Three-Way-Matching in Dynamics 365 Supply Chain Management einrichten

Von Mirko Peters · 2026-08-21

Erfahren Sie, wie Three-Way-Matching in Dynamics 365 Supply Chain Management die Rechnungsprüfung automatisiert, Überzahlungen verhindert und Ihren Procure-to-Pay-Prozess absichert.

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Three-Way-Matching in Dynamics 365 Supply Chain Management ist ein automatisierter Prüfprozess, der Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung abgleicht. Diese finanzielle Kontrolle verhindert Überzahlungen, indem Mengen und Preise geprüft werden, bevor die Kreditorenbuchhaltung eine Rechnung zur Zahlung freigibt. Manuelle Abstimmungsfehler werden so vermieden.

Das Wichtigste in Kürze

• Three-Way-Matching verknüpft Bestellungen, Wareneingänge und Lieferantenrechnungen zu einer einzigen, nachvollziehbaren Transaktionskette.
• Dynamics 365 markiert Abweichungen bei Preisen, Mengen oder unerwarteten Positionen automatisch, bevor die Zahlung freigegeben wird.
• Teillieferungen werden exakt erfasst. So werden Rechnungen nur mit den tatsächlich eingetroffenen oder erbrachten Leistungen abgeglichen.
• Die automatisierte Rechnungsprüfung reduziert die manuelle Dateneingabe deutlich und verringert das Risiko doppelter Zahlungen an Lieferanten.
• Auffällige Abweichungen lösen kontrollierte Prüfworkflows aus, statt den gesamten Kreditorenprozess zu blockieren.

Die Mechanik des Three-Way-Matching in Dynamics 365

Ohne ein integriertes ERP-System führt die Kreditorenbuchhaltung oft zu isolierten finanziellen Blindspots. Lieferantenrechnungen treffen Wochen vor den Lieferscheinen ein, oder Teams buchen Rechnungen, ohne zu prüfen, ob das Lager die Ware tatsächlich erhalten hat. Dynamics 365 Supply Chain Management löst dieses Problem, indem Einkaufsdaten eng mit den Finanzbüchern verknüpft werden.

Im Kern stützt sich das Matching auf drei eigenständige Belege, die während des gesamten Source-to-Pay-Prozesses entstehen. Durch die gleichzeitige Prüfung dieser Datensätze lückenlose Nachweiskette für jeden Euro, der für direkte und indirekte Güter ausgegeben wird.

Die drei zentralen Belege

Um zu verstehen, wie das Matching innerhalb des Microsoft-Ökosystems funktioniert, sollten Sie die Rolle jedes einzelnen Belegs kennen:

• Bestellung (Purchase Order, PO): Die verbindliche Bestellung an den Lieferanten mit genehmigten Mengen, vereinbarten Stückpreisen, Lieferbedingungen und Zahlungsplänen.
• Wareneingang (Product Receipt): Der operative Beleg, den Lagermitarbeitende oder Servicemanager buchen. Er bestätigt die exakt gelieferten physischen Artikel oder erbrachten Dienstleistungen.
• Lieferantenrechnung (Vendor Invoice): Die Zahlungsaufforderung des Lieferanten, die im Modul Kreditorenbuchhaltung zum Abgleich eingeht.

So führt Dynamics 365 die Prüfung durch

Wenn eine Rechnung eines Lieferanten eintrifft, wird sie im Arbeitsbereich Kreditorenbuchhaltung in Dynamics 365 erfasst. Anstatt Buchhaltungsmitarbeitende Papierbelege manuell abgleichen zu lassen, startet das System eine automatische Prüfung gegen die zugrunde liegende Bestellung und den Wareneingang.

Stellen Sie sich vor, Ihr Lager bestellt 20 Schutzhelme zu einem festen Stückpreis. Der Versanddienstleister liefert in der ersten Lieferung jedoch nur 10 Helme. Das Lagerteam bucht einen Wareneingang über 10 Helme, sodass die restlichen 10 Positionen in der Bestellung offen bleiben. Wenn der Lieferant Ihrem Unternehmen irrtümlich sofort alle 20 Helme in Rechnung stellt, erkennt Dynamics 365 die Abweichung zwischen der eingegangenen und der abgerechneten Menge. Das System hält die Rechnung automatisch zurück und informiert die Kreditorenbuchhaltung über die Differenz, noch bevor Geld das Unternehmen verlässt.

Umgang mit Preis- und Nebenkostenabweichungen

Mengenabweichungen sind nur ein Teil des Problems. Auch Preisstrukturen können im Source-to-Pay-Prozess für Reibung sorgen. Handelsvereinbarungen, Einkaufsvereinbarungen und ausgehandelte Rabatte, die in der Beschaffungsphase festgelegt wurden, werden direkt in Dynamics 365 gespeichert. Gibt eine Rechnung einen höheren Stückpreis an als in der bestätigten Bestellung vereinbart, kennzeichnet die Abgleich-Engine die Preisabweichung.

Zusätzliche Kosten wie Fracht, Bearbeitungsgebühren und Verwaltungsgebühren können außerdem Bestellpositionen zugeordnet werden. Erscheinen nicht genehmigte Gebühren auf einer Rechnung, isoliert das System die betroffene Rechnungsposition und sorgt so für durchgängige finanzielle Transparenz.

Ausnahmen und Workflow-Weiterleitung verwalten

Ein automatisiertes Abgleichsystem ist nur so gut wie seine Ausnahmebehandlung. Wenn Abweichungen auftreten, kann es sich ein Unternehmen nicht leisten, die gesamte Kreditorenbuchhaltung zum Stillstand zu bringen. Dynamics 365 ermöglicht Administratoren, Toleranzgrenzen für Preise und Mengen zu konfigurieren.

Geringfügige Abweichungen unterhalb einer akzeptablen Wertgrenze können so eingestellt werden, dass sie automatisch passieren. Das erspart Mitarbeitenden die Prüfung von Cent-Differenzen. Erhebliche Abweichungen lösen dagegen automatisierte Prüf-Workflows aus. Das System leitet die betroffene Rechnung an den ursprünglichen Besteller, den Budgetverantwortlichen der Abteilung oder den Einkaufsleiter weiter, der die ursprüngliche Bedarfsanforderung genehmigt hat. So bleibt die Verantwortung bei der Geschäftseinheit, die den Einkauf veranlasst hat. Die Buchhaltung muss nicht raten, was hinter einem Abrechnungsfehler des Lieferanten steckt.

Fazit

Eine konsequente Dreiwege-Abstimmung in Dynamics 365 Supply Chain Management macht die Kreditorenbuchhaltung von einer reaktiven Bearbeitungsabteilung zu einer aktiven Finanzkontrollstelle. Indem Bestellungen, Wareneingänge und Lieferantenrechnungen in einem durchgängig prüfbaren Workflow zusammengeführt werden, schützen Unternehmen ihr Ergebnis, vermeiden Doppelzahlungen und behalten im gesamten Source-to-Pay-Prozess volle Transparenz.

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Häufige Fragen

Was ist Dreiwege-Abstimmung in Dynamics 365?

Die Dreiwege-Abstimmung ist ein automatisierter Prüfprozess in Dynamics 365, der Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung vergleicht, damit Mengen und Preise übereinstimmen, bevor die Zahlung freigegeben wird.

Was passiert, wenn eine Lieferantenrechnung nicht mit dem Wareneingang übereinstimmt?

Dynamics 365 kennzeichnet die Abweichung und setzt die Rechnung in die Abstimmungssperre. Dadurch wird die Zahlung verhindert, und die Ausnahme wird über einen konfigurierten Workflow zur Prüfung und Klärung weitergeleitet.

Lassen sich die Abstimmungstoleranzen für geringfügige Preisdifferenzen anpassen?

Ja, Administratoren können zulässige prozentuale oder feste Toleranzen für Abweichungen festlegen. So fallen kleinere Differenzen innerhalb der akzeptablen Grenzen, ohne dass ein manueller Eingriff nötig ist.

Wie geht die Dreiwege-Abstimmung mit Dienstleistungen ohne physische Lieferung um?

Bei nicht physischen Käufen wie Beratung oder Reparaturen können Unternehmen einen Dienstleistungseingang buchen oder direkt zur Rechnungsabstimmung übergehen, sobald bestätigt ist, dass die vereinbarte Leistung erfolgreich erbracht wurde.