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Blog · Mirko Peters

Aufbau der globalen Navigation in Viva Connections

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Globale Navigation für Viva Connections planen: klare Informationsarchitektur, Hubs, Zielgruppenausrichtung, Governance, mobile Nutzbarkeit, Suche und einheitliche Verantwortlichkeiten.

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Titelbild: Structuring Global Navigation in Viva Connections

Dieser Leitfaden ist Ihr praxisnahes Handbuch für die Einrichtung der globalen Navigation in Microsoft Viva Connections, direkt aus Microsoft 365 und SharePoint heraus. Wir gehen in die Details der Planung, Einrichtung, Anpassung und Governance und behalten dabei stets die Nutzererfahrung und die Geschäftsziele im Blick. Ob Sie neu in diesem Thema sind oder mitten in einer Neugestaltung stecken: Hier finden Sie Anregungen, um Ihre Navigation leistungsfähiger zu machen. Mit den neuesten Funktionen in Ihrem Werkzeugkasten halten Sie Mitarbeitende engagiert und sorgen dafür, dass Ihr Intranet reibungslos läuft, sodass jeder Nutzer schnell findet, was er braucht.

Ihre Strategie für die globale Navigation in Viva Connections planen

Der entscheidende Punkt bei einer soliden globalen Navigation in Viva Connections? Fangen Sie nicht einfach an, Links hinzuzufügen. Sie brauchen eine Strategie, eine abgestimmte Vorgehensweise und eine klare Vision, die alles zusammenhält. Bevor Sie überhaupt die Einstellungen in SharePoint anfassen, sollten Sie wissen, wo Viva Connections in Ihren digitalen Arbeitsplatz passt und wie es die übergeordneten Ziele Ihres Unternehmens für die Mitarbeitererfahrung unterstützt.

Strategisch zu denken bedeutet nicht, auf große Worte zu setzen, sondern sicherzustellen, dass das, was Sie aufbauen, zu Ihren Mitarbeitenden und Ihren Plänen passt. Das Navigationsdesign sollte die Struktur Ihrer SharePoint-Startseite und Ihres Intranets widerspiegeln, damit Nutzende unabhängig von ihrem Arbeitsort nur relevante Inhalte sehen. Das Fundament, das Sie jetzt legen, ermöglicht skalierbares Wachstum: einfache Aktualisierungen, zufriedene Nutzende und ein einheitlicheres Unternehmensgefühl.

Vergessen Sie nicht, dass Ihre Navigation nicht nur SharePoint, sondern auch Tools und Ressourcen aus der gesamten Viva-Suite aufnehmen kann. Legen Sie jetzt klare Ziele fest, achten Sie auf das Zusammenspiel der Module und berücksichtigen Sie stets den täglichen Weg der Menschen, die Ihre digitalen Arbeitsbereiche nutzen. Mit diesen Grundlagen sind Sie auf dem Weg zu einer zukunftssicheren Lösung, noch bevor Sie auf „Aktivieren“ klicken.

Viva Connections und seine Rolle für die Mitarbeitererfahrung verstehen

Viva Connections ist eine Microsoft-365-Lösung, die personalisierte Inhalte, Kommunikation und Ressourcen für jeden Mitarbeitenden in einem einzigen, leicht zugänglichen Bereich bündelt. Es ist wie die digitale Lobby Ihres Unternehmens: die erste Anlaufstelle für Neuigkeiten, Teamseiten und alltägliche Werkzeuge. Die globale Navigation bildet das Fundament dieser Erfahrung und führt alle direkt zu zentralen Zielen wie HR-Richtlinien, IT-Hilfe und den neuesten Updates, ohne dass lange geklickt werden muss.

Mit einem wirksamen Viva-Connections-Konzept legen Sie klare Ziele fest: höheres Engagement, leichter verdauliche Informationen und eine bessere Vernetzung über Abteilungsgrenzen hinweg. Das Ergebnis? Menschen finden schneller, was sie brauchen, fühlen sich besser informiert und können sich mit wichtigen Themen beschäftigen, sobald sie sich anmelden.

Globale Navigation an der Strategie Ihrer globalen SharePoint-Website ausrichten

Damit die globale Navigation so funktioniert, wie Sie es sich vorstellen, müssen Sie sie an Ihrer SharePoint-Startseite und Ihrem Intranetkonzept ausrichten. Ihre Wahl der Startseite (die auf Organisationsebene festgelegte Haupt-Website in SharePoint) bestimmt, wo die zentralen Navigationslinks erscheinen und wie Nutzende sich durch Ihre digitale Umgebung bewegen. Hubsites bündeln andere Team- oder Kommunikationssites, sodass Nutzende überall auf eine einheitliche, vertraute Navigation stoßen.

Hier geht es nicht nur darum, eine beliebige Zielseite auszuwählen, sondern eine einheitliche Sicht zu schaffen. Wenn die globale Navigation aus den richtigen Quellen schöpft, erhalten Nutzende eine „Single Pane of Glass“ für die Werkzeuge und Informationen, die für ihre Arbeit wichtig sind, unabhängig davon, ob sie im Büro arbeiten oder von zu Hause aus zugreifen.

Viva Insights integrieren und eine einheitliche Viva-Umgebung schaffen

Wenn Sie Viva Insights und weitere Viva-Module über Ihre globale Navigation einbinden, hebt das die Mitarbeitererfahrung auf eine neue Stufe. Lernübersichten, Erinnerungen zum Wohlbefinden und hilfreiche Analysen sind dann nur einen Klick von den alltäglichen Essentials entfernt. So wird die Navigation mehr als ein Menü: Sie wird zum Startpunkt für Bildungs-, Wellness- und Produktivitätswerkzeuge, die zusammenarbeiten.

Indem Sie Module wie Viva Learning und Insights in Ihre Navigation einbetten, erleichtern Sie es Mitarbeitenden, informiert zu bleiben, neue Fähigkeiten zu erwerben und ihr eigenes Wohlbefinden im Blick zu behalten. Je besser diese Module in Ihre Viva-Umgebung eingebunden sind, desto mehr Nutzen ziehen Ihr Unternehmen und jeder Einzelne aus jeder Anmeldung.

Einrichtung und Konfiguration der globalen Navigation in SharePoint

Sobald Sie Ihre Strategie festgelegt haben, folgt die technische Einrichtung, die Ihre Vision umsetzt. Die Einrichtung der globalen Navigation in SharePoint Online beginnt mit dem Aktivieren von Funktionen in der SharePoint-App-Leiste. Danach wählen Sie aus, woher die Navigationsinhalte stammen, in der Regel Ihre SharePoint-Startwebsite, und legen fest, wie die Navigationslinks strukturiert werden.

Die initiale Konfiguration ist der Ausgangspunkt. Die Navigation soll sichtbar, übersichtlich und langfristig einfach zu pflegen sein. Dazu gehören das Festlegen der Berechtigungen, die Wahl der Startwebsite als Quelle und die Anordnung Ihrer wichtigsten Links von Anfang an. Wenn Sie die lokale oder websitebasierte Navigation ersetzen möchten, bereiten Sie hier die Nutzenden auf den Wechsel zu einer schlankeren, unternehmensweiten Benutzererfahrung vor.

Wenn diese Grundlagen stimmen, haben alle, von der IT bis zu den Frontline-Mitarbeitenden, eine einheitliche Möglichkeit, zwischen Teams, Tools und wichtigen Informationen zu wechseln. Unnötige Klicks und doppelte Navigationsmenüs entfallen. Anschließend können Sie die Navigation so anpassen, dass sie zu Ihrer Marke und zu Ihren Mitarbeitenden passt.

Globale Navigation in der SharePoint-App-Leiste aktivieren

  1. Startwebsite zuweisen: Öffnen Sie das SharePoint Admin Center und wählen Sie die Hauptwebsite aus, die als organisationsweite „Startseite“ dienen soll. Sie bildet den Ankerpunkt Ihrer globalen Navigation.
  2. SharePoint-App-Leiste einschalten: Suchen Sie im Admin Center die Einstellung zum Aktivieren der App-Leiste. Nach der Aktivierung erscheint sie auf jeder SharePoint-Website in Ihrem Mandanten, auf dem Desktop und auf dem Smartphone. So haben Nutzende mit einem Klick Zugriff auf die globale Navigation, Websites und Neuigkeiten.
  3. Sichtbarkeit für Endbenutzende prüfen: Stellen Sie sicher, dass Nutzende die App-Leiste auf ihren SharePoint-Websites sehen und dass sie nicht mit individuellem Branding oder bestehenden Konfigurationen kollidiert. Das ist entscheidend für ein durchgängig reibungsloses Navigationserlebnis.

Quelle der globalen Navigation festlegen und Ihre SharePoint-Website konfigurieren

  1. Startwebsite als Navigationsquelle auswählen: Legen Sie im SharePoint Admin Center Ihre gewählte Website als Grundlage für die globale Navigation fest. So erhalten Sie ein einheitliches Erlebnis in allen verbundenen Apps und Websites.
  2. Navigationslinks konfigurieren: Öffnen Sie die Navigationseinstellungen auf Ihrer Startwebsite und bauen Sie die Linkstruktur auf. Sie können Links hinzufügen, bearbeiten und neu anordnen, zusammengehörige Einträge gruppieren und Bezeichnungen verwenden, die für Endbenutzende verständlich sind.
  3. Berechtigungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass nur vertrauenswürdige Administratoren die Navigation bearbeiten können. Eine konsequente Kontrolle sorgt dafür, dass nur geprüfte Inhalte und Links in Ihr globales Navigationsmenü gelangen.

Bewährte Methoden, um globale und lokale Navigation für ein schlankes Benutzererlebnis auszublenden

Die globale Navigation in Viva Connections anpassen

Jetzt wird es kreativ: Die globale Navigation an Ihre Organisation und ihre Mitarbeitenden anzupassen. Gute Navigation ist mehr als eine Linkliste. Sie spiegelt Ihre Marke wider, ordnet Inhalte sinnvoll und hilft allen, vom Schichtpersonal bis zur Geschäftsleitung, ohne Umwege ans Ziel zu kommen.

Mit Anpassungen wirkt die globale Navigation wie die eigene Unternehmenswelt. Vielleicht verwenden Sie andere Farben, Symbole oder Abschnittstitel, die zu Ihrem Team passen. Oder Sie gruppieren Informationen nach Abteilung, Standort oder Rolle, damit Nutzende das Wichtigste sofort sehen. Richten Sie Ihre Anpassungen an realen Nutzerwegen aus und berücksichtigen Sie, wie unterschiedliche Personen täglich mit Ihrem digitalen Arbeitsplatz arbeiten.

Ein durchdachtes Layout macht die globale Navigation nicht nur funktional, sondern einladend. So wird sie tatsächlich genutzt, statt dass Nutzende ziellos klicken. Gelingt das, wird die Navigation zu einem Produktivitätswerkzeug und nicht nur zu einer weiteren Menüleiste.

Layout und Struktur der globalen Registerkarten anpassen

  1. Kategorien ordnen: Gruppieren Sie zusammengehörige Links unter klaren Überschriften oder Kategorien, damit sich Nutzende nicht in einer Vielzahl beliebiger Optionen verlieren.
  2. Oberste Links neu anordnen: Nutzen Sie in SharePoint die Drag-and-Drop-Funktion, um Ihre meistgenutzten Ziele ganz oben in der Navigation zu platzieren. So sind sie leicht zu finden.
  3. Symbole oder eigene Bezeichnungen verwenden: Ergänzen Sie markentypische Symbole oder eindeutige Namen wie „IT Help“ oder „HR Central“. So erkennen Nutzende schnell, was sie brauchen, und Ihre Unternehmenspersönlichkeit wird sichtbar.

Navigationserlebnisse mit Blick auf Zielgruppe und Anwendungsfälle gestalten

Administration und Governance für die globale Navigation

Machen wir uns nichts vor: Eine leistungsfähige Navigation funktioniert nur, wenn die Governance stimmt. Sie brauchen klare Prozesse, die festlegen, wer was verwaltet, strikte Administrationskontrollen sowie einen Plan für Wachstum und Schulung. Ohne dieses Fundament fällt selbst die beste Navigation auseinander: mit defekten Links und veralteten Zielen.

Dieser Abschnitt liefert Ihnen das vollständige Administrations-Playbook: die Einrichtung von Berechtigungen, den versierten Umgang mit den Microsoft 365 Admin Centern und Adoptionsstrategien, damit die Benutzer vom ersten Tag des Rollouts an mitziehen. Gute Governance ist zudem keine einmalige Sache. Es geht darum, regelmäßig zu prüfen, zu modernisieren und sicherzustellen, dass die Navigation mit Ihren Geschäftszielen mitwächst.

Mit etwas Vorarbeit bei den Administrationskontrollen und den Wartungsroutinen bleibt Ihre Navigation nützlich und sicher. Nächtliche Notfälle, weil jemand den Link zum HR-Portal geändert hat, gehören damit der Vergangenheit an.

Verwaltung der globalen Navigation im Microsoft 365 Admin Center

Das Microsoft 365 Admin Center und das SharePoint Admin Center sind die zentralen Steuerungsinstrumente für die globale Navigation. Hier vergeben Sie Berechtigungen an die richtigen Administratoren, überwachen Aktivitäten und legen Sicherheitsregeln fest, die unbefugte Änderungen verhindern. Diese Tools bieten außerdem integrierte Berichtsfunktionen, mit denen Sie defekte Links und Nutzungstrends im Blick behalten und Benutzerprobleme effizient beheben können. Die richtige Nutzung dieser Admin Center sorgt dafür, dass Ihre Navigation sicher bleibt und den Compliance-Anforderungen entspricht.

Adoption und Schulung für die Einführung der Navigation

  1. Erstellen Sie einen schrittweisen Rollout-Plan: Planen Sie die Kommunikation, testen Sie die Lösung mit einer Kerngruppe von Benutzern im Pilotbetrieb und führen Sie die Einführung in Phasen durch, um Überraschungen und Verwirrung zu minimieren.
  2. Erstellen Sie Schulungsmaterial: Stellen Sie leicht verständliche Anleitungen, Videos oder praktische Sitzungen bereit, die erklären, wie die neuen Navigationsfunktionen genutzt werden. Achten Sie dabei auf Klarheit und Einfachheit.
  3. Bieten Sie Unterstützung für Führungskräfte an: Versorgen Sie Manager und Teamleiter mit dem nötigen Wissen, damit sie die neue Navigation aktiv unterstützen und Fragen direkt beantworten können.
  4. Reagieren Sie auf Adoptionshürden: Sammeln Sie frühzeitig Feedback und beheben Sie Schwachstellen zügig durch schnelle Korrekturen, Aktualisierungen oder zusätzliche Schulungen, damit die Dynamik erhalten bleibt.
  5. Richten Sie Feedback-Kanäle ein: Eröffnen Sie eine eigene Support-Hotline oder ein Feedback-Formular, damit Benutzer ihre praktischen Erfahrungen teilen können. Das hilft Ihnen, die Konfiguration im Laufe der Zeit zu verfeinern.

Wartung und Überprüfung planen, Prioritäten setzen, Navigation modernisieren

  1. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen: Legen Sie einen vierteljährlichen (oder monatlichen) Check-in fest, um Navigationslinks zu prüfen, Bezeichnungen zu aktualisieren und veraltete Seiten außer Betrieb zu nehmen.
  2. Priorisieren Sie Änderungen nach ihrer Wirkung: Konzentrieren Sie sich zuerst auf stark frequentierte Links und wichtige geschäftliche Aktualisierungen, damit Verbesserungen den größten Effekt haben.
  3. Modernisieren Sie auf Basis von Feedback: Berücksichtigen Sie Rückmeldungen und Analysedaten, etwa Abbruchpunkte oder überlastete Pfade, damit die Navigation auf die sich wandelnden Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt bleibt.

Benutzererlebnis und Dashboard-Integration in Viva Connections

Die globale Navigation ist kein Einzelfall. Sie ist in alles eingebunden, was Menschen in Viva Connections sehen und tun. Wie Sie Ihr Dashboard gestalten, welche Beiträge im Newsfeed erscheinen und welche Schnellzugriffslinks im Ressourcenbereich stehen, hängt direkt mit der Funktionsweise der Navigation zusammen. Die Planung des Layouts dient daher nicht nur der Optik, sondern fördert Entdeckung und Produktivität Tag für Tag.

Ein gutes Dashboard arbeitet mit der Navigation zusammen, damit jeder Benutzer die richtigen Karten und Ressourcen sofort zur Hand hat. Beide ergänzen sich bei der internen Kommunikation und bei reibungslosen Arbeitsabläufen. So bleiben Menschen ohne zusätzliche Klicks oder Verwirrung informiert und auf Kurs.

Die Integration von News und Ressourcen in Ihre Navigation sorgt dafür, dass wichtige Ankündigungen und wertvolle Tools maximale Sichtbarkeit erhalten. Wenn dieses Zusammenspiel stimmt, steigt die Interaktion, während die Zahl der Helpdesk-Tickets sinkt, weil Mitarbeitende die benötigten Informationen genau dann finden, wenn sie sie brauchen.

Dashboard-Layouts unter Berücksichtigung der globalen Navigation planen

  1. Verwandte Dashboard-Karten gruppieren: Bündeln Sie Karten für ähnliche Arbeitsabläufe, etwa Zeiterfassung, Spesenabrechnung oder Richtlinienaktualisierungen, damit Nutzer sie unter den passenden Überschriften leicht finden.
  2. Statische und dynamische Inhalte ausbalancieren: Kombinieren Sie reguläre Links mit Warnkarten oder aktuellen Highlights, damit zentrale Unternehmensinformationen im Vordergrund stehen.
  3. Dashboard und Navigationsabläufe abstimmen: Ordnen Sie Karten in der Reihenfolge an, in der Nutzer ihre täglichen Aufgaben erledigen, und richten Sie das Design an realen Arbeitsabläufen aus.
  4. Mobile Geräte und Barrierefreiheit berücksichtigen: Verwenden Sie Layouts, die sich auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen gut darstellen lassen, und stellen Sie die Unterstützung von Barrierefreiheitsfunktionen sicher.

Den News-Reader und den Ressourcenbereich in Ihren Navigationsplan integrieren

  1. Kritische News-Links anheften: Platzieren Sie unverzichtbare Artikel und Ankündigungen oben im News-Reader und in der globalen Navigation, um die größtmögliche Reichweite zu erzielen.
  2. Schnellzugriffsressourcen hervorheben: Nutzen Sie den Ressourcenbereich für direkte Links zu IT-, HR- oder Benefit-Portalen, um die Suchzeit für stark nachgefragte Tools zu verkürzen.
  3. Layouts straffen: Halten Sie die Struktur übersichtlich, indem Sie Links und News logisch gruppieren, damit Nutzer Inhalte schnell erfassen und handeln können.
  4. Inhalte und Navigationsaktualisierungen abstimmen: Wenn sich News oder Ressourcen ändern, aktualisieren Sie Navigationsbezeichnungen und Pfade, damit nichts verloren geht.

Abschluss, Feedback und kontinuierliche Verbesserung der globalen Navigation

Der Starttag ist erreicht, und man atmet erleichtert auf, doch die Landung ist nur die halbe Strecke. Damit Ihre Navigation langfristig nützlich bleibt, brauchen Sie einen Plan, um reales Nutzerfeedback einzuholen und zu beobachten, was funktioniert und wo Nutzer hängen bleiben. Metriken werden zu Ihrem Leitstern. Kontinuierliche Aktualisierungen auf Basis dieser Daten sorgen dafür, dass sich die Navigation mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt.

Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie Feedback sammeln, Analysen durchführen und Ihre Erkenntnisse in die Praxis umsetzen, damit Ihre Navigation nie veraltet. Wir gehen durch den Abschluss des Rollouts, teilen praktische Tipps und bereiten Verbesserungen nach dem Start vor, damit Sie den Schwung behalten, ohne das Vertrauen der Nutzer zu verlieren.

Der Lohn? Eine Navigation, die mit Ihrer Organisation Schritt hält und jede Abteilung, jede Region und jede Initiative unterstützt, während Sie wachsen. Ihr digitaler Arbeitsplatz bleibt frisch, und Ihre Nutzer bleiben zufrieden.

Nutzerfeedback einholen und Metriken für den Erfolg erfassen

  1. Feedback-Kanäle einrichten: Richten Sie Umfragen, E-Mail-Formulare oder kurze Abstimmungen ein, um Nutzereingaben zu Problemstellen und Erfolgen in der Navigation zu sammeln.
  2. Analysetools nutzen: Überwachen Sie die Navigationsnutzung mit SharePoint-Nutzungsberichten oder der Klickverfolgung in Viva Connections, um zu sehen, was beliebt ist und was ignoriert wird.
  3. Navigationsmuster analysieren: Ermitteln Sie, wo Nutzer abbrechen oder verwirrt sind, und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Verbesserungsbedarf gezielt zu identifizieren.
  4. Auf Basis von Daten iterieren: Passen Sie Navigationsstruktur, Bezeichnungen oder Layouts anhand des tatsächlichen Nutzerverhaltens an, nicht nach Bauchgefühl, für kontinuierliche Verbesserungen.

Fast geschafft: Rollout abschließen sowie Tipps, Gedanken und nächste Schritte teilen

  1. Prüfen Sie Ihre Bereitstellungs-Checkliste: Kontrollieren Sie vor dem offiziellen Start Berechtigungen, Sichtbarkeit und die Richtigkeit der Links, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
  2. Bewährte Methoden teilen: Dokumentieren Sie Lessons Learned oder Profi-Tipps und teilen Sie sie als Serie für neue Administratoren oder künftige Erweiterungsprojekte.
  3. Nutzerreflexion anregen: Sammeln Sie nach dem Start die Meinungen der Endanwender und nutzen Sie die wertvollen Erkenntnisse für den Support oder weitere Verbesserungen.
  4. Den nächsten Aktualisierungszyklus planen: Vereinbaren Sie regelmäßige Check-ins, monatlich oder vierteljährlich, um die Navigation zu modernisieren und an Geschäftsänderungen anzupassen.
  5. Kontinuierliche Verbesserung fördern: Etablieren Sie eine Feedback-Kultur, damit sich die Navigation mit Ihren Mitarbeitenden und deren Bedürfnissen weiterentwickelt und langfristig frisch und nützlich bleibt.

Das sollten Sie sich außerdem anhören

Eine wirksame globale Navigation in Viva Connections hängt davon ab, dass Informationsarchitektur, Metadaten, Verantwortlichkeiten, Zielgruppenausrichtung und Suche als ein System zusammenarbeiten. Diese Episoden behandeln diese Grundlage:

Microsoft Viva SharePoint Microsoft 365

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