SharePoint vs. OneDrive-Dateispeicher: Die richtige Lösung für Teams und Organisationen

Von Mirko Peters · 2026-05-25 · Aktualisiert 2026-07-16

Vergleich von SharePoint und OneDrive als Dateispeicher in Bezug auf Eigentum, Teamzusammenarbeit, persönliche Arbeit, Berechtigungen, Dokumentenverwaltung, Governance, Synchronisierung und Aufbewahrung.

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Wenn Sie mit Microsoft 365 arbeiten, ist Ihnen wahrscheinlich aufgefallen, dass es mehr als einen Ort zum Speichern Ihrer Dateien gibt: SharePoint und OneDrive. Auf den ersten Blick bieten beide Cloudspeicher. Die Wahl des richtigen Speicherorts für Ihre Dateien ist jedoch mehr als eine Frage des Speicherplatzes. Wo Sie Dokumente ablegen, beeinflusst, wie Ihr Team zusammenarbeitet, wie sicher Ihre Daten bleiben und wie reibungslos die Menschen ihre Arbeit erledigen können.

Dieser Leitfaden erklärt die Unterschiede zwischen SharePoint und OneDrive, damit Sie in Ihrer Organisation fundierte Entscheidungen treffen können. Wir zeigen, wofür sich jede Plattform am besten eignet, welche Unterschiede im praktischen Einsatz wirklich zählen und was Sie über Zusammenarbeit und Sicherheit im Microsoft-Ökosystem wissen sollten. Ob Sie IT-Verantwortlicher, Teamleiter oder Geschäftsführer sind: Sie finden praxisnahe Hinweise und verständliche Definitionen, damit jede Datei an ihrem richtigen Platz landet.

Grundlagen von SharePoint und OneDrive

Bevor wir uns mit Details zum Speichern und Teilen von Dateien befassen, sollten wir die Grundlagen klären: Was SharePoint und OneDrive innerhalb von Microsoft 365 sind. Dabei handelt es sich nicht einfach um Speicherboxen, sondern um zentrale Bausteine, mit denen Menschen und Teams täglich mit Informationen arbeiten.

Jede Plattform hat ihre Stärken und typischen Einsatzszenarien. SharePoint ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Gestaltung gemeinsamer Arbeitsbereiche, Teamräume und unternehmensweiter Intranets. OneDrive hingegen konzentriert sich auf den individuellen Cloudspeicher und hält Ihre persönlichen Dateien auf allen Geräten zugänglich und synchronisiert.

Wer die grundlegende Aufgabe der beiden Plattformen versteht, vermeidet Verwechslungen und kann ungestört arbeiten. Ob ein Vertragsentwurf oder ein Projektplan in SharePoint oder OneDrive liegt, beeinflusst, wer ihn sieht, wie er verwaltet wird und wie leicht er sich später wiederfinden lässt. Behalten Sie diese Grundlagen beim Weiterlesen im Blick, denn sie bestimmen, wie Sie SharePoint und OneDrive für Ihre konkreten Anforderungen nutzen.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist Microsofts führende Plattform für Zusammenarbeit und Inhaltsverwaltung. Organisationen können damit Teamwebsites erstellen, Dokumentbibliotheken verwalten und dynamische Intranetportale aufbauen, die alle Beteiligten verbinden. Mit SharePoint können Teams Dokumente gemeinsam bearbeiten, Workflows einrichten und Geschäftsprozesse automatisieren, und das alles in einem digitalen Arbeitsbereich.

Die Struktur von SharePoint unterstützt eine leistungsfähige Dokumentenverwaltung. Dateien lassen sich organisieren, absichern und gezielt an die richtigen Gruppen innerhalb der Organisation freigeben. Ob Sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten oder Unternehmensrichtlinien über ein Intranet ausrollen: SharePoint bietet passende Lösungen für die Freigabe von Inhalten und die Teamarbeit im großen Stil.

Was ist OneDrive?

OneDrive ist Microsofts persönlicher Cloudspeicher. Er bietet Privatpersonen wie Geschäftskunden einen sicheren und jederzeit erreichbaren Ort für persönliche Dateien. Sie können OneDrive für Arbeitsdokumente, Fotos und Sicherungskopien nutzen und haben Ihre Informationen immer griffbereit, ob am Laptop, Smartphone oder Tablet.

OneDrive for Business lässt sich in Windows und macOS integrieren und bietet eine nahtlose Dateisynchronisierung sowie automatische Sicherungsfunktionen. Der Dienst legt großen Wert auf Datenschutz: Nur Sie können auf Ihre Dateien zugreifen, sofern Sie nicht ausdrücklich etwas anderes festlegen. Dokumente lassen sich zudem bequem privat freigeben oder bei Bedarf offline bearbeiten.

SharePoint vs. OneDrive: Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

• Zweck: SharePoint ist für Teams und Inhalte der Organisation gedacht, während OneDrive auf die Speicherung und Sicherung einzelner Dateien ausgerichtet ist.
• Struktur: SharePoint organisiert Dateien in Dokumentbibliotheken, die mit Teamwebsites oder Intranets verknüpft sind. OneDrive stellt Ihre persönlichen Dateien in einem privaten Cloudlaufwerk bereit.
• Zusammenarbeit: SharePoint unterstützt strukturierte Zusammenarbeit mehrerer Nutzer und Workflow-Automatisierung. OneDrive eignet sich dagegen am besten für die Freigabe zwischen zwei Personen oder für persönliche Entwurfsablagen.
• Zugriffssteuerung: SharePoint bietet detaillierte Berechtigungen und Versionsverwaltung für Gruppen. OneDrive gibt Eigentümern einfache Kontrollmöglichkeiten, um den Zugriff auf ihre Dateien freizugeben oder einzuschränken.
• Typischer Einsatzfall: Wählen Sie SharePoint, wenn Sie gemeinsame Arbeitsbereiche für Teams benötigen. Nutzen Sie OneDrive für persönliche Dateien, frühe Entwürfe oder befristete Freigaben.

Speicherung und Synchronisierung für Einzelpersonen und Teams

Wenn es um das Speichern und Abrufen von Dokumenten geht, verfolgen SharePoint und OneDrive jeweils einen eigenen Ansatz: SharePoint ist auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet, OneDrive auf persönliche Arbeitsabläufe. Wer diese Unterschiede kennt, wählt für jede Aufgabe das passende Werkzeug und vermeidet das klassische Problem verlorener oder versehentlich geteilter Dateien.

Mit OneDrive sind Ihre persönlichen Dateien immer nur wenige Klicks entfernt und werden automatisch auf alle Ihre Geräte synchronisiert. Es ist Ihr digitaler Rucksack, den Sie immer dabeihaben. SharePoint dagegen funktioniert wie ein gemeinsamer Büroaktenschrank: Alle im Team erhalten die neuesten Dateien und Aktualisierungen von einem zentralen Ort.

Die Synchronisierung ermöglicht es Benutzern, nahtlos auf verschiedenen Geräten zu arbeiten, ohne sich um veraltete Versionen oder fehlende Dokumente sorgen zu müssen. Ob Sie allein oder in einer Gruppe arbeiten, beide Systeme bieten eine passende Möglichkeit, Ihre Dateien griffbereit und sicher zu halten. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie Sie diese Speicheroptionen in der Praxis optimal nutzen.

Dateien von Ihrem PC in OneDrive speichern

Dateien in OneDrive zu speichern ist so einfach wie das Speichern auf dem Desktop, nur besser. Der OneDrive-Synchronisierungsclient fügt Ihrem Windows-Datei-Explorer oder dem Mac-Finder ein persönliches Cloudlaufwerk hinzu, sodass Sie Dateien wie gewohnt ziehen, ablegen oder speichern können. Jede Datei, die Sie in Ihren OneDrive-Ordner legen, wird automatisch in der Cloud gesichert und so vor Geräteverlust oder Abstürzen geschützt.

OneDrive bietet außerdem einen Versionsverlauf und eine einfache Wiederherstellung, wenn Sie Änderungen zurücknehmen möchten. Da die Synchronisierung unauffällig im Hintergrund läuft, sind Ihre Dateien auf Smartphone, PC und anderen Geräten stets aktuell. So können Sie unbesorgt arbeiten, egal wo Sie gerade sind.

Teamdokumente und Bibliotheksspeicher in SharePoint

SharePoint-Dokumentbibliotheken dienen als strukturierte Teambereiche für Dateien und Ordner und bieten allen einen kontrollierten, zentralen Zugriff auf wichtige Dokumente. Teams können gemeinsam daran arbeiten, kommentieren und Dateien mit umfassender Versionierung verwalten. So überschreibt niemand die Arbeit anderer, und nichts geht in endlosen E-Mail-Verläufen verloren.

Mit Berechtigungseinstellungen und strukturierten Ordnern hilft SharePoint Teams, Ordnung zu halten, Compliance durchzusetzen und eine einzige verlässliche Quelle für Projektdateien oder Unternehmensunterlagen zu pflegen. So wird die Zusammenarbeit sicher, geordnet und nachvollziehbar, Eigenschaften, die für professionelle Teamarbeit unverzichtbar sind.

Wie SharePoint und OneDrive mit Microsoft 365 synchronisiert werden

SharePoint und OneDrive nutzen denselben Synchronisierungsclient, um Dateien offline verfügbar und stets aktuell zu halten. Im Hintergrund unterscheidet sich die Synchronisierung jedoch. Bei OneDrive werden Ihre persönlichen Dateien automatisch auf alle angemeldeten Geräte gespiegelt. So erhalten Sie nahtlosen Zugriff und eine Sicherung für Ihre individuellen Inhalte.

Wenn Sie dagegen eine SharePoint-Dokumentbibliothek synchronisieren, laden Sie einen gemeinsamen Ordner einer Teamwebsite herunter, auf den alle gemeinsam zugreifen und den alle gemeinsam bearbeiten können. SharePoint-Bibliotheken erscheinen im Datei-Explorer neben Ihrem eigenen OneDrive. Berechtigungen und Dateiorganisation legen jedoch die Websitebesitzer und Administratoren fest, nicht Sie.

Das kann verwirrend sein, besonders wenn Sie zwischen den Plattformen wechseln oder in Microsoft Teams arbeiten. Für eine reibungslose Zusammenarbeit sollten Sie prüfen, welche Bibliothek Sie synchronisieren und wer die Dateien sonst noch sehen kann, damit keine vertraulichen Informationen versehentlich offengelegt werden. Kontrollieren Sie immer Ihre Dateipfade. Wenn Sie unsicher sind, wo Ihre Änderungen landen, nutzen Sie zur Klarheit die Oberfläche von Microsoft 365.

Zusammenarbeit und Kommunikation in Microsoft 365

Gemeinsam in Microsoft 365 zu arbeiten bedeutet weit mehr, als Dateien irgendwo in der Cloud abzulegen. SharePoint und OneDrive unterstützen sowohl individuelle Arbeit als auch Teamarbeit, jeweils auf ihre eigene Weise. Wer versteht, wie diese Plattformen mit Microsoft Teams zusammenspielen und Echtzeitfreigaben unterstützen, erzielt in der Organisation bessere Ergebnisse mit weniger Reibungsverlusten.

Mit SharePoint bauen Teams strukturierte Arbeitsbereiche für gemeinsame Projekte auf, verfolgen Dokumentänderungen nach und legen fest, wer was sehen und bearbeiten darf. OneDrive dagegen spielt seine Stärken aus, wenn Sie allein arbeiten, Entwürfe privat teilen oder schnell von jedem Gerät auf Ihre Dateien zugreifen möchten. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch, wenn diese Werkzeuge mit Apps wie Teams integriert sind. Dann werden Chats, Besprechungen, Berechtigungen und Compliance-Anforderungen spürbar einfacher abgestimmt.

Dieser Abschnitt zeigt, wie Microsoft 365 alles miteinander verbindet und so sichere Zusammenarbeit, reibungslosen Dateizugriff und durchdachte Governance ermöglicht. Mehr dazu, wie Sie Ihre Zusammenarbeitsbereiche effizient halten, finden Sie in Beiträgen wie how Teams governance turns chaos into confident collaboration.

Funktionen für die Teamzusammenarbeit in SharePoint

• Gemeinsame Arbeitsbereiche: SharePoint-Websites bieten zentrale Orte für Teamdateien, Kalender und Aufgaben. So bleiben Projektressourcen übersichtlich und konsistent.
• Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten: Mehrere Benutzer können Dokumente gleichzeitig in Echtzeit bearbeiten. Der integrierte Versionsverlauf erfasst dabei jede Änderung.
• Strukturierte Diskussionen: Teammitglieder nutzen integrierten Chat, Kommentare oder Neuigkeiten-Feeds, um Dateien und Updates direkt in ihrem Arbeitsbereich zu besprechen.
• Projektwebsites: Eigene SharePoint-Bereiche helfen Teams, Projekte zu steuern, Aufgaben zuzuweisen und Workflows zu automatisieren. So behalten alle den Überblick und übernehmen Verantwortung.

Wie Teams OneDrive und SharePoint integriert

Microsoft Teams verknüpft SharePoint und OneDrive zu einem nahtlosen Dateierlebnis. Wenn Sie eine Datei in einem Teams-Kanal freigeben, wird sie in der SharePoint-Bibliothek gespeichert, die diesem Team zugeordnet ist. Damit steht sie allen Kanalmitgliedern zur Verfügung. Persönliche Dateien, die in Einzel- oder Gruppenchats ausgetauscht werden, liegen in der OneDrive-Umgebung des Absenders. Sie werden jedoch transparent für die Zusammenarbeit freigegeben.

So müssen Sie nicht nach Dokumenten suchen oder sich um unterbrochene Berechtigungen sorgen. Details zur Wahl des passenden Kanaltyps für Zusammenarbeit und Datenschutz finden Sie unter private vs shared channels in Microsoft Teams.

Dateifreigabe und Dokumentensicherheit im Vergleich

• Freigabesteuerung: OneDrive vereinfacht die Freigabe durch einfache Linkerstellung für schnelle Zusammenarbeit. SharePoint bietet für größere Teams zusätzlich eine feinere Granularität bei den Berechtigungen.
• Externe Freigabe: Beide Plattformen unterstützen die Freigabe von Dateien außerhalb Ihrer Organisation. SharePoint erlaubt Websiteadministratoren jedoch, strengere Regeln anzuwenden, und ermöglicht eine gründlichere Überwachung externer Zugriffe.
• Dokumentensicherheit: Integrierte Verschlüsselung und Compliance-Werkzeuge helfen, sensible Daten zu schützen. Besonders Teams-Umgebungen profitieren von einem mehrschichtigen Ansatz, der ausführlich unter Teams security hardening best practices behandelt wird.
• Versionskontrolle: Beide Systeme bieten einen Versionsverlauf. SharePoint nutzt ihn jedoch stärker für gemeinsames Bearbeiten und Compliance-Anforderungen.

Letztlich bietet SharePoint die ausgereifteren Werkzeuge für Datensicherheit, Genehmigungen und Lebenszyklus. OneDrive hingegen hält es für Einzelpersonen und kleine Zusammenarbeit schnell und einfach.

Sicherheit, Compliance und Administration im Überblick

Datenschutz, regulatorische Anforderungen und ein reibungslos laufender digitaler Arbeitsplatz sind für moderne Organisationen unverzichtbar. Sowohl SharePoint als auch OneDrive wurden mit diesen Prioritäten entwickelt, auch wenn sie Sicherheit und Compliance auf leicht unterschiedliche Weise umsetzen.

Von der Verschlüsselung und den Zugriffssteuerungen bis hin zu umfangreichen Überwachungsfunktionen helfen diese Plattformen Organisationen, sensible Informationen zu schützen und die Vorgaben branchenüblicher Standards einzuhalten. Leistungsstarke Verwaltungswerkzeuge ermöglichen es IT-Verantwortlichen und Fachbereichsleitern, Richtlinien festzulegen, Benutzerzugriffe zu verwalten und schnell auf Risiken oder Vorfälle zu reagieren. Damit bilden sie das Fundament der Organisations-Governance.

Unter der Oberfläche gibt es noch viel mehr, besonders da Microsoft die Latte für Cloud-Sicherheit stetig höher legt. Wie Datenschutzkonzepte wie jene hinter Microsoft Copilot funktionieren, erfahren Sie unter Microsoft Copilot data privacy. So bleiben Unternehmensinformationen produktiv und gleichzeitig geschützt.

Datensicherheit und Compliance für Cloud-Speicher

• Verschlüsselung: SharePoint und OneDrive verschlüsseln Dateien sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand. So sind sie zuverlässig vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Datenspeicherort: Organisationen können auswählen, wo ihre Daten gespeichert werden, um geografische oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
• Compliance-Zertifizierungen: Die Plattformen von Microsoft 365 erfüllen hohe Standards für die DSGVO, HIPAA und weitere branchenspezifische Vorschriften.
• Bedrohungsschutz: Integrierte Werkzeuge helfen dabei, verdächtige Aktivitäten, Phishing-Versuche oder Datenlecks zu erkennen, und stärken so Ihre Sicherheitslage zusätzlich.

Konfiguration und administrative Aufgaben verwalten

• Konfiguration von Zugriffsrichtlinien: Legen Sie auf Plattform- und Website-Ebene fest, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
• Verwaltung des Speicherkontingents: Steuern Sie die Nutzung, indem Sie Teams, Abteilungen oder einzelnen Personen bei Bedarf Speicherlimits zuweisen.
• Überwachung und Auditing: Nutzen Sie Überwachungswerkzeuge, um nachzuvollziehen, wer auf Dateien zugegriffen oder sie geändert hat. So erkennen Sie Risiken frühzeitig und können Compliance-Berichte erstellen.
• Verwaltung des Benutzerlebenszyklus: Verwalten Sie Onboarding, Berechtigungsänderungen und die Aufbewahrung von Dateien problemlos, wenn sich Rollen ändern oder Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Wann Sie OneDrive und wann Sie SharePoint verwenden

Wo Sie Ihre Dateien ablegen sollten, ist nicht immer offensichtlich, besonders wenn sich die Funktionen überschneiden. Dieser Abschnitt bietet praxisnahe Orientierung, damit Sie entscheiden können, ob OneDrive, SharePoint oder manchmal beide am besten zu Ihrer Situation passen.

OneDrive eignet sich ideal für Entwürfe, Dateien in Arbeit und alles, was Sie zunächst privat halten möchten, bevor es fertig ist. SharePoint spielt seine Stärken bei Projekten mit mehreren Beteiligten, strukturierten Workflows oder unternehmensweiten Initiativen aus, die Einheitlichkeit und zentrale Verwaltung erfordern. Manchmal ist die Kombination beider Dienste der klügste Weg, zum Beispiel wenn Sie Dokumente zuerst in OneDrive vorbereiten und sie dann mit einem Team auf SharePoint teilen.

Für noch speziellere Vergleiche, etwa ob neue Dashboards in Teams oder in SharePoint angezeigt werden sollten, hilft Ihnen die Seite Teams vs SharePoint: The Dashboard Showdown bei der Entscheidung weiter.

Anwendungsfälle für persönlichen OneDrive-Speicher

• Persönliche Entwürfe: Speichern Sie frühe Versionen von Dokumenten oder Ideen, die Sie noch nicht mit Ihrem Team teilen möchten.
• Private Dateisicherung: Nutzen Sie OneDrive als sicheres Backup für einzelne Dateien, Schularbeiten oder Geschäftsnotizen auf all Ihren Geräten.
• Zusammenarbeit one-to-one: Teilen Sie einzelne Dateien für eine schnelle Prüfung oder Rückmeldung, bevor Sie sie in einen gemeinsamen Arbeitsbereich verschieben.

Warum Organisationen SharePoint für Teamwebsites und Intranets wählen

• Erstellung von Teamwebsites: Richten Sie eigene Projektarbeitsbereiche für Abteilungen, Gruppen oder Unternehmensinitiativen ein, die eine koordinierte Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen.
• Intranetportale: Strukturieren Sie interne Kommunikation, Richtlinien und Ressourcen über gebrandete Websites, sodass alle auf demselben Stand bleiben.
• Automatisierung von Geschäftsprozessen: Nutzen Sie Workflows für Dokumentgenehmigungen, Onboarding und wiederkehrende Berichte. Das spart Zeit und verringert Fehler.
• Intelligentes Inhaltsmanagement: Kennzeichnen, organisieren und verwalten Sie Dokumente mit anpassbaren Metadaten. So sind Informationen für große Teams auffindbar und gleichzeitig geschützt.

Geschäftsprozesse mit SharePoint und OneDrive unterstützen

• Onboarding: Automatisieren Sie Checklisten für neue Mitarbeitende und stellen Sie Ressourcen über freigegebene SharePoint-Websites bereit.
• Dokumentgenehmigungen: Leiten Sie Angebote oder Verträge über strukturierte Genehmigungsworkflows, um Verantwortlichkeit und Compliance sicherzustellen.
• Berichtswesen: Fassen Sie Daten aus der gesamten Organisation in gemeinsamen Dashboards und Bibliotheken zusammen, um sie einfach analysieren und Entscheidungen darauf stützen zu können.
• Mobile Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie Teammitgliedern, Dokumente unterwegs vom Smartphone aus zu bearbeiten oder abzurufen. Das steigert Flexibilität und Produktivität.

Migration, Governance und Adoptionsplanung

Ihre Organisation vollständig in Microsoft 365 zu überführen, ist nicht immer schnell oder einfach. Mit dem richtigen Plan lässt sich der Prozess jedoch deutlich reibungsloser gestalten. Eine saubere Migration, Schulungen für Anwender und eine solide Governance sind entscheidend. Sie sorgen dafür, dass Daten dort landen, wo sie hingehören, dass Menschen wissen, wie sie die Werkzeuge nutzen, und dass alles compliant und sicher bleibt.

Ob Sie Altdateien in SharePoint verschieben, aktualisierte Schulungen ausrollen oder neue Richtlinien für die Dateiverwaltung einrichten: Ein durchdachter Ansatz erspart Ihnen später viel Ärger. Erfolgreiche Einführung bedeutet nicht nur neue Technologie. Es geht darum, Gewohnheiten und Leitplanken aufzubauen, damit Ihre Teams im Arbeitsalltag produktiv und sicher bleiben.

Um tiefer in den Aufbau wirksamer Governance-Strategien und die Einführung von Microsoft 365 einzusteigen, lesen Sie für Ihren Rollout-Leitfaden die Empfehlungen zu Teams-Governance und erfolgreicher Zusammenarbeit.

Wichtige Schritte für die Migration von Inhalten zu SharePoint

• Bewerten und inventarisieren: Erfassen Sie vorhandene Dateien und Ordner und legen Sie fest, was verschoben werden muss und was archiviert oder gelöscht werden kann.
• Strukturieren und zuordnen: Gestalten Sie SharePoint-Websites und Bibliotheken so, dass sie die Arbeitsabläufe der Teams und logische Gruppierungen abbilden. So sichern Sie einfachen Zugriff und Konsistenz.
• Testmigration: Verschieben Sie zunächst eine kleine Auswahl an Inhalten, um technische Probleme aufzudecken und Berechtigungen, Zugriff und Versionierung zu prüfen.
• Vollständige Migration und Governance: Schließen Sie die Migration ab, wenden Sie Aufbewahrungs- und Freigaberichtlinien an und schulen Sie Anwender in der neuen Struktur, damit die Umstellung langfristig gelingt.

Teams auf den Erfolg der Zusammenarbeit mit Microsoft 365 vorbereiten

• Schulung der Anwender: Bieten Sie gezielte Schulungen zu Dateispeicherung, Freigabe und Versionierung an, um Verwirrung und Fehler zu vermeiden.
• Change-Champions: Identifizieren Sie Power-User, die mit gutem Beispiel vorangehen und die Fragen ihrer Kollegen beantworten.
• Klare Richtlinien: Legen Sie einfache, verständliche Leitlinien fest, die regeln, was wohin gehört und warum.
• Laufende Unterstützung: Stellen Sie Hilfsressourcen und Feedbackkanäle bereit, damit Anwender ihre Fähigkeiten kontinuierlich verbessern können.

Verwaltung von OneDrive-Dateien beim Ausscheiden von Mitarbeitenden

Verlassen Mitarbeitende die Organisation, bleiben ihre OneDrive- und SharePoint-Inhalte durch die Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft 365 geschützt. Standardmäßig werden OneDrive-Dateien für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt (in der Regel 30 Tage oder länger, je nach Festlegung durch die Administratoren), damit sie abgerufen oder an eine Führungskraft bzw. einen Nachfolger übergeben werden können.

SharePoint-Inhalte, die dem betreffenden Nutzer gehören, aber in Teamwebsites oder Bibliotheken gespeichert sind, bleiben für Mitarbeitende weiterhin zugänglich und sichern so die Geschäftskontinuität. Administratoren können Dokumente ehemaliger Mitarbeitender einfach prüfen, übertragen oder archivieren. So schützen Organisationen ihr Wissen und verhindern Datenverluste bei personellen Übergängen.

Zusammenfassung und Entscheidungshilfe: SharePoint oder OneDrive?

Die Wahl zwischen SharePoint und OneDrive muss nicht überfordern, sobald Sie verstehen, wie deren Stärken zu Ihren Anforderungen passen. Dieser abschließende Abschnitt gibt einen kurzen Überblick über die wichtigsten Vor- und Nachteile und bietet ein praktisches Raster, das die nächsten Schritte Ihrer Organisation leitet.

Mit dem Wichtigsten in Kürze und praktischen Entscheidungskriterien sind Sie in der Lage, Ihre Speicherstrategie sowohl auf die aktuellen Anforderungen als auch auf künftiges Wachstum abzustimmen. Ziel ist nicht nur, eine Plattform auszuwählen, sondern eine Grundlage für Zusammenarbeit, Compliance und Produktivität zu schaffen, die in Ihrem spezifischen Umfeld dauerhaft trägt.

Denken Sie über das Gelernte nach, wägen Sie Ihre Prioritäten ab und nutzen Sie die folgenden Checklisten, um klare Erkenntnisse in konkrete Maßnahmen für Ihre Teams umzusetzen, unabhängig davon, wo diese gerade stehen.

Kurz gesagt: Vor- und Nachteile von SharePoint und OneDrive im Vergleich

• SharePoint: Glänzt bei der Teamzusammenarbeit, im Projektmanagement und bei Compliance. Ideal für gemeinsame Arbeit, kann aber für neue Nutzer komplex sein.
• OneDrive: Bietet privaten, einfachen Speicher, nahtlose Gerätesynchronisierung und unkomplizierte Freigabe. Am besten für persönliche Dateien oder Dateien im Austausch zwischen zwei Personen.
• Kombinierte Nutzung: Maximiert die Flexibilität: Entwürfe entstehen in OneDrive, Veröffentlichung und Zusammenarbeit erfolgen in SharePoint. So erzielen Sie über unterschiedliche Arbeitsabläufe hinweg die besten Ergebnisse.
• Einschränkungen: SharePoint kann kleine Teams überfordern. OneDrive ist für die Verwaltung langfristig genutzter, gemeinsamer Dokumente nur eingeschränkt geeignet.

Wie Sie den richtigen Cloudspeicher für Ihre Organisation auswählen

• Arbeitsabläufe definieren: Ermitteln Sie, ob Ihr Team überwiegend an gemeinsamen Projekten, an Einzelaufgaben oder an einer Mischung aus beidem arbeitet. Das bestimmt, welche Plattform die primäre sein sollte.
• Bedarf an Zusammenarbeit bewerten: Benötigen Sie gemeinsames Co-Authoring, Genehmigungsprozesse oder unternehmensweite Ankündigungen? Priorisieren Sie dafür SharePoint.
• Sicherheit und Compliance berücksichtigen: Für regulierte Branchen oder sensible Daten sollten Sie auf die erweiterten Kontrollen und Überwachungsfunktionen von SharePoint setzen.
• Wachstum einplanen: Wenn Sie mit schnellem Wachstum oder komplexen Teamstrukturen rechnen, skaliert SharePoint besser und bietet umfangreichere Verwaltungsmöglichkeiten.
• Beides testen: Führen Sie Testprojekte mit beiden Systemen durch und sammeln Sie Feedback von Anwendern, bevor Sie Ihre unternehmensweite Speicherstrategie festlegen.

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Bei der Wahl zwischen SharePoint- und OneDrive-Dateispeicher geht es darum, festzulegen, ob Inhalte einer einzelnen Person gehören oder dem Team und dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen müssen. Diese Folgen zeigen die Auswirkungen auf Governance und Auffindbarkeit:

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