Як налаштувати триступеневе зіставлення в Dynamics 365 Supply Chain Management

By Mirko Peters · 2026-08-21

Дізнайтеся, як триступеневе зіставлення в Dynamics 365 Supply Chain Management автоматизує перевірку рахунків, запобігає переплатам і захищає цикл «від закупівлі до оплати».

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Триступеневе зіставлення в Dynamics 365 Supply Chain Management — це автоматизований процес перевірки, який порівнює замовлення на закупівлю, документ про отримання товару та рахунок постачальника. Цей фінансовий контроль запобігає переплатам, перевіряючи кількості та ціни до того, як відділ кредиторської заборгованості схвалить рахунок до виплати, і усуває помилки ручної звірки.

Головне

• Триступеневе зіставлення пов’язує замовлення на закупівлю, документи про отримання товару та рахунки постачальників в один аудитований ланцюжок транзакцій.
• Dynamics 365 автоматично позначає розбіжності в цінах, кількостях або непередбачених позиціях до випуску оплати.
• Часткові відвантаження відстежуються точно, тож рахунки зіставляються лише з тим, що фізично надійшло або було виконано.
• Автоматизація зіставлення рахунків суттєво скорочує ручне введення даних і мінімізує ризик подвійних платежів постачальникам.
• Виняткові невідповідності запускають контрольовані робочі процеси перегляду, а не блокують усю роботу відділу кредиторської заборгованості.

Механіка триступеневого зіставлення в Dynamics 365

Управління кредиторською заборгованістю без інтегрованої системи планування ресурсів підприємства часто призводить до ізольованих фінансових сліпих зон. Постачальники надсилають рахунки, які приходять за кілька тижнів до накладних на доставку, або відділи обліку обробляють рахунки, не підтвердивши, чи склад справді отримав товар. Dynamics 365 Supply Chain Management усуває цю проблему, тісно пов’язуючи дані закупівель із фінансовими книгами.

По суті, зіставлення спирається на три окремі документи, які створюються протягом життєвого циклу «від постачальника до оплати». Аналізуючи ці записи одночасно, організації створюють міцний ланцюжок відповідальності за кожну витрачену гривню на прямі та непрямі товари.

Три ключові документи

Щоб повністю зрозуміти, як працює зіставлення в екосистемі Microsoft, потрібно розуміти роль кожного документа:

• Замовлення на закупівлю (PO): Офіційне комерційне зобов’язання, надіслане постачальнику, у якому зазначено погоджені кількості, узгоджені ціни за одиницю, умови доставки та графіки оплати.
• Документ про отримання товару: Операційний запис, створений складським персоналом або керівниками сервісу, який підтверджує точні фізичні товари або професійні послуги, що надійшли чи були надані.
• Рахунок постачальника: Фінансова вимога щодо оплати, надіслана постачальником, яка потрапляє до модуля кредиторської заборгованості для звірки.

Як Dynamics 365 виконує перевірку

Коли рахунок надходить від постачальника, його вносять у робочу область кредиторської заборгованості в Dynamics 365. Замість того щоб змушувати бухгалтерів вручну звіряти паперові документи, система запускає автоматичну перевірку відповідно до замовлення на закупівлю та документа про отримання товару.

Уявіть ситуацію: ваш склад замовив 20 захисних касок за фіксованою ціною за одиницю, але перевізник доставив лише 10 касок першою вантажівкою. Складська команда проводить надходження товару на 10 касок, а решта 10 позицій у замовленні на закупівлю залишаються відкритими. Якщо постачальник помилково виставляє вашій організації рахунок одразу за всі 20 касок, Dynamics 365 виявляє розбіжність між отриманою та виставленою кількістю. Система автоматично утримує рахунок і повідомляє відділ розрахунків з постачальниками про невідповідність до того, як кошти покинуть організацію.

Робота з відхиленнями в ціні та нарахуваннях

Невідповідність кількості – лише частина проблеми. Ціноутворення також може створювати труднощі в процесі «від постачальника до оплати». Торгові угоди, договори закупівлі та узгоджені знижки, укладені на етапі пошуку постачальників, зберігаються безпосередньо в Dynamics 365. Коли в рахунку зазначена вища ціна за одиницю, ніж погоджено в підтвердженому замовленні на закупівлю, механізм зіставлення позначає відхилення в ціні.

Крім того, додаткові нарахування, як-от вантажні перевезення, обробка та адміністративні збори, можна зіставити з рядками замовлення. Якщо в рахунку з'являються неузгоджені збори, система виокремлює цей рядок, зберігаючи повну фінансову прозорість.

Керування винятками та маршрутизація робочих процесів

Автоматизована система зіставлення є настільки ефективною, наскільки добре вона обробляє винятки. Коли виникають відхилення, організації не можуть дозволити собі повністю зупинити роботу відділу розрахунків з постачальниками. Dynamics 365 дозволяє адміністраторам налаштовувати граничні допуски як для цін, так і для кількостей.

Незначні відхилення, які не перевищують прийнятного фінансового порога, можна налаштувати на автоматичне проходження, щоб персонал не витрачав час на розбирання розбіжностей у копійках. Проте суттєві відхилення запускають автоматизовані робочі процеси перевірки. Система передає невідповідний рахунок початковому покупцеві, власнику бюджету підрозділу або менеджеру із закупівель, який схвалив первинну заявку на купівлю. Так відповідальність залишається за бізнес-підрозділом, який ініціював закупівлю, а не змушує бухгалтерію здогадуватися, що мав на увазі постачальник, виставляючи помилковий рахунок.

Висновок

Впровадження надійного триступеневого зіставлення в Dynamics 365 Supply Chain Management перетворює відділ розрахунків з постачальниками з реактивного відділу обробки документів на активний центр фінансового контролю. Поєднуючи замовлення на закупівлю, надходження товару та рахунки постачальників в єдиний процес, який можна перевірити, організації захищають свій фінансовий результат, усувають дубльовані платежі та забезпечують повну прозорість на всьому шляху «від постачальника до оплати».

Щоб детальніше дізнатися, як сучасні стратегії закупівель і пошуку постачальників безшовно інтегруються в хмарну екосистему Microsoft, послухайте повний епізод. Слухайте інтерв'ю з експертами, практичні поради та перевірені стратегії для ІT-адміністраторів, хмарних архітекторів і бізнес-лідерів.

Поширені запитання

Що таке триступеневе зіставлення в Dynamics 365?

Триступеневе зіставлення – це автоматизований процес перевірки в Dynamics 365, який порівнює замовлення на закупівлю, надходження товару та рахунок постачальника, щоб переконатися, що кількості й ціни збігаються, перш ніж схвалити оплату.

Що відбувається, коли рахунок постачальника не відповідає надходженню товару?

Dynamics 365 позначає розбіжність і ставить рахунок на утримання для зіставлення, блокуючи оплату та передаючи виняток через налаштований робочий процес для перевірки й розслідування.

Чи можна налаштувати допуски зіставлення для незначних різниць у ціні?

Так, адміністратори можуть налаштувати прийнятні допуски відхилень у відсотках або фіксованій сумі, щоб незначні розбіжності були в межах допустимого без ручного втручання.

Як триступеневе зіставлення працює з послугами, які не мають фізичної доставки?

Для непредметних закупівель, як-от консалтинг або ремонт, організації можуть провести облік надходження послуги або перейти безпосередньо до зіставлення рахунків на підставі підтвердження, що передбачена договором послуга була успішно виконана.