Die versteckten Kosten von SharePoint-Datenmüll und wie Sie sie beseitigen

Von Mirko Peters · 2026-08-28

Willkommen zurück im Blog! Wenn Sie schon einmal versucht haben, in Ihrem Intranet ein bestimmtes Dokument zu finden, und sich dabei durch sechs verschiedene Versionen eines Dokuments aus dem Jahr 2021 wühlen mussten …

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Willkommen zurück im Blog! Wenn Sie schon einmal versucht haben, in Ihrem Intranet ein bestimmtes Dokument zu finden, und sich dabei durch sechs verschiedene Versionen eines Projektplans aus dem Jahr 2021 arbeiten mussten, kennen Sie das Problem digitaler Unordnung bereits. In unseren modernen digitalen Arbeitsumgebungen sprechen wir endlos über Zusammenarbeit und Produktivität, doch über das eigentliche Problem reden wir selten: digitales Horten. Wird es nicht eingedämmt, belasten redundante, veraltete und belanglose (ROT) Daten still und leise Ihr Budget, schwächen die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden und verwandeln Ihre saubere SharePoint-Umgebung in eine chaotische digitale Müllhalde. Heute erweitern wir unsere neueste Podcast-Folge, um zu erklären, warum das passiert, wie es sich auf Ihr Ergebnis auswirkt und welche wirksame technische Lösung Sie jetzt umsetzen sollten.

Wenn Sie die Audioversion dieser Diskussion vertiefen möchten, sehen Sie sich unbedingt die zugehörige Podcast-Folge an: Inaktive SharePoint-Websites mit Azure Blob Storage archivieren.

SharePoint-Horten

SharePoint-Horten entsteht, wenn Benutzer in ihren SharePoint-Umgebungen übermäßig viele Dateien und Dokumente ansammeln. Dieses Verhalten hat verschiedene Ursachen und stellt Organisationen vor erhebliche Herausforderungen.

Ursachen des Hortens

Mehrere Faktoren begünstigen das Horten von Dateien in SharePoint. Wenn Sie diese Ursachen verstehen, können Sie das Problem gezielt angehen:

Das Horten elektronischer Dokumente – ob E-Mails, Dokumente oder veraltete Datensätze – birgt für viele Organisationen mehr Risiken als das Sammeln von Papierdokumenten. Ein Teil der digitalen Inhalte ist zwar tatsächlich wichtig oder aufbewahrungspflichtig, doch ein erheblicher Anteil dessen, was Mitarbeitende speichern, ist doppelt, überholt oder ohne geschäftlichen Nutzen.

• Fehlende Governance: Viele Benutzer haben keine klaren Richtlinien, was sie behalten oder löschen sollen. Diese fehlende Governance sorgt für Verunsicherung und begünstigt das Horten.
• Wissensverlust: Mit der Zeit vergessen Mitarbeitende, wie relevant bestimmte Dokumente noch sind. Dieser schleichende Wissensverlust führt dazu, dass veraltete oder irrelevante Inhalte erhalten bleiben.
• Vertrauensprobleme: Verlieren Mitarbeitende das Vertrauen in die verfügbaren Informationen, greifen sie auf persönliche Netzwerke zurück oder erstellen Dokumente neu. Dieses Verhalten verstopft die Umgebung zusätzlich.

Auswirkungen auf die Governance

Die Ansammlung unnötiger Dateien in SharePoint schafft mehrere Governance-Herausforderungen, die die Effizienz einer Organisation beeinträchtigen können:

Diese Herausforderungen können die Einhaltung von Vorschriften erschweren, die eine rechtzeitige Löschung nicht benötigter Informationen verlangen. SharePoint-Horten führt zur Ansammlung von redundanten, veralteten und belanglosen (ROT) Daten. Diese Situation erhöht Sicherheitsrisiken, denn ROT-Daten können von böswilligen Akteuren oder durch versehentliche Fehler von Mitarbeitenden missbraucht werden.

Um diese Risiken zu verringern, ist es unerlässlich, einen praxisnahen Aufbewahrungsplan festzulegen, der sich an den tatsächlichen Geschäftsprozessen orientiert. Dieser Ansatz hilft festzulegen, welche Daten wie lange aufbewahrt werden, und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften. Die Zentralisierung von Daten an verwalteten Speicherorten ermöglicht die Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien und Rechtssperren und reduziert so die Risiken durch gehortete Daten.

Indem Sie die kulturellen und verhaltensbezogenen Faktoren berücksichtigen, die zum Horten von Daten beitragen, schaffen Sie eine besser strukturierte und effizientere SharePoint-Umgebung. Eine klare Kommunikation über die Bedeutung der Datenverwaltung hilft Mitarbeitenden zu verstehen, warum regelmäßige Bereinigungen und die Einhaltung der Governance-Richtlinien notwendig sind.

SharePoint-Datenhorten mit Blob Storage stoppen

Blob Storage bietet eine wirkungsvolle Lösung, um das Horten von Daten in SharePoint zu stoppen. Wenn Sie diese Funktionen nutzen, verwalten Sie Ihren Speicher gezielter und straffen Ihre Prozesse zur Datenverwaltung.

Vorteile von Blob Storage

Blob Storage bietet mehrere Vorteile, mit denen Sie die Datenverwaltungsstrategie Ihrer Organisation verbessern können:

• Skalierbarkeit: Blob Storage stellt bei wachsendem Datenbedarf dynamisch zusätzlichen Speicher bereit. So geht Ihnen nie der Platz aus, und Sie profitieren von nahtloser Skalierbarkeit.
• Wirtschaftlichkeit: Blob Storage unterstützt mehrere Speicherebenen, darunter Hot, Cool und Archive. Diese Flexibilität hilft Ihnen, Kosten zu optimieren, und sichert gleichzeitig eine hohe Verfügbarkeit für Ihre wichtigsten Daten.
• Zugänglichkeit: Sie können von überall auf Ihre Daten zugreifen, sofern eine Internetverbindung besteht. Das erleichtert Remotearbeit und die Zusammenarbeit im Team.
• Sicherheit: Blob Storage bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen, etwa die Verschlüsselung ruhender Daten und Zugriffssteuerungslisten. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff.

Indem Sie große Mengen unstrukturierter Daten in Azure Blob Storage auslagern, entlasten Sie SharePoint spürbar. Diese Integration senkt außerdem die Kosten für den Betrieb physischer Infrastruktur und vereinfacht Data Governance und Compliance.

Wirtschaftlichkeit

Wenn Sie Ihre SharePoint-Daten nach Blob Storage migrieren, lassen sich erhebliche Kosten sparen. Der Cool-Tier von Azure Blob Storage kostet nur 0,011 £ pro GB und Monat, SharePoint dagegen 0,225 £ pro GB und Monat. Dieser Unterschied summiert sich schnell, besonders bei Organisationen mit großen Datenbeständen.

Diese Tabelle zeigt die möglichen Einsparungen bei einer Migration nach Blob Storage. Mit einer optimierten Speicherstrategie erreichen Sie eine deutliche Microsoft 365-Kostenoptimierung, während Ihre Daten weiterhin zugänglich und sicher bleiben.

SharePoint-Speicherkosten senken

Um die Speicherkosten in SharePoint wirksam zu senken, brauchen Sie einen strategischen Ansatz. Eine SharePoint-Bereinigungsstrategie ist unverzichtbar, um die Umgebung übersichtlich zu halten. Sie hilft Ihnen, redundante oder veraltete Daten zu erkennen und zu entfernen, was letztlich zu erheblichen Einsparungen führt.

SharePoint-Bereinigungsstrategie

Die SharePoint-Bereinigungsstrategie konzentriert sich darauf, bestehende Daten aufzuräumen, um die Effizienz zu steigern. Folgende Ansätze eignen sich dafür:

• Automatisierte Tools: Setzen Sie KI-gestützte Lösungen ein, um Duplikate effizient zu erkennen und zu entfernen.
• Einheitliche Benennungskonventionen durchsetzen: Legen Sie eine standardisierte Benennung fest, damit Sie Duplikate leicht erkennen.
• Einen Wartungsplan erstellen: Etablieren Sie eine dauerhafte Strategie, damit Ihre Daten geordnet bleiben.
• Regelmäßige Überprüfungen: Planen Sie periodische Audits ein, um veraltete Dateien zu entfernen.
• Schulung der Benutzer: Schulen Sie Teammitglieder in bewährten Methoden für die Dateiverwaltung.
• Verwaltung der Benutzerberechtigungen: Steuern Sie, wer Dateien erstellen oder löschen darf, um unnötige Überfrachtung zu vermeiden.

Mit diesen Strategien sorgen Sie für eine übersichtlichere SharePoint-Umgebung. Regelmäßige Wartung ist entscheidend. Führen Sie Bereinigungen mindestens vierteljährlich durch, um Kapazitätsengpässe zu vermeiden und die Leistung zu optimieren. Die systematische Entfernung doppelter Dateien kann den Speicherplatz deutlich entlasten. Die Implementierung von Richtlinien für den Inhaltslebenszyklus stellt sicher, dass veraltete Inhalte systematisch entfernt werden.

Migration zu Blob Storage

Die Migration Ihrer Daten in Blob Storage kann Ihre Kostenkontrolle weiter verbessern. Dieser Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte:

1. Erstellen Sie einen verknüpften Dienst für SharePoint.
2. Erstellen Sie einen verknüpften Dienst für Azure Blob Storage.
3. Erstellen Sie eine Pipeline in Azure Data Factory.
4. Konfigurieren Sie die Kopieraktivität.
5. Dateitypen und -größen berücksichtigen.
6. Testen und Ausführen.
7. Überwachung.

Vor der Migration sollten Sie eine Inhaltsprüfung durchführen, um Risiken wie Duplikate oder instabile Links zu erkennen. Die Zuordnung der Berechtigungen ist ebenfalls unverzichtbar, damit der Zugriff nach der Migration konsistent bleibt. Führen Sie die Migration in Phasen durch, um Ausfallzeiten zu minimieren, und validieren Sie die Migration, um die Datenintegrität sicherzustellen.

Die Migration zu Blob Storage senkt nicht nur die Speicherkosten, sondern optimiert auch Ihre gesamten Microsoft-365-Lizenzkosten. Indem Sie selten genutzte Inhalte in den Archivspeicher verschieben, vermeiden Sie erhebliche Verschwendung und ungenutzte Lizenzen. So lässt sich Budget für wichtigere Initiativen freisetzen, während Ihre Daten weiterhin zugänglich und sicher bleiben.

Bewährte Methoden für den Umgang mit Sprawl

Den Sprawl in SharePoint zu managen erfordert einen proaktiven Ansatz. Regelmäßige Audits und starke Governance-Richtlinien sind entscheidend, um eine geordnete und effiziente Umgebung zu erhalten.

Regelmäßige Audits

Regelmäßige Audits helfen Ihnen, Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie eskalieren. Hier sind einige bewährte Methoden für effektive Audits:

1. Melden Sie sich bei SharePoint an.
2. Wechseln Sie zu den Einstellungen.
3. Öffnen Sie "Websitesammlungsverwaltung" und dann "Überwachungsprotokollberichte".
4. Wählen Sie den gewünschten Überwachungsbericht zur Ansicht aus.
5. Speichern Sie den Bericht über die Durchsuchen-Funktion oder durch Eingabe einer URL.
6. Klicken Sie auf den Link, um den fertigen Bericht anzuzeigen.

Regelmäßige Audits ermöglichen es Ihnen, Richtlinien durchzusetzen und die Einhaltung von Vorgaben teamübergreifend sicherzustellen. Monatliche Audits, etwa der Bericht zu aktiven Websites, sind entscheidend, um die Kontrolle über Ihre SharePoint-Umgebung zu behalten. Sie helfen, die Governance an sich verändernde Gegebenheiten anzupassen und eine unnötige Ansammlung von Daten zu verhindern.

Darüber hinaus sollten Sie Berechtigungen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um Änderungen in Teamstrukturen oder Projektanforderungen abzubilden. Führen Sie periodische Audits durch, um veraltete oder nicht benötigte Berechtigungen zu entfernen und so das Risiko von Datenlecks zu verringern. Ein aktuelles Protokoll der Berechtigungsänderungen fördert Transparenz und Verantwortlichkeit.

Governance-Richtlinien

Robuste Governance-Richtlinien sind unverzichtbar, um das Datenwachstum in SharePoint zu steuern. Folgende wirksame Richtlinien sollten Sie in Betracht ziehen:

• Richtlinien für externe Freigaben: Steuern Sie, wie externe Zugriffe verwaltet werden, um Datenabflüsse zu verhindern.
• Aufbewahrung und Verwaltung von Datensätzen: Implementieren Sie Richtlinien, um die Einhaltung von Vorgaben sicherzustellen und Datenverlust zu verhindern.
• Data Loss Prevention (DLP): Schützen Sie vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff und unbefugter Weitergabe.
• Lebenszyklus und Bereinigung von Websites: Prüfen Sie regelmäßig die Relevanz von SharePoint-Websites, um unnötige Inhalte zu reduzieren.
• Verwaltung von Berechtigungen: Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten, um Zugriffe wirksam zu steuern.

Diese Richtlinien unterstützen Compliance und das Lebenszyklusmanagement von Daten in SharePoint-Umgebungen. Beispielsweise legen Dateneigentümer fest, wer auf bestimmte Datensätze zugreifen darf, wie sie genutzt werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Datenverantwortliche (Data Stewards) überwachen das tägliche Datenmanagement, setzen Standards durch und lösen Probleme. IT- und Sicherheitsteams implementieren und erzwingen Datenschutzkontrollen, Berechtigungen und Compliance-Prüfungen.

Wenn Sie diese Governance-Richtlinien miteinander verzahnen, bleibt Ihre SharePoint-Umgebung übersichtlich und effizient. Dieser Ansatz hilft nicht nur, Wildwuchs zu verhindern, sondern verbessert auch insgesamt das Datenmanagement.

Fallstudien: Die Blob-Storage-Lösung

Die Erfahrung von Unternehmen A

Unternehmen A stand beim Wechsel zu Blob Storage vor mehreren Herausforderungen. Es traten Probleme bei der Lebenszyklus-Governance, Migrationshindernisse und die Verwaltung großer Dateien auf. Die folgende Tabelle fasst diese Herausforderungen und die umgesetzten Lösungen zusammen:

Durch die Lösung dieser Herausforderungen implementierte Unternehmen A erfolgreich eine Blob-Storage-Lösung, die seine Datenverwaltungsprozesse optimierte. Die Compliance verbesserte sich, und die Unordnung in der SharePoint-Umgebung nahm ab.

Die Erfahrung von Unternehmen B

Unternehmen B verzeichnete nach der Einführung von Azure Blob Storage eine deutliche Senkung der SharePoint-Speicherkosten. Das Unternehmen verglich seine bisherigen Kosten mit der neuen Preisstruktur und stellte erhebliche Einsparungen fest. Die folgende Tabelle zeigt die Kostenunterschiede:

Dieser Preisunterschied deutet darauf hin, dass Unternehmen B nach dem Umstieg auf Azure Blob Storage seine SharePoint-Speicherkosten vermutlich senken konnte, da die Gebühren pro GB für Speicher und Datenausgang niedriger sind.

Blob Storage wirkt wie ein Lager für veraltete Entwürfe und überholte Duplikate, sodass aktive Dokumente in SharePoint verbleiben können. Diese Trennung verbessert die Suchgenauigkeit, da weniger Fehltreffer entstehen und nur die maßgeblichen Dokumente indexiert werden. Nutzer können alte Entwürfe weiterhin problemlos aufrufen, sie belasten aber nicht den aktiven Arbeitsbereich.

Diese Fallstudien zeigen, wie wirksam Blob-Storage-Lösungen sind, um SharePoint-Datenansammlungen zu reduzieren und Kosten zu senken. Wenn Sie aus diesen Erfahrungen lernen, können Sie ähnliche Strategien in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Die Bereinigung von SharePoint-Datenansammlungen ist entscheidend für einen effizienten und übersichtlichen digitalen Arbeitsbereich. Blob Storage ist dabei ein wirkungsvolles Werkzeug. Es hilft Ihnen, Dateien zugänglich und geordnet zu halten, und verhindert eine unnötige Datenaufblähung. Diese Punkte sollten Sie sich merken:

• Blob Storage ist unverzichtbar, um SharePoint-Datenansammlungen wirksam zu bewältigen.
• Es wirkt wie eine „geheime Waffe“, um Dateispeicher schlank und frei von unnötigen Daten zu halten.

Um Blob-Storage-Lösungen umzusetzen, gehen Sie in folgenden Schritten vor:

1. Selten genutzte Dokumente auslagern in Azure Blob Storage, um Kosten zu senken.
2. Nutzen Sie die Skalierbarkeit von Azure Blob Storage, um wachsende Datenmengen zu bewältigen.
3. Archivieren Sie Daten sicher, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Mit diesen Schritten verbessern Sie Ihr Datenmanagement in SharePoint, senken Kosten und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen compliant und effizient bleibt. Ihre Fragen zur Architektur, zu praxiserprobten Migrationstipps und zur Bereinigung Ihres digitalen Arbeitsplatzes beantwortet die Podcast-Folge Archive Inactive SharePoint Sites with Azure Blob Storage. Hören Sie rein und starten Sie noch heute die Transformation Ihres Mandanten!

Häufige Fragen

Was ist SharePoint-Hoarding?

SharePoint-Hoarding bezeichnet die übermäßige Ansammlung von Dateien und Dokumenten in SharePoint. Dieses Verhalten führt häufig zu Ineffizienzen und erschwert die Datenverwaltung.

Wie kann Blob Storage bei SharePoint-Hoarding helfen?

Blob Storage ermöglicht es Ihnen, unstrukturierte Daten aus SharePoint auszulagern. Das reduziert die Unordnung, verbessert die Data Governance und erleichtert die Verwaltung Ihrer Dateien.

Welche Kosten entstehen für Blob Storage?

Blob Storage ist im Vergleich zu SharePoint kostengünstiger. Beispielsweise kostet die Cool-Ebene von Azure Blob Storage pro GB deutlich weniger als die Speichergebühren von SharePoint.

Wie migriere ich Daten in Blob Storage?

Sie migrieren Daten, indem Sie verknüpfte Dienste in Azure erstellen, Pipelines einrichten und die Migration in Phasen durchführen. So minimieren Sie Ausfallzeiten und wahren die Datenintegrität.

Welche Vorteile bietet Azure Blob Storage?

Azure Blob Storage bietet Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und robuste Sicherheitsfunktionen. Es hilft Ihnen, große Datenmengen effizient zu verwalten und dabei die Kosten niedrig zu halten.

Wie oft sollte ich Überprüfungen in SharePoint durchführen?

Regelmäßige Überprüfungen sollten mindestens vierteljährlich stattfinden. Diese Praxis hilft Ihnen, veraltete Dateien zu erkennen und die Einhaltung Ihrer Governance-Richtlinien sicherzustellen.

Was ist die SharePoint Cleanup Strategy?

Die SharePoint Cleanup Strategy konzentriert sich auf die effektive Organisation und Verwaltung von Inhalten. Sie hilft dabei, redundante Daten zu beseitigen und sicherzustellen, dass nur noch relevante Dokumente zugänglich sind.

Warum ist Governance in SharePoint wichtig?

Governance stellt sicher, dass Ihre Datenverwaltung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Sie hilft, Data Sprawl zu verhindern, und sichert die Integrität Ihrer SharePoint-Umgebung.