Chiffrement basé sur les étiquettes dans Microsoft 365

By Mirko Peters · 2026-04-26 · Updated 2026-07-18

Comprendre comment le chiffrement basé sur les étiquettes de Microsoft 365 protège les fichiers et les e-mails, contrôle les accès et soutient la gouvernance de l’information.

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Si vous craignez que des données ne passent entre les mailles du filet ou ne tombent entre de mauvaises mains, le chiffrement avec des étiquettes dans Microsoft 365 est votre garde du corps. Ce guide explique comment Microsoft 365 utilise les étiquettes de confidentialité et le chiffrement pour classer et verrouiller les informations sensibles, qu’elles se trouvent dans des e-mails, des documents ou partagées dans le cloud.

Nous ne nous contenterons pas d’expliquer les notions de base : nous vous montrerons comment exploiter ces étiquettes pour renforcer la conformité, améliorer la confidentialité et réduire l’inquiétude quant à la personne qui peut voir quoi. Que vous gériez les fichiers d’une université ou un parc documentaire confidentiel d’entreprise, vous y trouverez des étapes concrètes, des conseils de dépannage et des recommandations de gouvernance, conçus pour les équipes sollicitées et les réglementations toujours plus strictes.

Comprendre la protection des données par les étiquettes de confidentialité et son importance pour les universités

Les étiquettes de confidentialité sont des outils intégrés à Microsoft 365 permettant de classer et de protéger vos données en fonction de leur degré de sensibilité ou de confidentialité. Plutôt que de demander au personnel de mémoriser des procédures complexes ou de garder la sécurité des données en tête, ces étiquettes offrent une méthode systématique et reproductible pour marquer les données, qu’elles soient publiques, internes, confidentielles ou top secrètes. Lorsque vous appliquez une étiquette, Microsoft 365 met en œuvre automatiquement les protections, de sorte que les stratégies ne sont pas de simples suggestions.

Pour les universités, les enjeux sont encore plus élevés. Dossiers d’étudiants, informations financières, données de recherche et données de santé circulent en permanence, et des règles réglementaires comme la FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act, loi américaine sur les droits à la confidentialité des dossiers scolaires) fixent des limites strictes quant à qui peut consulter ou partager des données éducatives. Les étiquettes de confidentialité de Microsoft aident les établissements à répondre à ces exigences de conformité en constante évolution, en appliquant de manière programmatique les protections adaptées. Vous ne dépendez ainsi jamais de la mémoire de quelqu’un ni de méthodes artisanales.

Comparées aux contrôles manuels ou aux solutions ad hoc, comme les archives ZIP protégées par mot de passe, qu’il est facile de contourner, une étiquetage et un chiffrement systématiques renforcent la gouvernance des données. Vous disposez d’une piste d’audit indiquant qui a étiqueté quoi, d’une visibilité sur les partages à risque et d’une clarté pour le personnel, afin que les informations sensibles restent réellement protégées. En résumé, grâce aux étiquettes de confidentialité, les organisations, et les universités en premier lieu, peuvent classer, suivre et protéger leurs données de manière proactive et fiable, ce qui n’était tout simplement pas possible auparavant.

Comment les protections sont appliquées avec les étiquettes de confidentialité dans Microsoft 365

Lorsque vous appliquez une étiquette de confidentialité à un fichier ou à un e-mail dans Microsoft 365, vous ne vous contentez pas d’apposer un simple avertissement : vous activez un ensemble de protections intégrées, adaptées à ce niveau de sensibilité. Ces protections peuvent inclure le chiffrement automatique du contenu, la restriction de l’accès à certaines personnes uniquement, ou l’ajout de marquages explicites, comme des en-têtes et des pieds de page, afin que chacun connaisse le statut de l’information.

Peu importe que vous travailliez dans Word, Outlook ou Teams. L’intérêt de l’approche de Microsoft est que ces protections peuvent être déclenchées automatiquement grâce à des règles intelligentes, ou choisies manuellement si votre organisation souhaite un contrôle plus strict. Ce système garantit une sécurité cohérente et aide à prévenir des erreurs à risque, comme l’envoi accidentel d’un fichier confidentiel à une personne extérieure à l’organisation.

Dans les sections suivantes, vous verrez concrètement comment ces étiquettes rendent la sécurité visible et pratique : en marquant les documents d’en-têtes et de pieds de page, et en renforçant automatiquement les messages électroniques pour éviter toute fuite de données sensibles. La clé réside dans l’alliance entre l’automatisation et le jugement humain, afin que la bonne stratégie et la simplicité d’usage l’emportent ensemble.

En-têtes et pieds de page de documents pour l’étiquetage de confidentialité

• Marquages de contenu automatiques : Lorsque des étiquettes de confidentialité sont appliquées, les documents peuvent afficher des en-têtes et des pieds de page tels que « Confidentiel », « Usage interne uniquement » ou « Recherche restreinte ». Ces indications visibles permettent à chacun de reconnaître immédiatement le niveau de sensibilité du document.
• Options personnalisables : Les organisations décident du texte de l’en-tête ou du pied de page et peuvent y ajouter des informations complémentaires, comme la date de classification ou les informations de l’utilisateur, ce qui renforce la responsabilisation.
• Sensibilisation à la conformité : En marquant systématiquement les fichiers, les utilisateurs sont visuellement rappelés de traiter correctement les contenus restreints. Cela rend le partage accidentel ou le classement erroné moins probables et réduit les risques de non-conformité.
• Cas d’usage courants : les universités marquent souvent les propositions de recherche, les dossiers étudiants ou les documents RH afin que toute personne qui les ouvre voie immédiatement qu’ils requièrent une vigilance accrue.

Étiqueter et protéger les e-mails avec des étiquettes de confidentialité

Appliquer une étiquette de confidentialité à un e-mail ne se limite pas à ajouter une marque : elle peut chiffrer automatiquement le message et restreindre les personnes autorisées à le transférer, l’imprimer, voire le lire. Ces étiquettes suivent l’e-mail partout où il va, garantissant que le contenu reste protégé aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation.

Pour les destinataires, les e-mails protégés demandent une authentification si nécessaire, afin que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux informations sensibles. Les e-mails étiquetés fonctionnent bien sur les principales plateformes, notamment Outlook sur Windows, Mac et le web, et même dans les clients de messagerie tiers, même si certaines fonctionnalités peuvent apparaître légèrement différentes selon l’endroit où vous les ouvrez.

En cas de problème, par exemple si des destinataires ne parviennent pas à consulter un message ou rencontrent des difficultés de compatibilité, la plupart des incidents peuvent être résolus grâce aux instructions figurant sur le portail informatique de votre organisation ou sur les pages d’assistance de Microsoft 365.

Instructions d’installation du client Azure Information Protection

Pour commencer à utiliser le chiffrement basé sur les étiquettes et la classification des données, vous aurez besoin du client Azure Information Protection (AIP). Téléchargez le programme d’installation officiel depuis le site de Microsoft. Une fois le téléchargement terminé, exécutez le programme d’installation et suivez les instructions pour ajouter le client AIP à vos applications de bureau telles que Word, Excel et Outlook.

Après l’installation, lancez n’importe quelle application Office : un nouveau bouton « Sensibilité » ou « Protéger » apparaît, ce qui signifie que vous êtes prêt à appliquer des étiquettes à vos fichiers et e-mails. Pour les scénarios en ligne, les fonctionnalités d’étiquetage de Microsoft 365 fonctionnent généralement directement dans le navigateur ; aucun téléchargement séparé n’est donc nécessaire pour une utilisation en ligne.

Enfin, consultez la stratégie de votre organisation pour connaître les éventuels paramètres de configuration obligatoires, puis authentifiez-vous avec votre compte Microsoft 365 afin de débloquer toutes les fonctionnalités de protection.

Comment sélectionner et utiliser les étiquettes de confidentialité dans Microsoft 365

Choisir la bonne étiquette de confidentialité ne se résume pas à cliquer sur un bouton : il s’agit de comprendre le type de données que vous manipulez et les exigences de sécurité de l’organisation. Dans Microsoft 365, vous verrez des options allant de « Public » à « Confidentiel », chacune étant associée à des protections différentes. Bien faire ce choix vous permet d’éviter des erreurs embarrassantes, comme envoyer des dossiers étudiants sur un canal ouvert ou partager des travaux de recherche en dehors de votre université sans garde-fous.

Les étiquettes peuvent être attribuées de deux manières : manuellement, en choisissant une étiquette dans les applications Office, ou automatiquement, lorsque Microsoft 365 utilise des règles basées sur l’IA pour suggérer ou appliquer des étiquettes en fonction des schémas de données détectés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les grandes organisations qui gèrent d’énormes volumes d’informations.

Chaque application Microsoft 365 peut présenter une interface légèrement différente, mais la sélection d’une étiquette ne demande toujours que quelques clics, que vous utilisiez Word, Excel, Outlook ou Teams. Les pièges courants consistent à trop restreindre vos données (en bloquant un accès non souhaité) ou à ne pas les sécuriser suffisamment en oubliant d’étiqueter un élément sensible. La section suivante présente les bonnes pratiques à adopter, afin que vos documents et e-mails restent aussi sécurisés que prévu.

Bonnes pratiques pour le choix et l’utilisation des étiquettes de confidentialité

• Associer l’étiquette au type de données : choisissez une étiquette en fonction du degré de sensibilité du contenu ; les données étudiantes nécessitent davantage de protection qu’un e-mail anodin.
• En cas de doute, choisissez le niveau supérieur : si vous n’êtes pas certain du degré de sensibilité des données, optez pour l’étiquette la plus stricte afin d’éviter tout problème réglementaire.
• Évitez les contournements manuels : ne vous fiez pas aux archives ZIP protégées par mot de passe ni aux pièces jointes non chiffrées ; utilisez les étiquettes Microsoft 365 pour une protection réelle.
• Vérifiez régulièrement les étiquettes : contrôlez périodiquement les fichiers et dossiers afin de vous assurer que les protections appropriées sont appliquées, et mettez-les à jour si le risque évolue.

Gérer les données sensibles et à accès restreint des universités avec des utilisateurs externes

Les universités et les organisations doivent régulièrement partager des fichiers sensibles (dossiers étudiants, propositions de subventions ou contrats confidentiels) avec des utilisateurs externes. Microsoft 365 vous fournit les outils nécessaires pour le faire en toute sécurité, en associant protections automatisées et stratégies claires d’autorisations et d’accès. Avant de partager un élément portant une étiquette de confidentialité, vérifiez le type d’authentification et de traçabilité exigé à la fois par votre établissement et par la loi.

Ces contrôles d’accès déterminent qui peut ouvrir un fichier, pendant combien de temps, et ce qu’il est autorisé à faire une fois à l’intérieur, ce qui empêche les téléchargements risqués et le repartage au-delà des destinataires approuvés. Vous pouvez également définir des dates d’expiration, de sorte que l’accès se ferme automatiquement à la fin d’un projet ou lorsque les exigences de conformité évoluent.

L’auditabilité est une autre pièce maîtresse du dispositif. Microsoft 365 vous permet de suivre qui a accédé, ou tenté d’accéder, à un contenu partagé, ce qui vous aide à repérer les comportements à risque et à renforcer les contrôles si nécessaire. Pour ceux qui souhaitent des couches supplémentaires de surveillance de la sécurité et des alertes en temps réel sur les événements de partage externe, des cadres efficaces comme celui présenté dans cette ressource peuvent vous aider à colmater rapidement tout risque de fuite de données.

Authentification pour les fichiers et courriels étiquetés avec vérification du nom d’utilisateur

Lorsque vous envoyez un fichier étiqueté ou chiffré à une personne extérieure à votre université ou à votre organisation, Microsoft 365 exige que cet utilisateur s’authentifie avec un nom d’utilisateur, souvent son compte Microsoft professionnel ou personnel. Ce contrôle fondé sur l’identité garantit que seul le destinataire prévu peut accéder au fichier sensible, ce qui constitue un solide verrou contre la consultation non autorisée.

Pour les invités externes, la procédure consiste généralement à cliquer sur un lien, à se connecter et, parfois, à vérifier son identité à l’aide d’un code. Le système enregistre chaque accès, ce qui facilite la conformité et permet à la DSI de voir précisément qui a ouvert quoi et à quel moment. Ce processus garantit que les contenus confidentiels restent réservés aux seules personnes auxquelles ils sont destinés, répond aux exigences réglementaires et apporte une tranquillité d’esprit appréciable.

Résolution des problèmes d’accès aux fichiers et courriels étiquetés

Soyons francs : même avec les meilleures technologies, les choses tournent parfois mal. Les utilisateurs peuvent se heurter à des obstacles lors de l’ouverture de fichiers ou de courriels étiquetés. Les difficultés les plus courantes sont les erreurs d’authentification, comme un message indiquant que l’accès n’est pas autorisé, ou l’absence pure et simple de la barre des étiquettes de confidentialité dans Word ou Outlook. Il arrive aussi qu’un utilisateur ouvre un document sur un téléphone ou avec une application obsolète, et que les étiquettes ne fonctionnent plus, ce qui crée confusion ou panique.

La première étape consiste à vérifier que vous utilisez la dernière version d’Office ou du client AIP, car les logiciels plus anciens peuvent ne pas reconnaître les fonctionnalités d’étiquetage les plus récentes. Ensuite, assurez-vous d’être connecté avec le bon compte : utiliser par erreur une adresse personnelle au lieu d’un identifiant professionnel ou universitaire est un piège classique ! Les autorisations peuvent également changer après l’application d’une étiquette ; vérifiez donc attentivement que vous disposez toujours de l’accès.

Pour les utilisateurs externes, l’authentification peut paraître laborieuse. Demandez-leur de vérifier qu’ils utilisent le nom d’utilisateur auquel l’invitation a été envoyée, et de suivre les instructions à l’écran ; parfois, il suffit de vider les cookies du navigateur ou de changer de navigateur. Si rien ne fonctionne, un administrateur devra peut-être réinitialiser les autorisations du fichier ou partager à nouveau le contenu. Pour que tout fonctionne sans accroc, une formation continue, des contrôles réguliers et des procédures de récupération clairement définies font toute la différence.

Migration sécurisée avec conservation des étiquettes de confidentialité grâce à Quest On Demand

Lorsque vous déplacez vos fichiers et vos courriels, par exemple d’un locataire Microsoft 365 vers un autre, voire vers des plateformes différentes, il est essentiel que vos étiquettes de confidentialité et votre chiffrement suivent les données. Quest On Demand Migration est un outil conçu précisément pour répondre à ce besoin, en préservant à la fois les métadonnées des étiquettes et le chiffrement sous-jacent tout au long du processus de migration.

Les transferts entre plateformes peuvent se révéler délicats, en particulier pour les fichiers PDF ou les contenus accessibles depuis un navigateur, dont la mise en forme des étiquettes peut ne pas être homogène. Quest On Demand veille à ce que ces protections ne soient pas supprimées pendant le transfert, ce qui réduit le risque d’exposition accidentelle. Après la migration, vous pouvez facilement vérifier l’intégrité des étiquettes et confirmer que les mêmes protections de conformité s’appliquent dans le nouvel environnement, ce qui vous épargne bien des maux de tête et satisfait les régulateurs.

À écouter également

Si vous explorez le chiffrement basé sur les étiquettes dans Microsoft 365, ces épisodes apportent un éclairage pratique pour transformer les concepts de sécurité et de gouvernance de Microsoft 365 en contrôles opérationnels.

• Microsoft Purview – Simply Explained — Relier la classification, la rétention, la conformité et la gouvernance des données dans l’écosystème Microsoft.
• Microsoft Defender XDR – Simply Explained — Découvrez comment les stratégies de protection se connectent à la détection, à l’investigation et à la réponse aux incidents.
• Conditional Access – Simply Explained — Comprenez comment l’identité et le contexte de risque protègent l’accès aux contenus sensibles.
• Microsoft Teams Governance – Simply Explained — Découvrez comment la gouvernance devient un comportement cohérent sur l’ensemble des outils de collaboration.

Ces recommandations vous seront utiles si vous souhaitez aller au-delà de la terminologie et prendre de meilleures décisions de mise en œuvre.