Cara Mengonfigurasi Tata Kelola di Microsoft Teams Admin Center 2026

By Mirko Peters · 2026-03-13 · Updated 2026-03-24

Pelajari cara mengonfigurasi tata kelola untuk tim Anda di Teams admin center. Ikuti praktik terbaik tata kelola Microsoft Teams untuk mengelola lingkungan Microsoft Teams Anda.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Cover: Harden Microsoft Teams Security and Guest Access

Jika Anda ditugaskan untuk menata Microsoft Teams bagi bisnis Anda, tata kelola adalah kunci keberhasilannya. Panduan ini menjadi satu-satunya rujukan Anda untuk mengubah lingkungan Teams yang berantakan dan kacau menjadi ruang kolaborasi yang rapi, patuh, dan aman. Kami akan mengulas kerangka kerja, kebijakan, kontrol, templat, dan alat lanjutan yang memberi Anda kendali penuh, semuanya dari dalam Teams Admin Center.

Langkah demi langkah, Anda akan melihat bagaimana tata kelola yang baik menghilangkan kekacauan: lebih sedikit tim liar, akses yang lebih ketat, konten yang lebih aman, dan lebih sedikit kendala kepatuhan. Baik Anda baru memulai dari dasar maupun siap mengotomatiskan audit dan siklus hidup, Anda akan mendapatkan pengetahuan praktis di setiap langkahnya. Pada akhirnya, Anda akan tahu cara mengelola, memantau, dan menyiapkan Teams Anda untuk masa depan tanpa harus khawatir berlebihan.

9 Fakta Mengejutkan tentang Microsoft Teams Admin Center

Kontrol tata kelola terpusat: Teams Admin Center memungkinkan admin menerapkan pengaturan tata kelola di seluruh organisasi (kebijakan, templat, dan kontrol siklus hidup) sehingga Anda dapat melihat dengan jelas cara mengonfigurasi tata kelola di Teams Admin Center dari satu panel.
Penargetan kebijakan per pengguna dan per grup: Kebijakan tidak hanya bersifat global. Anda dapat menargetkannya ke pengguna, grup, atau grup Azure AD tertentu untuk menerapkan aturan tata kelola yang berbeda tanpa skrip yang rumit.
Templat tim menegakkan tata kelola saat pembuatan: Templat tim bawaan maupun kustom dapat menentukan saluran, aplikasi, dan kebijakan terlebih dahulu sehingga tata kelola diterapkan secara otomatis saat tim dibuat.
Pengelolaan siklus hidup tim otomatis: Teams Admin Center mendukung pengaturan kedaluwarsa dan perpanjangan untuk tim, sehingga pembersihan dan tata kelola ruang kolaborasi yang tidak aktif dapat berjalan otomatis.
Integrasi label sensitivitas: Label sensitivitas yang diatur di Microsoft 365 dapat digunakan untuk mengontrol perilaku Teams (privasi, akses eksternal, keanggotaan), sehingga tata kelola meluas ke kepatuhan dan perlindungan data.
Batas saluran privat dan keanggotaan dapat dikelola: Admin dapat melihat dan menyesuaikan pengaturan saluran privat serta batas jumlah anggota agar selaras dengan kebutuhan tata kelola dan ekspektasi performa.
Kontrol akses eksternal dan tamu sangat terperinci: Anda dapat menyetel kolaborasi eksternal secara detail, mulai dari memblokir tamu sepenuhnya hingga hanya mengizinkan domain tertentu, langsung di Teams Admin Center.
Analitik dan wawasan penggunaan untuk keputusan tata kelola: Laporan dan analitik bawaan menampilkan adopsi, aktivitas, dan tren pertumbuhan, membantu Anda memprioritaskan tindakan tata kelola dan mengukur dampak kebijakan.
PowerShell dan Graph memperluas otomatisasi tata kelola: Meskipun Admin Center menyediakan kontrol GUI, Anda dapat mengotomatiskan tugas tata kelola yang kompleks (penugasan kebijakan massal, pelaporan, tindakan siklus hidup) melalui PowerShell dan Microsoft Graph untuk skala dan kemudahan pengulangan.

Kemampuan-kemampuan ini menjelaskan mengapa banyak organisasi bertanya "bagaimana cara mengonfigurasi tata kelola di teams admin center" — konsol ini menggabungkan alat kebijakan, siklus hidup, keamanan, dan otomatisasi untuk menegakkan tata kelola di seluruh Teams.

Memahami Kerangka Tata Kelola Microsoft Teams

Mari kita mulai dengan gambaran besarnya: tata kelola Teams bukan sekadar menyalakan beberapa sakelar di konsol admin. Pada intinya, tata kelola di Microsoft Teams adalah tentang menetapkan aturan dan pagar pengaman agar kolaborasi berkembang tanpa kekacauan. Tata kelola membantu organisasi menjaga tim tetap bekerja secara efisien, data sensitif tetap aman, dan semua orang mematuhi kebijakan, tanpa menghambat kegiatan bisnis sehari-hari.

Mengapa ini penting? Teams bisa berubah menjadi wilayah tanpa hukum digital jika dibiarkan tanpa pengawasan. Anda bisa berakhir dengan ratusan tim hantu, tamu yang tidak terkendali, dan file yang berada di tempat yang salah. Strategi tata kelola yang solid membantu Anda membawa keteraturan ke dalam kekacauan, meletakkan fondasi untuk komunikasi yang lebih cerdas, pengiriman proyek yang lebih cepat, dan jauh lebih sedikit kekhawatiran soal kepatuhan.

Fondasi tata kelola Teams bertumpu pada tiga pilar utama: kebijakan yang menetapkan "aturan main", langkah kepatuhan yang melindungi Anda dari persoalan hukum dan regulasi, serta manajemen siklus hidup yang menjaga semuanya tetap rapi mulai dari pembuatan hingga pembersihan. Sebelum Anda masuk ke konfigurasi, ada baiknya memahami apa yang dibawa setiap pilar. Percayalah, menguasai dasar-dasar ini akan membantu Anda berhasil saat mengerjakan pengaturan langsung, penyesuaian keamanan, dan otomatisasi kebijakan di bagian-bagian berikutnya. Jika Anda ingin mengulas lebih dalam bagaimana tata kelola Teams yang baik mengubah ruang kerja dari kekacauan menjadi kolaborasi yang percaya diri, simak studi kasus praktis ini.

Kebijakan Tata Kelola dan Praktik Terbaik untuk Teams

Tentukan Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima
Tetapkan aturan yang jelas tentang apa yang boleh (dan tidak boleh) dilakukan dengan Teams. Misalnya, apakah Teams hanya untuk proyek bisnis, atau juga boleh digunakan untuk kelompok sosial? Semakin jelas kebijakan penggunaan yang dapat diterima, semakin sedikit kebingungan di kemudian hari. Kebijakan ini juga membantu mencegah shadow IT dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Standarisasi Pembuatan dan Penamaan Tim
Tentukan bagaimana tim baru dibuat dan siapa yang boleh membuatnya. Mungkin setiap tim baru memerlukan alasan bisnis atau persetujuan manajer. Padukan hal ini dengan konvensi penamaan yang masuk akal, agar Anda tidak berakhir dengan dua puluh tim bernama "Test123" yang memenuhi lingkungan Anda. Konsistensi meningkatkan kemudahan pencarian dan kejelasan kepemilikan.
Tetapkan Kepemilikan dan Akuntabilitas
Setiap tim memerlukan pemilik yang jelas yang bertanggung jawab atas keanggotaan, persetujuan tamu, dan pengelolaan konten. Resmikan peran tersebut dan ingatkan pemilik tentang tugas mereka secara berkala. Dengan begitu, selalu ada seseorang yang mengawasi setiap tim.
Atur Batasan dengan Kebijakan Akses dan Tamu
Tentukan siapa yang dapat mengundang tamu, informasi apa yang dapat diakses, dan tim mana yang mengizinkan kolaborasi eksternal. Menyeimbangkan keterbukaan dengan keamanan membuat pintu tetap terbuka bagi mitra tanpa membuka data sensitif.
Dokumentasikan dan Komunikasikan Kebijakan secara Berkala
Selalu tuliskan kebijakan Anda, baik di intranet, dalam pelatihan karyawan baru, maupun sebagai tab Teams yang praktis, lalu perbarui sesuai perubahan kebutuhan. Transparansi adalah sekutu terbaik Anda untuk mendorong adopsi dan kepercayaan.

Mengikuti praktik terbaik ini membantu Anda terhindar dari kerumitan penyebaran Teams yang tidak terkendali dan tanggung jawab yang tidak jelas. Butuh contoh nyata mengapa tata kelola yang konsisten itu penting? Lihat cerita ini. Di sana Anda akan melihat perbedaan antara kolaborasi yang kacau dan lingkungan yang terkelola dengan baik, yang berjalan lancar, membangun akuntabilitas, serta menjaga data sensitif tetap aman.

Esensi Keamanan dan Kepatuhan Teams

Persyaratan Kepatuhan Regulasi
Tentukan aturan kepatuhan wajib untuk industri Anda (GDPR, HIPAA, dan sebagainya). Pastikan pengaturan Teams selaras dengan regulasi tersebut, dengan memanfaatkan alat bawaan seperti Microsoft Purview DLP atau eDiscovery saat menangani data sensitif atau data pribadi. Mulailah dengan kuat dengan mengintegrasikan kepatuhan sejak awal.
Kontrol Akses yang Kuat
Terapkan autentikasi multifaktor (MFA) untuk semua pengguna. Atur izin terperinci untuk Teams, saluran, dan file, dan pastikan hanya orang yang berwenang yang dapat melihat konten rahasia. Kelola akses tamu dengan cermat, karena pengaturan yang keliru di sini adalah cara rahasia perusahaan bisa lolos begitu saja.
Retensi Pesan Aman dan Enkripsi Data
Teams menyediakan retensi pesan serta enkripsi, baik saat data disimpan maupun saat data dikirim. Penyesuaian pengaturan ini melindungi percakapan dan file dari pihak yang tidak berwenang serta paparan yang tidak disengaja, sekaligus memastikan data pesan tetap dapat diambil untuk legal hold dan audit.
Audit Berkelanjutan dan Pencatatan Aktivitas
Gunakan Teams Admin Center dan portal kepatuhan untuk memantau aktivitas: siapa yang ditambahkan, dihapus, atau diubah, serta file mana yang dipindahkan. Siapkan peringatan berbasis kebijakan atau laporan otomatis secara berkala agar Anda tetap selangkah di depan aktivitas mencurigakan atau potensi risiko.
Kontrol Keamanan dan Privasi Berbasis Kebijakan
Konfigurasikan kebijakan keamanan untuk saluran privat/bersama, akses aplikasi, dan alur kerja sensitif. Manfaatkan pengaturan privasi dan retensi agar selaras dengan budaya privasi organisasi Anda. Untuk pembahasan mendalam tentang memperkuat pengaturan keamanan Teams, panduan langkah demi langkah ini mencakup semuanya, mulai dari akses bersyarat hingga DLP dan tata kelola tamu.

Dengan dasar-dasar ini, Anda memperkuat Teams sebagai ruang kerja yang aman dan patuh. Jika Anda sedang menjajaki integrasi AI yang aman seperti Copilot untuk Teams, Anda perlu memahami kerangka privasi data Microsoft 365. Pelajari bagaimana "privacy by design" diterapkan pada Copilot dan Teams dalam penjelasan ini.

Konfigurasi Esensial di Pusat Admin Teams

Pusat Admin Teams adalah pusat kendali Anda untuk tata kelola. Di sinilah Anda mengatur siapa yang boleh melakukan apa, mengelola tim, menerapkan aturan penamaan, dan masih banyak lagi. Baik Anda baru memulainya maupun ingin memeriksa ulang fondasi pengaturan Anda, memahami lingkungan Pusat Admin adalah langkah pertama bagi setiap admin Teams.

Di dalam Pusat Admin, Anda akan menemukan semua area utama, mulai dari pengaturan, kebijakan, pengguna, hingga analitik, yang semuanya dirancang untuk membantu Anda menata ekosistem Teams sesuai kebutuhan perusahaan. Wajar jika terasa membingungkan pada awalnya, tetapi setelah Anda memahami tata letaknya, sebagian besar tugas rutin menjadi cepat dan dapat diulang.

Dengan mempelajari cara bernavigasi, menyelesaikan langkah konfigurasi utama, serta membuat dan menerapkan kebijakan tim, Anda akan siap mencegah masalah sebelum muncul. Alur kerja dan opsi di sini menjaga Teams agar tidak menjadi kacau, dan menjadi fondasi untuk segala hal mulai dari pembuatan tim otomatis hingga manajemen siklus hidup dan audit. Sekarang, mari kita pahami pengalaman Pusat Admin dan susun item tindakan Anda agar bisa langsung memulai dengan benar.

Menavigasi Pusat Admin Microsoft Teams

Pusat Admin Microsoft Teams adalah pusat kendali berbasis web untuk mengelola seluruh aspek lingkungan Teams Anda. Anda mengaksesnya melalui portal admin Microsoft 365, lalu membuka ruang kerja admin Teams khusus.

Sekilas, Anda akan melihat dasbor utama dengan tautan cepat untuk mengelola tim, pengguna, kebijakan, pengaturan, analitik, dan manajemen perangkat. Navigasi sisi membantu Anda langsung menuju setiap bagian, baik saat menyiapkan kebijakan maupun memeriksa laporan penggunaan.

Untuk pengelolaan tim dan pengguna, Anda akan menemukan menu berlabel jelas untuk melihat, mengedit, dan memantau tim yang ada. Tersedia tab khusus untuk pengaturan seluruh organisasi, akses eksternal, dan fitur keamanan. Meski baru pertama kali menggunakannya, antarmuka ini dirancang untuk memandu Anda sehingga dasar-dasar konfigurasi dapat diselesaikan dalam hitungan menit.

Daftar Periksa Konfigurasi Awal untuk Tata Kelola Teams

Tetapkan Peran Administratif: Berikan peran admin Teams hanya kepada staf TI yang tepercaya. Batasi akses yang luas untuk mengurangi kesalahan dan memperketat keamanan.
Konfigurasikan Pengaturan Seluruh Organisasi: Atur kebijakan dasar untuk pesan, panggilan, rapat, akses tamu, dan integrasi aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan dan standar industri.
Aktifkan/Nonaktifkan Fitur: Tentukan fitur mana (seperti akses tamu, berbagi file, atau aplikasi pihak ketiga) yang boleh digunakan, dengan tetap memperhatikan keamanan dan kepatuhan.
Tetapkan Kebijakan Penamaan dan Pembuatan: Atur aturan untuk penamaan tim baru dan siapa yang boleh membuatnya agar struktur yang konsisten dan terorganisasi sejak hari pertama.

Kebijakan Pembuatan dan Pengelolaan Tim di Pusat Admin

Di dalam Pusat Admin Teams, Anda memutuskan siapa yang boleh membuat tim baru dan dalam kondisi apa. Secara default, hampir semua orang di penyewa Anda dapat membuat tim baru. Hal ini mungkin terdengar praktis, tetapi biasanya berakhir kacau karena tim duplikat dan tim yang ditinggalkan terus menumpuk.

Untuk mengendalikannya, admin dapat membatasi hak pembuatan tim, dengan mewajibkan persetujuan atau membatasinya hanya untuk grup tertentu. Gunakan kebijakan penamaan untuk menstandarkan tampilan tim di daftar dan hasil pencarian, misalnya dengan menambahkan awalan departemen atau mewajibkan kode proyek, sehingga "Sales_East2024" langsung dikenali, bukan "BestTeamEver".

Anda juga akan menemukan pengaturan lanjutan untuk mengelola siklus hidup tim. Artinya, Anda dapat mengotomatiskan pengingat saat tim menjadi tidak aktif, mengingatkan pemilik untuk melakukan pembersihan, atau menyiapkan kebijakan untuk pengarsipan dan penghapusan otomatis. Menerapkan kontrol ini membantu mencegah "teams sprawl", yaitu kondisi ketika Anda memiliki tim yang tidak terpakai, tidak punya pemilik, atau duplikat, yang memperlambat produktivitas dan membuat ruang kerja menjadi berantakan.

Jika Anda ingin serius mengatasi sprawl, pertimbangkan integrasi dengan alat seperti Power Platform, Graph API, dan Power BI, sebagaimana dijelaskan dalam panduan tata kelola lanjutan ini. Otomatisasi pada tahap permintaan, persetujuan, pembuatan, dan pengelolaan siklus hidup benar-benar mengurangi beban kerja dan menjaga ruang kerja tetap rapi. Atau, Anda bisa menemukan bagaimana kebijakan yang tepat dan mekanisme admin tersembunyi dapat "memperbaiki" sprawl dari akarnya di sumber ini.

Kontrol Akses dan Manajemen Pengguna

Dalam pengelolaan Teams, akses pengguna adalah bagian yang paling cepat menjadi serius. Persoalannya bukan hanya siapa yang berada di tim mana, tetapi bagaimana Anda mencegah informasi sensitif bocor ke pengguna yang tidak berwenang, mitra eksternal, atau bahkan rekan kerja yang berniat baik tetapi tidak tahu aturannya.

Kontrol akses dan manajemen keanggotaan yang kuat menentukan apakah Anda aman atau justru terjadi insiden "ups, data pelanggan ini malah terkirim ke mantan karyawan". Anda memerlukan strategi untuk menangani tidak hanya pengguna tamu dan kolaborator eksternal, tetapi juga skenario yang pasti terjadi: tim tanpa pemilik, proyek yang perlahan berhenti, dan memastikan tidak ada yang masih memegang izin yang tidak diperlukan.

Bagian ini membahas hal-hal wajib: mengatur akses tamu dan eksternal, mengelola keanggotaan pengguna, memindahkan kepemilikan, serta menangani siklus hidup tim dari pembuatan hingga kedaluwarsa. Jika semua ini dilakukan dengan benar, Anda telah membangun benteng yang kokoh bagi kerajaan digital Anda, dan ini merupakan langkah yang wajib dalam setiap kerangka kerja Teams yang aman.

Kontrol Akses Tamu di Microsoft Teams

Akses tamu memungkinkan orang di luar organisasi Anda, seperti vendor, klien, dan mitra, bekerja di Teams bersama karyawan Anda. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan akses tamu di tingkat organisasi melalui Pusat admin Teams, sehingga Anda memegang kendali atas siapa saja yang boleh masuk dari luar.

Admin dapat menetapkan kontrol terperinci terkait tim mana yang boleh menerima tamu, apa yang dapat dilihat atau dilakukan tamu, dan apakah mereka boleh menggunakan chat, membagikan file, atau membuat saluran. Pembatasan ini membantu menyeimbangkan kolaborasi yang terbuka dengan lapisan keamanan yang kuat untuk melindungi rahasia bisnis Anda.

Ketika Anda harus memilih antara saluran privat atau saluran bersama, pengaturan yang tepat sangat penting. Saluran privat menjaga percakapan sensitif tetap terlindungi, sehingga cocok untuk penggunaan internal saja. Saluran bersama, sebaliknya, ideal untuk proyek dengan kolaborator eksternal, sebagaimana dijelaskan dalam panduan pengambilan keputusan ini. Selalu evaluasi kebutuhan Anda sebelum mengaktifkannya. Kebijakan akses tamu yang tepat membuka pintu yang benar tanpa membahayakan perlindungan data Anda.

Penasaran apakah saluran privat, saluran bersama, atau bahkan tim terpisah lebih baik untuk tata kelola dan kepatuhan? Lihat ulasan praktis ini. Ulasan tersebut menjelaskan skenario, pertimbangan kepatuhan, dan trade-off untuk setiap pendekatan.

Manajemen Keanggotaan dan Kontrol Siklus Hidup Tim

Menambah atau Menghapus Anggota secara Efisien
Gunakan Pusat admin untuk mengelola keanggotaan tim dengan cepat. Anda dapat menambahkan pengguna secara massal, menghapus anggota yang tidak aktif, atau memberikan akses sementara untuk partisipasi berbasis proyek. Menjaga tim tetap ramping akan mempermudah tata kelola dan audit.
Transisi Kepemilikan dan Pemilik Cadangan
Ketika pemilik tim keluar atau berganti peran, penting untuk segera mengalihkan kepemilikan. Menetapkan pemilik cadangan mencegah tim menjadi "tanpa pemilik", yang berujung pada risiko tata kelola yang serius dan data yatim.
Pemantauan dan Pengelolaan Pengguna Tamu
Audit akses tamu secara berkala, dan hapus siapa pun yang keterlibatannya sudah tidak diperlukan. Pastikan hanya orang luar organisasi yang tepat yang tetap memiliki akses ke proyek dan informasi utama.
Menerapkan Kebijakan Siklus Hidup Otomatis
Atur aturan untuk pembaruan, kedaluwarsa, dan pengarsipan tim. Tim dapat dikonfigurasi untuk meminta pemilik memperbarui keanggotaannya setelah tidak aktif, mengarsipkan tim yang sudah usang secara otomatis, atau menghapus tim yang benar-benar tidak digunakan. Dengan cara ini, jumlah tim di penyewa Anda tidak membengkak di luar kendali.
Sesuaikan Siklus Hidup dengan Kebutuhan Organisasi
Organisasi besar atau yang dinamis akan terbantu oleh aturan siklus hidup seperti keanggotaan dinamis, persetujuan otomatis untuk proyek internal, atau peninjauan yang lebih ketat untuk tim berisiko tinggi. Selaraskan kebijakan Anda dengan prioritas bisnis yang spesifik agar hasilnya optimal.

Organisasi Konten dan Standar Penamaan

Pernah membuka Teams dan merasa seperti baru saja masuk ke lemari arsip setelah badai? Itulah yang terjadi ketika Anda mengabaikan standar penamaan atau klasifikasi konten. Standardisasi bukan soal menumpuk aturan demi aturan—melainkan cara agar informasi mudah ditemukan, kepatuhan terjaga, dan penyebaran konten yang berantakan, tempat segala sesuatu menjadi hilang, dapat dihentikan.

Bagian ini membahas mengapa konvensi penamaan, klasifikasi data, dan label sensitivitas membuat Teams mudah dinavigasi. Ketika Anda dapat langsung mengetahui isi sebuah tim sekilas (berkat kebijakan penamaan!) atau mengenali konten rahasia melalui label, pekerjaan menjadi lebih mudah, baik bagi admin maupun pengguna akhir.

Di sini, Anda akan melihat langkah-langkah praktis untuk mengatur tim, menerapkan label dan kebijakan konten, serta mempersiapkan perusahaan Anda agar penemuan konten berjalan lancar, pembersihan berkala berjalan rutin, dan pemeriksaan kepatuhan tidak lagi menjadi beban. Ingin melihat panduan pengaturan proyek? Temukan lebih banyak tips praktis dalam panduan langkah demi langkah ini.

Menetapkan Kebijakan dan Konvensi Penamaan Teams

Buat Templat Penamaan Standar
Susun templat yang sederhana dan konsisten untuk semua tim baru—pertimbangkan untuk menyertakan kode departemen, proyek, atau wilayah. Misalnya, "HR-Onboarding-2024" lebih jelas dibandingkan "Team9". Templat kebijakan dapat diberlakukan langsung di dalam Pusat Admin Teams.
Manfaatkan Fitur Kebijakan Penamaan untuk Otomatisasi
Gunakan alat kebijakan penamaan bawaan Microsoft untuk menambahkan awalan atau akhiran (seperti "IT-", "NYC-", atau "_Confidential") secara otomatis pada semua tim baru. Dengan begitu, pengguna tidak lagi membuat nama sendiri yang tidak sesuai kebijakan atau menimbulkan kebingungan di kemudian hari.
Dokumentasikan dan Komunikasikan Aturan Penamaan
Pastikan pedoman penamaan Anda mudah diakses—buat tab Teams, publikasikan di intranet, dan latih pengguna baru mengenai standar tersebut saat orientasi. Kejelasan membuat semua orang mendayung ke arah yang sama.
Terapkan Penamaan untuk Kepatuhan dan Pencarian
Konvensi penamaan yang teratur dan ditegakkan lebih dari sekadar membuat segalanya rapi. Konvensi ini meningkatkan pencarian dan visibilitas di seluruh perusahaan, mendukung otomatisasi siklus hidup, dan memastikan identifikasi cepat untuk kebutuhan kepatuhan atau audit. Ketika tim diarsipkan atau dihapus, admin dan auditor tahu persis apa yang terjadi.
Pantau dan Tinjau Ulang Kebijakan Sesuai Kebutuhan
Seiring pertumbuhan atau perubahan organisasi Anda, periksa apakah konvensi penamaan masih sesuai. Sesuaikan dan perbarui secara berkala agar tetap bermanfaat dan tidak menjadi sumber frustrasi.

Mengelola Konten dan Label Sensitivitas Teams

Menjaga Teams tetap teratur bukan hanya soal nama—melainkan soal menata dan mengamankan konten di dalamnya. Pengelolaan konten Teams berarti menentukan di mana informasi disimpan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan bagaimana informasi itu dibagikan di antara pengguna dan saluran.

Pusat Admin Teams membantu Anda menyiapkan aturan untuk penyimpanan dokumen, akses file, dan retensi pesan. Klasifikasi data menjadi bagian penting di sini: dengan label sensitivitas, Anda dapat memberi tanda pada konten sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat melihat informasi sensitif, atau data penting tidak dapat dibagikan secara tidak sengaja ke luar perusahaan.

Pengelolaan konten yang baik tidak bisa disamaratakan. Sebagian file membutuhkan kontrol ketat—misalnya dokumen keuangan atau catatan SDM. Yang lain, seperti pengumuman umum, mungkin boleh diakses lebih luas. Label sensitivitas dan kebijakan konten memastikan orang yang tepat mendapatkan informasi yang tepat, serta kebutuhan kepatuhan terpenuhi secara menyeluruh. Selanjutnya, Anda akan melihat cara menetapkan dan mengelola label tersebut langkah demi langkah, sehingga Anda benar-benar memegang kendali atas lingkungan Teams Anda.

Menetapkan dan Mengelola Label Sensitivitas di Teams

Label sensitivitas di Teams adalah kontrol yang membantu Anda mengklasifikasikan dan melindungi informasi di tingkat tim dan saluran. Dengan menggunakan Microsoft Purview (yang tertanam di dalam Teams dan Microsoft 365), admin dapat membuat label seperti "Confidential," "Internal Only," atau "Public," lalu menetapkannya sesuai kebutuhan keamanan setiap ruang kerja.

Setelah label sensitivitas diterapkan pada tim atau saluran, Teams secara otomatis menerapkan pembatasan. Misalnya, membatasi berbagi dengan pihak eksternal, mewajibkan enkripsi untuk file, atau menyiapkan akses yang lebih ketat. Label yang tepat memastikan hanya orang yang berhak yang dapat masuk atau melihat informasi sensitif. Anda dapat menetapkan label sebagai bagian dari proses pembuatan atau memperbaruinya ketika kebutuhan bisnis berubah.

Pendekatan klasifikasi ini sangat penting bagi organisasi yang menangani data yang diatur regulasi, informasi pelanggan, atau kekayaan intelektual. Dalam praktiknya, label sensitivitas membantu admin memenuhi standar kepatuhan, mencegah kebocoran data yang berisiko, dan menyederhanakan alur kerja tata kelola. Untuk wawasan lebih lanjut tentang batas data dan privasi dalam penerapan Teams tingkat lanjut (misalnya dengan Microsoft Copilot), kunjungi artikel tentang batas data Microsoft Copilot.

Alat Tata Kelola Lanjutan dan Pemantauan di Teams

Terkadang, alat bawaan sudah cukup untuk menjaga Teams tetap tertib. Namun seiring membesarnya lingkungan Anda atau meningkatnya tuntutan kepatuhan, Anda mungkin memerlukan dukungan yang lebih kuat, terutama untuk pemantauan, audit, dan penegakan kebijakan yang andal. Di sinilah perangkat lunak alat tata kelola dan pemantauan lanjutan berperan.

Bagian ini membahas cara admin memanfaatkan log aktivitas Teams bawaan dan solusi kepatuhan untuk pemantauan dasar, serta apa yang ditawarkan alat komersial seperti CoreView dan Syskit Point jika Anda membutuhkan analitik, pelaporan, dan kemampuan kepatuhan yang lebih mendalam. Memahami apa yang bisa dilakukan dengan fitur bawaan, dan kapan perlu mempertimbangkan solusi khusus, akan membantu Anda memperluas tata kelola tanpa tenggelam dalam pekerjaan manual maupun kekacauan data.

Anda juga akan melihat bagaimana pemantauan yang ditingkatkan tidak hanya membantu mencegah risiko, tetapi juga menyediakan jejak audit yang krusial ketika regulator atau manajemen meminta penjelasan. Anggap bagian ini sebagai perangkat Anda untuk melihat apa yang terjadi di balik layar Teams, dan bertindak sebelum masalah kecil berkembang menjadi masalah besar.

Memantau dan Mengaudit Aktivitas Tata Kelola Teams

Aktifkan Log Aktivitas di Pusat Admin
Gunakan Pusat Admin Teams untuk merekam perubahan, permintaan akses, dan penghapusan. Log ini menjadi lini pertahanan pertama Anda saat melacak aktivitas mencurigakan.
Tinjau Analitik Penggunaan Tim
Dasbor analitik bawaan menampilkan tim yang aktif, keterlibatan pengguna, dan aktivitas pesan. Informasi ini sangat berharga untuk mengidentifikasi tim yang tidak terpakai (atau terlalu padat) dan menemukan area yang memerlukan perhatian.
Siapkan Laporan Kepatuhan Otomatis
Jadwalkan laporan kepatuhan dan aktivitas agar memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti bagi tim TI dan kepatuhan, dengan menyoroti risiko yang ada serta potensi pelanggaran kebijakan.
Pantau Tim Tidak Aktif dan Tanpa Pemilik
Cari tim yang tidak memiliki aktivitas terbaru atau tidak memiliki pemilik yang ditetapkan. Keduanya merupakan tanda bahaya bagi tata kelola dan paparan keamanan. Otomatiskan pengingat atau mulai pembersihan sesuai kebutuhan.
Audit Terhadap Kebijakan Siklus Hidup dan Keamanan
Bandingkan kondisi tim saat ini dengan kebijakan yang telah Anda tetapkan. Audit berkala membantu Anda menutup celah, menjaga tata kelola tetap selaras di seluruh penyewa, dan membuktikan kepatuhan saat peninjauan regulasi. Untuk bacaan lebih lanjut tentang tata kelola siklus hidup otomatis dan manfaat audit di dunia nyata, lihat peran Power Platform dan Power BI dalam studi kasus sprawl Teams ini.

Membandingkan Alat Tata Kelola: CoreView dan Syskit Point

CoreView: Menawarkan manajemen multi-penyewa, penegakan kebijakan yang granular, pelaporan terperinci, dan otomatisasi alur kerja. Terintegrasi dengan mulus ke Pusat Admin Teams, memberi Anda kontrol lebih besar atas kepatuhan, audit, dan penggunaan sumber daya, sangat ideal untuk perusahaan besar dan MSP.
Syskit Point: Berspesialisasi dalam pelaporan izin, tinjauan akses, manajemen siklus hidup, dan audit terperinci di seluruh Microsoft 365. Antarmuka yang ramah pengguna memperlancar pengelolaan kebijakan, terutama untuk memenuhi persyaratan regulasi dan atestasi berkala.
Kapan menggunakan alat ini: Jika pemantauan Teams bawaan belum memadai untuk kepatuhan, pengelolaan data, atau Anda menginginkan alur kerja siklus hidup "atur sekali, lalu biarkan" yang tidak memerlukan kurva belajar yang curam, solusi ini akan meningkatkan kemampuan Anda tanpa rumit.

Templat Teams dan Konfigurasi Peran Manajer

Templat dan peran manajer adalah senjata rahasia Anda untuk menjaga Teams tetap teratur sejak awal. Alih-alih memulai setiap tim dari nol atau, yang lebih buruk, membiarkan pengguna membuat pengaturan sendiri, Anda dapat menerapkan templat standar yang sudah dikonfigurasi sebelumnya dan menghemat banyak masalah.

Peran manajer, di sisi lain, membawa pengawasan ke dalam penerapan Teams Anda. Peran ini memungkinkan Anda mendelegasikan tanggung jawab seperti persetujuan dan penegakan kebijakan, sekaligus memastikan selalu ada seseorang yang mengawasi prosesnya. Bersama-sama, templat dan alur kerja persetujuan membantu menegakkan struktur, mengurangi penyebaran tim yang tidak terkendali, dan menjaga kebijakan tata kelola tetap berjalan sejak hari pertama.

Bagian ini memperkenalkan konsep penggunaan templat tim untuk menerapkan praktik terbaik serta cara mengatur peran manajer agar semuanya berjalan lancar. Panduan "cara melakukannya" akan dibahas di bagian berikutnya. Siap? Mari ciptakan keteraturan dari kekacauan digital.

Menggunakan Templat Teams untuk Penerapan Standar

Templat Teams adalah pengaturan yang telah ditentukan sebelumnya yang mencakup saluran, tab, aplikasi, pengaturan, bahkan file yang sudah dimuat. Dengan menerapkan tim dari templat, organisasi menanamkan tata kelola dan struktur ke dalam setiap ruang kerja baru, tanpa kekacauan.

Pusat admin memungkinkan Anda mengonfigurasi templat dan mengontrol siapa yang dapat menggunakan templat tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat templat "Tim Proyek" dengan saluran tertentu (seperti "Umum," "Perencanaan," dan "Hasil"), tab standar (seperti Planner dan OneNote), serta pengaturan privasi default. Ketika pengguna meminta tim baru, mereka memilih dari daftar Anda, dan hasilnya langsung konsisten di seluruh organisasi.

Langkah ini mengurangi kesalahan konfigurasi, menekan kebutuhan pelatihan, dan memastikan setiap tim dimulai dengan struktur yang sudah disetujui. Untuk skala organisasi besar, penggunaan templat sangat penting untuk mengurangi penyebaran tim, memastikan kepatuhan, dan membuat pengelolaan siklus hidup menjadi mudah.

Mengonfigurasi Peran Manajer Teams dan Alur Kerja Persetujuan

Tentukan Peran Manajer Kustom
Tetapkan hak manajer atau approver di dalam pusat admin. Tidak semua orang boleh menyetujui pembuatan tim baru. Biasanya, pimpinan unit bisnis, tim TI, atau petugas kepatuhan mengisi peran ini untuk memastikan adanya pengawasan.
Siapkan Alur Kerja Persetujuan
Konfigurasikan alur kerja untuk pembuatan tim, perubahan nama, dan tindakan lain yang sensitif terhadap tata kelola. Pengguna mengajukan permintaan; manajer meninjau dan menyetujui (atau menolak) berdasarkan kebutuhan dan kesesuaian dengan kebijakan.
Contoh Kebijakan: Permintaan Tim Proyek
Wajibkan penjelasan dan pemilihan templat. Persetujuan harus berasal dari manajer departemen pengguna yang mengajukan, untuk mengurangi pembuatan tim yang tidak perlu dan memastikan relevansi bisnis.
Atestasi dan Resertifikasi
Jadwalkan peninjauan berkala untuk pemilik dan manajer tim guna mengonfirmasi ulang kebutuhan berkelanjutan, keanggotaan, dan akses yang sesuai. Gunakan pengingat untuk mendorong tindakan dan menyederhanakan tata kelola.
Seimbangkan Kolaborasi dan Pengawasan
Jangan menjadikan persetujuan sebagai hambatan. Temukan titik tengah antara memberdayakan pengguna dan menjaga kendali. Persetujuan otomatis untuk templat berisiko rendah, peninjauan manual untuk tim yang sensitif atau berprofil tinggi, serta jalur eskalasi yang jelas bila diperlukan.

Mengonfigurasi Kebijakan Kustom dan Akses Bersyarat di Pusat Admin Teams

Beberapa organisasi membutuhkan lebih dari kontrol yang seragam. Bagian lanjutan ini membahas cara meningkatkan tata kelola Teams dengan membuat dan menetapkan kebijakan kustom serta aturan akses bersyarat yang merespons peran pengguna, risiko bisnis, atau kebutuhan organisasi tertentu.

Akses bersyarat sangat ampuh. Akses ini memungkinkan Anda berkata "ya, tetapi hanya jika…", misalnya hanya mengizinkan akses ke Teams dari perangkat terkelola, atau memblokir masuk dari lokasi berisiko tinggi. Inilah jenis kebijakan cerdas yang menyesuaikan diri dengan risiko nyata yang dihadapi bisnis Anda, alih-alih pendekatan "satu ukuran untuk semua".

Anda akan menemukan panduan langkah demi langkah tentang penyesuaian penetapan kebijakan, penerapan kontrol akses kustom, dan kemudian pemantauan kepatuhan melalui pelaporan, semuanya melalui Pusat Admin Teams dan alat terkait. Jika Anda menginginkan tata kelola yang beradaptasi secara dinamis tanpa menghabiskan waktu untuk memecahkan masalah, lanjutkan membaca.

Mengatur Akses Bersyarat Berbasis Risiko untuk Teams

Menilai dan Mengidentifikasi Risiko
Mulailah dengan meninjau pola penggunaan Teams Anda: apakah pengguna masuk dari negara lain, dari perangkat yang tidak disetujui, atau bekerja dengan data sensitif? Tentukan dengan tepat di mana risiko sebenarnya berada.
Buat Kebijakan Akses Bersyarat
Gunakan Microsoft Entra ID (sebelumnya Azure AD) untuk membuat kebijakan yang mengatur akses Teams berdasarkan faktor seperti kondisi perangkat, risiko pengguna, lokasi, atau perilaku saat masuk. Misalnya, Anda dapat mewajibkan MFA jika risiko saat masuk terdeteksi, atau memblokir sesi berisiko sepenuhnya.
Tetapkan Kebijakan ke Grup Pengguna atau Peran
Kaitkan kebijakan baru Anda dengan grup, departemen, atau peran tertentu agar sasarannya tepat, sehingga tidak semua pengguna menghadapi pembatasan yang sama. Misalnya, HR dapat memperoleh kontrol yang lebih ketat dibandingkan Pemasaran.
Pantau dan Simulasikan Dampak Kebijakan
Sebelum diberlakukan, jalankan kebijakan akses bersyarat Anda dalam mode "hanya laporan" untuk mengidentifikasi pemblokiran atau gangguan yang tidak terduga. Gunakan pelaporan di Pusat Admin Teams untuk pemantauan real-time.
Lakukan Iterasi dan Penyesuaian
Gunakan analitik untuk menyempurnakan penetapan kebijakan dan ambang batas Anda. Jika pengguna yang sah terus diblokir, longgarkan pembatasannya. Jika ancaman lolos, perketat pembatasannya. Tujuannya adalah akses yang tepat sasaran tanpa kerepotan yang tidak perlu.

Memantau Kepatuhan Kebijakan dan Mengelola Pengecualian

Manfaatkan Alat Pelaporan Kepatuhan: Tinjau dasbor kepatuhan kebijakan secara berkala di Pusat Admin Teams atau Microsoft Entra ID untuk memantau kepatuhan dan menandai anomali.
Audit Pengecualian Kebijakan: Identifikasi tim atau pengguna yang telah diberi pengecualian dan evaluasi justifikasi bisnisnya. Tinjauan berkala membantu mencegah pengecualian menumpuk tanpa pengawasan.
Otomatiskan Peringatan untuk Pelanggaran Kepatuhan: Siapkan notifikasi ketika pengguna melanggar kebijakan utama, dengan jendela respons real-time agar masalah dapat segera diperbaiki.
Dokumentasikan Siklus Tinjauan dan Sertifikasi Ulang: Otomatiskan pengingat bagi manajer untuk meninjau dan menegaskan ulang pengecualian kebijakan pada interval yang ditentukan, sehingga risiko "pasang lalu lupakan" berkurang.

Mengotomatiskan Alur Kerja Tata Kelola dan Manajemen Siklus Hidup

Tata kelola bisa sangat melelahkan jika dikerjakan secara manual, terutama ketika lingkungan Teams Anda terus bertambah. Di sinilah otomatisasi berperan. Mengotomatiskan perpanjangan, kedaluwarsa, dan deprovisioning mengurangi kesalahan, menjaga data tetap relevan, dan membebaskan tim IT dari beban pekerjaan administratif manual.

Bagian ini membahas cara mengonfigurasi alur kerja "pasang lalu lupakan" tersebut di Pusat Admin Teams, mengintegrasikannya dengan tata kelola identitas Azure AD, atau bahkan menggunakan alat Power Platform untuk mengotomatiskan langkah penyediaan, peninjauan, dan pembersihan di sepanjang siklus hidup. Otomatisasi berarti lebih sedikit tim atau kanal yang terlupakan atau tidak terpakai, serta jauh lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk pemeriksaan berulang.

Jika Anda membutuhkan bukti bahwa otomatisasi adalah jawaban atas kelebihan Teams, lihat panduan langkah demi langkah ini yang merinci bagaimana tata kelola siklus hidup otomatis menekan penyebaran tim, meningkatkan kualitas metadata, dan menjaga kepatuhan dalam skala besar, dengan jauh lebih sedikit kerumitan manual.

Pemicu Perpanjangan dan Kedaluwarsa Tim Otomatis

Aktifkan Kebijakan Kedaluwarsa: Atur kebijakan agar semua tim (atau grup tertentu) otomatis kedaluwarsa setelah periode tidak aktif yang ditentukan. Hal ini mendorong pemilik untuk mengonfirmasi apakah tim tersebut masih diperlukan.
Konfigurasikan Pengingat Perpanjangan Otomatis: Pemilik akan menerima pengingat sebelum masa berlaku berakhir, sehingga mereka dapat memperpanjang atau membiarkan tim kedaluwarsa. Dengan begitu, kendali (dan tanggung jawab) kembali berada di tangan mereka.
Siapkan Pengarsipan Otomatis untuk Tim Tidak Aktif: Alih-alih langsung menghapus, arsipkan tim yang tidak terpakai. Cara ini mempertahankan riwayat untuk kepatuhan, tetapi tim tersebut tidak lagi muncul dalam daftar aktif.
Otomatiskan Penetapan Pemilik dan Pengingat: Jadwalkan pemeriksaan otomatis untuk memastikan setiap tim memiliki minimal satu pemilik yang ditetapkan. Beri notifikasi ketika tim berisiko menjadi "tanpa pemilik."

Mengintegrasikan Otomatisasi Tata Kelola dengan Azure AD dan Power Automate

Sediakan Tim Secara Otomatis: Gunakan alur Power Automate atau paket akses Azure AD untuk membuat tim berdasarkan templat standar, sehingga pengaturan manual berkurang dan praktik terbaik tata kelola tetap diterapkan.
Tinjau Keanggotaan melalui Atestasi Otomatis: Buat alur kerja terjadwal yang meminta pemilik untuk meninjau dan mengonfirmasi keanggotaan pengguna serta akses tamu secara berkala.
Otomatisasi Deprovisioning dan Pembersihan: Integrasikan otomatisasi untuk memicu pembersihan atau penghapusan tim setelah masa berlaku berakhir, dengan peringatan dan pelaporan kembali ke tim IT.
Mudah Diskalakan ke Seluruh Departemen: Perluas otomatisasi agar sesuai dengan struktur organisasi yang kompleks atau kebutuhan spesifik departemen, sehingga setiap area dapat menjalankan alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhannya.

Mengonfigurasi Data Loss Prevention dan Sensitivitas untuk Teams

Dengan begitu banyak percakapan dan berbagi file di Teams, informasi bisnis yang sensitif dapat dengan mudah keluar melalui pintu depan virtual. Kebijakan Data Loss Prevention (DLP) dan label sensitivitas adalah perangkat utama Anda untuk mencegah kebocoran dan memastikan hanya orang yang tepat yang dapat melihat data yang tepat.

Di bagian ini, Anda akan mendapatkan gambaran singkat tentang mengapa DLP sangat penting untuk Teams, serta dasar-dasar cara label sensitivitas membantu Anda membatasi akses, menerapkan enkripsi, atau memastikan informasi rahasia diberi tanda sebagaimana mestinya. Penyiapannya dilakukan di Pusat Admin Teams dan portal kepatuhan, yang saling terhubung untuk tata kelola data yang komprehensif.

Perlu diingat: kebutuhan DLP dan pelabelan tingkat lanjut sering kali berjalan seiring dengan penguatan keamanan yang lebih luas (misalnya Conditional Access, DLP, dan log audit). Simak bagaimana penyiapan lima lapis dan penerapan di dunia nyata memperkuat Teams dalam podcast praktis ini di Teams Security Hardening Best Practices.

Menerapkan Label Sensitivitas di Teams dan Saluran

Label sensitivitas di Teams dan saluran memungkinkan Anda mengklasifikasikan konten untuk keamanan dan kepatuhan. Anda membuat label seperti “Confidential” atau “Internal Only” di Microsoft Purview, lalu menerapkannya sesuai kebutuhan saat membuat tim atau saluran.

Label ini secara otomatis memicu pengaturan keamanan, misalnya memblokir akses eksternal ke tim rahasia, atau mewajibkan enkripsi untuk file. Label ini mendukung kontrol akses yang terperinci dan mempercepat tinjauan kepatuhan karena Anda dapat langsung melihat informasi mana yang dilindungi. Pelajari lebih lanjut tentang cara Microsoft menjaga informasi sensitif tetap aman dan terpisah di lingkungan seperti Copilot dalam panduan tentang batasan data Microsoft Copilot ini.

Membangun dan Menerapkan Kebijakan DLP untuk Konten Teams

Buat Kebijakan di Portal Kepatuhan: Mulailah di Microsoft 365 Compliance Center dengan menyiapkan kebijakan DLP baru yang menargetkan obrolan, file, atau saluran Teams.
Tetapkan Tindakan Penegakan: Pilih tindakan seperti memblokir pengiriman pesan, memberi tahu admin, atau mengarantina file berisiko saat jenis data tertentu (misalnya nomor kartu kredit) terdeteksi.
Terapkan ke Tim atau Pengguna yang Ditargetkan: Targetkan kebijakan berdasarkan grup, lokasi, atau sensitivitas data. Untuk perlindungan yang lebih kuat, gunakan kumpulan aturan yang berbeda untuk eksekutif, tim keuangan, atau tim proyek.
Pantau dan Audit Pelanggaran: Gunakan Pusat Admin Teams dan pelaporan kepatuhan untuk menandai, meninjau, dan memperbaiki hasil kebijakan. Peringatan otomatis membantu Anda selangkah lebih maju dari pelanggaran data, baik yang tidak disengaja maupun yang disengaja.

Dapatkan panduan lengkap dan strategi untuk memperkuat Teams dengan DLP dalam episode deep dive ini, yang sangat cocok bagi admin yang menginginkan kepatuhan yang sempurna.

praktik terbaik tata kelola microsoft teams dan rencana tata kelola

Bagaimana cara mengonfigurasi rencana tata kelola di Pusat Admin Teams untuk menentukan siapa yang dapat membuat tim?

Buka Pusat Admin Teams, lalu buka Pengaturan Teams atau Kebijakan Teams, dan konfigurasikan pembuatan tim dengan menautkan atau membatasi pembuatan grup Microsoft 365. Gunakan kebijakan untuk menentukan siapa yang dapat membuat tim (pengguna, grup, atau peran tertentu), terapkan rencana tata kelola yang mencakup konvensi penamaan, kebijakan penyediaan, dan aturan siklus hidup, lalu terapkan melalui pengaturan grup Microsoft 365 dan peran Azure AD untuk mengontrol pembuatan tim baru.

Apa saja praktik terbaik untuk manajemen tim dan tata kelola yang efektif di Microsoft Teams?

Terapkan rencana tata kelola microsoft teams yang kuat dengan kepemilikan dan aturan siklus hidup yang jelas, gunakan templat untuk struktur tim yang konsisten, terapkan konvensi penamaan dan label sensitivitas, tentukan kebijakan kedaluwarsa dan pengarsipan tim yang tidak aktif, serta tetapkan manajer tim. Gabungkan fitur tata kelola di Pusat Admin Teams dengan tata kelola, keamanan, dan kepatuhan Microsoft 365 untuk memastikan efisiensi operasional dan mengurangi tim yang sudah usang.

Bagaimana cara mengelola pengguna eksternal dan akses eksternal melalui pengaturan tata kelola di Pusat admin Teams?

Di Pusat admin Teams, konfigurasikan kebijakan akses eksternal dan akses tamu untuk mengontrol federasi serta kemampuan tamu. Gunakan pengaturan tingkat penyewa untuk mengizinkan atau memblokir domain eksternal, atur izin tamu untuk saluran dan file, serta pantau berbagi data tim. Padukan pengaturan ini dengan kontrol tata kelola dan kepatuhan di Microsoft 365 untuk membatasi risiko dari pengguna eksternal sambil tetap mendukung kolaborasi.

Bagaimana cara mengarsipkan tim yang tidak aktif dan menerapkan manajemen siklus hidup untuk tim yang sudah usang?

Gunakan label retensi dan kebijakan siklus hidup di Pusat admin Teams serta Pusat kepatuhan Microsoft 365 untuk mengidentifikasi dan mengarsipkan situs tim yang tidak aktif. Tentukan kriteria (aktivitas terakhir, jumlah anggota, ambang batas penggunaan Teams) dalam rencana tata kelola Microsoft Teams Anda, lalu otomatiskan notifikasi kepada pemilik sebelum pengarsipan. Mengarsipkan tim akan mempertahankan data tim sekaligus menghapusnya dari navigasi aktif.

Kebijakan tata kelola apa yang sebaiknya diterapkan untuk penggunaan aplikasi Teams dan aplikasi pihak ketiga di Teams?

Terapkan kebijakan izin aplikasi dan kebijakan pengaturan di Pusat admin Teams untuk mengontrol aplikasi Teams dan aplikasi pihak ketiga yang tersedia. Batasi instalasi aplikasi hanya pada aplikasi yang disetujui, terapkan kebijakan pengaturan aplikasi untuk pengalaman default, dan pantau penggunaan aplikasi agar penggunaan fitur Teams selaras dengan keamanan dan kepatuhan di Microsoft. Pertahankan inventaris aplikasi sebagai bagian dari strategi tata kelola Anda.

Bagaimana cara memastikan keamanan dan kepatuhan sambil mengaktifkan tim publik dan kolaborasi yang luas?

Untuk tim publik, terapkan label sensitivitas, pencegahan kehilangan data (DLP), dan kebijakan akses bersyarat untuk melindungi data tim. Buat kebijakan tata kelola yang membatasi apa saja yang boleh dibagikan oleh tim publik, mewajibkan persetujuan atau klasifikasi dari pemilik, serta gunakan audit dan eDiscovery melalui Microsoft 365 untuk menjaga tata kelola dan kepatuhan. Seimbangkan keterbukaan dengan kontrol untuk mengurangi risiko.

Bagaimana cara menggunakan Pusat admin Teams untuk memantau penggunaan Teams dan jumlah tim di lingkungan Microsoft 365 Anda?

Manfaatkan analitik dan pelaporan di Pusat admin Teams serta laporan penggunaan Microsoft 365 untuk melacak penggunaan Teams, pengguna aktif, pesan, rapat, dan jumlah tim. Gunakan wawasan ini untuk menyempurnakan strategi tata kelola Microsoft Teams Anda, mengidentifikasi tren pertumbuhan, mendeteksi tim yang tidak aktif atau berlebihan, serta mendukung keputusan tentang pengarsipan tim dan manajemen siklus hidup.

Langkah apa saja yang sebaiknya dilakukan untuk menerapkan strategi tata kelola Microsoft Teams yang mendukung pengelolaan tim dalam skala besar?

Buat rencana tata kelola yang mencakup kebijakan untuk pembuatan tim baru, pengelolaan tim berbasis peran, konvensi penamaan, label sensitivitas, dan aturan pengarsipan. Gunakan Pusat admin Teams untuk menegakkan kebijakan, integrasikan dengan kontrol grup Microsoft 365 dan Azure AD, otomatiskan penyediaan dengan templat, dan dokumentasikan praktik manajemen siklus hidup Microsoft Teams untuk memastikan pengelolaan Microsoft Teams yang efektif di seluruh organisasi.