хранение не требуется, настройте политики только удаления в Purview или через PowerShell. Задайте чёткие триггеры и сроки, например удаление запросов Copilot через 30 дней, если они не содержат регулируемых данных.
3. Примените режим «сохранить, а затем удалить»: В регулируемых отраслях сочетайте хранение и удаление: задайте обязательный срок хранения, а затем перечислите конкретные условия, при которых данные Copilot должны быть безвозвратно удалены. Убедитесь, что таймер-задания включены и автоматически запускают удаление по окончании срока хранения.
4. Используйте исключения из политик хранения: Когда меняются требования юридического или комплаенс-отдела, применяйте исключения из политик на уровне контейнера данных или пользователя. Исключение может приостановить удаление (с помощью юридического холда) или продлить хранение отдельных записей. Исключения видны в журналах аудита, что обеспечивает обоснованность ваших действий.
5. Отслеживайте процессы удаления: Используйте журналы активности и отчёты таймер-заданий, чтобы видеть, когда данные Copilot запланированы к удалению, и проверять, что удаление действительно происходит. Тестируйте политики, запуская задания проверки и выборочные аудиты, чтобы убедиться, что соблюдение требований — не просто теория.
6. Адаптация под особые сценарии Copilot: Для функций Copilot, интегрированных с несколькими сервисами, обеспечьте согласованность политик на всех соответствующих платформах (Exchange, Teams, SharePoint), чтобы избежать пробелов или конфликтов в хранении. Это ключевой шаг межплатформенного управления.
7. Пример на практике: Допустим, запросы Copilot уходящего руководителя ссылаются на конфиденциальные документы отдела кадров. Вы проверяете пути к данным, применяете необходимые юридические холды и ставите запросы в очередь на плановое удаление, используя политику «сохранить, затем удалить», чтобы замкнуть цикл и защитить организацию.

Стратегии оффбординга пользователей и хранения данных Copilot

• Политика хранения данных для уходящих сотрудников: Применяйте политики хранения (или удаления) к данным Copilot, связанным с учётными записями бывших сотрудников, и убедитесь, что почтовые ящики бывших сотрудников (включая скрытые папки) корректно помечены.
• Автоматический отзыв доступа: Используйте Entra ID или PowerShell, чтобы отключить и удалить доступ к рабочим нагрузкам Copilot при оффбординге, закрыв любые каналы случайного или умышленного раскрытия данных.
• Аудит и документирование действий при оффбординге: Ведите подробные журналы применения политик, удалений и отзыва доступа, чтобы защитить процесс при проверках регуляторов. Советы по защите гостевых и бывших учётных записей см. в этом руководстве по работе с гостевыми учётными записями M365.
• Юридически обоснованное ведение записей: Убедитесь, что все шаги оффбординга можно проверить, подтвердить и воспроизвести в качестве доказательств соответствия требованиям в случае судебного разбирательства или запроса субъекта данных на доступ.

Обработка данных Copilot и их использование для обучения ИИ

Вопрос, который волнует многих администраторов: куда попадают данные Copilot после нажатия «Enter» и используются ли они для обучения моделей ИИ Microsoft? Понимание технического подхода Copilot к обработке данных критически важно не только для соответствия требованиям, но и для конфиденциальности и доверия пользователей. Данные не просто обрабатываются и отбрасываются. Они могут попадать в журналы, скрытые папки и, в зависимости от политики, даже рассматриваться для будущего обучения ИИ, если не выполнены определённые меры защиты.

Microsoft балансирует между тем, чтобы Copilot учился и совершенствовался, и тем, чтобы пользовательские данные не использовались во вред и не попадали по ошибке в машинное обучение за пределами вашей организации. Действует надёжная система, которая включает дополнительную проверку в зависимости от уровня конфиденциальности данных, их происхождения или настроек согласия пользователя.

В следующих двух разделах мы разберём, как Copilot обрабатывает пользовательский ввод — от получения до защищённого хранения, — и опишем точные политики, которые Microsoft применяет, чтобы большая часть данных Copilot по умолчанию не попадала в пул для обучения ИИ. Администраторы также узнают об ответственных ограничениях ИИ, механизмах отказа от участия и о том, что процесс включения и исключения означает для реальных развёртываний.

Регуляторы с каждым годом всё больше внимания уделяют прозрачности ИИ и качеству данных для обучения моделей, поэтому понимание этих потоков — не просто техническая мелочь. Это ключ к защите вашей позиции в области ИИ, если вопросы о конфиденциальности (или аудиторы) когда-нибудь возникнут.

Технические подробности обработки данных Copilot

Copilot обрабатывает пользовательские запросы, получая введённый вами текст, извлекая связанный контекст из подключённых рабочих нагрузок и формируя результаты на защищённых серверах. Запросы пользователей и созданные ответы сохраняются как структурированные записи, часто в скрытых папках почтового ящика или в специальных базах данных — в зависимости от рабочей нагрузки Microsoft 365. Данные шифруются как при хранении, так и при передаче, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.

Логика хранения встроена в конвейер обработки данных. После создания запроса и ответа таймерные задания или механизмы политик определяют, как долго взаимодействие будет храниться, прежде чем оно будет удалено в соответствии с политикой хранения вашей организации. Сам Copilot не обрабатывает и не хранит данные за пределами авторизованных сред, чтобы соблюдались границы соответствия требованиям.

Политики в отношении данных для обучения ИИ и ограничений на использование данных

1. Исключение из обучения моделей ИИ по умолчанию: По умолчанию Copilot в Microsoft 365 не использует данные организации — запросы, ответы или контекст — для обучения общедоступных или общих моделей ИИ. Это защищает конфиденциальную деловую и личную информацию от повторного использования для улучшения моделей ИИ за пределами вашего клиента.
2. Обучение ИИ только при явном согласии: В рамках специальных программ или по исключению, заданному администратором, отдельные данные Copilot могут рассматриваться для улучшения ИИ, но только после получения явного согласия пользователя или организации. Баннеры согласия на участие и параметры политик делают этот процесс прозрачным и поддающимся аудиту.
3. Ответственные ограничения ИИ: Данные, помеченные как конфиденциальные или отмеченные высокими метками конфиденциальности, автоматически исключаются из любого пула для обучения, independently от индивидуальных настроек пользователя. Microsoft обеспечивает это сочетанием логики политик, технических средств контроля и аудитов соответствия требованиям.
4. Аудит и контроль использования данных: Администраторы могут просматривать журналы включения в обучение ИИ и статус отказа от участия для каждого пользователя или рабочей нагрузки. Отчёты помогают специалистам по соответствию требованиям при необходимости доказать, что конфиденциальные взаимодействия с Copilot никогда не покидали границ организации. Взгляд на ответственный ИИ с практической точки зрения — роль советов по управлению в управлении рисками ИИ.
5. Динамическая корректировка политик: Метки конфиденциальности, аналитика рисков и триггеры жизненного цикла могут автоматически определять, рассматриваются ли отдельные данные Copilot для обучения ИИ. Если роль пользователя меняется или данные переклассифицируются, политики хранения и включения в обучение ИИ могут адаптироваться на лету, поддерживая соответствие требованиям в меняющихся условиях.
6. Исключение из обучения сторонних моделей: Данные Copilot никогда не передаются сторонним платформам ИИ — например, ChatGPT Enterprise или внешним моделям Microsoft Foundry — если только не получено и не зафиксировано очень явное договорное согласие. По умолчанию большинство организаций никогда не увидят, чтобы их данные Copilot покидали защищённые облака Microsoft.
7. Непрерывный контроль политик: Советы по управлению и политики плоскости управления имеют решающее значение для мониторинга и обеспечения ответственного использования. Как подробно рассказано в этом руководстве по безопасному управлению ИИ, речь идёт не только о технической настройке, но и о постоянном анализе, разделении операционной и управляющей плоскостей и проактивном снижении рисков ИИ.

Часто задаваемые вопросы: Microsoft 365 Copilot и политики хранения

Какова связь между Microsoft 365 Copilot и политиками хранения?

Microsoft 365 Copilot использует содержимое, которое хранится в службах Microsoft 365, поэтому политики хранения и метки хранения, настроенные в Microsoft Purview, по-прежнему применяются к содержимому, доступному Copilot. Хранение для Copilot означает, что исходные элементы (электронные письма, файлы SharePoint, чаты Teams и взаимодействия с Copilot) по-прежнему подчиняются правилам хранения и удаления. Политика хранения настраивается и применяется через портал Microsoft Purview, чтобы соответствовать требованиям комплаенса и предотвращать нежелательную потерю данных.

Как политики хранения для Copilot влияют на чаты Teams и взаимодействия с Copilot?

Политики хранения для Teams могут распространяться на чаты Teams, каналы и записи собраний. Когда Copilot в Teams создает или сохраняет содержимое взаимодействий, оно подчиняется тем же политикам хранения для команд. Если политика настроена на сохранение с последующим удалением, связанное с Copilot содержимое будет сохраняться в течение срока хранения и удаляться по его окончании. Так обеспечивается соответствие требованиям и снижается избыточное хранение данных.

Как создать и настроить политику хранения для данных Copilot?

Чтобы создать политику хранения, перейдите на портал Microsoft Purview и создайте и настройте политики хранения для расположений, где находятся данные Microsoft 365 Copilot (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams). Используйте статические области действия политики или включите в них конкретные группы Microsoft 365 и почтовые ящики. Настройте действия политики (только сохранение или сохранение с последующим удалением), задайте сроки хранения и примените политику, когда будете готовы. Пошаговые инструкции см. в документации по хранению на Microsoft Learn.

Через какое время хранение начинает работать после применения политики?

Хранение начинает действовать сразу после публикации политики хранения, однако на практике применение может занять время: политикам может потребоваться до 24 часов или больше, чтобы полностью распространиться на все расположения. Срок хранения обычно начинается с момента создания или изменения элемента, в зависимости от настройки политики. Поэтому важно понимать, когда начинается срок хранения, и как в вашем клиенте взаимодействуют несколько параметров хранения (метки и политики).

Что происходит, если к одному и тому же содержимому Copilot применяются несколько политик хранения или меток?

Когда применяется несколько политик хранения, логика хранения Microsoft 365 выбирает самый строгий параметр, который сохраняет содержимое дольше всего. Если метка хранения применена к содержимому, а политика хранения также охватывает тот же элемент, приоритет обычно получают политики, которые сохраняют данные дольше или запрещают удаление. Конфликты политик можно просмотреть на портале Microsoft Purview, чтобы убедиться в нужном результате для содержимого Copilot. Сведения о том, как спланировать одну политику хранения или сценарии с несколькими политиками, см. в документации по политикам хранения для Microsoft 365.

Может ли Copilot получать доступ к содержимому, на которое распространяется удерживание для хранения или litigation hold?

Да, Copilot может использовать содержимое для генерации ответов и суммаризации, если у пользователя есть разрешение на доступ к нему. Однако удержание (retention hold) и litigation hold предотвращают удаление и сохраняют содержимое на месте. Удержания отделены от политик хранения и входят в средства безопасности и комплаенса Microsoft 365. Если содержимое находится под политикой хранения или юридическим удержанием, оно остается доступным для соблюдения требований комплаенса и не будет удалено действиями политики хранения.

Как политики хранения и предотвращение утечки данных (DLP) работают вместе с Copilot?

Политики хранения отвечают за сохранение или удаление содержимого в соответствии с правилами комплаенса, а предотвращение потери данных и средства контроля утечки данных защищают от раскрытия конфиденциальной информации. Для Copilot и приложений ИИ сочетайте политики хранения для данных Microsoft 365 Copilot с политиками DLP, чтобы снизить риски утраты данных: настройте правила DLP для чатов Teams и взаимодействий с Copilot, ограничьте общий доступ и отслеживайте использование Copilot. Используйте Copilot Studio и средства управления, чтобы ограничить данные, которые Copilot может обрабатывать, и обеспечить выполнение требований комплаенса.

Где администраторы могут узнать о хранении для Copilot и проверить настройку политик?

Администраторам стоит изучить документацию Microsoft Learn и портал Microsoft Purview, чтобы разобраться в политиках хранения, хранении и удалении, а также в особенностях расположения политик хранения. На портале Purview можно создать политику хранения, проверить, что она настроена правильно, посмотреть, на какие элементы распространяется хранение, и отслеживать развертывание политики. Для рекомендаций, специфичных для Copilot, обратитесь к документации по copilot for Microsoft 365 и Copilot Studio, чтобы понять, как обрабатываются данные Microsoft 365 Copilot и как политики хранения для Copilot встраиваются в существующие процессы соответствия требованиям.