Скрытые издержки накопления данных в SharePoint и как с ними справиться

By Mirko Peters · 2026-08-28

Добро пожаловать обратно в блог! Если вам когда-либо приходилось продираться сквозь шесть разных версий документа 2021 …

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Добро пожаловать обратно в блог! Если вы когда-либо пытались найти нужный документ в интранете компании и продирались через шесть разных версий плана проекта 2021 года, вы уже знаете, насколько утомителен цифровой беспорядок. В современных цифровых рабочих пространствах мы бесконечно говорим о совместной работе и производительности, но почти никогда не затрагиваем слона в комнате: цифровое накопительство. Если его не контролировать, избыточные, устаревшие и тривиальные (ROT) данные незаметно съедают бюджет, подрывают моральный дух сотрудников и превращают ваше безупречное окружение SharePoint в хаотичную цифровую свалку. Сегодня мы расширяем тему нашего последнего выпуска подкаста, чтобы разобрать, почему это происходит, как это влияет на финансовый результат и какое техническое решение вам нужно внедрить прямо сейчас.

Если вы хотите глубже погрузиться в аудиоversion этого обсуждения, обязательно послушайте связанный выпуск подкаста: Archive Inactive SharePoint Sites with Azure Blob Storage.

Накопительство в SharePoint

Накопительство в SharePoint возникает, когда пользователи накапливают избыточное количество файлов и документов в своих средах SharePoint. Такое поведение часто вызвано различными причинами и создаёт серьёзные проблемы для организаций.

Причины накопительства

На накопление файлов в SharePoint влияет несколько факторов. Понимание этих причин поможет эффективно решить проблему:

Накопление электронных документов — будь то письма, документы или устаревшие записи — для многих организаций несёт больше рисков, чем накопление бумажных документов. Хотя часть цифрового контента действительно важна или подлежит хранению, значительная доля того, что сотрудники сохраняют, либо дублируется, либо устарела, либо не имеет деловой ценности.

• Отсутствие управления: многие пользователи не имеют чётких правил о том, что нужно хранить, а что удалять. Это отсутствие управления приводит к путанице и подталкивает к накопительству.
• Утрата актуальности знаний: со временем сотрудники могут забыть, насколько важны те или иные документы. Постепенная утрата знаний приводит к тому, что устаревший или нерелевантный контент продолжает храниться.
• Утрата доверия: когда сотрудники перестают доверять доступной информации, они могут обращаться к личным контактам или создавать документы заново. Такое поведение дополнительно засоряет среду.

Влияние на управление

Накопление ненужных файлов в SharePoint создаёт несколько проблем управления, которые могут снижать эффективность организации:

Эти проблемы могут осложнить соблюдение нормативных требований, предусматривающих своевременное удаление ненужной информации. Накопительство в SharePoint приводит к скоплению избыточных, устаревших и тривиальных (ROT) данных. Такая ситуация повышает риски безопасности, поскольку ROT-данные могут быть использованы злоумышленниками или стать результатом случайных ошибок сотрудников.

Чтобы снизить эти риски, необходимо выстроить практичное расписание хранения, согласованное с реальными бизнес-процессами. Такой подход помогает определить, какие данные сохранять и на какой срок, что поддерживает соответствие требованиям. Централизация данных в управляемых местах позволяет применять политики хранения и юридические удержания, снижая риски, связанные с накопленными данными.

Устраняя культурные и поведенческие факторы, которые способствуют накоплению лишних данных, вы можете создать более организованную и эффективную среду SharePoint. Понятная коммуникация о важности управления данными помогает сотрудникам понять, зачем нужна регулярная очистка и соблюдение политик управления.

Остановите накопление данных в SharePoint с помощью Blob Storage

Blob Storage предлагает мощное решение, чтобы остановить накопление данных в SharePoint. Используя его возможности, вы можете эффективнее управлять хранилищем и упростить процессы управления данными.

Преимущества Blob Storage

Использование Blob Storage даёт несколько преимуществ, которые могут усилить стратегию управления данными в вашей организации:

• Масштабируемость: Blob Storage может динамически выделять дополнительное пространство по мере роста ваших потребностей в данных. Это гарантирует, что место никогда не закончится, и обеспечивает бесшовное масштабирование.
• Экономичность: Blob Storage поддерживает несколько уровней хранения: горячий, холодный и архивный. Такая гибкость помогает оптимизировать затраты при сохранении высокой доступности для наиболее важных данных.
• Доступность: Вы можете получить доступ к своим данным из любой точки с подключением к интернету. Это упрощает удалённую работу и совместную деятельность членов команды.
• Безопасность: Blob Storage включает надёжные функции безопасности, например шифрование данных в состоянии покоя и списки контроля доступа (ACL). Эти меры защищают конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.

Вынося большие объёмы неструктурированных данных в Azure Blob Storage, вы можете существенно снизить нагрузку на SharePoint. Такая интеграция не только уменьшает расходы на поддержку физической инфраструктуры, но и упрощает управление данными и соблюдение требований соответствия.

Экономичность

Перенос данных SharePoint в Blob Storage может привести к значительной экономии. Уровень холодного хранения Azure Blob Storage стоит всего £0.011 за ГБ в месяц, тогда как SharePoint — £0.225 за ГБ в месяц. Разница быстро накапливается, особенно для организаций с большими объёмами данных.

Эта таблица показывает потенциальную экономию при переносе в Blob Storage. Оптимизируя стратегию хранения, вы можете добиться значительной оптимизации затрат на Microsoft 365, сохраняя при этом доступность и безопасность данных.

Снижение затрат на хранение в SharePoint

Чтобы эффективно снизить затраты на хранение в SharePoint, нужен стратегический подход. Внедрение стратегии очистки SharePoint необходимо для поддержания организованной среды. Эта стратегия помогает выявлять и удалять избыточные или устаревшие данные, что в итоге приводит к значительной экономии.

Стратегия очистки SharePoint

Стратегия очистки SharePoint направлена на очистку существующих данных для повышения эффективности. Вот несколько эффективных подходов, которые вы можете использовать:

• Автоматизированные инструменты: Используйте решения на основе ИИ для эффективного выявления и удаления дубликатов.
• Соблюдайте единые правила именования: Введите стандартизированные имена, чтобы легко находить дубликаты.
• Создание плана обслуживания: Разработайте постоянную стратегию, которая поддерживает порядок в данных.
• Регулярный пересмотр: Планируйте периодические аудиты для удаления устаревших файлов.
• Обучение пользователей: Объясняйте участникам команды лучшие практики управления файлами.
• Управление разрешениями пользователей: Контролируйте, кто может создавать или удалять файлы, чтобы минимизировать захламление.

Следуя этим стратегиям, вы сможете поддерживать более чистую среду SharePoint. Регулярное обслуживание имеет решающее значение. Очистку следует проводить не реже одного раза в квартал, чтобы предотвратить кризисы с ёмкостью и повысить производительность. Систематическое удаление дубликатов файлов может существенно освободить место в хранилище. Внедрение политик жизненного цикла контента гарантирует системное удаление устаревших материалов.

Миграция в Blob Storage

Перенос данных в Blob Storage может further усилить контроль над затратами. Этот процесс включает несколько ключевых шагов:

1. Создайте связанную службу (Linked Service) для SharePoint.
2. Создайте связанную службу (Linked Service) для Azure Blob Storage.
3. Создайте конвейер (Pipeline) в Azure Data Factory.
4. Настройте действие копирования (Copy Activity).
5. Обработайте типы и размеры файлов.
6. Тестирование и выполнение.
7. Мониторинг.

Перед миграцией проведите аудит контента, чтобы выявить риски, такие как дубликаты или неработающие ссылки. Также важно сопоставить разрешения, чтобы доступ оставался согласованным после миграции. Выполняйте миграцию поэтапно, чтобы minimize простои, и проверяйте миграцию, чтобы убедиться в целостности данных.

Миграция в blob-хранилище не только снижает затраты на хранение, но и оптимизирует общие затраты на лицензии Microsoft 365. Перемещая редко используемый контент в архивное хранилище, вы можете существенно сократить потери и неиспользуемые лицензии. Такой подход позволяет высвободить бюджет для более важных инициатив, сохраняя при этом доступность и безопасность ваших данных.

Лучшие практики управления разрастанием

Управление разрастанием в SharePoint требует проактивного подхода. Регулярные аудиты и надёжные политики управления играют ключевую роль в поддержании организованной и эффективной среды.

Регулярные аудиты

Регулярные аудиты помогают выявлять и устранять проблемы до того, как они станут серьёзными. Вот несколько лучших практик проведения эффективных аудитов:

1. Войдите в SharePoint.
2. Перейдите в параметры.
3. Откройте «администрирование коллекции сайтов» и перейдите к «отчёты журнала аудита».
4. Выберите нужный отчёт аудита для просмотра.
5. Сохраните отчёт с помощью функции обзора или введя URL-адрес.
6. Щёлкните ссылку, чтобы открыть готовый отчёт.

Регулярные аудиты позволяют применять политики и обеспечивать соответствие требованиям во всех командах. Ежемесячные аудиты, такие как отчёт об активных сайтах, необходимы для контроля над средой SharePoint. Они помогают адаптировать управление к меняющимся условиям и предотвращают ненужное накопление данных.

Кроме того, вам следует регулярно пересматривать и обновлять разрешения, чтобы они соответствовали изменениям в структуре команд или потребностям проектов. Проводите периодические аудиты для удаления устаревших или ненужных разрешений, что снижает риски утечки данных. Ведение актуального журнала изменений разрешений повышает прозрачность и подотчётность.

Политики управления

Создание надёжных политик управления необходимо для контроля роста данных SharePoint. Вот несколько эффективных политик, которые стоит рассмотреть:

• Политики внешнего общего доступа: Контролируйте, как управляется внешний доступ, чтобы предотвратить утечку данных.
• Хранение и управление записями: Внедряйте политики для обеспечения соответствия требованиям и предотвращения потери данных.
• Предотвращение утечки данных (DLP): защита конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и распространения.
• Жизненный цикл сайтов и очистка: регулярно оценивайте актуальность сайтов SharePoint, чтобы сократить количество лишнего контента.
• Управление разрешениями: определите чёткие роли и зоны ответственности, чтобы эффективно управлять доступом.

Эти политики поддерживают соответствие требованиям и управление жизненным циклом данных в средах SharePoint. Например, владельцы данных определяют доступ, порядок использования и решения о жизненном цикле для конкретных наборов данных. Администраторы данных ежедневно управляют данными, применяют стандарты и решают возникающие проблемы. Команды IT и безопасности внедряют и контролируют средства защиты данных, разрешения и проверки соответствия требованиям.

Внедрив эти политики управления, вы сможете поддерживать порядок и эффективность в среде SharePoint. Такой подход не только помогает предотвратить разрастание контента, но и повышает общее качество управления данными.

Примеры из практики: исправление хранения в Blob Storage

Опыт компании A

Компания A столкнулась с рядом трудностей при переходе на blob-хранилище. Возникли проблемы, связанные с управлением жизненным циклом, препятствиями при миграции и работой с большими файлами. В таблице ниже приведены эти проблемы и решения, которые компания применила:

Благодаря решению этих задач компания A успешно внедрила исправление хранения в blob-хранилище, которое упростило процессы управления данными. Она повысила уровень соответствия требованиям и сократила объём лишнего контента в среде SharePoint.

Опыт компании B

После перехода на Azure Blob Storage компания B значительно снизила затраты на хранение данных в SharePoint. Компания сравнила прежние расходы с новой структурой тарифов и выявила существенную экономию. В таблице ниже показаны различия в стоимости:

Разница в тарифах показывает, что после перехода на Azure Blob Storage компания B, вероятно, снизила затраты на хранение в SharePoint благодаря более низкой стоимости хранения и исходящего трафика за ГБ.

Blob-хранилище работает как склад для устаревших черновиков и ненужных дубликатов, позволяя активным документам оставаться в SharePoint. Такое разделение повышает точность поиска, так как снижается количество ложных совпадений: в индекс попадают только канонические документы. Пользователи по-прежнему могут легко получить доступ к старым черновикам, но они не загромождают активное рабочее пространство.

Эти примеры из практики показывают, что решения на основе blob-хранилища эффективны для снижения накопления контента в SharePoint и оптимизации затрат. Изучив этот опыт, вы сможете внедрить похожие стратегии в своей организации.

Борьба с накоплением контента в SharePoint важна для поддержания эффективного и упорядоченного цифрового рабочего пространства. Blob-хранилище становится мощным инструментом в этой работе. Оно помогает сохранять файлы доступными и упорядоченными, предотвращая раздувание данных. Вот ключевые моменты, которые стоит запомнить:

• Blob-хранилище необходимо для эффективного управления накоплением контента в SharePoint.
• Оно выступает в роли «секретного оружия» для поддержания чистого хранилища файлов без лишних данных.

Чтобы внедрить решения на основе blob-хранилища, выполните следующие практические шаги:

1. Выносите редко используемые документы в Azure Blob Storage для экономии средств.
2. Используйте масштабируемость Azure Blob Storage, чтобы справляться с ростом объёмов данных.
3. Архивируйте данные безопасно, чтобы соответствовать требованиям комплаенса.

Выполнив эти шаги, вы сможете улучшить управление данными SharePoint, снизить затраты и при этом сохранить соответствие требованиям и эффективность работы организации. Чтобы послушать наше полное обсуждение архитектурных подходов, практических советов по миграции и разбор того, как навести порядок в цифровом рабочем пространстве, перейдите к эпизоду подкаста Archive Inactive SharePoint Sites with Azure Blob Storage и начните менять свой клиент уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы

Что такое накопительство в SharePoint?

Накопительство в SharePoint — это чрезмерное скопление файлов и документов в системе. Такое поведение часто приводит к неэффективной работе и усложняет управление данными.

Как Blob-хранилище может помочь с накопительством в SharePoint?

Blob-хранилище позволяет вынести неструктурированные данные из SharePoint. Это снижает загромождённость и повышает качество управления данными, упрощая работу с файлами.

Какие затраты связаны с Blob-хранилищем?

Blob-хранилище стоит дешевле SharePoint. Например, уровень cool в Azure Blob Storage стоит существенно меньше за гигабайт, чем плата за хранение в SharePoint.

Как перенести данные в Blob-хранилище?

Перенос данных можно выполнить, создав связанные службы в Azure, настроив конвейеры и выполнив миграцию поэтапно. Так простой минимален, а целостность данных сохраняется.

Каковы преимущества использования Azure Blob Storage?

Azure Blob Storage обеспечивает масштабируемость, доступность и надёжные средства безопасности. Он помогает эффективно управлять большими объёмами данных и при этом держать затраты на низком уровне.

Как часто нужно проводить аудит в SharePoint?

Регулярные аудиты должны проводиться не реже одного раза в квартал. Такая практика помогает выявлять устаревшие файлы и поддерживать соответствие политикам управления.

Что такое стратегия очистки SharePoint?

Стратегия очистки SharePoint направлена на эффективную организацию и управление контентом. Она помогает удалять избыточные данные и гарантирует, что доступными остаются только актуальные документы.

Почему управление (governance) важно в SharePoint?

Управление данными гарантирует, что практики работы с данными соответствуют нормативным требованиям. Оно помогает предотвратить хаотичное разрастание данных и сохраняет целостность среды SharePoint.