Berbagi File dan Folder di Microsoft SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-15 · Updated 2026-07-25

Berbagi file dan folder di SharePoint. Temukan praktik terbaik untuk opsi berbagi di Microsoft 365, termasuk berbagi yang aman dengan pengguna eksternal.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Cover: Solve the Microsoft 365 Permission and Access Problem

SharePoint telah menjadi tempat utama untuk berbagi file dan folder secara aman di organisasi besar maupun kecil. Mulai dari unggah file secara instan hingga pengaturan izin yang kuat, SharePoint membuat kolaborasi tidak hanya mungkin, tetapi juga sederhana dan aman. Jika Anda sudah lelah kehilangan lampiran email, atau ingin memastikan hanya orang yang tepat yang dapat melihat konten Anda, SharePoint adalah jawabannya.

Panduan ini membahas setiap aspek: seluk-beluk berbagi file dan folder, kapan perlu mengundang tamu dari luar perusahaan, dan cara bekerja secara selaras dengan OneDrive dan Microsoft 365. Anda akan menemukan tips praktis untuk mengelola izin, menjaga data sensitif tetap terlindungi, serta bekerja dengan lancar di Teams atau langsung dari komputer Anda. Baik Anda baru mengenal SharePoint maupun bertugas sebagai admin, ada banyak hal di sini yang dapat membantu Anda meningkatkan cara berbagi file dan menjaga agar semuanya tetap berjalan dengan baik.

Definisi Berbagi File SharePoint

Berbagi file SharePoint adalah proses menyimpan, mengelola, dan mendistribusikan dokumen dan file di dalam Microsoft SharePoint, sehingga individu dan tim dapat mengakses, berkolaborasi pada, dan mengendalikan konten dari satu situs terpusat, berbasis cloud atau di lokasi (on-premises).

Penjelasan Singkat

SharePoint menyediakan pustaka dan folder tempat file dapat diunggah, diberi versi, dan diatur. Izin dan tautan berbagi memungkinkan pemilik memberikan akses lihat atau edit kepada pengguna atau grup, sementara co-authoring mendukung kolaborasi secara real-time. Integrasi dengan OneDrive, Teams, dan Microsoft 365 menyederhanakan berbagi lintas platform, dan fitur seperti metadata, pencarian, log audit, serta kebijakan retensi membantu mengamankan dan mengelola konten. Kemampuan ini menjadikan SharePoint salah satu cara terbaik untuk berbagi file bagi perusahaan dan tim yang membutuhkan alur kerja dokumen yang terkendali dan kolaboratif.

Memahami Dasar-Dasar Berbagi File SharePoint

Jika Anda baru memulai di dunia SharePoint, berbagi file adalah inti dari keunggulan utamanya. Berbagi bukan sekadar menyerahkan dokumen, melainkan memastikan orang yang tepat dapat menemukan, menggunakan, dan bekerja bersama Anda, tanpa membobol keamanan organisasi. Kunci utama SharePoint adalah mengetahui pilihan yang tersedia agar alur kerja Anda tetap lancar dan tidak merepotkan.

SharePoint memberi Anda lebih dari satu jalan menuju kolaborasi. Anda dapat berbagi satu file atau seluruh folder, membuat tautan dengan izin khusus, bahkan memanfaatkan rangkaian Microsoft 365 yang lebih luas. Peran dan izin dapat disesuaikan dengan cermat sehingga setiap orang hanya melihat apa yang seharusnya mereka lihat. Berkat kemitraannya yang erat dengan OneDrive, Anda juga dapat menghubungkan file pribadi dengan sumber daya bersama tim, dan sebaliknya, sehingga ada satu beban lebih sedikit yang harus dikelola.

Semuanya bermuara pada fleksibilitas. Baik Anda mengirim laporan rahasia kepada atasan maupun membuka folder proyek untuk seluruh tim, SharePoint membantu Anda memutuskan siapa mendapat akses apa. Bagian-bagian berikut menjelaskan secara rinci cara menggunakan opsi berbagi ini, dan cara menjaga keamanan saat Anda menjalankan pekerjaan sehari-hari.

Cara Berbagi File dan Folder di SharePoint

Berbagi Langsung melalui Tombol Bagikan: Temukan file atau folder Anda di SharePoint. Klik tombol "Bagikan". Jendela akan muncul dan memberi Anda opsi untuk memilih siapa yang boleh mengakses, bisa berupa rekan kerja, grup tertentu, atau bahkan pihak di luar perusahaan. Ketik nama atau alamat email, tambahkan catatan singkat jika perlu, lalu kirim undangan langsung dari jendela tersebut.
Salin Tautan untuk Kolaborasi Cepat: Jika Anda lebih suka membagikan tautan, gunakan opsi "Salin tautan" di dalam jendela berbagi. Di sinilah Anda memilih jenis tautan yang diinginkan: hanya untuk orang tertentu, hanya untuk organisasi Anda, atau siapa pun yang memiliki tautan. Setelah menetapkan izin (misalnya lihat atau edit), klik "Salin" dan tempelkan tautan tersebut di mana pun Anda mau, seperti obrolan Teams, email, atau pesan teks.
Berbagi dengan Orang Tertentu: Perlu menjaga keamanan secara ekstra ketat? Pilih opsi “Orang tertentu” saat membuat tautan berbagi. Cara ini menghindari kekacauan tautan publik. Hanya orang yang Anda masukkan (yang akan menerima pemberitahuan melalui email) yang dapat melihat atau mengedit konten Anda. Saat privasi dipertaruhkan, inilah pilihan yang sebaiknya Anda andalkan.
Menavigasi Antarmuka Berbagi: Menu berbagi SharePoint memungkinkan Anda menyesuaikan izin sebelum Anda mengirim atau menyalin tautan. Anda dapat menentukan apakah seseorang boleh mengedit file, hanya melihatnya, atau bahkan tidak diizinkan mengunduh. Pilihan kecil membawa dampak besar. Menonaktifkan pengeditan atau pengunduhan dapat membuat berbagi lebih aman hanya dengan satu klik.
Praktik Terbaik untuk Berbagi Tautan secara Aman: Berikan akses hanya kepada orang yang benar-benar membutuhkannya. Periksa kembali pengaturan tautan sebelum mengirimkannya. Jika berbagi dilakukan ke pihak eksternal, tambahkan tanggal kedaluwarsa atau wajibkan penerima untuk memverifikasi identitas mereka. Memantau hal-hal seperti ini membantu Anda tetap patuh terhadap regulasi dan membuat tidur Anda lebih nyenyak.

Integrasi SharePoint dan OneDrive untuk Berbagi File

SharePoint dan OneDrive ibarat mitra dalam satu tim di Microsoft 365. OneDrive adalah “ruang pribadi” Anda, sangat cocok untuk file milik sendiri dan berbagi dengan beberapa orang saja. Sebaliknya, SharePoint menjadi tempat pustaka dokumen dan ruang kerja tim yang dapat digunakan bersama oleh semua orang. Keduanya memungkinkan Anda berbagi file, tetapi SharePoint dirancang untuk kolaborasi tim yang lebih luas dan folder proyek, sedangkan OneDrive lebih sesuai untuk pekerjaan pribadi atau kelompok kecil.

File dari kedua platform tersinkronisasi dengan mulus; Anda dapat memindahkan atau membagikan konten antara OneDrive dan SharePoint hanya dengan beberapa klik. Jika Anda membagikan file di pustaka dokumen SharePoint, file tersebut langsung tampil bagi tim Anda, sedangkan berbagi dari OneDrive membuatnya tetap sedikit lebih privat. Dengan memahami mana yang harus digunakan, Anda bisa memastikan dokumen yang tepat sampai ke orang yang tepat di tempat yang tepat, setiap saat.

Mengelola Berbagi Eksternal dan Akses Pengguna Tamu

Tidak semua orang yang perlu Anda ajak bekerja sama berada di dalam lingkungan perusahaan Anda. Di sinilah fitur berbagi eksternal SharePoint memegang peranan penting. Terkadang Anda memiliki vendor, klien, atau kolaborator freelance yang membutuhkan akses file untuk proyek atau peninjauan. Anda tentu ingin prosesnya tetap sederhana, tetapi juga harus menjaga keamanannya.

SharePoint memberi Anda kendali penuh. Anda dapat memilih untuk mengundang tamu tertentu, mewajibkan semua orang masuk menggunakan akun Microsoft, atau bahkan membatasi file tertentu agar tidak pernah keluar dari organisasi Anda. Ada kebijakan dan batasan yang ditetapkan oleh admin TI Anda untuk membantu menjaga semuanya tetap terkendali, dan Anda akan mendapatkan alat untuk menyesuaikan pengaturan tersebut untuk situs atau folder Anda sendiri.

Memahami cara kerja kontrol berbagi ini memastikan Anda tetap patuh, tanpa kejutan di kemudian hari jika terjadi kesalahan. Bagian berikut membahas pilihan Anda secara mendalam dan menunjukkan cara terbaik untuk mengizinkan pihak luar masuk tanpa kehilangan kendali atas siapa saja yang memegang kuncinya.

Kontrol Berbagi Eksternal dan Pengguna Tamu di SharePoint

Mengundang Pengguna Tamu: Saat Anda perlu berbagi file dengan seseorang di luar organisasi Anda, SharePoint memungkinkan Anda mengirimkan undangan melalui email. Masukkan alamat email tamu Anda, idealnya akun Microsoft agar aksesnya lebih lancar. Mereka akan menerima tautan khusus untuk masuk dan bekerja dengan konten yang Anda bagikan.
Menetapkan Persyaratan Akun Microsoft: Untuk keamanan yang lebih ketat, admin dapat mewajibkan semua tamu menggunakan akun Microsoft untuk menerima undangan. Hal ini memverifikasi identitas mereka dan mencatat aktivitas berbagi, yang sangat penting saat menangani informasi sensitif atau di lingkungan yang diatur regulasi.
Membatasi Opsi Berbagi Eksternal: Admin TI memiliki wewenang untuk membatasi atau mengizinkan berbagi eksternal di tingkat organisasi maupun situs. Mereka dapat memblokir semua berbagi ke luar perusahaan, membatasinya hanya ke domain tertentu, atau mengizinkan kolaborasi tamu secara penuh sesuai kebutuhan bisnis. Kontrol ini mengurangi risiko tanpa menghentikan kerja sama tim.
Mengonfigurasi Kebijakan Berbagi: Anda dapat menetapkan kebijakan yang menentukan apakah tamu harus menerima undangan baru untuk setiap folder atau file. Pembagi dapat mengaktifkan kode verifikasi untuk memastikan identitas setiap kali akses, atau menerapkan kedaluwarsa otomatis pada tautan berbagi tamu agar data tidak berkeliaran selamanya.
Melacak dan Mengelola Akses Tamu: Admin dan pemilik situs dapat melihat daftar lengkap siapa saja yang memiliki akses ke file yang dibagikan, dan menghapus tamu hanya dengan satu klik jika diperlukan. Semua berbagi eksternal dicatat, sehingga tim kepatuhan Anda memiliki jejak yang jelas jika muncul pertanyaan di kemudian hari.

Berbagi Anonim dan Mengonfigurasi Pengaturan Tautan

Membuat Tautan Siapa Saja: SharePoint memungkinkan Anda membuat tautan yang dapat digunakan oleh siapa saja tanpa perlu masuk. Sangat cocok saat Anda ingin membagikan dokumen publik atau survei dan tidak ingin penerima direpotkan dengan berbagai langkah.
Menetapkan Tanggal Kedaluwarsa Tautan: Untuk berbagi anonim, Anda dapat menetapkan batas waktu kedaluwarsa. Setelah jumlah hari yang Anda pilih berlalu, tautan tersebut tidak lagi dapat digunakan dan akses publik berakhir. Ini membantu mencegah file Anda beredar selamanya.
Mengontrol Izin Lihat/Edit: Tentukan apakah orang yang memiliki tautan hanya dapat melihat file Anda atau juga dapat melakukan perubahan. Membatasi penyuntingan untuk tautan publik atau anonim selalu menjadi keputusan yang tepat.
Membatasi Unduhan: Pengaturan tautan lanjutan memungkinkan Anda mencegah orang mengunduh file jika Anda hanya ingin mereka melihatnya. Ini sangat berguna saat membagikan laporan sensitif atau draf kerja.
Memahami Risiko Keamanan: Perlu diingat, tautan anonim mudah diteruskan. Setelah tautan tersebar, siapa pun dapat mengakses file tersebut. Gunakan opsi ini untuk konten yang memang boleh dibagikan secara luas, dan gunakan tautan yang lebih aman untuk semua konten lainnya.

Memahami Izin dan Opsi Berbagi Lanjutan

Dalam hal berbagi di SharePoint, izin adalah inti dari semuanya. Bukan hanya soal siapa yang dapat melihat file, tetapi juga soal apakah mereka dapat mengedit, membagikan lebih lanjut, atau bahkan mencetak dan mengunduh. Pengaturan yang tepat memastikan semua orang dapat bekerja, tanpa ada yang mendapat akses ke sesuatu yang seharusnya tidak mereka miliki.

Opsi berbagi lanjutan memberi Anda kontrol yang lebih besar. Anda dapat menyempurnakan akses dokumen dengan memilih di antara tingkat izin yang telah ditentukan, sehingga Anda dapat mendelegasikan tugas tanpa mengorbankan keamanan. Alat-alat ini membantu organisasi tetap memenuhi kepatuhan dan menjaga data agar tidak jatuh ke tangan yang salah.

Beberapa bagian berikutnya akan memandu Anda dalam menyesuaikan tingkat izin, mengubah pengaturan tautan yang dibagikan, dan bahkan menambahkan label sensitivitas untuk keamanan tingkat tertinggi. Dengan ini, Anda dapat mengunci proyek rahasia atau membuka dokumen untuk kerja tim, selalu sesuai dengan kendali Anda sendiri.

Mengatur Izin dan Menyesuaikan Pengaturan Tautan

Menetapkan Tingkat Izin: SharePoint memungkinkan Anda menetapkan berbagai tingkat seperti "hanya lihat", "edit", atau "kontrol penuh". Pilih lihat jika orang hanya perlu membaca, edit untuk kolaborasi real-time, atau kontrol penuh jika mereka perlu mengelola file atau folder.
Menyesuaikan Pengaturan Tautan Bersama: Saat Anda membuat tautan berbagi, Anda dapat menentukan secara tepat apa yang dapat dilakukan setiap pengguna atau grup. Nonaktifkan pengeditan untuk dokumen sensitif, atau izinkan pengeditan saat Anda membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan draf.
Membatasi Opsi Berbagi/Meneruskan: Tentukan apakah penerima dapat mengirim tautan Anda kepada orang lain atau hanya menyimpannya untuk diri mereka sendiri. Ini mencegah pembagian berlebihan yang tidak disengaja atau menjaga file rahasia tetap aman.
Menetapkan Tanggal Kedaluwarsa dan Memblokir Unduhan: Untuk file penting, tambahkan tanggal kedaluwarsa agar akses tidak berlaku tanpa batas. Anda juga dapat mengaktifkan "blokir unduhan", yang berarti orang dapat membaca tetapi tidak dapat menyimpan salinan ke perangkat mereka.

Menggunakan Label Sensitivitas untuk Keamanan yang Lebih Baik

Label sensitivitas di SharePoint berfungsi seperti cap digital yang mengklasifikasikan seberapa pribadi atau rahasia sebuah file. Anda dapat membuat label seperti "Rahasia", "Dibatasi", atau "Hanya Internal" dan menerapkannya ke file serta folder. Label ini dapat secara otomatis memicu aturan keamanan, seperti mengenkripsi dokumen atau membatasi siapa yang dapat membagikan dan mengunduh.

Admin menyiapkan label ini, dan pengguna menerapkannya sesuai jenis informasi yang dibagikan. Dengan menstandarkan keamanan melalui label sensitivitas, Anda meningkatkan kepatuhan dan mempermudah perlindungan data sensitif, bahkan saat data tersebut dibagikan di dalam maupun di luar organisasi Anda.

Alat Berbagi SharePoint di File Explorer dan Microsoft Teams

Kebanyakan orang tahu bahwa Anda dapat berbagi di SharePoint melalui antarmuka webnya, tetapi itu hanya salah satu caranya. Jika Anda lebih nyaman bekerja langsung dari desktop Windows, atau jika Teams adalah kantor digital Anda, SharePoint terintegrasi dengan File Explorer dan Microsoft Teams untuk alur kerja yang lebih efisien.

Menyinkronkan pustaka dokumen ke File Explorer memungkinkan Anda membuka, mengedit, dan membagikan file seperti folder lain di komputer Anda. Sementara itu, Teams membawa dokumen SharePoint langsung ke dalam obrolan, rapat, dan saluran proyek, sehingga mengurangi klik dan kebingungan tentang file mana yang merupakan versi terbaru.

Integrasi ini bukan hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan kerja tim dengan membuat dokumen mudah ditemukan dan dibagikan, apa pun cara Anda bekerja. Bagi Anda yang menjalankan proyek kompleks, lihat panduan langkah demi langkah ini untuk menggunakan Teams, SharePoint, dan alur kerja otomatis secara bersamaan guna meningkatkan kolaborasi dan visibilitas.

Berbagi File SharePoint Menggunakan File Explorer dan Microsoft Teams

Menyinkronkan Pustaka SharePoint dengan File Explorer: Buka pustaka dokumen SharePoint Anda di browser web. Klik "Sync" dan ikuti petunjuknya. Sekarang file Anda akan muncul di File Explorer Windows seperti folder biasa. Dari sini, Anda dapat membuka, mengedit, atau membagikan file dengan klik kanan.
Berbagi Lewat Klik Kanan dari Desktop: Di folder SharePoint yang telah disinkronkan, klik kanan file atau folder yang ingin Anda bagikan. Pilih "Share", pilih penerima, lalu atur izin persis seperti saat dilakukan secara daring. Cara ini praktis jika Anda tidak ingin terus berpindah antara tab browser dan desktop.
Berbagi File melalui Microsoft Teams: Di dalam Teams, setiap saluran dapat ditautkan ke pustaka dokumen SharePoint. Unggah atau pilih file yang sudah ada di tab "Files", lalu gunakan opsi berbagi Teams untuk memasukkannya ke obrolan atau rapat. Anda juga dapat menyematkan file penting ke tab saluran agar dapat dilihat semua orang.
Integrasi dengan Saluran atau Obrolan Teams: Tempelkan tautan file SharePoint langsung ke obrolan atau saluran Teams untuk memulai diskusi atau mendapatkan umpan balik dengan cepat. Hal ini memudahkan semua orang untuk langsung membuka dokumen yang sama tanpa mencari-cari versi yang tepat.
Power Automate untuk Otomatisasi Alur Kerja: Bagi pengguna tingkat lanjut, menggabungkan SharePoint, Teams, dan Power Automate membuka peluang untuk berbagi otomatis, pembaruan status, dan alur kerja persetujuan. Kombinasi ini meminimalkan pelacakan manual, membantu memenuhi kebutuhan tata kelola, dan menyederhanakan manajemen proyek. Pelajari lebih lanjut dalam panduan ini tentang mengelola proyek, otomatisasi, dan kolaborasi terstruktur di Teams dan SharePoint.

Mengelola Konten Bersama: Berhenti Berbagi dan Opsi Berbagi Lanjutan

Nah, berbagi file itu satu hal, sedangkan memantau siapa yang memegang apa, dan mengunci kembali akses saat diperlukan, adalah urusan yang berbeda. Ketika proyek berpindah tangan atau data sensitif berganti pemilik, terkadang Anda perlu mencabut akses seseorang atau menonaktifkan tautan lama sepenuhnya.

SharePoint memungkinkan Anda mengelola dan memantau semua file dan folder yang pernah dibagikan dengan mudah. Anda mendapatkan alat untuk meninjau siapa yang memiliki akses, memperketat izin, dan menghapus pengguna tamu segera setelah pekerjaan selesai. Mulai dari klik "Stop sharing" yang sederhana hingga pelacakan dan jejak audit yang lebih kompleks, Andalah yang menentukan kapan berbagi dimulai dan berakhir.

Kontrol ini sangat penting untuk tata kelola, kepatuhan, dan kehati-hatian yang wajar, karena tidak ada yang lebih buruk daripada mengetahui bahwa mantan kontraktor masih dapat melihat angka tahun depan. Bagian berikutnya akan memandu Anda melalui fitur-fitur yang tersedia untuk menghentikan berbagi, mencabut akses, dan menyempurnakan pengaturan berbagi lanjutan agar konten Anda tetap aman seiring perubahan proyek.

Cara Menghentikan Berbagi atau Mencabut Akses ke File SharePoint

Temukan File atau Folder yang Dibagikan: Cari item tersebut di SharePoint, lalu klik opsi "Dibagikan dengan" atau "Detail" untuk melihat siapa saja yang memiliki akses. Ini memberi Anda gambaran cepat tentang semua penerima, baik internal maupun eksternal.
Hapus Pengguna atau Grup Secara Individual: Dari panel akses, cukup klik "X" di samping orang atau grup yang ingin dihapus. Mereka akan langsung kehilangan tautan dan aksesnya. Untuk pencabutan cepat, cara ini adalah jalur tercepat.
Hentikan Semua Pembagian: Ingin menutup akses bagi semua orang? Gunakan tombol "Hentikan pembagian" atau "Hapus akses" pada opsi pembagian. Tombol ini akan mencabut akses setiap pengguna dan tautan, sekaligus mengembalikan file ke status privasi default.
Audit dan Lacak Riwayat Pembagian: Praktik terbaik adalah memeriksa secara rutin siapa saja yang memiliki akses, terutama untuk file atau folder yang sensitif. Admin dapat mengambil laporan riwayat pembagian untuk melihat siapa yang menerima tautan, siapa yang mengakses dokumen, dan kapan. Jika ada yang janggal, segera tutup aksesnya agar kendali atas data Anda tetap terjaga.

Menjelajahi Opsi Pembagian Lanjutan dan Fitur Kustomisasi

Wajibkan Masuk untuk Setiap Akses: Tingkatkan keamanan dengan mewajibkan setiap orang masuk menggunakan akun Microsoft atau akun organisasi yang terverifikasi sebelum dapat melihat file Anda.
Batasi Pengunduhan: Cegah pengguna mengunduh salinan dan hanya izinkan melihat dokumen yang dibagikan secara daring. Berguna untuk konten yang sensitif.
Atur Tanggal Kedaluwarsa Tautan: Tautan yang dibatasi waktu akan kedaluwarsa otomatis setelah tanggal tertentu, sehingga akses dicabut tanpa perlu Anda repot.
Sesuaikan Pesan Pembagian: Tambahkan catatan pribadi atau instruksi pada undangan berbagi Anda, memastikan penerima tahu persis apa yang harus dilakukan dengan file Anda (atau, sama pentingnya, apa yang tidak boleh dilakukan).
Aktifkan Notifikasi dan Peringatan: Dapatkan pemberitahuan saat penerima membuka atau mengedit file yang dibagikan. Peringatan dini ini membantu untuk proyek yang mendesak atau sekadar memantau dokumen penting.

Kesalahan Umum Saat Membagikan File & Folder di Microsoft SharePoint

Banyak tim kesulitan dengan pembagian yang aman dan efisien di SharePoint. Daftar di bawah ini menyoroti kesalahan yang sering terjadi, alasan mengapa hal tersebut penting, dan cara memperbaikinya agar Anda dapat menerapkan cara terbaik untuk membagikan file di SharePoint.

Menggunakan tautan OneDrive pribadi alih-alih situs SharePoint
Kesalahan: Membagikan dari OneDrive pribadi atau melampirkan file langsung di email alih-alih menyimpan konten di situs SharePoint tim.
Masalah: File menjadi sulit ditemukan, kehilangan kepemilikan tim, dan terhapus atau tidak lagi memiliki pemilik saat orang tersebut keluar.
Perbaikan: Simpan dokumen tim di situs SharePoint atau pustaka dokumen yang sesuai, lalu gunakan pembagian atau tautan di tingkat situs untuk menjaga kepemilikan dan kemudahan penemuan.
Terlalu sering menggunakan tautan "Everyone" atau anonim
Kesalahan: Membuat tautan dengan izin yang terlalu longgar (Anyone with the link atau Everyone except external users) demi kemudahan.
Masalah: Meningkatkan risiko kebocoran data dan akses yang tidak sesuai kepatuhan.
Perbaikan: Gunakan tautan untuk orang atau grup tertentu, atur tanggal kedaluwarsa, dan terapkan izin hanya-lihat jika memungkinkan. Kombinasikan dengan akses bersyarat atau kebijakan DLP untuk konten sensitif.
Tidak memahami pewarisan izin
Kesalahan: Memutus pewarisan izin secara ad hoc pada tingkat file atau folder tanpa dokumentasi.
Masalah: Menciptakan penyebaran izin yang sulit diaudit dan menyebabkan paparan berlebih secara tidak sengaja atau penolakan akses.
Perbaikan: Kelola izin pada tingkat situs, pustaka, atau folder yang terdokumentasi dengan baik. Jika Anda harus memutus pewarisan, dokumentasikan perubahannya dan tinjau secara berkala.
Membagikan file alih-alih folder (atau sebaliknya) tanpa mempertimbangkan struktur
Kesalahan: Membagikan file tunggal padahal pengguna membutuhkan akses ke folder beserta konteksnya, atau membagikan seluruh folder padahal pengguna hanya memerlukan satu file.
Masalah: Pengguna mendapat konteks yang tidak memadai atau akses yang berlebihan, yang menyebabkan kebingungan versi atau paparan yang tidak perlu.
Perbaikan: Pilih tingkat granularitas pembagian secara sengaja. Bagikan folder untuk kolaborasi berkelanjutan dan file untuk tinjauan sekali pakai, serta gunakan tautan yang mencerminkan cakupan yang dimaksud.
Mengandalkan lampiran email alih-alih tautan SharePoint
Kesalahan: Mengirim lampiran bolak-balik alih-alih menggunakan tautan SharePoint atau fitur pengeditan bersama.
Masalah: Banyak salinan, versi yang saling bertentangan, dan hilangnya riwayat pengeditan.
Perbaikan: Gunakan tautan SharePoint atau OneDrive for Business dan fitur pengeditan bersama agar semua orang bekerja pada satu sumber kebenaran.
Gagal menggunakan metadata dan jenis konten
Kesalahan: Menyimpan pustaka besar sebagai folder datar tanpa metadata, tag, atau jenis konten.
Masalah: Pencarian menjadi buruk dan organisasi tidak konsisten, sehingga konten yang dibagikan sulit ditemukan.
Solusi: Terapkan metadata, tampilan, dan jenis konten untuk mengklasifikasikan file; latih pengguna untuk memberi tag agar konten lebih mudah ditemukan saat dibagikan.
Mengabaikan pengaturan berbagi eksternal dan pengelolaan tamu
Kesalahan: Mengundang pengguna eksternal tanpa memeriksa kebijakan berbagi eksternal tingkat penyewa atau pengaturan kedaluwarsa tamu.
Masalah: Tamu eksternal dapat mempertahankan akses lebih lama dari yang dibutuhkan, atau tidak dapat mengakses konten karena kebijakan yang terlalu ketat.
Solusi: Koordinasikan dengan tim TI untuk menyelaraskan pengaturan tingkat situs dengan kebijakan penyewa, gunakan kedaluwarsa untuk akses tamu, dan tinjau akun tamu secara berkala.
Tidak mengedukasi pengguna tentang jenis tautan dan opsi izin
Kesalahan: Pengguna tidak memahami perbedaan antara "Dapat melihat," "Dapat mengedit," "Orang tertentu," dan "Siapa saja yang memiliki tautan."
Masalah: Izin yang keliru diterapkan menyebabkan pengeditan tidak sengaja atau kolaborator terhambat.
Solusi: Sediakan panduan referensi cepat atau pelatihan tentang jenis tautan dan perilaku berbagi default agar tim memilih opsi yang tepat.
Mengabaikan pengaturan versi dan cadangan
Kesalahan: Menonaktifkan pembuatan versi atau tidak mengonfigurasi retensi untuk pustaka penting.
Masalah: Kehilangan data, atau tidak dapat memulihkan versi sebelumnya setelah pengeditan atau penghapusan yang tidak sengaja.
Solusi: Aktifkan pembuatan versi, pengaturan keranjang sampah, dan kebijakan retensi untuk pustaka penting yang digunakan untuk berbagi.
Tidak memantau atau mengaudit konten yang dibagikan
Kesalahan: Menganggap berbagi sebagai tindakan sekali jadi, tanpa mengaudit siapa yang memiliki akses atau bagaimana tautan digunakan.
Masalah: Izin yang sudah usang, tautan yatim, dan celah keamanan.
Solusi: Tinjau laporan berbagi secara rutin, jalankan tinjauan akses, dan gunakan log audit SharePoint/Office 365 untuk mengidentifikasi dan menangani masalah.

Menghindari kesalahan-kesalahan umum ini membantu Anda menerapkan cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint: menyimpan konten di lokasi yang tepat, menggunakan jenis tautan yang presisi, mengelola izin secara terpusat, dan mengaktifkan fitur seperti metadata, pembuatan versi, serta audit untuk kolaborasi yang aman dan efisien.

8 Fakta Mengejutkan Tentang Berbagi File dan Folder di Microsoft SharePoint

Tautan berbagi dapat dikonfigurasi agar kedaluwarsa secara otomatis, sehingga akses sekali pakai atau berbatas waktu dimungkinkan tanpa pencabutan manual. Ini berguna sebagai bagian dari cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint bagi kolaborator sementara.
Anda dapat menetapkan tingkat izin yang berbeda untuk setiap file, bahkan di dalam folder yang sama. SharePoint mendukung izin yang granular, sehingga cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint dapat mencakup berbagi di tingkat file tertentu alih-alih mengubah pengaturan folder.
Admin dapat menonaktifkan tautan anonim (Siapa Saja) untuk seluruh penyewa. Artinya, cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint sering kali mengandalkan tautan khusus organisasi yang aman untuk konten sensitif.
Berbagi folder tidak secara otomatis mengubah izin file yang disinkronkan ke perangkat pengguna. File yang sudah disinkronkan melalui OneDrive mungkin tetap memiliki akses lokal hingga status sinkronisasi diperbarui. Ini adalah catatan penting saat memilih cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint.
SharePoint mendukung target audiens dinamis dan kebijakan akses bersyarat yang dapat membatasi berbagi berdasarkan perangkat, lokasi, atau risiko pengguna. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint yang kurang jelas, terutama untuk skenario keamanan tinggi.
Riwayat versi dan pemulihan file tetap berfungsi setelah berbagi. Penerima yang memiliki izin edit dapat mengembalikan atau memulihkan versi sebelumnya. Oleh karena itu, cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint yang sering terlewatkan adalah mengandalkan pembuatan versi demi keamanan kolaborasi.
Pengguna eksternal yang menerima undangan atau menggunakan tautan tamu dapat ditambahkan ke grup Microsoft 365 (Microsoft 365 groups), dan aksesnya dapat diaudit serta dicabut secara terpusat. Hal ini menjadikan berbagi eksternal yang terkendali sebagai salah satu cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint sambil tetap menjaga tata kelola.
Berbagi melalui Microsoft Teams menggunakan SharePoint di baliknya. File yang dibagikan di saluran Teams disimpan di pustaka dokumen SharePoint. Oleh karena itu, memahami fitur berbagi SharePoint sangat penting untuk menerapkan cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint di seluruh Teams dan OneDrive.

praktik terbaik sharepoint online untuk pengguna berbagi file atau folder

Apa cara terbaik untuk berbagi file di SharePoint dengan orang di luar organisasi Anda?

Gunakan berbagi eksternal di SharePoint dengan mengonfigurasi opsi berbagi tingkat organisasi di pusat admin SharePoint, lalu buat tautan 'Siapa saja' atau 'Orang tertentu' sesuai tingkat sensitivitasnya. Jika Anda membagikan informasi sensitif, hindari tautan 'Siapa saja' dan gunakan akses pengguna eksternal yang terautentikasi atau undang melalui akun tamu Microsoft Entra. Pantau berbagi melalui pengaturan SharePoint dan wajibkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan tersebut.

Bagaimana cara berbagi file atau folder dengan seseorang yang bukan anggota situs?

Buka dokumen atau folder, pilih Bagikan, lalu pilih 'Orang tertentu' atau 'Orang yang sudah memiliki akses', kemudian masukkan alamat email mereka. Untuk pengguna eksternal, undang mereka dengan undangan berbagi; jika penyewa Anda mengizinkan, mereka akan melakukan autentikasi melalui Microsoft Entra sebagai tamu. Pastikan izin di SharePoint sudah diatur dengan benar sebelum Anda berbagi, sehingga mereka hanya mendapatkan tingkat akses yang dimaksud.

Kapan sebaiknya saya menggunakan tautan yang dapat diakses oleh siapa saja di organisasi saya, dibandingkan tautan untuk file atau folder tertentu?

Gunakan tautan 'Siapa saja di organisasi Anda' untuk berbagi secara luas di dalam organisasi, ketika informasinya tidak sensitif dan Anda ingin akses cepat bagi seluruh tim. Untuk informasi sensitif atau kolaborasi yang terbatas, gunakan tautan berbagi untuk file atau folder tertentu dengan tanggal kedaluwarsa dan wajibkan autentikasi agar hanya pengguna yang dituju yang dapat melihat atau mengedit.

Langkah apa yang sebaiknya diambil admin SharePoint di pusat admin SharePoint untuk mengendalikan pengaturan berbagi eksternal?

Di pusat admin SharePoint, atur default untuk seluruh SharePoint Anda dan sesuaikan opsi berbagi serta opsi berbagi tingkat organisasi agar sesuai dengan kebijakan: nonaktifkan tautan anonim jika diperlukan, batasi berbagi hanya kepada tamu baru dan yang sudah ada, konfigurasi akses eksternal dan kolaborasi eksternal, atur kebijakan kedaluwarsa tautan, serta pantau laporan berbagi. Selaraskan dengan pengaturan Microsoft 365 dan Microsoft Entra untuk manajemen siklus hidup tamu.

Bagaimana berbagi di SharePoint terintegrasi dengan situs tim SharePoint dan Teams atau situs tim yang terhubung dengan grup Microsoft 365?

File yang disimpan di situs tim yang terhubung dengan grup Microsoft 365 akan muncul di saluran Teams dan mengikuti izin SharePoint yang sama. Saat Anda membagikan file di Teams, izin SharePoint untuk pustaka dokumen tersebut ikut diperbarui. Gunakan kebijakan berbagi yang sama di SharePoint dan Teams untuk memastikan kolaborasi eksternal yang konsisten serta mencegah akses yang tidak diharapkan.

Dapatkah pengguna berbagi file atau folder SharePoint ke pihak eksternal jika berbagi eksternal dinonaktifkan di tingkat organisasi?

Tidak. Jika berbagi eksternal dinonaktifkan pada opsi berbagi tingkat organisasi, pengguna tidak dapat mengundang orang di luar organisasi Anda atau membuat tautan berbagi yang tidak terautentikasi. Admin dapat mengizinkan pengguna hanya berbagi dengan tamu yang terautentikasi dengan mengaktifkan tingkat berbagi eksternal tertentu di pusat admin SharePoint.

Apa yang dimaksud dengan berbagi tanpa autentikasi, dan mengapa hal ini berisiko untuk informasi sensitif?

Berbagi tanpa autentikasi (tautan 'Siapa saja') memungkinkan penerima mengakses konten tanpa masuk. Tautan semacam ini dapat diteruskan dan digunakan oleh siapa pun yang memilikinya. Hal ini berisiko untuk informasi sensitif karena Anda tidak dapat mengendalikan siapa yang membuka tautan tersebut. Untuk data sensitif, wajibkan autentikasi melalui akun tamu Microsoft Entra dan gunakan tautan untuk file atau folder tertentu dengan akses terbatas serta tanggal kedaluwarsa.

Bagaimana cara mengatur tanggal kedaluwarsa untuk tautan yang saya bagikan agar tidak terbuka selamanya?

Saat membuat tautan berbagi, pilih pengaturan tautan lalu atur tanggal kedaluwarsa (tanggal berlaku untuk tautan tersebut). Admin dapat memberlakukan kebijakan kedaluwarsa default di pusat admin SharePoint, sehingga semua tautan anonim atau tamu akan kedaluwarsa secara otomatis setelah periode tertentu untuk mengurangi paparan jangka panjang.

Apa yang sebaiknya saya lakukan jika ingin mengizinkan pengguna berbagi hanya dengan orang di dalam organisasi?

Atur tingkat berbagi di pusat admin SharePoint ke 'Hanya orang di organisasi Anda', atau batasi berbagi eksternal di tingkat situs. Sampaikan kebijakan ini kepada anggota situs dan nonaktifkan tautan 'Siapa saja' di pengaturan SharePoint. Anda tetap dapat mengizinkan kolaborasi eksternal secara selektif dengan menyesuaikan berbagi di tingkat situs jika diperlukan.

Bagaimana anggota situs dapat berbagi item tanpa memberikan izin lebih dari yang diperlukan?

Gunakan "Bagikan" untuk membuat tautan dengan izin lihat atau edit bagi orang tertentu. Bagikan file atau folder, bukan seluruh situs, dan pastikan folder yang dapat mereka akses adalah lokasi dengan hak akses minimum (least-privilege). Untuk kebutuhan berbagi yang berulang, utamakan situs tim yang terhubung dengan grup Microsoft 365 dengan keanggotaan yang terkendali, lalu gunakan izin SharePoint untuk mengelola akses secara terperinci.

Apa yang terjadi jika seseorang meneruskan tautan yang saya kirim? Apakah orang lain dapat mengakses dokumen yang saya bagikan?

Jika Anda menggunakan tautan "Siapa pun yang memiliki tautan" atau tautan tanpa autentikasi, meneruskan tautan tersebut memberi akses kepada siapa pun yang memilikinya. Jika Anda menggunakan tautan untuk "Orang tertentu" atau tautan tamu yang terautentikasi, penerima harus masuk terlebih dahulu. Tautan yang diteruskan tidak memberi akses kepada pengguna yang tidak berwenang. Konfigurasikan pengaturan tautan untuk mencegah peneruskan dengan mewajibkan masuk dan membatasi penerima.

Bagaimana perbedaan berbagi OneDrive dan berbagi file SharePoint saat berkolaborasi dengan pengguna eksternal?

Berbagi OneDrive umumnya digunakan untuk berbagi file atau folder individual yang terikat pada OneDrive pengguna. Berbagi SharePoint ditujukan untuk pustaka kolaboratif dan situs tim. Keduanya mengikuti pengaturan berbagi tingkat organisasi, tetapi admin dapat menetapkan kebijakan yang berbeda untuk OneDrive dan SharePoint. Untuk kolaborasi eksternal berbasis tim, gunakan situs tim SharePoint atau situs tim Microsoft 365 yang terhubung dengan grup agar izin terpusat.

Jika pengguna mencoba berbagi tetapi terblokir, di mana sebaiknya saya memeriksa terlebih dahulu?

Periksa opsi berbagi tingkat organisasi dan pengaturan berbagi eksternal tingkat situs di pusat admin SharePoint. Pastikan pengaturan tamu Microsoft Entra, verifikasi apakah berbagi diizinkan untuk situs tersebut, dan lihat apakah dokumen atau folder memiliki izin unik. Periksa juga apakah undangan berbagi sudah terkirim dan apakah penerima perlu menerima undangan melalui autentikasi Microsoft Entra.

Kapan sebaiknya menghubungi Dukungan Microsoft untuk masalah berbagi, dan kapan saya sebaiknya menyesuaikan pengaturan sendiri?

Hubungi Dukungan Microsoft jika Anda menduga adanya gangguan layanan, perilaku tidak terduga setelah perubahan admin, atau masalah kompleks pada integrasi Microsoft Entra. Untuk kesalahan kebijakan, konfigurasi, atau izin, selesaikan melalui pengaturan SharePoint, pusat admin SharePoint, atau pelatihan pengguna, kecuali masalahnya tampak sebagai bug platform atau gangguan di tingkat penyewa.

Bagaimana saya dapat mengizinkan pengguna berbagi file tertentu secara aman sambil mencegah berbagi yang terlalu luas di situs?

Aktifkan pembatasan tingkat situs yang mencegah tautan anonim, ajarkan pengguna untuk membagikan file atau folder tertentu alih-alih seluruh situs, gunakan rights management dan label sensitivitas untuk informasi sensitif, lalu atur masa berlaku tautan. Konfigurasikan izin di SharePoint agar pengguna hanya berbagi dalam lingkup yang telah ditentukan, dan wajibkan persetujuan manajer untuk berbagi dengan hak lebih tinggi bila diperlukan.