User offboarding (Microsoft 365)

Konzept

Schritte, wenn jemand die Organisation verlässt: Dateien und Zugriffe finden und übergeben, dann das Konto entfernen. In Microsoft 365 lassen sich gelöschte Konten standardmäßig 30 Tage lang wiederherstellen, und OneDrive-Daten bleiben nur begrenzte Zeit erhalten.

Beschreibung

Offboarding heißt, mit den Daten und Zugriffen eines Benutzers umzugehen, wenn er geht. Microsoft Learn beschreibt für Microsoft 365 diese Punkte:

Wird nur die Lizenz entzogen und das Konto nicht gelöscht, kann ein Administrator direkt auf die OneDrive-Dateien des Benutzers zugreifen. Wird das Konto gelöscht, lässt es sich 30 Tage lang wiederherstellen; danach werden die Daten endgültig gelöscht. Für OneDrive gilt als Standard für gelöschte Benutzer eine Aufbewahrung von 30 Tagen. Danach wandert das OneDrive in den Papierkorb der Websitesammlung und wird dort 93 Tage aufbewahrt (so steht es auf der Seite zum Löschen eines Benutzers). In dieser Zeit sind aus diesem OneDrive geteilte Inhalte für andere nicht zugänglich. Die Aufbewahrungszeit lässt sich verlängern.

Damit eine andere Person Zugriff bekommt, kann ein Administrator sie als Administrator der Websitesammlung des OneDrive des ehemaligen Mitarbeiters eintragen oder einen Link zu den Dateien erstellen und die Dateien herunterladen oder verschieben. Werden Dokumente mit Versionsverlauf so verschoben oder kopiert, wird nur die neueste Version übernommen. SharePoint-Dateien müssen nicht verschoben werden, weil sie bei den Sites bleiben. Dateien, die auf den Computer des Benutzers synchronisiert wurden, bleiben dort; ein Administrator kann sie nicht löschen. Das Löschen des Kontos beendet die Lizenzkosten nicht; Lizenzen werden getrennt reduziert. Konten mit E-Mail-Weiterleitung oder umgewandeltem freigegebenem Postfach sollen nicht gelöscht werden.

Quellen (Microsoft Learn, geprüft im November 2026): https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee-step-5 , https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/delete-a-user

Verwandte Themen kurz erklärt

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• SharePoint Essentials Toolkit · Verwandt mit · Produkt
  Werkzeug von Cognillo für SharePoint-Administratoren und Site-Besitzer: Berichte zu Berechtigungen, Oversharing und Freigabelinks, Monitor für defekte Links, Inhaltswerkzeuge, Migration, Metadaten-Berichte und geplante Exporte.

Glossar

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• Mirko Peters · über OneDrive

Gepflegt von Mirko Peters (Microsoft MVP) · Zuletzt aktualisiert: 2026-11-11