Освоение сопоставления счетов по схеме 2-way и 3-way в Dynamics 365 Finance

By Mirko Peters · 2026-08-22

Узнайте, как настроить сопоставление счетов по схемам 2-way и 3-way в Dynamics 365 Finance, чтобы автоматизировать контроль кредиторской задолженности, предотвращать переплаты и управлять допусками.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Настройка сопоставления счетов в Dynamics 365 Finance позволяет организациям автоматически сверять счета поставщиков с заказами на закупку и накладными о приёмке. Этот ключевой финансовый контроль обеспечивает точность, предотвращает переплаты и сокращает время ручной проверки рутинных операций с поставщиками.

Главное

• Сопоставление счетов в Dynamics 365 сверяет счета поставщиков с заказами на закупку и накладными о приёмке, обеспечивая финансовую точность.
• 2-way сопоставление проверяет соответствие заказов на закупку и счетов по цене и количеству.
• 3-way сопоставление добавляет накладные о приёмке, чтобы убедиться, что товары действительно поступили до одобрения оплаты.
• Настройка лимитов допусков не даёт незначительным расхождениям, например округлениям, тормозить рутинные процессы кредиторской задолженности.

Основы сопоставления счетов

Когда счета поставщиков поступают в организацию, одобрение подтверждает, что уполномоченный руководитель проверил начисление. Однако одного только согласования руководителя недостаточно, чтобы гарантировать, что счёт поставщика точно отражает то, что компания заказала, или то, что было фактически доставлено. Сопоставление счетов закрывает этот разрыв, автоматически сверяя данные выставленных счетов с внутренними записями закупок и приёмки.

Без автоматизированных механизмов контроля финансовые команды в значительной мере полагаются на ручную проверку, что повышает риск обработки неверных сумм, оплаты неполученных товаров или пропуска дублирующих счетов. Dynamics 365 Finance устраняет эти уязвимости, задавая чёткие контрольные точки, в которых системные данные встречаются с реальными действиями в цепочке поставок.

2-way сопоставление: заказы на закупку и счета

Базовый уровень автоматизированной проверки в Dynamics 365 — это 2-way сопоставление. Этот процесс сверяет два основных документа: заказ на закупку и счёт поставщика.

Что проверяет 2-way сопоставление

2-way сопоставление проверяет, соответствуют ли строки счёта поставщика исходному заказу на закупку по двум важным параметрам: цене и количеству. Когда заказ на закупку создаётся, он фиксирует согласованные ставки и количество единиц для канцелярских товаров, программных подписок, профессиональных услуг или других закупок, не относящихся к товарным запасам.

Когда затем приходит счёт поставщика, Dynamics 365 проверяет начисленные суммы по этому заказу на закупку. Если поставщик пытается выставить более высокую цену за единицу или большее количество, чем было изначально согласовано, система сразу помечает расхождение. Это предотвращает случайные завышения и обеспечивает корректность закупок без необходимости ручного построчного сравнения.

Ограничения 2-way сопоставления

Хотя двухстороннее сопоставление обеспечивает надёжный финансовый контроль для услуг и программного обеспечения, оно не показывает физическую поставку. Поскольку оно оценивает только договор закупки и счёт поставщика, оно не может подтвердить, действительно ли физические товары прошли через складскую зону компании. Для складских позиций, сырья и физической продукции организациям требуется дополнительный уровень проверки.

Трёхстороннее сопоставление: добавление поступлений товаров

Для организаций, которые управляют физическими запасами, трёхстороннее сопоставление добавляет важную третью запись: поступление товара.

Роль поступления товара

Когда физические товары прибывают на склад, персонал приёмки проверяет отгрузку и регистрирует поступление товара в Dynamics 365. Этот документ фиксирует, какое именно количество действительно поступило на площадку. Например, если компания заказала десять промышленных верстаков, но грузовик доставил только восемь из-за отсрочки поставки от производителя, поступление товара фиксирует фактическое получение восьми единиц.

Как трёхстороннее сопоставление защищает денежный поток

Когда включено трёхстороннее сопоставление, Dynamics 365 одновременно проверяет заказ на покупку (что было заказано), поступление товара (что поступило) и счёт поставщика (что поставщик утверждает, что должен). Если поставщик выставляет счёт за десять верстаков, а на складе зафиксировано только восемь, система обнаруживает расхождение.

Эта автоматическая перекрёстная проверка не позволяет счёту перейти к оплате. Вместо того чтобы платить за товары, которые ещё не поступили, финансовые службы могут урегулировать расхождение с поставщиком, запросить исправленный счёт или дождаться поставки недостающих позиций. Это обеспечивает надёжную защиту от оплаты невыполненных заказов.

Настройка допусков для эффективных процессов

В реальной работе бизнеса мелкие расхождения неизбежны. Разницы в округлении валют, дробные стоимости единицы или незначительные корректировки доставки могут вызывать микро-отклонения между заказами на покупку и счетами поставщиков. Если бы каждое отклонение даже в один цент полностью блокировало счёт, сотрудники отдела расчётов с поставщиками тратили бы всё время на устранение безвредных и малозначимых исключений.

Dynamics 365 решает эту задачу с помощью допусков сопоставления. Руководители финансов и закупок могут задавать допустимые процентные отклонения или фиксированные денежные лимиты для цены, количества и итоговых сумм.

Например, организация может установить строгую нулевую толерантность для дорогостоящего производственного оборудования, чтобы каждая копейка тщательно проверялась. И наоборот, для недорогих канцелярских товаров или регулярных счетов за коммунальные услуги можно применить небольшой процентный допуск. Счета, попадающие в настроенные пределы допуска, автоматически проходят дальше, а те, что превышают порог, направляются на проверку человеком. Такой баланс позволяет автоматизации выполнять повторяющуюся проверку, а человеческое суждение оставляет для действительно финансовых аномалий.

Заключение

Внедрение структурированного сопоставления счетов превращает расчёты с поставщиками из ручной гонки за бумагами в упорядоченный, автоматизированный центр финансового контроля. Используя двухстороннее и трёхстороннее сопоставление в Dynamics 365 Finance вместе с продуманными политиками допусков, организации могут защищать денежный поток, исключать дублирующие платежи и убеждаться, что каждый рубль, покидающий компанию, соответствует утверждённому деловому соглашению.

Чтобы разобраться, как эти автоматизированные финансовые процессы вписываются в более широкую экосистему облачных сервисов Microsoft, послушайте полный выпуск и присоединяйтесь к обсуждению стратегий финансов современного рабочего места.

Часто задаваемые вопросы

В чём основное различие между двухсторонним и трёхсторонним сопоставлением счетов в Dynamics 365?

Двухстороннее сопоставление сравнивает заказ на покупку непосредственно со счётом поставщика по цене и количеству. Трёхстороннее сопоставление добавляет третью запись — поступление товара — чтобы подтвердить, что физические товары действительно были получены складом до того, как может быть выполнена оплата.

Почему лимиты допусков важны для сопоставления счетов в Dynamics 365?

Лимиты допусков определяют допустимые отклонения, например незначительное округление цены или небольшую разницу в количестве. Без допусков каждое незначительное расхождение останавливало бы процессы расчётов с поставщиками, и финансовым службам пришлось бы вручную устранять безвредные административные проблемы.

Блокирует ли Dynamics 365 автоматически счета, не прошедшие правила сопоставления?

Да. Если счёт не проходит политики сопоставления или превышает заданные допустимые отклонения, Dynamics 365 помечает транзакцию и приостанавливает её дальнейшее движение, пока сотрудник финансового отдела не разберётся с расхождением и не устранит его.

Какую роль играет товарная накладная в кредиторской задолженности?

Товарная накладная формируется командой склада при поступлении физических товаров. В ней точно фиксируется, какие позиции и в каком количестве прошли через разгрузочную зону, и финансовый отдел получает конкретный документ для сверки с заказами на поставку и счетами поставщика.