Шифрование на основе меток в Microsoft 365

By Mirko Peters · 2026-04-26 · Updated 2026-07-18

Узнайте, как шифрование на основе меток в Microsoft 365 защищает файлы и электронную почту, контролирует доступ и поддерживает управление информацией.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Titelbild: Microsoft 365 Label-Based Encryption

Если вы переживаете, что данные могут утечь или попасть не в те руки, шифрование с метками в Microsoft 365 станет вашим телохранителем. В этом руководстве рассказано, как Microsoft 365 использует метки конфиденциальности и шифрование для классификации и защиты конфиденциальной информации, будь то письма, документы или файлы, которыми вы делитесь в облаке.

Мы объясним не только базовые термины, но и покажем, как применять эти метки для более надёжного соответствия требованиям, более строгой защиты конфиденциальности и меньшего беспокойства о том, кто что видит. Управляете ли вы файлами университета или корпоративным массивом конфиденциальных документов, вы получите практические шаги, рекомендации по устранению неполадок и советы по управлению, ориентированные на занятые команды и жёсткие требования регуляторов.

Основы защиты данных с метками конфиденциальности и их значение для университетов

Метки конфиденциальности — это встроенные инструменты Microsoft 365 для классификации и защиты данных в зависимости от их чувствительности и степени конфиденциальности. Вместо того чтобы заставлять сотрудников помнить длинные процедуры или держать в голове правила безопасности данных, метки дают систематический и повторяемый способ маркировать данные, будь то общедоступные, внутренние, конфиденциальные или совершенно секретные. Когда вы присваиваете метку, Microsoft 365 применяет защиту автоматически, поэтому политики действуют не как рекомендация.

Для университетов ставки ещё выше. Записи об учащихся, финансовые данные, результаты исследований и медицинская информация постоянно циркулируют, а такие нормативы, как FERPA (Закон о праве семьи на образование и конфиденциальность), жёстко ограничивают круг лиц, которые могут видеть или передавать образовательные данные. Метки конфиденциальности Microsoft помогают учебным заведениям выполнять эти растущие требования соответствия, программно применяя нужные меры защиты, так что вам не приходится полагаться на чью-то память или устаревшие методы.

По сравнению с ручным контролем или импровизированными решениями, такими как ZIP-архивы с паролем, которые легко пропустить, систематическая маркировка и шифрование повышают качество управления данными. Вы получаете журнал аудита, показывающий, кто и что пометил, видите рискованный обмен информацией и понятные сотрудникам правила, благодаря которым конфиденциальные сведения действительно остаются в безопасности. Итог: с метками конфиденциальности организации, прежде всего университеты, могут классифицировать, отслеживать и защищать данные проактивно и надёжно, чего раньше было попросту невозможно добиться.

Как применяются меры защиты с метками конфиденциальности в Microsoft 365

Когда вы присваиваете метку конфиденциальности файлу или письму в Microsoft 365, вы не просто ставите предупреждение, а активируете набор встроенных мер защиты, соответствующих данному уровню конфиденциальности. Эти меры могут включать автоматическое шифрование содержимого, ограничение доступа только для определённых людей или добавление заметных отметок, таких как колонтитулы, чтобы все понимали статус информации.

Неважно, работаете ли вы в Word, Outlook или Teams. Преимущество подхода Microsoft в том, что эти меры защиты могут запускаться автоматически по умным правилам или выбираться вручную, если в вашей организации предпочитают более жёсткий ручной контроль. Такая система обеспечивает единообразие безопасности и помогает предотвратить опасные ошибки, например случайную отправку конфиденциального файла кому-то за пределами организации.

В следующих разделах вы увидите, как эти метки делают безопасность наглядной и практичной: документы маркируются колонтитулами, а письма автоматически ужесточаются, чтобы конфиденциальные данные не утекли. Секрет в сочетании автоматизации с человеческим суждением, когда хорошая политика и удобство работают вместе.

Колонтитулы документов для маркировки метками конфиденциальности

Автоматические отметки содержимого: когда применяются метки конфиденциальности, в документах могут отображаться колонтитулы, например «Конфиденциально», «Только для внутреннего использования» или «Ограничено для исследований». Эти видимые подсказки помогают всем мгновенно понять уровень конфиденциальности документа.
Настраиваемые параметры: организация решает, что будет написано в колонтитуле, и может добавлять дополнительные сведения, например дату классификации или данные о пользователе, что повышает подотчётность.
Осведомлённость о соответствии требованиям: систематически маркируя файлы, пользователи получают наглядное напоминание обращаться с ограниченным содержимым надлежащим образом. Это снижает вероятность случайной отправки или утери файлов и уменьшает риски несоответствия требованиям.
Типичные сценарии использования: Университеты помечают заявки на исследовательские гранты, студенческие записи или кадровые документы, чтобы любой, кто их откроет, сразу понимал, что с ними нужно обращаться особенно аккуратно.

Маркировка и защита писем с помощью меток конфиденциальности

Применение метки конфиденциальности к письму — это не просто добавление тега: она может автоматически зашифровать сообщение и ограничить возможность пересылки, печати или даже чтения. Такие метки следуют за письмом куда бы оно ни попало, поэтому содержимое остаётся защищённым как внутри организации, так и за её пределами.

Получателям защищённых писем при необходимости предлагается войти в систему, что гарантирует доступ к конфиденциальным данным только у авторизованных пользователей. Помеченные письма хорошо работают на основных платформах, включая Outlook для Windows, Mac и веба, а также сторонние почтовые клиенты, хотя некоторые функции в зависимости от того, где вы открываете письмо, могут выглядеть немного иначе.

Если возникают проблемы, например получатель не может открыть письмо или сталкивается с проблемами совместимости, большинство из них можно решить с помощью инструкций на портале ИT-поддержки вашей организации или на страницах поддержки Microsoft 365.

Инструкции по установке клиента Azure Information Protection

Чтобы начать работу с шифрованием на основе меток и классификацией данных, вам понадобится клиент Azure Information Protection (AIP). Скачайте официальный установщик с сайта Microsoft. После загрузки запустите установщик и следуйте инструкциям, чтобы добавить клиент AIP в настольные приложения, такие как Word, Excel и Outlook.

После установки откройте любое приложение Office, и вы увидите новую кнопку «Sensitivity» или «Protect» — это значит, что вы готовы применять метки к файлам и письмам. Для сценариев в веб-браузере функции маркировки Microsoft 365 обычно работают прямо в браузере, поэтому для использования в сети отдельная загрузка не требуется.

Наконец, проверьте политику вашей организации на наличие обязательных настроек и выполните вход с учётной записью Microsoft 365, чтобы открыть все функции защиты.

Как выбирать и использовать метки конфиденциальности в Microsoft 365

Выбор подходящей метки конфиденциальности — это не просто нажатие кнопки, а понимание того, с какими данными вы работаете и каковы требования организации к безопасности. В Microsoft 365 доступны варианты от «Public» до «Confidential», и каждый из них связан с определёнными видами защиты. Правильный выбор помогает избежать досадных ошибок, например отправки студенческих записей через открытый канал или передачи исследовательских материалов за пределы университета без должных мер защиты.

Метки можно назначать двумя способами: вручную, когда вы выбираете метку в приложениях Office, или автоматически, когда Microsoft 365 использует правила на основе ИИ, чтобы предлагать или применять метки на основе обнаруженных закономерностей в данных. Это особенно полезно для крупных организаций, которым приходится работать с огромными объёмами информации.

Каждое приложение Microsoft 365 может выглядеть немного по-разному, но выбор метки всегда занимает несколько кликов, будь то Word, Excel, Outlook или Teams. Типичные ошибки включают чрезмерное ограничение данных (блокирование доступа, которого вы не хотели) или недостаточную защиту, когда вы забываете пометить что-то конфиденциальное. Следующий раздел описывает конкретные рекомендации, чтобы ваши документы и письма оставались такими же защищёнными, как задумано.

Управление конфиденциальными и ограниченными данными университета при работе с внешними пользователями

Университетам и организациям регулярно требуется передавать конфиденциальные файлы — например, студенческие записи, заявки на гранты или закрытые контракты — внешним пользователям. Microsoft 365 предоставляет инструменты для безопасного обмена, сочетая автоматические средства защиты с понятными политиками разрешений и доступа. Прежде чем делиться файлом с меткой конфиденциальности, учтите, какие требования к аутентификации и отслеживанию предъявляют и ваше учебное заведение, и закон.

Эти средства контроля доступа определяют, кто может открыть файл, на какой срок и что ему разрешено делать внутри: например, они позволяют предотвратить рискованную загрузку или повторный общий доступ за пределами согласованного круга лиц. Также можно задать даты истечения срока действия, чтобы доступ автоматически закрывался по окончании проекта или при изменении требований соответствия.

Возможность аудита — ещё одна важная часть картины. Microsoft 365 позволяет отслеживать, кто получал доступ или пытался получить доступ к общему контенту, что помогает выявлять рискованное поведение и при необходимости ужесточать средства контроля. Тем, кто хочет дополнительные уровни мониторинга безопасности и оповещения в реальном времени о событиях внешнего общего доступа, могут помочь эффективные подходы, например описанные в этом материале: они помогают вовремя устранить риски утечки данных.

Аутентификация для помеченных файлов и писем с проверкой имени пользователя

Когда вы отправляете помеченный или зашифрованный файл пользователю за пределами вашего университета или организации, Microsoft 365 требует, чтобы этот пользователь прошёл аутентификацию с помощью имени пользователя, которым часто является учётная запись организации или личная учётная запись Microsoft. Эта проверка на основе идентичности гарантирует, что конфиденциальный файл сможет открыть только предполагаемый получатель, создавая надёжный барьер против несанкционированного просмотра.

Для внешних гостей процесс обычно включает переход по ссылке, вход в систему и иногда подтверждение с помощью кода. Система фиксирует каждое обращение, что поддерживает соответствие требованиям и позволяет ИT-специалистам точно видеть, кто и когда открыл тот или иной файл. Такой порядок работы гарантирует, что конфиденциальный контент остаётся доступным только тем, для кого он предназначен, отвечает нормативным требованиям и даёт уверенность в безопасности.

Устранение неполадок с доступом к помеченным файлам и письмам

Скажем прямо: даже при самых совершенных технологиях всё иногда идёт не по плану. Пользователи могут столкнуться с препятствиями при открытии помеченных файлов или писем. Чаще всего возникают ошибки аутентификации, например сообщение об отсутствии разрешения, либо полностью пропадает панель конфиденциальности в Word или Outlook. Иногда пользователь открывает документ на телефоне или в устаревшем приложении, где метки не работают, что вызывает путаницу или панику.

Первым делом проверьте, что используется последняя версия Office или клиента AIP: старое программное обеспечение может не распознавать новые функции работы с метками. Затем убедитесь, что вы вошли под нужной учётной записью: случайное использование личной почты вместо рабочего или учебного логина — классическая ошибка. Разрешения также могут измениться после присвоения метки, поэтому стоит перепроверить, действительно ли у вас ещё есть доступ.

У внешних пользователей аутентификация может казаться громоздкой. Попросите их убедиться, что они используют имя пользователя, на которое было отправлено приглашение, и следуют подсказкам системы: иногда достаточно очистить файлы cookie браузера или переключиться на другой браузер. Если ничего не помогает, администратору может понадобиться сбросить разрешения на файл или повторно предоставить общий доступ к содержимому. Чтобы всё работало бесперебойно, важны постоянное обучение и регулярные проверки, а также чёткие процессы восстановления доступа.

Безопасная миграция с сохранением меток конфиденциальности через Quest On Demand

Когда вы переносите файлы и письма — например, из одного клиента Microsoft 365 в другой или даже на другие платформы, — крайне важно, чтобы метки конфиденциальности и шифрование сохранялись вместе с данными. Quest On Demand Migration — инструмент, созданный именно для этого: он сохраняет как метаданные меток, так и базовое шифрование на каждом этапе миграции.

Перенос между платформами может быть непростым, особенно для файлов вроде PDF или контента в браузере, где оформление меток может быть непоследовательным. Quest On Demand гарантирует, что защита не будет утрачена при передаче, снижая риск случайного раскрытия данных. После миграции вы можете легко проверить целостность меток и убедиться, что в новой среде действуют те же меры соответствия требованиям, — это избавляет от множества проблем и помогает сохранить доверие регуляторов.

Также стоит послушать

Если вы изучаете шифрование на основе меток Microsoft 365, эти выпуски добавят практического контекста и помогут превратить концепции безопасности и управления Microsoft 365 в работающие средства контроля.

Microsoft Purview – Simply Explained — Связываем классификацию, хранение, соответствие требованиям и управление данными во всей экосистеме Microsoft.
Microsoft Defender XDR – Simply Explained — Узнайте, как политики защиты связаны с обнаружением, расследованием и реагированием на инциденты.
Conditional Access – Simply Explained — Узнайте, как контекст идентификации и рисков защищает доступ к конфиденциальному содержимому.
Microsoft Teams Governance – Simply Explained — Узнайте, как управление превращается в единообразное поведение в инструментах совместной работы.

Эти рекомендации полезны, если вы хотите выйти за рамки терминологии и принимать более обоснованные решения при внедрении.