Архитектура SharePoint: подробное руководство

By Mirko Peters · 2026-04-22 · Updated 2026-09-13

Планирование архитектуры SharePoint: структура сайтов, хабы, библиотеки документов, метаданные, разрешения и переход от классических сайтов к современным.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

SharePoint прошёл долгий путь от простого файлового шкафа для команд. Сегодня это основа, на которой держатся организованный контент, совместная работа и безопасность в Microsoft 365. Если ваша организация опирается на Microsoft 365, понимание структуры и управления SharePoint не просто полезно — это критически важно. Сделаете всё правильно, и вы создадите основу для бесперебойной командной работы, надёжной защиты данных и ИИ-сценариев, таких как Microsoft Copilot, которые действительно работают.

В этом руководстве разбирается устройство и эволюция архитектуры SharePoint. Нужно ли навести порядок в хаосе документов или подготовить облачную инфраструктуру к будущему, здесь вы найдёте понятные объяснения, примеры и практические стратегии. Мы рассмотрим современные модели сайтов, лучшие практики организации контента, основы технической инфраструктуры и многое другое. Освоив архитектуру SharePoint, вы создадите безопасную основу для инноваций, соответствия требованиям и эффективной совместной работы для всех сотрудников организации.

Понимание основы SharePoint в Microsoft 365

SharePoint — это не просто один из инструментов в составе Microsoft 365, а центральная ткань, которая объединяет контент, совместную работу и безопасность вашей организации. Он незаметно обеспечивает работу управления документами, обмена файлами, интрасетей и многого другого. Всё, от переписки в Teams до хранения файлов, автоматизации рабочих процессов и даже ИИ-помощи, опирается на архитектуру SharePoint.

Библиотеки документов в SharePoint — это источник достоверной информации о файлах во всём Microsoft 365. Когда вы работаете в Teams, эти файлы хранятся в SharePoint. Нужно найти информацию по разным проектам или подразделениям? Именно для этого существует поиск SharePoint, который быстро приведёт вас к нужному.

Основа SharePoint тесно связана со службами Microsoft 365, что обеспечивает бесперебойную интеграцию с такими приложениями, как Power Platform, Outlook и Viva. А с появлением новых ИИ-инструментов, таких как Microsoft Copilot, архитектура SharePoint обеспечивает безопасную автоматизацию с учётом контекста и поиск контента. Подробнее о том, как M365 Copilot улучшает управление и автоматизирует рабочие процессы, используя данные, которые SharePoint безопасно хранит во всей организации.

Итак, понимание основы SharePoint — ключ к согласованному доступу, совместной работе и надёжной безопасности во всех ваших решениях Microsoft 365.

Переход с классического SharePoint на современный: проектирование с расчётом на масштаб уже сегодня

Переход от классических сайтов SharePoint Server к современному облачному SharePoint Online — это не просто обновление, а принципиальный сдвиг. Классические решения опирались на глубокие структуры папок, коллекции сайтов и устаревшие макеты страниц. Современный SharePoint отказывается от этих ограничений в пользу плоской и гибкой архитектуры, которая масштабируется вместе с вами и не загоняет в технический долг.

Современные сайты SharePoint проще в использовании, безопаснее и легко связываются с другими приложениями Microsoft 365. Пользователи получают более чистый интерфейс и мгновенный доступ с любого устройства, а ИТ-специалисты — встроенное соответствие требованиям, более гибкий контроль разрешений и надёжные стандарты безопасности от Microsoft.

Этот новый подход особенно важен, когда вы готовите среду к инструментам на основе ИИ и автоматизации. Современный SharePoint использует группы Microsoft 365 и готов к интеграции с такими решениями, как панели Power BI, которые можно встраивать с учётом потребностей аудитории. Если вы изучаете, как панели работают в Teams и SharePoint, посмотрите это сравнение: Teams vs SharePoint: The Dashboard Showdown.

В целом переход на современный SharePoint закладывает основу для совместной работы, готовой к будущему, более богатого пользовательского опыта и бесшовной автоматизации в рамках всей экосистемы Microsoft. Это необходимый шаг для организаций, которые проектируют свою работу с расчётом на масштаб уже сегодня.

Структурные модели SharePoint: плоский, иерархический и хабовый подходы

От того, как вы организуете среду SharePoint, зависит всё: от повседневного удобства пользователей до масштабируемости в долгосрочной перспективе. SharePoint предлагает несколько архитектурных моделей для организации сайтов и содержимого: плоскую модель, традиционную иерархическую структуру и гибкий подход «хаб и спицы» (hub-and-spoke).

Каждый метод несёт свои компромиссы в управлении, простоте навигации и адаптивности к изменениям бизнеса. Правильно выбранная структура помогает сохранять содержимое легко находимым, обеспечивает быстрое подключение новых сотрудников и поддерживает рост без лишнего хаоса и узких мест. Далее мы подробно разберём каждую модель и то, как она может работать в реальных условиях вашей организации.

Плоская архитектура и иерархическая структура в SharePoint

• Плоская архитектура.Что это: Каждый сайт находится на одном уровне, без вложенных сайтов и глубоких структур. Все сайты равноправны, что делает среду «плоской».
• Преимущества: Проще управлять разрешениями и политиками управления. Перемещать, архивировать и реструктурировать сайты несложно. Плоские структуры упрощают внедрение новых инструментов, поддержание единообразия и снижают риск случайных информационных силосов.
• Ограничения: Без тщательного планирования всё может быстро превратиться в беспорядок. Встроенной визуальной иерархии нет, поэтому нужны продуманная навигация и соглашения об именовании, чтобы избежать путаницы.
• Лучше всего подходит для: Организаций, которым нужны масштабируемые и адаптивные структуры сайтов. Хорошо работает для компаний, которые переходят на современный SharePoint и совместную работу на основе групп Microsoft 365.
• Иерархическая структура.Что это: Сайты строятся по принципу родитель–потомок. Коллекции сайтов содержат подсайты, которые могут иметь собственные вложенные подсайты, формируя глубокую древовидную архитектуру.
• Преимущества: Встроенная визуальная организация может повторять структуру отделов или процессов бизнеса. Отлично подходит для отражения понятных, логичных связей между командами или проектами.
• Ограничения: Управление усложняется: разрешения и функции наследуются вниз по цепочке, что может случайно открыть не те двери. Изменения потребностей бизнеса могут требовать серьёзной реструктуризации. Такая модель хуже масштабируется и менее органично интегрируется с облачными функциями и современными инструментами Microsoft 365.
• Лучше всего подходит для: Устаревших сред, жёстко структурированных компаний или организаций с ограниченной потребностью в гибкости и межфункциональном взаимодействии.
• Ключевые решения Нужна гибкость, простая миграция или планируете использовать хабы и современные функции? Выбирайте плоскую структуру.
• Жёстко управляемые, неизменные отделы с чёткими границами содержимого? Иерархическая структура может подойти, но будьте осторожны с долгосрочными последствиями.

Использование хабов и модели «хаб и спицы» для централизованной навигации

Сайты-хабы SharePoint наводят порядок в облачной среде, выступая в роли центральных «хабов», которые объединяют отдельно стоящие сайты. В модели «хаб и спицы» отдельные сайты (спицы) связываются с хабом, чтобы использовать общую навигацию, единый брендинг и даже область поиска.

Подход «хаб и спицы» решает давние проблемы как плоской, так и иерархической моделей. Вместо жёстких деревьев сайтов хабы позволяют группировать, перегруппировывать и перемещать сайты, не нарушая рабочих процессов. Например, можно создать хаб для каждого подразделения или региона, а затем связывать проектные сайты по мере необходимости. Если бизнес реорганизуется, перепривязка сайтов не составит труда, в отличие от масштабного проекта реструктуризации.

Иерархии хабов не образуют настоящей вложенности, но вы можете строить логические связи между несколькими хабами, организуя сайты по бизнес-сценарию, отделу или географии. Хабы также дают преимущества в управлении: вы можете применять единые темы, политики и навигацию ко всем связанным сайтам, что упрощает пользователям поиск нужной информации.

В итоге внедрение хабов означает, что архитектура SharePoint может адаптироваться по мере изменений в организации, при этом навигация остаётся простой, а брендинг — единым.

Лучшие практики для содержимого и метаданных в библиотеках документов

Если вы хотите, чтобы среда с содержимым не превратилась в цифровой вариант захламлённого чердака, именно библиотеки документов и метаданные становятся отправной точкой. Правильная структура библиотек предотвращает разрастание, поддерживает порядок и помогает поиску, а также ИИ работать на вас. Что вы предпочитаете: папки, метаданные или их сочетание? Выбранная стратегия определяет автоматизацию, соответствие требованиям и даже то, насколько уверенно команда работает вместе.

Далее мы разберём, как организовать библиотеки под текущие задачи и будущий рост. Также поговорим о том, почему масштабируемая система метаданных критически важна для того, чтобы контент было легко найти и он оставался защищённым, а современные рамки управления объединяют Teams и SharePoint для доверия и соответствия требованиям. Подробнее о надёжном управлении читайте в статье о том, как управление Teams превращает хаос в уверенную совместную работу.

Библиотеки документов и метаданные против папок: что важно

• Папки в библиотеках документов. Преимущества: знакомы, особенно пользователям, которые работали с файловыми серверами или личными дисками. Просты при небольших объёмах и для быстрой «наведи порядок на скорую руку».
• Недостатки: глубокие деревья папок прячут документы, снижают полезность поиска и создают «чёрные дыры» для информации. Сложно управлять разрешениями на детальном уровне, а перемещение файлов может нарушить ссылки или вызвать проблемы с синхронизацией.
• Теги метаданных. Преимущества: позволяют создавать динамические представления («Покажи все договоры за 2023 год»), обеспечивают надёжный поиск и поддерживают автоматизацию. Метаданные могут описывать файлы по проекту, клиенту или типу документа, и на них не влияет глубина вложенности папок. Отлично работают с Power Automate и Microsoft Copilot, упрощая рабочие процессы.
• Недостатки: требуют продуманного планирования заранее и обучения пользователей. Если метаданные применяются непоследовательно, всё может превратиться в беспорядок, а автоматизация может давать сбои.
• Лучшие практикиИспользуйте папки очень редко, а лучше вообще не используйте. Вместо этого создавайте понятные обязательные поля метаданных, отражающие потребности бизнеса.
• Создавайте представления документов на основе фильтров метаданных, а не навигации по папкам, чтобы поддерживать стратегию «находи, а не ищи».
• Автоматизируйте присвоение метаданных с помощью инструментов Power Platform, а затем регулярно проверяйте согласованность и пробелы по мере развития среды.
• Вложите время в обучение пользователей заранее и обеспечивайте соблюдение политик метаданных через управление, чтобы в дальнейшем снизить риски разрастания контента и поломки поиска.

Построение масштабируемой стратегии метаданных в SharePoint

Чтобы сделать SharePoint устойчивым, нужна продуманная схема метаданных. Начните с создания общей таксономии: категорий, меток и свойств, которые описывают контент в бизнес-терминах. Убедитесь, что эта таксономия соответствует рабочим процессам организации и требованиям соответствия. Последовательное применение метаданных на сайтах и в библиотеках документов позволяет всё связать, сделать удобным для поиска и пригодным для автоматизации.

Структурированные метаданные нужны не только для аккуратных результатов поиска: они лежат в основе безопасности (управление доступом на основе тегов), автоматизации процессов (запуск задач через Power Automate) и мощных инструментов ИИ, таких как Copilot. Точно размечайте контент сегодня, и завтра вы повысите качество запросов к Copilot и автоматизации. Идеи о том, как получить больше от Copilot, вы найдёте в статье лучшие запросы для Microsoft Copilot.

Управление критически важно для жизненного цикла метаданных: настройте политики пересмотра, обновления и вывода из использования устаревших терминов и следите за тем, чтобы учитывались новые потребности бизнеса. Такая динамическая таксономия готовит вашу среду к будущему росту, изменениям в регулировании и новым моделям совместной работы. С умными метаданными ваш SharePoint тоже становится умнее.

Планирование и организация сайтов SharePoint по потребностям бизнеса

Универсального способа организовать сайты SharePoint не существует. Наиболее эффективные среды отражают то, как работает ваш бизнес: по отделам, географии, проектам или сценариям. Структурирование сайтов по реальным бизнес-измерениям упрощает сотрудникам поиск нужного, а ИТ-службе — поддержку роста и инноваций.

В этом разделе рассматривается, как согласовать планирование сайтов с организационной структурой, типовыми бизнес-процессами и стратегическими приоритетами. Цель? Среда SharePoint, которая не только поддерживает то, как работает бизнес, но и со временем помогает добиться более эффективной совместной работы, соответствия требованиям и продуктивности.

Как структурировать сайты по отделам, географии или процессам

• По отделамСоздавайте отдельные сайты SharePoint для каждого крупного отдела: HR, финансы, продажи, ИТ и так далее. Так проще управлять разрешениями, настраивать навигацию и централизовать ресурсы конкретного отдела. Отдельные команды затем используют эти сайты как базу для совместной работы и управления документами.
• По географииДля глобальных или региональных организаций сайты создаются по расположению офисов или регионов. Это позволяет учитывать местное законодательство, языковые предпочтения и выстраивать коммуникацию с учётом специфики, при этом всё остаётся под единым централизованным управлением (при необходимости с использованием центров).
• По бизнес-портфелюЕсли компания организована по бизнес-подразделениям или линейкам продуктов, создавайте отдельные сайты для каждого портфеля. Связывайте проектные сайты с этими центрами для удобной группировки и навигации, что обеспечивает гибкость при изменении продуктов или команд.
• По сценарию или процессуИспользуйте SharePoint для межфункциональных задач, например для адаптации новых сотрудников, управления работой с клиентами или инновационных лабораторий. Сайты, построенные вокруг сценариев, соответствуют реальным рабочим процессам и могут быть связаны между собой с помощью метаданных и автоматизированных процессов.
• Поддержка роста и управленияКакой бы ни была структура, внедряйте автоматизацию и управление жизненным циклом с помощью таких инструментов, как Power Platform и Graph API. О том, как автоматизация помогает поддерживать здоровую среду, читайте в статье о приведении в порядок разрастания Teams и SharePoint.

Типы сайтов и страниц SharePoint для совместной работы и коммуникации

• Командные сайтыПредназначены для совместной работы групп: проектных команд, отделов или комитетов. Интегрированные с Microsoft 365 Groups, командные сайты упрощают и защищают обмен документами, управление задачами и совместное редактирование. Каждый сайт получает собственную библиотеку документов и поддерживает редактирование в реальном времени в Teams или непосредственно в SharePoint.
• Сайты коммуникацииИдеально подходят для распространения новостей, мероприятий и материалов широкой аудитории, например корпоративных интрасетей, HR-бюллетеней или обновлений по соблюдению требований. Такие сайты отличаются аккуратными макетами и ориентированы на передачу информации, а не на повседневную совместную работу.
• Проектные или event-сайтыИспользуйте отдельные сайты для поддержки крупных инициатив, временных проектных команд или значимых мероприятий. Их можно связать с центрами отделов для более широкой доступности и единообразного управления.
• Пользовательские типы страницВнутри каждого сайта используйте стандартные, новостные и панельные страницы. Например, встраивайте панели Power BI для визуализации данных; см. рекомендации по встраиванию панелей на страницы SharePoint. Настраивайте страницы под живые отчёты, объявления или учебные материалы в зависимости от аудитории.
• Влияние на пользовательский опытПравильный тип сайта и страницы повышает продуктивность пользователей, уровень внедрения и соответствие требованиям. Понятные роли сайтов снижают путаницу и гарантируют, что пользователи получат нужный контент и инструменты, будь то руководители, сотрудники на местах или руководители проектов.

Техническая архитектура: топологии ферм SharePoint и серверные роли

• Архитектура фермы SharePointФерма SharePoint — это совокупность серверов, на которых работает локальное развёртывание SharePoint. Фермы могут быть большими или небольшими, но их структура определяет производительность, надёжность и масштабируемость.
• Серверные ролиСерверы Web Front-End (WFE): обрабатывают запросы пользователей, например просмотр сайтов, документов и поиск.
• Серверы приложений: выполняют фоновые службы, рабочие процессы и пользовательскую бизнес-логику.
• Серверы баз данных: хранят весь контент, параметры и данные пользователей. Ключевую роль здесь играет SQL Server.
• MinRolesПредставленные в SharePoint 2016 и новее, MinRoles автоматически назначают и оптимизируют серверные роли, снижая необходимость гадать для ИT-команд. Серверы могут быть выделены под конкретные функции, что повышает производительность и упрощает обслуживание.
• Топологии фермБолее простые топологии с одним сервером предназначены для разработки или тестирования. Производственные среды масштабируются на несколько серверов WFE, приложений и баз данных для обеспечения высокой доступности и балансировки нагрузки. Старые топологии, например SharePoint 2013, всё ещё влияют на некоторые решения, но переход в облако меняет этот разговор.
• Обновления без простоев и высокая доступностьСовременный SharePoint поддерживает обновления без простоев, поэтому апдейты не нарушают работу бизнеса. Проектируйте фермы с избыточностью и резервным копированием, чтобы корректно переживать сбои и минимизировать влияние на пользователей.

Расширяемость, безопасность и подготовка SharePoint к Copilot

По мере того как SharePoint становится основой рабочих пространств с ИИ, расширяемость и надёжная безопасность выходят на первый план. Организациям нужно создавать собственные решения на современных фреймворках и с помощью инструментов автоматизации, при этом защищая конфиденциальный контент. Для этого необходимо следовать лучшим практикам в области моделей разрешений и управления жизненным циклом, а также готовить среду к нововведениям, таким как Copilot и более широкие функции ИИ в Microsoft 365.

В следующих разделах вы найдёте практические способы расширить возможности SharePoint с помощью Power Platform, оптимизировать бизнес-процессы и защитить контент в условиях, когда конфиденциальность данных и соответствие требованиям при использовании ИИ важны как никогда. Рекомендации по безопасному внедрению Copilot см. в статье Copilot governance strategy best practices.

Расширяемость с SharePoint Framework и Power Platform

• Пользовательские веб-части с SharePoint Framework (SPFx)SPFx позволяет создавать современные адаптивные веб-части и расширения прямо внутри SharePoint. Можно разработать собственные формы, дашборды или компоненты брендинга, идеально подходящие для конкретных бизнес-задач. Такие приложения остаются защищёнными и хорошо вписываются в интерфейс Microsoft 365.
• Автоматизация бизнес-процессов с Power AutomateАвтоматизируйте рутину: согласования, уведомления, напоминания и даже сложные многоэтапные процессы. Power Automate связывает SharePoint с Outlook, Teams и сторонними сервисами, помогая работе двигаться дальше и снижая количество ручных ошибок.
• Расширенная аналитика и дашборды с Power BIПолучайте данные из списков и библиотек SharePoint и визуализируйте их в наглядных дашбордах Power BI. Встраиваете ли вы их в SharePoint или показываете в реальном времени на собраниях Teams, данные становятся действенным инструментом для лиц, принимающих решения. Подробнее о том, как работает расширяемость собраний Teams, см. в статье Advanced Teams meeting extensibility.
• Интеграция с Microsoft TeamsSharePoint подключается к Teams, чтобы выводить хранилище файлов, базы знаний и дашборды прямо в чаты и собрания. Расширяйте Teams с помощью пользовательских ботов, вкладок или приложений жизненного цикла, превращая собрания из пустых разговоров в продуктивные рабочие сессии, при этом всё защищено серверной частью SharePoint.
• Безопасность и соответствие требованиям по замыслуКаждое расширение, будь то пользовательская веб-часть SPFx или поток Power Automate, требует согласия с принципом наименьших привилегий, шифрования данных и чётко определённого доступа на основе ролей. Так расширяемость не означает риск, и ИT-отдел может внедрять инновации уверенно.

Безопасность, разрешения и готовность к ИИ в архитектуре SharePoint

Модель безопасности SharePoint многоуровневая: она использует разрешения, назначенные группам (часто связанным с Azure Active Directory), с детальным контролем на уровне сайта, библиотеки и даже отдельного документа. Разрешения можно наследовать, чтобы экономить время, но будьте осторожны: прерывание наследования для конфиденциального контента позволяет при необходимости установить более жёсткий контроль.

При проектировании архитектуры для Copilot и других инструментов ИИ управление доступом на основе ролей и дисциплинированное управление данными обязательны. Copilot показывает только ту информацию, которую пользователь имеет право видеть, поэтому убедитесь, что разрешения на библиотеки и сайты надёжно закрыты и последовательно управляются. Подробный разбор того, как сохранять безопасность при работе с ИИ, см. в статьях Microsoft Copilot data privacy и Copilot security model.

Модель нулевого доверия — базовый принцип: ожидайте надёжной проверки личности, шифрования при передаче и хранении, а также журналов аудита, фиксирующих каждый доступ и каждое изменение. Аккуратная архитектура SharePoint (с качественными метаданными, минимумом разрастания структуры и чёткими границами доступа) позволяет безопасно внедрять Copilot и ориентирует организацию на продуктивность с ИИ, минимизируя риск утечки данных и ошибок в соответствии требованиям.

Пошаговое планирование для успешной архитектуры SharePoint

Самые успешные среды SharePoint не появляются случайно — они результат продуманного планирования, структурированного внедрения и постоянного совершенствования. Проектирование архитектуры начинается с тщательной оценки потребностей организации, текущих болевых точек и целей роста. Затем следуют продуманное планирование информационной архитектуры, сбор требований и поэтапные стратегии внедрения, чтобы все были на одной волне.

Не забывайте: гибкие циклы обратной связи и структуры управления «закладывают» гибкость и способность адаптироваться, что позволяет SharePoint и дальше соответствовать вашим потребностям по мере развития бизнеса. Больше советов о том, как поддерживать порядок и соответствие требованиям в совместных пространствах, читайте в статье о том, как управление Teams превращает хаос в уверенную совместную работу.

Типичные ошибки и главное о долгосрочном управлении SharePoint

• Чрезмерное использование папок вместо метаданныхПапки быстро множатся, прячут содержимое и приводят к разрастанию и поломке поиска. Используйте метаданные для лучшей организации и автоматизации — важно обучать пользователей на раннем этапе.
• Пренебрежение управлением и жизненным цикломБез надежных политик и автоматизированных процессов сайты размножаются, а неактуальные наборы данных начинают гнить. Внедрите автоматизированное управление жизненным циклом с помощью Power Platform или Graph API. Подробнее об этом читайте в статье об управлении разрастанием Teams и SharePoint.
• Несоответствие бизнес-структуреСоздание сайтов без учета подразделений, географии и бизнес-процессов запутывает всех. Используйте центры и продуманное именование, чтобы повторять реальный поток работы в организации.
• Отсутствие вовлечения пользователейВнедрение новой архитектуры без поддержки пользователей гарантирует низкую адаптацию и высокое раздражение. Привлекайте ключевых заинтересованных лиц к проектированию и циклам обратной связи.
• Небрежность в вопросах безопасности и управления разрешениямиСлабые или непоследовательные разрешения открывают доступ к содержимому — особенно когда ИИ и автоматизация выводят на поверхность все больше данных. Используйте детальное управление группами и отслеживайте отклонения от политик.

Проектирование архитектуры SharePoint для реальных пользователей

Отличная архитектура — это не только сайты и серверы, это люди. Чтобы пользователи без усилий находили, передавали и создавали контент, SharePoint нужно проектировать с учетом реальных задач и рабочих процессов. Согласуя структуру сайтов, навигацию и управление контентом с тем, что сотрудники действительно делают, вы повышаете адаптацию и убираете цифровой беспорядок.

В следующих разделах вы узнаете, как использовать роли пользователей, персоны и картированные пользовательские пути, чтобы создать SharePoint, который не просто «работает», а процветает как центр для бесшовной совместной работы и поиска информации.

Применение ролей пользователей и персон к структуре сайтов SharePoint

• Адаптация для руководителейРуководителям нужен быстрый доступ к корпоративным панелям, стратегическим документам и защищенным брифингам. Создавайте специальные коммуникационные сайты с понятной навигацией верхнего уровня и надежными группами безопасности. Ограничивайте перегруженность и сосредоточьтесь на ключевых показателях эффективности, корпоративных новостях и обновлениях по соответствию требованиям.
• Поддержка руководителей проектовРуководители проектов эффективнее работают на командных сайтах, где собраны планы проектов, общие списки задач и ресурсы. Используйте доступ на основе ролей, чтобы ограничивать или разрешать редактирование в проектных пространствах, помогая руководителям держать команды организованными и сосредоточенными на задачах без доступа к лишним данным.
• Поддержка сотрудников первой линииОбеспечьте простой доступ к регулярной информации — политикам, процедурам, учебным руководствам. Используйте специальные сайты или страницы, оптимизированные для мобильных устройств, с целевой навигацией. Ярлыки и быстрые ссылки помогают сотрудникам первой линии получить нужное без лишних поисков.
• Работа с подрядчиками и внешними партнерамиВнешним пользователям часто нужен временный и ограниченный доступ. Создавайте отдельные сайты со строгими настройками общего доступа или открывайте только необходимые библиотеки документов. Ограничивайте навигацию, чтобы исключить случайный доступ к ресурсам только для внутреннего использования.
• ПреимуществаАрхитектура, построенная на ролях, означает, что пользователи видят только то, что им релевантно. Адаптация растет, путаница снижается, а информационная безопасность улучшается, потому что доступ настраивается по должности, а не по принципу «один размер для всех».

Картирование пользовательских путей для бесшовной совместной работы и поиска информации

• Определите ключевые бизнес-процессыОпишите типовые пути пользователей, например онбординг, жизненный цикл проекта или управление инцидентами. Разбейте путь на этапы: для каждого укажите ожидаемые задачи, ресурсы или согласования, которые нужны в SharePoint.
• Проектируйте сайты и хабы под пути пользователейСвяжите сайты, страницы и библиотеки так, чтобы пользователи интуитивно проходили процесс. Для онбординга это означает провести новых сотрудников от учебных материалов к формам и далее к знакомству с их командой.
• Используйте автоматизированные рабочие процессыАвтоматизируйте шаги там, где это возможно: автоматически назначайте документы, отправляйте напоминания, запускайте согласования по мере продвижения пользователей. Меньше ручного контроля, больше времени на более ценную работу.
• Обеспечьте поиск и навигациюИспользуйте метаданные и макеты на основе поиска, чтобы пользователи всегда могли «найти следующий шаг» на своем пути, где бы они ни начали: с компьютера или с мобильного устройства.
• Пересматривайте и улучшайте без сбоев в работеРегулярно собирайте обратную связь, анализируйте внедрение и корректируйте архитектуру в соответствии с меняющимися бизнес-потребностями, чтобы совместная работа оставалась без лишних трений.