Запобігання надмірному доступу: як закрити дані для Microsoft 365 Copilot

By Mirko Peters · 2026-08-28

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Titelbild: Preventing Oversharing: How to Lock Down Data for Microsoft 365 Copilot

Оскільки організації швидко впроваджують штучний інтелект для підвищення щоденної продуктивності, Microsoft 365 Copilot змінив спосіб, у який команди готують документи, аналізують дані та узагальнюють листування. Водночас такий значний приріст продуктивності створює специфічні виклики безпеки. Один із найважливіших для керівників ІТ та безпеки — запобігання надмірному доступу. Оскільки Copilot успадковує наявні дозволи користувачів, які надсилають йому запити, недостатньо охайні дані можуть призвести до того, що ШІ покаже конфіденційні або чутливі файли, а також файли з надмірними дозволами, які ніколи не мали бути відкриті. Щоб безпечно використовувати весь потенціал ШІ, організаціям потрібно впровадити надійні структури управління, суворе класифікування даних і точний контроль доступу.

У цьому докладному посібнику ми розглянемо практичні стратегії закриття даних для Microsoft 365 Copilot. Від використання контролю доступу на основі ролей і міток конфіденційності до моніторингу активності через Microsoft Purview — ви дізнаєтеся конкретні кроки, які гарантують, що Copilot працює лише з авторизованими даними. Щоб глибше розібратися в цих стратегіях, обов’язково послухайте наш пов’язаний випуск подкасту Secure and Govern Microsoft 365 Copilot, де ми розбираємо ключові компоненти підтримки безпечного та відповідного вимогам середовища ШІ.

Вступ до ризиків надмірного доступу в Microsoft 365 Copilot

Коли організації впроваджують Microsoft 365 Copilot без належної підготовки, вони часто виявляють помилки в дозволах у застарілих файлових ресурсах, сайтах SharePoint і сховищах OneDrive. Copilot не створює окремого «чорного ящика» з вашими документами; натомість він використовує сигнали Microsoft Graph і дані, що зберігаються безпосередньо у вашому клієнті. Якщо файл був надто широко опублікований багато років тому — наприклад, через відкрите посилання, доступне для «Усіх в організації», — Copilot легко може прочитати цей документ і підсумувати його вміст для будь-якого користувача, який поставить правильний запит.

Ця динаміка створює серйозний ризик надмірного доступу. Співробітники можуть ненавмисно отримати доступ до структури окладів, стратегічних бізнес-планів або пропрієтарного вихідного коду, просто поставивши Copilot запитання, що стосуються погано налаштованих дозволів. Щоб зменшити ці ризики, організаціям необхідно відійти від традиційних моделей безпеки та зайняти проактивну позицію щодо управління даними, забезпечуючи суворий аудит і жорсткий контроль дозволів до того, як розширювати впровадження ШІ.

Роль управління даними та структур

Міцна структура управління є основою будь-якого безпечного та відповідного вимогам впровадження Microsoft 365 Copilot. Перш ніж дозволити ШІ взаємодіяти з чутливими сховищами вашої організації, потрібно встановити чіткі правила, зони відповідальності та операційні межі. Microsoft рекомендує створити формальну структуру, яка допомагає керувати впровадженням ШІ та водночас захищає цінні корпоративні активи.

Ваша структура управління має включати чіткі рекомендації щодо використання та узгодженість із регуляторними вимогами. Співробітники повинні розуміти, як безпечно взаємодіяти з Copilot, які дані можна обробляти і як повідомляти про незвичну поведінку ШІ. Крім того, створення окремої команди з управління, до якої входять представники ІТ, безпеки, юридичного відділу та бізнесу, гарантує, що політики залишаються практичними, придатними для виконання та відповідають нормам, що постійно змінюються.

Розуміння класифікації даних і міток конфіденційності

Безпека та класифікація даних — ваша перша лінія оборони від витоку даних через ШІ. Мітки конфіденційності відіграють ключову роль у цій стратегії, визначаючи та захищаючи чутливу інформацію у всьому вашому цифровому робочому просторі. На щастя, Microsoft 365 Copilot природно розпізнає мітки конфіденційності та враховує їх.

Щоб створити ефективну стратегію маркування, організаціям слід розробити чіткі та точні визначення міток і впровадити засоби автоматичного присвоєння міток. Коли мітки конфіденційності автоматично застосовуються до документів, що містять персональні дані (PII) або фінансові дані, Copilot дотримуватиметься цих обмежень і не оброблятиме й не показуватиме позначений вміст у запитах і відповідях.

Впровадження захисту від втрати даних (DLP) для Copilot

Політики запобігання втраті даних (DLP) забезпечують автоматизовані механізми контролю того, як Copilot взаємодіє з конфіденційною інформацією. Налаштувавши цільові політики DLP, ви можете обмежити доступ до критично важливих для бізнесу сайтів SharePoint, обмежити посилання для спільного доступу в масштабах компанії та не дозволити Copilot обробляти файли або запити, пов’язані з конкретними мітками конфіденційності високого ризику.

Така глибока інтеграція Copilot з наявною системою DLP гарантує, що звичні інвестиції в безпеку й далі захищатимуть ваші дані в момент використання. Якщо користувач намагається створити резюме обмеженої інтелектуальної власності, базова політика DLP перехоплює запит і блокує несанкціонований доступ до вмісту.

Забезпечення контролю доступу за допомогою Microsoft Entra ID і RBAC

Керування доступом до Copilot починається з Microsoft Entra ID. Ця платформа ідентифікації дає адміністраторам детальні інструменти, необхідні для контролю того, хто може користуватися функціями Copilot і до яких даних має доступ. Впровадження управління доступом на основі ролей (RBAC) гарантує, що дозволи призначаються суворо відповідно до посадових обов’язків.

Організаціям слід суворо дотримуватися моделі найменших привілеїв. Надаючи користувачам лише ті дозволи, які необхідні для щоденної роботи, ви значно знижуєте ризик випадкового витоку даних. Крім того, сегментація доступу за відділами, наприклад розділення фінансових процесів і загальних маркетингових команд, запобігає горизонтальному переміщенню й допомагає зберегти безпеку вашого середовища ШІ.

Моніторинг і аудит активності Copilot через Microsoft Purview

Постійний моніторинг і звітність є обов’язковими для підтримання безпечного середовища Copilot. Microsoft Purview надає повні журнали аудиту й активності, які фіксують кожну взаємодію користувачів і адміністраторів із Copilot. Ці можливості дозволяють командам безпеки аналізувати запити, відповіді та події доступу до даних для криміналістичного аналізу та розслідувань у сфері відповідності вимогам.

Використовуючи функції Insider Risk Management у Purview та моделі машинного навчання, команди безпеки можуть виявляти аномальну поведінку, визначати ймовірні шаблони витоку даних і миттєво реагувати на інциденти безпеки. Інтеграція цих журналів із платформами SIEM, такими як Microsoft Sentinel, забезпечує повну видимість у вашому клієнті.

Оптимізація витрат і ліцензування Copilot

Окрім безпеки та відповідності вимогам, фінансове управління є критично важливим елементом будь-якого впровадження Copilot. Організації часто переплачують за програмні ліцензії через брак видимості реального використання користувачами. Використовуючи інструменти аналітики використання, як-от Viva Insights і центр адміністрування Microsoft 365, адміністратори можуть відстежувати активне використання, оцінювати показники економії часу та виявляти недовантажені ліцензії.

Регулярні аудити ліцензій дозволяють організаціям повертати неактивні ліцензії Copilot і перерозподіляти їх між співробітниками, які отримають реальну віддачу у продуктивності. Впровадження структурованих стратегій призначення та автоматизованих процесів відключення від сервісів запобігає марнотратству бюджету і забезпечує стійке розгортання ШІ.

Навчання користувачів і культура відповідального ШІ

Самих лише технічних засобів контролю недостатньо, щоб запобігти надмірному обміну даними; не менш важливу роль відіграє поведінка людей. Організації мусять інвестувати в безперервні програми навчання та підвищення обізнаності користувачів, щоб сформувати культуру відповідального використання ШІ. Працівникам потрібні знання про ризики ШІ, безпечне формулювання запитів і важливість людського нагляду під час перевірки результатів, згенерованих ШІ.

Навчальні сесії мають наголошувати на найкращих практиках поводження з даними та надавати користувачам чіткі канали для повідомлень про несподівану поведінку ШІ або питання відповідності вимогам. Озброївши співробітників такими знаннями, ви перетворите персонал на активну лінію захисту від порушень безпеки.

Автоматизація робочих процесів управління та постійне вдосконалення

Зі зростанням організації ручне забезпечення дотримання політик швидко стає нежиттєздатним. Автоматизація робочих процесів управління дозволяє командам безпеки ефективно масштабувати свої операції. Такі інструменти, як CoreView і Microsoft Purview, можуть безперервно відстежувати робочі навантаження на наявність порушень політик, автоматично усувати прогалини в безпеці та забезпечувати дотримання правил відповідності для великих груп користувачів.

Нарешті, постійне вдосконалення слід розглядати як постійну операційну вимогу. Регулярні оцінки ризиків, заплановані цикли перегляду політик і активні петлі зворотного зв’язку з користувачами гарантують, що ваша система управління розвиватиметься разом із новими функціями ШІ, новими загрозами та змінними регуляторними стандартами.

На завершення скажу, що захист даних для Microsoft 365 Copilot вимагає комплексної стратегії, яка поєднує надійне керування доступом, розумну класифікацію даних, постійний моніторинг і навчання користувачів. Якщо підходити до governance проактивно, організації зможуть безпечно використати величезні переваги штучного інтелекту для продуктивності, не ставлячи під загрозу чутливі активи та відповідність регуляторним вимогам. Щоб дізнатися більше про побудову безпечної основи для вашого шляху з ШІ, послухайте повну розмову в епізоді подкасту Secure and Govern Microsoft 365 Copilot.