Configuración de gobernanza de SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-16 · Updated 2026-07-18

Encuentra los ajustes clave de gobernanza de SharePoint en el centro de administración para permisos, uso compartido, ciclo de vida, seguridad y cumplimiento.

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Cover: Harden Microsoft Teams Security and Guest Access

Si quieres poner orden en SharePoint, el centro de administración es el punto central para toda la configuración de gobernanza. Aquí defines directivas, ajustas controles y mantienes tus datos seguros y conformes con la normativa. Tanto si gestionas permisos, el uso compartido externo o la retención de datos, el centro de administración de SharePoint te ofrece las herramientas adecuadas para definir cómo funciona tu entorno de Microsoft 365.

Los administradores y los responsables de gobernanza deben usar el centro de administración de SharePoint para definir quién puede acceder a qué, establecer restricciones de uso compartido y aplicar reglas de cumplimiento en toda la organización. Con una configuración cuidadosa, puedes proteger la información sensible, simplificar la gestión de sitios y asegurarte de que todos siguen las mismas reglas. Esta guía explica exactamente dónde y cómo realizar estos ajustes clave de gobernanza, para que puedas dirigir tu barco de SharePoint con confianza.

7 datos sorprendentes sobre la gobernanza de SharePoint

La gobernanza no es solo una directiva, se aplica mediante la configuración: muchos controles de gobernanza se aplican directamente en el Centro de administración de SharePoint (y mediante PowerShell). Saber dónde configurar la gobernanza en el centro de administración de SharePoint convierte las reglas de "recomendaciones" en ajustes de cumplimiento obligatorio.
Los controles de creación de sitios pueden frenar la proliferación: puedes restringir quién puede crear sitios y sitios conectados a grupos, asignar propietarios predeterminados y exigir plantillas, evitando que cientos de sitios sin gestionar aparezcan de la noche a la mañana.
Las funciones modernas, como los sitios de centro y los diseños de sitio, permiten aplicar la gobernanza de forma coherente: puedes distribuir la navegación, la imagen de marca y la configuración de cumplimiento en un conjunto completo de sitios, en lugar de configurar cada sitio por separado.
Las etiquetas de confidencialidad y las directivas de retención se integran en Microsoft 365: la gobernanza suele abarcar SharePoint, OneDrive y Teams, de modo que etiquetar el contenido en SharePoint aplica el tratamiento de datos en todo el ecosistema, no solo en una única colección de sitios.
El uso compartido externo es granular y reversible: puedes configurarlo a nivel de inquilino, de sitio y de archivo, y revocar después el acceso de invitados. La gobernanza en este punto limita directamente los riesgos de fuga de datos sin quitar acceso a los usuarios.
La administración de almacenamiento y de cuotas está centralizada: el Centro de administración de SharePoint permite a los administradores establecer límites de almacenamiento, gestionar sitios inactivos y aplicar directivas de cierre automático, y convierte la gestión de costes y capacidad en gobernanza automatizada.
Muchas tareas de gobernanza son más fáciles con la automatización: PowerShell, Graph API y los diseños de sitio permiten aplicar cambios de forma masiva (aprovisionamiento, gestión del ciclo de vida, etiquetado), lo que significa que la gobernanza coherente puede automatizarse en lugar de mantenerse manualmente.

Conceptos esenciales de la gobernanza de SharePoint

La gobernanza de SharePoint se refiere a las directivas, los roles, las responsabilidades y los procesos que controlan cómo tu organización gestiona sus datos, sus herramientas de colaboración y sus obligaciones de cumplimiento en SharePoint y Microsoft 365. En esencia, la gobernanza consiste en mantener todo organizado, seguro y funcionando sin problemas: piensa en ella como las normas de tráfico de tu contenido empresarial.

Los principios clave de la gobernanza de SharePoint incluyen una gestión sólida de permisos (definir quién puede acceder a qué), la clasificación de datos (etiquetar y proteger la información sensible) y las directivas de ciclo de vida (decidir cuánto tiempo deben conservarse los datos antes de archivarlos o eliminarlos). Establecer estos elementos ayuda a tu empresa a cumplir los requisitos normativos y a evitar errores costosos o filtraciones de datos.

Si ignoras la gobernanza de SharePoint, básicamente estás jugando con el shadow IT, las fugas accidentales de datos y una colaboración sin ley. Sin directrices y controles claros, los sitios pueden proliferar sin control, la información sensible puede acabar en manos equivocadas y las multas normativas pueden llegar. Para quienes aprovechan integraciones como Microsoft Teams, contar con una estrategia de gobernanza coherente en ambas plataformas genera confianza, mejora la productividad y evita que todo se convierta en caos. Si quieres ver cómo este tipo de enfoque transforma la colaboración, consulta cómo la gobernanza de Teams aporta orden y cumplimiento en espacios de trabajo muy activos.

Definición de gobernanza de SharePoint

La gobernanza de SharePoint es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que orientan cómo una organización planifica, implementa, administra y protege SharePoint y los servicios de colaboración relacionados. Establece estándares para la creación de sitios, el ciclo de vida del contenido, los permisos, el cumplimiento, el almacenamiento, la personalización y la gestión de cambios, para garantizar la coherencia, la seguridad y el uso eficiente de los recursos.

Explicación breve

Una gobernanza eficaz equilibra la productividad de los usuarios con la gestión de riesgos, al definir quién puede crear sitios, cómo se clasifican y retienen los datos, cómo se conceden y revisan los permisos y qué personalizaciones están permitidas. En Microsoft 365, muchos controles de gobernanza se implementan a través del Centro de administración de SharePoint y de herramientas complementarias en el Centro de administración de Microsoft 365, el Centro de cumplimiento y Azure AD, por ejemplo, al configurar directivas de creación de sitios, la administración de sitios centro, la configuración de uso compartido y las etiquetas de retención. Si buscas dónde configurar la gobernanza en el Centro de administración de SharePoint, esos ajustes se encuentran principalmente en las secciones de administración de sitios, uso compartido, directivas y servicios de contenido del Centro de administración de SharePoint, complementados con la configuración de todo el inquilino en los centros de administración y de cumplimiento de Microsoft 365.

Acceso al Centro de administración de SharePoint para tareas de gobernanza

Comprueba tu rol de administrador: Necesitas ser administrador global de Microsoft 365, administrador de SharePoint o tener permisos de administración delegada. Sin alguno de estos roles, no podrás realizar cambios de gobernanza.
Ve al portal de administración de Microsoft 365: Accede a admin.microsoft.com e inicia sesión con tus credenciales de administrador.
Ve al Centro de administración de SharePoint: En el panel de navegación izquierdo, selecciona «Mostrar todo» para expandir el menú y haz clic en «SharePoint». Esto te llevará al Centro de administración de SharePoint.
Localiza la configuración de gobernanza: Los controles de gobernanza, como uso compartido, directivas, administración de sitios y cumplimiento, están organizados en elementos de menú claramente etiquetados. Usa el panel de navegación para encontrar y acceder rápidamente a cada sección.
Consejo: Si estás empezando, dedica unos minutos a explorar el panel principal y las guías de ayuda. Las descripciones emergentes y la búsqueda facilitan ir directamente a la configuración que necesitas.

Configuración clave de gobernanza en el Centro de administración de SharePoint

Una vez que llegues al Centro de administración de SharePoint, encontrarás un conjunto de opciones de gobernanza diseñadas para ayudarte a gestionar riesgos, mantener el cumplimiento normativo y proteger la colaboración. Estos controles principales abarcan desde la forma en que los usuarios comparten contenido externamente hasta la manera en que los sitios se crean, administran y retiran con el tiempo.

Las configuraciones de gobernanza más importantes se agrupan en tres áreas: uso compartido y acceso externo, administración de sitios y cumplimiento de datos. Cada una tiene su propio área de menú y su conjunto de opciones, lo que te permite establecer límites claros y automatizar las tareas de administración. Entender estos controles te permitirá adaptar SharePoint a las necesidades específicas de tu organización, equilibrando la colaboración con la seguridad.

Conocer estas áreas clave te dará el control. A continuación, veremos exactamente cómo usar cada conjunto de controles para ajustar tu entorno en cuanto a cumplimiento, eficiencia y tranquilidad.

Configurar directivas de uso compartido y acceso externo

Abre el menú «Directivas»: En el panel de navegación del Centro de administración de SharePoint, haz clic en «Directivas» y elige «Uso compartido». Aquí es donde defines qué tan abierto o restringido quieres que sea el contenido en tu organización.
Elige el nivel de uso compartido: Verás un control deslizante que va desde «Solo personas de tu organización» hasta «Cualquier usuario». Las opciones incluyen:

Solo internos: Bloquea por completo el uso compartido externo.
Invitados nuevos y existentes: Te permite invitar a usuarios específicos ajenos a la empresa.
Acceso anónimo: Permite vínculos para compartir que no requieren inicio de sesión.

Basa tu decisión en las necesidades de cumplimiento de tu organización y en el grado de confianza que tengas en tus usuarios respecto al manejo de datos externos.
Establece excepciones y restricciones: Puedes limitar el uso compartido a dominios específicos, exigir fechas de caducidad en los vínculos o requerir que los usuarios externos inicien sesión. Estos pasos protegen los archivos sensibles y reducen la exposición accidental.
Entender los efectos entre plataformas: Los controles de uso compartido en SharePoint también afectan a OneDrive y, por extensión, a Microsoft Teams. Si buscas más información sobre cómo controlar el uso compartido en los espacios de trabajo de Teams con reglas de gobernanza adecuadas, consulta las estrategias de cómo la gobernanza de Teams crea una colaboración segura y organizada.

Una configuración cuidadosa equilibra la seguridad y la colaboración: si la ajustas bien, mantendrás tus datos protegidos sin interferir con el trabajo en equipo productivo.

Gestión de la creación de sitios, los permisos y el ciclo de vida

Controlar la creación de sitios: En el centro de administración, ve a "Sitios" y haz clic en "Sitios activos". Usa la configuración en "Configuración" > "Creación de sitios" para decidir quién tiene permiso para crear nuevos sitios de SharePoint. Restringir la creación de sitios a determinados usuarios o grupos puede reducir la proliferación y mantener tu entorno organizado.
Asignar y auditar permisos: En cada sitio de SharePoint, accede a la configuración de permisos para definir quién es propietario, miembro o visitante. Usa "Permisos del sitio" para ajustar el acceso y revisa los registros de auditoría para detectar cambios o actividad inusual.
Establecer directivas de ciclo de vida de los sitios: En "Directivas" o "Configuración del sitio", define reglas para cuándo caducan los sitios o cuándo se revisan. La caducidad automática, los recordatorios o la justificación obligatoria para renovar mantienen tu espacio digital manejable y reducen los sitios olvidados y sin uso.
Automatizar la gobernanza siempre que sea posible: Puedes usar integraciones de Power Platform y Graph API para flujos de trabajo que estandaricen las solicitudes de sitios o recuerden a los propietarios que revisen sus sitios. Para más información, consulta los consejos para controlar la proliferación de Microsoft Teams mediante automatización en la gobernanza del ciclo de vida de Teams con Power Platform.

Establecer controles claros y recordatorios automáticos significa menos desorden, más seguridad y menos dolores de cabeza para averiguar qué sigue en uso.

Implementación de cumplimiento de datos y directivas de retención

Activar las directivas de retención de datos: En el centro de administración de SharePoint, ve a la sección "Directivas" y haz clic en "Retención". Aquí puedes crear directivas para conservar, eliminar o revisar documentos automáticamente tras un periodo determinado, lo que te ayuda a cumplir normativas como el RGPD o HIPAA.
Habilitar etiquetas de confidencialidad y configuración de cumplimiento: Integra Microsoft Purview para disponer de controles de cumplimiento avanzados. Usa etiquetas de confidencialidad para clasificar y proteger el contenido según su nivel de sensibilidad: solo quienes deben acceder a él podrán hacerlo.
Elige reglas de cumplimiento que se adapten a tu negocio: Personaliza la retención y el etiquetado para que coincidan con tus políticas internas y los requisitos externos. Si trabajas en un sector regulado, aprovecha las plantillas diseñadas para el cumplimiento legal, financiero o sanitario.
Audita tus configuraciones de cumplimiento: Revisa periódicamente los registros de auditoría para confirmar que las directivas funcionan como se planeó, hace un seguimiento de los cambios e investiga cualquier problema si algo parece inusual. Si tu organización usa herramientas de IA como Copilot, conoce el enfoque de Copilot en materia de privacidad y cumplimiento para que tus datos sigan protegidos.

Hacer bien el cumplimiento y la retención significa menos problemas legales, más confianza de los clientes y mucho menos estrés cuando llegan las auditorías.

Errores habituales sobre la configuración de gobernanza en el centro de administración de SharePoint

Cuando la gente busca dónde configurar la gobernanza en el centro de administración de SharePoint, suele cometer errores recurrentes. La siguiente lista destaca los errores más comunes, por qué importan y cómo evitarlos.

Suponer que existe una única página de "Gobernanza": Muchos esperan una página centralizada de gobernanza. En realidad, la gobernanza se configura en varias áreas (configuración del sitio, directivas, uso compartido, retención, ciclo de vida y diseños de concentrador o de sitio). Revisa la creación de sitios, el uso compartido, las etiquetas de confidencialidad, la retención y las directivas del centro de administración.
Confiar únicamente en la configuración clásica de administración de SharePoint: Usar solo la configuración heredada deja fuera los controles modernos del Centro de cumplimiento de Microsoft 365 y de los centros de administración de Teams y OneDrive. Revisa Microsoft 365 Compliance, Security y Azure AD para las etiquetas, DLP y los controles de acceso.
No alinear la gobernanza con los procesos de negocio: Configurar ajustes técnicos sin definir quién es propietario de los sitios, las reglas de ciclo de vida o las convenciones de nombres lleva a una aplicación inconsistente. Establece roles y un plan de gobernanza antes de aplicar directivas.
Ignorar el ciclo de vida de los sitios y los límites de almacenamiento: No configurar la expiración de sitios, las cuotas de almacenamiento o los procesos de revisión provoca una proliferación de sitios y contenido sin gestionar. Usa directivas de sitio, expiración e informes para gestionar el ciclo de vida.
Aprovisionamiento de sitios y plantillas mal definidos: Crear sitios manualmente sin plantillas estandarizadas ni diseños de sitio da lugar a seguridad, navegación y metadatos inconsistentes. Implementa diseños de sitio, flujos de aprovisionamiento y plantillas vinculados a las reglas de gobernanza.
Pasar por alto la configuración de uso compartido externo: El uso compartido externo predeterminado puede exponer el contenido. Configura directivas de uso compartido por sitio, usa informes de uso compartido y aplica etiquetas de confidencialidad para controlar el acceso externo.
No usar las etiquetas de confidencialidad y la retención de forma conjunta: Tratar las etiquetas y la retención por separado ignora su potencia combinada. Planifica la taxonomía de etiquetas y las directivas de retención en conjunto para aplicar reglas de protección y de ciclo de vida.
Gobernanza insuficiente de permisos: Dar a los propietarios de sitios la capacidad sin control de cambiar el uso compartido o los permisos provoca brechas de seguridad. Aplica el principio de mínimo privilegio, usa grupos de permisos y supervisa los permisos únicos y los usuarios externos.
No supervisar ni generar informes: Configurar directivas y nunca supervisar el cumplimiento impide detectar desviaciones. Usa con regularidad los registros de actividad y de auditoría, los informes de uso y los informes de directivas.
Descuidar la formación y la documentación: Implantar la gobernanza sin formar a los propietarios y usuarios provoca un uso indebido. Proporciona documentación clara, listas de verificación para propietarios de sitios y formación continua.
No integrar con la gobernanza más amplia de Microsoft 365: Tratar SharePoint de forma aislada pasa por alto los controles de todo el inquilino (acceso condicional de Azure AD, DLP, directivas de retención). Coordina las directivas entre los servicios de Microsoft 365.
Configurar mal el sitio concentrador y el ámbito de la colección de sitios: Aplicar la configuración o las directivas de concentrador en el ámbito incorrecto provoca comportamientos inesperados. Comprende la herencia de los sitios concentradores y dónde se aplican las directivas a nivel de colección de sitios frente a las de inquilino.
Complicar las directivas demasiado pronto: Implementar reglas excesivamente complejas antes de establecer una gobernanza básica genera una carga administrativa excesiva. Empieza de forma sencilla, aplica las directivas básicas e itera.
No planificar el cumplimiento normativo ni las retenciones legales: Ignorar el descubrimiento electrónico, las retenciones legales o los requisitos de retención puede poner en riesgo el cumplimiento normativo. Configura las directivas de retención y de retención legal en el Centro de cumplimiento conforme a los requisitos legales.

Aprovechar las funciones de seguridad avanzadas para los sitios de SharePoint

Implementa directivas de acceso condicional: Integra SharePoint con Microsoft Entra ID para controlar qué usuarios pueden acceder a los sitios de SharePoint desde ubicaciones o dispositivos concretos. Así el contenido sensible queda protegido por controles estrictos, con el acceso restringido cuando los riesgos son mayores.
Activa las herramientas de gestión de amenazas: Usa Microsoft Defender o las opciones de detección de amenazas del centro de administración para analizar la actividad sospechosa, el malware u otras posibles ciberamenazas en el contenido de SharePoint.
Integra con Microsoft Purview: Conecta tus sitios de SharePoint con Purview para la prevención de pérdida de datos (DLP), la protección de la información y un registro de auditoría más granular. Esto supone una red de seguridad adicional, especialmente si manejas datos confidenciales o regulados.
Combina varias capas de defensa: Las funciones de seguridad avanzadas funcionan mejor en conjunto, no por separado. Considera ajustes como la autenticación multifactor, la desactivación de protocolos heredados y el mantenimiento de registros de auditoría detallados. Para profundizar en estrategias de protección reales, consulta cómo la seguridad en capas refuerza tu colaboración en Teams y SharePoint.

Estas herramientas avanzadas te ayudan a adelantarte a las amenazas, dan soporte a los equipos de cumplimiento y ofrecen tranquilidad a todos los que comparten y almacenan información en SharePoint.

Lista de verificación de características de seguridad para sitios de SharePoint

Usa esta lista de verificación para revisar y configurar los controles de seguridad de los sitios de SharePoint. Para la configuración relacionada con la gobernanza, consulta dónde configurar la gobernanza en el Centro de administración de SharePoint y en los portales de Microsoft 365 Compliance y Azure AD.

Verifica las asignaciones de administradores y propietarios de las colecciones de sitios; elimina los propietarios obsoletos o excesivos.
Revisa y aplica el principio de mínimo privilegio en los permisos: sustituye el control total por Colaborar o Leer siempre que sea posible.
Audita y corrige las herencias de permisos rotas o los permisos únicos; documenta por qué se ha roto la herencia en cualquier sitio o lista.
Configura la uso compartido externo a nivel de inquilino y de sitio: restringe a dominios específicos o desactívalo cuando no sea necesario.
Aplica las directivas de acceso condicional de Azure AD para SharePoint y OneDrive (exige dispositivos conformes, restricciones de ubicación y MFA).
Exige la autenticación multifactor (MFA) para todos los administradores y cuentas privilegiadas.
Aplica etiquetas de confidencialidad y directivas de protección para clasificar y cifrar el contenido sensible almacenado en SharePoint.
Configura directivas de prevención de pérdida de datos (DLP) para SharePoint con el fin de detectar y bloquear la uso compartido de información sensible.
Habilita y configura etiquetas y directivas de retención para cumplir los requisitos legales y normativos.
Habilita el control de versiones y exige la extracción para las bibliotecas críticas con el fin de proteger la integridad del contenido.
Implementa la Administración de derechos de información (IRM) en las bibliotecas que almacenan documentos confidenciales.
Utiliza los registros de auditoría de Microsoft Purview y habilita la auditoría unificada para supervisar la actividad de SharePoint.
Configura directivas de alerta y alertas de actividad para detectar accesos y eventos de uso compartido de archivos inusuales o de alto riesgo.
Revisa y actúa según las recomendaciones de Puntuación segura para SharePoint y los servicios relacionados de Microsoft 365.
Configura revisiones periódicas de acceso de invitados y elimina los usuarios externos inactivos o innecesarios.
Limita los roles de administrador de SharePoint y usa Privileged Identity Management (PIM) para elevar privilegios solo cuando se necesiten.
Exige la autenticación moderna y desactiva los protocolos de autenticación heredados para SharePoint y los servicios relacionados.
Configura vínculos seguros y datos adjuntos seguros mediante Microsoft Defender para Office 365 para los archivos de SharePoint.
Asegúrate de que las URL de los sitios y los dominios personalizados usen HTTPS y valida la configuración de TLS en todos los puntos de conexión.
Mantén un inventario de sitios y clasifícalos por sensibilidad; aplica la gobernanza desde el Centro de administración de SharePoint, siguiendo la documentación sobre dónde configurar la gobernanza en el Centro de administración de SharePoint.
Configura los procesos de detección electrónica y de retención legal para preservar el contenido en todos los sitios de SharePoint.
Revisa periódicamente los registros de auditoría, los patrones de acceso y los vínculos para compartir en busca de indicios de compromiso.
Implementa directivas automatizadas del ciclo de vida para archivar o eliminar sitios y contenido según las reglas de gobernanza.
Forma a los propietarios de sitios en prácticas seguras de uso compartido, gestión de permisos y procedimientos de gobernanza.

Prácticas recomendadas para la gobernanza continua en SharePoint

Forma un comité de gobernanza: Reúne un grupo transversal con responsables de TI, cumplimiento y negocio para definir, revisar y actualizar periódicamente las estrategias de gobernanza.
Establece ciclos de revisión de directivas: Programa revisiones periódicas, al menos una vez al año, para asegurarte de que las reglas de gobernanza reflejan los nuevos riesgos, las necesidades del negocio o los cambios normativos.
Forma a tus usuarios: Ofrece formación sencilla y recurrente para que los usuarios entiendan sus responsabilidades en materia de permisos, uso compartido y tratamiento de datos.
Automatiza las auditorías y los informes: Usa paneles y alertas para detectar posibles problemas antes de que se conviertan en una crisis, y mantén el cumplimiento con menos trabajo manual.
Coordina la gobernanza con Teams: Si también usas Microsoft Teams, alinea tus directivas de SharePoint para evitar lagunas o conflictos. Encuentra inspiración en los marcos de gobernanza de Teams que impulsan la responsabilidad y la seguridad.

Mantén estos hábitos y tendrás tu entorno de SharePoint a punto y preparado para cualquier cosa, sin ahogarte en tareas repetitivas.

Integración de la gobernanza de SharePoint con Microsoft Teams

SharePoint y Microsoft Teams están estrechamente vinculados en el ecosistema de Microsoft 365. Cada vez que creas un equipo, se crea también un sitio de SharePoint, que sirve como base para el almacenamiento de archivos y los permisos. Las decisiones que tomas sobre la gobernanza de SharePoint, como el aprovisionamiento de sitios, la clasificación de datos y los controles de uso compartido, afectan directamente a cómo las personas usan Teams para el chat, los archivos y la colaboración.

Por eso conviene armonizar tus estrategias de gobernanza en ambas plataformas. Esto implica directivas coherentes para el acceso externo, la gestión del ciclo de vida y la supervisión del cumplimiento. Para consejos sobre cómo unificar la gobernanza de Teams y SharePoint, consulta las guías sobre cómo convertir el caos de Teams en una colaboración con confianza y sobre las formas en que la gobernanza de Teams mejora tanto la productividad como la seguridad.

Principales ventajas de integrar la gobernanza de SharePoint con Microsoft Teams

Integrar la gobernanza de SharePoint con Microsoft Teams agiliza la colaboración sin perder control ni cumplimiento. A continuación se indican las ventajas principales cuando gestionas la configuración de gobernanza (dónde configurarla en el Centro de administración de SharePoint) y la aplicas a los sitios de SharePoint conectados a Teams.

Seguridad y cumplimiento coherentes: Aplica directivas centralizadas de SharePoint (retención, etiquetas de confidencialidad, controles de acceso) a los sitios de Teams para que la protección de datos, eDiscovery y los requisitos de auditoría se apliquen en el chat, los archivos y los canales.
Gestión simplificada del ciclo de vida de los sitios: Usa las reglas de gobernanza de SharePoint para el aprovisionamiento, las convenciones de nomenclatura, la caducidad y el archivado de los sitios conectados a Teams, para reducir la proliferación de sitios y garantizar ciclos de vida predecibles.
Control centralizado de permisos: Aplica el principio de mínimo privilegio, el acceso condicional y las directivas de uso compartido externo desde el Centro de administración de SharePoint para controlar quién puede acceder a los archivos y carpetas de Teams.
Arquitectura de información uniforme: Aplica tipos de contenido, metadatos y reglas de gestión documental de SharePoint a los archivos de Teams, para que la búsqueda, el descubrimiento y la gestión de registros funcionen de forma fiable en toda la organización.
Mejor auditoría e informes: Consolida los registros y los informes de cumplimiento gobernando el almacenamiento de Teams a través de SharePoint, lo que facilita supervisar el uso, investigar incidentes y demostrar el cumplimiento normativo.
Mejor experiencia de usuario con un aprovisionamiento consciente de la gobernanza: Automatiza la creación de equipos con plantillas y directivas respaldadas por la gobernanza (diseño del sitio, ciclo de vida, propietarios), para que los usuarios obtengan espacios de trabajo conformes sin pasos manuales de cumplimiento.
Menor carga administrativa: Gestiona las directivas de forma centralizada en el Centro de administración de SharePoint en lugar de configurar los ajustes por separado en Teams, lo que reduce la complejidad y el coste operativo.
Retención y gestión de registros sin fisuras: Asegúrate de que las etiquetas de retención y las retenciones aplicadas en SharePoint también gobiernen el contenido de los archivos de Teams, lo que permite una gestión de registros coherente entre plataformas de colaboración.
Modelo de gobernanza escalable: Usa los ámbitos de directivas de SharePoint (inquilino, sitio, centro) para escalar la gobernanza a muchas instancias de Teams, permitiendo excepciones específicas cuando sea necesario.
Incorporación más rápida al cumplimiento: Integra Teams en los marcos de gobernanza de SharePoint existentes para que los nuevos equipos hereden controles de cumplimiento probados, acelerando una adopción segura.

Solución de problemas comunes en la configuración de la gobernanza

Directivas en conflicto: A veces, los ajustes de SharePoint, Teams u OneDrive no encajan bien entre sí. Revisa las directivas de cada plataforma o usa los diagnósticos integrados para detectar los conflictos.
Errores de permisos: Si los administradores o los usuarios encuentran bloqueos de acceso, revisa las asignaciones de roles y los permisos del sitio por si hay errores o restricciones heredadas.
Funciones que faltan: Algunas funciones avanzadas de gobernanza o cumplimiento requieren licencias específicas de Microsoft 365, así que asegúrate de tener el nivel de suscripción adecuado.
Proliferación de sitios no deseada: Si ves decenas de sitios de SharePoint sin usar o redundantes, revisa tus reglas de creación y tus directivas de ciclo de vida para poner orden.
¿Necesitas más ayuda? Para la solución de problemas más compleja, puedes consultar guías detalladas sobre problemas más generales de Microsoft 365, como la solución de problemas de Microsoft Copilot paso a paso, que se adapta bien a las comprobaciones de permisos e integración en SharePoint.

Detectar y resolver rápidamente estos problemas mantiene tu plan de gobernanza en marcha y tu implementación de SharePoint funcionando sin contratiempos.

plan de gobernanza de sharepoint online y microsoft 365 copilot

¿Dónde configuro la gobernanza de mi inquilino en el Centro de administración de SharePoint?

Abre el Centro de administración de SharePoint en el portal de administración de Microsoft 365 y usa la configuración global y la de nivel de sitio: las directivas a nivel de inquilino en "Directivas" y "Configuración", los controles de colecciones de sitios en "Sitios" > "Sitios activos", y los controles avanzados, como el uso compartido, la administración de acceso y la integración de cumplimiento a través de Microsoft Purview. Aquí es donde habilitas las directivas de gobernanza en SharePoint y los servicios relacionados para mantener el control sobre el acceso a los datos y la propiedad de los sitios.

¿Cómo configuro las revisiones de acceso a sitios y la administración de accesos desde el centro de administración?

Las revisiones de acceso se configuran en Microsoft Entra ID (Azure AD), pero se vinculan a SharePoint y a los grupos de Microsoft 365. Desde el Centro de administración de SharePoint, asegúrate de que la configuración de uso compartido externo y de acceso de invitados sea correcta. Después, coordina con Entra ID para crear directivas de revisión de acceso que incluyan sitios de SharePoint y grupos de Microsoft 365, con el fin de recertificar periódicamente el acceso a los datos y generar el informe de permisos.

¿Puedo asignar responsabilidades de gobernanza y roles de propietario de sitio desde el Centro de administración de SharePoint?

Sí. Usa "Sitios" > "Sitios activos" para gestionar la propiedad de los sitios y asignar propietarios o administradores de sitios. Documenta las responsabilidades de gobernanza en un plan de gobernanza y aplícalas mediante los campos de propietario del sitio, la pertenencia a grupos de Microsoft 365 y la automatización, como Power Automate o directivas, para notificar al soporte técnico y a los propietarios sobre los requisitos de cumplimiento o los riesgos de seguridad.

¿Dónde habilito la auditoría y la configuración de auditoría para todo el inquilino en SharePoint Online?

La auditoría de todo el inquilino se gestiona en el centro de cumplimiento de Microsoft Purview (al que se accede desde el centro de administración de Microsoft 365). Desde allí, habilita el registro de auditoría unificado y configura directivas de auditoría para los archivos de SharePoint, los eventos de las bibliotecas de documentos y las actividades de administración de accesos. Así podrás generar el informe de permisos, detectar riesgos de seguridad y cumplir los requisitos de gestión de cumplimiento en toda la organización.

¿Cómo se aplican las directivas de gobernanza de SharePoint y de los servicios relacionados a los grupos de Microsoft 365 y a los sitios de intranet?

Las directivas de gobernanza de SharePoint y de los servicios relacionados se aplican vinculando las directivas de aprovisionamiento y del ciclo de vida de los grupos de Microsoft 365 con las plantillas de sitio de SharePoint, las etiquetas de retención y las etiquetas de confidencialidad. Configura la caducidad de los grupos, las convenciones de nomenclatura y las plantillas de sitio en los centros de administración para garantizar una aplicación coherente de las directivas en tu intranet y en las distintas divisiones de negocio de la organización.

¿Dónde puedo acceder a las funciones de administración avanzada de SharePoint?

Las funciones de administración avanzada de SharePoint se encuentran en el Centro de administración de SharePoint, en la configuración "Avanzado", y en los centros de cumplimiento y seguridad de Microsoft 365. Incluyen controles a nivel de inquilino, la integración con el acceso condicional, informes de estado y uso de SharePoint, scripts y diseños de sitio, y herramientas para gestionar riesgos a gran escala y las actualizaciones de seguridad que mantienen protegidos los datos internos.

¿Cómo se conecta el Centro de administración de SharePoint con Microsoft 365 Copilot y las licencias?

Las funciones de Microsoft 365 Copilot se habilitan a nivel de inquilino desde el centro de administración de Microsoft 365 y requieren las asignaciones de licencia de Microsoft 365 Copilot correspondientes. En el Centro de administración de SharePoint, asegúrate de que el acceso al contenido y la gobernanza de datos (gobernanza del acceso a los datos y etiquetas de confidencialidad) estén configurados para que Copilot pueda mostrar contenido de forma segura en línea, de acuerdo con los requisitos de cumplimiento y las directivas de gobernanza.

¿Qué pasos debe seguir un propietario de sitio para crear un sitio de SharePoint teniendo en cuenta la gobernanza?

Un propietario de sitio debe seguir el plan de gobernanza al crear un sitio de SharePoint: elegir la plantilla de sitio adecuada, configurar los permisos (minimizando el número de usuarios con permisos), aplicar etiquetas de confidencialidad y de retención, configurar una directiva para compartir externamente el sitio de SharePoint, y documentar la propiedad del sitio y las responsabilidades de gobernanza para que el soporte técnico y las partes interesadas sepan quién gestiona el ciclo de vida del sitio.

¿Cómo puedo aplicar directivas en SharePoint y en otros servicios relacionados de Microsoft 365 en tiempo real?

Para aplicar directivas en tiempo real, usa el acceso condicional de Entra ID, las etiquetas de confidencialidad y las directivas de DLP de Microsoft Purview, y la aplicación automatizada de directivas mediante scripts de PowerShell, Graph API o Microsoft Endpoint Manager. Combina todo ello con la supervisión y las alertas de los registros de auditoría y las herramientas de informes para detectar y corregir riesgos de seguridad e incumplimientos de directivas en toda la organización.

¿Dónde configuro los requisitos de cumplimiento y las barreras de información para los sitios confidenciales?

Los requisitos de cumplimiento y las barreras de información se configuran en Microsoft Purview y en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365; las barreras de información también requieren las licencias adecuadas. Desde el Centro de administración de SharePoint, vincula los sitios a etiquetas de confidencialidad y directivas de retención para que la gestión del cumplimiento se aplique y los datos internos se controlen incluso cuando el contenido se comparte entre divisiones de negocio.

¿Cómo genero informes de permisos y hago un seguimiento de la propiedad de muchos sitios (por ejemplo, 100 sitios)?

Usa las herramientas de informes del Centro de administración de SharePoint, así como Microsoft Graph o PowerShell, para exportar los datos de permisos y propiedad de varios sitios. Genera informes de permisos e inventarios de propietarios, automatiza revisiones periódicas con revisiones de acceso a sitios y escala los sitios huérfanos a los responsables de gobernanza para mitigar riesgos a escala y mantener una gobernanza eficaz de SharePoint.

¿Qué papel desempeñan Microsoft Learn y los recursos de la comunidad, como los MVP de Microsoft, en la configuración de la gobernanza de SharePoint?

Microsoft Learn ofrece orientación oficial y tutoriales paso a paso para configurar la gobernanza de SharePoint, la gestión de accesos y el cumplimiento. Los expertos de la comunidad y los MVP de Microsoft aportan buenas prácticas y scripts prácticos para implementar una estrategia de gobernanza de SharePoint, abordar escenarios reales y personalizar las directivas de gobernanza en todo tu inquilino e intranet.

¿Cómo equilibro la colaboración y la seguridad al configurar el uso compartido y el acceso en SharePoint Online?

Equilibra colaboración y seguridad aplicando el principio de mínimo privilegio, usando grupos de Microsoft 365 para gestionar la pertenencia, configurando restricciones de uso compartido externo por dominio o tipo de vínculo, aplicando etiquetas de confidencialidad para controlar el acceso a los datos y usando revisiones de acceso para validar periódicamente el acceso externo e interno. Así proteges los archivos de SharePoint y los datos internos sin renunciar a la productividad.

¿Puedo automatizar tareas de gobernanza como el aprovisionamiento de sitios, su ciclo de vida y la aplicación de directivas?

Sí. Automatiza las tareas de gobernanza con diseños de sitio y scripts de sitio, flujos de Power Automate, directivas de ciclo de vida de grupos de Azure AD, y PowerShell o Graph API para aplicar convenciones de nomenclatura, aplicar directivas de gobernanza en SharePoint, aprovisionar plantillas de gobernanza al crear un sitio de SharePoint, y retirar o archivar sitios según tu plan de gobernanza.

¿Cuáles son las responsabilidades habituales de gobernanza para TI, los propietarios de sitios y los líderes de negocio?

TI normalmente se encarga de las directivas a nivel de inquilino, las actualizaciones de seguridad y la gestión del cumplimiento. Los propietarios de sitios gestionan el acceso diario al sitio, la organización del contenido y la aplicación de etiquetas. Los líderes de negocio definen las directivas de gobernanza, aprueban las reglas de retención y cumplimiento, y garantizan la alineación con los objetivos de la organización. Documentar con claridad las responsabilidades de gobernanza ayuda a garantizar la aplicación de las directivas en toda la organización.