Come correggere l'errore di governance n. 1 in Microsoft 365

By Mirko Peters · 2026-03-25

Correggi l'errore di governance n. 1 in Microsoft 365 concentrandoti sul comportamento degli utenti, non solo sulle impostazioni, per migliorare sicurezza e conformità.

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La governance centralizzata in Microsoft 365 è fondamentale per mantenere la tua organizzazione sicura ed efficiente. Tuttavia, molte organizzazioni commettono un errore di governance in Microsoft 365 trascurando questo aspetto e concentrandosi invece su configurazioni e impostazioni. Questa svista può portare a problemi seri come la condivisione eccessiva di dati sensibili, fughe di dati e difficoltà di conformità. Se trascuri le strutture di governance, rischi di creare flussi di lavoro paralleli non controllati ed esporre l'organizzazione a vulnerabilità non necessarie. Non lasciare che la tua organizzazione cada in questa trappola. Riconoscere l'importanza della governance ti aiuterà a proteggere i dati e a mantenere la fiducia dei tuoi clienti.

Punti chiave

• Una governance efficace di Microsoft 365 si concentra sul comportamento degli utenti, non solo su impostazioni o configurazioni.

• Ignorare il comportamento degli utenti porta a rischi come fughe di dati, flussi di lavoro paralleli e problemi di conformità.

• Usa una checklist pratica per valutare la governance, includendo ruoli, criteri e misure di sicurezza.

• Monitora le azioni degli utenti con i log di controllo e i modelli di attività per individuare lacune e rischi di governance.

• Crea percorsi di condivisione sicuri applicando etichette di riservatezza, criteri DLP e limitando l'accesso esterno.

• Automatizza le attività di governance per applicare i criteri e ridurre errori manuali o dimenticanze.

• Verifica regolarmente accessi, risorse inattive e autorizzazioni degli utenti per mantenere una governance solida.

• Adotta una governance adattiva usando machine learning e apprendimento continuo per mantenere i criteri efficaci.

L'errore di governance

La maggior parte delle strategie di governance di Microsoft 365 fallisce prima ancora di iniziare. Non per mancanza di funzionalità o di sicurezza, ma perché si concentrano sulla cosa sbagliata. Governano le impostazioni, non il comportamento. È un errore critico che può portare al caos nell'organizzazione.

Quando ti concentri solo sulle configurazioni, perdi il quadro generale. La governance dovrebbe riguardare la comprensione di come gli utenti interagiscono con gli strumenti a loro disposizione. Se guardi solo quali impostazioni hai attivato, potresti pensare che tutto sia sotto controllo. In realtà, gli utenti spesso trovano il modo di aggirare questi controlli.

Gli script di automazione tendono a crescere spontaneamente tra i reparti nel tempo. Team diversi creano le proprie soluzioni, salvandole sulle singole postazioni di lavoro con standard diversi e senza alcuna supervisione centrale. Questa proliferazione di script crea punti ciechi che impediscono ai responsabili tecnici di tracciare l'automazione o di capirne il funzionamento.

Quindi, cosa significa per te? Significa che, se il tuo piano di governance non è allineato al comportamento reale degli utenti, è probabile che sia inefficace. Ecco alcuni spunti da considerare:

• Il comportamento degli utenti incide in modo significativo sull'efficacia degli strumenti Microsoft. Molti utenti creano di default i team di Microsoft Teams come "Privati", generando comunicazioni isolate.

• Ben il 95% degli utenti mostra una resistenza iniziale ad adottare i cambiamenti, preferendo spesso pratiche obsolete a nuovi strumenti come Microsoft Teams e SharePoint.

• Una governance efficace richiede strategie di formazione mirate, che si adattino alle esigenze degli utenti e all'evoluzione degli strumenti.

Concentrandoti sul comportamento, puoi creare un framework di governance più efficace. Invece di limitarti ad applicare criteri, dovresti capire come lavorano i tuoi utenti. Questo approccio ti permette di progettare una governance che si integri senza attriti nei loro flussi di lavoro.

Quando analizzi il comportamento degli utenti, puoi individuare dove si verificano gli errori di governance. Vedrai come gli utenti aggirano i controlli e creano flussi di lavoro paralleli (shadow workflow). Questa visione è fondamentale per sviluppare un piano di governance di Office 365 davvero solido, capace di proteggere la tua organizzazione.

Individua i tuoi errori di governance

Riconoscere i tuoi errori di governance è il primo passo per costruire un framework di governance di Microsoft 365 più efficace. Ecco come puoi capire dove le cose potrebbero andare storte.

Checklist pratica

Usa questa checklist per valutare le tue attuali pratiche di governance. Se ti ritrovi a spuntare diverse voci, è il momento di rivedere il tuo approccio:

1. Definisci gli obiettivi di governance: coinvolgi i rappresentanti delle principali unità di business per stabilire obiettivi condivisi.

2. Valuta lo stato attuale: esegui un audit della configurazione di Microsoft 365 per individuare rischi e lacune.

3. Definisci ruoli e responsabilità: documenta con chiarezza la proprietà e i processi di approvazione per i servizi.

4. Stabilisci le regole di provisioning per la collaborazione: decidi chi può creare nuovi Teams o siti SharePoint.

5. Imposta il tuo criterio di condivisione esterna: definisci a quali condizioni i contenuti possono essere condivisi all'esterno.

6. Crea convenzioni di denominazione per le aree di lavoro: usa nomi coerenti per facilitare gli audit e ridurre la confusione.

7. Configura le etichette di riservatezza: classifica i contenuti per garantire le protezioni appropriate.

8. Implementa i criteri di Data Loss Prevention (DLP): configura regole per prevenire la fuga di dati.

9. Configura i criteri di accesso condizionale: rafforza la sicurezza con l'autenticazione a più fattori.

10. Proteggi gli account privilegiati: assicurati che tutti gli amministratori globali usino MFA e valuta Privileged Identity Management.

11. Rivedi e rafforza le impostazioni predefinite: adatta le impostazioni predefinite alle esigenze di sicurezza.

12. Pianifica formazione e comunicazioni per gli utenti: presenta i nuovi criteri come strumenti di produttività per favorirne l'adozione.

13. Pianifica revisioni periodiche delle aree di lavoro: verifica regolarmente appartenenze e impostazioni per mantenere il controllo.

14. Implementa un ciclo di vita e un criterio di conservazione per le aree di lavoro: automatizza l'archiviazione o l'eliminazione delle risorse obsolete.

15. Monitora attività sospette e violazioni dei criteri: configura avvisi per eventi insoliti.

Indicatori del comportamento degli utenti

Comprendere il comportamento degli utenti è fondamentale per una governance efficace. Ecco alcuni indicatori chiave che suggeriscono la presenza di errori di governance:

• Gli utenti non riescono a trovare le informazioni, usano materiali obsoleti e non sanno dove inserire la documentazione aziendale.

• Non riesci a convincere nessuno a usare gli strumenti, oppure non sai quali strumenti stanno usando.

• Ti imbatti in dati condivisi con account esterni sconosciuti.

• Ricevi numerose email di phishing e temi che dati privati possano finire nelle mani sbagliate.

• Quando l'addetto IT che gestiva la tua intranet ha lasciato l'azienda, tutto ha smesso di essere utilizzato.

• Non sei sicuro di quale sia l'utilità di questi strumenti all'interno della tua organizzazione.

• Le funzionalità cambiano continuamente e non sai come restare al passo.

• Ti trovi a dover gestire lo Shadow IT.

Tenendo d'occhio questi comportamenti, puoi individuare dove la tua governance potrebbe non essere sufficiente.

Per individuare sistematicamente le lacune nei tuoi criteri di governance di Microsoft 365, valuta il livello di maturità. Ecco una rapida panoramica:

Usando questa checklist e comprendendo il comportamento degli utenti, potrai iniziare a individuare gli errori di governance che possono ostacolare il successo della tua organizzazione con Microsoft 365.

Quando la realtà non rispetta la governance

Quando si parla di governance di Microsoft 365, la realtà spesso si discosta dall'ideale. Potresti avere dei criteri in vigore, ma se non sono allineati al modo in cui gli utenti lavorano davvero, dovrai affrontare sfide significative. Ecco alcuni scenari comuni in cui la governance fallisce:

Esempi comuni

• Responsabilità poco chiare: se ruoli e responsabilità non sono definiti con chiarezza, invece di risolvere i problemi nascono contestazioni. Questa confusione può far sì che attività critiche finiscano per essere dimenticate.

• Proprietà frammentata: quando team diversi gestiscono aspetti diversi della governance senza collaborare, si crea caos. Questa mancanza di coordinamento rende la governance inefficace.

• Processi a silos: trattare ogni strumento in modo indipendente può portare a una governance disconnessa. Microsoft 365 è progettato per funzionare come un sistema unificato, e ignorarlo può creare lacune.

• Omissioni nella governance: molte organizzazioni non creano una strategia di governance completa. Questa svista produce lacune come una responsabilità poco chiara sul ciclo di vita dei contenuti e la mancanza di confini per i dati.

Questi esempi mostrano come la governance possa cedere quando non riflette il comportamento reale degli utenti.

Aggirare i controlli

Gli utenti spesso trovano il modo di aggirare i controlli di governance, esponendo l'organizzazione a dei rischi. Ecco alcuni metodi comuni:

• Pratiche di condivisione esterna: Microsoft 365 offre diverse opzioni di condivisione, ma la loro complessità può portare a un'applicazione incoerente dei criteri di sicurezza. Ad esempio, usare i link 'Chiunque' consente l'accesso senza autenticazione, aumentando il rischio di esposizione non autorizzata.

• Configurazioni errate: gli utenti possono sfruttare configurazioni errate e proliferazione dei privilegi per aggirare i controlli. Una visibilità limitata sulle autorizzazioni degli utenti può portare a non conformità, rendendo più facile eludere le misure di governance già stabilite.

• Collaborazione rapida: la collaborazione a ritmo serrato porta spesso alla rapida condivisione di documenti e alla creazione di nuovi spazi di collaborazione. I team di sicurezza faticano a tenere il passo, con il risultato che file riservati diventano accessibili a tutta l'organizzazione senza che nessuno se ne accorga.

Per contrastare questi problemi servono strategie solide di monitoraggio e applicazione. Ad esempio, far rispettare l'autenticazione a più fattori (MFA) è fondamentale per prevenire accessi non autorizzati. Strumenti come Microsoft Defender for Identity possono aiutare a rilevare i tentativi di accesso che non superano la verifica MFA, un segnale di possibile elusione dei controlli di governance.

Comprendendo queste dinamiche, potrai allineare meglio le strategie di governance al comportamento reale degli utenti. Questo allineamento ti aiuterà a creare un modello di governance più efficace, che protegge l'organizzazione e al tempo stesso si adatta al modo in cui lavorano i tuoi utenti.

Mappare il comportamento degli utenti

Comprendere il comportamento degli utenti è essenziale per una governance efficace in Microsoft 365. Mappando il modo in cui gli utenti interagiscono con la piattaforma, puoi individuare potenziali rischi e aree di miglioramento. Vediamo ora due metodi chiave per mappare il comportamento degli utenti: i log di controllo e i pattern di attività.

Log di controllo

I log di controllo sono uno strumento potente per capire le attività degli utenti. Offrono visibilità sugli eventi di sicurezza e sulle azioni degli utenti, aiutandoti a individuare accessi non autorizzati e a monitorare la conformità. Ecco alcuni modi in cui i log di controllo possono aiutarti a rilevare problemi di governance:

• Fanno emergere problemi di governance come team o siti SharePoint senza proprietario.

• Ti aiutano a individuare accessi inappropriati degli ospiti, che possono compromettere la sicurezza dei dati.

• Ti permettono di tenere traccia delle attività degli utenti nel tempo, rendendo più semplice individuare schemi che potrebbero indicare violazioni dei criteri.

Verificando regolarmente i log di controllo, puoi anticipare potenziali problemi di governance e assicurarti che le misure di sicurezza dei dati siano efficaci.

Schemi di attività

Passiamo ora agli schemi di attività degli utenti. Questi schemi possono indicare se gli utenti rispettano i criteri di governance. Ad esempio, se noti avvisi frequenti con punteggi di rischio elevati, potrebbe trattarsi di una violazione dei criteri di governance. Ecco alcuni indicatori comuni da tenere d'occhio:

1. Un avviso con un punteggio di rischio pari o superiore a 85.

2. Almeno tre condizioni specifiche soddisfatte, come insight corrispondenti o l'utente segnalato come potenziale utente ad alto impatto.

3. La presenza di due o più insight ad alta affidabilità nelle attività di avviso.

I report sulle attività degli utenti possono aiutarti a esaminare le attività potenzialmente rischiose di utenti specifici. Puoi analizzare le attività in un periodo di tempo definito senza collegarle direttamente a un criterio specifico. Questo approccio ti permette di individuare tendenze e prendere decisioni informate sulle strategie di governance.

Per mappare efficacemente il comportamento degli utenti, valuta l'uso di strumenti che offrono visualizzazioni e revisione delle metriche. Ad esempio, puoi sfruttare le funzionalità che forniscono visualizzazioni intuitive delle interazioni degli utenti in Microsoft 365. Questo può aiutarti a individuare gruppi di utenti e a capire come collaborano.

Analizzando chi fa cosa e individuando dove si svolge il lavoro, puoi creare un framework di governance allineato al comportamento reale degli utenti. Questo allineamento è fondamentale per favorire l'adozione da parte degli utenti e garantire che i criteri di governance siano efficaci.

Riprogettare la governance in base al comportamento

Riprogettare il framework di governance in funzione del comportamento degli utenti è essenziale per creare un ambiente Microsoft 365 sicuro ed efficiente. Abilitando percorsi sicuri e automatizzando i meccanismi di protezione, puoi assicurarti che la governance rispecchi il modo reale in cui lavorano gli utenti.

Abilitare percorsi sicuri

Creare opzioni di condivisione sicure è un passo fondamentale per promuovere comportamenti sicuri da parte degli utenti. Ecco alcune strategie efficaci da implementare:

• Applica etichette di riservatezza per classificare e proteggere documenti o email. In questo modo solo gli utenti autorizzati possono accedere ai file condivisi.

• Implementa criteri di Data Loss Prevention (DLP) per bloccare la condivisione di dati sensibili. Questo ti aiuta a rispettare le normative sulla protezione dei dati.

• Usa i criteri di blocco del download in SharePoint e OneDrive. Gli utenti possono visualizzare i contenuti senza poterli salvare o condividere ulteriormente.

• Limita la condivisione esterna ai domini approvati. In questo modo i dati non vengono condivisi con organizzazioni non verificate.

• Limita la condivisione esterna a gruppi di sicurezza specifici. Questo controlla chi può condividere file all'esterno.

• Applica il principio del privilegio minimo in Entra ID. Questo riduce il rischio di esposizione dei dati limitando le interazioni degli utenti ai file pertinenti.

• Configura le revisioni degli accessi in Microsoft Entra ID. Verifica e gestisci regolarmente l'accesso degli ospiti alle risorse.

Implementando queste strategie, crei un framework di governance che non solo protegge i tuoi dati, ma consente anche agli utenti di collaborare in modo efficace.

Automatizzare i meccanismi di protezione

L'automazione svolge un ruolo fondamentale nell'applicazione delle misure di governance. Puoi sfruttare gli strumenti di Microsoft 365 per semplificare i processi di governance. Ad esempio, ShareGate semplifica la governance consentendo agli utenti di gestire le proprie risorse in modo efficace. Funzionalità come 'Ask the Owner' e il provisioning aiutano a mantenere chiare le responsabilità e riducono il rischio di modifiche non autorizzate.

Inoltre, Microsoft 365 offre solide funzionalità di automazione. Puoi automatizzare la gestione dei dati, l'applicazione dei criteri e il monitoraggio della conformità. Queste funzionalità sono essenziali per mantenere una governance efficace. Forniscono notifiche in tempo reale su eventi di sicurezza e violazioni di conformità, consentendoti di reagire rapidamente a potenziali problemi.

Per rafforzare ulteriormente il tuo framework di governance, valuta le seguenti best practice:

Riprogettando il tuo framework di governance con l'attenzione al comportamento, puoi creare una strategia di governance più efficace, allineata al modo in cui gli utenti lavorano. Questo approccio non solo migliora la sicurezza, ma favorisce anche una cultura di collaborazione e responsabilità all'interno dell'organizzazione.

Validazione continua della governance

Per mantenere efficace la governance di Microsoft 365, devi validarla continuamente. Ciò significa verificare regolarmente quanto i criteri siano allineati al comportamento reale degli utenti e apportare modifiche in base all'utilizzo effettivo. Analizziamo questo tema in due aree chiave: verifiche periodiche e governance adattiva.

Verifiche periodiche

Le verifiche periodiche sono essenziali per mantenere la responsabilità e garantire la conformità all'interno dell'organizzazione. Ecco alcuni passaggi che puoi seguire per implementare verifiche efficaci:

• Esegui revisioni degli accessi: verifica regolarmente chi ha accesso a cosa. Ciò ti aiuta a individuare autorizzazioni non necessarie e garantisce che solo le persone giuste abbiano accesso ai dati sensibili.

• Monitora l'utilizzo dei dati: usa gli strumenti di controllo e reporting integrati di Microsoft 365 per tenere sotto controllo come vengono usati i dati. Questo monitoraggio ti aiuta a rilevare tempestivamente rischi per la sicurezza o problemi di conformità.

• Definisci ruoli chiari: definisci chiaramente ruoli e responsabilità. Ciò garantisce che ognuno comprenda il proprio ruolo nel mantenimento della governance e della responsabilità.

• Verifica i team e i siti inattivi: controlla regolarmente la presenza di team e siti SharePoint inattivi. Ciò ti aiuta a gestire la proprietà e garantisce che le risorse obsolete non rappresentino un rischio per la sicurezza.

Seguendo questi passaggi, puoi creare un approccio strutturato alla governance che promuove responsabilità e conformità.

Governance adattiva

La governance adattiva consiste nell'essere flessibili e reattivi rispetto al cambiamento del comportamento degli utenti. Man mano che l'organizzazione evolve, cambiano anche le modalità con cui gli utenti interagiscono con Microsoft 365. Ecco come puoi implementare la governance adattiva:

• Utilizza il machine learning: sfrutta il machine learning per analizzare il comportamento degli utenti. Ciò consente di adattare dinamicamente i criteri di sicurezza, applicando misure di prevenzione della perdita di dati solo agli utenti ad alto rischio. In questo modo mantieni la produttività garantendo al tempo stesso la sicurezza.

• Promuovi l'apprendimento continuo: incoraggia una cultura dell'apprendimento continuo all'interno della tua organizzazione. Questo aiuta il team ad adattarsi a nuovi strumenti e pratiche, rendendo più facile affrontare sfide complesse.

• Implementa il rilevamento consapevole del contesto: usa il rilevamento consapevole del contesto per individuare i rischi critici in base alle attività degli utenti. In questo modo puoi calibrare le tue risposte in modo efficace.

• Automatizza le attività di governance: automatizza le attività di governance ricorrenti per alleggerire il carico del team. Ne fanno parte il monitoraggio della conformità e la gestione dei diritti di accesso.

Adottando un modello di governance adattivo, puoi reagire rapidamente ai cambiamenti nel comportamento degli utenti e alle potenziali minacce alla sicurezza. Questo approccio non solo rafforza il tuo framework di governance, ma promuove anche una cultura della responsabilità e della collaborazione.

Affrontare l'errore di governance in Microsoft 365 è fondamentale per il successo della tua organizzazione. Concentrandoti sul comportamento degli utenti anziché solo sulle configurazioni, puoi creare un framework di governance che protegge davvero i tuoi dati.

Le organizzazioni che considerano la governance un framework abilitante, anziché una limitazione, possono costruire fiducia e vantaggi competitivi grazie a una collaborazione sicura.

Agisci subito per implementare criteri centralizzati. Non solo rafforzerai la sicurezza, ma ridurrai anche i rischi legati alla gestione dei dati. Inoltre, potresti iniziare a vedere miglioramenti in pochi mesi. Un approccio strutturato alla governance porta a una maggiore produttività e a un ambiente più sicuro per la collaborazione.

Non aspettare: fai della governance una priorità già oggi!

Domande frequenti

Che cos'è la governance di Microsoft 365?

La governance di Microsoft 365 indica i criteri e i processi che ti aiutano a gestire e proteggere i dati e le risorse dell'organizzazione all'interno dell'ambiente Microsoft 365.

Perché il comportamento degli utenti è importante nella governance?

Il comportamento degli utenti è determinante perché mostra come le persone interagiscono con gli strumenti. Capirlo ti aiuta a creare criteri efficaci, allineati all'utilizzo reale, riducendo così i rischi.

Come posso valutare le mie attuali pratiche di governance?

Puoi valutarle conducendo audit, analizzando il feedback degli utenti e utilizzando checklist per individuare le lacune nel tuo framework di governance.

Che cosa sono le etichette di riservatezza?

Le etichette di riservatezza classificano e proteggono i dati in base al loro livello di riservatezza. Aiutano a garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle informazioni sensibili.

Con quale frequenza dovrei rivedere i miei criteri di governance?

Dovresti rivederli regolarmente, idealmente ogni pochi mesi. Questo ti aiuta ad adattarti ai cambiamenti nel comportamento degli utenti e nella tecnologia.

Quali strumenti possono aiutarmi con la governance in Microsoft 365?

Strumenti come Microsoft Compliance Center, ShareGate e Microsoft Defender for Identity possono aiutarti a monitorare la conformità, gestire i dati e applicare i criteri.

Come posso favorire l'adozione dei criteri di governance da parte degli utenti?

Puoi favorirne l'adozione offrendo formazione mirata, presentando i criteri come strumenti di produttività e coinvolgendo gli utenti nel processo di governance.

Che cosa devo fare se gli utenti aggirano i controlli di governance?

Se gli utenti aggirano i controlli, indaga sulle ragioni dietro le loro azioni. Modifica i criteri in modo che siano più in linea con i loro flussi di lavoro e offri alternative sicure.