Formattazione condizionale in Excel: regole, formule ed esempi

By Mirko Peters · 2026-11-12

La formattazione condizionale in Excel colora le celle in base a una regola. Scopri Evidenzia regole celle, Regole primi/ultimi, barre dei dati, scale di colori, set di icone, formule, ordine ed eliminazione delle regole.

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La formattazione condizionale in Excel modifica l'aspetto di una cella, il colore di riempimento, il carattere o un'icona, in base al contenuto. Selezioni le celle, vai alla scheda Home, scegli Formattazione condizionale e seleziona una regola come Maggiore di o Valori duplicati. Quando i dati cambiano, cambia anche la formattazione. Questo articolo è pensato per chi usa Excel per creare report, tracker o elenchi e vuole mettere in evidenza scadenze superate, duplicati o risultati migliori senza controllare riga per riga. Scoprirai i tipi di regola predefiniti, come scrivere una regola basata su formula, come funziona l'ordine delle regole e come eliminare e risolvere i problemi delle regole.

Punti chiave

• Seleziona le celle e scegli Formattazione condizionale nella scheda Home. Puoi usare anche il pulsante Analisi rapida oppure Ctrl+Q.
• Regole evidenziazione celle e Regole primi/ultimi coprono la maggior parte delle esigenze quotidiane: Maggiore di, Compreso tra, Testo che contiene, Valori duplicati, Sopra la media.
• Per una logica personalizzata, scegli Nuova regola, quindi Usa una formula per determinare per quali celle applicare la formattazione. La formula deve iniziare con = e restituire VERO o FALSO.
• Le regole vengono applicate dall'alto verso il basso in Gestisci regole. Quando due regole sono in conflitto, vince quella più in alto, e Interrompi se vero blocca la valutazione.
• La formattazione condizionale non può fare riferimento ad altre cartelle di lavoro, e i criteri di testo sono limitati a 255 caratteri.

La fonte principale per la maggior parte dei dettagli qui è la pagina Microsoft su come usare la formattazione condizionale per evidenziare informazioni in Excel. Quando aggiungo qualcosa che non è in quella pagina, lo indico.

Come applicare la formattazione condizionale in Excel

Microsoft afferma che la formattazione condizionale può essere applicata a un intervallo selezionato, a un intervallo denominato o a una tabella di Excel. In Excel per Windows funziona anche sui report di tabella pivot. Ci sono due modi per iniziare.

Dalla barra multifunzione.

1. Seleziona le celle.
2. Nella scheda Home, seleziona Formattazione condizionale.
3. Passa sopra un tipo di regola, scegli una regola e segui la finestra di dialogo che si apre. Per la maggior parte delle regole richiede un valore o un testo e un formato.

Con Analisi rapida.

1. Seleziona i dati. Un piccolo pulsante Analisi rapida compare nell'angolo in basso a destra della selezione.
2. Seleziona il pulsante oppure premi Ctrl+Q.
3. Nella scheda Formattazione, passa il mouse su un'opzione per visualizzarne l'anteprima, quindi fai clic. Se compare la finestra di dialogo Testo che contiene, inserisci il testo e seleziona OK.

Le opzioni di questa scheda dipendono dai dati. Una selezione che contiene solo testo offre scelte come Testo, Duplicato, Univoco, Uguale a e Cancella. Una selezione numerica offre Barre dei dati, Colori, Set di icone, Maggiore, Primi 10% e Cancella. È il modo più rapido per provare un aspetto prima di sceglierlo.

Il menu della scheda Home è la vera cassetta degli attrezzi, e il resto di questo articolo lo segue: Regole evidenziazione celle, Regole primi/ultimi, Barre dei dati, Scale di colori, Set di icone, Nuova regola, Gestisci regole e Cancella regole. Se vuoi un approfondimento sulla funzionalità in sé, consulta la pagina formattazione condizionale.

Evidenziare le celle con regole semplici

Regole evidenziazione celle sono quelle rapide. Microsoft elenca regole come Compreso tra, Uguale a, Testo che contiene, Una data che si verifica e Valori duplicati (Maggiore di e Minore di si trovano nello stesso menu). Ognuna pone una domanda semplice su una cella ed evidenzia le celle in cui la risposta è sì.

Usi tipici:

• Maggiore di su una colonna di vendite per evidenziare tutto ciò che supera un obiettivo.
• Compreso tra per mostrare i valori in un intervallo accettabile, e la stessa regola al di fuori dell'intervallo se vuoi individuare gli scostamenti.
• Uguale a per un valore esatto, come un codice di stato o un punteggio di 100.
• Testo che contiene per evidenziare ogni cella con una parola come "in ritardo" o il nome di un prodotto. Corrispondono anche le parole parziali, perché la regola cerca il testo in qualsiasi punto della cella.
• Una data che si verifica per evidenziare le date che rientrano in un periodo scelto. Excel offre delle preimpostazioni nella finestra di dialogo, quindi scegline una lì invece di digitare la data a mano.
• Valori duplicati per evidenziare le ripetizioni in un elenco. È il controllo più rapido prima di creare una tabella pivot o una ricerca.

Regole primi/ultimi lavorano sulle classifiche: Primi 10 elementi, Ultimi 10%, Sopra la media e Sotto la media. I limiti indicati da Microsoft per questi sono: il numero dei primi o ultimi va da 1 a 1000, oppure da 1 a 100 quando usi la percentuale, mentre i percentili vanno da 0 a 100 (digiti il numero senza il simbolo di percentuale).

Un piccolo esempio rende l'idea concreta. Supponiamo che la colonna C contenga valori di ordini. Seleziona C2 fino all'ultima riga, scegli Regole evidenziazione celle > Maggiore di, inserisci il tuo obiettivo e scegli un riempimento verde. Aggiungi poi Minore di con un valore minimo e un riempimento arancione sulle stesse celle. Ora gli ordini migliori e quelli peggiori risaltano, mentre quelli intermedi restano neutri. Cambia un numero e i colori si aggiornano.

Barre dei dati, scale di colori e set di icone

Questi tre strumenti mostrano come i valori si confrontano all'interno di un intervallo, non se superano un controllo. Le pagine di Microsoft li descrivono così:

• Barre dei dati inseriscono una barra in ogni cella. Una barra più lunga indica un valore più alto. Puoi scegliere un riempimento sfumato o a tinta unita, mostrare i bordi, visualizzare solo le barre e formattare i valori negativi.
• Scale di colori usano due o tre colori. In una scala a due colori, un colore indica i valori alti e l'altro quelli bassi. Una scala a tre colori aggiunge un colore intermedio.
• Set di icone usano da tre a cinque categorie, e ogni icona copre un intervallo di valori. Puoi invertire l'ordine delle icone, mostrare solo le icone oppure nascondere l'icona per alcune celle con Nessuna icona cella.

I passaggi sono gli stessi per tutti e tre: seleziona le celle, vai su Home > Formattazione condizionale, passa con il puntatore sul tipo e fai clic su uno stile. La pagina di Microsoft su barre dei dati, scale di colori e set di icone aggiunge un suggerimento pratico: allargare una colonna con barre dei dati rende più facile vedere le differenze tra i valori. I set di icone possono essere combinati con altre formattazioni condizionali.

Usali con attenzione. Una colonna piena di scale a tre colori, sopra riempimenti e icone, è difficile da leggere. Un solo segnale per colonna è un'abitudine utile. Anche il colore da solo non dovrebbe trasmettere il significato, perché alcuni lettori non distinguono il rosso dal verde. Icone o una colonna di testo aiutano in questo, e io ne aggiungerei una a ogni report destinato a un pubblico ampio.

Per i limiti delle scale di colori, Microsoft indica che il minimo deve essere inferiore al massimo e che il punto medio è impostato di default al 50 percento.

Crea la tua regola con una formula

Quando le regole predefinite non bastano, usa Nuova regola. Si apre la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione, dove selezioni Usa una formula per determinare le celle da formattare. Regola di Microsoft: la formula deve iniziare con = e restituire VERO o FALSO. Le celle per cui la formula restituisce VERO ricevono la formattazione. Verifica prima che la formula non generi errori e usa le funzioni IS o IFERROR se potrebbero comparire errori.

Scrivi la formula per la prima cella dell'intervallo selezionato. Se l'intervallo inizia da B2, scrivila come se stessi guardando B2: Excel applica la stessa logica alle altre celle. È il punto in cui la maggior parte delle persone sbaglia, quindi il segno del dollaro è importante: $B2 blocca la colonna e lascia libera la riga, che è il modo per formattare un'intera riga in base a una sola colonna.

Gli esempi di Microsoft mostrano cosa è possibile fare:

• Date di scadenza. =B2<TODAY() per il riempimento rosso sui badge scaduti e =B2<TODAY()+60 per il giallo sui badge che scadono entro 60 giorni. La regola rossa deve trovarsi più in alto nell'elenco rispetto a quella gialla, altrimenti la regola gialla includerebbe anche i badge scaduti.
• Righe alternate. =MOD(ROW(),2)=1 colora ogni riga con numero dispari.
• Duplicati. =COUNTIF($A$2:$A$400,A2)>1 segnala i duplicati in A2:A400.
• Due condizioni. L'esempio del budget di Microsoft usa AND e OR per colorare di verde un risultato quando anticipo e rata mensile rientrano entrambi nel budget, e di rosso quando non rientra almeno uno dei due.

Nota lo schema dell'esempio COUNTIF: l'intervallo è assoluto ($A$2:$A$400) e la cella da verificare è relativa (A2). È la struttura della maggior parte delle regole con formula più utili.

Se la regola non sembra funzionare, verifica che la formula restituisca davvero VERO per la prima cella e che sia stata scritta per la cella in alto a sinistra della selezione. Una regola scritta per la cella sbagliata si sposta di una riga e sembra casuale.

Un esempio pratico: un tracker delle attività

Ecco una configurazione che puoi copiare in cinque minuti. La colonna A contiene i nomi delle attività, la colonna B le scadenze, la colonna C lo stato, come Aperta o Completata, e la colonna D le ore.

1. Seleziona da B2 fino all'ultima riga. Aggiungi una regola con formula =B2<TODAY() e riempimento rosso. Questo evidenzia tutto ciò che è in ritardo.
2. Sulle stesse celle aggiungi =B2<TODAY()+7 con riempimento giallo e sposta la regola rossa sopra di essa in Gestisci regole. Ora le attività scadute sono rosse, quelle in scadenza entro una settimana sono gialle e le altre restano senza formattazione.
3. Seleziona l'intera tabella, da A2 a D100, e aggiungi una regola con formula come =$C2="Completata" con carattere grigio. Il segno del dollaro blocca la colonna, quindi l'intera riga diventa grigia quando lo stato è Completata. Questa formula è uno schema mio, non uno degli esempi di Microsoft, ma segue le stesse regole: inizia con il segno di uguale e restituisce VERO o FALSO.
4. Seleziona D2 e le celle sottostanti, poi applica Barre dei dati in modo da individuare facilmente le attività più impegnative.

Due cose possono andare storte. Se la regola rossa si trova sotto quella gialla, le attività in ritardo appaiono gialle, perché entrambe le condizioni sono vere e vince la regola più in alto. Se la regola Completata è in cima e imposti Interrompi se vero, i colori delle date sulle attività concluse scompaiono, che è probabilmente ciò che vuoi. Provalo prima su una copia e cambia l'ordine per vedere l'effetto.

Controllare l'ordine delle regole

Apri Formattazione condizionale > Gestisci regole per vedere Gestione regole di formattazione condizionale. Microsoft spiega come funziona:

• Le regole vengono valutate dall'alto verso il basso e le nuove regole vanno in cima per impostazione predefinita. Sposta su e Sposta giù ne cambiano l'ordine.
• Quando le regole non entrano in conflitto, si applicano tutte. Ad esempio, una regola può impostare il grassetto e un'altra il riempimento rosso.
• Quando le regole sono in conflitto, vince quella più in alto.
• Una formattazione condizionale vera sostituisce una formattazione manuale sulle stesse celle. Se elimini la regola, la formattazione manuale torna visibile.
• Interrompi se vero arresta la valutazione non appena una regola è vera. Microsoft afferma che imita il comportamento delle versioni precedenti di Excel. Non è possibile impostarla per le regole di barre dei dati, scale di colori o set di icone.

Se vedi un colore inatteso, la Gestione regole è il punto da controllare.

Copiare, trovare e cancellare la formattazione condizionale

• Copiare in altre celle. Usa Copia formato nella scheda Home. Fai doppio clic per applicarlo a più aree e premi Esc per interrompere. Se la regola usa una formula, verifica successivamente i riferimenti.
• Trovare le celle formattate. Usa Trova e seleziona > Formattazione condizionale, oppure Vai a speciale > Formati condizionali.
• Cancellare le regole. Seleziona le celle, quindi vai su Home > Formattazione condizionale > Cancella regole > Cancella regole dalle celle selezionate, oppure Cancella regole dell'intero foglio.

Un limite indicato da Microsoft: incollando celle formattate in un'altra istanza di Excel la regola non viene trasferita, quindi copia all'interno della stessa istanza se hai bisogno che le regole restino.

Limiti e motivi per cui una regola potrebbe non funzionare

• Un'altra cartella di lavoro. La formattazione condizionale non può fare riferimento a cartelle di lavoro esterne. Importa prima i dati nel file.
• Tabelle pivot. Nell'area Valori di una tabella pivot non è possibile formattare in base al testo, alla data o ai valori univoci e duplicati. Funzionano solo le regole basate sui numeri.
• Testo lungo. I criteri di testo sono limitati a 255 caratteri.
• Ordine. Una regola posizionata più in alto prevale su una più in basso. Sposta in alto la regola più specifica.
• Riempimento manuale. Se una cella ha un riempimento manuale e la regola è vera, prevale la regola. Se il risultato sembra errato, verifica che la regola sia effettivamente vera.
• Excel per il web. La pagina che ho utilizzato non elenca passaggi o limiti specifici per il web. Non garantirei che ogni tipo di regola si comporti allo stesso modo nel browser. Fai una prova su una copia.

Errori comuni

• Scrivere la formula nella cella sbagliata, così l'evidenziazione finisce una riga più in là.
• Usare riferimenti assoluti ($A$1) quando serviva un riferimento relativo, oppure colorare tutto o niente.
• Accumulare regole su regole finché nessuno sa più perché una cella è rossa. Apri Gestisci regole e fai pulizia.
• Incollare celle formattate in un'altra finestra di Excel aspettandosi che le regole vengano trasferite. Microsoft afferma che non succede.
• Affidarsi solo al rosso e al verde.
• Applicare una regola a un'intera colonna quando ne servono solo 200 righe.

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• Prestazioni con fogli di grandi dimensioni. Mantieni gli intervalli ristretti e il numero di regole ridotto. La pagina di Microsoft non pubblica valori numerici, quindi fai delle prove con i tuoi dati.

Prossimo passo

Apri un foglio reale e applica una regola con Regole evidenziazione celle. Poi prova una regola basata su formula, come =B2<OGGI() su una colonna di date, e apri Gestisci regole per vedere come funziona l'ordine. Mantieni semplice la formattazione condizionale in Excel: un solo segnale chiaro per colonna batte un arcobaleno.