SharePoint governance

Konzept

Die Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Abläufe, die regeln, wie eine Organisation SharePoint nutzt: wer Sites besitzt, wie Sites angelegt und geteilt werden und wie Inhalte geprüft werden.

Beschreibung

Microsoft beschreibt Governance allgemein als „the set of policies, roles, responsibilities, and processes that control how an organization's business divisions and IT teams work together to achieve its goals“ (die Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Abläufe, die steuern, wie Fachbereiche und IT-Teams zusammenarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen). Dieser Satz stammt von der Seite für SharePoint Server. Sie sagt selbst, dass sie SharePoint in Microsoft 365 nicht abdeckt.

Für SharePoint in Microsoft 365 sagt der Leitfaden von Microsoft Learn zur Intranet-Governance: Die Planung früh beginnen und regelmäßig prüfen. Ein Governance-Team sollte Fachbereich und IT umfassen und nach dem Start bestehen bleiben. Verantwortlich ist der Fachbereich, nicht allein die IT. Richtlinien sind Vorgaben, Leitlinien sind Empfehlungen. Genannte Themen sind unter anderem externe Freigabe, Standard-Freigabelinks und Metadaten. Die Eigentümerschaft von Sites soll festgelegt sein, zum Beispiel mit einem ersten und einem zweiten Ansprechpartner je Site. Sites können auf Antrag oder per Selbstbedienung entstehen. Richtlinien wirken am besten, wenn Site-Besitzer nicht daran denken müssen, zum Beispiel durch Site-Designs. Ein Prüfzyklus lässt sich automatisieren, zum Beispiel mit Power Automate.

Mit SharePoint Advanced Management bietet Microsoft Werkzeuge in drei Bereichen: Inhaltswildwuchs, Lebenszyklus der Inhalte und Oversharing.

Quellen (Microsoft Learn, geprüft im November 2026): https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/intranet-governance , https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/governance/what-is-governance-in-sharepoint , https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/advanced-management

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Verwandte Themen kurz erklärt

• SharePoint · Verwandt mit · Produkt
  Die Microsoft-365-Plattform für Intranets, Dokumentenbibliotheken und Teamwebsites. Die meisten in Teams geteilten Dateien liegen in SharePoint, daher bestimmen dessen Berechtigungen direkt, was Copilot finden kann.
• SharePoint Advanced Management · Verwandt mit · Produkt
  Sammlung von Governance- und Lifecycle-Werkzeugen für SharePoint, etwa Zugriffsüberprüfungen, Richtlinien für inaktive Websites, eingeschränkte Zugriffskontrolle und Oversharing-Berichte, mit Microsoft 365 Copilot enthalten.
• Copilot governance · Verwandt mit · Konzept
  Kontrollen für Berechtigungen, Datenzugriff und Aufsicht beim Einsatz von Copilot in einem Microsoft-365-Tenant.
• Content lifecycle management · Verwandt mit · Konzept
  Managing documents through defined stages of creation, review, archiving and deletion, with owners, review dates and expiration rules so outdated content does not linger.
• SharePoint site owner · Verwandt mit · Konzept
  Eine Person, die eine SharePoint-Site verwaltet: Mitglieder der Gruppe Besitzer haben Vollzugriff und können Berechtigungen, Einstellungen und Aussehen der Site verwalten. Bei einer Teamwebsite sind die Besitzer der verbundenen Microsoft-365-Gruppe die Site-Besitzer.
• SharePoint site lifecycle · Verwandt mit · Konzept
  Richtlinien in SharePoint Advanced Management, die Sites in Nutzung, mit Besitzern und geprüft halten: Richtlinie für Site-Eigentümerschaft, Richtlinie für inaktive Sites und Richtlinie für Site-Bestätigung. Sie löschen Sites nicht direkt.
• SharePoint permissions · Verwandt mit · Konzept
  Wie der Zugriff auf SharePoint-Sites und -Inhalte gesteuert wird: über eine Microsoft-365-Gruppe oder die SharePoint-Gruppen Besitzer, Mitglieder und Besucher und über Freigabelinks für einzelne Dateien und Ordner.
• Audit logs · Verwandt mit · Konzept
  Protokolle darüber, wer wann was in einem System getan hat, für Sicherheitsuntersuchungen und Compliance.
• Sensitivity labels · Verwandt mit · Konzept
  Bezeichnungen aus Microsoft Purview, die Dokumente, E-Mails und Besprechungen klassifizieren und schützen. Eine Bezeichnung kann Verschlüsselung, visuelle Kennzeichnung und Zugriffsbeschränkungen hinzufügen, die mit der Datei überall hin mitwandern.
• Oversharing · Verwandt mit · Konzept
  Content in Microsoft 365 that is shared more broadly than intended, for example through organization-wide or anonymous links, which AI assistants like Copilot can surface to users.
• Cognillo · Verwandt mit · Organisation
  Softwareunternehmen aus Jersey City, New Jersey (Firmenname Tendero, Inc., handelnd als Cognillo) mit Werkzeugen für die SharePoint-Verwaltung und einer generativen KI-Plattform für Softwaretests; nach eigener Angabe bietet es seit 2012 Lösungen für Unternehmens-IT.
• SharePoint Essentials Toolkit · Verwandt mit · Produkt
  Werkzeug von Cognillo für SharePoint-Administratoren und Site-Besitzer: Berichte zu Berechtigungen, Oversharing und Freigabelinks, Monitor für defekte Links, Inhaltswerkzeuge, Migration, Metadaten-Berichte und geplante Exporte.

Glossar

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Experten zu verwandten Themen

• Mirko Peters ✔ · über SharePoint

Gepflegt von Mirko Peters (Microsoft MVP) · Zuletzt aktualisiert: 2026-11-11