Les coûts cachés de l’accumulation dans SharePoint et comment y remédier

By Mirko Peters · 2026-08-28

Bienvenue sur le blog ! Si vous avez déjà tenté de retrouver un document précis dans l’intranet de votre entreprise, pour finir par passer au crible six versions d’un plan de projet de 2021 …

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Bienvenue sur le blog ! Si vous avez déjà tenté de retrouver un document précis dans l’intranet de votre entreprise, pour finir par passer au crible six versions d’un plan de projet de 2021, vous connaissez déjà la douleur que représente l’encombrement numérique. Dans nos espaces de travail numériques modernes, nous parlons sans fin de collaboration et de productivité, mais nous évoquons rarement l’éléphant dans la pièce : l’accumulation numérique. Lorsqu’elles ne sont pas maîtrisées, les données redondantes, obsolètes et triviales (ROT) grèvent discrètement votre budget, minent le moral des collaborateurs et transforment votre environnement SharePoint, pourtant impeccable, en une décharge numérique chaotique. Aujourd’hui, nous prolongeons notre dernier épisode de podcast pour expliquer pourquoi ce phénomène se produit, comment il affecte votre résultat net et quelle solution technique radicale vous devez mettre en œuvre dès maintenant.

Si vous souhaitez approfondir la version audio de ce sujet, n’hésitez pas à écouter l’épisode de podcast associé : « Archive Inactive SharePoint Sites with Azure Blob Storage ».

Accumulation dans SharePoint

L’accumulation dans SharePoint survient lorsque les utilisateurs stockent un nombre excessif de fichiers et de documents dans leurs environnements SharePoint. Ce comportement découle souvent de causes variées, qui engendrent d’importantes difficultés pour les organisations.

Causes de l’accumulation

Plusieurs facteurs contribuent à l’accumulation de fichiers dans SharePoint. Comprendre ces causes peut vous aider à traiter le problème efficacement :

L’accumulation de documents électroniques (e-mails, documents ou archives obsolètes) présente, pour de nombreuses organisations, davantage de risques que l’accumulation de documents papier. Si certains contenus numériques sont légitimement importants ou soumis à une obligation de conservation, une part significative de ce que les collaborateurs enregistrent est soit en double, soit obsolète, soit dépourvue de valeur métier.

• Absence de gouvernance : beaucoup d’utilisateurs ne disposent pas de directives claires sur ce qu’il faut conserver ou supprimer. Cette absence de gouvernance engendre la confusion et encourage l’accumulation.
• Perte de connaissance : avec le temps, les collaborateurs peuvent oublier la pertinence de certains documents. Cette érosion progressive des connaissances conduit à conserver des contenus obsolètes ou sans intérêt.
• Défiance : lorsque les collaborateurs ne font plus confiance aux informations disponibles, ils peuvent recourir à leurs réseaux personnels ou recréer des documents. Ce comportement alourdit encore l’environnement.

Impacts sur la gouvernance

L’accumulation de fichiers inutiles dans SharePoint engendre plusieurs difficultés de gouvernance qui peuvent freiner l’efficacité de l’organisation :

Ces difficultés peuvent compliquer la conformité aux réglementations qui exigent la suppression en temps voulu des informations inutiles. L’accumulation dans SharePoint conduit à la constitution de données redondantes, obsolètes et triviales (ROT). Cette situation accroît les risques de sécurité, car ces données peuvent être exploitées par des acteurs malveillants ou à la suite d’erreurs involontaires des collaborateurs.

Pour atténuer ces risques, il est indispensable d’établir un calendrier de conservation pratique, aligné sur les processus métier réels. Cette démarche permet de définir quelles données conserver et pendant combien de temps, ce qui favorise la conformité. Centraliser les données dans des emplacements gérés permet d’appliquer les stratégies de rétention et les conservations à des fins juridiques, et de réduire les risques liés aux données accumulées.

En traitant les facteurs culturels et comportementaux à l’origine de l’accumulation, vous pouvez favoriser un environnement SharePoint plus organisé et plus efficace. Une communication claire sur l’importance de la gestion des données peut aider les collaborateurs à comprendre la nécessité de nettoyages réguliers et le respect des stratégies de gouvernance.

Stopper l’accumulation dans SharePoint avec Blob Storage

Blob Storage offre une solution efficace pour mettre fin à l’accumulation dans SharePoint. En exploitant ses capacités, vous pouvez gérer votre stockage plus efficacement et rationaliser vos processus de gestion des données.

Avantages de Blob Storage

Le recours à Blob Storage présente plusieurs avantages susceptibles de renforcer la stratégie de gestion des données de votre organisation :

• Évolutivité : Blob Storage peut provisionner dynamiquement une capacité supplémentaire à mesure que vos besoins en données augmentent. Vous ne manquerez donc jamais d’espace, grâce à une évolutivité sans rupture.
• Rentabilité : Blob Storage propose plusieurs niveaux d’accès, à savoir hot, cool et archive. Cette souplesse vous permet d’optimiser vos coûts tout en conservant une haute disponibilité pour vos données les plus critiques.
• Accessibilité : vous pouvez accéder à vos données depuis n’importe où, à condition de disposer d’une connexion Internet. Cette fonctionnalité facilite le télétravail et la collaboration entre les membres de l’équipe.
• Sécurité : Blob Storage intègre des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement au repos et les listes de contrôle d’accès. Ces mesures protègent les informations sensibles contre tout accès non autorisé.

En transférant de grands volumes de données non structurées vers Azure Blob Storage, vous pouvez réduire sensiblement la charge pesant sur SharePoint. Cette intégration permet non seulement de réduire les coûts liés à la maintenance de l’infrastructure physique, mais aussi de simplifier la gouvernance des données et la conformité.

Rentabilité

Migrer vos données SharePoint vers Blob Storage peut générer des économies substantielles. Le niveau cool d’Azure Blob Storage ne coûte que 0,011 £ par Go et par mois, contre 0,225 £ par Go et par mois pour SharePoint. Cet écart peut vite s’accumuler, en particulier pour les organisations disposant de grands volumes de données.

Ce tableau illustre les économies potentielles d’une migration vers Blob Storage. En optimisant votre stratégie de stockage, vous pouvez réaliser une optimisation des coûts Microsoft 365 significative, tout en garantissant que vos données restent accessibles et sécurisées.

Réduire les coûts de stockage SharePoint

Pour réduire efficacement les coûts de stockage SharePoint, une approche stratégique est nécessaire. La mise en place d’une SharePoint Cleanup Strategy est essentielle pour maintenir un environnement organisé. Cette stratégie permet d’identifier et d’éliminer les données redondantes ou obsolètes, ce qui se traduit à terme par des économies substantielles.

SharePoint Cleanup Strategy

La SharePoint Cleanup Strategy consiste à nettoyer les données existantes pour gagner en efficacité. Voici quelques approches efficaces que vous pouvez adopter :

• Outils automatisés : recourez à des solutions fondées sur l’IA pour identifier et éliminer efficacement les doublons.
• Appliquer des conventions de nommage : adoptez une nomenclature standardisée pour repérer facilement les doublons.
• Mettre en place un plan de maintenance : définissez une stratégie continue pour maintenir vos données organisées.
• Revues régulières : planifiez des audits périodiques pour supprimer les fichiers obsolètes.
• Formation des utilisateurs : sensibilisez les membres de votre équipe aux bonnes pratiques de gestion des fichiers.
• Gestion des autorisations utilisateurs : contrôlez qui peut créer ou supprimer des fichiers afin de limiter l’encombrement.

En appliquant ces stratégies, vous pouvez maintenir un environnement SharePoint plus propre. La maintenance régulière est indispensable. Il est recommandé d’effectuer un nettoyage au moins tous les trimestres afin d’éviter les crises de capacité et d’optimiser les performances. La suppression systématique des fichiers en double peut libérer une part importante de l’espace de stockage. Mettre en œuvre des stratégies de cycle de vie du contenu garantit que les documents obsolètes sont supprimés de manière systématique.

Migration vers le stockage Blob

Migrer vos données vers le stockage Blob peut renforcer encore la gouvernance de vos coûts. Ce processus comporte plusieurs étapes clés :

1. Créer un service lié pour SharePoint.
2. Créer un service lié pour Azure Blob Storage.
3. Créer un pipeline dans Azure Data Factory.
4. Configurer l’activité de copie.
5. Gérer les types et les tailles de fichiers.
6. Tests et exécution.
7. Surveillance.

Avant la migration, réalisez un audit du contenu afin d’identifier les risques, tels que les doublons ou les liens instables. La cartographie des autorisations est également essentielle pour garantir que les accès restent cohérents après la migration. Exécutez la migration par phases afin de limiter les interruptions de service et validez-la pour garantir l’intégrité des données.

La migration vers le stockage Blob permet non seulement de réduire les coûts de stockage, mais aussi d’optimiser l’ensemble de vos coûts de licences Microsoft 365. En déplaçant le contenu peu consulté vers un stockage d’archivage, vous limitez fortement le gaspillage et les licences inutilisées. Cette approche vous permet de réaffecter le budget à des initiatives plus stratégiques, tout en garantissant que vos données restent accessibles et sécurisées.

Bonnes pratiques pour maîtriser la prolifération

Maîtriser la prolifération dans SharePoint exige une approche proactive. Les audits réguliers et des stratégies de gouvernance solides jouent un rôle essentiel pour maintenir un environnement organisé et efficace.

Audits réguliers

Réaliser des audits réguliers vous permet de repérer et de traiter les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Voici quelques bonnes pratiques pour mener des audits efficaces :

1. Connectez-vous à SharePoint.
2. Accédez aux paramètres.
3. Ouvrez « Administration de la collection de sites » puis accédez aux « rapports du journal d’audit ».
4. Sélectionnez le rapport d’audit souhaité.
5. Enregistrez le rapport à l’aide de la fonctionnalité de navigation ou en saisissant une URL.
6. Cliquez sur le lien pour afficher le rapport finalisé.

Les audits réguliers vous permettent d’appliquer les stratégies et de garantir la conformité dans l’ensemble des équipes. Les audits mensuels, comme le rapport sur les sites actifs, sont essentiels pour conserver le contrôle de votre environnement SharePoint. Ils vous aident à adapter la gouvernance à l’évolution de votre environnement et à éviter l’accumulation inutile de données.

Par ailleurs, il est recommandé de revoir et mettre à jour les autorisations pour refléter les évolutions de la structure des équipes ou des besoins des projets. Réalisez des audits périodiques pour supprimer les autorisations obsolètes ou inutiles, ce qui réduit le risque de fuite de données. Tenir un journal à jour des modifications d’autorisations favorise la transparence et la responsabilisation.

Stratégies de gouvernance

Mettre en place des stratégies de gouvernance solides est indispensable pour maîtriser la croissance des données SharePoint. Voici quelques stratégies efficaces à envisager :

• Stratégies de partage externe : contrôlez la manière dont les accès externes sont gérés afin de prévenir les fuites de données.
• Conservation et gestion des enregistrements : mettez en place des stratégies pour gérer la conformité et prévenir la perte de données.
• Prévention des pertes de données (DLP) : protégez les informations sensibles contre les accès et les partages non autorisés.
• Cycle de vie et nettoyage des sites : évaluez régulièrement la pertinence des sites SharePoint afin de réduire l’encombrement.
• Gestion des autorisations : définissez des rôles et des responsabilités clairs pour gérer efficacement les accès.

Ces stratégies favorisent la conformité et la gestion du cycle de vie des données dans les environnements SharePoint. Par exemple, les propriétaires des données décident des accès, des usages et du cycle de vie de jeux de données spécifiques. Les intendants des données supervisent la gestion quotidienne, font appliquer les normes et résolvent les problèmes. Les équipes IT et sécurité mettent en œuvre et font appliquer les contrôles de sécurité des données, les autorisations et les vérifications de conformité.

En intégrant ces stratégies de gouvernance, vous garantissez que votre environnement SharePoint reste organisé et efficace. Cette approche permet non seulement de prévenir la prolifération des contenus, mais aussi d’améliorer la gestion globale des données.

Études de cas : correctif du stockage Blob

L’expérience de l’entreprise A

L’entreprise A a rencontré plusieurs difficultés lors de sa transition vers le stockage Blob. Elle a été confrontée à des problèmes liés à la gouvernance du cycle de vie, à des obstacles à la migration et à la gestion de fichiers volumineux. Le tableau suivant résume ces difficultés et les solutions mises en œuvre :

En relevant ces défis, l’entreprise A a mis en œuvre avec succès un correctif de stockage Blob qui a rationalisé ses processus de gestion des données. Elle a amélioré sa conformité et réduit l’encombrement de son environnement SharePoint.

L’expérience de l’entreprise B

L’entreprise B a constaté une baisse significative de ses coûts de stockage SharePoint après son adoption d’Azure Blob Storage. Elle a comparé ses anciens coûts à la nouvelle grille tarifaire et constaté des économies substantielles. Le tableau ci-dessous illustre les écarts de coûts :

Cet écart tarifaire indique qu’après son adoption d’Azure Blob Storage, l’entreprise B a probablement réduit ses coûts de stockage SharePoint grâce à des frais de stockage et de sortie par Go plus faibles.

Le stockage Blob joue le rôle d’un entrepôt pour les brouillons obsolètes et les doublons périmés, ce qui permet aux documents actifs de rester dans SharePoint. Cette séparation améliore la précision de la recherche en réduisant les faux positifs, puisque seuls les documents canoniques sont indexés. Les utilisateurs peuvent toujours accéder facilement aux anciens brouillons, sans que ceux-ci encombrent l’espace de travail actif.

Ces études de cas démontrent l’efficacité des solutions de stockage Blob pour réduire l’accumulation de contenus dans SharePoint et optimiser les coûts. En vous inspirant de ces expériences, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies similaires dans votre organisation.

Lutter contre l’accumulation de contenus dans SharePoint est essentiel pour conserver un espace de travail numérique efficace et organisé. Le stockage Blob est un outil puissant dans cette démarche. Il vous aide à garder les fichiers accessibles et bien organisés, et à éviter la surcharge de données. Voici quelques points clés à retenir :

• Le stockage Blob est indispensable pour gérer efficacement l’accumulation de contenus dans SharePoint.
• Il agit comme une « arme secrète » pour conserver un stockage de fichiers net, sans données inutiles.

Pour mettre en œuvre des solutions de stockage Blob, suivez ces étapes concrètes :

1. Transférez les documents peu consultés vers Azure Blob Storage pour réduire les coûts.
2. Exploitez l’évolutivité d’Azure Blob Storage pour absorber la croissance des volumes de données.
3. Archivez les données en toute sécurité pour répondre aux exigences de conformité.

En suivant ces étapes, vous pouvez améliorer la gestion de vos données SharePoint, réduire les coûts et garantir que votre organisation reste conforme et efficace. Pour écouter notre discussion complète sur les modèles d’architecture, les retours d’expérience concrets en matière de migration et l’approfondissement du nettoyage de votre espace de travail numérique, rendez-vous sur l’épisode de podcast Archive Inactive SharePoint Sites with Azure Blob Storage et commencez dès aujourd’hui à transformer votre locataire !

Questions fréquentes

Qu’est-ce que le hoarding dans SharePoint ?

Le hoarding dans SharePoint désigne l’accumulation excessive de fichiers et de documents au sein de SharePoint. Ce comportement entraîne souvent des inefficacités et complique la gestion des données.

Comment Blob Storage peut-il aider à lutter contre le hoarding dans SharePoint ?

Blob Storage permet de déporter les données non structurées hors de SharePoint. Cela réduit l’encombrement, renforce la gouvernance des données et facilite la gestion de vos fichiers.

Quels sont les coûts associés à Blob Storage ?

Blob Storage propose une tarification plus avantageuse que SharePoint. Par exemple, le niveau Cool d’Azure Blob Storage coûte nettement moins cher par Go que les frais de stockage de SharePoint.

Comment migrer des données vers Blob Storage ?

Vous pouvez migrer les données en créant des services liés dans Azure, en configurant des pipelines et en exécutant la migration par étapes. Cette approche limite les temps d’arrêt et préserve l’intégrité des données.

Quels sont les avantages d’Azure Blob Storage ?

Azure Blob Storage offre une grande évolutivité, une bonne accessibilité et des fonctionnalités de sécurité robustes. Il vous aide à gérer efficacement de gros volumes de données tout en maîtrisant les coûts.

À quelle fréquence faut-il réaliser des audits dans SharePoint ?

Des audits réguliers doivent être menés au moins une fois par trimestre. Cette pratique permet d’identifier les fichiers obsolètes et de maintenir la conformité aux stratégies de gouvernance.

Qu’est-ce que la SharePoint Cleanup Strategy ?

La SharePoint Cleanup Strategy vise à organiser et gérer le contenu de manière efficace. Elle permet d’éliminer les données redondantes et de ne laisser accessibles que les documents pertinents.

Pourquoi la gouvernance est-elle importante dans SharePoint ?

La gouvernance garantit que vos pratiques de gestion des données respectent la réglementation. Elle permet d’éviter la dispersion des données et préserve l’intégrité de votre environnement SharePoint.