Riabilitare la reputazione di SharePoint: oltre gli intranet del passato guidati dall'IT

By Mirko Peters · 2026-08-27

Per molti professionisti del mondo aziendale, nominare SharePoint riporta alla mente un'ondata di frustrazione. Immagini di link di navigazione non funzionanti, documenti sepolti l…

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Per molti professionisti del mondo aziendale, nominare SharePoint riporta alla mente un'ondata di frustrazione. Subito vengono in mente link di navigazione rotti, librerie di documenti sepolte, chilometri di cartelle ingestibili e pagine statiche piene di comunicazioni aziendali ormai superate. Per anni SharePoint si è guadagnato la reputazione di una terra desolata digitale, dove i file andavano a nascondersi e gli intranet sembravano più una punizione che uno strumento di produttività. Ma l'ambiente di lavoro digitale sta cambiando sotto i nostri piedi. Con l'affermarsi di Microsoft 365 e la forza trasformativa dell'AI, SharePoint sta abbandonando la sua pelle noiosa e burocratica per diventare il cuore pulsante della conoscenza aziendale. Per apprezzare davvero questo rinascimento, però, dobbiamo guardare a come ci siamo arrivati, perché le nostre vecchie strategie hanno fallito e in che modo l'architettura moderna e l'intelligenza artificiale ci stanno finalmente salvando da noi stessi.

Introduzione: perché SharePoint ha guadagnato una cattiva reputazione

La cattiva reputazione di SharePoint non è nata dal nulla. Si è costruita sistematicamente nell'arco di due decenni, attraverso una combinazione di scarsa adozione da parte degli utenti, personalizzazioni eccessive e un fraintendimento di fondo su ciò che un intranet dovrebbe ottenere. Quando le organizzazioni hanno adottato per la prima volta la piattaforma, l'hanno trattata come un enorme archivio digitale o come un parco giochi per l'IT. Hanno avviato progetti massicci e costosi che richiedevano diciotto mesi per essere realizzati, per poi rilasciare un intranet incapace di risolvere i reali attriti quotidiani della forza lavoro. I dipendenti hanno imparato a evitare SharePoint, perché trovare un semplice criterio delle risorse umane sembrava uno scavo archeologico. Per fortuna la piattaforma è evoluta notevolmente, e le funzionalità moderne la rendono più rilevante che mai. Per ascoltare un approfondimento su questa evoluzione e su come sta cambiando il luogo di lavoro moderno, guarda l'episodio SharePoint Isn't Boring Anymore: How Copilot Is Reinventing the Modern Workplace with Marcin Siewnicki [MVP], in cui questi cambiamenti vengono analizzati in dettaglio.

Le radici del problema: intranet guidati dall'IT e navigazione complessa

Al centro dei fallimenti storici di SharePoint c'era una questione di responsabilità. Gli intranet venivano quasi esclusivamente progettati, distribuiti e gestiti dai reparti IT. Sebbene i team IT siano essenziali per sicurezza, infrastruttura e distribuzione, raramente sono esperti di comunicazione interna o di user experience. Hanno costruito sistemi basati sugli organigrammi anziché sui flussi di lavoro reali delle persone. Ogni reparto chiedeva un proprio sito dedicato, ogni sottodivisione voleva una pagina personalizzata, e ben presto le organizzazioni si sono ritrovate con labirinti digitali sterminati. Invece di costruire percorsi intuitivi per le persone, hanno creato dedali di barre di navigazione profonde che lasciavano gli utenti completamente smarriti. Le aziende si aspettavano che i dipendenti si adattassero naturalmente a strutture così contorte, anziché adattare la tecnologia alle abitudini delle persone. Il risultato inevitabile sono stati homepage sovraccariche, pagine ridondanti e una totale perdita di fiducia interna nella piattaforma.

Dare priorità all'architettura delle informazioni prima della tecnologia

Quando le organizzazioni decidono di riparare i loro intranet guasti, il primo istinto è spesso acquistare un nuovo strumento, dare una mano di vernice o migrare tutto all'ultima versione cloud. Ma la tecnologia raramente è la causa principale di un intranet fallito; lo è l'architettura delle informazioni. Senza una strategia intenzionale e chiara su come i dati vengono strutturati, catalogati e assegnati, anche la piattaforma cloud più avanzata finirà rapidamente per trasformarsi in una discarica digitale caotica. Le organizzazioni devono fare un passo indietro prima di predisporre nuovi siti. Devono analizzare il panorama dei dati esistenti, eliminare senza pietà le informazioni obsolete e stabilire regole di base per proprietà e struttura. L'architettura delle informazioni non deve essere eccessivamente complicata o accademica per essere efficace. Anzi, mantenere le cose snelle e comprensibili è l'unico modo per garantire che gli utenti aziendali di tutti i giorni possano davvero gestire l'ambiente senza perdere la pazienza.

Progettare un ambiente di lavoro moderno e centrato sui dipendenti

Superare gli intranet del passato, gestiti dall'IT, significa ripensare com'è fatta oggi una homepage di SharePoint moderna. Sono finiti i tempi in cui una homepage doveva essere un muro infinito di web part, barre laterali, widget meteo, menu della mensa e link nascosti. Un ambiente di lavoro moderno dovrebbe essere pulito, personalizzato, visivamente accattivante e concentrato su ciò di cui i dipendenti hanno davvero bisogno per svolgere il proprio lavoro. I siti di comunicazione offrono oggi alle organizzazioni esperienze di pubblicazione straordinarie e ottimizzate per il mobile già pronte all'uso, eliminando del tutto la necessità di quegli enormi progetti di intranet personalizzati che un tempo prosciugavano i budget aziendali. Il focus si è giustamente spostato sulla distribuzione di informazioni utili, sulla messa in evidenza delle applicazioni essenziali e sugli strumenti di ricerca che funzionano davvero.

Gestire la proliferazione di SharePoint e Teams

Uno dei pericoli nascosti dell'ecosistema Microsoft 365 moderno è la facilità con cui si possono creare nuovi spazi di lavoro. Poiché Microsoft Teams e SharePoint sono strettamente integrati a livello di infrastruttura, ogni volta che un utente crea un nuovo team per un progetto informale, dietro le quinte vengono generati un nuovo sito di SharePoint e la relativa libreria documenti. Senza controlli adeguati, questo porta dritto a una proliferazione massiccia di siti SharePoint. Le organizzazioni si svegliano un giorno e scoprono migliaia di siti disconnessi, non gestiti, con contenuti sovrapposti e nessun piano chiaro per il ciclo di vita. Per prevenire questo caos digitale, le aziende devono implementare processi di provisioning sensati, utilizzare modelli funzionali e formare il proprio personale. I dipendenti devono capire quando un canale informale di Microsoft Teams è appropriato e quando è invece necessario un sito SharePoint formale.

Bilanciare governance pratica e innovazione sul lavoro

Quando i dirigenti sentono la parola governance, spesso immaginano burocrazia, ambienti bloccati e dipendenti frustrati che cercano soluzioni alternative non autorizzate per portare a termine il lavoro. La vera governance, però, non serve a uccidere l'innovazione. Serve a stabilire confini sani che permettano ai dipendenti di innovare in sicurezza, mantenendo i dati aziendali protetti, conformi e ben gestiti. Una governance efficace richiede verifiche periodiche degli ambienti attivi. Le organizzazioni devono individuare regolarmente siti SharePoint inattivi e team abbandonati, verificarne i proprietari, rivedere le autorizzazioni e archiviare o eliminare ciò che non serve più. Inoltre, la governance non può più restare una funzione esclusivamente IT. Gli stakeholder di business devono essere coinvolti nella discussione, così da garantire che i criteri riflettano la realtà di come le persone lavorano davvero.

Proteggere l'ambiente: autorizzazioni e gestione moderna dei documenti

Man mano che le organizzazioni crescono e collaborano per anni, le autorizzazioni in SharePoint spesso sfuggono di mano. Nel tempo, proprietari di siti ben intenzionati concedono l'accesso a colleghi, partner esterni, fornitori e team interfunzionali, ma raramente verificano quelle autorizzazioni quando i progetti finiscono o i ruoli cambiano. Se non viene controllato, tutto questo crea vulnerabilità di sicurezza significative. Le verifiche periodiche delle autorizzazioni devono diventare una componente centrale di qualsiasi modello di governance maturo. I proprietari dei siti devono assumersi la responsabilità diretta di controllare chi conserva l'accesso ai loro dati e se i link di condivisione esterna sono ancora validi. Usare strumenti come le etichette di riservatezza di Microsoft Purview può aggiungere un ulteriore livello di sicurezza fondamentale, classificando e proteggendo automaticamente i documenti sensibili ovunque si spostino all'interno dell'ecosistema digitale.

Metadati contro cartelle: semplificare l'organizzazione dei documenti

Non possiamo parlare di SharePoint senza affrontare l'eterno dibattito: conviene usare cartelle o metadati? Per decenni gli utenti si sono affidati esclusivamente a gerarchie di cartelle profonde, perché rispecchiavano gli archivi fisici a cassetti del Novecento. Sebbene le cartelle abbiano ancora il loro posto per un raggruppamento intuitivo, affidarsi solo a esse limita la potenza di una moderna piattaforma cloud. I metadati, ovvero l'assegnazione di attributi ai documenti come reparto, tipo di progetto, stato o regione, consentono viste dinamiche e flessibili che superano i percorsi rigidi delle cartelle. Tuttavia, la regola d'oro dei metadati è la semplicità. Se obblighi i dipendenti a compilare venti colonne obbligatorie ogni volta che salvano una nota veloce, l'adozione crollerà. I metadati devono supportare silenziosamente i flussi di lavoro delle persone, non trasformare l'archiviazione dei documenti in un'attività amministrativa di inserimento dati.

Come l'IA e Copilot stanno reinventando SharePoint

Qui la narrativa su SharePoint si ribalta completamente. Per anni gestire i metadati, organizzare le librerie documenti ed etichettare correttamente i file è stato un lavoro interamente manuale. Oggi l'intelligenza artificiale sta cambiando completamente questo equilibrio. Con Microsoft Copilot integrato direttamente nell'ecosistema Microsoft 365, SharePoint può analizzare attivamente i documenti, estrarre il contesto e compilare automaticamente le colonne dei metadati in base al contenuto effettivo del file. Le organizzazioni devono comunque progettare una struttura pulita, ma i dipendenti non devono più sobbarcarsi il pesante onere della classificazione manuale. L'IA funge da assistente intelligente che rende scalabili le informazioni strutturate, colmando il divario tra le abitudini disordinate delle persone e un'architettura dell'informazione ordinata.

Dalla ricerca di documenti alle risposte con l'IA

Forse il cambiamento più profondo in atto nel posto di lavoro moderno riguarda il modo in cui interagiamo con le informazioni. Con il SharePoint tradizionale serviva un processo macchinoso in più passaggi: il dipendente doveva ricordare quale sito ospitava un determinato file, orientarsi in un labirinto di librerie documenti, aprire il documento giusto e scorrere manualmente le pagine per trovare il dato esatto di cui aveva bisogno. Copilot rivoluziona completamente questo modello di interazione. Invece di costringere gli utenti a cercare i documenti, i dipendenti possono ora porre semplicemente domande in linguaggio naturale e ricevere risposte sintetizzate, tratte direttamente dalla base di conoscenza verificata dell'organizzazione. SharePoint sta ufficialmente passando dall'essere un semplice deposito passivo di documenti a diventare un livello di conoscenza aziendale attivo.

Conclusione: costruire un livello di conoscenza più sano per il posto di lavoro moderno

Risolvere la cattiva reputazione di SharePoint nella tua organizzazione non è solo un aggiornamento IT; è una trasformazione culturale e architetturale. Imparando dagli errori del passato, abbandonando intranet complesse e incentrate sull'IT e adottando un'architettura dell'informazione chiara, criteri di governance sensati e una gestione documentale moderna, le organizzazioni possono trasformare i loro spazi di lavoro digitali in motori di produttività anziché in fonti di frustrazione. Ancora più importante, man mano che l'intelligenza artificiale si fa carico del lavoro pesante dell'etichettatura dei metadati e del recupero delle informazioni, la qualità del tuo ambiente SharePoint conta più che mai. Per approfondire questi concetti e scoprire come la tecnologia all'avanguardia sta ridefinendo il nostro lavoro quotidiano, ascolta l'episodio del podcast correlato SharePoint Isn't Boring Anymore: How Copilot Is Reinventing the Modern Workplace with Marcin Siewnicki [MVP]. Un livello di conoscenza sano e ben strutturato è la base su cui si costruirà il futuro del lavoro guidato dall'IA, e il momento di mettere ordine è adesso.