Cara Menerapkan Three-Way Matching di Dynamics 365 Supply Chain Management

By Mirko Peters · 2026-08-21

Pelajari bagaimana three-way matching di Dynamics 365 Supply Chain Management mengotomatisasi validasi faktur, mencegah pembayaran berlebih, dan mengamankan siklus procure-to-pay Anda.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Three-way matching di Dynamics 365 Supply Chain Management adalah proses verifikasi otomatis yang membandingkan pesanan pembelian, tanda terima produk, dan faktur vendor. Kontrol keuangan ini mencegah pembayaran berlebih dengan memvalidasi jumlah dan harga sebelum bagian utang (accounts payable) menyetujui faktur untuk dicairkan, sekaligus menghilangkan kesalahan rekonsiliasi manual.

Poin Penting

• Three-way matching menghubungkan pesanan pembelian, tanda terima produk, dan faktur vendor menjadi satu jejak transaksi yang teraudit.
• Dynamics 365 secara otomatis menandai ketidaksesuaian pada harga, jumlah, atau baris item yang tidak terduga sebelum pembayaran dilepaskan.
• Pengiriman parsial dilacak secara akurat, memastikan faktur hanya mencocokkan apa yang benar-benar telah tiba atau diselesaikan.
• Otomatisasi pencocokan faktur secara signifikan mengurangi entri data manual dan meminimalkan risiko pembayaran ganda kepada vendor.
• Ketidaksesuaian yang tidak biasa memicu alur kerja peninjauan terkendali, alih-alih menghentikan seluruh operasi bagian utang.

Mekanisme Three-Way Matching di Dynamics 365

Mengelola bagian utang tanpa sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang terintegrasi sering kali menimbulkan titik buta keuangan yang terisolasi. Vendor mengirimkan faktur yang tiba berminggu-minggu sebelum surat jalan, atau tim bagian utang memproses tagihan tanpa memastikan apakah gudang benar-benar menerima barang. Dynamics 365 Supply Chain Management mengatasi hambatan ini dengan mengintegrasikan erat data pengadaan dengan buku besar keuangan.

Pada intinya, pencocokan bergantung pada tiga dokumen berbeda yang dihasilkan sepanjang siklus source-to-pay. Dengan mengevaluasi catatan-catatan ini secara bersamaan, organisasi membangun rantai penelusuran yang kokoh untuk setiap rupiah yang dibelanjakan untuk barang langsung maupun tidak langsung.

Tiga Dokumen Inti

Untuk memahami sepenuhnya cara pencocokan bekerja dalam ekosistem Microsoft, Anda perlu memahami peran masing-masing dokumen:

• Pesanan Pembelian (PO): Komitmen komersial formal yang dikirim ke vendor, memuat jumlah yang disetujui, harga satuan yang disepakati, ketentuan pengiriman, dan jadwal pembayaran.
• Tanda Terima Produk: Catatan operasional yang diposting oleh petugas gudang atau manajer layanan, yang mengonfirmasi item fisik atau layanan profesional yang tepat telah tiba atau diserahkan.
• Faktur Vendor: Tagihan pembayaran yang diajukan oleh pemasok, yang masuk ke modul bagian utang untuk rekonsiliasi.

Cara Dynamics 365 Menjalankan Validasi

Ketika faktur dari pemasok tiba, faktur tersebut dimasukkan ke ruang kerja bagian utang di Dynamics 365. Alih-alih meminta staf akuntansi mencocokkan dokumen kertas secara manual, sistem memulai pemeriksaan validasi otomatis terhadap pesanan pembelian dan tanda terima produk yang mendasarinya.

Bayangkan gudang Anda memesan 20 helm keselamatan dengan harga satuan tetap, tetapi jasa pengiriman hanya mengantarkan 10 helm pada truk pertama. Tim gudang memposting penerimaan produk untuk 10 helm, sehingga 10 item sisanya tetap terbuka pada pesanan pembelian. Jika vendor secara keliru langsung menagih organisasi Anda untuk seluruh 20 helm, Dynamics 365 mendeteksi selisih antara jumlah yang diterima dan jumlah yang ditagih. Sistem secara otomatis menahan faktur dan memberi tahu bagian utang usaha tentang ketidaksesuaian tersebut sebelum dana apa pun keluar dari organisasi.

Menangani Selisih Harga dan Biaya

Ketidaksesuaian jumlah hanyalah salah satu bagian dari persoalan. Struktur harga juga dapat menimbulkan gesekan dalam proses source-to-pay. Perjanjian perdagangan, perjanjian pembelian, dan diskon yang dinegosiasikan selama tahap sourcing disimpan langsung di dalam Dynamics 365. Ketika faktur mencantumkan harga satuan yang lebih tinggi daripada yang disepakati dalam pesanan pembelian yang telah dikonfirmasi, mesin pencocokan menandai selisih harga tersebut.

Selain itu, biaya tambahan seperti ongkos kirim, penanganan, dan biaya administrasi dapat dicocokkan dengan baris pesanan. Jika biaya yang tidak disetujui muncul pada faktur, sistem mengisolasi baris tersebut sehingga visibilitas keuangan tetap utuh.

Mengelola Pengecualian dan Perutean Alur Kerja

Sistem pencocokan otomatis hanya seefektif penanganan pengecualiannya. Ketika selisih terjadi, organisasi tidak boleh membiarkan seluruh departemen utang usaha terhenti total. Dynamics 365 memungkinkan administrator mengonfigurasi batas toleransi untuk harga maupun jumlah.

Selisih kecil yang berada di bawah ambang finansial yang dapat diterima dapat diatur untuk lolos secara otomatis, sehingga staf tidak perlu menyelidiki perbedaan bernilai sangat kecil. Namun, selisih yang signifikan memicu alur kerja tinjauan otomatis. Sistem mengarahkan faktur yang tidak cocok kembali ke pembeli asli, pemilik anggaran departemen, atau manajer pembelian yang menyetujui permintaan pembelian awal. Hal ini memastikan akuntabilitas tetap berada pada unit bisnis yang memulai pembelian, alih-alih memaksa tim akuntansi menebak maksud di balik kesalahan penagihan vendor.

Kesimpulan

Menerapkan three-way matching yang kuat di dalam Dynamics 365 Supply Chain Management mengubah utang usaha dari departemen pemrosesan yang reaktif menjadi pusat kendali keuangan yang aktif. Dengan menghubungkan pesanan pembelian, penerimaan produk, dan faktur vendor ke dalam satu alur kerja yang dapat diaudit, organisasi melindungi laba bersih mereka, menghilangkan pembayaran ganda, dan menjaga transparansi menyeluruh di sepanjang rangkaian source-to-pay.

Untuk menggali lebih dalam bagaimana strategi procurement dan sourcing modern terintegrasi dengan mulus di ekosistem cloud Microsoft, Dengarkan episode lengkapnya. Simak wawancara ahli, wawasan praktis, dan strategi langsung yang dirancang untuk IT admin, cloud architect, dan pemimpin bisnis.

Pertanyaan Umum

Apa itu three-way matching di Dynamics 365?

Three-way matching adalah proses validasi otomatis di Dynamics 365 yang membandingkan pesanan pembelian, penerimaan produk, dan faktur vendor untuk memastikan jumlah dan harga cocok sebelum pembayaran disetujui.

Apa yang terjadi ketika faktur vendor tidak cocok dengan penerimaan produk?

Dynamics 365 menandai ketidaksesuaian tersebut dan menempatkan faktur pada penahanan pencocokan, sehingga pembayaran tertahan dan pengecualian diarahkan melalui alur kerja yang dikonfigurasi untuk ditinjau dan diselidiki.

Apakah toleransi pencocokan dapat disesuaikan untuk selisih harga kecil?

Ya, administrator dapat mengonfigurasi toleransi selisih berbasis persentase atau nominal tetap, sehingga selisih kecil berada dalam batas yang dapat diterima tanpa memerlukan intervensi manual.

Bagaimana three-way matching menangani layanan yang tidak memiliki pengiriman fisik?

Untuk pembelian non-fisik seperti konsultasi atau perbaikan, organisasi dapat memposting penerimaan layanan atau langsung beralih ke pencocokan faktur berdasarkan konfirmasi bahwa layanan yang dikontrak telah berhasil diselesaikan.