SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen: Integration

Von Mirko Peters · 2026-04-16 · Aktualisiert 2026-07-18

Erfahren Sie, wie die Integration von SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen Websites, Dateien und die Zusammenarbeit mit Klassifizierung und Richtliniensteuerung in Microsoft Purview schützt.

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Datenschutz am modernen Arbeitsplatz bedeutet weit mehr, als einen Aktenschrank abzuschließen. Da SharePoint in vielen Organisationen das Herzstück der Microsoft 365-Umgebung bildet, ist es entscheidend, vertrauliche Informationen davon abzuhalten, an Orte zu gelangen, an denen sie nichts zu suchen haben. Vertraulichkeitsbezeichnungen sind ein zentrales Werkzeug, um den Informationsschutz in SharePoint und der gesamten Microsoft 365-Umgebung zu stärken.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was Sie über die Integration von Vertraulichkeitsbezeichnungen in SharePoint wissen müssen. Wir sehen uns genau an, was diese Bezeichnungen tatsächlich bewirken, wie Sie sie einrichten und welche bewährten Vorgehensweisen Ihnen helfen, compliant zu bleiben, ohne die Zusammenarbeit zur Last werden zu lassen. Wenn in Ihrer Organisation Compliance, eine sichere Datenfreigabe und zufriedene Prüfer eine Rolle spielen, finden Sie hier alle wichtigen Details. Sie erhalten klare Antworten, praxisnahe Schritte und praktische Tipps, mit denen Sie Ihre Cloud-Inhalte absichern und gleichzeitig eine moderne Teamarbeit ermöglichen.

• SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen lassen sich auf Websiteebene anwenden, nicht nur auf einzelne Dateien. Wird eine Website gekennzeichnet, gelten die Schutzeinstellungen (Verschlüsselung, Einschränkungen für Gastzugriffe) und das standardmäßige Bezeichnungsverhalten automatisch für neuen und vorhandenen Inhalt dieser Website.
• Bezeichnungen sind persistent und wandern mit den Dateien mit: Wird eine gekennzeichnete Datei aus SharePoint heruntergeladen und außerhalb der Organisation versendet, können Schutz (Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen) und Bezeichnungsmetadaten diese Datei auch außerhalb von SharePoint weiterhin kontrollieren.
• Die automatische Bezeichnung nutzt maschinelles Lernen und trainierbare Klassifizierer, um sensible Inhalte (Kreditkartennummern, personenbezogene Daten, geistiges Eigentum) zu erkennen und Bezeichnungen in SharePoint-Bibliotheken im großen Stil ohne manuelles Zutun anzuwenden. So lässt sich nicht gekennzeichneter Inhalt in großen Mengen nachträglich erfassen.
• Vertraulichkeitsbezeichnungen sind eng mit anderen Microsoft-Kontrollmechanismen verzahnt, etwa DLP, bedingtem Zugriff, eDiscovery und Aufbewahrungsrichtlinien. Eine einzige Bezeichnung kann daher gleichzeitig eine Verschlüsselung auslösen, externe Freigaben blockieren, MFA erzwingen und Inhalte in eine rechtliche Aufbewahrung überführen.
• Das Anwenden oder Ändern einer Vertraulichkeitsbezeichnung auf Websiteebene kann sofortige und unerwartete Auswirkungen auf Berechtigungen haben, etwa wenn externe Benutzer blockiert werden oder sich die Sichtbarkeit von Gruppenmitgliedschaften ändert. Ohne sorgfältige Planung der Bezeichnungszuordnung und Ausnahmen für Gastzugriffe können Bezeichnungsänderungen die Zusammenarbeit daher unbeabsichtigt einschränken.

Vertraulichkeitsbezeichnungen in SharePoint verstehen

Vertraulichkeitsbezeichnungen sind eine zentrale Funktion in Microsoft 365, um Daten auf Grundlage der Anforderungen Ihrer Organisation zu klassifizieren und zu schützen. Stellen Sie sich diese als digitale Etiketten vor, die Regeln durchsetzen: Bezeichnungen steuern, wer auf Informationen zugreifen darf, wie sie freigegeben werden können und ob zusätzliche Sicherheitsschritte wie eine Verschlüsselung greifen. Sie funktionieren einheitlich für E-Mails, Dateien, Websites und weitere Inhalte.

Innerhalb des Compliance-Ökosystems von Microsoft 365 helfen diese Bezeichnungen Organisationen dabei, Richtlinien zu definieren, die ihren Anforderungen an Datenschutz und regulatorische Vorgaben entsprechen. Speziell in SharePoint legen Sie mit Vertraulichkeitsbezeichnungen fest, wie Inhalte innerhalb von Websites und Bibliotheken behandelt werden. Das kann bedeuten, die externe Freigabe einzuschränken, eine Verschlüsselung zu aktivieren oder Dokumente mit vertraulichen Informationen automatisch zu sperren.

Vertraulichkeitsbezeichnungen in SharePoint sind mehr als ein Warnhinweis auf einer Datei. Sie sind direkt an Richtlinien der Organisation gebunden und ermöglichen es der IT, Sicherheitsmaßnahmen zu automatisieren und Benutzer gleichzeitig zum richtigen Verhalten anzuleiten. In regulierten Branchen sind sie für die Erfüllung von Compliance-Pflichten unverzichtbar und helfen, versehentliche Datenlecks oder Sicherheitsvorfälle zu verhindern. Kurz gesagt: Vertraulichkeitsbezeichnungen schaffen praxisnahe, richtlinienbasierte Sicherheit für die Cloud-Inhalte Ihrer Organisation, ohne dass der Informationsschutz zur täglichen Belastung wird.

SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen: Definition

SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen sind metadatengesteuerte Klassifizierungen, die auf SharePoint-Websites, Bibliotheken, Ordner und Dokumente angewendet werden und die Vertraulichkeitsstufe des Inhalts angeben (zum Beispiel: Öffentlich, Intern, Vertraulich oder Streng vertraulich). Diese Bezeichnungen sind Teil von Microsoft Purview bzw. der Compliance-Funktionen von Microsoft 365 und bieten einheitliche, organisationsweite Steuerungsmöglichkeiten für Datenschutz, Aufbewahrung und Zugriffsverwaltung.

Kurze Erklärung

Die Anwendung einer Vertraulichkeitsbezeichnung auf Inhalte in SharePoint ermöglicht die automatisierte Durchsetzung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Wasserzeichen und Aufbewahrung. Administratoren können Bezeichnungen zentral konfigurieren und Benutzern bereitstellen. Sie sind in andere Microsoft 365-Dienste (Exchange, Teams, OneDrive) integriert, sodass dieselbe Klassifizierung und dieselben Schutzmaßnahmen dienstübergreifend für die Inhalte gelten. Das hilft, Datenabflüsse zu reduzieren, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Governance zu vereinfachen, indem Vertraulichkeit und Schutzmaßnahmen überall sichtbar und durchsetzbar werden, wo die Daten gespeichert oder freigegeben werden.

Wie Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft 365-Apps funktionieren

Vertraulichkeitsbezeichnungen sind einheitlich und konsistent gestaltet, unabhängig davon, welche Microsoft 365-App Sie verwenden. Ob Sie in SharePoint, Teams oder OneDrive arbeiten: Dieselben Bezeichnungsdefinitionen und Schutzmaßnahmen begleiten Ihre Dateien und Nachrichten.

Ein Dokument, das in OneDrive mit „Vertraulich“ gekennzeichnet ist, behält diesen Status beispielsweise, wenn es nach SharePoint verschoben oder in Teams freigegeben wird. Die Bezeichnung und die zugehörigen Schutzmaßnahmen, etwa eingeschränkte Freigabe, Verschlüsselung oder Wasserzeichen, werden überall dort automatisch durchgesetzt, wohin die Datei gelangt. Diese durchgängige Lösung verhindert Lücken in Ihrer Datenschutzstrategie und sorgt für Klarheit bei den Endbenutzern.

Das einheitliche Bezeichnungssystem ist außerdem für die Zusammenarbeit entscheidend. Dateien, die über Teams gespeichert oder freigegeben werden, liegen letztlich in SharePoint-Dokumentbibliotheken. Daher bleibt jede Bezeichnung, die auf Website-, Bibliotheks- oder Dateiebene angewendet wird, plattformübergreifend wirksam. Benutzer können beim Zugriff auf Inhalte aus unterschiedlichen Apps dieselben Sicherheitsrichtlinien erwarten. Ob jemand einen Dateilink in Outlook öffnet, in SharePoint bearbeitet oder in Teams chattet: Die angewendete Vertraulichkeitsbezeichnung bestimmt das Nutzungserlebnis. So sind Schutz und Compliance in Ihrer gesamten Microsoft 365-Umgebung durchgehend gewährleistet.

Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft 365-Apps – die wichtigsten Vorteile

Die Implementierung von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft 365-Apps, einschließlich der Integration von SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen, sorgt im gesamten Unternehmen für einheitlichen Datenschutz, Compliance und benutzerfreundliche Kontrollmöglichkeiten.

• Einheitliche Klassifizierung und einheitlicher Schutz: Wenden Sie dieselben Definitionen für Vertraulichkeitsbezeichnungen und Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, visuelle Kennzeichnungen) in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint an. So werden vertrauliche Inhalte überall einheitlich behandelt.
• Zentralisierte Richtlinienverwaltung: Konfigurieren und verwalten Sie Bezeichnungen, Schutzeinstellungen und Bezeichnungsbereiche in Microsoft Purview (vormals Office 365 Compliance). So haben Administratoren eine einzige zentrale Quelle für Klassifizierung und Kontrollen.
• Nahtlose Integration von SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen: Erzwingen Sie Bezeichnungen auf Website- und Dokumentebene in SharePoint und OneDrive, um Inhalte in Intranet-Websites, Teamwebsites und Dokumentbibliotheken automatisch zu schützen.
• Automatische und empfohlene Kennzeichnung: Nutzen Sie Regeln für die automatische Bezeichnung sowie empfohlene Bezeichnungen, die auf Inhaltsprüfung, maschinellem Lernen und trainierbaren Klassifizierungsmodellen basieren. So verringern Sie den Aufwand für Benutzer und verbessern die Genauigkeit.
• Durchgängiger Schutz: Schutzmaßnahmen werden über Azure Information Protection direkt im Dokument gespeichert. So bleiben Verschlüsselung, Rechteverwaltung und Zugriffskontrolle auch bei externer Freigabe mit der Datei verbunden.
• Synergie mit Data Loss Prevention (DLP): Integrieren Sie Bezeichnungen in DLP-Richtlinien, um riskante Freigabevorgänge zu blockieren, zu überwachen oder zu bereinigen und bedingten Zugriff auf Basis der Vertraulichkeit zu erzwingen.
• Integrierte Benutzererfahrung: Stellen Sie In-App-Kennzeichnung und Hinweise in den Microsoft 365-Apps bereit, damit Benutzer Inhalte dort klassifizieren und schützen können, wo sie diese erstellen und freigeben.
• Aufbewahrung und regulatorische Compliance: Kombinieren Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Aufbewahrungsbezeichnungen und eDiscovery-Workflows, um den Lebenszyklus der Daten mit den Compliance-Pflichten abzustimmen.
• Bedingter Zugriff und Integration von Azure AD: Erzwingen Sie bedingten Zugriff, Geräte- und Sitzungssteuerungen sowie Einschränkungen für Gastzugriffe auf Basis der aus den Bezeichnungen abgeleiteten Vertraulichkeit, um das Risiko einer Offenlegung zu verringern.
• Überwachbarkeit und Berichterstattung: Verfolgen Sie Kennzeichnungs-, Zugriffs- und Schutzereignisse mit einheitlicher Überwachung und Aktivitätsprotokollen, um Untersuchungen und Compliance-Berichte zu unterstützen.
• Sichere externe Zusammenarbeit: Steuern Sie externe Freigabe, Ablaufdatum und Gastberechtigungen für gekennzeichnete Dateien, damit Sie sicher mit Partnern und externen Dienstleistern zusammenarbeiten können.
• Skalierbare Bereitstellung im Unternehmen: Unterstützen Sie großflächige Rollouts mit Veröffentlichung von Bezeichnungen, Prioritätsreihenfolge und Richtlinien mit eingeschränktem Geltungsbereich für Abteilungen, Geschäftsbereiche oder bestimmte Workloads.

Die wichtigsten Vorteile der Integration von Vertraulichkeitsbezeichnungen mit SharePoint

• Geringeres Risiko von Datenverlust: Vertraulichkeitsbezeichnungen helfen, versehentliche oder unberechtigte Freigaben zu verhindern, indem sie riskante Aktionen bei geschützten Inhalten automatisch blockieren.
• Einhaltung von Compliance-Vorgaben: Bezeichnungen erleichtern es, die Datenverarbeitung gesetzlichen, regulatorischen oder branchenspezifischen Anforderungen zuzuordnen, und helfen Ihrem Unternehmen, die Einhaltung nachzuweisen.
• Erweiterte Steuerung der Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie die sichere Freigabe und Bearbeitung von Inhalten, indem Sie klare Berechtigungen und Einschränkungen festlegen, die appübergreifend gelten.
• Automatisierte Durchsetzung von Richtlinien: Reduzieren Sie manuelle Fehler, indem Sie konsistente Sicherheitsrichtlinien automatisch anwenden, sobald Inhalte erstellt oder geändert werden.
• Stärkung der Benutzer: Befähigen Sie Mitarbeitende, Datenschutz zu verstehen und selbst umzusetzen, dank klarer, kontextbezogener Kennzeichnung, die alltägliche Entscheidungen unterstützt.

Anforderungen und Voraussetzungen für die Aktivierung von Vertraulichkeitsbezeichnungen

• Microsoft 365-Lizenzierung: Sie benötigen einen unterstützten Plan, etwa Microsoft 365 E3 oder E5, oder bestimmte Zusatzlizenzen wie Azure Information Protection P1 oder P2, für die Bezeichnungsfunktionen in SharePoint.
• Administratorrechte: Nur globale Administratoren, Compliance-Administratoren oder SharePoint-Administratoren können Vertraulichkeitsbezeichnungen und zugehörige Funktionen in Ihrer Umgebung erstellen, verwalten und aktivieren.
• Zugriff auf das Compliance Center: Vertraulichkeitsbezeichnungen werden im Microsoft Purview-Portal (früher Compliance Center) verwaltet. Stellen Sie vor dem Rollout sicher, dass Administratoren hier Zugriff haben und die Einstellungen konfigurieren können.
• Richtlinien zur Veröffentlichung von Bezeichnungen: Bezeichnungen sind erst aktiv, wenn Sie sie veröffentlichen. Richten Sie Bezeichnungsrichtlinien ein und weisen Sie sie den richtigen Benutzern oder Gruppen zu, damit die Bezeichnungen in SharePoint praktisch angewendet werden können.
• Empfohlene Einstellungen: Prüfen Sie noch einmal, ob die Option „Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office-Dateien in SharePoint und OneDrive“ im Microsoft Purview-Portal aktiviert ist, und stellen Sie sicher, dass im SharePoint-Admin-Center alle erforderlichen Funktionen für die Integration der Bezeichnungen eingeschaltet sind.

Richten Sie diese Voraussetzungen ein, bevor Sie die Bereitstellung starten, damit die Integration reibungslos verläuft.

Konfiguration von Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint-Bibliotheken und -Websites

Die Einführung von Vertraulichkeitsbezeichnungen in SharePoint ist keine Aufgabe, die sich mit einem Schalter erledigen lässt. Sie erfordert eine durchdachte Konfiguration, die auf den Anforderungen Ihres Unternehmens basiert. Sie legen fest, wo und wie diese Bezeichnungen gelten: für eine gesamte SharePoint-Website, bestimmte Bibliotheken oder gezielt für Zusammenarbeitsbereiche in Teams.

Administratoren müssen das richtige Verhältnis zwischen Sicherheit und Flexibilität finden: welche Bezeichnungen zu welchen Bereichen passen, wie streng die Freigabeeinschränkungen sein sollten und wie sich Zusammenarbeit und Compliance in Einklang bringen lassen. Es geht nicht nur um Standardbezeichnungen, sondern auch darum, Richtlinien für unterschiedliche Arbeitsszenarien zu entwickeln, etwa für interne Projekte, abteilungsübergreifende Vorhaben oder die Arbeit an sensiblen Kundenprojekten.

Die Details (Integration einrichten, notwendige Einstellungen aktivieren, Bezeichnungen veröffentlichen und sie den passenden Websites oder Bibliotheken zuordnen) folgen einem klar definierten Prozess. In den folgenden Abschnitten finden Sie schrittweise Anleitungen und praktische Tipps, um Bezeichnungsrichtlinien auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihrer Zusammenarbeit passen, ohne Benutzer zu verwirren oder die Arbeit zu bremsen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktivierung von Vertraulichkeitsbezeichnungen in SharePoint

1. Microsoft Purview Compliance Center vorbereiten: Prüfen Sie zunächst, ob Sie auf das Compliance Center zugreifen können. Von dieser zentralen Stelle aus erstellen und verwalten Sie die Vertraulichkeitsbezeichnungen Ihres Unternehmens.
2. Vertraulichkeitsbezeichnungen erstellen: Definieren Sie Bezeichnungen anhand Ihres Bedarfs an Datenklassifizierung, zum Beispiel „Öffentlich“, „Intern“ oder „Vertraulich“. Legen Sie für jede Bezeichnung Optionen wie Verschlüsselung, Inhaltskennzeichnung und Freigabeeinschränkungen fest.
3. Bezeichnungsrichtlinien veröffentlichen: Legen Sie mit Bezeichnungsrichtlinien fest, für welche Benutzer oder Gruppen die Bezeichnungen angezeigt werden. Veröffentlichen Sie die Richtlinien, damit die Bezeichnungen in SharePoint und in allen Microsoft 365-Apps verfügbar sind.
4. Label-Integration in SharePoint aktivieren: Aktivieren Sie im SharePoint Admin Center die Einstellung „Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office-Dateien in SharePoint und OneDrive“, damit Bezeichnungsfunktionen auf Inhalte an diesen Speicherorten angewendet werden.
5. Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Websites und Bibliotheken anwenden: Konfigurieren Sie bestimmte Websites oder Bibliotheken so, dass sie bestimmte Vertraulichkeitsbezeichnungen verlangen oder vorschlagen. Sie können Standardwerte festlegen und bestimmen, ob Benutzer die Bezeichnungen von Dateien ändern dürfen.
6. Testen und validieren: Testen Sie Ihre Bezeichnungskonfiguration, bevor Sie sie breit ausrollen, auf Pilot-Websites oder -Bibliotheken. Prüfen Sie, ob die angewendeten Bezeichnungen die richtigen Schutzmaßnahmen durchsetzen (etwa das Blockieren von Gastzugriffen oder das Einschränken der Freigabe) und ob Benutzer Bezeichnungen und Hinweise wie erwartet sehen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, lassen sich Vertraulichkeitsbezeichnungen reibungslos einrichten und liefern tatsächlich den Schutz und die Compliance, die Sie benötigen.

Die richtigen Richtlinien für Vertraulichkeitsbezeichnungen in Zusammenarbeitsszenarien auswählen

• Interne Teamwebsites: Verwenden Sie Bezeichnungen mit moderaten Freigabeeinschränkungen, um sichere und unkomplizierte Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen zu fördern.
• Projektbereiche: Wählen Sie Bezeichnungen, die zur Sensibilität der Projektinhalte passen. Bei vertraulichen Projekten setzen Sie strengere Freigabe- und Zugriffskontrollen durch.
• Bedarf an externer Freigabe: Wenden Sie Bezeichnungen an, die kontrollierte externe Freigaben unterstützen. Gastzugriff gewähren Sie bei Bedarf, mit Überwachung und Einschränkungen.
• Websites für Geschäftsleitung oder Rechtsabteilung: Verwenden Sie Bezeichnungen mit hoher Vertraulichkeit inklusive Verschlüsselung und untersagen Sie den Gastzugriff für zusätzliche Sicherheit.

Checkliste zur Label-Integration für SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen

Checkliste für die Konfiguration von Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint-Bibliotheken und -Websites, um Compliance, Schutz und einen einheitlichen Umgang mit Daten sicherzustellen.

Standardmäßige Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint-Inhalte anwenden

1. Standardbezeichnungen auf Bibliotheksebene festlegen: In SharePoint können Administratoren bestimmte Dokumentbibliotheken so konfigurieren, dass neuen Dateien automatisch eine ausgewählte Vertraulichkeitsbezeichnung zugewiesen wird. So sind Informationen ab dem Moment ihrer Erstellung oder Hochladung geschützt.
2. Standardwerte für SharePoint-Websites definieren: Für eine noch breitere Abdeckung lassen sich Standardbezeichnungen auch auf Websiteebene zuweisen. Das ist besonders wichtig für stark regulierte, teambasierte oder vertrauliche Arbeitsbereiche.
3. Benutzerfehler reduzieren: Eine automatisierte Bezeichnung senkt das Risiko, dass Benutzer vergessen, ihre Inhalte zu klassifizieren. Damit wird eine häufige Compliance-Lücke geschlossen. Dateien übernehmen die Standardbezeichnung, sofern kein berechtigter Benutzer sie ändert.
4. Einheitlichen Schutz sicherstellen: Standardwerte sorgen dafür, dass die wichtigsten Daten Ihrer Organisation entsprechend den Geschäftsrichtlinien bezeichnet und verwaltet werden. Das unterstützt sowohl die tägliche Arbeit als auch regelmäßige Compliance-Prüfungen.
5. Automatisieren für mehr Effizienz: Standardmäßige Bezeichnungen können Arbeitsabläufe zusätzlich vereinfachen. Manuelle Schritte entfallen, und Benutzer können sich auf ihre Arbeit konzentrieren statt auf den Compliance-Aufwand.

Vererbung und Weitergabe von Vertraulichkeitsbezeichnungen verwalten

Wird einem Dokument oder Ordner in SharePoint eine Vertraulichkeitsbezeichnung zugewiesen, kann diese Klassifizierung auf Inhalte innerhalb des Containers übergehen. Beispielsweise gibt ein bezeichneter Ordner seine Vertraulichkeitseinstellung an Dateien weiter, die darin abgelegt werden. So bleibt der Schutz einheitlich.

Bezeichnungen werden außerdem über Microsoft 365 hinweg weitergegeben: Dateien, die mit OneDrive synchronisiert oder in Teams geöffnet werden, behalten ihren zugewiesenen Vertraulichkeitsstatus. Administratoren können die Vererbung in Sonderfällen überschreiben oder Einstellungen für Ausnahmen anpassen. So bleiben die Organisationsrichtlinien flexibel und wirksam.

Häufige Fehler bei der Verwaltung von Vertraulichkeitsbezeichnungen

Bei der Einführung und dem Betrieb von Vertraulichkeitsbezeichnungen, auch im Zusammenhang mit der Label-Integration in SharePoint, wiederholen Organisationen häufig dieselben Fehler. Im Folgenden finden Sie typische Fehler und deren Auswirkungen auf Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.

• Keine klare Bezeichnungsrichtlinie oder Governance: Werden Bezeichnungen ohne definierte Verantwortlichkeiten, Klassifizierungsregeln und Lebenszyklusprozesse eingeführt, führt das zu uneinheitlicher Nutzung und Unklarheit darüber, wann und warum Bezeichnungen angewendet werden sollten.
• Überkomplexe Bezeichnungsstruktur: Werden zu viele oder sich überschneidende Bezeichnungen angelegt, fällt Benutzern die Auswahl schwer. Das erhöht Fehlklassifizierungen und schwächt die Wirksamkeit der Durchsetzung.
• Automatisierte Klassifizierung nicht genutzt: Wer sich ausschließlich auf manuelle Kennzeichnung verlässt und keine Inhaltsprüfung, maschinelles Lernen oder regelbasierte automatische Kennzeichnung einsetzt, übersieht vertrauliche Inhalte und schützt Daten ungleichmäßig.
• Unzureichende Schulung der Benutzer und fehlendes Änderungsmanagement: Werden Benutzer nicht darin geschult, was Bezeichnungen bedeuten, wie sie anzuwenden sind und welche Auswirkungen sie haben, führt das zu Widerstand, falschen Kennzeichnungen und häufigen Supportanfragen.
• Geschäftsprozesse und Auswirkungen auf Benutzer ignoriert: Restriktive Schutzmaßnahmen, die ohne Berücksichtigung der Zusammenarbeit angewendet werden (zum Beispiel die Integration von Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint mit externer Freigabe oder gemeinsamer Bearbeitung), können legitime Arbeit blockieren oder Benutzer zu unsicheren Umgehungslösungen verleiten.
• Unzureichende Tests vor dem breiten Rollout: Wer gestaffelte Pilotphasen und gründliche Tests auslässt (einschließlich der Beibehaltung von Bezeichnungen bei Downloads, E-Mails sowie Interaktionen mit SharePoint und OneDrive), riskiert Datenverlust, unterbrochene Prozesse oder nicht erreichte Compliance-Ziele.
• Fehlerhaft konfigurierte Schutzeinstellungen: Zu weit gefasste Berechtigungen, falsche Verschlüsselungsbereiche oder fehlerhafte Zugriffsregeln führen entweder zu übermäßiger Offenlegung oder zu unnötigen Zugriffsverweigerungen.
• Fehlende Überwachung und Auditierung: Wer keine Telemetriedaten, Nutzungsmetriken der Bezeichnungen und Überwachungsprotokolle erfasst, kann Missbrauch, Lücken in der Abdeckung oder Möglichkeiten zur Verfeinerung der Richtlinien nicht erkennen.
• Annahme, Bezeichnungen ersetzen andere Kontrollen: Vertraulichkeitsbezeichnungen als alleinige Sicherheitslösung zu betrachten, statt sie als Teil eines mehrschichtigen Ansatzes (DLP, bedingter Zugriff, Identitäts-Governance) einzusetzen, verringert die Gesamtwirksamkeit.
• Lebenszyklus und Aufbewahrung nicht abgestimmt: Wer Bezeichnungen nicht mit Anforderungen an Aufbewahrung, Datensatzverwaltung oder Rechtsstreitsperren abstimmt, riskiert Compliance-Konflikte oder Lücken bei der Datenaufbewahrung.
• Integrationsplanung vernachlässigt: Wer nicht berücksichtigt, wie sich Bezeichnungen auf verschiedenen Plattformen verhalten – E-Mail, Office-Apps, SharePoint, OneDrive und Drittsysteme –, erhält einen uneinheitlichen Schutz. Das gilt besonders, wenn Sie die Integration von Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint in bestehende Content-Management-Prozesse einbinden.
• Ausnahmen und Überschreibungen nicht kontrolliert: Wer für berechtigte Ausnahmen keine kontrollierten Verfahren mit Genehmigung und Protokollierung einrichtet, riskiert entweder gefährliche pauschale Ausnahmen oder operative Engpässe.
• Veraltete Bezeichnungsdefinitionen und fehlende Überprüfungen: Wer Bezeichnungen und ihre Zuordnung zu den geschäftlichen Sensibilitätsstufen nicht regelmäßig überprüft, riskiert, dass sie mit wachsendem Unternehmen irrelevant werden oder nicht mehr passen.
• Unzureichende Kommunikation über die Wirkung von Bezeichnungen: Benutzer müssen die Folgen kennen, etwa Verschlüsselung, Wasserzeichen oder Einschränkungen bei externer Freigabe. Fehlende Klarheit führt zu Überraschungen und Produktivitätsverlust.

Wer diese Fehler durch klare Governance, Automatisierung, Tests, Benutzerschulung und Überwachung adressiert, steigert den Erfolg von Initiativen zur Vergabe von Vertraulichkeitsbezeichnungen und sorgt für einheitlichen Schutz über alle Systeme hinweg, einschließlich SharePoint.

Bewährte Methoden für die Integration von Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint

• Richtlinien an realen Risiken ausrichten: Gestalten Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen so, dass sie die tatsächlichen Risiken und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens abbilden. Schaffen Sie keine Komplexität, wo sie nicht nötig ist.
• Benutzer schulen: Schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig zu Zweck und Verwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen, damit sie Inhalte korrekt einstufen und den Schutz nicht umgehen.
• Regelmäßige Audits durchführen: Überprüfen Sie Nutzung und Wirksamkeit der Bezeichnungen regelmäßig anhand der Berichte und Protokolle von Microsoft 365. Passen Sie die Bezeichnungen an, wenn sich Geschäftsanforderungen oder gesetzliche Vorgaben ändern.
• Mit der Teams-Governance integrieren: Kombinieren Sie die Steuerung der Bezeichnungen mit einem soliden Governance-Framework für Microsoft Teams, damit die Gruppenzusammenarbeit keine neuen Compliance-Probleme verursacht. Weitere Informationen finden Sie in diesem ausführlichen Leitfaden zur Teams-Governance.
• Bezeichnungsschemata einfach halten: Verwenden Sie eine klare, minimale Auswahl an Bezeichnungen, um Verwirrung zu vermeiden. Zu fein abgestufte Bezeichnungen können die Arbeit verlangsamen und zu Fehlern bei Benutzern führen.

Häufige Herausforderungen und wie Sie sie bewältigen

• Akzeptanz bei Benutzern: Manche Mitarbeitende ignorieren Bezeichnungen oder verstehen sie falsch. Lösung: Investieren Sie in gezielte Schulungen und Hinweise direkt in den Apps.
• Altbestand an Inhalten: Das nachträgliche Versehen älterer Dateien mit Bezeichnungen kann mühsam sein. Lösung: Verwenden Sie Automatisierungstools oder Massenzuweisungsoptionen, um die Bestandsbibliotheken nachzuziehen.
• Technische Konflikte: Die Integration mit älteren Apps oder Drittanbieter-Tools kann gelegentlich zu Problemen führen. Lösung: Prüfen Sie die Kompatibilität und testen Sie das Verhalten der Bezeichnungen, bevor Sie sie in der Produktionsumgebung bereitstellen.

Überwachung und Überprüfung der Verwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen

Die Nachverfolgung, wie Vertraulichkeitsbezeichnungen in SharePoint verwendet werden, ist für Compliance, Sicherheit und das Erkennen potenzieller Problembereiche unerlässlich. Microsoft 365 bietet integrierte Überwachungstools, die detaillierte Protokolle zur Anwendung, Änderung und Entfernung von Bezeichnungen liefern. Sie können nachvollziehen, wer was wann und an welchen Dokumenten oder Websites geändert hat.

Administratoren können das Microsoft Purview Compliance Center nutzen, um Berichte zu Bezeichnungstrends, Volumina und auffälligen Aktivitäten zu erstellen. Diese Berichte erleichtern es, die Einhaltung von Vorgaben bei internen Prüfungen oder gegenüber externen Prüfern nachzuweisen. Wenn vertrauliche Informationen falsch behandelt oder preisgegeben werden, helfen Ihnen diese Protokolle, den Vorgang schnell nachzuvollziehen und angemessen zu reagieren.

Die regelmäßige Überprüfung der Bezeichnungsaktivitäten ermöglicht es Organisationen außerdem, ihre Richtlinien zu verfeinern. Wenn Sie feststellen, dass Bezeichnungen nicht wie vorgesehen verwendet werden oder Benutzer Bezeichnungen häufig überschreiben, ist das ein klares Zeichen dafür, dass mehr Anleitung oder strengere Richtlinien nötig sein könnten. Insgesamt schaffen kontinuierliche Überwachung und Überprüfung Vertrauen in Ihre Datenschutzstrategie und helfen, Lücken zu erkennen, bevor sie zu echten Problemen werden.

Governance für Vertraulichkeitsbezeichnungen in freigegebenen Kanälen und der Teams-Integration

Vertraulichkeitsbezeichnungen beschränken sich nicht auf SharePoint. Sie sind das verbindende Element, das eine einheitliche Governance unterstützt, wenn Sie in Teams, SharePoint und sogar in freigegebenen Teams-Kanälen arbeiten. Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf eine mit Teams verbundene SharePoint-Website oder einen freigegebenen Kanal anwenden, werden die Sicherheitskontrollen dieser Bezeichnung auf alle diese Zusammenarbeitsbereiche übertragen.

Freigegebene Kanäle in Teams bringen zusätzliche Governance-Herausforderungen mit sich, weil Dateien organisationsübergreifend oder teamübergreifend abgerufen werden können. Vertraulichkeitsbezeichnungen sorgen dafür, dass dieselben Datenschutz- und Compliance-Regeln gelten – unabhängig davon, ob sich die Dateien in der übergeordneten Teamwebsite befinden oder über Gastzugriffe aufgerufen werden. Einen ausführlichen Einblick in die Unterschiede bei der Compliance zwischen privaten Kanälen, freigegebenen Kanälen und separaten Teams bietet diese umfassende Ressource zur Governance von Teams-Kanälen.

Die Integration in Teams-Governance-Frameworks ist für einen wirksamen Informationsschutz entscheidend. Gut konzipierte Bezeichnungsrichtlinien sollten sich an den Lebenszyklen von Kanälen und Teams, den Besitzmodellen und plattformübergreifenden Zugriffsanforderungen orientieren. Wenn Sie die Sicherheit der Zusammenarbeit stärken und die Compliance in Ihrem digitalen Arbeitsbereich aufrechterhalten möchten, sollten Sie die Governance für Vertraulichkeitsbezeichnungen mit bewährten Methoden der Teams-Governance kombinieren. Weitere Informationen zum Aufbau von Teams im Hinblick auf Vertrauen, Verantwortlichkeit und Compliance finden Sie in dieser ausführlichen Diskussion zur Teams-Governance.

Governance für Vertraulichkeitsbezeichnungen in freigegebenen Kanälen und der Teams-Integration

Überlegungen zur Umsetzung der Governance für Vertraulichkeitsbezeichnungen bei der Integration von SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen mit freigegebenen Kanälen in Microsoft Teams.

Vorteile

• Einheitlicher Schutz: Erzwingt Bezeichnungs- und Schutzrichtlinien in Teams, freigegebenen Kanälen und SharePoint-Dokumentbibliotheken, sodass Dateien dieselbe Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und visuellen Kennzeichnungen erben.
• Zentrale Richtlinienverwaltung: Administratoren können Bezeichnungen und Richtlinien über eine einzige Konsole von Microsoft Purview bzw. dem Microsoft 365 Compliance Center verwalten, was Richtlinienaktualisierungen und Überprüfungen vereinfacht.
• Abstimmung mit Data Loss Prevention: Bezeichnungen lassen sich mit DLP-Richtlinien integrieren, um das versehentliche Teilen oder Abfließen vertraulicher Inhalte in freigegebenen Kanälen und verknüpften SharePoint-Websites zu verhindern.
• Granulare Zugriffskontrolle: Bezeichnungen können adaptiven Schutz (Verschlüsselung, IRM) und bedingte Zugriffsbedingungen anwenden und so einschränken, wer Dokumente öffnen, bearbeiten oder teilen darf – auch wenn Kanäle externe Benutzer einschließen.
• Nachvollziehbarkeit und Compliance: Einheitliche Kennzeichnung liefert bessere Telemetriedaten, Berichte und eDiscovery-Funktionen über Teams und SharePoint hinweg. Das unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Untersuchungen.
• Bewusstsein und Konsistenz bei Nutzern: Sichtbare Bezeichnungen und QuickInfos helfen Nutzern, die Vertraulichkeitsstufen zu erkennen. Das reduziert riskantes Verhalten bei der Zusammenarbeit in freigegebenen Kanälen.
• Optionen für automatische Kennzeichnung: Die automatische Kennzeichnung auf Basis der Inhaltsprüfung verringert die Abhängigkeit von manueller Anwendung durch Nutzer. Das verbessert die Abdeckung und reduziert Fehler.

Nachteile

• Komplexe Konfiguration: Richtlinien für Vertraulichkeitsbezeichnungen so zu gestalten, dass sie in Teams-Kanälen für freigegebene Kanäle, den zugrunde liegenden SharePoint-Websites und auf allen Clients (Desktop, Web, mobil) einheitlich funktionieren, kann komplex und fehleranfällig sein.
• Einschränkungen der Kompatibilität: Einige Funktionen der Vertraulichkeitsbezeichnungen (z. B. bestimmte Schutztypen oder erweiterte automatische Kennzeichnung) werden in manchen Teams-Szenarien, bei Drittanbieter-Clients oder beim Zugriff externer Gäste auf Inhalte möglicherweise nicht vollständig unterstützt.
• Beeinträchtigung der Nutzerfreundlichkeit und Produktivität: Strenge Bezeichnungen und Schutzmaßnahmen können Zusammenarbeitsprozesse stören (blockierte Freigaben, zusätzliche Authentifizierung, eingeschränktes Kopieren und Einfügen). Das führt zu Frustration bei Nutzern oder zu Umgehungsversuchen.
• Verwirrung bei Vererbung und Geltungsbereich: Die Mitgliedschaft in freigegebenen Kanälen sowie das Verhältnis zwischen Teams, der SharePoint-Website des freigegebenen Kanals und teamweiten Richtlinien können ohne sorgfältige Planung unerwartete Vererbungen oder Lücken erzeugen.
• Zusätzlicher Verwaltungsaufwand: Laufende Governance erfordert Überwachung, Anpassung von Regeln, Schulungen und die Behandlung von Ausnahmen, besonders in Organisationen mit vielen Teams und externen Mitarbeitenden.
• Leistungs- und Nutzbarkeitsprobleme: Verschlüsselung und clientseitiger Schutz können Verzögerungen, Einschränkungen in der Vorschau oder eingeschränkte Funktionen bei der gemeinsamen Bearbeitung und Suche in SharePoint und Teams verursachen.
• Migration und Altbestände: Die nachträgliche Kennzeichnung bestehender Inhalte oder die Migration gekennzeichneter Inhalte zwischen Mandanten oder Diensten kann schwierig sein und eine Nacharbeit erfordern.

Fortgeschrittene Szenarien: Automatisierung und Integration mit Sicherheitslösungen

• Automatische Zuweisung von Bezeichnungen über Power Automate: Mit Power Automate-Flows erkennen Sie sensible Inhalte automatisch und wenden die passende Bezeichnung an, sobald eine Datei in SharePoint erstellt oder aktualisiert wird. Das reduziert menschliche Fehler und verhindert, dass wichtige Daten unbemerkt durchrutschen.
• Integration mit Microsoft Purview: Verbinden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen mit den erweiterten Analysefunktionen und Richtlinien-Engines von Microsoft Purview. So erhalten Sie ein robustes Lebenszyklusmanagement für Daten und eine Überwachung der Compliance in Echtzeit.
• Sicherheitslösungen von Drittanbietern: Verbessern Sie Überwachung und Kontrolle, indem Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen an Überwachungs- oder DLP-Lösungen (Data Loss Prevention) von Drittanbietern anbinden. So entsteht ein mehrschichtiger Schutz gegen Datenlecks und Verstöße gegen Vorgaben.
• Dynamische Richtlinienaktualisierungen: Automatisieren Sie Richtlinienänderungen auf Basis regulatorischer Vorgaben oder geschäftlicher Veränderungen. So bleiben Ihre Kennzeichnung und Ihr Schutz stets auf dem aktuellen Stand.

Häufige Fragen zur Integration von Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint

Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint und OneDrive verwenden

Was sind Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint, und wie lassen sie sich in OneDrive integrieren?

Vertraulichkeitsbezeichnungen sind Steuerelemente von Microsoft Purview Information Protection, die in SharePoint und OneDrive gespeicherte Inhalte klassifizieren und schützen, indem sie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und Kennzeichnungen anwenden. Wenn Sie die Unterstützung von Vertraulichkeitsbezeichnungen für SharePoint und OneDrive aktivieren, können die Bezeichnungen automatisch oder durch Nutzer angewendet werden. Die Bezeichnungsmetadaten (Spalte „Vertraulichkeit“) werden in SharePoint-Dokumentbibliotheken gespeichert, sodass Nutzer sehen, welche Vertraulichkeit und welche Bezeichnungen angewendet wurden.

Wie aktiviere ich Vertraulichkeitsbezeichnungen für Container wie SharePoint-Websites und Microsoft 365-Gruppen?

Um Vertraulichkeitsbezeichnungen für Container zu aktivieren, konfigurieren Sie die Bezeichnung im Microsoft Purview-Portal so, dass sie auf Gruppen und Websites angewendet wird, und veröffentlichen Sie sie anschließend über eine Richtlinie für Vertraulichkeitsbezeichnungen. Mit der Aktivierung der Unterstützung für Container können Sie eine Bezeichnung auf eine Microsoft 365-Gruppe, eine SharePoint-Website oder eine Teamwebsite anwenden. Dadurch entsteht eine übergeordnete Bezeichnung, die Zugriff und Verschlüsselung für gespeicherte Inhalte steuert.

Kann ich Vertraulichkeitsbezeichnungen verwenden, um in SharePoint-Dokumentbibliotheken gespeicherte Dateien zu schützen?

Ja. Vertraulichkeitsbezeichnungen für Dateien können Verschlüsselung, Inhaltskennzeichnung und Zugriffsbeschränkungen auf Dateien in SharePoint-Dokumentbibliotheken anwenden. Sie können eine Bezeichnung manuell zuweisen oder automatische Bezeichnungsregeln konfigurieren, sodass die Bezeichnung, die die Verschlüsselung anwendet, anhand von Inhalt oder Kontext vergeben wird.

Standardmäßige Vertraulichkeitsbezeichnung und Bezeichnungsänderung konfigurieren

Was ist eine standardmäßige Vertraulichkeitsbezeichnung, und wie konfiguriere ich sie für eine SharePoint-Website?

Eine standardmäßige Vertraulichkeitsbezeichnung wird automatisch allen neuen Dateien in einer SharePoint-Website oder Bibliothek zugewiesen, sofern keine andere Bezeichnung ausgewählt wird. Konfigurieren Sie eine standardmäßige Vertraulichkeitsbezeichnung in den Einstellungen der SharePoint-Website oder Bibliothek oder über eine Bezeichnungsrichtlinie in Microsoft Purview, damit der gespeicherte Inhalt einheitlich geschützt ist.

Wie wirkt sich das Ändern der Bezeichnung eines Dokuments auf Verschlüsselung und Zugriff aus?

Das Bearbeiten einer Vertraulichkeitsbezeichnung für ein Dokument kann dessen angewendete Schutzmaßnahmen verändern. Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung bearbeiten oder eine andere Bezeichnung zuweisen, können die Verschlüsselungsschlüssel und Zugriffsrechte ersetzt oder aktualisiert werden. Manche Änderungen erfordern möglicherweise eine erneute Verschlüsselung der Datei oder eine Neubewertung der Richtlinien. Benutzer können dabei vorübergehend den Zugriff verlieren, bis die Richtlinien die Berechtigungen neu bereitgestellt haben.

Kann ich eine Vertraulichkeitsbezeichnung so konfigurieren, dass sie automatisch angewendet wird, wenn Dateien in einer bestimmten SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert werden?

Ja. Verwenden Sie Bezeichnungsrichtlinien und automatische Bezeichnungsregeln in Microsoft Purview, um Inhalte zu erkennen und automatisch eine neue Vertraulichkeitsbezeichnung anzuwenden. Sie können Regeln auf bestimmte SharePoint-Dokumentbibliotheken, -Websites oder -Container beschränken, damit die zugewiesene Vertraulichkeitsbezeichnung den Richtlinien Ihrer Organisation entspricht.

Vertraulichkeitsbezeichnungen für Container aktivieren und Bezeichnungen für SharePoint und OneDrive synchronisieren

Wie werden Bezeichnungen für Container über SharePoint und OneDrive hinweg synchronisiert?

Wenn Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen für Microsoft 365-Gruppen, Websites und Teams aktivieren, wird die Containerbezeichnung über die Dienstkonfiguration von Microsoft 365 zwischen SharePoint und OneDrive synchronisiert. Die Bezeichnung für ein SharePoint-Dokument oder einen SharePoint-Container wird zentral durchgesetzt, sodass Bezeichnungen und Verschlüsselung einheitlich auf Dateien und Berechtigungen übertragen werden.

Sehen Benutzer die in SharePoint oder OneDrive angewendete Vertraulichkeitsbezeichnung, und wie können sie eine Bezeichnung zuweisen?

Ja. Benutzer sehen die Vertraulichkeitsbezeichnung in Dokumentbibliotheken über die Spalte für Vertraulichkeit oder in den Dateidetails. Sie können eine Bezeichnung über die Office-Apps oder die Benutzeroberfläche von SharePoint bzw. OneDrive mit den Optionen "Bezeichnung anwenden" zuweisen. Administratoren können alternativ eine standardmäßige Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden, damit Dateien automatisch gekennzeichnet werden.

Welche Rolle spielen Microsoft Entra ID und die Mitgliedschaft in Microsoft 365-Gruppen bei Vertraulichkeitsbezeichnungen?

Microsoft Entra ID verwaltet Benutzeridentitäten und Gruppenmitgliedschaften, die Vertraulichkeitsbezeichnungen zur Durchsetzung des Zugriffs nutzen. Wenn Sie eine Bezeichnung auf eine Microsoft 365-Gruppe oder eine SharePoint-Website anwenden, bestimmt die Mitgliedschaft in der Gruppe (verwaltet über Microsoft Entra ID), wer auf gekennzeichnete Inhalte und verschlüsselte Ressourcen zugreifen kann.

Vertraulichkeitsbezeichnungen unterstützen und Vertraulichkeitsbezeichnungen deaktivieren

Wie aktiviere ich die Unterstützung von Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office-Apps und Container?

Aktivieren Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office, indem Sie die Unterstützung in Microsoft Purview einschalten und sicherstellen, dass die Clients über die erforderlichen Updates verfügen. Für Container aktivieren Sie die Unterstützung für Vertraulichkeitsbezeichnungen in den Bezeichnungseinstellungen und veröffentlichen sie über eine Richtlinie für Vertraulichkeitsbezeichnungen. Bei bestimmten Mandantenkonfigurationen müssen Sie die Unterstützung für Vertraulichkeitsbezeichnungen möglicherweise zusätzlich über die SharePoint Online Management Shell aktivieren.

Können Vertraulichkeitsbezeichnungen bei Bedarf deaktiviert oder gelöscht werden?

Ja. Sie können Vertraulichkeitsbezeichnungen deaktivieren, indem Sie sie aus veröffentlichten Bezeichnungsrichtlinien entfernen, oder eine Vertraulichkeitsbezeichnung im Microsoft Purview-Admin Center löschen. Eine gelöschte Vertraulichkeitsbezeichnung wird künftig nicht mehr angewendet. Berücksichtigen Sie jedoch die Auswirkungen auf bereits gekennzeichnete Inhalte: Einige Schutzmaßnahmen bleiben möglicherweise bestehen, bis sie neu bereitgestellt oder manuell entfernt werden.

Welche Tools kann ich verwenden, um Bezeichnungen zu verwalten, eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu bearbeiten oder eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu löschen?

Verwenden Sie das Portal „Microsoft Purview Information Protection“, um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu erstellen oder zu bearbeiten, Bezeichnungseinstellungen wie Bezeichnungsname und Verschlüsselung zu konfigurieren und sie über Bezeichnungsrichtlinien zu veröffentlichen. Für Massenvorgänge oder erweiterte Aufgaben verwenden Sie PowerShell, etwa die SharePoint Online Management Shell und die Cmdlets für die Microsoft 365-Compliance, um Bezeichnungen und Richtlinien zu verwalten.

Bezeichnungen für SharePoint und OneDrive automatisch zuweisen sowie Bezeichnungen und Verschlüsselung

Wie erstelle ich eine neue Vertraulichkeitsbezeichnung, die SharePoint-Dokumente verschlüsselt?

Erstellen Sie in Microsoft Purview eine neue Vertraulichkeitsbezeichnung, legen Sie als Schutzmaßnahme eine Verschlüsselung fest, wählen Sie die Zugriffsbeschränkungen aus und veröffentlichen Sie die Bezeichnung über eine Richtlinie für Vertraulichkeitsbezeichnungen. Wenn Sie die Bezeichnung auf SharePoint-Dokumente anwenden, verschlüsselt sie die Dateien und steuert den Zugriff gemäß der Richtlinie.

Was ist eine übergeordnete Bezeichnung, und wie wirkt sie sich auf untergeordnete Bezeichnungen und Richtlinien aus?

Eine übergeordnete Bezeichnung fasst in Microsoft Purview verwandte untergeordnete Bezeichnungen unter einer gemeinsamen Klassifizierungsstruktur zusammen. Sie stellt die übergeordnete Klassifizierung bereit, während untergeordnete Bezeichnungen Schutzmaßnahmen übernehmen oder präzisieren. Mit übergeordneten und untergeordneten Bezeichnungen konfigurieren Sie granulare Richtlinien für SharePoint-Websites und Microsoft 365-Gruppen.

Wie interagieren Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Metadaten wie einer Vertraulichkeitsspalte in SharePoint-Dokumentbibliotheken?

Vertraulichkeitsbezeichnungen füllen in SharePoint-Dokumentbibliotheken eine Vertraulichkeitsspalte, damit Administratoren und Benutzer gekennzeichnete Inhalte filtern und auswerten können. Die Spalte zeigt den Namen der Bezeichnung an und unterstützt die Durchsetzung von Aufbewahrungs-, DLP- und Zugriffsrichtlinien, die mit der angewendeten Vertraulichkeitsbezeichnung verknüpft sind.

Vertraulichkeitsbezeichnungen für Microsoft 365 und Einstieg in Vertraulichkeitsbezeichnungen

Wo finde ich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einstieg in Vertraulichkeitsbezeichnungen?

Microsoft Learn bietet aktuelle, geführte Lernpfade für den Einstieg in Vertraulichkeitsbezeichnungen. Dazu gehören die Verwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen zum Schutz von Inhalten, die Konfiguration einer Standard-Vertraulichkeitsbezeichnung und die Veröffentlichung einer Richtlinie für Vertraulichkeitsbezeichnungen für Microsoft 365-Umgebungen.

Wie stelle ich sicher, dass Benutzer Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office, SharePoint und OneDrive sehen und anwenden können?

Stellen Sie sicher, dass die Office-Apps sowie die Dienste SharePoint und OneDrive auf dem neuesten Stand sind, veröffentlichen Sie Bezeichnungen über Microsoft Purview-Richtlinien und aktivieren Sie die Unterstützung für Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office und in Containern. Schulen Sie Benutzer darin, eine Vertraulichkeitsbezeichnung auszuwählen, und verwenden Sie Standardbezeichnungen oder automatische Bezeichnungsregeln. So erhöhen Sie die Einheitlichkeit, und Benutzer erkennen die Vertraulichkeit und wenden Ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen korrekt an.

Was sollten Sie beim Anwenden von Bezeichnungen auf SharePoint und OneDrive im Vergleich zur Bezeichnung einzelner Dateien berücksichtigen?

Die Bezeichnung von Containern (SharePoint-Website, Microsoft 365-Gruppe) setzt Governance für alle gespeicherten Elemente durch und eignet sich für websiteweite Schutzmaßnahmen. Die Bezeichnung einzelner Dateien bietet dagegen eine granulare Steuerung für bestimmte Dokumente. Kombinieren Sie beide Ansätze mit Vertraulichkeitsbezeichnungen und Richtlinien, um die Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen und die Unterstützung für Vertraulichkeitsbezeichnungen in allen Diensten sicherzustellen.

Diese Folgen sollten Sie ebenfalls hören

Wenn Sie sich mit der Integration von SharePoint-Vertraulichkeitsbezeichnungen beschäftigen, ergänzen diese Folgen die Praxis um Kontext zu Identitätssicherheit, Governance und zuverlässigen Microsoft 365-Abläufen.

• Conditional Access – Simply Explained — Erfahren Sie, wie Identität, Gerät, Standort und Risikosignale Zugriffsentscheidungen beeinflussen.
• Privileged Identity Management – Simply Explained — Erfahren Sie, wie Just-in-Time-Berechtigungen und Genehmigungsworkflows administrative Risiken reduzieren.
• Microsoft Defender XDR – Simply Explained — Verbinden Sie Identitätssignale mit Erkennung, Untersuchung und Incident Response.
• Microsoft Teams Governance – Simply Explained — Erfahren Sie, wie klare Verantwortlichkeiten und Lebenszyklusregeln die sichere Zusammenarbeit nachhaltig machen.

Diese Folgen helfen Ihnen, die technischen Schritte in eine umfassendere Strategie für Identität und Governance zu überführen.