Checkliste für SharePoint-Governance als Vorlage für effektives Management

Von Mirko Peters · 2026-04-17

SharePoint und Microsoft 365 Governance: Checkliste mit bewährten Methoden. Stellen Sie mit diesem praxisnahen Leitfaden die Einhaltung von Vorgaben sicher. Lernen Sie Governance-Best-Practices für Ihre Organisation kennen.

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Wenn Sie eine SharePoint-Umgebung verwalten, wissen Sie: Ordnung lässt sich nicht nebenbei herstellen. Genau hier kommt eine Checkliste für SharePoint-Governance ins Spiel. Sie erfasst alle wichtigen Aspekte – Website-Strukturen, Berechtigungen, Sicherheit, Compliance und mehr – in einer zentralen Referenz. So wird die SharePoint-Verwaltung deutlich weniger dem Zufall überlassen und wesentlich verlässlicher.

Eine Checkliste dient dabei nicht nur der Ordnung. Sie stellt sicher, dass Sie nichts übersehen, was zu Datenlecks oder Compliance-Fehlern führen könnte. Im Microsoft-365-Umfeld sorgt Governance dafür, dass die Zusammenarbeit Ihres Teams intelligent, sicher und regelkonform bleibt. Vorlagen helfen Ihnen, alle Bereiche abzudecken, Überraschungen zu vermeiden und die Arbeit mit SharePoint in Ihrer gesamten Organisation zu vereinheitlichen.

Anforderungen an die SharePoint-Governance verstehen

SharePoint-Governance umfasst die Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse, die bestimmen, wie Ihre Organisation SharePoint nutzt. Im Kern geht es bei Governance darum, Regeln festzulegen: wer was tun darf, wo Daten liegen und wie Informationen geschützt und geteilt werden. Ohne klare Governance gerät die Umgebung schnell außer Kontrolle.

Governance ist aus drei Hauptgründen notwendig: Datensicherheit, regulatorische Compliance und reibungslose Zusammenarbeit. Datensicherheit bedeutet, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen erhalten. Compliance bedeutet, gesetzliche oder branchenspezifische Vorgaben einzuhalten, etwa DSGVO oder HIPAA, damit Sie im Falle einer Prüfung nicht unvorbereitet sind.

Die Zusammenarbeit ist der dritte Pfeiler. Sie wollen, dass Menschen Inhalte teilen und gemeinsam arbeiten, aber ohne Chaos. Deshalb sind Berechtigungen, Benennungskonventionen und Website-Vorlagen so wichtig. Governance hält SharePoint geordnet, benutzerfreundlich und insgesamt weniger riskant.

Gute Governance beugt außerdem einigen großen Problemen vor: unkontrollierter Website-Wildwuchs, inkonsistente Berechtigungen und unkontrollierte Freigaben von Daten. Solche Probleme kosten Unternehmen langfristig viel Zeit und Geld. Wenn Sie Governance-Anforderungen in Ihren Arbeitsalltag integrieren, erkennen Sie Risiken frühzeitig und halten Ihre Umgebung gesund. Für Organisationen, die mit Microsoft 365 arbeiten, lohnt sich zudem ein Blick darauf, wie Governance-Frameworks für Teams sichere und erfolgreiche Zusammenarbeit fördern. Sie ergänzen Ihre SharePoint-Maßnahmen ideal.

Zentrale Bestandteile einer Checkliste für SharePoint-Governance

Eine gute Checkliste für SharePoint-Governance ist mehr als eine formale Pflichtübung. Sie bildet das Rückgrat einer geordneten, sicheren Plattform. Bevor Sie sich in Einzelheiten verlieren, sollten Sie wissen, welche übergeordneten Bereiche Ihre Checkliste tatsächlich abdecken muss. So behalten Sie den Überblick, während Sie Ihren eigenen Governance-Ansatz entwerfen oder überarbeiten.

Die wirksamsten Checklisten betrachten drei Hauptbereiche: wie Websites erstellt und außer Betrieb genommen werden (Stichwort Lebenszyklusmanagement), wie Berechtigungen und Sicherheit gepflegt werden und wie Informations- und Compliance-Vorgaben von Anfang an verwaltet werden. Jeder dieser Bereiche unterstützt die anderen und bildet so eine Art Sicherheitsnetz für Ihre SharePoint-Umgebung.

Wenn Sie diese Kategorien gezielt angehen, entstehen weniger Risiken durch Wildwuchs, weniger Lücken bei Zugriffskontrollen und mehr Verantwortlichkeit auf allen Ebenen. Außerdem muss Ihr Team dann nicht nachträglich beheben, was von Anfang an hätte geregelt werden sollen. Jeder Hauptbereich hat eigene bewährte Methoden. Schauen wir sie daher genauer an, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist.

Bereitstellung von Websites und Lebenszyklusmanagement

1. Websute-Erstellung standardisieren: Schreiben Sie für alle neuen Websites vorgegebene Vorlagen und Benennungskonventionen vor. So vereinfachen Sie die Verwaltung und helfen Benutzern, Informationen schneller zu finden.
2. Genehmigungsworkflows: Implementieren Sie automatisierte oder manuelle Genehmigungsschritte für Website-Anfragen, um das Wachstum zu steuern und neue Websites auf die geschäftlichen Anforderungen abzustimmen.
3. Regelmäßige Überprüfung von Websites: Planen Sie in festen Abständen Überprüfungen ein, um festzustellen, welche Websites aktiv sind, noch benötigt werden oder bereinigt werden sollten. Lassen Sie nicht zu, dass verwaiste Websites das Bild verwässern.
4. Archivierung und Löschung: Legen Sie fest, wann Websites ihren Zweck erfüllt haben. Archivieren Sie wichtige Informationen und löschen Sie überholte Websites gemäß Richtlinie, um Wildwuchs und Compliance-Probleme zu reduzieren.
5. Websitebesitz überwachen: Weisen Sie klare Besitzer und Verantwortlichkeiten zu und aktualisieren Sie diese, sobald sich Rollen ändern. Automatisierte Workflows, wie sie für Microsoft Teams unter Kontrolle der Teams-Ausbreitung beschrieben werden, können auch in SharePoint helfen, Lebenszyklusaktionen zu straffen.

Berechtigungen, Sicherheit und Datenzugriffskontrollen

1. Benutzerrollen definieren: Legen Sie fest, wer auf Inhalte zugreifen, sie bearbeiten oder verwalten darf, und richten Sie klare rollenbasierte Zugriffsmodelle ein, damit Berechtigungen leicht zu prüfen sind.
2. Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen: Prüfen Sie die Berechtigungseinstellungen in regelmäßigen Abständen, damit Benutzer nur die Zugriffe haben, die sie benötigen, und nicht mehr. Entfernen oder passen Sie veraltete Rechte zeitnah an.
3. Gastzugriff steuern: Erlauben oder beschränken Sie die externe Freigabe mit Bedacht, um Datenabfluss zu minimieren. Orientieren Sie sich dabei an Praktiken, wie sie in der Härtung der Teams-Sicherheit beschrieben werden.
4. Sichere Freigabepraktiken: Richten Sie Leitplanken für die Freigabe von Dokumenten ein, damit vertrauliche Informationen Ihre Organisation nicht ohne Kontrollen verlassen.
5. Datenschutz durch Gestaltung: Nutzen Sie Identitäts-, Überwachungs- und Datenschutzkontrollen, wie sie in Microsoft 365 und Copilot integriert sind, um private und regulierte Informationen jederzeit zu schützen.

Inhaltsverwaltung und Compliance-Richtlinien

1. Informationsarchitektur festlegen: Verwenden Sie Ordner, Metadaten und Websitestrukturen, die Inhalte leicht ordnen und auffindbar machen – auch dann, wenn sich Teams oder Projekte ändern.
2. Metadaten und Klassifizierung verwalten: Versehen Sie Inhalte mit relevanten Metadaten und Vertraulichkeitsbezeichnungen, um die Suche zu verbessern und das Datensatzmanagement zu unterstützen.
3. Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien anwenden: Richten Sie automatisierte Aufbewahrungsregeln ein, damit wichtige Datensätze gemäß Gesetz oder Richtlinie erhalten bleiben und überflüssige Inhalte regelmäßig bereinigt werden.
4. Rechtliche Sperren aktivieren: Stellen Sie sicher, dass die Prozesse für rechtliche Sperren dokumentiert sind und sich für eDiscovery-Zwecke einfach aktivieren lassen.
5. Compliance regelmäßig überprüfen: Überwachen Sie die Richtlinien für die Inhaltsverwaltung, um mit den Vorschriften Schritt zu halten. Nutzen Sie dafür Werkzeuge wie Microsoft Purview für Governance und die Durchsetzung von Grenzen, wie in den Erkenntnissen zu den Datengrenzen von Copilot beschrieben.

Praktische Tipps zur Anpassung Ihrer SharePoint-Governance-Checkliste

1. Ihre Umgebung verstehen: Passen Sie Ihre Checkliste an Unternehmensgröße, Branche und rechtliche Verpflichtungen an. Was für ein Unternehmen funktioniert, passt nicht zwangsläufig zu einem anderen.
2. Interne Stakeholder einbinden: Holen Sie Feedback von IT, Compliance, Fachanwendern und Führungskräften ein, um blinde Flecken aufzudecken und Akzeptanz zu schaffen.
3. Im Zeitverlauf weiterentwickeln: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Checkliste regelmäßig. Governance, die letztes Jahr funktioniert hat, kann heute veraltet sein, besonders wenn sich Microsoft 365 weiterentwickelt. Achten Sie darauf, nicht in die „Illusion der Kontrolle“ zu verfallen. Echter Fortschritt bedeutet konkrete Maßnahmen, nicht nur hübsche Dashboards, wie in diesem Podcast zur Teams-Governance erläutert.
4. In Teams und M365 integrieren: Ihre SharePoint-Governance sollte nicht isoliert funktionieren. Stellen Sie sicher, dass sie zu Ihrer Governance für Teams, OneDrive und den gesamten Microsoft-365-Stack passt. Für praktische Hinweise zu Dashboards berücksichtigen Sie die Tipps aus Power BI in Teams vs. SharePoint einbetten, um Governance-Werkzeuge an die Bedürfnisse der Zielgruppen anzupassen.
5. Struktur und Flexibilität in Balance bringen: Überfrachten Sie nichts mit unnötiger Bürokratie. Entwerfen Sie Checklisten, die gründlich sind, aber genug Raum für die Agilität des Geschäfts lassen. So unterstützt Ihre Governance die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden, statt sie zu blockieren.

Einsatzbereite Vorlage: Checkliste für die SharePoint-Governance

Verwenden Sie diese Checkliste, um die Governance für SharePoint-Umgebungen zu planen, umzusetzen und zu pflegen. Markieren Sie Punkte als erledigt, sobald Sie Entscheidungen und Konfigurationen abgeschlossen haben.

1. Governance-Grundlage

• Governance-Zweck, -Ziele und -Umfang definieren
• Stakeholder und Mitglieder des Governance-Gremiums benennen
• Governance-Richtlinie erstellen und veröffentlichen
• Governance-Überprüfung und Aktualisierungszyklus festlegen (z. B. vierteljährlich)

2. Rollen und Verantwortlichkeiten

• Rollen definieren: globale Administratoren, Websitesammlungsadministratoren, Websitebesitzer, Inhaltsverantwortliche
• Prozesse für die Website-Bereitstellung und Zugriffsanfragen dokumentieren
• Eskalations- und Incident-Response-Verfahren festlegen
• Verantwortung für Schulungs- und Akzeptanzmaßnahmen zuweisen

3. Informationsarchitektur

• Websitehierarchie, Hubsites, Websitevorlagen und Namenskonventionen definieren
• Inhaltstypen, Metadaten und verwaltete Eigenschaften standardisieren
• Standards für globale und lokale Navigation entwerfen
• Suchschema, Ergebnisquellen und Verfeinerungen konfigurieren

4. Sicherheit und Berechtigungen

• Berechtigungsmodell und Least-Privilege-Prinzipien definieren
• Verwendung von SharePoint-Gruppen und Azure-AD-Gruppen standardisieren
• Richtlinien für externe Freigaben und Genehmigungsworkflows festlegen
• Vertraulichkeitsbezeichnungen, Klassifizierung und bedingten Zugriff anwenden
• Regelmäßige Überprüfungen von Zugriffen und Berechtigungen planen

5. Inhaltslebenszyklus und Aufbewahrung

• Aufbewahrungs- und Datensatzverwaltungsrichtlinien definieren
• Verfahren für Archivierung und Aussonderung festlegen
• Regeln für Versionsverwaltung, Ein- und Auschecken sowie gemeinsame Bearbeitung standardisieren
• Zuständigkeiten für Backup, Wiederherstellung und Notfallwiederherstellung bestätigen

6. Websitebereitstellung und Lebenszyklus

• Standardisiertes Website-Anforderungsformular mit Pflichtfeldern erstellen
• Automatisierte Genehmigungs- und Bereitstellungsworkflows implementieren
• Genehmigte Websitevorlagen pflegen und deren Governance regeln
• Prozess für die Stilllegung und Bereinigung von Websites definieren

7. Compliance und Audit

• Regulatorische und Compliance-Anforderungen auf SharePoint-Kontrollen abbilden
• Überwachungsprotokolle und Aktivitätsüberwachung aktivieren und aufbewahren
• eDiscovery, Legal Hold und Prozesse für den forensischen Export konfigurieren
• Umgang mit Datenschutz und Kontrollen für personenbezogene Daten dokumentieren

8. Änderungsmanagement und Durchsetzung der Governance

• Änderungsmanagement für SharePoint-Konfigurationen und Anpassungen etablieren
• Automatisierte Durchsetzung der Governance umsetzen, wo möglich (Skripte, Richtlinien)
• Prozess für Governance-Ausnahmen und Genehmigungen definieren

9. Monitoring und Reporting

• Nutzung, Akzeptanz und Speichermetriken definieren und verfolgen
• Warnmeldungen für Berechtigungsänderungen, externe Freigaben und ungewöhnliche Aktivitäten konfigurieren
• Regelmäßige Governance-Berichte an Stakeholder planen

10. Schulung und Support

• Rollenbasierte Schulungs- und Onboarding-Materialien entwickeln
• Benutzerhandbücher, Governance-FAQ und Supportkontakte veröffentlichen
• Supportstufen und SLAs für SharePoint-Anfragen definieren

11. Anpassungen und Entwicklung

• Richtlinie für benutzerdefinierten Code, SPFx und Drittanbieter-Apps festlegen
• App-Katalog und Genehmigungsprozess für Apps implementieren
• CI/CD- und Bereitstellungsstandards für SharePoint-Lösungen dokumentieren

12. Kontinuierliche Verbesserung

• Feedbackkanäle für Nutzer und regelmäßige Überprüfungen durch das Governance-Gremium etablieren
• Governance-Metriken vergleichen und Best Practices aktualisieren
• Governance-Fahrplan pflegen, der auf die Geschäftsziele abgestimmt ist

Freigabe: