Abgleich von Rechnungen mit 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich in Dynamics 365 Finance meistern

Von Mirko Peters · 2026-08-22

Erfahren Sie, wie Sie den 2-Wege- und 3-Wege-Rechnungsabgleich in Dynamics 365 Finance konfigurieren, um Kreditorenkontrollen zu automatisieren, Überzahlungen zu verhindern und Toleranzen zu verwalten.

Automatisch mit KI aus dem Originalbeitrag übersetzt. Englisches Original lesen

Die Konfiguration des Rechnungsabgleichs in Dynamics 365 Finance ermöglicht es Unternehmen, Lieferantenrechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen. Diese wesentliche finanzielle Kontrolle sorgt für Genauigkeit, verhindert Überzahlungen und verkürzt die manuelle Prüfzeit für Routine-Lieferantenvorgänge.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Rechnungsabgleich in Dynamics 365 vergleicht Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen, um die finanzielle Genauigkeit sicherzustellen.
• Der 2-Wege-Abgleich prüft Bestellungen und Rechnungen auf Übereinstimmung bei Preis und Menge.
• Der 3-Wege-Abgleich ergänzt Wareneingänge, um vor der Zahlungsfreigabe zu bestätigen, dass die Ware tatsächlich eingetroffen ist.
• Konfigurierte Toleranzgrenzen verhindern, dass geringfügige Abweichungen, etwa Rundungsdifferenzen, die Routine-Kreditorenprozesse aufhalten.

Grundlagen des Rechnungsabgleichs

Wenn Lieferantenrechnungen in einem Unternehmen eingehen, bestätigt die Freigabe, dass eine berechtigte Führungskraft die Forderung geprüft hat. Die Freigabe allein garantiert jedoch nicht, dass die Rechnung des Lieferanten korrekt widerspiegelt, was das Unternehmen bestellt hat oder tatsächlich geliefert wurde. Der Rechnungsabgleich schließt diese Lücke, indem er die Abrechnungsdaten automatisch mit den internen Einkaufs- und Wareneingangsdaten abgleicht.

Ohne automatisierte Abgleichkontrollen müssen Finanzteams stark auf manuelle Prüfungen setzen. Das erhöht das Risiko, falsche Beträge zu verarbeiten, für nicht erhaltene Artikel zu zahlen oder doppelte Rechnungen zu übersehen. Dynamics 365 Finance schließt diese Lücken, indem es klare Kontrollpunkte schafft, an denen Systemdaten auf reale Vorgänge der Lieferkette treffen.

2-Wege-Abgleich: Bestellungen und Rechnungen

Die Grundstufe der automatisierten Prüfung in Dynamics 365 ist der 2-Wege-Abgleich. Dabei werden zwei zentrale Belege verglichen: die Bestellung und die Lieferantenrechnung.

Was der 2-Wege-Abgleich prüft

Der 2-Wege-Abgleich prüft, ob die Lieferantenrechnung in zwei wesentlichen Kriterien mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt: Preis und Menge. Bei der Anlage einer Bestellung werden die vereinbarten Preise und Stückzahlen für Büromaterial, Softwareabonnements, Dienstleistungen oder sonstige Nicht-Lagerartikel festgelegt.

Trifft anschließend die Lieferantenrechnung ein, validiert Dynamics 365 die abgerechneten Beträge anhand dieser Bestellung. Versucht ein Lieferant, einen höheren Stückpreis oder eine größere Menge abzurechnen, als ursprünglich vereinbart wurde, meldet das System die Abweichung sofort. So werden versehentliche Überberechnungen verhindert und die Einkaufsintegrität sichergestellt, ohne dass ein manueller Vergleich Zeile für Zeile nötig ist.

Einschränkungen des 2-Wege-Abgleichs

Während das Zwei-Wege-Matching bei Dienstleistungen und Software eine solide finanzielle Kontrolle bietet, fehlt ihm der Blick auf die physische Lieferung. Da nur die Bestellvereinbarung und die Lieferantenrechnung geprüft werden, lässt sich nicht bestätigen, ob Waren tatsächlich das Lager des Unternehmens erreicht haben. Bei Lagerartikeln, Rohstoffen und physischen Produkten brauchen Organisationen daher eine zusätzliche Prüfebene.

Drei-Wege-Matching: Warenbelege einbeziehen

Für Organisationen, die physische Lagerbestände verwalten, bringt das Drei-Wege-Matching einen entscheidenden dritten Beleg ins Spiel: den Wareneingangsbeleg.

Die Rolle des Wareneingangsbelegs

Wenn Waren im Lager eintreffen, prüft das Wareneingangspersonal die Lieferung und erfasst in Dynamics 365 einen Wareneingangsbeleg. Dieser Beleg dokumentiert genau, welche Mengen tatsächlich eingetroffen sind. Wenn ein Unternehmen beispielsweise zehn Industriearbeitstische bestellt, der Lkw aber aufgrund eines Lieferrückstands beim Hersteller nur acht abliefert, hält der Wareneingangsbeleg den tatsächlichen Eingang von acht Einheiten fest.

Wie das Drei-Wege-Matching den Cashflow schützt

Bei aktiviertem Drei-Wege-Matching prüft Dynamics 365 gleichzeitig die Bestellung (was bestellt wurde), den Wareneingangsbeleg (was eingetroffen ist) und die Lieferantenrechnung (was der Lieferant zu fordern behauptet). Rechnet der Lieferant zehn Arbeitstische ab, während das Lager nur acht erfasst hat, erkennt das System die Abweichung.

Diese automatisierte Gegenprüfung verhindert, dass die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet wird. Statt für noch nicht eingetroffene Waren zu zahlen, können die Finanzteams die Abweichung mit dem Lieferanten klären, eine korrigierte Rechnung anfordern oder abwarten, bis die nachbestellten Artikel eintreffen. Das bietet einen wirksamen Schutz davor, für nicht erfüllte Bestellungen zu zahlen.

Toleranzen für effiziente Abläufe konfigurieren

Im realen Geschäftsbetrieb sind kleine Abweichungen unvermeidbar. Rundungsdifferenzen bei Währungen, Stückkosten mit Nachkommastellen oder geringfügige Anpassungen bei den Versandkosten können zu minimalen Abweichungen zwischen Bestellungen und Lieferantenrechnungen führen. Würde bereits jede noch so kleine Differenz eine Rechnung blockieren, würden die Kreditorenteams ihre Zeit damit verbringen, harmlose Ausnahmen mit geringem Wert zu bereinigen.

Dynamics 365 löst dieses Problem über Abweichungstoleranzen. Finanz- und Einkaufsverantwortliche können für Preis-, Mengen- und Gesamtbeträge akzeptable Toleranzen festlegen, entweder als prozentuale Werte oder als feste Geldbeträge.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise für teure Fertigungsmaschinen eine strikte Nulltoleranz festlegen, sodass jeder Betrag genau geprüft wird. Für günstige Büromaterialien oder regelmäßige Versorgungsrechnungen könnte es dagegen eine kleine prozentuale Toleranzgrenze ansetzen. Rechnungen innerhalb der konfigurierten Toleranzgrenzen laufen automatisch weiter, während Rechnungen oberhalb der Schwelle zur manuellen Prüfung weitergeleitet werden. So übernimmt die Automatisierung die wiederkehrenden Prüfungen, und menschliches Urteilsvermögen bleibt echten finanziellen Auffälligkeiten vorbehalten.

Fazit

Ein strukturiertes Rechnungsmatching verwandelt die Kreditorenbuchhaltung von einer manuellen Papierjagd in ein schlankes, automatisiertes Finanzkontrollzentrum. Mit dem Zwei- und Drei-Wege-Matching in Dynamics 365 Finance und klar definierten Toleranzrichtlinien können Organisationen ihren Cashflow schützen, doppelte Zahlungen vermeiden und sicherstellen, dass jeder Euro, der das Unternehmen verlässt, einer genehmigten Geschäftsvereinbarung entspricht.

Wenn Sie erfahren möchten, wie sich diese automatisierten Finanzprozesse in das breitere Microsoft-Cloud-Ökosystem einfügen, hören Sie die vollständige Folge an und diskutieren Sie mit uns über moderne Finanzstrategien im Arbeitsumfeld.

Häufige Fragen

Worin liegt der wesentliche Unterschied zwischen dem Zwei- und dem Drei-Wege-Matching von Rechnungen in Dynamics 365?

Das Zwei-Wege-Matching vergleicht die Bestellung direkt mit der Lieferantenrechnung hinsichtlich Preis und Menge. Das Drei-Wege-Matching ergänzt einen dritten Beleg, den Wareneingangsbeleg, und prüft so, ob das Lager die Waren tatsächlich erhalten hat, bevor die Zahlung erfolgen kann.

Warum sind Toleranzgrenzen für das Rechnungsmatching in Dynamics 365 wichtig?

Toleranzgrenzen legen zulässige Abweichungen fest, etwa geringfügige Preisrundungen oder leichte Mengenunterschiede. Ohne Toleranzen würde jede unbedeutende Differenz die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung anhalten und Finanzteams zwingen, harmlose Verwaltungsprobleme manuell zu bereinigen.

Blockiert Dynamics 365 Rechnungen, die die Matching-Regeln nicht erfüllen, automatisch?

Ja. Wenn eine Rechnung die Abgleichsrichtlinien nicht erfüllt oder die konfigurierten Toleranzgrenzen überschreitet, markiert Dynamics 365 die Transaktion und hält sie an, bis ein Mitarbeiter der Finanzabteilung die Abweichung untersucht und behoben hat.

Welche Rolle spielt ein Wareneingangsbeleg in der Kreditorenbuchhaltung?

Ein Wareneingangsbeleg wird vom Lagerteam erstellt, sobald physische Waren eintreffen. Er hält genau fest, welche Artikel und Mengen die Rampe passiert haben. So verfügt die Finanzabteilung über einen konkreten Bezugspunkt, mit dem sie Bestellungen und Lieferantenrechnungen abgleichen kann.