Copilot이 당신의 문제를 물려받는다: Richard Harbridge [MVP]와 함께하는 AI 대비를 위한 Microsoft 365 현대화

Microsoft 365 Copilot는 깔끔하게 정리된 Microsoft 365 테넌트에 도입되지 않습니다. 조직이 수년에 걸쳐 구축해 온 환경, 즉 수많은 SharePoint 사이트, Teams, OneDrive 콘텐츠, 중복 문서, 과거 마이그레이션 흔적, 게스트 계정, 일관성 없는 권한, 잊힌 워크스페이스, 무너진 소유권 체계, 그리고 몇 년째 아무도 검토하지 않은 콘텐츠가 가득한 환경에 도입됩니다.
전통적인 Microsoft 365 관리 방식에서는 이러한 기술 부채 상당 부분이 비교적 드러나지 않은 채 남아 있을 수 있었습니다. AI는 그 상황을 바꿉니다.

이번 M365.FM 에피소드에서 Mirko Peters는 Microsoft MVP이자 ShareGate의 업계 어드바이저인 Richard Harbridge와 대담을 나누며, AI 준비도가 본질적으로 Microsoft 365 현대화 및 거버넌스와 어떻게 연결되는지 이야기합니다.
대화는 Copilot을 어떻게 배포할 것인가라는 질문을 넘어, 더 중요한 질문에 초점을 맞춥니다. 우리가 AI에게 실제로 접근 권한을 주고 있는 Microsoft 365 환경은 어떤 모습인가?

Copilot은 문제를 만들어내는 것이 아니라 증폭시킨다

이 대화의 핵심 아이디어 중 하나는 Microsoft Copilot이 반드시 완전히 새로운 거버넌스 문제를 만들어내는 것은 아니라는 점입니다. 오히려 AI는 기존 문제를 훨씬 더 눈에 띄게, 그리고 더 큰 결과를 낳도록 만듭니다.
조직은 권한, 공유, 워크스페이스 생성, 소유권, 마이그레이션, 외부 액세스, 비활성 콘텐츠, 협업과 관련된 결정들을 수년에 걸쳐 쌓아 왔습니다.

Richard는 이러한 누적 현상을 "스프롤(sprawl, 무분별한 확산)"이라는 개념으로 설명합니다.
스프롤 자체가 자동으로 나쁜 것은 아닙니다. Teams와 SharePoint 사이트, 기타 리소스가 늘어난다는 것은 사람들이 Microsoft 365를 성공적으로 採用하고 있다는 증거일 수 있습니다.
문제는 이러한 성장이 조직이 이를 관리할 수 있는 능력보다 더 빠르게 일어날 때 시작됩니다.

일시적인 권한이 영구적인 권한이 되고, 오래된 협업 공간은 계속 접근 가능한 상태로 남으며, 소유자가 바뀌고, 비즈니스 구조는 변화하며, 콘텐츠는 원래 목적이 사라진 후에도 오랫동안 온라인 상태로 남아 있습니다.
Copilot은 바로 이러한 기존 환경 위에서 동작합니다.

Microsoft 365 스프롤은 Teams와 SharePoint보다 더 크다

사람들은 "Microsoft 365 스프롤"이라는 말을 들으면 보통 Teams나 SharePoint 사이트가 너무 많다는 것을 떠올립니다.
그러나 Richard는 스프롤이 여러 차원을 가진다고 주장합니다. 조직은 워크스페이스 스프롤, 권한 및 액세스 스프롤, 소유권 문제, 비활성 리소스, 수명 주기 문제, 관리 복잡성, 조건부 액세스 스프롤, 그리고 점점 더 커지는 통합 및 커넥터 스프롤을 경험할 수 있습니다.

AI의 부상은 또 다른 차원을 더합니다.
Microsoft 365 환경은 점점 더 데이터, 애플리케이션, AI 시스템, 에이전트를 연결하고 있습니다. 따라서 조직은 개별 워크로드를 넘어 Microsoft 365를 상호 연결된 생태계로 바라볼 필요가 있습니다.
거버넌스는 더 이상 단순히 "SharePoint 거버넌스"나 "Teams 거버넌스"로만 다룰 수 없습니다.

Microsoft 365 거버넌스의 자신감 격차

Richard는 ShareGate의 연구에서 특히 흥미로운 결과를 공유합니다.
매우 많은 비율의 IT 리더들이 자사의 Microsoft 365 거버넌스에 높은 자신감을 보입니다. 그런데 같은 조직들 중 상당수가 Copilot이 사용자가 발견해서는 안 되는 콘텐츠를 드러냈다고 보고하거나, 그런 일이 일어났을 수도 있다고 의심하면서도 이를 검증할 방법을 모른다고 답합니다.

이는 거버넌스 통제 수단이 존재하는 것과 실제로 지속적으로 거버넌스가 적용된 환경을 갖추는 것 사이에 중요한 차이가 있음을 보여 줍니다.
정책, 구성 옵션, 관리 통제만으로는 조직이 현재 자사 Microsoft 365 상태를 이해하고 있다는 보장이 되지 않습니다.
AI는 이러한 격차를 매우 빠르게 드러낼 수 있습니다.

Microsoft는 협업을 너무 쉽게 만들었는가?

Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive가 성공한 이유는 부분적으로 Microsoft가 협업을 극도로 쉽게 만들었기 때문입니다.
그러나 쉬운 협업은 리소스를 더 쉽게 만들어내게도 합니다.

조직이 전통적으로 사용해 온 대응 방법 중 하나는 워크스페이스 생성을 제한하는 것입니다. Richard는 그것만으로는 문제가 해결되지 않는 이유를 설명합니다.
오늘 만들어진 워크스페이스는 6개월, 1년, 2년 뒤에는 완전히 다른 목적을 가질 수 있습니다.
소유자가 바뀔 수 있고, 조직이 재편될 수 있으며, 프로젝트는 끝날 수 있고, 콘텐츠는 더 이상 쓸모없게 될 수 있습니다. 처음에 그 워크스페이스가 왜 존재했는지 이해하던 사람들이 떠날 수도 있습니다.
따라서 거버넌스는 프로비저닝에서 멈춰서는 안 됩니다. 조직에는 리소스가 여전히 적절한지 지속적으로 판단하는 수명 주기 프로세스, 검토, 인증, 신호가 필요합니다.

거버넌스는 지속적이어야 한다

일회성 정리 프로젝트만으로는 충분하지 않습니다.
조직은 Copilot을 배포하기 전에 몇 달 동안 Microsoft 365 환경을 정리할 수 있지만, 지속적인 거버넌스가 없다면 같은 문제들이 점차 다시 나타날 것입니다.

따라서 조직은 소유권, 권한, 비활성 상태, 수명 주기 관리, 보관, 폐기와 관련된 반복 가능한 프로세스를 갖춰야 합니다.
목표는 Microsoft 365 스프롤을 완전히 없애는 것이 아닙니다. 관리되지 않는 스프롤을 관리되는 스프롤로 전환하는 것입니다.

Copilot을 확장하기 전에 어디서 시작해야 하는가?

직원 10,000명, 수천 개의 Teams와 SharePoint 사이트, 수년간 쌓인 콘텐츠, 일관성 없는 권한을 가진 기업을 상상해 봅시다. 어디서부터 시작해야 할까요?

Richard는 특정 유형의 스프롤을 살펴보고 조직에서 가장 큰 위험이 어디에 있는지 파악할 것을 권장합니다.
어떤 회사에서는 액세스 제어와 과공유(oversharing)가 될 수 있습니다. 다른 회사에서는 비활성 콘텐츠와 수명 주기 관리일 수 있습니다. 또 다른 조직에서는 특권 ID나 관리 체계가 더 큰 문제일 수 있습니다.
Microsoft 365 거버넌스를 하나의 거대한 정리 작업으로 다루는 대신, 문제를 측정 가능한 범주로 나누고 개선이 가장 중요한 영역을 우선순위로 정하는 것이 좋습니다.

Copilot 도입은 팀 단위로 이루어져야 한다

대화는 또한 전통적인 Microsoft 기술 도입 모델에 대한 문제를 제기합니다.
조직은 새로운 기술을 분산된 챔피언(champion)을 통해 도입하는 경우가 많습니다.
Richard는 Copilot에는 보다 팀 중심적인 도입 모델이 더 적합하다고 주장합니다.

소수의 라이선스를 조직 전반의 서로 관계없는 챔피언들에게 나눠주기보다, 팀 전체에 AI 기능을 충분히 보급하면 사람들이 함께 학습하고, 공유된 실무를 개발하며, Copilot을 협업 워크플로에 통합할 수 있습니다.
AI 도입은 개인에게 또 하나의 생산성 도구를 주는 것에만 그치지 않습니다. 팀이 함께 일하는 방식을 바꿉니다.

Microsoft 365 위험을 측정 가능하게 만들기

거버넌스 이니셔티브는 그 가치를 비즈니스 리더에게 전달하기 어렵기 때문에 종종 어려움을 겪습니다.
대화에서는 ShareGate의 Risk Radar를 살펴보는데, 이는 조직이 Microsoft 365 스프롤의 여러 범주를 평가하고, 성숙도를 벤치마크와 비교하며, 어느 영역에 주의를 기울여야 하는지 파악하도록 돕기 위해 설계되었습니다.

이 접근법의 중요한 부분은 거버넌스 위험을 재무적 용어로 환산하는 것입니다.
"더 나은 거버넌스가 필요하다"는 이유만으로 리더에게 시간과 자원을 요청하는 대신, IT 팀은 개선 사항을 관리되지 않는 위험의 잠재적 비용과 연결할 수 있습니다.
그렇게 하면 Microsoft 365 현대화와 거버넌스를 또 하나의 행정적 IT 프로젝트가 아니라 비즈니스 투자로 더 쉽게 설명할 수 있습니다.

AI 에이전트는 거버넌스를 더욱 중요하게 만든다

Copilot은 이야기의 일부일 뿐입니다.
조직이 더 많은 AI 에이전트를 만들고 배포하기 시작하면 거버넌스는 훨씬 더 복잡해집니다.

에이전트는 시간이 지나면서 변할 수 있습니다. 도구, 데이터, 다른 시스템과 상호작용할 수 있습니다. 소유권이 불분명해질 수 있고, 권한이 변할 수 있으며, 결국 조직은 대규모 에이전트 수명 주기 관리를 다뤄야 하게 됩니다.

에이전트의 소유자는 누구인가?
누가 검토하는가?
에이전트는 어떤 리소스에 접근할 수 있는가?
원래 소유자가 떠나면 어떻게 되는가?
에이전트는 언제 폐기해야 하는가?
여러 에이전트를 언제 통합해야 하는가?

이 질문들은 조직이 이미 Teams, SharePoint 사이트, 기타 Microsoft 365 리소스에서 겪고 있는 문제와 놀랍도록 비슷해 보입니다. 다만 AI는 그 속도와 잠재적 영향을 모두 키운다는 점이 다릅니다.