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Blog · Mirko Peters

Ein modernes Intranet mit Viva Connections aufbauen (Leitfaden 2026)

Von · · Aktualisiert

Ein modernes Intranet mit Viva Connections aufbauen: SharePoint, Teams, Dashboards, Navigation, Zielgruppensteuerung, mobiles Design, Governance, Analysen und KI.

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Cover: AI-Powered SharePoint Intranets: Beyond Static Design

Dieser umfassende Leitfaden begleitet Sie durch Planung, Umsetzung und Optimierung eines zukunftssicheren Intranets mit Microsoft Viva Connections und SharePoint für 2026. Sie finden hier praxisnahe Hinweise, klare Strategien und die neuesten Erkenntnisse darüber, was ein Intranet wirklich modern macht. Sie erhalten alle wichtigen Grundlagen, Gestaltungsprinzipien und Governance-Hinweise, damit Sie beim Skalieren nicht in Eile geraten.

Ob Sie Ihre hybriden Teams unterstützen, KI einplanen oder die Compliance-Verantwortlichen zufriedenstellen wollen: Hier finden Sie Antworten. Wir betrachten das Mitarbeitererlebnis, konkrete Schritte und das, was Akzeptanz und geschäftlichen Erfolg tatsächlich antreibt, damit Ihr Intranet nicht nur ein weiteres vergessenes Tool wird. Krempeln wir die Ärmel hoch und bauen etwas, das Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft tatsächlich nutzen möchten.

Grundlagen eines modernen SharePoint-Intranets mit Viva Connections

Bevor Sie sich mit der Technik befassen, sollten Sie die Kernprinzipien für ein zukunftsfähiges Intranet klar festlegen. Im Jahr 2026 reicht es nicht aus, einfach eine Plattform auszuwählen und abzuwarten, was sich durchsetzt. Die erfolgreichsten SharePoint-Intranets beginnen mit einer klaren Vision, die sich an den tatsächlichen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden orientiert, nicht nur an IT-Präferenzen oder attraktiven Funktionen.

Dieser Abschnitt geht über eine bloße „Dateiablage“ oder eine überladene Startseite hinaus. Es geht darum, Ihre Intranet-Ziele mit geschäftlichen Ergebnissen abzustimmen, die Basis für Wachstum zu schaffen und sicherzustellen, dass Ihr digitaler Arbeitsplatz Veränderungen flexibel aufnehmen kann, ohne zu brechen. Praxisforschung und eine mitarbeiterorientierte Denkweise sind keine Schlagworte. Sie entscheiden darüber, ob aus Ihrem Intranet ein lebendiger digitaler Knotenpunkt wird oder eine verwaiste Website.

Außerdem betrachten Sie skalierbare Architekturen und Wege, Ihr Intranet an Ihre Organisationsstruktur anzupassen und nicht umgekehrt. Diese Entscheidungen ermöglichen es Ihnen, zu wachsen, wenn Sie Abteilungen, Regionen oder neue Geschäftsbereiche hinzufügen. Letztlich legt das, was Sie hier lernen, die Basis für eine Plattform, die nicht nur heute, sondern auch in einigen Jahren funktioniert, unabhängig davon, wie sich Ihr Unternehmen verändert.

Warum Sie vor der Auswahl der Intranet-Technologie Praxisforschung betreiben sollten

Praxisforschung bedeutet, die Bedürfnisse, Herausforderungen und Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeitenden zu untersuchen, bevor Sie eine Intranet-Technologie auswählen. Wenn Sie wissen, was Anwender tatsächlich tun und was sie frustriert, können Sie Lösungen wählen, die zu diesen realen Szenarien passen. So vermeiden Sie Investitionen in Tools, die Mitarbeitende nicht nutzen, und finden heraus, was ihren Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihr Intranet echte geschäftliche Anforderungen adressiert und langfristiges Engagement unterstützt. Wer die Recherche vorab priorisiert, trifft bessere Entscheidungen, erreicht eine höhere Akzeptanz bei den Anwendern und schafft einen digitalen Arbeitsplatz, der sowohl auf die tägliche Arbeit als auch auf strategische Ziele ausgerichtet ist.

Wie Sie Practice Hubs entwerfen, die mit dem fachlichen Kontext mitwachsen

  1. Organisationsstruktur abbildenBeginnen Sie damit, jede Abteilung, Region und Geschäftseinheit zu skizzieren. So erhalten Sie eine Blaupause für Hub-Websites, die tatsächlich widerspiegeln, wie Ihr Unternehmen arbeitet, und nicht nur eine beliebige Ordnerstruktur. Jeder Hub sollte einen Zweck und einen eigenen Kontext haben, der sich aus den Teams ergibt, die er unterstützt.
  2. Bedarf und Autonomie der Fachbereiche definierenManche Teams benötigen strikte Governance und standardisierte Werkzeuge, andere kommen besser zurecht, wenn sie die Navigation anpassen oder ihre Neuigkeiten selbst hervorheben können. Klären Sie, wer was braucht und warum, damit Ihre Hub-Architektur unterschiedliche Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten abbilden kann, ohne chaotisch zu werden.
  3. Klare Verantwortlichkeiten und Governance festlegenJede Hub-Website sollte zugewiesene Eigentümer oder Verantwortliche haben. Diese sorgen dafür, dass Inhalte aktuell bleiben und Berechtigungen gepflegt werden, und fungieren als Brücke zwischen IT und Fachbereichen. So verhindern Sie wuchernde Inhalte, Verwirrung und Sicherheitsvorfälle.
  4. Konsistente, aber flexible Navigation gestaltenHubs benötigen einheitliche globale Menüs und websiteübergreifende Links, damit sich Anwender nicht verlieren, wenn sie zwischen Fachbereichen wechseln. Gleichzeitig sollte jeder Fachbereich über Landingpages und gezielte Webparts zeigen können, was ihm am wichtigsten ist. So halten Sie Ordnung und Autonomie in der Balance.
  5. Planen Sie für Veränderung und WachstumIhre Organisation bleibt nicht statisch. Richten Sie Hubs ein, damit Sie Abteilungen mit minimaler Störung hinzufügen, entfernen oder neu ordnen können. Eine flexible Hubsite-Struktur passt Ihr Intranet an Fusionen, neue Regionen oder geänderte Geschäftsausrichtungen an, ohne dass eine vollständige Neugestaltung nötig ist.

Wichtige Gestaltungsentscheidungen für Ihre Intranet-Strategie 2026

  1. Wählen Sie Ihre zentralen PlattformkomponentenPrüfen Sie, ob SharePoint, Viva Connections oder eine Kombination zu Ihren Anforderungen passt. Achten Sie darauf, dass Ihre Basisplattform mobile und Desktop-Geräte sowie Drittanbieter-Integrationen unterstützt. Zukunftsfähige Intranets brauchen Kompatibilität mit dem Microsoft-365-Ökosystem und genug Offenheit für neue Werkzeuge.
  2. Planen Sie KI und Personalisierung von Beginn anLegen Sie frühzeitig fest, wie Sie KI für Suche, Empfehlungen und Automatisierung einsetzen. Optionen wie Microsoft Graph ermöglichen es, gezielt Neuigkeiten, Apps oder Lernpfade an die richtigen Personen auszuspielen. Wer das jetzt plant, erspart sich später viel Aufwand.
  3. Legen Sie Governance- und Sicherheitsgrundlagen festBestimmen Sie, wer Websites erstellen, Berechtigungen verwalten und Inhalte veröffentlichen darf. Klare „Spielregeln“ für Compliance, Zugriff und Aufbewahrung sind besonders wichtig, wenn Ihre Branche reguliert ist oder Ihr Team über mehrere Regionen verteilt arbeitet.
  4. Setzen Sie modulare und skalierbare Gestaltungsmuster umNutzen Sie Seitenvorlagen, wiederverwendbare Webparts und modulare Navigation, damit Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen, wenn eine Abteilung neue Inhalte braucht. So bleibt Ihr Intranet auch mit wachsendem Umfang überschaubar und einheitlich.
  5. Planen Sie Feedback und kontinuierliche Verbesserung einRichten Sie Mechanismen ein, um Nutzerfeedback zu sammeln und die Nutzung zu messen. Ihr Intranet sollte sich weiterentwickeln, wenn sich Anforderungen ändern oder wenn Sie KI oder neue Integrationen einführen. Ein Ansatz nach dem Motto „einrichten und vergessen“ reicht 2026 nicht aus. Seien Sie bereit, regelmäßig nachzusteuern.

Viva Connections als persönlicher Einstiegspunkt in Ihr Intranet

Sie haben nun das Fundament für Ihr Intranet. Jetzt geht es darum, Mitarbeitenden einen Einstieg zu bieten, der sich vertraut anfühlt. Viva Connections verwandelt Ihr Intranet von einer statischen Website in ein interaktives, personalisiertes Startportal, und zwar direkt in Microsoft Teams, wo die Menschen ohnehin ihren Arbeitstag verbringen.

Dieser Abschnitt zeigt, warum Viva Connections als Intranet-Startseite im Vergleich zu klassischen SharePoint-Startseiten einen echten Unterschied macht. Wir stellen Optionen für dynamische Dashboards vor, für die zielgruppenspezifische Ausspielung von Neuigkeiten und Tools sowie für die sinnvolle Vernetzung von Teams und Abteilungen.

Ob Ihre Mitarbeitenden unterwegs, am Schreibtisch oder abteilungsübergreifend arbeiten: Ein personalisiertes Viva-Connections-Dashboard stellt sicher, dass sie genau das erhalten, was sie brauchen, nicht mehr und nicht weniger. Damit schaffen wir die Grundlage für moderne, anpassungsfähige Intranet-Erlebnisse, die Menschen in den Mittelpunkt stellen und nicht nur Seiten.

Warum Viva Connections im Zentrum Ihres Kommunikations-Intranets stehen sollte

Viva Connections dient als personalisierter Einstiegspunkt in Ihr Intranet und lebt direkt in Microsoft Teams. Da es Neuigkeiten, Ressourcen und Tools über ein konfigurierbares Dashboard bündelt, bietet es ein nahtloses Nutzungserlebnis, das eine klassische SharePoint-Startseite kaum erreicht.

Diese Integration vereinfacht den Zugriff, steigert die Interaktion und erweitert die Reichweite Ihrer Unternehmenskultur und Kommunikation. Wenn Sie Viva Connections zur Basis Ihres Kommunikations-Intranets machen, bringen Sie Informationen und Zusammenarbeit dorthin, wo Ihre Mitarbeitenden täglich arbeiten. Das erhöht die Nutzung und sorgt für mehr Abstimmung.

Viva Connections für ein personalisiertes Dashboard anpassen

  1. Wählen Sie die wichtigsten Dashboard-Karten und Widgets ausStellen Sie zunächst die für Ihre Nutzenden relevantesten Dashboard-Karten zusammen. Zur Auswahl stehen unter anderem Newsfeeds, Aufgabenlisten, Unternehmensressourcen, HR-Links und personalisierte Lernmodule. Überladen Sie das Dashboard nicht. Halten Sie es schlank und zweckmäßig.
  2. Konfigurieren Sie die personalisierte ZielgruppenanspracheNutzen Sie die Zielgruppenausrichtung, damit bestimmte Rollen, Standorte oder Geschäftsbereiche gezielt eigene Inhalte sehen. Die Personalabteilung sieht zum Beispiel nur Hinweise für HR, während der Vertrieb neue Leads und Ziele erhält. Diese gezielte Fokussierung steigert die Effizienz und Zufriedenheit der Nutzenden.
  3. Passen Sie Layout und Anordnung an die Benutzerfreundlichkeit anOrdnen Sie Widgets nach Nutzungshäufigkeit und Bedeutung. Machen Sie unternehmensweite Neuigkeiten prominent, platzieren Sie Team-Tools auf einen Blick und halten Sie Support- und Hilfeangebote leicht erreichbar. Regelmäßige Überprüfungen mit Nutzerfeedback halten das Layout aktuell und relevant.
  4. Externe Anwendungen und Verknüpfungen einbindenHeften Sie Geschäftsanwendungen wie Lohnabrechnung oder Zeiterfassung direkt auf das Dashboard. Nutzen Sie nach Möglichkeit Single Sign-on für einen reibungslosen Zugriff. So müssen Mitarbeitende seltener zwischen Anwendungen wechseln, und das Intranet wird zu einem Werkzeug für den Alltag statt zu einem Umweg.
  5. Benachrichtigungen für Echtzeit-Interaktion nutzenRichten Sie Warnungen und Benachrichtigungen auf dem Dashboard für wichtige Neuigkeiten ein, etwa Unternehmensmeldungen, Firmenjubiläen oder dringende Systemänderungen. Warnungen erregen Aufmerksamkeit und halten das Intranet lebendig.

So personalisieren Sie das Intranet für Abteilungen und Geschäftsbereiche

  1. Zielgruppenadressierung für Abteilungsnachrichten aktivierenAbteilungen können Meldungen veröffentlichen, die nur ihre Mitarbeitenden sehen. So bleiben die Inhalte relevant und unnötige Informationen werden reduziert.
  2. Individuelle Startseiten für jeden Geschäftsbereich erstellenGestalten Sie den Intranetbereich jedes Geschäftsbereichs passgenau mit eigenen Ressourcen, Ansprechpartnern und Leistungsdashboards. So fühlt sich jedes Team verantwortlich und findet schnell, was für es wichtig ist.
  3. Abteilungsspezifische Tools und Aktionen hervorhebenFügen Sie für jede Gruppe Verknüpfungen zu den meistgenutzten Anwendungen oder Workflow-Tools hinzu. Die Finanzabteilung erhält beispielsweise schnelle Links zur Spesenabrechnung, während die IT-Abteilung Ticketsysteme prominent angezeigt bekommt.

Best Practices für Design, Branding und Navigation

Wenn Sie ein Intranet schaffen wollen, das Mitarbeitende tatsächlich nutzen, beginnen Sie mit Design, Branding und Navigation. Ein modernes, visuell einheitliches Umfeld macht einen großen Unterschied für Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit. Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz gut aussehen lassen, reibungslos laufen lassen und leicht navigierbar halten, unabhängig davon, wie groß er wird.

Wir zeigen, warum die Priorisierung der Navigation entscheidend ist, weshalb Branding konsistent, aber nie überladen sein sollte, und wie Sie moderne SharePoint-Webparts einsetzen, ohne Benutzer mit unübersichtlichen Inhalten zu überfordern. Mit der richtigen Balance wird Ihr Intranet nicht nur funktional, sondern ein Ort, an den Menschen jeden Tag gerne zurückkehren.

Mit einheitlichen Vorlagen, barrierefreien Farbkonzepten und schlanken Menüs schaffen Sie einen digitalen Arbeitsbereich, der nicht nur ansprechend, sondern auch leicht zu pflegen und skalierbar ist. Die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen, wie Sie das umsetzen und typische Fallstricke vermeiden.

So priorisieren Sie die Navigation mit verwalteten globalen Menüs und skalierbarer Architektur

  1. Verwaltete globale Menüs implementierenVerwenden Sie im gesamten Intranet einheitliche Menüs, damit Benutzer die zentralen Bereiche unabhängig von der Seite finden, auf der sie landen. Eine verwaltete Navigation sorgt für weniger Verwirrung und schnelleren Zugriff auf wichtige Ressourcen.
  2. Mit skalierbarer Informationsarchitektur aufbauenGestalten Sie Ihre Informationsstruktur so, dass sie zukünftiges Wachstum unterstützt. Verwenden Sie logische Kategorien, verständliche Bezeichnungen und Standardlinks, damit neue Websites oder Tools eingefügt werden können, ohne das gesamte System unübersichtlich zu machen.
  3. Eine klare Informationshierarchie festlegenPriorisieren Sie unverzichtbare Menüpunkte und verlagern Sie selten genutzte Inhalte in tiefere Ebenen. Die häufigsten Aufgaben, etwa das Suchen nach Richtlinien, das Absenden von Formularen oder das Lesen von Neuigkeiten, sollten immer ganz oben stehen. So finden Benutzer direkt, was wirklich wichtig ist.

Best Practices für eine einheitliche Markenwirkung mit visuellem Design und Designfarben-Strategie

  1. Branding-Richtlinien frühzeitig festlegenLegen Sie Farbpalette, Logo-Regeln und Stile für Kopf- und Fußzeilen von Beginn an fest, damit alles zusammenpasst. So verhindern Sie, dass Seiten mit unpassenden Farben und Logos in Ihr Intranet gelangen.
  2. Designfarben gezielt statt übermäßig einsetzenVerwenden Sie Markenfarben, um Schaltflächen oder Überschriften hervorzuheben, aber lassen Sie viel Weißraum und neutrale Hintergründe. So bleiben Unternehmensidentität und Lesbarkeit im Gleichgewicht. Niemand möchte eine augenermüdende Startseite.
  3. Barrierefreiheit für alle visuellen Elemente sicherstellenPrüfen Sie Ihre Farben und Kontraste für Screenreader und Nutzer mit eingeschränktem Sehvermögen. Barrierefreiheit ist nicht nur eine Anforderung, sondern stellt auch sicher, dass sich alle eingebunden fühlen und vollständig teilnehmen können.

Moderne Webparts gezielt mit einheitlichen Vorlagen für Konsistenz einsetzen

Content-Strategie und Lebenszyklusverwaltung

Ohne die richtige Content-Strategie kann sich Ihr Intranet im Handumdrehen in einen unübersichtlichen Haufen aus Dokumenten und veralteten Nachrichten verwandeln. Ein solider Plan, ergänzt um Automatisierung und Lebenszykluskontrollen, hält Ihr Intranet geordnet, aktuell und lohnend für regelmäßige Besuche.

Wir gehen bewährte Methoden durch, mit denen Sie Inhaltsverantwortung zuweisen, Workflows einrichten und sicherstellen, dass nichts länger liegen bleibt, als es sollte. Sie erfahren, warum eine nachhaltige Strategie mehr ist als das Hochladen von Dateien: Es geht um Governance, Vertrauen und die Vorbereitung auf kontinuierlichen Wandel.

KI-gestützte Automatisierung hilft dabei, Aufbewahrung zu steuern, Inhalte aktuell zu halten und manuellen Aufwand zu reduzieren. Und wenn Sie migrieren, sollten Sie auch Altinhalte aufräumen, damit Sie das Durcheinander nicht in die neue Umgebung mitschleppen. Sorgen wir dafür, dass Ihre Intranet-Inhalte vom ersten Tag an reibungslos laufen.

Grundlagen für eine wirksame Content-Strategie

Eine wirksame Content-Strategie basiert von Beginn Ihres Intranetprojekts an auf klarer Verantwortung, definierten Workflows und starker Governance. Jede Inhaltsart sollte einen verantwortlichen Eigentümer haben, der die Inhalte pflegt und ihre Richtigkeit sicherstellt. Gut gestaltete Workflows unterstützen Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung und halten alles auf aktuellem Stand.

Mit einer Governance, die festlegt, wer Inhalte erstellen, bearbeiten oder löschen darf, verhindern Sie eine unkontrollierte Ausbreitung von Inhalten und erhalten das Vertrauen der Nutzer. Eine durchdachte Strategie sorgt dafür, dass Informationen nicht nur strukturiert, sondern auch verlässlich und aktuell sind.

Den Content-Lebenszyklus mit Automatisierung und KI meistern

  1. Inhalte automatisch klassifizierenNutzen Sie KI-gestützte Werkzeuge, um Inhalte beim Erstellen oder Hochladen zu kennzeichnen und zu kategorisieren. So lassen sie sich leichter finden und gezielt weiterleiten, Sie sparen unzählige Stunden manueller Arbeit und verbessern die Suchrelevanz für die Nutzer.
  2. Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien durchsetzenRichten Sie automatisierte Regeln ein (etwa die in Microsoft Purview), die wichtige Datensätze für festgelegte Zeiträume aufbewahren und nicht mehr benötigte Dokumente sicher löschen. Automatisierung reduziert menschliche Fehler und hilft, gesetzliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
  3. Versionierung und Überprüfungstermine im Blick behaltenVerfolgen Sie jede Änderung mit einer zuverlässigen Versionskontrolle und nutzen Sie KI, um Eigentümer zu erinnern, wenn geplante Überprüfungen oder Aktualisierungen anstehen. So verstauben Richtlinien und wichtige Dokumente nicht und werden nicht veraltet.
  4. Genehmigungs-Workflows aktivierenIntegrieren Sie Freigabeschritte in Ihren Veröffentlichungsprozess und automatisieren Sie Benachrichtigungen und Eskalationen für ausstehende Entwürfe. So sichern Sie die Qualität und stellen dort, wo es am wichtigsten ist, die Aufsicht durch die Führungsebene sicher.
  5. Compliance-Überwachungswerkzeuge einbindenNutzen Sie Compliance- und Überwachungsfunktionen, um mögliche Datenverluste, Datenlecks oder abgelaufene Inhalte frühzeitig zu erkennen, bevor daraus große Probleme werden. Automatisierung hält alles auf Kurs.

Bewährte Methoden für die Migration und Strukturierung von Altinhalten

Governance, Sicherheit und Compliance im Unternehmensmaßstab

Große Organisationen und Unternehmen in stark regulierten Branchen haben bei der Intranet-Governance viel zu verlieren. Eine falsche Berechtigungseinstellung oder eine übersehene Compliance-Regel kann erhebliche Probleme verursachen. Deshalb brauchen Sie belastbare Rahmenwerke, die mit Ihrem Unternehmen wachsen und Sie sowohl bei Prüfern als auch bei der IT in gutem Licht stehen lassen.

Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie die richtigen Kontrollen einrichten, rollenbasierten Zugriff durchsetzen und die Datensicherheit lückenlos gewährleisten. Sie finden Hinweise zum Umgang mit sensiblen Daten sowie Compliance-Anforderungen für Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und öffentliche Verwaltung. Ein solides Fundament sorgt dafür, dass Ihr Intranet nicht zum schwächsten Glied Ihrer Sicherheitskette wird.

Wenn Sie diesen Abschnitt durchgearbeitet haben, wissen Sie, wie Sie Risiken reduzieren, die Kontrolle behalten und Dezentralisierung ermöglichen, ohne Qualität oder Überblick zu verlieren. Diese Schritte schützen Ihre Nutzer und Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlern und Reputationsschäden.

Ein Governance-Framework für Ihr Intranet aufbauen

Ihr Intranet mit rollenbasiertem Zugriff und Vertraulichkeitsrichtlinien absichern

  1. Rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC) implementierenLegen Sie Berechtigungen granular nach Benutzerrolle fest, etwa „Website-Besitzer“, „Mitwirkender“ oder „Leser“, um eine übermäßige Freigabe sensibler Informationen zu vermeiden. Nur wer Zugriff benötigt, erhält ihn. Das unterstützt die Prinzipien von Zero Trust.
  2. Vertraulichkeitsbezeichnungen und Datenrichtlinien anwendenVersehen Sie Inhalte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen (etwa „Vertraulich“ oder „Nur für den internen Gebrauch“) und lösen Sie je nach Bezeichnung unterschiedliche Regeln für Freigabe oder Aufbewahrung aus. So schützen Sie geschäftskritische und regulierte Daten.
  3. Externe Freigabe standardmäßig deaktivierenSperren Sie Dateien und Websites, sodass externe Nutzer nur dann zugreifen können, wenn es ausdrücklich erforderlich ist. Lassen Sie eine Freigabe nur für vertrauenswürdige Partner zu, und zwar erst nach Sicherheitsprüfung und Genehmigung.
  4. Privilegierten Zugriff überwachen und durchsetzenBehalten Sie im Blick, wer Administrator- oder erweiterte Berechtigungen besitzt, rotieren Sie Anmeldedaten bei Bedarf und prüfen Sie Aktivitätsprotokolle regelmäßig. Regelmäßige Überprüfungen schließen Lücken und erkennen Probleme, bevor sie zu Sicherheitsverletzungen werden.

Compliance-Aspekte der Governance für regulierte Branchen und Finanzdienstleister

Intranet-Akzeptanz fördern, Erfolg messen und KI einplanen

Ein modernes Intranet ist nicht erfolgreich, wenn es niemand nutzt. Akzeptanz, Change Management und kontinuierliche Verbesserung sind das Erfolgsrezept für nachhaltige Ergebnisse. Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie Begeisterung wecken, Nutzer schulen und die Unterstützung der Führungsebene gewinnen. Denn wenn der CEO keine Updates über Viva Connections teilt, wer sonst sollte es tun?

Doch mit dem Start ist es nicht getan. Wir zeigen auch, wie Sie Feedback sammeln, Analysen nutzen und das Angebot laufend verbessern, damit Ihr digitaler Arbeitsplatz nicht veraltet. Außerdem schreiben wir 2026, daher stehen KI, Copilot und andere Microsoft-Innovationen klar im Fokus. Wenn Sie dafür jetzt planen, bleibt Ihr Intranet auf dem neuesten Stand und Ihre Investition zukunftssicher.

Lesen Sie weiter für praxisnahe Tipps, mit denen Sie Nutzer zu Fürsprechern machen, einen messbaren geschäftlichen Nutzen nachweisen und flexibel bleiben, während sich Technologie und Ihre Mitarbeitenden weiterentwickeln.

Akzeptanz des Intranets durch Kommunikation und Schulung fördern

  1. Mit Unterstützung der Führungsebene startenSichern Sie sich die Unterstützung durch das Management und holen Sie sichtbare, klare Empfehlungen ein. Das Engagement der Führungsebene signalisiert Relevanz und fördert von Beginn an eine breite Beteiligung.
  2. Gezielte Kommunikationskampagnen durchführenNutzen Sie unternehmensweite E-Mails, Teams-Beiträge und Demos in Betriebsversammlungen, um Aufmerksamkeit zu erzeugen und alle darüber zu informieren, was kommt und warum es wichtig ist.
  3. Praxisnahe Schulungen und Onboarding anbietenStellen Sie praktische Schulungen, leicht verständliche Anleitungen und Peer-Champions bereit, die während des Starts und darüber hinaus echte Nutzerfragen beantworten.
  4. Regelmäßig „Neuigkeiten“ präsentierenHeben Sie neue Funktionen, Abteilungsseiten oder Integrationen hervor, damit das Interesse erhalten bleibt und gelegentliche Nutzer zu regelmäßigen werden.

Messen, iterieren und kontinuierlich verbessern mit Analysen

  1. Engagement-Kennzahlen nachverfolgenNutzen Sie die integrierten Analysen, um Seitenaufrufe, beliebte Inhalte und die Anmeldungen (und Nicht-Anmeldungen) zu überwachen. Die Erkenntnisse zeigen, wo Verbesserungen den größten Effekt haben.
  2. Direktes Nutzerfeedback einholenBefragen Sie Mitarbeitende, führen Sie Feedbackrunden durch und pflegen Sie laufend eine Liste mit Ideen und Beschwerden. Diese Perspektive deckt kleine Probleme auf, bevor sie zu großen Hindernissen werden.
  3. Erfolgskriterien und KPIs festlegenDefinieren Sie, wie „Erfolg“ aussieht, zum Beispiel Nutzungsraten, weniger Helpdesk-Tickets oder schnelleres Onboarding, und messen Sie regelmäßig dagegen. Passen Sie die Ziele an, wenn sich Ihre Organisation verändert.
  4. Einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus etablierenHandeln Sie auf Basis von Analysen und Feedback, indem Sie Updates ausrollen, die Navigation verfeinern oder bei Bedarf neue Webparts hinzufügen. Lassen Sie die Nutzenden wissen, dass Sie zuhören und auf ihre Bedürfnisse reagieren.

KI-Integration und künftige Microsoft 365-Funktionen einplanen

  1. Auf Copilot und Viva-KI-Funktionen vorbereitenPrüfen Sie, wie KI-Assistenten und Automatisierung Inhaltserstellung, Suche und Empfehlungen übernehmen können. So gewinnen Sie Zeit für wertschöpfendere Aufgaben und verbessern die Ergebnisse.
  2. Den Lebenszyklus von Inhalten automatisierenNutzen Sie KI, um Dokumente zu klassifizieren, zu prüfen und auszusondern. Das reduziert den manuellen Pflegeaufwand und stärkt die Compliance in Ihrem gesamten Intranet-Ökosystem.
  3. Das Nutzererlebnis durch Personalisierung verbessernNutzen Sie KI, um passgenaue Dashboards, Nachrichten und Tools auf Basis von Rolle, Lernverlauf und Verhalten bereitzustellen. So reduzieren Sie „Rauschen“ und helfen Nutzenden, sofort das zu finden, was für sie wichtig ist.
  4. Flexibel bleiben, während sich Microsoft 365 weiterentwickeltVerfolgen Sie Roadmaps und Community-Updates, damit Ihr Intranet mit den neuesten Funktionen und Integrationen kompatibel bleibt. So werden Upgrades reibungslos statt störend.

Umsetzungsfahrplan, häufige Fragen und nächste Schritte für Ihr modernes Intranet

Die beste Strategie nützt nichts, wenn Sie Pläne nicht in Handlungen umsetzen. Dieser Abschnitt führt Sie durch einen klaren, praxisnahen Umsetzungsfahrplan, damit Sie sich nicht in Details verlieren. Von der frühen Analysephase bis zum finalen Go-live entscheidet gute Organisation darüber, ob der Rollout reibungslos verläuft oder sich das Projekt über Monate hinzieht.

Außerdem beantworten wir die drängendsten Fragen: Teams oder SharePoint? Was kostet das? Was ist, wenn wir Drittanbieter-Tools entwachsen? Bevor Sie wertvolle Zeit und Budget investieren, wollen Sie klare Antworten.

Zum Schluss erhalten Sie eine Kurzliste mit nächsten Schritten und Planungsaufgaben sowie Tipps zur Bewertung Ihrer Optionen und zur Auswahl der passenden Unterstützung. Am Ende dieses Abschnitts sind Sie bereit, Ihr Intranet-Vorhaben mit Zuversicht und Klarheit zu starten.

Ihr phasenweiser Umsetzungsplan von der Analyse bis zum Go-live

  1. Analyse und Abstimmung mit StakeholdernBefragen Sie Nutzende, definieren Sie die geschäftlichen Ziele und erheben Sie die Anforderungen. Legen Sie Ihre Projektvision und Erfolgskriterien fest.
  2. Design- und ArchitekturplanungPlanen Sie die Struktur Ihrer Hub-Website, die Navigation und das Branding. Entscheiden Sie über Vorlagen, die Zielgruppenausrichtung und darüber, welche Funktionen zuerst starten sollen.
  3. Inhaltsmigration und Einrichtung der BerechtigungenPrüfen Sie vorhandene Inhalte. Migrieren Sie nur, was wertvoll ist, entrümpeln Sie den Rest und setzen Sie Berechtigungen gemäß Ihrem Governance-Modell.
  4. Pilotbetrieb und FeedbacksammlungStarten Sie das neue Intranet mit einer Teilgruppe von Nutzenden. Sammeln Sie Feedback, beobachten Sie die Analysen und passen Sie Design, Navigation oder Inhalte an, bevor der vollständige Go-live erfolgt.
  5. Unternehmensweiter Go-live und SupportRollen Sie das Intranet breit aus, verstärken Sie die Kommunikation und bieten Sie während der Umstellung zusätzlichen Support. Legen Sie einen Plan für laufende Aktualisierungen und kontinuierliches Zuhören fest.

Häufige Fragen zum modernen Intranet: Teams vs. SharePoint, Kosten und mehr

Erste Schritte: Vorgehen für Planung und Bewertung von Designoptionen

  1. Anforderungen definierenListen Sie unverzichtbare Funktionen, inhaltliche Prioritäten und Compliance-Anforderungen auf, bevor Sie mit der Auswahl oder dem Design beginnen.
  2. Design- und Navigationsmodelle bewertenFühren Sie Workshops mit Endbenutzern und Stakeholdern durch, um Hub-Layouts, Branding-Richtungen und Demo-Vorlagen zu prüfen.
  3. Team aufbauen und Budget sichernBinden Sie IT, Kommunikation, HR und mindestens einen Executive Sponsor ein. Holen Sie eine Budgetschätzung für den initialen Launch und künftige Verbesserungen ein.
  4. Bei Bedarf externe Expertise einholenWenn Sie nicht weiterkommen, zögern Sie nicht, einen Viva- oder SharePoint-Beratungspartner für Unterstützung bei Design oder Migration hinzuzuziehen.
  5. Projektzeitplan erstellenPlanen Sie die Phasen Discovery, Aufbau, Tests und Go-live. Berücksichtigen Sie von Beginn an Zeit für Feedback, Schulungen und Iterationen, denn Eile führt später zu Problemen.

Viva Connections für hybride und remote arbeitende Belegschaften optimieren

Im Jahr 2026 arbeitet ein großer Teil der Belegschaft remote oder hybrid. Ihr Intranet ist damit nicht nur ein Werkzeug, sondern die Lebensader für Unternehmenskultur, Informationen der Führungsebene und Teamzusammenarbeit. Standardlayouts reichen für diese Nutzer nicht aus. Sie brauchen Funktionen und Strategien, die Isolation verringern und eine „digitale Verbundenheit“ fördern.

Dieser Abschnitt konzentriert sich darauf, digitale Nähe statt bloßem digitalem Rauschen zu schaffen. Sie erfahren, wie Sie die spontanen Begegnungen auf dem Flur virtuell nachbilden und Dashboards gestalten, die alle auf dem Laufenden halten, egal ob sie im Büro, zu Hause oder am anderen Ende der Welt arbeiten.

Außerdem behandeln wir zeitzonenbewusste Updates und die Planung von Kommunikation, damit Kolleginnen und Kollegen auf verschiedenen Kontinenten nicht ausgeschlossen werden oder mitten in der Nacht mit Nachrichten überhäuft werden. Wenn Sie erreichen möchten, dass sich jeder Mitarbeitende eingebunden und wertgeschätzt fühlt, sind dies die Verbesserungen, die wirklich einen Unterschied machen.

Gestaltung für digitale Nähe in einer verteilten Belegschaft

  1. Gezielte Nachrichtenstreams kuratierenZeigen Sie relevante Updates und Shoutouts mit Teamerfolgen, Geburtstagen oder Meilensteinen, damit sich Remote-Mitarbeitende gesehen und gewürdigt fühlen.
  2. Soziale Anerkennungsbereiche aktivierenNutzen Sie die integrierte Anerkennungsfunktion oder Yammer-Webparts. Mitarbeitende können Lob aussprechen, Geschichten teilen oder an Umfragen teilnehmen, um die Gemeinschaft aus dem Büro nachzubilden.
  3. Gemeinsame Räume fördernRichten Sie digitale Foren oder Communities für Abteilungen, Projekte oder gemeinsame Interessen ein. Halten Sie den Austausch in Gang und lassen Sie Menschen virtuell aufeinandertreffen.
  4. Abteilungsübergreifende Projekte gezielt sichtbar machenStellen Sie gemeinsame Projekte und Erfolge zwischen Teams heraus, um die Transparenz zu erhöhen und die Silos der Remote-Arbeit aufzubrechen.

Zeitzonenbewusste Inhalte und Terminplanung für globale Teams aktivieren

Viva Connections mit Viva Engage für die Kommunikation der Führungsebene nutzen

Ein wirklich modernes Intranet dient nicht nur der Bereitstellung von Dokumenten oder Routinemitteilungen. Es ist ein Werkzeug, mit dem Führungskräfte im digitalen Arbeitsumfeld in Kontakt treten, inspirieren und sichtbar sein können. Wenn Viva Connections und Viva Engage zusammenarbeiten, erhalten Führungskräfte die Reichweite und die Rückmeldung, die sie brauchen, ohne den Lärm von Massen-E-Mails.

Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie authentische Blogbeiträge von Führungskräften, Live-Fragerunden und Anerkennungskampagnen direkt im Mitarbeiter-Dashboard einbetten. Wenn zweiseitiger Dialog und soziale Anerkennung integriert sind, wächst das Vertrauen, und alle fühlen sich der Unternehmensstrategie näher, unabhängig von Rolle oder Standort.

Außerdem stellen wir laufende oder saisonale Führungskampagnen vor, etwa CEO-Challenges oder DEI-Spotlights, die die Kommunikation lebendig und inklusiv halten. Mit diesen Schritten wird Ihr Intranet von einem Schwarzen Brett zu einer lebendigen Plattform für Engagement.

Viva Engage für Transparenz und Anerkennung der Führungsebene einbinden

  1. Blogs und Updates der Führungsebene integrierenBetten Sie Beiträge von Führungskräften direkt in Viva Connections ein, damit Vision und Prioritäten allen Mitarbeitenden an einer Stelle sichtbar sind.
  2. Interaktive Town-Hall-Fragerunden veranstaltenAktivieren Sie Live- oder asynchrone Q&A-Karten, auf denen Führungskräfte auf Fragen der Mitarbeitenden antworten. So entstehen echte Transparenz und Vertrauen.
  3. Kampagnen zur Anerkennung von Mitarbeitenden hervorhebenStellen Sie Shoutouts, Nominierungen oder Auszeichnungen über Viva-Engage-Feeds heraus. So werden Wertschätzung und Beitrag im digitalen Raum öffentlich sichtbar.
  4. Zweiwege-Feedbackschleifen fördernNutzen Sie Umfragen und Kommentarkarten mit offenen Fragen, damit Mitarbeitende sehen, dass ihre Meinung gehört wird, und die Führungsebene mit den Themen aus dem Arbeitsalltag in Verbindung bleibt.

Dauerhafte Führungskanäle und Engagement-Kampagnen aufbauen

Personalisierung des Intranets mit Microsoft Graph und KI automatisieren

Eine manuelle Zielgruppenansprache stößt schnell an Grenzen. Für ein Intranet der nächsten Stufe im Jahr 2026 brauchen Sie Inhalte, die sich automatisch anpassen und sich selbst empfehlen. KI und Microsoft Graph machen das möglich. Mit diesen Werkzeugen stellen Sie Dashboards, Neuigkeiten oder Ressourcen bereit, die sich spontan am Verhalten, der Rolle und den Interessen jeder Person ausrichten.

Hier erfahren Sie, wie Sie über statische Inhalte hinausgehen und dynamische, intelligente Erlebnisse aufbauen, die lernen, was Nutzende benötigen. Mit intelligentem maschinellem Lernen kann Ihr Intranet Nutzende zu passenden Expertinnen und Experten, neuen Lernpfaden oder dringenden Ressourcen führen. Das reduziert die Informationsflut und steigert die Zufriedenheit.

Dabei geht es nicht nur um Spielereien. Der Ansatz ist praxistauglich, skalierbar und zukunftssicher, denn Ihr Intranet wird mit jeder Interaktion der Nutzenden klüger.

Microsoft Graph nutzen, um rollen- und verhaltensbasierte Inhalte sichtbar zu machen

  1. Teamzugehörigkeiten und aktive Projekte analysierenMicrosoft Graph erkennt, welchen Teams oder Gruppen eine Person angehört, und stellt entsprechend gezielte Inhalte, Tools oder Neuigkeiten bereit. Ein Mitglied des HR-Teams erhält zum Beispiel HR-Updates und Ressourcen, ganz ohne manuelle Zielgruppensteuerung.
  2. Nutzung von Dokumenten auswertenIndem Graph die Dokumente verfolgt, auf die eine Person häufig zugreift, empfiehlt es ähnliche oder verwandte Dateien. So arbeiten alle effizienter, ohne mit irrelevanten Informationen überfordert zu werden.
  3. Kommunikation und Lernmodule personalisierenGraph kann Ankündigungen oder Lernpfade auf Basis früherer Aktivitäten oder abgeschlossener Schulungen zuschneiden. So werden Nutzende auf Updates aufmerksam gemacht, die sie sonst womöglich übersehen würden.
  4. Dashboards in Echtzeit aktualisierenMit Verhaltensdaten können sich Viva Connections-Dashboards automatisch aktualisieren und relevante Apps, Kontakte oder Ressourcen anzeigen, sobald sich Rolle oder Interessen einer Person im Laufe der Zeit ändern.
  5. Manuellen Pflegeaufwand reduzierenDie KI übernimmt die aufwendige Arbeit, damit Administratorinnen und Administratoren nicht mit endlosen Listen für die Zielgruppensteuerung kämpfen müssen. Das Erlebnis jedes Nutzenden ist dadurch aktuell und zugleich relevant.

KI-gestützte „Für Sie“-Bereiche in Viva Connections aufbauen

  1. Dynamische „Für Sie“-Bereiche einrichtenNutzen Sie maschinelles Lernen, um zeitnahe Lernpfade, Unternehmensneuigkeiten oder Expertenprofile zu empfehlen, basierend auf dem, was eine Person kürzlich angesehen, angeklickt oder abgeschlossen hat.
  2. Informationsflut durch intelligente Kuratierung eindämmen„Für Sie“-Bereiche wirken als intelligente Filter und zeigen nur die Inhalte an, die für jede Person wahrscheinlich wertvoll sind. Das reduziert das Rauschen und steigert die Interaktion.
  3. Zeitkritische Ressourcen hervorhebenDringende Aufgaben oder Termine, etwa verpflichtende Schulungen oder Fristen für Leistungen, werden automatisch priorisiert und ganz oben im persönlichen Bereich angezeigt.
  4. Proaktive Entdeckung von Inhalten ermöglichenHelfen Sie Nutzenden, neue Chancen, teamübergreifende Projekte oder Mentorings zu entdecken, indem Sie Empfehlungen auf Basis ihrer Aktivitäten und Präferenzen anzeigen. Jeder Besuch im Intranet wird so ein Stück nützlicher.

Das sollten Sie sich auch anhören

Ein modernes Intranet mit Viva Connections erfordert mehr als ein neu gestaltetes Startseitendesign. Diese Folgen beleuchten die Informationsarchitektur, Personalisierung, Erweiterbarkeit und Governance-Entscheidungen hinter einer nachhaltigen Mitarbeiterplattform:

Entitäten in diesem Artikel

Intranet Viva Connections SharePoint Microsoft Viva Governance Dashboards Microsoft Teams

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