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Blog · Mirko Peters

Aufbewahrungsbezeichnung funktioniert nicht

Von · · Aktualisiert

Fehlerbehebung bei einer Aufbewahrungsbezeichnung in Microsoft 365, die nicht funktioniert: Prüfung von Veröffentlichung, Geltungsbereich, Priorität, Speicherorten, Berechtigungen und Zeitpunkt der Richtlinie.

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Cover: Fix Microsoft 365 Compliance Drift Beyond Green Dashboards

Wenn Sie sich die Haare raufen, weil Aufbewahrungsbezeichnungen in Microsoft 365 nicht funktionieren, sind Sie nicht allein. Ob Dokumente nicht gekennzeichnet werden oder Richtlinien nicht tun, was sie versprechen: Diese Probleme können Compliance, Nachweisführung und sogar Ihr nächstes Audit gefährden. Dieser Leitfaden zeigt, warum Aufbewahrungsbezeichnungen nicht wie vorgesehen arbeiten, wer davon betroffen ist und vor allem, was Sie dagegen tun können. Sie finden einfache Schritte, um das Problem zu erkennen und zu beheben, und halten so Ihre Data Governance in Microsoft 365 reibungslos am Laufen. Bringen wir die Probleme unter Kontrolle und ersparen wir Ihrer Organisation einige Kopfschmerzen.

Einführung: Probleme mit der Aufbewahrung in Microsoft 365

Aufbewahrungsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien spielen eine zentrale Rolle im Lebenszyklusmanagement von Daten in Microsoft 365. Sie helfen Organisationen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sensible Informationen zu schützen und festzulegen, wie lange Inhalte erhalten bleiben. Wenn diese Kontrollen nicht funktionieren, ist die Frustration schnell groß, besonders für Admins an der vordersten Compliance-Front.

Probleme in Office 365 und Microsoft 365 können besonders ärgerlich sein, weil bei diesen Richtlinien so viel auf dem Spiel steht. Wenn Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen nicht richtig arbeiten, droht ein Compliance-Albtraum: fehlende Datensätze, fehlgeschlagene Legal Holds oder Daten, die zu früh verschwinden. Solche Fehler erschweren es Unternehmen erheblich, auditbereit zu bleiben oder Datensätze ordnungsgemäß zu verwalten.

Häufige Probleme reichen von fehlenden oder falsch angewendeten Bezeichnungen bis hin zu Richtlinien, die nicht auslösen, wenn sie es sollten. Manchmal liegt die Ursache in einer Konfigurationsdrift: Unbemerkte Änderungen brechen die sorgfältig erstellten Regeln. Ein anderes Mal steckt ein Ausfall im Security & Compliance Center (SCC) oder im Backend dahinter. Wenn Sie tiefer in diese verborgenen Compliance-Risiken einsteigen möchten, lohnt sich diese Folge, die erklärt, warum Compliance-Tools manchmal nur tiefer liegende Probleme verdecken.

Governance in Microsoft 365 entsteht auch nicht von selbst. Nur weil Kontrollen vorhanden sind, erhalten Sie keine kostenlose, narrensichere Datenverwaltung. Es gibt mehrere Ebenen: Menschen, Prozesse und Technik sind alle wichtig, wie in diesem Überblick, der die Governance-„Illusion“ in M365 entlarvt, beschrieben wird. Denken Sie daher bei der Fehlersuche und den Korrekturen daran: Probleme mit der Aufbewahrung sind nicht immer offensichtlich, lassen sich aber mit der richtigen Kombination aus Werkzeugen und einem disziplinierten Vorgehen lösen.

Typische Symptome bei Problemen mit Aufbewahrungsbezeichnungen

  1. Bezeichnungen werden nicht angezeigt oder verschwinden: Manchmal verschwinden Aufbewahrungsbezeichnungen aus der Benutzeroberfläche, oder Benutzer berichten, dass sie beim Speichern von Dateien oder E-Mails nicht die erwarteten Auswahlmöglichkeiten sehen. Das deutet oft auf Probleme bei der Bereitstellung, der Synchronisierung oder den Berechtigungen hin.
  2. Inhalte werden nicht automatisch gekennzeichnet: Dokumente, E-Mails oder Chatnachrichten, die automatisch bezeichnet werden sollten, bleiben unmarkiert. Das untergräbt die Compliance-Zusagen und erschwert Audits.
  3. Aufbewahrungsaktionen werden nicht ausgelöst: Elemente, die nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist hätten gelöscht oder geschützt werden sollen, bleiben bestehen. Umgekehrt können Benutzer Inhalte löschen, die eigentlich aufbewahrt bzw. gesperrt sein müssten.
  4. Fehlermeldungen beim Anwenden von Bezeichnungen: Benutzer erhalten unklare Meldungen wie „Etwas ist schiefgelaufen“ oder „Zugriff verweigert“, wenn sie Bezeichnungen zuweisen oder ändern möchten.
  5. Berichte und Audits sind nicht synchron: Admin-Berichte oder Dashboards im Compliance Center zeigen einen Bezeichnungsstatus an, der nicht dem tatsächlichen Stand im Arbeitsbereich, auf der Website oder im Postfach entspricht.

Fehlerbehebung bei häufigen Fehlern in Aufbewahrungsrichtlinien

Bei Aufbewahrungsproblemen in Microsoft 365 geht es nicht nur darum, zu erkennen, dass etwas nicht stimmt, sondern oft darum, ein Geflecht aus Fehlermeldungen und Eigenheiten im Backend zu entwirren. Fehler bei Aufbewahrungsrichtlinien treten meist an drei kritischen Punkten auf: bei der Konfiguration einer Richtlinie, wenn sie auf Daten angewendet wird, und bei der Prüfung oder Auditierung dessen, was passiert ist.

Dieser Abschnitt führt Sie durch die häufigsten Fehler, denen Sie im Microsoft Purview-Portal oder bei der Administration begegnen. Jeder hat eine andere zugrunde liegende Ursache, etwa eine unterbrochene Verbindung, eine mehrdeutige Website oder einen Hintergrundprozess, der ins Stocken gerät. Manche Fehler gehören praktisch zur Cloud: Die Meldung „Something went wrong“ ist für jeden, der Aufbewahrung in großem Umfang verwaltet, nahezu ein Initiationsritus.

Beim Durcharbeiten der Unterabschnitte erhalten Sie nicht nur eine Vorstellung davon, was diese Fehler bedeuten, sondern auch, wie Sie systematisch an sie herangehen. Manche Lösungen sind schnell umgesetzt, etwa das Korrigieren eines Speicherorts oder das Entsperren einer Website. Andere erfordern etwas mehr Analyse, von Berechtigungen bis zu Verzögerungen bei der Verteilung von Richtlinien. Auch wenn jeder Fehler anders aussieht, brauchen alle Aufmerksamkeit, damit Ihre Compliance- und Governance-Ziele nicht danebenliegen.

Sehen wir uns jedes Szenario im Detail an, damit Sie diese Richtlinienprobleme erkennen, diagnostizieren und lösen können, bevor sie zu größeren Problemen für Ihr Unternehmen oder Ihr Compliance-Team werden.

Diagnose des Fehlers „Something went wrong“

  1. Was ihn auslöst: Die Meldung „Something went wrong“ erscheint häufig, wenn Sie in Purview oder im Microsoft 365-Compliancecenter eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ändern oder veröffentlichen möchten. Manchmal ist das einfach die Art des Systems, zu sagen, dass es nicht sagen kann oder will, was tatsächlich passiert ist.

Behebung von Fehlern, bei denen der Standort mehrdeutig oder nicht gefunden wird

  1. Wann das passiert: Sie erhalten die Fehlermeldung, dass der Standort mehrdeutig ist oder nicht gefunden wurde, wenn Sie eine Website, ein Postfach oder eine Gruppe für eine Aufbewahrung ansprechen oder Compliance-Suchen ausführen.

Behebung von Richtlinienproblemen bei gesperrten Websites oder ausstehender Löschung

  1. Typische Symptome: Die Meldungen „Website ist gesperrt“ oder „Richtlinie hängt in der ausstehenden Löschung fest“ erscheinen in Purview oder im SharePoint Admin Center, besonders beim Anwenden oder Löschen von Aufbewahrungsrichtlinien.

Fehlerbehebung bei Verarbeitungsfehlern in Aufbewahrungsrichtlinien

  1. Symptome: Fehlermeldungen wie „We can’t process your policy“ oder Richtlinien, die dauerhaft im Status „Wird noch verarbeitet“ hängen bleiben.

Behebung von Fehlern bei Speicherungssperren und anderen Zugriffsfehlern

  1. Das Problem: Meldungen wie „Hier kann keine Sperre angewendet werden“ oder „Es ist ein Problem aufgetreten“ bedeuten meist, dass die Sperr- oder Aufbewahrungseinstellungen nicht übernommen werden. Die Ursache liegt häufig in fehlenden Berechtigungen oder mangelnder Berechtigung zur Nutzung.

Ursachen und Lösungen bei Fehlern mit Aufbewahrungsbezeichnungen

Hinter jedem Fehler mit einer Aufbewahrungsbezeichnung steckt eine Ursache. Manchmal ist sie technischer Natur, manchmal liegt es an fehlenden Prozessschritten und manchmal an externen Faktoren wie der Zuverlässigkeit der Microsoft-Dienste. Bevor Sie zu Lösungen greifen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und systematisch analysieren, was tatsächlich schiefläuft. Liegt es an der Einrichtung, an einem Berechtigungsproblem oder an einem ungewöhnlichen Ereignis im Backend?

Die nächsten beiden Abschnitte helfen Ihnen, beide Seiten genauer zu betrachten. Zunächst erhalten Sie einen Überblick über mögliche Fehlerquellen: wo die Einrichtung aus dem Ruder läuft, wie Ausfälle oder Probleme mit Azure AD entstehen und wie eine Abweichung zwischen Datenspeicherorten und Umfängen der Aufbewahrungsrichtlinien für Chaos sorgt. Außerdem sehen Sie, wie Faktoren wie Geo-Replikation auf Mandantenebene, Systemverfügbarkeit oder neue Konfigurationsabweichungen selbst gut vorbereitete Administratoren in Fallen laufen lassen können.

Anschließend gehen wir eine praxisnahe Schritt-für-Schritt-Checkliste durch, mit der Sie wieder arbeitsfähig werden. Betrachten Sie sie als Ihre Grundlage, die Sie abarbeiten, bevor Sie das Problem an Microsoft eskalieren. Ob Konfigurationen neu ausgerichtet, Bezeichnungen erneut angewendet, Berechtigungen überprüft werden oder einfach Geduld gefragt ist, während Hintergrundaufträge aufholen: Diese Schritte sollen Ihre Ursache mit konkreten Lösungen verbinden. Schauen wir uns das Problem also im Detail an und beginnen mit der Stabilisierung Ihrer Aufbewahrung.

Analyse der Ursache von Fehlern bei Aufbewahrungsbezeichnungen

  1. Unvollständige oder fehlerhafte Konfigurationen: Aufbewahrungsbezeichnungen schlagen häufig wegen einer unvollständigen Einrichtung fehl. Vielleicht fehlt ein Umfang, eine Regel ist falsch konfiguriert oder erforderliche Bedingungen sind nicht vollständig. Prüfen Sie daher die Grundlage jeder Richtlinie, bevor Sie tiefer einsteigen.
  2. Ausfälle bei Azure AD oder Entra: Fallen die Identitätsdienste aus, werden Zuweisung und Durchsetzung von Bezeichnungen häufig ebenfalls gestoppt. Abweichungen bei der Authentifizierung oder Zustimmungsprobleme (wie in dieser Analyse der Angriffskette erläutert) können zudem Systeme aussperren, die für die Bezeichnungen zuständig sind.
  3. Verzögerungen bei Ausbreitung oder Synchronisierung: Microsoft 365 besteht aus vielen beweglichen Teilen, daher sind Verzögerungen zwischen Exchange, SharePoint, Teams und Purview üblich. Manchmal sieht ein Fehler nur deshalb so aus, weil das Backend langsam aufholt.
  4. Konflikte zwischen Richtlinien: Sich überschneidende oder widersprüchliche Richtlinien können sich gegenseitig aufheben. Wenn Elemente von zwei oder mehr Richtlinien mit unterschiedlichen Ergebnissen erfasst werden, sind Verwirrung und unzuverlässige Aufbewahrung die Folge.
  5. Berechtigungen und Zugriff: Fehlende Compliance-Rollen, Änderungen an Sicherheitsgruppen oder übermäßige Anforderungen von Bedingtem Zugriff bzw. MFA können die Ausführung von Richtlinien oder die automatische Kennzeichnung blockieren.
  6. Externe Faktoren: Dienststörungen bei Microsoft, Beschränkungen der Georeplikation in Multi-Geo-Mandanten oder Wartungsfenster wirken sich häufig auf die Verarbeitung aus und können etwas zerstören, das gestern noch einwandfrei funktioniert hat.

Schritt für Schritt: Aufbewahrungsrichtlinien wiederherstellen

  1. Richtlinienkonfiguration prüfen: Überprüfen Sie jede Aufbewahrungsbezeichnung und jede Aufbewahrungsrichtlinie im Purview-Portal. Stellen Sie sicher, dass Geltungsbereiche, Zielspeicherorte und Kriterien eindeutig definiert sind und nicht mit bestehenden Richtlinien kollidieren.
  2. Benutzerberechtigungen validieren: Prüfen Sie, ob Ihr Administratorkonto mindestens die Rolle Compliance-Administrator oder Datensatzverwaltung besitzt. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Mitgliedschaften in Sicherheitsgruppen, insbesondere bei neu erstellten Richtlinien.
  3. Dienststatus prüfen: Öffnen Sie das Dienststatus-Dashboard von Microsoft 365, um sicherzustellen, dass keine aktuellen Störungen vorliegen, insbesondere solche, die Compliance, Entra ID oder regionsübergreifende Dienste betreffen.
  4. Synchronisierung erzwingen und Bezeichnungen erneut anwenden: Lösen Sie in hartnäckigen Fällen manuell eine Synchronisierung in Purview aus oder verwenden Sie PowerShell-Skripts, um Aufbewahrungsbezeichnungen erneut anzuwenden oder bereitzustellen. Gleichen Sie die Ergebnisse im Exchange- und im SharePoint-Admin-Center ab, um eine vollständige Abdeckung sicherzustellen.
  5. Richtlinienverarbeitungsprotokolle prüfen: Sehen Sie sich das Compliance-Center bzw. die Purview-Aktivitätsprotokolle auf hängende Aufträge oder Fehler hin an. Diese Protokolle können Verarbeitungsprobleme oder unvollständige Aktionen aufzeigen, die Aufmerksamkeit erfordern.
  6. Verzögerungen bei der Verteilung berücksichtigen: Geben Sie den Backend-Diensten ausreichend Zeit, die Synchronisierung abzuschließen. Zu schnelles Eingreifen kann die Lage nur verschlimmern. Wenn das Problem länger als 48 Stunden besteht, sollten Sie es eskalieren.
  7. Betroffene Workloads testen: Versuchen Sie, Bezeichnungen auf Beispielelemente in Exchange, SharePoint oder Teams anzuwenden und wieder zu entfernen. Bleiben die Fehler bestehen, grenzen Sie den betroffenen Workload ein und beheben Sie das Problem direkt in dieser Umgebung.
  8. Dokumentieren und eskalieren: Wenn Probleme ungelöst bleiben, sammeln Sie Nachweise wie Screenshots, Protokolle und konkrete Fehlermeldungen, und eröffnen Sie ein Ticket beim Microsoft-Support. Während Sie auf Hilfe warten, sollten Sie die neuesten Fixes und Updates im Blick behalten, denn manche Fälle lösen sich nach einem Backend-Patch oder einem Systemupdate von selbst. (Wenn Sie sich für Automatisierung interessieren, finden Sie auf dieser Podcast-Landingpage Links zu Episoden über die Operationalisierung von Governance, auch wenn der ursprüngliche Inhalt fehlt!)

Probleme bei der automatischen Anwendung und Erkennung in der Microsoft 365-Aufbewahrung

Automatisch angewendete Aufbewahrungsbezeichnungen sollen Ihnen die Arbeit erleichtern: Sie kennzeichnen Inhalte in SharePoint, Teams oder Exchange automatisch anhand von Regeln, die Sie festlegen. Wenn diese Richtlinien versagen, kann das Ihre Compliance-Strategie im Hintergrund unbemerkt aushöhlen. Möglicherweise merken Sie gar nicht, dass Inhalte nicht gekennzeichnet oder falsch klassifiziert wurden, bis eine Prüfung oder Datensatzkontrolle ansteht.

Dieser Abschnitt behandelt zwei häufige Problemfelder: Automatisch angewendete Richtlinien scheinen nicht zu greifen, und Bezeichnungen landen auf falschen Dokumenten oder Postfächern. Jedes Szenario hat eigene Auslöser. Möglicherweise sind Ihre Regelkriterien zu eng gefasst, oder das System hat die Indizierung Ihrer Inhalte noch nicht abgeschlossen. Verzögerungen bei der Verteilung, unvollständige Indizierung oder sogar Shadow-IT-Risiken (nicht verwaltete oder nicht autorisierte Apps, die in dieser Ressource beschrieben werden) können die Automatisierung der Kennzeichnung blockieren oder verfälschen.

Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Umgebung auf fehlende oder falsche Kennzeichnungen prüfen und was Sie dagegen tun können. Berichtstools, manuelles erneutes Anwenden oder die Anpassung der Regeln für die automatische Anwendung helfen dabei, Erkennung und Datenverwaltung im Griff zu behalten. Entscheidend ist, diese Probleme früh zu erkennen, bevor aus kleinen Fehlern aufwendige Compliance-Probleme werden.

Wenn die automatische Aufbewahrungsrichtlinie in Microsoft 365 fehlschlägt

Falsch angewendete Bezeichnungen erkennen und korrigieren

Erweiterte Werkzeuge für die Aufbewahrungsverwaltung in Microsoft 365

Für Administratoren und Compliance-Verantwortliche, die sich täglich intensiv mit Microsoft 365 befassen, bietet die Plattform einige erweiterte Werkzeuge, die die Verwaltung von Aufbewahrungsbezeichnungen etwas weniger mühsam machen. Das Microsoft Purview-Portal ist Ihre Schaltzentrale: Hier können Sie Ihre Aufbewahrungskonfiguration über Exchange, SharePoint und Teams hinweg überwachen, anpassen und ganzheitlich betrachten.

Unterschätzen Sie auch PowerShell nicht. Mit speziellen Cmdlets können Sie Richtlinien in großen Mengen anpassen, nachvollziehen, wo etwas fehlgelaufen ist, oder wiederkehrende Korrekturen sogar automatisieren. Diese Skripte sind für große Umgebungen unverzichtbar oder dort, wo das Webportal nicht die nötige Kontrolle bietet. In Kombination mit den Berichtsfunktionen hilft die Automatisierung, Probleme zu erkennen, bevor sie größer werden, und sorgt dafür, dass Ihre Aufbewahrungsprozesse dauerhaft zuverlässig laufen.

Bei all diesen beweglichen Teilen ist es entscheidend, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Nutzen Sie die Feedbackkanäle von Microsoft, um Fehler zu melden oder neue Funktionen anzufragen. Ziehen Sie außerdem die Produktdokumentation und vertrauenswürdige Community-Leitfäden heran, um mit Änderungen, neuen Besonderheiten und aktuellen Best Practices Schritt zu halten, insbesondere bei größeren Updates oder Compliance-Fristen. Weitere Tipps zur Nutzung von Purview für Inhaltsverwaltung und erweiterte Governance finden Sie in diesen Ressourcen: Strategien für erweiterte Copilot-Governance und Purview für auditfähige Inhaltsverwaltung.

Microsoft Purview-Portal und PowerShell für die Aufbewahrung nutzen

  1. Zentrale Überwachung: Nutzen Sie das Microsoft Purview-Portal, um alle Aufbewahrungsbezeichnungen und Richtlinien an einer Stelle zu visualisieren und zu überwachen. So erkennen Sie Fehlkonfigurationen auf einen Blick.
  2. Massenaktualisierungen mit PowerShell: Wenn das Portal nicht ausreicht, können Sie mit PowerShell Änderungen für Tausende Postfächer, Websites oder Gruppen skripten. Für größere Mandanten ist das eine enorme Erleichterung.
  3. Fehlerbehebung und Berichterstellung: Führen Sie PowerShell-Skripte aus, um detaillierte Protokolle abzurufen, Richtlinienberichte zu erstellen und den Status der Bezeichnungsanwendung über Microsoft 365-Workloads hinweg zu überprüfen.
  4. Routinekorrekturen automatisieren: Planen Sie Skripte, die Bezeichnungen erneut anwenden, Abweichungen von Richtlinien korrigieren oder Ausnahmen bereinigen. Das ist hilfreich bei wiederkehrenden Problemen, die nach Systemupdates auftreten.
  5. Flexibel bleiben: Wenn offizielle Anleitungen fehlen oder nur langsam aktualisiert werden, können Podcasts und Community-Foren (etwa das Verzeichnis der Episoden zur Governance-Automatisierung) die Lücke schließen, auch wenn eine Seite vorübergehend offline ist.

Weitere Informationen finden und Feedback geben

  1. Microsoft-Dokumentation: Beginnen Sie immer mit der offiziellen Dokumentation. Dort finden Sie die aktuellsten Empfehlungen zu Aufbewahrungsbezeichnungen, zur Fehlerbehebung und zu bewährten Methoden.
  2. Support-Kanäle: Wenn Sie nicht weiterkommen, kontaktieren Sie den Microsoft Support direkt über das Admin Center. Fügen Sie Protokolle und Fehlerscreenshots bei, damit Sie schneller Hilfe erhalten.
  3. Benutzer-Communitys: Nutzen Sie Benutzerforen und vertrauenswürdige Gruppen, um Workarounds und Praxiserfahrungen zu finden, wenn es kompliziert wird.
  4. Überwachungsprotokolle und Berichte: Nutzen Sie die Überwachungsfunktionen von Microsoft Purview (Details hier), um Probleme bis zur Ursache zurückzuverfolgen und die Compliance für Prüfer oder Aufsichtsbehörden zu dokumentieren.
  5. Produktfeedback: Reichen Sie Ideen ein oder melden Sie Fehler direkt im Purview- oder Compliance-Center. Microsoft wertet diese Rückmeldungen aus, besonders bei wiederkehrenden Fehlern oder fehlenden Funktionen.

Fazit und laufende Strategie für Aufbewahrung

Zusammengefasst gilt: Eine verlässliche Verwaltung der Aufbewahrungsbezeichnungen in Microsoft 365 bedeutet mehr, als Fehler erst dann zu beheben, wenn sie auftreten. Entscheidend sind regelmäßige Überwachung und konsequente Überprüfungen. Von Berechtigungsproblemen bis zu Synchronisierungsverzögerungen gibt es immer mehr als einen Grund, warum eine Bezeichnung nicht wie erwartet funktioniert. Deshalb sollten Sie Ihre Berechtigungssätze, Workload-Synchronisierungen und Richtlinienkonfigurationen regelmäßig prüfen. So läuft alles reibungslos über den gesamten Datenlebenszyklus hinweg.

Wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich Compliance-Anforderungen ändern, sollten sich auch Ihre Aufbewahrungsrichtlinien anpassen. Richten Sie diese nicht einmal ein und vergessen Sie sie dann. Einen umfassenderen Überblick, wie Sie Ihre Daten in Microsoft 365 im Griff behalten, inklusive Strategien für Datenzugriff, Verantwortlichkeit für Daten und sichere Zusammenarbeit, finden Sie in diesem Leitfaden zu Zugriff und Governance. Ein proaktiver Ansatz ist der beste Weg, damit Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen und Ihre Compliance verlässlich bleiben.

Das sollten Sie auch hören

Wenn Sie sich mit Aufbewahrungsbezeichnung funktioniert nicht beschäftigen, liefern diese Episoden praxisnahen Kontext zu Governance, Sicherheit, Audit und zuverlässigem Betrieb von Microsoft 365.

Diese Episoden helfen dabei, das Thema des Artikels in konkrete Entscheidungen für die Umsetzung zu übersetzen.

Data governance Microsoft 365 Compliance eDiscovery

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