Condividere file e cartelle in Microsoft SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-15 · Updated 2026-07-25

Condividi file e cartelle in SharePoint. Scopri le best practice per le opzioni di condivisione in Microsoft 365, incluse la condivisione sicura con utenti esterni.

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Cover: Solve the Microsoft 365 Permission and Access Problem

SharePoint è diventato il punto di riferimento per condividere file e cartelle in modo sicuro, sia nelle organizzazioni piccole sia in quelle grandi. Con tutto, dal caricamento immediato dei file alle solide impostazioni delle autorizzazioni, la collaborazione diventa non solo possibile, ma semplice e sicura. Se sei stanco di vedere allegati di posta elettronica che si perdono, o vuoi semplicemente essere sicuro che solo le persone giuste vedano i tuoi contenuti, SharePoint è la soluzione che fa per te.

Questa guida ti accompagna in ogni aspetto: le basi della condivisione di file e cartelle, quando coinvolgere ospiti esterni all'azienda e come integrarsi con OneDrive e Microsoft 365. Troverai suggerimenti pratici per gestire le autorizzazioni, proteggere i dati sensibili e lavorare in modo fluido in Teams o direttamente dal computer. Che tu sia nuovo a SharePoint o che tu sia un amministratore che tiene le redini della situazione, qui trovi quello che ti serve per migliorare la tua gestione della condivisione dei file e mantenere tutto sotto controllo.

Condivisione di file in SharePoint: definizione

La condivisione di file in SharePoint è il processo di archiviazione, gestione e distribuzione di documenti e file all'interno di Microsoft SharePoint, che consente a singoli utenti e team di accedere ai contenuti, collaborare su di essi e controllarli da un sito centralizzato, basato sul cloud o locale.

Breve spiegazione

SharePoint mette a disposizione librerie e cartelle in cui i file possono essere caricati, sottoposti a controllo delle versioni e organizzati. Le autorizzazioni e i collegamenti di condivisione consentono ai proprietari di concedere agli utenti o ai gruppi l'accesso in visualizzazione o in modifica, mentre la modalità di creazione condivisa supporta la collaborazione in tempo reale. L'integrazione con OneDrive, Teams e Microsoft 365 semplifica la condivisione tra piattaforme, e funzionalità come metadati, ricerca, registri di controllo e criteri di conservazione aiutano a proteggere e gestire i contenuti. Queste funzionalità rendono SharePoint uno dei modi migliori per condividere file per le aziende e i team che desiderano flussi di lavoro documentali controllati e collaborativi.

Fondamenti della condivisione di file in SharePoint

Se stai iniziando a usare SharePoint, la condivisione di file è al centro di ciò che questo strumento fa meglio. Condividere non significa solo consegnare un documento: significa permettere alle persone giuste di trovarlo, utilizzarlo e lavorarci insieme a te, senza compromettere la sicurezza dell'organizzazione. Il segreto di SharePoint sta nel conoscere le opzioni disponibili, così da mantenere i flussi di lavoro fluidi e senza intoppi.

SharePoint offre più strade per la collaborazione. Puoi condividere un singolo file o un'intera cartella, creare collegamenti con autorizzazioni personalizzate e sfruttare l'intera suite Microsoft 365. Ruoli e autorizzazioni possono essere calibrati con precisione, in modo che ciascuno veda solo ciò che gli serve. Grazie alla stretta collaborazione con OneDrive, inoltre, puoi collegare i tuoi file personali con le risorse condivise del team e viceversa, così hai una cosa in meno di cui occuparti.

Tutto si riduce alla flessibilità. Che tu stia inviando un report riservato al tuo capo o aprendo una cartella di progetto a un intero team, SharePoint ti aiuta a decidere chi può accedere a cosa. Le sezioni seguenti spiegano nel dettaglio come usare queste opzioni di condivisione e come mantenere tutto sicuro mentre svolgi le tue attività.

Come condividere file e cartelle in SharePoint

Condivisione diretta tramite il pulsante Condividi: trova il file o la cartella in SharePoint. Fai clic sul pulsante «Condividi». Si apre una finestra con le opzioni per scegliere chi deve ottenere l'accesso: possono essere colleghi, gruppi specifici o anche persone esterne all'azienda. Digita nomi o indirizzi email, aggiungi una breve nota se lo desideri e invia l'invito direttamente dalla finestra.
Copia collegamento per una collaborazione rapida: se preferisci inviare un collegamento, usa l'opzione «Copia collegamento» nella finestra di condivisione. Qui sta la parte utile: scegli il tipo di collegamento da creare, ovvero uno riservato a determinate persone, uno valido solo per la tua organizzazione oppure uno accessibile a chiunque abbia il collegamento. Dopo aver impostato l'autorizzazione (ad esempio visualizzazione o modifica), fai clic su «Copia» e inserisci il collegamento dove preferisci: chat di Teams, email o anche messaggio di testo.
Condivisione con persone specifiche: Ti serve un controllo ancora più stretto? Quando generi il link di condivisione, seleziona l'opzione «Persone specifiche». In questo modo eviti il far west dei link pubblici. Solo le persone che hai inserito (che riceveranno una notifica via email) potranno visualizzare o modificare i tuoi contenuti. Quando in gioco c'è la riservatezza, questa è l'opzione da scegliere senza esitazioni.
Navigare nell'interfaccia di condivisione: Il menu di condivisione di SharePoint ti permette di modificare le autorizzazioni prima ancora di inviare o copiare un link. Puoi decidere se un utente può modificare il file, solo visualizzarlo, o se è autorizzato a scaricarlo. Piccole scelte fanno una grande differenza: disattivare la modifica o il download aiuta a mantenere la sicurezza con un solo clic.
Procedure consigliate per la condivisione sicura dei link: Concedi l'accesso solo alle persone che ne hanno davvero bisogno. Controlla attentamente le impostazioni del link prima di inviarlo. Se condividi all'esterno, imposta una data di scadenza oppure richiedi ai destinatari di verificare la propria identità. Tenere sotto controllo questi aspetti ti aiuta a restare conforme alle normative e a dormire sonni più tranquilli.

Integrazione di SharePoint e OneDrive per la condivisione dei file

SharePoint e OneDrive sono come una coppia perfettamente affiatata in Microsoft 365. OneDrive è il tuo «spazio personale», ideale per i tuoi file e per la condivisione con poche persone. SharePoint, invece, gestisce le librerie documenti e gli spazi di lavoro di team pensati per essere utilizzati insieme da tutti. Entrambi consentono di condividere file, ma SharePoint è progettato per la collaborazione ampia e le cartelle di progetto, mentre OneDrive si adatta al lavoro personale o di piccoli gruppi.

I file di entrambe le piattaforme si sincronizzano senza problemi e puoi spostare o condividere contenuti tra OneDrive e SharePoint con pochi clic. Se condividi un file in una libreria documenti di SharePoint, è subito disponibile per il tuo team, mentre la condivisione da OneDrive lo mantiene un po' più riservato. Sapere quale strumento usare ti aiuta a trovare sempre il documento giusto, per le persone giuste, nel posto giusto.

Gestione della condivisione esterna e dell'accesso degli utenti ospiti

Non tutte le persone con cui devi collaborare si trovano all'interno dell'azienda. È qui che le funzionalità di condivisione esterna di SharePoint diventano fondamentali. A volte hai fornitori, clienti o collaboratori freelance che hanno bisogno di accedere ai file per un progetto o una revisione: non vuoi complicare inutilmente le cose, ma devi mantenere la sicurezza.

SharePoint ti mette in mano il controllo. Puoi scegliere di invitare utenti ospiti specifici, richiedere che tutti accedano con un account Microsoft oppure limitare alcuni file in modo che non lascino mai l'organizzazione. Gli amministratori IT definiscono criteri e limiti per mantenere tutto sotto controllo, e ricevi strumenti per modificare queste impostazioni per il tuo sito o la tua cartella.

Capire come funzionano questi controlli di condivisione ti garantisce la conformità e ti evita brutte sorprese se qualcosa va storto. Le sezioni seguenti approfondiscono le tue opzioni e mostrano i modi migliori per far entrare gli esterni senza perdere il controllo su chi ha le chiavi.

Controlli di condivisione esterna e utenti ospiti in SharePoint

Invito di utenti ospiti: Quando devi condividere file con qualcuno che non fa parte della tua organizzazione, SharePoint ti permette di inviare un invito via email. Inserisci l'indirizzo email dell'ospite, possibilmente un account Microsoft, per un accesso più semplice. Riceverà un link personalizzato per accedere e lavorare sui contenuti condivisi.
Impostazione del requisito dell'account Microsoft: Per una sicurezza maggiore, gli amministratori possono richiedere che tutti gli ospiti utilizzino un account Microsoft per accettare un invito. Questo permette di verificare l'identità e registrare le azioni di condivisione, un aspetto particolarmente importante quando si lavora con informazioni riservate o in ambienti regolamentati.
Limitazione delle opzioni di condivisione esterna: Gli amministratori IT possono limitare o consentire la condivisione esterna a livello di organizzazione o di sito. Possono bloccare ogni condivisione al di fuori dell'azienda, limitarla a domini specifici oppure consentire la piena collaborazione con gli ospiti, in base alle esigenze del business. Questo controllo riduce il rischio senza bloccare la collaborazione.
Configurare i criteri di condivisione: Puoi impostare criteri che definiscono se gli ospiti devono accettare nuovi inviti per ogni cartella o file. Chi condivide può attivare i codici di verifica per controllare l'identità a ogni accesso, oppure imporre la scadenza automatica dei link di condivisione per gli ospiti, così i dati non restano in circolazione per sempre.
Monitorare e gestire l'accesso degli ospiti: Gli amministratori e i proprietari dei siti possono visualizzare l'elenco completo di chi ha accesso ai file condivisi e, se necessario, rimuovere un ospite con un solo clic. Ogni condivisione esterna viene registrata, offrendo al team di conformità una traccia chiara in caso di domande successive.

Condivisione anonima e configurazione delle impostazioni dei link

Creare link per chiunque: SharePoint consente di generare link utilizzabili da chiunque, senza richiedere l'accesso. Ideale quando devi condividere un documento pubblico o un sondaggio e non vuoi che i destinatari debbano superare ostacoli.
Impostare le date di scadenza dei link: Per la condivisione anonima puoi definire una scadenza. Trascorso il numero di giorni scelto, il link diventa inutilizzabile e l'accesso pubblico viene revocato. Questo aiuta a evitare che i file restino in circolazione per sempre.
Controllare le autorizzazioni di visualizzazione/modifica: Decidi se chi possiede il link può solo consultare i file o anche apportare modifiche. Per i link pubblici o anonimi, limitare la modifica è sempre la scelta più saggia.
Limitare i download: Le impostazioni avanzate dei link ti permettono di impedire il download dei file se vuoi che vengano solo visualizzati. È utile quando si condividono report riservati o bozze di lavoro.
Comprendere i rischi per la sicurezza: Tieni presente che i link anonimi sono facili da inoltrare: una volta diffusi, chiunque può accedere al file. Usa questa opzione solo per i contenuti per cui va bene e preferisci link più sicuri per tutto il resto.

Comprendere le autorizzazioni e le opzioni di condivisione avanzate

Quando si parla di condivisione in SharePoint, le autorizzazioni sono il punto che conta davvero. Non si tratta solo di chi può vedere un file, ma di decidere se può modificarlo, condividerlo ulteriormente o persino stamparlo o scaricarlo. Impostare correttamente questi criteri permette a tutti di lavorare senza che nessuno acceda a ciò che non dovrebbe.

Le opzioni di condivisione avanzate ti danno un controllo maggiore. Puoi mettere a punto l'accesso ai documenti scegliendo tra livelli di autorizzazione predefiniti, così da delegare attività senza compromettere la sicurezza. Questi strumenti aiutano le organizzazioni a mantenere la conformità e a impedire che i dati finiscano nelle mani sbagliate.

Le sezioni seguenti ti guidano nella modifica dei livelli di autorizzazione, nella personalizzazione delle impostazioni dei link condivisi e nell'aggiunta di etichette di riservatezza per una protezione di alto livello. Questo ti permette di blindare progetti riservati o aprire i documenti alla collaborazione, sempre secondo le tue regole.

Impostazione delle autorizzazioni e configurazione delle impostazioni dei link

Assegnare i livelli di autorizzazione: SharePoint consente di impostare diversi livelli, come «solo visualizzazione», «modifica» o «controllo completo». Scegli la visualizzazione se le persone devono solo leggere, la modifica per la collaborazione in tempo reale, oppure il controllo completo se devono gestire il file o la cartella.
Personalizzare le impostazioni dei link condivisi: Quando generi un link di condivisione, puoi stabilire esattamente cosa può fare ciascun utente o gruppo. Disattiva la modifica per i documenti riservati oppure consentila quando vuoi un aiuto per completare una bozza.
Limitare le opzioni di condivisione e inoltro: Decidi se i destinatari possono inoltrare il link ad altri o se deve restare solo a loro disposizione. Questo impedisce condivisioni accidentali eccessive o mantiene riservati i file sensibili.
Impostare le date di scadenza e bloccare il download: Per i file importanti, aggiungi una data di scadenza in modo che l'accesso non sia illimitato. Puoi anche attivare «blocca download», che consente di leggere il file ma non di salvarne una copia sul proprio dispositivo.

Utilizzare le etichette di riservatezza per una sicurezza avanzata

Le etichette di riservatezza in SharePoint funzionano come timbri digitali che classificano il grado di riservatezza di un file. Puoi creare etichette come «Riservato», «Limitato» o «Solo interno» e applicarle a file e cartelle. Queste etichette possono attivare automaticamente regole di sicurezza, ad esempio la cifratura dei documenti o la limitazione di chi può condividerli e scaricarli.

Gli amministratori configurano queste etichette, e gli utenti le applicano in base al tipo di informazioni che condividono. Standardizzando la sicurezza con le etichette di riservatezza, rafforzi la conformità e proteggi facilmente i dati sensibili, anche quando vengono condivisi all'interno o all'esterno dell'organizzazione.

Strumenti di condivisione di SharePoint in Esplora file e Microsoft Teams

La maggior parte delle persone sa che è possibile condividere in SharePoint tramite l'interfaccia web, ma questo è solo un modo per farlo. Se preferisci lavorare direttamente dal desktop di Windows, oppure se Teams è il tuo ufficio digitale, SharePoint si integra sia con Esplora file sia con Microsoft Teams per un flusso di lavoro più snello.

Sincronizzare una libreria documenti con Esplora file ti permette di aprire, modificare e condividere i file come qualsiasi altra cartella del computer. Nel frattempo, Teams porta i documenti di SharePoint direttamente in chat, riunioni e canali di progetto, riducendo i clic e la confusione su quale sia la versione più recente del file.

Queste integrazioni non solo fanno risparmiare tempo, ma migliorano anche la collaborazione, rendendo i documenti facili da trovare e condividere, indipendentemente dal modo in cui lavori. Per chi gestisce progetti complessi, consulta questa guida passo passo sull'uso combinato di Teams, SharePoint e dei flussi di lavoro automatizzati per migliorare collaborazione e visibilità.

Condividere i file di SharePoint con Esplora file e Microsoft Teams

Sincronizzare le librerie di SharePoint con Esplora file: vai alla libreria documenti di SharePoint nel browser web. Fai clic su «Sincronizza» e segui le istruzioni: ora i file compaiono in Esplora file di Windows come le normali cartelle. Da qui puoi aprire, modificare o condividere i file con un clic destro.
Condivisione con clic destro dal desktop: nella cartella di SharePoint sincronizzata, fai clic con il pulsante destro sul file o sulla cartella che vuoi condividere. Seleziona «Condividi», scegli il destinatario e imposta le autorizzazioni esattamente come faresti online. Utile se non vuoi continuare a passare dalle schede del browser al desktop.
Condivisione di file tramite Microsoft Teams: in Teams, ogni canale può essere collegato a una libreria documenti di SharePoint. Carica o seleziona i file esistenti nella scheda «File», quindi usa le opzioni di condivisione di Teams per inserirli in chat o riunioni. Puoi anche fissare i file importanti nelle schede del canale affinché tutti li vedano.
Integrazione con i canali o le chat di Teams: incolla i link ai file di SharePoint direttamente in una chat o in un canale di Teams per avviare una discussione o ottenere un feedback rapido. In questo modo tutti possono accedere subito allo stesso documento, senza dover cercare la versione giusta.
Power Automate per l'automazione dei flussi di lavoro: per gli utenti più avanzati, combinare SharePoint, Teams e Power Automate apre a condivisioni automatiche, aggiornamenti di stato e flussi di approvazione. Questa combinazione riduce il monitoraggio manuale, aiuta a soddisfare le esigenze di governance e semplifica la gestione dei progetti. Approfondisci con questa guida per saperne di più sulla gestione dei progetti, sull'automazione e sulla collaborazione strutturata tra Teams e SharePoint.

Gestire i contenuti condivisi: interrompere la condivisione e opzioni avanzate

Condividere file è una cosa; tenere traccia di chi ha accesso a cosa, e chiudere di nuovo l'accesso quando serve, è tutta un'altra storia. Quando i progetti cambiano o i dati sensibili passano di mano, a volte devi togliere l'accesso a qualcuno o disattivare un vecchio link.

SharePoint ti permette di gestire e monitorare facilmente tutti i file e le cartelle già condivisi. Hai a disposizione strumenti per verificare chi ha accesso, rafforzare le autorizzazioni e rimuovere subito gli utenti ospiti al termine di un progetto. Dal semplice clic su «Interrompi condivisione» al monitoraggio più complesso e ai registri di controllo, decidi tu quando la condivisione inizia e quando finisce.

Questi controlli sono particolarmente importanti per governance, conformità e semplice buon senso, perché non c'è niente di peggio che scoprire che un vecchio collaboratore esterno può ancora consultare i numeri dell'anno prossimo. La parte successiva illustra le funzionalità disponibili per interrompere la condivisione, revocare l'accesso e mettere a punto le impostazioni di condivisione avanzate, così da proteggere i contenuti indipendentemente dall'evoluzione dei progetti.

Come interrompere la condivisione o revocare l'accesso ai file di SharePoint

Trova il file o la cartella condivisa: individua l'elemento in SharePoint e fai clic sull'opzione «Condiviso con» o «Dettagli» per vedere chi ha accesso. Così ottieni subito un quadro completo di tutti i destinatari, interni ed esterni.
Rimuovi singoli utenti o gruppi: dal pannello degli accessi, basta cliccare sulla «X» accanto alla persona o al gruppo che vuoi rimuovere. Perderanno subito il collegamento e l'accesso. Per revoche rapide, è la strada più veloce.
Interrompi la condivisione completamente: vuoi chiudere la porta a tutti? Usa il pulsante «Interrompi condivisione» o «Rimuovi accesso» nelle opzioni di condivisione. Revocherà l'accesso per ogni utente e ogni collegamento, riportando il file allo stato di riservatezza predefinito.
Controlla e tieni traccia della cronologia delle condivisioni: la buona pratica è verificare regolarmente chi ha accesso, soprattutto per file o cartelle sensibili. Gli amministratori possono generare report sulla cronologia delle condivisioni per vedere chi ha ricevuto un collegamento, chi ha aperto il documento e quando. Se qualcosa non torna, intervieni subito per mantenere il controllo sui tuoi dati.

Esplorare le opzioni avanzate di condivisione e le funzionalità di personalizzazione

Richiedi l'accesso per ogni apertura: aumenta la sicurezza imponendo a tutti di accedere con un account Microsoft o aziendale verificato prima di poter visualizzare il file.
Limita i download: impedisci agli utenti di scaricare una copia e consenti solo la visualizzazione online del documento condiviso. Utile per i contenuti sensibili.
Imposta la scadenza dei collegamenti: i collegamenti a tempo scadono automaticamente dopo una certa data, revocando l'accesso senza che tu debba fare nulla.
Personalizza i messaggi di condivisione: aggiungi note personali o istruzioni agli inviti, in modo che i destinatari sappiano esattamente cosa fare con i tuoi file (o, altrettanto importante, cosa non fare).
Attiva notifiche e avvisi: ricevi una notifica quando i destinatari aprono o modificano i file condivisi. Questo avviso preventivo è utile per progetti con scadenze stringenti o semplicemente per tenere sotto controllo i documenti importanti.

Errori comuni nella condivisione di file e cartelle in Microsoft SharePoint

Molti team faticano a condividere in modo sicuro ed efficiente in SharePoint. L'elenco seguente evidenzia gli errori più frequenti, perché sono importanti e come correggerli, così puoi usare i modi migliori per condividere file in SharePoint.

Usare collegamenti da OneDrive personale invece dei siti SharePoint
Errore: condividere da un OneDrive personale o allegare i file direttamente alle email invece di collocare i contenuti in un sito SharePoint di team.
Problema: i file diventano difficili da trovare, perdono la titolarità del team e vengono eliminati o restano orfani quando le persone lasciano l'azienda.
Soluzione: archivia i documenti del team nel sito SharePoint o nella raccolta documenti appropriata e usa la condivisione o i collegamenti a livello di sito per mantenere la titolarità e la reperibilità.
Abuso di collegamenti «Tutti» o anonimi
Errore: generare collegamenti con permessi molto ampi (Chiunque abbia il collegamento o Tutti tranne gli utenti esterni) per comodità.
Problema: aumenta il rischio di fuga di dati e di accessi non conformi.
Soluzione: usa collegamenti per persone o gruppi specifici, imposta le date di scadenza e applica le autorizzazioni di sola visualizzazione quando possibile. Combina con criteri di accesso condizionale o DLP per i contenuti sensibili.
Non comprendere l'ereditarietà delle autorizzazioni
Errore: interrompere l'ereditarietà in modo estemporaneo a livello di file o cartella senza documentare le modifiche.
Problema: si crea una proliferazione di autorizzazioni difficile da verificare, che porta a esposizioni accidentali o a negazioni di accesso.
Soluzione: gestisci le autorizzazioni a livello di sito, raccolta o cartella ben documentata. Se devi interrompere l'ereditarietà, documenta le modifiche e rivedile periodicamente.
Condividere file invece di cartelle (o viceversa) senza considerare la struttura
Errore: condividere singoli file quando l'utente ha bisogno dell'accesso a una cartella e al suo contesto, oppure condividere intere cartelle quando servono solo alcuni file.
Problema: gli utenti ottengono un contesto insufficiente o un accesso eccessivo, con conseguente confusione sulle versioni o esposizione non necessaria.
Soluzione: scegli deliberatamente il livello di granularità della condivisione: condividi le cartelle per la collaborazione continua e i file per revisioni occasionali, e usa collegamenti che riflettano l'ambito previsto.
Affidarsi agli allegati email invece dei collegamenti di SharePoint
Errore: inviare avanti e indietro allegati invece di usare collegamenti di SharePoint o la creazione condivisa.
Problema: copie multiple, versioni in conflitto e perdita della cronologia delle modifiche.
Soluzione: usa i collegamenti di SharePoint o OneDrive for Business e le funzionalità di creazione condivisa, così tutti lavorano su un'unica fonte affidabile.
Non usare metadati e tipi di contenuto
Errore: tenere le librerie di grandi dimensioni come cartelle piatte, senza metadati, tag o tipi di contenuto.
Problema: scarsa ricercabilità e organizzazione incoerente, che rende difficile trovare i contenuti condivisi.
Soluzione: implementa metadati, visualizzazioni e tipi di contenuto per classificare i file; forma gli utenti sull'uso dei tag per migliorare la reperibilità quando condividono.
Ignorare le impostazioni di condivisione esterna e la gestione degli ospiti
Errore: invitare utenti esterni senza verificare i criteri di condivisione esterna a livello di tenant o le impostazioni di scadenza degli ospiti.
Problema: gli ospiti esterni possono mantenere l'accesso più a lungo del necessario oppure non riuscire ad accedere ai contenuti a causa di criteri troppo restrittivi.
Soluzione: coordinati con l'IT per allineare le impostazioni a livello di sito ai criteri del tenant, usa la scadenza per l'accesso degli ospiti e verifica periodicamente gli account ospite.
Non spiegare agli utenti i tipi di link e le opzioni di autorizzazione
Errore: gli utenti non capiscono la differenza tra "Può visualizzare", "Può modificare", "Persone specifiche" e "Chiunque abbia il collegamento".
Problema: autorizzazioni applicate in modo errato portano a modifiche accidentali o a collaboratori bloccati.
Soluzione: fornisci una guida rapida o una formazione sui tipi di link e sui comportamenti di condivisione predefiniti, così i team scelgono l'opzione appropriata.
Trascurare il controllo versioni e le impostazioni di backup
Errore: disattivare il controllo versioni o non configurare la conservazione per le librerie importanti.
Problema: perdita di dati o impossibilità di ripristinare le versioni precedenti dopo modifiche o eliminazioni accidentali.
Soluzione: attiva il controllo versioni, le impostazioni del Cestino e i criteri di conservazione per le librerie critiche usate per la condivisione.
Non monitorare né verificare i contenuti condivisi
Errore: considerare la condivisione un'operazione una tantum e non verificare chi ha accesso o come vengono usati i link.
Problema: autorizzazioni obsolete, link orfani e punti ciechi di sicurezza.
Soluzione: esamina regolarmente i report di condivisione, esegui revisioni degli accessi e usa i log di controllo di SharePoint/Office 365 per individuare e risolvere i problemi.

Evitare questi errori comuni aiuta ad adottare i modi migliori per condividere file in SharePoint: conservare i contenuti nei posti giusti, usare tipi di link precisi, gestire le autorizzazioni in modo centralizzato e attivare funzioni come metadati, controllo versioni e verifiche, per una collaborazione sicura ed efficiente.

8 fatti sorprendenti sulla condivisione di file e cartelle in Microsoft SharePoint

I link di condivisione possono essere configurati per scadere automaticamente, quindi è possibile concedere un accesso una tantum o a tempo limitato senza doverlo revocare manualmente: utile tra i modi migliori per condividere file in SharePoint con collaboratori temporanei.
Puoi impostare livelli di autorizzazione diversi per ogni file, anche all'interno della stessa cartella: SharePoint supporta autorizzazioni granulari, quindi tra i modi migliori per condividere file in SharePoint può rientrare la condivisione a livello di singolo file invece di modificare le impostazioni della cartella.
Gli amministratori possono disattivare a livello di tenant i link anonimi (Chiunque), quindi i modi migliori per condividere file in SharePoint si basano spesso su link limitati ai soli membri dell'organizzazione per i contenuti sensibili.
Condividere una cartella non modifica automaticamente le autorizzazioni dei file sincronizzati sui dispositivi degli utenti: i file già sincronizzati tramite OneDrive possono mantenere l'accesso locale finché lo stato di sincronizzazione non viene aggiornato, un'avvertenza importante nella scelta dei modi migliori per condividere file in SharePoint.
SharePoint supporta il targeting dinamico del pubblico e criteri di accesso condizionale che possono limitare la condivisione in base al dispositivo, alla posizione o al rischio utente: uno dei modi meno ovvi per condividere file in SharePoint in scenari ad alta sicurezza.
Il controllo versioni e il ripristino dei file funzionano anche dopo la condivisione: i destinatari con autorizzazioni di modifica possono ripristinare le versioni precedenti, quindi un modo spesso trascurato per condividere file in SharePoint è affidarsi al controllo versioni per la sicurezza della collaborazione.
Gli utenti esterni che accettano un invito o usano link per ospiti possono essere aggiunti ai gruppi di Microsoft 365, e il loro accesso può essere verificato e rimosso in modo centralizzato: ciò rende la condivisione esterna controllata uno dei modi migliori per condividere file in SharePoint, mantenendo la governance.
La condivisione tramite Microsoft Teams utilizza SharePoint in background: i file condivisi nei canali di Teams sono archiviati nelle librerie documenti di SharePoint, quindi conoscere le funzionalità di condivisione di SharePoint è fondamentale per adottare i modi migliori per condividere file in SharePoint in Teams e OneDrive.

best practice di SharePoint Online per gli utenti: condividere file o cartelle

Quali sono i modi migliori per condividere file in SharePoint con persone esterne all'organizzazione?

Usa la condivisione esterna in SharePoint configurando l'opzione di condivisione a livello di organizzazione nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, crea un link per chiunque o per persone specifiche in base alla riservatezza, e se condividi informazioni sensibili evita i link per chiunque: usa invece l'accesso esterno autenticato oppure invita le persone tramite account ospite di Microsoft Entra. Monitora la condivisione dalle impostazioni di SharePoint e richiedi una data di scadenza per il link.

Come condivido un file o una cartella con qualcuno che non è membro del sito?

Apri il documento o la cartella, scegli Condividi e seleziona "Persone specifiche" o "Persone con accesso esistente", quindi inserisci il loro indirizzo email. Per gli utenti esterni invia un invito alla condivisione; se il tuo tenant lo consente, si autenticheranno tramite Microsoft Entra come ospiti. Prima di condividere, verifica che le autorizzazioni in SharePoint siano impostate correttamente, così riceveranno solo il livello di accesso previsto.

Quando devo usare un link accessibile a chiunque nella mia organizzazione invece dei link a file o cartelle specifici?

Usa un link accessibile a chiunque nella tua organizzazione per una condivisione interna ampia, quando le informazioni non sono sensibili e vuoi un accesso rapido tra i team. Per informazioni sensibili o collaborazione limitata, usa i link a file o cartelle specifici con date di scadenza e richiedi l'autenticazione, così solo gli utenti previsti possono visualizzarli o modificarli.

Quali passaggi deve compiere un amministratore di SharePoint nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint per controllare le impostazioni di condivisione esterna?

Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint imposta il valore predefinito per l'intero SharePoint e regola l'opzione di condivisione e l'opzione di condivisione a livello di organizzazione in base al criterio: disattiva i link anonimi se necessario, limita la condivisione a ospiti nuovi ed esistenti, configura l'accesso esterno e la collaborazione esterna, imposta i criteri di scadenza dei link e monitora i report di condivisione. Coordina le impostazioni di Microsoft 365 e Microsoft Entra per la gestione del ciclo di vita degli ospiti.

Come si integra la condivisione in SharePoint con SharePoint e Teams o con i siti di team collegati ai gruppi di Microsoft 365?

I file archiviati nei siti di team collegati ai gruppi di Microsoft 365 compaiono nei canali di Teams e seguono le stesse autorizzazioni di SharePoint. Quando condividi un file in Teams, vengono aggiornate le autorizzazioni di SharePoint per quella libreria di documenti. Usa gli stessi criteri di condivisione in SharePoint e Teams per garantire una collaborazione esterna coerente ed evitare accessi imprevisti.

Gli utenti possono condividere esternamente file o cartelle di SharePoint se la condivisione esterna è disattivata a livello di organizzazione?

No. Se la condivisione esterna è disattivata nell'opzione di condivisione a livello di organizzazione, gli utenti non possono invitare persone esterne all'organizzazione né creare link di condivisione non autenticati. Gli amministratori possono consentire la condivisione solo con ospiti autenticati abilitando livelli specifici di condivisione esterna nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

Che cos'è la condivisione non autenticata e perché può essere rischiosa per le informazioni sensibili?

La condivisione non autenticata (link per chiunque) consente ai destinatari di accedere al contenuto senza effettuare l'accesso; questi link possono essere inoltrati e usati da chiunque ne sia in possesso. È rischiosa per le informazioni sensibili perché non puoi controllare chi apre il link. Per i dati sensibili, richiedi l'autenticazione tramite account ospite di Microsoft Entra e usa i link a file o cartelle specifici con accesso limitato e date di scadenza.

Come imposto una data di scadenza per il link che condivido, così non resta attivo per sempre?

Quando crei il link di condivisione, scegli le impostazioni del link e imposta una data di scadenza. Gli amministratori possono applicare criteri di scadenza predefiniti nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, in modo che tutti i link anonimi o per ospiti scadano automaticamente dopo un periodo definito, riducendo l'esposizione nel lungo termine.

Cosa devo fare se voglio consentire agli utenti di condividere solo con persone interne all'organizzazione?

Imposta il livello di condivisione nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint su "Solo persone nella tua organizzazione" oppure limita la condivisione esterna a livello di sito. Comunica il criterio ai membri del sito e disattiva i link per chiunque nelle impostazioni di SharePoint. Puoi comunque consentire la collaborazione esterna in modo selettivo, modificando la condivisione a livello di sito quando necessario.

Come possono i membri del sito condividere elementi senza concedere più autorizzazioni del necessario?

Usa «Condividi» per creare collegamenti con visualizzazione o modifica per persone specifiche, condividi il file o la cartella anziché l'intero sito e verifica che la cartella a cui hanno accesso sia la posizione con il minimo privilegio necessario. Per esigenze di condivisione ricorrenti, preferisci siti di team collegati a un gruppo di Microsoft 365 con appartenenza controllata e usa le autorizzazioni di SharePoint per gestire l'accesso in modo granulare.

Cosa succede se qualcuno inoltra il link che ti ho inviato? Altre persone possono accedere al mio documento condiviso?

Se hai usato un link «Chiunque con il collegamento» o non autenticato, sì: inoltrando il link si concede l'accesso a chiunque lo abbia. Se hai usato un link per persone specifiche o per ospiti autenticati, il destinatario deve accedere; i link inoltrati non concedono l'accesso a utenti non autorizzati. Configura le impostazioni dei link in modo da impedire l'inoltro, richiedendo l'accesso e limitando i destinatari.

In che cosa differiscono la condivisione di OneDrive e la condivisione di file di SharePoint quando si collabora con utenti esterni?

La condivisione di OneDrive riguarda in genere singoli file o cartelle legati a OneDrive di un utente; la condivisione di SharePoint riguarda le librerie collaborative e i siti di team. Entrambe seguono le impostazioni di condivisione a livello di organizzazione, ma gli amministratori possono impostare criteri diversi per OneDrive e SharePoint. Per la collaborazione esterna basata su team, usa un sito di team di SharePoint o siti di team collegati a un gruppo di Microsoft 365 per centralizzare le autorizzazioni.

Se gli utenti tentano di condividere ma vengono bloccati, da dove conviene iniziare a controllare?

Controlla l'opzione di condivisione a livello di organizzazione e le impostazioni di condivisione esterna a livello di sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, verifica le impostazioni degli ospiti di Microsoft Entra, controlla se la condivisione è consentita per il sito e se il file o la cartella ha autorizzazioni univoche. Verifica anche che l'invito di condivisione sia stato inviato e se il destinatario deve accettarlo tramite l'autenticazione di Microsoft Entra.

Quando è opportuno rivolgersi al supporto Microsoft per un problema di condivisione, invece di modificare le impostazioni da solo?

Contatta il supporto Microsoft se sospetti un'interruzione del servizio, un comportamento anomalo dopo modifiche amministrative o problemi complessi con l'integrazione di Microsoft Entra. Per errori di criteri, configurazione o autorizzazioni, risolvi il problema tramite le impostazioni di SharePoint, l'interfaccia di amministrazione di SharePoint o la formazione degli utenti, a meno che il problema non sembri un bug della piattaforma o un'interruzione a livello di tenant.

Come posso consentire agli utenti di condividere file specifici in modo sicuro, impedendo al contempo la condivisione ampia su un sito?

Attiva restrizioni a livello di sito che impediscano i link anonimi, spiega agli utenti come condividere singoli file o cartelle anziché interi siti, usa la gestione dei diritti e le etichette di riservatezza per le informazioni sensibili e imposta la scadenza dei link. Configura le autorizzazioni in SharePoint in modo che gli utenti condividano solo entro ambiti definiti e richiedi l'approvazione del responsabile per la condivisione con privilegi elevati, quando necessario.