Configuration de la gouvernance SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-16 · Updated 2026-07-18

Découvrez les principaux paramètres de gouvernance SharePoint dans le Centre d’administration pour les autorisations, le partage, le cycle de vie, la sécurité et la conformité.

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Si vous souhaitez remettre de l’ordre dans votre environnement SharePoint, le Centre d’administration est le point central de toute la configuration de la gouvernance. C’est ici que vous définissez les stratégies, ajustez les contrôles et veillez à la sécurité et à la conformité des données de votre organisation. Que vous gériez les autorisations, le partage externe ou la rétention des données, le Centre d’administration SharePoint vous fournit les outils nécessaires pour façonner le fonctionnement de votre environnement Microsoft 365.

Les administrateurs et les responsables de la gouvernance doivent utiliser le Centre d’administration SharePoint pour définir qui peut accéder à quoi, mettre en place des restrictions de partage et appliquer des règles de conformité à l’échelle de l’organisation. Avec une configuration rigoureuse, vous pouvez protéger les informations sensibles, simplifier la gestion des sites et faire en sorte que chacun applique les mêmes règles. Ce guide détaille précisément où et comment effectuer ces ajustements essentiels de gouvernance, afin de piloter votre navire SharePoint en toute confiance.

7 faits surprenants sur la gouvernance SharePoint

1. La gouvernance ne se résume pas à une stratégie : elle s’applique par le biais de paramètres. De nombreux contrôles de gouvernance s’appliquent directement dans le Centre d’administration SharePoint (et via PowerShell). Savoir où configurer la gouvernance dans le Centre d’administration SharePoint permet de transformer des « directives » en paramètres réellement applicables.
2. Les contrôles de création de sites permettent d’éviter la prolifération : vous pouvez restreindre qui peut créer des sites et des sites connectés à un groupe, attribuer des propriétaires par défaut et imposer des modèles. Vous évitez ainsi la création de centaines de sites non gérés en une seule nuit.
3. Les fonctionnalités modernes, comme les sites hub et les conceptions de site, permettent d’appliquer la gouvernance de manière cohérente : vous pouvez diffuser les paramètres de navigation, de personnalisation graphique et de conformité sur un ensemble de sites, au lieu de les configurer site par site.
4. Les étiquettes de confidentialité et les stratégies de rétention s’intègrent à l’ensemble de Microsoft 365 : la gouvernance couvre souvent SharePoint, OneDrive et Teams. Ainsi, l’application d’une étiquette à un contenu SharePoint impose les règles de traitement des données à tout l’écosystème, et pas seulement à une seule collection de sites.
5. Le partage externe est granulaire et réversible : vous pouvez le définir au niveau du locataire, du site et du fichier, puis révoquer ultérieurement l’accès des invités. La gouvernance limite ainsi directement les risques de fuite de données, sans pour autant priver les utilisateurs de leurs accès.
6. La gestion du stockage et des quotas est centralisée : le Centre d’administration SharePoint permet aux administrateurs de définir des limites de stockage, de gérer les sites inactifs et d’appliquer des stratégies de fermeture automatique. La gestion des coûts et de la capacité devient ainsi une forme de gouvernance automatisée.
7. De nombreuses tâches de gouvernance sont plus simples à automatiser : PowerShell, Graph API et les conceptions de site permettent une application en masse (provisionnement, gestion du cycle de vie, application d’étiquettes). Une gouvernance cohérente peut donc être automatisée plutôt que maintenue manuellement.

Les fondamentaux de la gouvernance SharePoint

La gouvernance SharePoint désigne l’ensemble des stratégies, des rôles, des responsabilités et des processus qui encadrent la manière dont votre organisation gère ses données, ses outils de collaboration et ses obligations de conformité dans SharePoint et Microsoft 365. Elle vise avant tout à garder les choses organisées, sécurisées et fluides : considérez-la comme le « code de la route numérique » de vos contenus professionnels.

Les principes clés de la gouvernance SharePoint incluent une gestion solide des autorisations (définir qui peut accéder à quoi), la classification des données (étiqueter et protéger les informations sensibles) et les stratégies de cycle de vie (déterminer la durée de conservation des données avant leur archivage ou leur suppression). Les mettre en place aide votre entreprise à respecter les exigences réglementaires et à éviter des erreurs coûteuses ou des fuites de données.

Ignorer la gouvernance SharePoint revient en pratique à jouer avec le feu : informatique fantôme (Shadow IT), fuites de données accidentelles et collaboration à la « Far West ». Sans directives et contrôles clairs, les sites peuvent proliférer sans limite, des données sensibles peuvent tomber entre de mauvaises mains et des amendes réglementaires peuvent survenir. Pour les usages qui s’appuient sur des intégrations comme Microsoft Teams, une stratégie de gouvernance cohérente sur les deux plateformes instaure la confiance, améliore la productivité et évite que tout ne tourne au chaos. Si vous souhaitez voir comment ce type d’approche transforme la collaboration, découvrez comment la gouvernance de Teams apporte ordre et conformité aux espaces de travail très sollicités.

Gouvernance SharePoint — Définition

La gouvernance SharePoint désigne l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus qui encadrent la manière dont une organisation planifie, déploie, gère et sécurise SharePoint et les services de collaboration associés. Elle définit des normes pour la création de sites, le cycle de vie du contenu, les autorisations, la conformité, le stockage, la personnalisation et la gestion des changements, afin de garantir la cohérence, la sécurité et une utilisation efficace des ressources.

Explication succincte

Une gouvernance efficace concilie productivité des utilisateurs et gestion des risques en définissant qui peut créer des sites, comment les données sont classées et conservées, comment les autorisations sont accordées et revues, et quelles personnalisations sont autorisées. Dans Microsoft 365, de nombreux contrôles de gouvernance sont mis en œuvre via le Centre d’administration SharePoint et des outils complémentaires du Centre d’administration Microsoft 365, du Centre de conformité et d’Azure AD. Par exemple, vous pouvez définir des stratégies de création de sites, gérer les sites hub, configurer les paramètres de partage et appliquer des étiquettes de rétention. Si vous cherchez où configurer la gouvernance dans le Centre d’administration SharePoint, ces paramètres se trouvent principalement dans les sections Gestion des sites, Partage, Stratégies et Services de contenu du Centre d’administration SharePoint, complétées par les paramètres à l’échelle du locataire dans les centres d’administration Microsoft 365 et de conformité.

Accéder au Centre d’administration SharePoint pour les tâches de gouvernance

1. Vérifiez votre rôle d’administrateur : Vous devez être administrateur général Microsoft 365, administrateur SharePoint ou disposer d’autorisations d’administration déléguées. Sans l’un de ces rôles, vous ne pourrez pas apporter de modifications de gouvernance.
2. Accédez au portail d’administration Microsoft 365 : Rendez-vous sur admin.microsoft.com et connectez-vous avec vos identifiants d’administrateur.
3. Ouvrez le Centre d’administration SharePoint : Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez « Afficher tout » pour développer le menu, puis cliquez sur « SharePoint ». Vous accédez ainsi au Centre d’administration SharePoint.
4. Repérez les paramètres de gouvernance : Les contrôles de gouvernance, comme le partage, les stratégies, la gestion des sites et la conformité, sont regroupés sous des éléments de menu clairement identifiés. Utilisez le volet de navigation pour accéder rapidement à chaque section.
5. Astuce : Si vous débutez, prenez quelques minutes pour explorer le tableau de bord et les guides d’aide. Les info-bulles et la recherche vous permettront d’accéder directement à la configuration dont vous avez besoin.

Principaux paramètres de gouvernance dans le Centre d’administration SharePoint

Une fois dans le Centre d’administration SharePoint, vous trouverez un ensemble de paramètres de gouvernance conçus pour vous aider à gérer les risques, à maintenir la conformité réglementaire et à sécuriser la collaboration. Ces contrôles principaux concernent aussi bien la manière dont les utilisateurs partagent du contenu à l’extérieur que la création, la gestion et la mise hors service de vos sites au fil du temps.

Les paramètres de gouvernance les plus critiques reposent sur trois domaines : le partage et l’accès externe, la gestion des sites et la conformité des données. Chacun dispose de son propre menu et de ses propres options, ce qui vous permet de définir des limites claires et d’automatiser les tâches de gestion. Bien comprendre ces contrôles vous permettra d’adapter SharePoint aux besoins spécifiques de votre organisation, en conciliant collaboration et sécurité.

Une fois ces domaines clés maîtrisés, vous serez en position de force. Nous allons maintenant détailler comment utiliser chacun de ces ensembles de contrôles afin d’optimiser votre environnement en matière de conformité, d’efficacité et de sérénité.

Configurer les stratégies de partage et d’accès externe

1. Ouvrez le menu « Stratégies » : Dans le volet de navigation du Centre d’administration SharePoint, cliquez sur « Stratégies », puis choisissez « Partage ». C’est ici que vous définissez le degré d’ouverture ou de restriction du partage de contenu au sein de votre organisation.
2. Choisissez votre niveau de partage : Un curseur s’affiche, allant de « Uniquement les personnes de votre organisation » à « N’importe qui ». Les options disponibles sont :

• Interne uniquement : bloque complètement le partage externe.
• Invités nouveaux et existants : vous permet d’inviter des utilisateurs spécifiques extérieurs à l’entreprise.
• Accès anonyme : autorise les liens de partage qui ne nécessitent pas de connexion.

1. Fondez votre décision sur les exigences de conformité de votre organisation et sur le niveau de confiance que vous accordez à vos utilisateurs concernant les données partagées à l’extérieur.
2. Définissez les exceptions et les restrictions : Vous pouvez limiter le partage à des domaines spécifiques, exiger une date d’expiration pour les liens ou imposer une authentification aux utilisateurs externes. Ces mesures protègent les fichiers sensibles et réduisent les risques d’exposition accidentelle.
3. Comprendre les effets multiplateformes : Les contrôles de partage dans SharePoint ont aussi un impact sur OneDrive et, par extension, sur Microsoft Teams. Si vous souhaitez approfondir la maîtrise du partage dans les espaces de travail Teams à l’aide de règles de gouvernance adaptées, consultez les stratégies expliquées dans comment la gouvernance de Teams permet une collaboration sûre et organisée.

Une configuration soignée permet de concilier sécurité et collaboration : bien paramétrée, elle garde vos données sous clé sans entraver le travail d’équipe.

Gérer la création de sites, les autorisations et le cycle de vie

1. Contrôler la création de sites : Dans le Centre d’administration, accédez à « Sites » puis cliquez sur « Sites actifs ». Utilisez les paramètres de « Paramètres » > « Création de site » pour déterminer qui est autorisé à créer de nouveaux sites SharePoint. Limiter la création de sites à certains utilisateurs ou groupes permet de réduire la prolifération et de garder un environnement organisé.
2. Attribuer et auditer les autorisations : Pour chaque site SharePoint, accédez aux paramètres d’autorisation afin de définir qui sont les propriétaires, membres ou visiteurs. Utilisez « Autorisations du site » pour ajuster les accès, et consultez les journaux d’audit pour repérer toute modification ou activité inhabituelle.
3. Établir des stratégies de cycle de vie des sites : Sous « Stratégies » ou « Paramètres du site », définissez des règles sur l’expiration des sites ou leur date de révision. L’expiration automatique, les rappels ou la justification obligatoire pour le renouvellement permettent de maîtriser votre patrimoine numérique et de réduire le nombre de sites oubliés et inutilisés.
4. Automatiser la gouvernance dans la mesure du possible : Vous pouvez recourir aux intégrations Power Platform et Graph API pour des flux de travail qui standardisent les demandes de sites ou rappellent aux propriétaires de réviser leurs sites. Pour aller plus loin, découvrez comment maîtriser la prolifération des équipes Microsoft Teams grâce à l’automatisation, dans la gouvernance du cycle de vie de Teams avec Power Platform.

Des contrôles clairs et des rappels automatisés signifient moins d’encombrement, davantage de sécurité et moins de difficultés à identifier ce qui est encore utilisé.

Mettre en œuvre la conformité des données et les stratégies de rétention

1. Activer les stratégies de rétention des données : Dans le Centre d’administration SharePoint, accédez à la section « Stratégies » puis cliquez sur « Rétention ». Vous pouvez y créer des stratégies permettant de conserver, de supprimer ou de réviser automatiquement des documents après une certaine période, ce qui vous aide à respecter des réglementations telles que le RGPD ou HIPAA.
2. Activer les étiquettes de confidentialité et les paramètres de conformité : Intégrez Microsoft Purview pour bénéficier de contrôles de conformité avancés. Utilisez les étiquettes de confidentialité pour classer et protéger le contenu selon son degré de sensibilité : seules les personnes habilitées y ont accès.
3. Choisir des règles de conformité adaptées à votre activité : Personnalisez la rétention et l’étiquetage pour qu’ils correspondent à vos politiques internes et aux exigences externes. Si vous évoluez dans un secteur réglementé, appuyez-vous sur les modèles conçus pour la conformité juridique, financière ou de santé.
4. Auditer vos configurations de conformité : Examinez régulièrement les journaux d’audit pour vérifier que les stratégies fonctionnent comme prévu, suivre les modifications et enquêter en cas d’anomalie. Si votre organisation utilise des outils d’IA comme Copilot, prenez le temps de comprendre l’approche de Copilot en matière de confidentialité et de conformité afin de protéger vos données.

Une conformité et une rétention bien maîtrisées réduisent les risques juridiques, renforcent la confiance des clients et allègent considérablement la pression lors des audits.

Erreurs courantes concernant les paramètres de gouvernance dans le Centre d’administration SharePoint

Lorsque l’on cherche où configurer la gouvernance dans le Centre d’administration SharePoint, on commet souvent des erreurs récurrentes. La liste suivante présente les erreurs les plus courantes, leurs conséquences et la manière de les éviter.

• Supposer qu’une page « Governance » unique existe : Beaucoup s’attendent à trouver une page de gouvernance centralisée. En réalité, la gouvernance se configure dans plusieurs domaines (paramètres de site, stratégies, partage, rétention, cycle de vie, conceptions de hub et de site). Examinez la création de sites, le partage, les étiquettes de confidentialité, la rétention et les stratégies du Centre d’administration.
• Se fier uniquement aux paramètres SharePoint classiques : Utiliser uniquement les anciens paramètres revient à passer à côté des contrôles modernes disponibles dans le centre de conformité Microsoft 365 et dans les centres d’administration Teams et OneDrive. Vérifiez les étiquettes, la DLP et les contrôles d’accès dans Microsoft 365 Compliance, Security et Azure AD.
• Ne pas aligner la gouvernance sur les processus métier : Configurer des paramètres techniques sans définir qui est propriétaire des sites, quelles sont les règles de cycle de vie et quelles conventions de nommage appliquer conduit à une application incohérente. Définissez les rôles et un plan de gouvernance avant d’appliquer les stratégies.
• Négliger le cycle de vie des sites et les limites de stockage : Ne pas configurer l’expiration des sites, les quotas de stockage ou les processus de révision entraîne une prolifération et un contenu non géré. Utilisez les stratégies de site, l’expiration et les rapports pour gérer le cycle de vie.
• Définition insuffisante du provisionnement des sites et des modèles : Créer manuellement des sites sans modèles standardisés ni conceptions de site se traduit par une sécurité, une navigation et des métadonnées incohérentes. Mettez en place des conceptions de site, des flux de provisionnement et des modèles liés aux règles de gouvernance.
• Négliger les paramètres de partage externe : Le partage externe par défaut peut exposer du contenu. Configurez les stratégies de partage site par site, utilisez les rapports de partage et appliquez des étiquettes de confidentialité pour contrôler l’accès externe.
• Ne pas utiliser conjointement les étiquettes de confidentialité et la rétention : Traiter les étiquettes et la rétention séparément ignore leur puissance combinée. Planifiez ensemble la taxonomie des étiquettes et les stratégies de rétention pour appliquer les règles de protection et de cycle de vie.
• Gouvernance insuffisante des autorisations : Accorder aux propriétaires de site la capacité de modifier sans contrôle le partage ou les autorisations crée des failles de sécurité. Appliquez le principe du moindre privilège, utilisez des groupes d’autorisations et surveillez les autorisations uniques ainsi que les utilisateurs externes.
• Omettre la surveillance et les rapports : Définir des stratégies sans jamais surveiller leur conformité empêche de détecter les dérives. Consultez régulièrement les journaux d’activité et d’audit, les rapports d’utilisation et les rapports de stratégies.
• Négliger la formation et la documentation : Déployer la gouvernance sans former les propriétaires et les utilisateurs entraîne des usages abusifs. Fournissez une documentation claire, des listes de contrôle pour les propriétaires de site et une formation continue.
• Ne pas s’intégrer à la gouvernance globale de Microsoft 365 : Traiter SharePoint isolément fait passer à côté des contrôles à l’échelle du locataire (accès conditionnel Azure AD, DLP, stratégies de rétention). Coordonnez les stratégies entre les services Microsoft 365.
• Mal configurer le périmètre du site hub et de la collection de sites : Appliquer des paramètres ou des stratégies hub au mauvais niveau provoque des comportements inattendus. Comprenez l’héritage du site hub, ainsi que les niveaux auxquels s’appliquent les stratégies de collection de sites et celles du locataire.
• Complexifier les stratégies trop tôt : Mettre en place des règles trop complexes avant d’avoir défini une gouvernance de base entraîne une charge administrative excessive. Commencez simplement, appliquez les stratégies essentielles, puis itérez.
• Ne pas anticiper la conformité et les conservations juridiques : Ignorer eDiscovery, les conservations juridiques ou les exigences de rétention peut compromettre la conformité. Configurez les stratégies de rétention et de conservation dans le centre de conformité, en les alignant sur les exigences légales.

Exploiter les fonctionnalités de sécurité avancées pour les sites SharePoint

1. Mettre en œuvre des stratégies d’accès conditionnel : Intégrez SharePoint à Microsoft Entra ID pour contrôler qui peut accéder aux sites SharePoint depuis certains emplacements ou appareils. Les contenus sensibles restent ainsi protégés derrière des barrières strictes, et l’accès se verrouille lorsque les risques sont plus élevés.
2. Activer les outils de gestion des menaces : Utilisez Microsoft Defender ou les options de détection des menaces du centre d’administration pour analyser le contenu SharePoint à la recherche d’activités suspectes, de logiciels malveillants ou d’autres cybermenaces potentielles.
3. Intégrer Microsoft Purview : Connectez vos sites SharePoint à Purview pour la prévention des pertes de données (DLP), la protection des informations et une journalisation d’audit plus fine. C’est un filet de sécurité supplémentaire, en particulier si vous traitez des données confidentielles ou réglementées.
4. Superposer vos défenses de sécurité : Les fonctionnalités de sécurité avancées s’utilisent au mieux ensemble, et non de manière isolée. Pensez à des paramètres comme l’authentification multifactorielle, la désactivation des protocoles hérités et la conservation de journaux d’audit détaillés. Pour approfondir les stratégies de protection en conditions réelles, consultez comment une sécurité en couches renforce votre collaboration Teams et SharePoint.

Ces outils avancés vous permettent de garder une longueur d’avance sur les menaces, d’épauler les équipes de conformité et de rassurer tous ceux qui partagent et stockent des informations dans SharePoint.

Liste de contrôle des fonctionnalités de sécurité pour les sites SharePoint

Utilisez cette liste de contrôle pour examiner et configurer les contrôles de sécurité des sites SharePoint. Pour les paramètres de gouvernance, consultez l’emplacement où configurer la gouvernance dans le Centre d’administration SharePoint, ainsi que les portails Microsoft 365 Compliance et Azure AD.

• Vérifiez les administrateurs de collection de sites et les attributions de propriétaires ; supprimez les propriétaires obsolètes ou excessifs.
• Passez en revue et appliquez le principe du moindre privilège pour les autorisations : remplacez le contrôle total chaque fois que possible par Contribution ou Lecture.
• Auditez et corrigez les autorisations interrompues ou uniques ; documentez la raison de l’interruption de l’héritage pour chaque site ou liste.
• Configurez les paramètres de partage externe au niveau du locataire et des sites : limitez-les à des domaines spécifiques ou désactivez-les lorsqu’ils ne sont pas nécessaires.
• Appliquez les stratégies d’accès conditionnel Azure AD pour SharePoint et OneDrive (appareils conformes obligatoires, restrictions de localisation, authentification multifacteur).
• Exigez l’authentification multifacteur (MFA) pour tous les administrateurs et les comptes privilégiés.
• Appliquez des étiquettes de confidentialité et des stratégies de protection pour classer et chiffrer le contenu sensible stocké dans SharePoint.
• Configurez des stratégies de prévention de la perte de données (DLP) pour SharePoint afin de détecter et de bloquer le partage d’informations sensibles.
• Activez et configurez des étiquettes et des stratégies de rétention pour répondre aux exigences légales et réglementaires.
• Activez le historique des versions et exigez l’archivage explicite (extraction) pour les bibliothèques critiques afin de protéger l’intégrité du contenu.
• Mettez en œuvre la gestion des droits à l’information (IRM) sur les bibliothèques qui stockent des documents confidentiels.
• Utilisez les journaux d’audit de Microsoft Purview et activez l’audit unifié pour surveiller l’activité de SharePoint.
• Configurez des stratégies d’alerte et des alertes d’activité pour les accès et partages de fichiers inhabituels ou à haut risque.
• Examinez les recommandations de Secure Score pour SharePoint et les services Microsoft 365 connexes, et donnez-y suite.
• Configurez des révisions d’accès pour les invités et supprimez périodiquement les utilisateurs externes inactifs ou inutiles.
• Limitez les rôles d’administration SharePoint et utilisez Privileged Identity Management (PIM) pour l’élévation de privilèges à la demande.
• Imposez l’authentification moderne et désactivez les protocoles d’authentification héritée pour SharePoint et les services associés.
• Configurez les liens sécurisés et les pièces jointes sécurisées via Microsoft Defender pour Office 365 pour les fichiers stockés dans SharePoint.
• Assurez-vous que les URL de sites et les domaines personnalisés utilisent HTTPS et validez les paramètres TLS de tous les points de terminaison.
• Tenez à jour un inventaire des sites et classez-les par niveau de sensibilité ; appliquez la gouvernance depuis le Centre d’administration SharePoint, en suivant la documentation sur l’emplacement où configurer la gouvernance dans le Centre d’administration SharePoint.
• Mettez en place des processus de découverte électronique et de conservation à des fins juridiques pour préserver le contenu de l’ensemble des sites SharePoint.
• Examinez régulièrement les journaux d’audit, les modèles d’accès et les liens de partage à la recherche d’indices de compromission.
• Mettez en œuvre des stratégies de cycle de vie automatisées pour archiver ou supprimer les sites et leur contenu conformément aux règles de gouvernance.
• Formez les propriétaires de sites aux bonnes pratiques de partage sécurisé, à la gestion des autorisations et aux procédures de gouvernance.

Bonnes pratiques pour une gouvernance continue dans SharePoint

• Constituez un comité de gouvernance : réunissez un groupe transversal comprenant des responsables informatiques, conformité et métiers afin de définir, d’examiner et de mettre à jour régulièrement les stratégies de gouvernance.
• Fixez des cycles de révision des stratégies : planifiez des bilans réguliers, au moins annuels, pour vérifier que les règles de gouvernance tiennent compte des nouveaux risques, des besoins métiers ou des évolutions réglementaires.
• Formez vos utilisateurs : proposez des sessions de formation simples et récurrentes afin que chacun comprenne ses responsabilités en matière d’autorisations, de partage et de traitement des données.
• Automatisez les audits et les rapports : utilisez des tableaux de bord et des alertes pour repérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne prennent de l’ampleur, et maintenez la conformité avec moins de travail manuel.
• Coordonnez la gouvernance avec Teams : si vous exploitez également Microsoft Teams, alignez vos stratégies SharePoint pour éviter les lacunes ou les conflits. Inspirez-vous des cadres de gouvernance Teams qui favorisent la responsabilisation et la sécurité.

Tenez-vous à ces bonnes habitudes, et votre environnement SharePoint restera bien réglé et prêt à faire face à tout, sans vous noyer dans les tâches répétitives.

Intégrer la gouvernance SharePoint à Microsoft Teams

SharePoint et Microsoft Teams sont étroitement liés dans l’univers Microsoft 365. Chaque fois que vous créez une équipe, un site SharePoint est créé en même temps, et sert de socle au stockage des fichiers et aux autorisations. Les décisions que vous prenez concernant la gouvernance de SharePoint, comme le provisionnement des sites, la classification des données et les contrôles de partage, influencent directement la façon dont les utilisateurs se servent de Teams pour la messagerie, les fichiers et la collaboration.

C’est pourquoi il est judicieux d’harmoniser vos stratégies de gouvernance sur les deux plateformes. Cela suppose des stratégies cohérentes pour l’accès externe, la gestion du cycle de vie et la surveillance de la conformité. Pour des conseils sur la mise en relation de la gouvernance de Teams et de SharePoint, consultez les guides sur comment transformer le désordre de Teams en collaboration maîtrisée et sur la façon dont la gouvernance de Teams stimule à la fois la productivité et la sécurité.

Principaux avantages de l’intégration de la gouvernance SharePoint à Microsoft Teams

L’intégration de la gouvernance SharePoint à Microsoft Teams simplifie la collaboration tout en préservant le contrôle et la conformité. Voici les principaux avantages lorsque vous gérez les paramètres de gouvernance (là où configurer la gouvernance dans le Centre d’administration SharePoint) et que vous les appliquez aux sites SharePoint connectés à Teams.

• Sécurité et conformité cohérentes : appliquez des stratégies SharePoint centralisées (rétention, étiquettes de confidentialité, contrôles d’accès) aux sites Teams afin que la protection des données, la découverte électronique et les exigences d’audit soient appliquées à la messagerie, aux fichiers et aux canaux.
• Gestion simplifiée du cycle de vie des sites : utilisez les règles de gouvernance SharePoint pour le provisionnement, les conventions de nommage, l’expiration et l’archivage des sites connectés à Teams, afin de limiter la prolifération et de garantir des cycles de vie prévisibles.
• Contrôle centralisé des autorisations : appliquez le principe du moindre privilège, l’accès conditionnel et les stratégies de partage externe depuis le Centre d’administration SharePoint pour contrôler qui peut accéder aux fichiers et aux dossiers de Teams.
• Architecture de l’information uniforme : appliquez à partir de SharePoint des types de contenu, des métadonnées et des règles de gestion documentaire cohérents aux fichiers Teams, afin que la recherche, la découverte et la gestion des enregistrements fonctionnent de manière fiable dans toute l’organisation.
• Audit et production de rapports améliorés : regroupez les journaux et les rapports de conformité en gouvernant le stockage de Teams via SharePoint, ce qui facilite la surveillance de l’utilisation, l’investigation des incidents et la démonstration de la conformité réglementaire.
• Une meilleure expérience utilisateur grâce à un provisionnement intégrant la gouvernance : automatisez la création d’équipes à l’aide de modèles et de stratégies adossés à la gouvernance (conception de site, cycle de vie, propriétaires) afin que les utilisateurs obtiennent des espaces de travail conformes sans étapes de conformité manuelles.
• Réduction de la charge administrative : gérez les stratégies de manière centralisée dans le Centre d’administration SharePoint plutôt que de configurer séparément les paramètres dans Teams, ce qui réduit la complexité et les coûts opérationnels.
• Rétention et gestion des enregistrements sans rupture : veillez à ce que les étiquettes de rétention et les conservations appliquées dans SharePoint régissent aussi le contenu des fichiers Teams, ce qui permet une gestion cohérente des enregistrements sur l’ensemble des plateformes de collaboration.
• Modèle de gouvernance évolutif : utilisez les niveaux d’application des stratégies SharePoint (locataire, site, hub) pour étendre la gouvernance à de nombreuses instances de Teams, tout en autorisant des exceptions ciblées lorsque c’est nécessaire.
• Intégration accélérée à la conformité : intégrez Teams aux cadres de gouvernance SharePoint existants afin que les nouvelles équipes héritent de contrôles de conformité éprouvés, ce qui accélère une adoption sécurisée.

Résolution des problèmes courants de configuration de la gouvernance

• Stratégies en conflit : il arrive que les paramètres de SharePoint, de Teams ou d’OneDrive ne s’accordent pas. Vérifiez attentivement les stratégies de chaque plateforme, ou utilisez les outils de diagnostic intégrés pour mettre en évidence les conflits.
• Erreurs d’autorisations : si des administrateurs ou des utilisateurs se heurtent à des restrictions d’accès, examinez les attributions de rôles et les autorisations du site, à la recherche d’erreurs ou de restrictions héritées.
• Fonctionnalités manquantes : certaines fonctionnalités avancées de gouvernance ou de conformité nécessitent des licences Microsoft 365 spécifiques. Assurez-vous donc de disposer du niveau d’abonnement approprié.
• Prolifération de sites non maîtrisée : si vous constatez des dizaines de sites SharePoint inutilisés ou redondants, revoyez vos règles de création et vos stratégies de cycle de vie pour resserrer les pratiques.
• Besoin d’aide supplémentaire ? Pour les dépannages complexes, vous trouverez des guides détaillés sur des problèmes plus larges de Microsoft 365, comme le guide pas à pas de dépannage de Microsoft Copilot, qui s’adapte bien aux vérifications d’autorisations et d’intégration dans SharePoint.

Repérer ces problèmes et les résoudre rapidement permet de garder votre plan de gouvernance sur la bonne voie et votre déploiement SharePoint opérationnel.

plan de gouvernance SharePoint Online et Microsoft 365 Copilot

Où configurer la gouvernance de mon locataire dans le Centre d’administration SharePoint ?

Ouvrez le Centre d’administration SharePoint depuis le portail d’administration Microsoft 365 et utilisez les paramètres globaux et au niveau des sites : les stratégies et paramètres au niveau du locataire sous « Stratégies » et « Paramètres », les contrôles des collections de sites sous « Sites » > « Sites actifs », ainsi que les contrôles avancés comme le partage, la gestion des accès et l’intégration à la conformité via Microsoft Purview. C’est ici que vous activez les stratégies de gouvernance pour SharePoint et les services associés, afin de garder la main sur l’accès aux données et la propriété des sites.

Comment configurer les révisions d’accès aux sites et la gestion des accès depuis le centre d’administration ?

Les révisions d’accès se configurent dans Microsoft Entra ID (anciennement Azure AD), mais sont reliées à SharePoint et aux groupes Microsoft 365. Depuis le Centre d’administration SharePoint, vérifiez que les paramètres de partage externe et d’accès invité sont corrects, puis coordonnez-vous avec Entra ID pour créer des stratégies de révision d’accès qui incluent les sites SharePoint et les groupes Microsoft 365, afin de procéder à une recertification périodique des accès aux données et de générer le rapport des autorisations.

Peut-on attribuer les responsabilités de gouvernance et les rôles de propriétaire de site depuis le Centre d’administration SharePoint ?

Oui. Utilisez « Sites » > « Sites actifs » pour gérer la propriété des sites et attribuer des propriétaires ou des administrateurs de site. Documentez les responsabilités de gouvernance dans un plan de gouvernance, puis faites-les respecter à l’aide des champs de propriété des sites, de l’appartenance aux groupes Microsoft 365 et de l’automatisation, par exemple Power Automate ou des stratégies, pour alerter le support technique et les propriétaires sur les exigences de conformité ou les risques de sécurité.

Où activer l’audit et les paramètres d’audit à l’échelle du locataire pour SharePoint Online ?

L’audit à l’échelle du locataire se gère dans le centre de conformité Microsoft Purview (accessible depuis le Centre d’administration Microsoft 365). Activez-y le journal d’audit unifié, puis configurez les stratégies d’audit pour les fichiers SharePoint, les événements des bibliothèques de documents et les activités de gestion des accès. Vous pourrez ainsi générer un rapport des autorisations, détecter les risques de sécurité et répondre aux besoins de gestion de la conformité au sein de votre organisation.

Comment les stratégies de gouvernance de SharePoint et des services associés s’appliquent-elles aux groupes Microsoft 365 et aux intranets ?

Les stratégies de gouvernance de SharePoint et des services associés s’appliquent en reliant le provisionnement et les stratégies de cycle de vie des groupes Microsoft 365 aux modèles de site SharePoint, aux stratégies de rétention et aux étiquettes de confidentialité. Configurez l’expiration des groupes, les conventions de nommage et les modèles de site dans les centres d’administration pour garantir une application homogène des stratégies sur votre intranet et dans les différentes divisions métier de votre organisation.

Où accéder aux fonctionnalités avancées de gestion de SharePoint ?

Les fonctionnalités avancées de gestion de SharePoint se trouvent dans le Centre d’administration SharePoint, sous les paramètres « Avancé », ainsi que dans les centres de conformité et de sécurité de Microsoft 365. Elles comprennent les contrôles au niveau du locataire, l’intégration de l’accès conditionnel, les rapports d’état et d’utilisation de SharePoint, les scripts et modèles de site, ainsi que les outils de gestion des risques à grande échelle et des mises à jour de sécurité pour protéger les données internes.

Comment le Centre d’administration SharePoint se connecte-t-il à Microsoft 365 Copilot et aux licences ?

Les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot s’activent au niveau du locataire depuis le Centre d’administration Microsoft 365 et nécessitent l’attribution de licences Microsoft 365 Copilot appropriées. Dans le Centre d’administration SharePoint, vérifiez que l’accès au contenu et la gouvernance des données (gouvernance de l’accès aux données, étiquettes de confidentialité) sont configurés afin que Copilot puisse restituer le contenu en toute sécurité, en conformité avec les exigences de conformité et les stratégies de gouvernance.

Quelles étapes un propriétaire de site doit-il suivre pour créer un site SharePoint en tenant compte de la gouvernance ?

Un propriétaire de site doit suivre le plan de gouvernance lorsqu’il crée un site SharePoint : choisir le modèle de site approprié, définir les autorisations (en limitant au maximum le nombre d’utilisateurs disposant d’autorisations), appliquer les étiquettes de confidentialité et de rétention, configurer une stratégie de partage externe pour le site SharePoint, et documenter la propriété du site ainsi que les responsabilités en matière de gouvernance afin que le support technique et les parties prenantes sachent qui gère le cycle de vie du site.

Comment appliquer des stratégies en temps réel à SharePoint et aux autres services associés de Microsoft 365 ?

Pour appliquer des stratégies en temps réel, utilisez l’accès conditionnel Entra ID, les étiquettes de confidentialité et les stratégies DLP de Microsoft Purview, ainsi que l’application automatisée des stratégies via des scripts PowerShell, l’API Graph ou Microsoft Endpoint Manager. Associez-les à la surveillance et aux alertes issues des journaux d’audit et des outils de création de rapports afin de détecter et de corriger les risques de sécurité et les violations de stratégie dans l’ensemble de votre organisation.

Où configurer les exigences de conformité et les barrières d’information pour les sites sensibles ?

Les exigences de conformité et les barrières d’information se configurent dans Microsoft Purview et dans le Centre de conformité Microsoft 365 ; les barrières d’information nécessitent également une licence appropriée. Depuis le Centre d’administration SharePoint, associez les sites aux étiquettes de confidentialité et aux stratégies de rétention afin que la gestion de la conformité soit appliquée et que les données internes restent contrôlées, même lorsque le contenu est partagé entre les différentes divisions de l’entreprise.

Comment générer des rapports sur les autorisations et suivre la propriété des sites lorsqu’on gère un grand nombre de sites (par exemple, 100 sites) ?

Utilisez les outils de création de rapports du Centre d’administration SharePoint, ainsi que Microsoft Graph ou PowerShell, pour exporter les données d’autorisations et de propriété de plusieurs sites. Générez un rapport sur les autorisations et des inventaires de propriété, automatisez des contrôles périodiques à l’aide des revues d’accès aux sites, et transmettez les sites orphelins aux responsables de la gouvernance afin de limiter les risques à grande échelle et de maintenir une gouvernance SharePoint efficace.

Quel rôle jouent Microsoft Learn et les ressources communautaires, comme les MVP Microsoft, dans la configuration de la gouvernance SharePoint ?

Microsoft Learn fournit des recommandations officielles et des tutoriels pas à pas pour configurer la gouvernance SharePoint, la gestion des accès et la conformité. Les experts de la communauté et les MVP Microsoft proposent des bonnes pratiques concrètes et des scripts pour mettre en œuvre une stratégie de gouvernance SharePoint, traiter des scénarios réels et personnaliser les stratégies de gouvernance à l’échelle de votre locataire et de votre intranet.

Comment concilier collaboration et sécurité lors de la configuration du partage et des accès dans SharePoint Online ?

Pour concilier collaboration et sécurité, appliquez le principe du moindre privilège, utilisez les groupes Microsoft 365 pour gérer l’appartenance, configurez des restrictions de partage externe par domaine ou par type de lien, appliquez des étiquettes de confidentialité pour contrôler l’accès aux données, et utilisez les revues d’accès pour valider périodiquement les accès externes et internes. Vous protégez ainsi les fichiers SharePoint et les données internes tout en préservant la productivité.

Peut-on automatiser les tâches de gouvernance, comme le provisionnement des sites, leur cycle de vie et l’application des stratégies ?

Oui. Automatisez les tâches de gouvernance à l’aide des conceptions de site et des scripts de site, des flux Power Automate, des stratégies de cycle de vie des groupes Azure AD et de PowerShell ou de l’API Graph, afin d’appliquer les conventions de nommage, d’imposer les stratégies de gouvernance à l’ensemble de SharePoint, de provisionner les modèles de gouvernance lors de la création d’un site SharePoint, puis de retirer ou d’archiver les sites conformément à votre plan de gouvernance.

Quelles sont les responsabilités courantes en matière de gouvernance pour les équipes informatiques, les propriétaires de sites et les dirigeants métiers ?

Les équipes informatiques gèrent généralement les stratégies au niveau du locataire, les mises à jour de sécurité et la gestion de la conformité. Les propriétaires de sites gèrent au quotidien l’accès aux sites, l’organisation du contenu et l’application des étiquettes. Les dirigeants métiers définissent les stratégies de gouvernance, approuvent les règles de rétention et de conformité, et veillent à leur alignement avec les objectifs de l’organisation. Documenter clairement les responsabilités en matière de gouvernance contribue à garantir l’application des stratégies dans l’ensemble de l’organisation.

À écouter également

Si vous vous intéressez à la configuration de la gouvernance SharePoint, ces épisodes apportent un éclairage pratique sur la sécurité des identités, la gouvernance et la fiabilité des opérations Microsoft 365.

• Conditional Access – Simply Explained — Découvrez comment l’identité, l’appareil, la localisation et les signaux de risque déterminent les décisions d’accès.
• Privileged Identity Management – Simply Explained — Découvrez comment les privilèges juste-à-temps et les workflows d’approbation réduisent l’exposition aux comptes administrateurs.
• Microsoft Defender XDR – Simply Explained — Reliez les signaux d’identité à la détection, à l’investigation et à la réponse aux incidents.
• Microsoft Teams Governance – Simply Explained — Découvrez comment des responsabilités clairement définies et des règles de cycle de vie rendent la collaboration sécurisée durable.

Ces épisodes vous aident à traduire les étapes techniques en une stratégie plus large d’identité et de gouvernance.