Erste Schritte mit SharePoint: Der Leitfaden für Einsteiger

Von Mirko Peters · 2026-04-23

Willkommen zu Ihrem umfassenden Leitfaden für Einsteiger in SharePoint. Egal, ob Sie völlig neu sind oder gerade versuchen, Jahre voller Mythen aus dem Arbeitsalltag zu entwirren: Hier fangen Sie richtig an. Wir erklären SharePoint in verständlicher Sprache und zeigen Ihnen jeden Schritt. Dafür brauchen Sie weder ein Informatikstudium noch Buzzwords oder einen Besuch bei der IT-Abteilung. Sie erfa

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Titelbild: Getting Started With SharePoint: The Beginner's Guide

Willkommen zu Ihrem All-in-one-Einstieg in SharePoint für Anfänger. Ob Sie ganz neu dabei sind oder einfach jahrelang gewachsene Mythen aus dem Arbeitsalltag entwirren möchten: Hier fangen Sie richtig an. Wir erklären SharePoint in verständlicher Sprache und zeigen Ihnen jeden Schritt, ohne Informatikstudium, ohne Buzzwords und ohne Gang zur IT-Abteilung. Sie erfahren, was SharePoint für Organisationen leistet, wie Sie Ihre erste Website erstellen, Dateien strukturieren und Berechtigungen setzen und wie Sie Ihre Produktivität steigern, ohne im Chaos zu versinken. Legen Sie los: Mit den richtigen Anleitungen und ein paar Insider-Tipps gelingt der Einstieg in SharePoint problemlos.

Dieser Leitfaden führt Sie durch alle wichtigen Konzepte, erklärt die Grundfunktionen und gibt Ihnen konkrete nächste Schritte an die Hand. Wenn Sie von „Ich habe SharePoint noch nie benutzt“ zu „Das schaffe ich!“ gelangen möchten, sind Sie hier richtig. Los geht’s.

Was macht SharePoint besonders?

SharePoint ist Microsofts leistungsstarke Plattform zum Speichern, Teilen und Organisieren von Inhalten. Sie begann vor zwei Jahrzehnten als Dokumentenverwaltungssystem und ist heute das Rückgrat moderner digitaler Arbeitsplätze auf der ganzen Welt. Das Besondere: SharePoint vereint einfaches Teilen von Dateien, Echtzeit-Zusammenarbeit und die vollständige Integration in Microsoft 365 in einem System, das von kleinen Teams bis zu globalen Unternehmen skaliert.

Unternehmen setzen auf SharePoint, weil es einen sicheren, zentralen Ort bietet, an dem Menschen gemeinsam arbeiten können: gemeinsames Bearbeiten von Dateien, Nachverfolgen von Projekten und Verwalten von Informationen, ohne endlose E-Mail-Ketten oder verloren gegangene Anhänge. Die Flexibilität, die von einfacher Dokumentenablage bis hin zu umfangreichen Intranetseiten reicht, macht SharePoint zu einer Anlaufstelle für die gesamte Teamarbeit. Wenn Sie eine Plattform suchen, die Inhaltsverwaltung, Zusammenarbeit und Kommunikation abdeckt, sticht SharePoint hervor und hält alles synchron, während Ihre Organisation wächst.

SharePoint Online oder SharePoint Server: Welche Variante passt zu Ihnen?

Bevor Sie tiefer einsteigen, sollten Sie wissen, mit welcher Version von SharePoint Sie arbeiten. SharePoint Online ist cloudbasiert und ist in Microsoft-365-Abonnements enthalten. Alles liegt auf den Servern von Microsoft, sodass Sie sich weder um die Installation von Software, die Serverwartung noch um Updates kümmern müssen. Es eignet sich ideal, wenn Ihr Team jederzeit und von überall einfachen Zugriff braucht und eine nahtlose Integration mit Apps wie Teams, Outlook und OneDrive benötigt. Updates werden automatisch bereitgestellt, sodass Sie stets die neuesten Funktionen und Sicherheitspatches erhalten.

SharePoint Server dagegen wird auf der eigenen Hardware Ihrer Organisation installiert und verwaltet. Es ist die klassische Version für den lokalen Betrieb. Die IT-Abteilung behält dadurch mehr Kontrolle über Anpassungen, Datenspeicherung und Sicherheit, allerdings fallen mehr Wartungs- und Upgrade-Aufwände an. Sie haben die volle Kontrolle, was manche regulierten Branchen oder große Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben bevorzugen.

Für die meisten Organisationen heute, insbesondere für jene, die Prozesse straffen, Kosten senken und mobiles oder hybrides Arbeiten unterstützen möchten, ist SharePoint Online die erste Wahl. Es ist immer mit dem restlichen Microsoft-365-Ökosystem verbunden und wächst mit Ihren Anforderungen mit. Wenn Ihr Unternehmen jedoch individuelle Lösungen, volle Kontrolle benötigt oder noch nicht in die Cloud wechseln möchte, kann SharePoint Server weiterhin die richtige Wahl sein. Wie Sie die passende Version für Ihre Organisation auswählen, prägt Ihren gesamten SharePoint-Weg von Anfang an.

Erste Schritte mit SharePoint-Websites

Der Grundstein in SharePoint sind Websites. Stellen Sie sich eine SharePoint-Website als digitales Clubhaus vor: Hier speichert Ihr Team Dateien, verfolgt Aufgaben, teilt Neuigkeiten und arbeitet an einem übersichtlichen digitalen Ort zusammen. Sich in Websites zurechtzufinden, ist der erste Schritt für jeden neuen SharePoint-Nutzer.

Websites zu verstehen heißt mehr, als nur auf „Neue Website“ zu klicken. Es geht um Struktur: um Arbeitsbereiche, in denen Informationen leicht zu finden, gemeinsam zu bearbeiten und übersichtlich zu halten sind. In diesem Abschnitt erklären wir, was eine SharePoint-Website ist, stellen ihre zentralen Bestandteile vor (etwa Dokumentbibliotheken und Listen) und führen Sie durch die ersten praktischen Schritte, damit Ihre Website einsatzbereit wird. Bereit, einen Raum zu schaffen, den Ihr Team tatsächlich nutzen möchte? Dann legen wir los.

Was ist eine SharePoint-Website und wie erstellen Sie eine?

Eine SharePoint-Website ist ein eigener Bereich, in dem Teams, Abteilungen oder Projekte Informationen speichern und teilen. Sie ist wie ein virtuelles Büro, in dem alles seinen Platz hat: Dokumente, Listen, Ankündigungen, Kalender und mehr. Eine SharePoint-Website eignet sich als Projektzentrale, als Intranet einer Abteilung oder als zentrale Anlaufstelle für Unternehmensrichtlinien.

Zum Erstellen einer Website wählen Sie eine Vorlage aus, etwa „Teamwebsite“ (für die Zusammenarbeit) oder „Kommunikationswebsite“ (für die Verbreitung von Informationen). Klicken Sie einfach in SharePoint Online auf „Website erstellen“, geben Sie der Website einen Namen, legen Sie die Datenschutzeinstellungen fest und wählen Sie eine Vorlage aus. Jede Website erhält eine eigene Startseite, eine Dokumentbibliothek und anpassbare Funktionen. Mit wenigen Klicks legen Sie die Grundlage für die Arbeit Ihres Teams, ganz ohne IT-Zauberei.

Bibliotheken und Listen in SharePoint-Websites verstehen

Wenn Sie eine SharePoint-Website öffnen, fallen Ihnen zwei zentrale Elemente auf: Dokumentbibliotheken und Listen. Dokumentbibliotheken dienen dazu, Dateien wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PDFs zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Betrachten Sie sie als leistungsstarke Ordner, die unter anderem Berechtigungen und Versionsverlauf bieten.

Listen dienen dazu, strukturierte Daten zu erfassen, etwa Aufgaben, Kontakte, Bestände oder IT-Tickets. Listen funktionieren wie Tabellenkalkulationen mit leistungsfähigen Optionen: benutzerdefinierte Spalten, Filter, Automatisierung und einfaches Teilen. Wenn Sie den Unterschied kennen, verwalten Sie Dokumente und Daten ohne Überschneidungen und Chaos. Das legt die Grundlage für echte Produktivität von Anfang an.

Eine Dokumentbibliothek zu Ihrer SharePoint-Website hinzufügen

Zu Ihrer SharePoint-Website wechseln: Rufen Sie die Startseite der Website auf, klicken Sie auf das Zahnradsymbol für die Einstellungen und wählen Sie je nach SharePoint-Version „App hinzufügen“ oder „Neu“ > „Dokumentbibliothek“.
Bibliothek benennen: Geben Sie ihr einen klaren, aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Projektpläne“ oder „HR-Formulare“. Ein guter Name zeigt allen im Team sofort, welche Inhalte wohin gehören.
Berechtigungen festlegen: Legen Sie von Anfang an fest, wer diese Bibliothek sehen oder bearbeiten darf. Sie können Berechtigungen gezielt bestimmten Benutzern oder Gruppen zuweisen, damit vertrauliche Dateien geschützt bleiben und öffentliche Dateien für das Team zugänglich sind.
Startordner anlegen: Erstellen Sie bei Bedarf erste Ordner, etwa „Rechnungen 2024“ oder „Teamfotos“. Eine klare Struktur von Anfang an erspart später viel Ärger.
Einstellungen anpassen: Passen Sie die Versionsverwaltung, die Namenskonventionen und die Benachrichtigungen bei Dateiänderungen an. Eine angepasste Bibliothek lässt sich auch dann gut verwalten, wenn Ihre Anforderungen wachsen.

Sobald alles eingerichtet ist, können Sie Dateien hochladen und loslegen: ohne Engpässe und mit reibungloser Teamarbeit vom ersten Tag an.

Dateien in SharePoint-Bibliotheken hochladen und organisieren

Dateien hochladen: Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien per Drag-and-Drop direkt in Ihre Dokumentbibliothek oder nutzen Sie die Schaltfläche „Hochladen“, um Dateien und Ordner direkt von Ihrem PC auszuwählen. Ein Tipp: Massen-Uploads funktionieren sehr gut. Wählen Sie einfach mehrere Dateien aus und legen Sie sie gleichzeitig ab.
Ordner erstellen und nutzen: Legen Sie Ordner an, um zusammengehörige Dateien zu gruppieren, etwa nach Projektphasen, Teams oder Jahren. Übertreiben Sie es aber nicht mit den Ordnern, denn zu viele Ebenen werden schnell unübersichtlich.
Metadaten hinzufügen: Verwenden Sie Spalten wie „Status“, „Besitzer“ oder „Fälligkeitsdatum“, um Dateien zu kennzeichnen. Metadaten sind Ihre geheime Waffe zum Sortieren, Gruppieren und Filtern von Dokumenten. So finden Sie die richtige Datei auch noch nach Jahren voller Uploads mühelos.
Regelmäßig aufräumen: Überprüfen und ordnen Sie Ihre Dateien laufend neu, nicht erst, wenn es unübersichtlich wird. Verschieben Sie veraltete Dateien in Archivordner, führen Sie Duplikate zusammen und behalten Sie im Blick, was am schnellsten wächst.
Ansichten und Filter nutzen: Richten Sie benutzerdefinierte Ansichten und Filter ein, die nur die aktuell relevanten Inhalte anzeigen. So bleibt die Arbeit im Alltag übersichtlich, und Ihre SharePoint-Bibliothek wirkt weniger wie ein Lager und mehr wie ein gut abgestimmtes Werkzeug.

Wer Dateien von Anfang an gut organisiert, macht aus SharePoint einen Zeitsparer und keine digitale Rumpelkammer. Mit wachsender Bibliothek werden Teamarbeit und das Auffinden von Dateien immer einfacher.

Dateien und Ordner kopieren, verschieben und synchronisieren

Dateien kopieren oder verschieben: Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus und nutzen Sie in der Symbolleiste die Option „Kopieren nach“ oder „Verschieben nach“. Es öffnet sich ein Bereich, in dem Sie das Ziel auswählen können, entweder innerhalb derselben Bibliothek oder über verschiedene SharePoint-Websites hinweg. Das ist hilfreich, wenn Sie nach dem Start eines neuen Projekts umstrukturieren oder Jahresordner übersichtlich halten möchten.
Massenaktionen: Sie können mehrere Dateien und Ordner gleichzeitig auswählen und gesammelt verschieben oder kopieren. Das ist unverzichtbar, wenn Sie ganze Projekte aufräumen oder Inhalte zwischen Teams verlagern.
Bibliotheken für den Offlinezugriff synchronisieren: Sie möchten Dateien auf Ihrem Computer haben, ohne jedes Mal manuell herunterladen zu müssen? Klicken Sie in Ihrer Bibliothek auf „Synchronisieren“. Die Dateien erscheinen dann über OneDrive for Business im Windows-Explorer (oder im Finder auf dem Mac). Änderungen, die Sie offline vornehmen, werden synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.
Typische Szenarien: Verwenden Sie „Verschieben nach“, um Dateien des letzten Jahres zu archivieren oder Vorlagen in einen neuen Teamarbeitsbereich zu kopieren. Mit „Synchronisieren“ lassen sich SharePoint-Dokumente und -Ordner so bequem nutzen wie Ihre gewohnten Desktop-Ordner. Für produktives Arbeiten brauchen Sie dafür kein WLAN.

Diese Funktionen halten Ihren SharePoint-Bereich übersichtlich, helfen dabei, Duplikate zu vermeiden, und ermöglichen es Ihnen, online oder offline so zu arbeiten, wie es Ihnen passt.

Echtzeit-Zusammenarbeit mit SharePoint

SharePoint dient nicht nur der Dateiablage, sondern ist für echte Teamarbeit gemacht. Die Stärke liegt darin, dass Ihr Team gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten kann. Niemand muss warten, bis jemand anderes fertig ist, und niemand tritt dem anderen auf die Füße. Mit Versionsverlauf, Dokumentvorlagen und einfacher Freigabe erhalten Sie ein Rezept für wirklich mühelose Zusammenarbeit.

Im nächsten Abschnitt sehen wir uns an, wie gleichzeitiges Bearbeiten und Werkzeuge wie der Versionsverlauf Ihre Teamarbeit auf die nächste Stufe heben. SharePoint hilft Teams, auf dem gleichen Stand zu bleiben, versehentliche Überschreibungen zu vermeiden und die Art der Zusammenarbeit zu standardisieren, egal ob es um tägliche Checklisten oder große Quartalsberichte geht.

Wie die gleichzeitige Bearbeitung in SharePoint-Dokumentbibliotheken funktioniert

SharePoint ermöglicht es mehreren Personen, dasselbe Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument gleichzeitig zu bearbeiten. Kopfschmerzen durch die Frage „Wer hat die neueste Version?“ gehören der Vergangenheit an. Wenn ein Dokument in einer SharePoint-Bibliothek liegt, öffnen Sie es entweder im Browser oder in der Desktop-App. Alle sehen Änderungen live, und die Namen der Kolleginnen und Kollegen sind deutlich gekennzeichnet.

Außerdem können Sie Kommentare hinzufügen, Änderungen vorschlagen und Bearbeitungen zurücknehmen, falls etwas aus dem Ruder läuft. Die gleichzeitige Bearbeitung eignet sich am besten für Dateien in Microsoft-365-Formaten. Die Echtzeitbearbeitung funktioniert meist hervorragend. Damit es reibungslos läuft, sollten Sie jedoch vermeiden, genau denselben Absatz wie eine andere Person zu bearbeiten. Möchten Sie die gesamte Microsoft-365-Suite noch effizienter nutzen? Dann werfen Sie einen Blick auf diese Ressource zu wirkungsvollen Copilot-Prompts für Microsoft-365-Apps, um Ihre Produktivität noch weiter zu steigern.

Versionsverlauf und Dokumentvorlagen für bessere Zusammenarbeit nutzen

Versionsverlauf aktivieren und verwenden: Jede Änderung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek wird nachverfolgt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie „Versionsverlauf“, um zu sehen, wer wann was geändert hat. Sie können ältere Versionen wiederherstellen, wenn Sie Fehler rückgängig machen oder verlorene Daten zurückholen möchten.
Dokumentvorlagen erstellen und wiederverwenden: Richten Sie Vorlagen für Berichte, Formulare oder Präsentationen ein und speichern Sie diese in Ihrer Bibliothek. Wer eine neue Datei erstellen muss, kann mit einer einheitlichen Vorlage beginnen. Das spart Zeit und hält Ihre Formate standardisiert.
Tipps für die Zusammenarbeit: Ermutigen Sie Ihr Team, den Versionsverlauf zu nutzen, um versehentliches Überschreiben zu vermeiden. Verwenden Sie Vorlagen, um Routinearbeiten zu beschleunigen und sicherzustellen, dass alle Dateien Ihren Markenvorgaben oder Prozessstandards entsprechen.

Mit diesen Funktionen können Ihre Teammitglieder selbstbewusst bearbeiten und verbringen weniger Zeit damit, Versionswirrwarr oder Formatierungsfehler zu bereinigen.

Zugriff und Berechtigungen in SharePoint verwalten

Berechtigungsstufen verstehen: SharePoint legt fest, wer Inhalte anzeigen, bearbeiten oder verwalten darf. Dazu weisen Sie auf Websites, Bibliotheken, Ordnern oder einzelnen Dateien unterschiedliche Berechtigungsstufen zu: Lesen, Bearbeiten oder Vollzugriff.
Inhalte sicher freigeben: Verwenden Sie die Schaltfläche „Freigeben“, um Links an Kolleginnen und Kollegen oder Gäste zu senden. Legen Sie fest, ob diese bearbeiten oder nur anzeigen dürfen, und setzen Sie für besonders sensible Inhalte Ablaufdaten.
Zugriff über Gruppen zuweisen: Statt jede Datei einzeln zu steuern, erstellen oder nutzen Sie Gruppen (etwa „HR-Team“ oder „Manager“), um Benutzergruppen schnell die passenden Berechtigungen zu geben. So bleibt die Zugriffsverwaltung einfach, auch wenn sich Teams verändern.
Externe Benutzer einbinden (sofern zulässig): SharePoint kann Partnern oder Lieferanten außerhalb Ihrer Organisation den Zugriff auf bestimmte Inhalte erlauben. Achten Sie darauf, die Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation einzuhalten, und setzen Sie Gastlinks mit Bedacht ein.
Best Practices für die Balance zwischen Zusammenarbeit und Sicherheit: Teilen Sie nur, was tatsächlich benötigt wird. Überprüfen Sie Berechtigungen regelmäßig, um „Berechtigungswildwuchs“ zu verhindern. Vertrauliche Geschäftsinformationen bleiben gesperrt; Teamarbeitsbereiche bleiben dort offen, wo es sinnvoll ist. Möchten Sie sehen, wie Governance die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in Teams verbessert? Dann lesen Sie diesen ausführlichen Beitrag zur Governance für Microsoft Teams – viele dieser Prinzipien gelten auch für SharePoint.

Das richtige Berechtigungskonzept schützt Ihre Informationen vertraulich und hält das Chaos auf ein Minimum. So arbeitet Ihr Team effizienter – ohne Sicherheitsrisiken oder versehentliche Datenlecks.

Die SharePoint-Suche nutzen, um das Gesuchte zu finden

Nutzen Sie die Suchleiste: Oben auf jeder SharePoint-Website befindet sich ein Suchfeld. Geben Sie einfach Schlüsselwörter ein, und schon erscheinen Dateien, Ordner, Websites oder Personen in der Ergebnisliste.
Filter anwenden: Grenzen Sie die Ergebnisse nach Dateityp, Datum der letzten Änderung oder Website ein. Das ist besonders in großen Umgebungen mit sehr viel Inhalt hilfreich.
Erweiterte Abfragen verwenden: Wenn Sie den Dateiautor, ein Tag oder sogar eine Textpassage im Dokument kennen, ergänzen Sie diese Angaben in Ihren Suchbegriffen für präzise Treffer.
Benutzerdefinierte Ansichten speichern: Erstellen und speichern Sie benutzerdefinierte Ansichten in Listen und Bibliotheken, um Ihre häufigen Suchen vorzukonfigurieren. So ist das, was Sie am häufigsten brauchen, nur einen Klick entfernt.

Mit diesen Werkzeugen und Tricks verlieren Sie in SharePoint nie den Überblick – selbst dann nicht, wenn der Inhalt Ihrer Organisation auf Tausende Dateien anwächst.

Planung von SharePoint-Governance und Website-Struktur

Bei SharePoint geht es nicht nur darum, wo Dateien abgelegt werden. Wer Website-Struktur, Navigation und Governance-Richtlinien von Beginn an plant, schafft ein skalierbares System und verhindert späteres digitales Chaos. Ohne Plan häufen sich Inhaltswildwuchs und Sicherheitslücken schnell an.

Dieser Abschnitt bildet den Rahmen für zentrale Entscheidungen: wie Sie Websites gruppieren, die Navigation über Hubsites steuern und Inhaltsverantwortliche für Nachvollziehbarkeit und Compliance festlegen. Es geht darum, ein solides Fundament zu legen – ähnlich wie bei klaren Grundregeln für eine gut organisierte Werkstatt. Wer schon einmal erlebt hat, was passiert, wenn jedes Projekt bei null beginnt, weiß: Struktur und klare Regeln sind Gold wert. Einen breiteren Blick auf Governance in der digitalen Zusammenarbeit bietet dieser Leitfaden zur Governance für Microsoft Teams – viele der bewährten Praktiken lassen sich auch hier anwenden.

So entwerfen Sie eine skalierbare SharePoint-Website-Hierarchie

Websites nach Abteilung, Projekt oder Zweck gruppieren: Verteilen Sie Websites nicht willkürlich, sondern ordnen Sie sie logisch nach Geschäftsbereich, Projekt oder zentraler Funktion. Das erleichtert allen die Navigation.
Hubsites für eine konsistente Struktur von oben nach unten nutzen: Verknüpfen Sie zusammengehörige Websites unter einer gemeinsamen „Hubsite“, damit Branding, Navigation und Berechtigungen einheitlich bleiben. Hubsites bündeln verstreute Aktivitäten, sowohl für Benutzer als auch für Administratoren.
Einfache, vorhersehbare Navigation planen: Halten Sie Website-Menüs flach und intuitiv. Verwenden Sie eindeutige Bezeichnungen und begrenzen Sie die Anzahl der Klicks, die nötig sind, um wichtige Inhalte zu erreichen.
Struktur dokumentieren: Erstellen Sie eine einfache Übersicht oder ein Ablaufdiagramm – und nutzen Sie sie auch tatsächlich. So wissen Sie und Ihre Kollegen immer, wo Inhalte liegen und wie Websites miteinander verbunden sind.
Website-Wildwuchs verhindern: Verlangen Sie Anträge oder einen einfachen Genehmigungsprozess für neue Websites. Lassen Sie nicht jedes Team spontan eine eigene anlegen.

Sie suchen Anregungen für die Governance digitaler Arbeitsbereiche? So geht Microsoft Teams dabei vor – diese Erkenntnisse helfen auch, SharePoint geordnet zu halten.

Inhaltsverantwortung und Aufbewahrungsrichtlinien von Anfang an festlegen

Websitebesitzer festlegen: Jede Website und jede Bibliothek braucht eine feste Ansprechperson für Fragen, Wartung und Genehmigungen.
Dokumentverantwortliche definieren: Legen Sie fest, wer für jede kritische Datei oder jeden kritischen Ordner verantwortlich ist, insbesondere bei Inhalten mit Compliance- oder rechtlicher Relevanz.
Aufbewahrungsbezeichnungen festlegen: Nutzen Sie die integrierten Werkzeuge, um Inhalte nach einem festgelegten Zeitraum automatisch zu behalten, zu archivieren oder zu löschen. So reduzieren Sie Unordnung und erfüllen regulatorische Anforderungen.
Beispielrichtlinien frühzeitig entwerfen: Schon einfache Regeln, wie lange Projektdateien aufbewahrt werden, verhindern später Verwirrung.
Eigentümer und Richtlinien regelmäßig überprüfen: Prüfen Sie Eigentümerschaften und Aufbewahrungsregeln einmal pro Quartal oder nach größeren Personalwechseln. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Leitfaden zur Teams-Governance, der erklärt, warum Überprüfungszyklen wichtig sind.

Mit diesen Gewohnheiten bleibt Ihre SharePoint-Umgebung aufgeräumt und konform und wächst mit Ihrem Team oder Unternehmen.

SharePoint für persönliche und Teamproduktivität anpassen

SharePoint ist kein „Einheitslösung-für-alle“-Speicher. Sie können es an Ihre Teamarbeit und Ihren persönlichen Arbeitsstil anpassen. Benutzerdefinierte Seiten, Neuigkeitenbeiträge und Benachrichtigungen machen aus einer einfachen SharePoint-Umgebung ein lebendiges Werkzeug, das Ihr Team eingebunden und organisiert hält.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie ansprechende Seiten gestalten, Updates teilen, Warnungen für wichtige Änderungen einrichten und Filter oder benutzerdefinierte Ansichten für Ihren Arbeitsalltag nutzen. Diese Produktivitätshelfer gehen über die Grundlagen hinaus und helfen sowohl Einzelpersonen als auch Administratoren, das Beste aus jeder SharePoint-Website herauszuholen.

Seiten und Neuigkeitenbeiträge erstellen, um Ihr Team einzubinden

Neue Seite oder neuen Neuigkeitenbeitrag erstellen: Klicken Sie auf der Startseite Ihrer Website auf „Neu“ und wählen Sie „Seite“ oder „Neuigkeitenbeitrag“. Wählen Sie ein Layout, um ansprechende Updates oder Hubs visuell zu gestalten.
Mit Webparts anpassen: Fügen Sie Abschnitte für Text, Bilder, Kalender, Dokumentlinks oder benutzerdefinierte Widgets hinzu – sogenannte „Webparts“ –, um Informationen so bereitzustellen, wie Ihre Zielgruppe sie am liebsten aufnimmt.
Für Aufmerksamkeit sorgen: Nutzen Sie Bilder, Banner und Farben, die zum Stil oder Branding Ihres Teams passen. Visuelle Elemente sehen nicht nur gut aus, sondern sorgen auch dafür, dass wichtige Ankündigungen auffallen.
Einheitlich kommunizieren: Nutzen Sie Neuigkeitenbeiträge für Projektupdates, Erfolge oder Richtlinienänderungen. So kann jeder auf einen Blick den Stand nachvollziehen.
Engagement automatisieren und messen: Möchten Sie Ihre Kommunikation in Microsoft 365 weiter verbessern? Erwägen Sie Newsletter-Strategien. Im Leitfaden zu internen Newslettern mit Outlook finden Sie Tipps für markenkonforme, zielgerichtete Nachrichten.

Mit individuell gestalteten Seiten und Neuigkeiten gibt Ihr Team einen Grund, jeden Tag in SharePoint zu starten, und bleibt tatsächlich informiert.

Mit Warnungen, Filtern und persönlichen Ansichten den Überblick behalten

E-Mail-Warnungen einrichten: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn sich Dateien in einer Bibliothek ändern oder jemand ein neues Element zu einer Liste hinzufügt. So erfahren Sie als Erster, wenn es darauf ankommt.
Benutzerdefinierte Ansichten erstellen: Passen Sie Listen oder Bibliotheken so an, dass nur die benötigten Inhalte angezeigt werden, zum Beispiel „Meine Aufgaben“, „Dringende Dokumente“ oder „Updates dieser Woche“. Setzen Sie Lesezeichen auf diese Ansichten, um schnell darauf zuzugreifen.
Filter für mehr Fokus nutzen: Wenden Sie Spaltenfilter an, um sich auf bestimmte Status, Eigentümer oder Fristen zu konzentrieren. Filter verhindern, dass Sie in irrelevanten Informationen untergehen.
Wichtige Inhalte verfolgen: Markieren Sie kritische Dokumente oder Listen als „Gefolgt“, damit sie auf Ihrer SharePoint-Startseite angeheftet werden und schnell erreichbar sind.
Funktionen für maximale Produktivität kombinieren: Warnungen + benutzerdefinierte Ansichten + Filter = Informationen genau dann und so verfügbar, wie Sie sie brauchen.

Machen Sie SharePoint zu Ihrer persönlichen Schaltzentrale statt nur zu einem Speicherort. Diese Werkzeuge helfen Ihnen, immer einen Schritt voraus zu sein, und das den ganzen Tag über.

Einfache Workflows in SharePoint mit Power Platform automatisieren

Stellen Sie sich vor, Ihre wiederkehrenden SharePoint-Aufgaben erledigen sich automatisch, während Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Mit Microsoft Power Platform, insbesondere Power Automate und Power Apps, können selbst Einsteiger einfache Low-Code-Workflows erstellen, die Zeit sparen und Verwirrung reduzieren.

Dieser Abschnitt führt in die Grundlagen der Automatisierung ein: Benachrichtigungen auslösen, benutzerfreundliche Formulare erstellen und Genehmigungen starten, sobald jemand eine Datei hochlädt. Wenn Sie bereit sind, die manuelle Statusverfolgung hinter sich zu lassen und alltägliche Routineaufgaben zu automatisieren, lesen Sie weiter. Einen Überblick, wie Governance im großen Maßstab und Prozessautomatisierung Kollaborationsplattformen aufgeräumt halten, bietet diese Ressource zu Microsoft Teams Sprawl und Power Platform.

Erste Schritte mit Power Automate für SharePoint-Aufgaben

Wählen Sie eine Automatisierungsvorlage: Öffnen Sie Power Automate (flow.microsoft.com) und suchen Sie nach SharePoint-Vorlagen wie „Send an email when a new file is added“. Beginnen Sie mit vorgefertigten Flows, um Zeit zu sparen.
Verbinden Sie Ihre Website und Bibliothek: Verknüpfen Sie die Vorlage mit Ihrer SharePoint-Website und Bibliothek. Es ist kein Programmieren nötig, nur ein paar Klicks, um Felder und Empfänger zuzuordnen.
Passen Sie Regeln und Empfänger an: Optimieren Sie Trigger (z. B. neue Datei, Elementaktualisierung) und legen Sie fest, wer benachrichtigt wird, etwa Teamleiter, Antragsteller oder die gesamte Gruppe.
Schnelle Erfolge: Automatisieren Sie Genehmigungen für Urlaubsanträge, senden Sie Erinnerungen, wenn Fristen näher rücken, oder veröffentlichen Sie Teams-Nachrichten zu wichtigen Neuigkeiten. Und das alles, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Fangen Sie einfach an, und bald automatisieren Sie all die Aufgaben, bei denen Sie sich gewünscht haben, dass sie einfach von selbst passieren. So arbeitet SharePoint für Sie und nicht umgekehrt.

Einfache Formulare mit Power Apps und Microsoft Forms erstellen

Erstellen Sie benutzerdefinierte Eingabeformulare: Verwenden Sie Power Apps, um einfach zu bedienende Formulare zu erstellen, die mit Ihren SharePoint-Listen verbunden sind. Ziehen Sie Felder per Drag-and-drop für Umfragen, Check-ins oder Anfragen auf die Oberfläche. Ideal auch für Nicht-Techniker.
Nutzen Sie Microsoft Forms für schnelle Umfragen: Sammeln Sie mit Microsoft Forms Feedback oder nehmen Sie Anfragen entgegen. Die Ergebnisse landen direkt in SharePoint oder Excel und lassen sich live nachverfolgen.
Beliebte Formularszenarien: Erstellen Sie IT-Supportanfragen, verfolgen Sie Urlaubsgenehmigungen, protokollieren Sie Besucheranmeldungen oder führen Sie Statusberichte für Projekte, alles mit fertigen Vorlagen.
Nahtlose Integration: Formulare können Workflows in Power Automate auslösen oder SharePoint-Listen aktualisieren. So lassen sich Antworten sofort weiterverarbeiten.

Formulare erfassen Informationen nicht nur effizienter. Sie ersparen auch den Aufwand mit umständlichen E-Mails und vergessenen Papierzetteln, sodass die Arbeitsabläufe Ihres Teams modern und reibungslos bleiben.

Einsteigerleitfaden für SharePoint: Was Sie lernen und üben

Erworbene Kernkompetenzen: Sie verstehen jetzt, wie SharePoint Dokumentenverwaltung, Dateifreigabe und Teamzusammenarbeit auf allen Ebenen abbildet. Sie können Websites, Bibliotheken und Listen einrichten und Berechtigungen souverän verwalten.
Dateien und Zusammenarbeit: Sie können Dateien hochladen, organisieren und freigeben. Außerdem nutzen Sie gleichzeitiges Bearbeiten, Versionsverlauf und Vorlagen für fehlerfreie Teamarbeit.
Navigation & Suche: Sie wissen, wie Sie Websites für eine einfache Navigation strukturieren, Hubsites für mehr Übersicht nutzen und Informationen mit intelligenten Suchfunktionen leicht zugänglich halten.
Produktivität & Anpassung: Sie kennen sich damit aus, Seiten, Nachrichtenbeiträge, Benachrichtigungen und persönliche Ansichten so anzupassen, dass sie zur Arbeitsweise von Ihnen und Ihrem Team passen.
Automatisierung & Formulare: Sie haben die ersten Schritte mit Power Automate und Power Apps gemacht und Workflows gestartet sowie Formulare erstellt, die echte Produktivitätsgewinne bringen.
Lernpfade: Üben Sie als Nächstes weiter in Sandbox-Umgebungen, mit schrittweise angeleiteten Projekten und Microsoft-Learn-Modulen. Lesen Sie nicht nur, sondern klicken Sie sich durch die Oberfläche, bauen Sie Testwebsites und probieren Sie praxisnahe Beispiele aus, etwa ein Urlaubsantragsformular oder eine Team-Ankündigungsseite.
Empfohlene Ressourcen: Microsofts eigene SharePoint-Schulungen, Community-Foren, YouTube-Anleitungen und Leitfäden von Fachverlagen sind wertvoll. Denken Sie daran: Kleine Erfolge summieren sich in SharePoint schnell, und jede Fähigkeit öffnet die Tür zur nächsten.

Wenn Sie dranbleiben und neue Funktionen mit echten Anwendungsfällen ausprobieren, sind Sie im Handumdrehen einsatzbereit. Der beste Weg, sich weiterzuentwickeln? Üben, Fragen stellen und neue Tools erkunden, während sich SharePoint weiterentwickelt.

Praxisübungen und angeleitete Projekte in SharePoint

Übung macht den Meister: Tests in Sandbox-Umgebungen oder auf einer eigenen „Spielwiese“-Website stärken Ihr Selbstvertrauen, ohne im Unternehmen etwas zu beschädigen.
Quellen für angeleitete Projekte: Nutzen Sie die interaktiven Labs von Microsoft, die Sandbox-Projekte von LinkedIn Learning oder Community-Challenges, um echte Erfahrung zu sammeln.
Projektideen: Bauen Sie eine Onboarding-Website für neue Teammitglieder, automatisieren Sie Dateifreigaben, richten Sie einen Hub für gemeinsam genutzte Ressourcen ein oder testen Sie eine digitale Pinnwand für Neuigkeiten. Je mehr Szenarien aus Ihrem echten Arbeitsalltag Sie nachbilden, desto schneller beherrschen Sie SharePoint.
Schnell praxistauglich: Kombinieren Sie offizielle Schritt-für-Schritt-Projekte mit Aufgaben aus Ihrem echten Arbeitsalltag und bringen Sie eigene Herausforderungen mit. So sind Sie bereit, wenn die Verantwortung ruft.

Das Wichtigste in Kürze und weitere Unterstützung für SharePoint-Einsteiger

Puh! Wir haben schon viel behandelt, dabei fangen Sie gerade erst an. Alle wesentlichen Schritte – von der Einrichtung der Website über die Dateiverwaltung bis hin zu Zusammenarbeit, Organisation und Automatisierung – gehören jetzt zu Ihrem Werkzeugkasten. Der nächste Schritt? Setzen Sie alles mit Neugier und Geduld in die Praxis um.

Sie brauchen Hilfe, kommen nicht weiter oder möchten sehen, was bei anderen funktioniert? Schauen Sie in die Häufigen Fragen, in die Community-Foren und in Lerngemeinschaften. Es gibt immer Unterstützung – ob aus Microsofts Kursen, von Kolleginnen und Kollegen oder von begeisterten SharePoint-Fans, die gern einen Trick teilen. Mehr dazu, wie Governance die Zusammenarbeit festigt und den Betrieb reibungslos hält, finden Sie in diesem Leitfaden zur Governance für Microsoft Teams – diese Erkenntnisse sind für den SharePoint-Erfolg genauso wertvoll.

Häufige Fragen und Community-Ressourcen

Wie setze ich mein SharePoint-Kennwort zurück? Das regelt in der Regel Ihr Microsoft 365-Administrator Ihrer Organisation. Suchen Sie nach einem Link „Kennwort vergessen“ oder wenden Sie sich an den IT-Helpdesk.
Kann ich Dateien mit Personen außerhalb meines Unternehmens teilen? Wenn Ihr Administrator es erlaubt, ja. Verwenden Sie dafür sichere Gastlinks für Partner oder Lieferanten, prüfen Sie aber immer zuerst die Richtlinien Ihres Unternehmens.
Wo finde ich weitere Anleitungen und Support? Nutzen Sie die offizielle SharePoint-Dokumentation von Microsoft, Videoanleitungen auf YouTube und Fragen an Fachkollegen in Technik-Foren wie der Microsoft Community oder dem SharePoint-Bereich auf Reddit.
Wie beantrage ich eine Funktion oder melde einen Fehler? Nutzen Sie das interne IT-Ticketsystem Ihres Unternehmens. Für öffentliches Feedback eignen sich Microsofts UserVoice oder die Foren der Tech Community.
Sie brauchen eine helfende Hand? Präsenzkurse mit Trainer, Online-Workshops und lokale Anwendertreffen helfen Ihnen beim Lernen live oder beim Nachholen über Aufzeichnungen. Berichte und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahrener Administratoren sind für praktische Tipps oft sogar besser als die offizielle Dokumentation.

Die SharePoint-Community ist hilfsbereit, und Sie sind nicht allein. Ob über Kolleginnen und Kollegen, Experten oder Microsofts riesige Wissensdatenbank: Die nächste Antwort ist nur einen Klick entfernt.