Ускорьте работу бизнеса: сила многоэтапных согласований на основе ИИ

By Mirko Peters · 2026-08-28

Добро пожаловать обратно в блог подкаста! Если вам когда-либо приходилось застревать в организационных заторах, ждать дни или даже недели простого одобрения, вы не одиноки. Традиционные бизнес-процессы часто тормозят из-за ручных узких мест, жёсткого графика работы и медленных цепочек коммуникации. Но что, если сократить эти длинные многоэтапные процессы согласования с дней до считаных секунд? В э

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Добро пожаловать обратно в блог подкаста! Если вам когда-либо приходилось застревать в организационных заторах, ждать дни или даже недели простого одобрения, вы не одиноки. Традиционные бизнес-процессы часто тормозят из-за ручных узких мест, жёсткого графика работы и медленных цепочек коммуникации. Но что, если сократить эти длинные многоэтапные процессы согласования с дней до считаных секунд? В этом посте мы подробно разберём всё, что нужно знать о преобразовании бизнес-процессов с помощью Microsoft Copilot Studio. Давайте разберёмся, как автоматизированное принятие решений на основе ИИ может устранить административные задержки и при этом сохранить необходимое соответствие внутренним требованиям организации.

Что такое многоэтапные согласования?

Многоэтапные согласования — это структурированный процесс, в котором запросы проходят оценку несколькими заинтересованными сторонами до получения окончательного разрешения. Такой подход важен для бизнес-процессов, поскольку обеспечивает тщательную проверку и подотчётность. Привлекая разные уровни управления, организации могут снижать риски, связанные с принятием решений.

Важность согласований

Значение согласований трудно переоценить. Они служат защитой от несанкционированных действий и обеспечивают соблюдение политик организации. Вот несколько ключевых причин, по которым многоэтапные согласования необходимы:

• Снижение рисков: привлечение нескольких согласующих помогает на раннем этапе выявлять потенциальные проблемы.
• Повышение подотчётности: каждый этап согласования закрепляет ответственность, что упрощает отслеживание решений.
• Улучшение соответствия требованиям: многоэтапные процессы обеспечивают соблюдение нормативных требований и внутренних политик.

Однако традиционные процессы согласования часто сталкиваются с проблемами, которые снижают эффективность. Типичные проблемы включают:

• Недостаточный контроль версий: организации с трудом поддерживают видимость и отслеживают изменения, что может приводить к ошибкам.
• Отсутствие стандартизированных шаблонов: без чётких правил возникают расхождения, которые вызывают задержки.
• Проблемы коммуникации и совместной работы: зависимость от электронной почты может приводить к недопониманию и влиять на точность процесса согласования.
• Ручные процессы: бумажные процессы замедляют сроки выполнения и усложняют совместную работу.

Типичные сценарии использования

Многоэтапные согласования важны в самых разных бизнес-сценариях. Вот некоторые частые ситуации, в которых они играют ключевую роль:

Автоматизируя многоэтапные согласования, вы можете упростить эти процессы, сократить задержки и повысить общую эффективность. Интеграция ИИ в процессы согласования позволяет принимать решения быстрее, сохраняя необходимый контроль.

Возможности Microsoft Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio предлагает инновационные возможности, которые существенно улучшают процесс многоэтапного согласования. Благодаря интеграции передовых технологий он упрощает рабочие процессы и повышает эффективность принятия решений.

Принятие решений на основе ИИ

Принятие решений на основе ИИ — ключевая функция Microsoft Copilot Studio. Она позволяет системе оценивать запросы по заранее заданным бизнес-правилам и критериям. Вот как это улучшает процесс согласования:

• Согласованность: ИИ обеспечивает согласованность решений, следуя установленным правилам.
• Глубокий анализ: ИИ анализирует неструктурированные данные и сложные документы, применяя изощрённую логику для повышения качества решений.
• Скорость: Автоматизация снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, и ускоряет процесс согласования, позволяя принимать решения быстрее и эффективнее.

С помощью ИИ-согласований запросы обрабатываются за считанные секунды, круглосуточно. Это не только повышает скорость, но и увеличивает производительность сотрудников, автоматизируя повторяющиеся решения. Определив критерии принятия решений и предоставив необходимые входные данные, вы позволяете ИИ принимать обоснованные решения, соответствующие целям вашей организации.

Настраиваемые рабочие процессы

Microsoft Copilot Studio также отлично справляется с настраиваемыми рабочими процессами, адаптированными под ваши конкретные потребности. Эта гибкость позволяет проектировать процессы согласования для различных сценариев. Вот некоторые ключевые возможности:

Настраиваемые рабочие процессы можно применять в различных контекстах, например:

• Согласование возмещения расходов: автоматическое одобрение или отклонение заявок на основе пороговых значений политики.
• Согласование заказов на закупку: одобрение запросов, соответствующих требованиям бюджета и поставщика.
• Согласование поставщиков: принятие или отклонение заявок на основе стандартов соответствия требованиям.
• Согласование обработки счетов-фактур: проверка счетов-фактур при наличии полной документации.

Эти возможности позволяют создать надёжную систему согласования, которая повышает уровень соответствия требованиям и возможности аудита. Используя возможности Microsoft Copilot Studio, вы можете по-новому организовать процесс согласований внутри вашей организации.

Настройка многоэтапных процессов согласования

Настройка многоэтапных процессов согласования в Microsoft Copilot Studio необходима для оптимизации процессов согласования в вашей организации. В этом разделе приведено пошаговое руководство по эффективной настройке таких процессов.

Этапы настройки

Чтобы создать многоэтапный процесс согласования, выполните следующие действия:

1. В модальном окне выберите Создать и в раскрывающемся списке выберите Ручной этап. В средстве просмотра согласований появится одна плитка.
2. В правой части диалогового окна выберите нужный тип согласования. Ознакомьтесь с доступными типами согласований и их особенностями, чтобы понять, как они работают.
3. Настройте необходимые поля, включая Название, Назначено и Подробности.
4. Чтобы добавить этап ИИ, нажмите кнопку плюс «+» над созданным ручным этапом.
5. Выберите Этап ИИ в раскрывающемся списке. Плитка этапа ИИ появится в средстве просмотра согласований.
6. В области Инструкции напишите инструкции и критерии для этапа ИИ.
7. Если вы хотите, чтобы этап ИИ использовал входные данные, нажмите на клавиатуре «/» или выберите Добавить содержимое в том месте инструкций, где нужны эти данные.
8. В средстве выбора модели выберите модель ИИ, которую хотите использовать для принятия решения о согласовании.
9. Нажмите Тест, чтобы оценить инструкции, и подождите несколько секунд.
10. В области Решение согласования просмотрите результат теста и обоснование решения.
11. Настройте раздел Следующий шаг на основе решения, чтобы направлять согласование в соответствии с решением этапа ИИ.
12. Чтобы добавить условие, нажмите + в средстве просмотра многоэтапного процесса между двумя этапами и настройте условные выражения.

Выполнив эти шаги, вы сможете эффективно автоматизировать многоэтапные согласования и обеспечить более плавный рабочий процесс.

Определение этапов согласования

Определение этапов согласования имеет решающее значение для ясности и эффективности вашего рабочего процесса. Каждый этап должен представлять определённый уровень полномочий или экспертизы. Вот несколько рекомендаций, которые стоит учитывать:

• Обеспечьте человеческий контроль, чтобы гарантировать подотчётность.
• Проверяйте систему на разнообразных примерах, чтобы подтвердить её корректную работу.
• Избегайте расплывчатых критериев, чтобы сохранять ясность.
• Регулярно уточняйте промпты, чтобы они оставались актуальными.

Эти рекомендации помогут вам создать надёжную систему согласования, которая повышает уровень соответствия требованиям и возможности аудита.

Настройка критериев

Чёткие критерии для каждого этапа согласования имеют огромное значение. Они обеспечивают единообразие и прозрачность решений. При определении критериев учитывайте следующее:

• Задайте низкую температуру, чтобы решения ИИ были последовательными.
• Выберите подходящую модель для ваших сценариев согласования.
• Обеспечьте человеческий контроль для критически важных решений.
• Регулярно обновляйте критерии на основе обратной связи.

Определяя точные критерии, вы повышаете эффективность многоэтапного процесса согласования.

Использование шаблонов

Использование шаблонов может значительно ускорить настройку рабочих процессов согласования. Microsoft Copilot Studio предлагает готовые шаблоны, которые можно адаптировать под свои задачи. Вот как извлечь из них максимальную пользу:

• Выберите шаблон: выберите шаблон, который наиболее точно соответствует вашему сценарию согласования, например обработке счетов или управлению договорами.
• Настройте поля: измените поля шаблона в соответствии с требованиями вашей организации.
• Протестируйте рабочий процесс: перед развёртыванием проверьте, что рабочий процесс соответствует вашим ожиданиям.

Использование шаблонов не только экономит время, но и помогает поддерживать единообразие в ваших процессах согласования.

Усиление принятия решений с помощью ИИ

Аналитика на основе ИИ

ИИ играет ключевую роль в повышении качества решений в процессе согласования. С Microsoft Copilot Studio вы получаете доступ к практичным сведениям, которые упрощают рабочие процессы. Вот как ИИ повышает эффективность:

• Отчётность в реальном времени: вы можете создавать и получать отчёты прямо в рабочем процессе. Эта функция делает информацию легкодоступной, что позволяет быстро принимать обоснованные решения.
• Персонализированное взаимодействие: система позволяет взаимодействовать с ИИ на основе вашей экспертизы. Вы можете задавать релевантные вопросы своими словами, что даёт более персонализированные результаты.
• Инсайты GraphRAG: интеграция с такими инструментами, как MCP-сервер на основе открытых стандартов, обеспечивает инсайты GraphRAG. Это дополнительно поддерживает процесс принятия решений при согласовании.

Используя эти аналитические данные, вы можете эффективно автоматизировать многоэтапное согласование, обеспечивая высокую производительность вашей организации.

Обработка исключений

Хотя ИИ существенно усиливает принятие решений, контроль со стороны человека остаётся критически важным, особенно в сложных сценариях. Вот как обеспечить контроль качества в согласованиях на основе ИИ:

• Контроль качества: человеческий контроль помогает сохранять надлежащее суждение в сложных ситуациях. Вы можете использовать функцию Request for Information (RFI), которая позволяет автоматизированным рабочим процессам приостанавливаться и запрашивать мнение проверяющих людей в ключевых точках принятия решений.
• Многоэтапное согласование: этот подход сочетает проверки человеком и ИИ. Вы можете автоматизировать обработку рутинных запросов, а сложные решения передавать специалистам с необходимой экспертизой. Такое сочетание ускоряет циклы согласования и поддерживает соответствие внутренним политикам организации.
• Будущие тенденции: По мере развития ИИ стоит ожидать более глубокой интеграции возможностей ИИ в бизнес-процессы. Copilot Studio позиционируется как трансформационная платформа, которая адаптируется к быстро меняющемуся ландшафту ИИ. Это развитие поможет вам принимать стратегические решения с еще большей уверенностью.

Лучшие практики для согласований

Оптимизация коммуникации

Эффективная коммуникация имеет решающее значение для оптимизации многоэтапных процессов согласования. Повысить эффективность коммуникации можно с помощью нескольких стратегий:

• Системы уведомлений: Информируйте заинтересованные стороны о статусе согласования и сроках. Это предотвращает застой и гарантирует, что все находятся в одном информационном поле.
• Механизмы контроля версий: Убедитесь, что все участники работают с последней версией документа. Это снижает путаницу и минимизирует ошибки в ходе согласования.
• Четкие протоколы коммуникации: Определите роли и зоны ответственности. Такая ясность упрощает процесс согласования и помогает избежать недопонимания.
• Стратегии условной маршрутизации: Автоматически направляйте документы в соответствии с заданными критериями. Это повышает эффективность, гарантируя, что согласования попадают к нужным людям без лишних задержек.
• Технологические решения: Используйте современные платформы управления рабочими процессами. Такие инструменты облегчают совместную работу и взаимодействие между членами команды.

Применяя эти стратегии, вы можете существенно улучшить движение информации в ходе многоэтапных согласований, что приводит к более быстрому принятию решений и росту производительности сотрудников.

Регулярный анализ процессов

Регулярный анализ процессов необходим для поддержания эффективности многоэтапных рабочих процессов согласования. Рекомендуется проводить такие проверки периодически, желательно после завершения каждого результата. Эта практика позволяет выявлять области для улучшения и гарантировать, что ваши процессы согласования остаются эффективными. Вот некоторые типичные ошибки, на которые стоит обращать внимание во время таких проверок:

Недостаточная коммуникация с регулирующими органами может привести к значительным задержкам в процессе согласования. Кроме того, отсутствие тщательной оценки рисков может повлечь непредвиденные осложнения на этапах коммерциализации. Регулярные проверки помогают опережать эти проблемы и поддерживать гибкость рабочих процессов в соответствии с меняющимися потребностями.

Инвестиции в обучение команды также имеют решающее значение. Специализированные программы обучения могут повысить квалификацию сотрудников в работе с согласовательными процессами в Microsoft Copilot Studio. Такие курсы, как Microsoft Power Platform Certification Training, дают практические знания об автоматизации и лучших практиках управления. Это обучение готовит команду к проектированию и управлению корпоративными решениями на базе Copilot, что в итоге приводит к более эффективным согласованиям.

Внедрение Microsoft Copilot Studio в процессы согласования даёт множество преимуществ. Автоматизируя многоэтапные согласования, вы можете значительно сократить время обработки, превращая дни ожидания в считанные секунды. Такая эффективность позволяет сосредоточиться на стратегических задачах, пока согласования на базе ИИ берут на себя рутинные решения.

Рассмотрите следующие преимущества:

• Расширенные согласования повышают скорость принятия решений.
• Автоматизация снижает объем ручной работы и поддерживает асинхронные рабочие процессы.
• Организации отмечают повышение операционной эффективности и удовлетворенности сотрудников.

Используйте эти стратегии, чтобы упростить процессы согласования и дать своей команде возможность принимать более быстрые и обоснованные решения. Чтобы увидеть все эти концепции в действии, обязательно послушайте наш отдельный выпуск: Automate Multi-Stage Approvals in Copilot Studio!

Часто задаваемые вопросы

Что такое Microsoft Copilot Studio?

Microsoft Copilot Studio — это инструмент автоматизации, который упрощает многоэтапные согласования. Он использует ИИ для оценки запросов, что обеспечивает более быстрые и точные решения.

Как ИИ улучшает процесс согласования?

ИИ улучшает процесс согласования, обеспечивая единообразную оценку и ускоряя принятие решений. Он обрабатывает рутинные согласования, позволяя вам сосредоточиться на более сложных задачах.

Можно ли настроить рабочие процессы согласования?

Да, вы можете настраивать рабочие процессы согласования в Microsoft Copilot Studio. Такая гибкость позволяет адаптировать процессы под различные сценарии, например согласование счетов.

Какие типы согласований можно автоматизировать?

Вы можете автоматизировать различные согласования, включая финансовые решения, управление контрактами и обработку счетов. Такая автоматизация сокращает задержки и повышает эффективность.

Как задать критерии для согласований?

Чтобы задать критерии согласования, определите чёткие правила для каждого этапа. Это обеспечивает единообразие решений и помогает соблюдать политики организации в области соответствия требованиям.

Нужен ли человеческий контроль при согласованиях на основе ИИ?

Да, человеческий контроль необходим для сложных решений. Пока ИИ обрабатывает рутинные согласования, люди-проверяющие обеспечивают контроль качества и разбирают нестандартные случаи.

Как отслеживать процесс согласования?

Microsoft Copilot Studio фиксирует каждое решение, принятое в ходе согласования. Эти журналы доступны для обеспечения прозрачности и целей аудита.

Какие преимущества дает использование Microsoft Copilot Studio?

Использование Microsoft Copilot Studio дает такие преимущества, как сокращение времени обработки, улучшение соответствия требованиям и повышение операционной эффективности. Он превращает процессы согласования в упорядоченные, оптимизированные процедуры.