Impostazioni di Microsoft Teams spiegate: guida completa per amministratori e utenti

By Mirko Peters · 2026-05-20 · Updated 2026-07-18

Scopri le impostazioni più importanti di Microsoft Teams per notifiche, riunioni, messaggistica, dispositivi, privacy, app e controllo organizzativo.

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Cover: Harden Microsoft Teams Security and Guest Access

Microsoft Teams riunisce chat, riunioni, file e app in un unico posto, ma diciamocelo: la vera magia avviene quando sistemi bene le impostazioni. Questa guida copre ogni impostazione fondamentale di cui avrai mai bisogno, dal far sì che le notifiche non ti facciano impazzire al proteggere le informazioni del tuo team e garantirne la conformità. Scoprirai come personalizzare Microsoft Teams, gestire i profili, impostare i criteri e configurare correttamente audio e video per ogni chiamata.

Che tu sia alle prime armi con Teams o voglia semplicemente migliorare la configurazione, questa guida fa al caso tuo. Ti servono più informazioni su sicurezza, governance o conformità? Non dimenticare di consultare gli approfondimenti su Teams Governance e di ascoltare le best practice per il rafforzamento della sicurezza di Teams per proteggere il tuo ambiente di lavoro digitale. Facciamo in modo che sia Teams a lavorare per te, e non il contrario.

Primi passi con le impostazioni generali di Teams nell'app

Prima di tutto: conoscere le impostazioni dell'app Teams è il modo più rapido per smettere di lasciare che le opzioni predefinite controllino la tua giornata di lavoro. Per iniziare, cerca la foto del profilo o le iniziali in alto a destra nella finestra di Teams. Fai clic su di esse, quindi scegli «Impostazioni» dal menu a discesa. Il pannello che appare è il tuo centro di controllo per tutto, dalle modifiche alle notifiche alla personalizzazione dell'aspetto e delle preferenze dei dispositivi.

La prima tappa è di solito la scheda «Generali». Qui trovi opzioni relative al tema di Teams, al comportamento dell'applicazione (come l'avvio automatico) e al layout. Consideralo il pannello di controllo della tua esperienza quotidiana. Queste non sono semplici modifiche «piacevoli da avere»: le impostazioni giuste possono migliorare davvero comfort, concentrazione e produttività, soprattutto se alterni lavoro in ufficio, da casa e in movimento.

È importante sapere che alcune impostazioni sono personali (ti seguono anche se usi più dispositivi), mentre altre sono gestite dal tuo amministratore IT e si applicano all'intera organizzazione. Al primo accesso a Teams, l'app ti guiderà attraverso alcune scelte iniziali, ma non preoccuparti: tutto può essere modificato in seguito in base alle tue esigenze. Per i controlli più avanzati, gli amministratori dispongono di opzioni nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams per aspetti come criteri di sicurezza, conformità e gestione dei dispositivi. Ciò significa che ciò che vedi, o ciò che ti è consentito modificare, può variare in base alla configurazione della tua azienda.

Se sei un nuovo utente, non avere timore di esplorare. Ci sono suggerimenti utili nelle descrizioni comandi e Microsoft aggiorna continuamente Teams, quindi vale la pena rivedere questi pannelli ogni tanto. Nella prossima sezione approfondiremo le preferenze di aspetto e lingua, perché nessuno vuole passare otto ore al giorno a fissare impostazioni che non lo convincono.

Personalizzare aspetto e lingua in Teams

Cambiare tema: vai su Impostazioni > Generali, quindi scegli tra i temi Predefinito (chiaro), Scuro o Contrasto elevato. La modalità scura è ideale per le serate tarde, mentre il contrasto elevato aiuta a migliorare la leggibilità.
Modificare il layout dell'app: cambia l'aspetto della finestra di Teams: attiva o disattiva l'orientamento della barra delle app a sinistra o in alto per adattarlo al tuo flusso di lavoro.
Cambiare lingua: in Impostazioni > Generali (o Lingua) seleziona la lingua di visualizzazione preferita. Teams si aggiorna immediatamente dopo il salvataggio, così puoi lavorare nella lingua che preferisci.
Impostare i formati di data e ora: regola le impostazioni di area geografica e i formati di data e ora per una pianificazione accurata, particolarmente utile se lavori con persone in più fusi orari.
Personalizzare l'aspetto dei messaggi: sperimenta con la densità della chat e la dimensione del carattere per una lettura più agevole, se trovi l'aspetto standard troppo affollato o troppo spoglio.

Configurare fuso orario e area geografica: impostazioni di Windows e macOS

Per tenere sotto controllo riunioni e messaggi, il primo passo è verificare che Teams corrisponda al fuso orario e alle preferenze regionali del dispositivo. Se l'area geografica o il fuso orario del computer non coincidono, rischi di perdere riunioni, avere marcature temporali confuse e presentarti in ritardo, con una certa figuraccia. Teams sincronizza queste impostazioni dal sistema operativo per un'esperienza senza interruzioni, ma è sempre opportuno ricontrollare.

Su Windows, vai su Impostazioni > Ora e lingua > Data e ora. Assicurati che "Imposta automaticamente il fuso orario" sia attivo, oppure scegli manualmente il fuso orario corrente se ti sposti spesso tra sedi diverse. Per l'area geografica, vai su Impostazioni > Ora e lingua > Area geografica, così da verificare che date, orari e inviti di riunione vengano visualizzati correttamente in Teams (e nelle altre app di Microsoft 365).

Su macOS, apri Impostazioni di Sistema > Generali > Data e ora. Imposta il fuso orario in modo che si aggiorni automaticamente oppure sceglilo manualmente per un controllo maggiore. Il menu Area geografica in Impostazioni di Sistema ti permette di selezionare il paese e i formati preferiti, un aspetto fondamentale per chi lavora con team distribuiti su più continenti.

Perché tutto questo è importante per il lavoro ibrido o mobile? Perché le impostazioni corrette evitano che gli inviti alle riunioni finiscano nell'ora sbagliata o, peggio, che si perdano del tutto. Per chi alterna ufficio e lavoro da remoto, impostazioni accurate significano meno confusione quando si cambia sede o dispositivo. Ricontrolla tutto dopo un viaggio o quando accedi da un nuovo computer, per evitare problemi con il calendario più avanti.

Notifiche e attività: restare informati in Teams

Cerchi di lavorare mentre Teams ti segnala nuovi messaggi con suoni e vibrazioni ogni pochi minuti? Non sei il solo. Teams offre ampi controlli sulle notifiche, così puoi ridurre il rumore senza perdere ciò che conta davvero. Nel pannello delle impostazioni di Teams, cerca "Notifiche". Qui puoi stabilire come, quando e dove ricevere gli avvisi per messaggi, chat, riunioni e menzioni.

Non tutte le notifiche hanno la stessa importanza: alcune richiedono la tua attenzione, altre riempiono solo il feed delle attività. Personalizza gli avvisi per chat, canali, risposte o crea regole di notifica specifiche per determinati team. Le email sulle attività perse possono aiutarti a recuperare il ritardo, ma è importante trovare il giusto equilibrio, così la casella di posta non diventa un'altra fonte di stress. Le schede adattive, ovvero notifiche personalizzate e interattive in Teams, ti permettono di agire sugli aggiornamenti direttamente dal riquadro delle notifiche, riducendo le distrazioni e aumentando la produttività (per approfondire, leggi questo approfondimento sulle schede adattive).

Consiglio utile: controlla le impostazioni di "Orari di silenzio" o "Non disturbare", soprattutto se collabori con persone in fusi orari diversi. Questo ti aiuta a tenere separati in modo chiaro il tempo di lavoro e quello personale, restando comunque reattivo sugli aggiornamenti prioritari. Puoi inoltre personalizzare quali tipi di attività compaiono nel feed, così da filtrare il rumore di fondo ed essere certo di non perdere una menzione diretta importante o un aggiornamento urgente del team.

Ricorda che dedicare qualche minuto a personalizzare le notifiche oggi ti ripaga domani con meno stress e più concentrazione. Non esitare a sperimentare e a trovare il tuo equilibrio: si tratta di controllare il flusso di informazioni, non di farsi sopraffare da esso.

Attivare la modalità Efficienza e l'avvio automatico di Teams

Attiva la modalità Efficienza: in Impostazioni > Generali, attiva la modalità Efficienza per ridurre l'utilizzo di CPU e memoria da parte di Teams. Così il sistema funziona in modo più fluido, soprattutto se lavori su più app contemporaneamente.
Controlla l'avvio automatico: scegli se Teams debba avviarsi automaticamente all'accensione del computer. È utile per velocizzare la routine quotidiana oppure per liberare memoria quando non usi Teams per tutta la giornata.
Riduci l'attività in background: chiudi le finestre di Teams non necessarie oppure imposta Teams in modo che si avvii ridotto a icona, per contenere l'uso delle risorse.
Adatta le impostazioni al tuo flusso di lavoro: sperimenta le opzioni di avvio ed efficienza se noti rallentamenti oppure se vuoi personalizzare Teams per giornate di utilizzo intenso o leggero.
Misura la produttività: per un ulteriore vantaggio, valuta come strumenti come Copilot (vedi le metriche di efficienza qui) possano aggiungere ulteriori risparmi di tempo.

Funzionalità di accessibilità e navigazione da tastiera in Microsoft Teams

Supporto per lettori di schermo: Teams è compatibile con i più diffusi lettori di schermo, così gli utenti con disabilità visive possono navigare facilmente tra chat, riunioni e file.
Modalità ad alto contrasto e scura: vai su Impostazioni > Generali per attivare il contrasto elevato o i temi scuri, che rendono i contenuti più confortevoli per gli occhi e migliorano la leggibilità per tutti gli utenti.
Scorciatoie da tastiera: Hai a disposizione decine di comandi da tastiera (Ctrl+Punto apre l'elenco delle scorciatoie), che ti permettono di spostarti tra le sezioni, attivare o disattivare l'audio o avviare le riunioni senza usare il mouse.
Sottotitoli in tempo reale e trascrizioni: Attiva i sottotitoli in tempo reale durante le riunioni per migliorare l'accessibilità e aiutare i partecipanti a seguire la conversazione anche in ambienti rumorosi.

Configurare dispositivi audio e video per le riunioni di Teams

Selezionare e testare i dispositivi audio/video: Vai su Impostazioni > Dispositivi e scegli il microfono, l'altoparlante e la fotocamera che preferisci. Usa l'opzione "Effettua una chiamata di prova" per verificare la configurazione prima delle riunioni.
Risolvere i problemi con i dispositivi: Se non riesci a sentire o a farti sentire, controlla i dispositivi di input e output sia in Teams sia nelle impostazioni di sistema del computer. Riavvia Teams oppure scollega e ricollega i dispositivi, se necessario.
Usare l'anteprima dei dispositivi: Visualizza in anteprima le impostazioni di fotocamera e microfono prima di partecipare a una chiamata, così non ti troverai di fronte a problemi tecnici durante la riunione.
Ottimizzare per il lavoro ibrido: Valuta la sincronizzazione dei profili dei dispositivi se passi spesso dall'ufficio a casa e usa l'integrazione con Teams Rooms per passaggi fluidi nelle riunioni ibride.

Gestire dispositivi remoti e accesso degli ospiti in Teams

Lavorare da remoto non significa solo accedere da casa: bisogna anche assicurarsi che dispositivi e utenti ospiti siano gestiti in modo sicuro. Teams ti consente di controllare come partner esterni e colleghi in smart working accedono alle risorse condivise, alle riunioni e ai canali. Puoi gestire le regole di accesso dei dispositivi, impostare criteri di accesso condizionale e controllare le autorizzazioni delle app per una protezione aggiuntiva.

L'accesso degli ospiti è un'arma a doppio taglio: da un lato favorisce la collaborazione, dall'altro, se lasciato aperto, può diventare un rischio per i dati. Per questo Teams offre impostazioni granulari per gli ospiti sia nell'app sia nell'interfaccia di amministrazione. Gli amministratori IT possono applicare criteri di accesso per gli ospiti, limitando i file, le chat o le riunioni a cui gli ospiti possono partecipare, mentre gli utenti possono visualizzare e gestire quali ospiti hanno accesso a determinati team o documenti.

Teams può inoltre aiutare le organizzazioni a rafforzare la sicurezza richiedendo l'autenticazione a più fattori per gli utenti esterni, bloccando i protocolli di autenticazione legacy e verificando regolarmente le autorizzazioni. Le impostazioni consentono di bloccare l'accesso dei dispositivi remoti da reti non attendibili oppure di consentire l'accesso solo in determinate condizioni. Per una panoramica completa sulle strategie di sicurezza a cinque livelli e sui consigli dettagliati, consulta questa guida su Teams Security Hardening.

Se collabori con team distribuiti o partner terzi, controlla in modo proattivo chi accede e da dove. In questo modo non rendi solo possibile il lavoro a distanza, ma lo rendi anche sicuro e responsabile.

Collegare account e passare da un'organizzazione all'altra in Teams

Aggiungere più account: Usa il menu del profilo per aggiungere account di lavoro, di scuola o personali, così puoi accedere a tutti i tuoi spazi di Teams senza dover passare da un browser all'altro.
Passare facilmente da un'organizzazione all'altra: Spostati tra organizzazioni o tenant diversi selezionandoli dallo stesso menu a discesa del profilo: ognuno ha i propri team, canali e risorse.
Notifiche separate: Teams tiene separate le notifiche dei diversi account, così non ti capiterà di ricevere richieste di lavoro mentre stai pianificando il fine settimana.
Proteggere i dati: Passare da un'organizzazione all'altra mantiene la conformità, perché i dati restano separati e si riduce il rischio di condivisioni accidentali tra organizzazioni.

Autorizzazioni delle app e controlli di privacy in Teams

Teams non è solo un'app di chat: è un ecosistema completo di app, bot e integrazioni. Ognuna di queste vuole accedere ai tuoi dati, ed è per questo che verificare le autorizzazioni delle app non è facoltativo, né per gli utenti né per le aziende. Vai su Impostazioni > Autorizzazioni per vedere quali app hanno attualmente accesso alle tue informazioni o alla tua attività. Puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento se noti qualcosa che non usi o di cui non ti fidi.

Per le app di terze parti (tutto ciò che non è sviluppato da Microsoft) è importante verificare quali dati richiedono: a volte si tratta solo del nome, altre volte del contenuto delle chat o dell'accesso ai file. Gli amministratori possono bloccare le autorizzazioni a livello di organizzazione, ma a livello utente dovresti comunque verificare e revocare l'accesso a tutto ciò che non riconosci o di cui non hai bisogno. Troverai anche controlli di privacy per le conferme di lettura, la visibilità del profilo e la partecipazione anonima alle riunioni, che ti aiutano a bilanciare trasparenza e riservatezza personale.

Con l'introduzione di strumenti di AI come Copilot in Teams, la privacy by design diventa ancora più importante. Per capire come Microsoft affronta la sicurezza e la privacy dei dati aziendali, leggi questo approfondimento sulla privacy dei dati di Copilot. Revisionare regolarmente le autorizzazioni protegge i tuoi dati, ti aiuta a rispettare i criteri interni e ti tiene al passo con normative di settore sempre più stringenti.

In sintesi: non sottovalutare la privacy e i controlli sulle app. Una revisione rapida ogni mese contribuisce molto a mantenere il tuo spazio di lavoro sicuro e affidabile per tutti.

Aggiornare il profilo di Microsoft 365 e la foto profilo

Modifica del nome visualizzato: aggiorna il nome visualizzato nel tuo profilo di Microsoft 365, visibile a tutti in Outlook, Teams e SharePoint.
Aggiunta o modifica della foto profilo: carica una foto professionale (o almeno gradevole) per aiutare i colleghi a riconoscerti nelle riunioni e nelle chat di Teams.
Aggiornamento delle informazioni di contatto: mantieni aggiornati il numero di telefono, l'indirizzo email e la sede di lavoro, così i colleghi potranno contattarti più facilmente.
Sincronizzazione tra le app: tutte le modifiche apportate nel portale web di Microsoft 365 o in Teams vengono automaticamente propagate alle altre app Microsoft, per garantire coerenza.

Criteri di Teams e interfaccia di amministrazione: applicare governance e conformità

Gli amministratori fanno molto più che tenere accese le luci: sono lo scudo contro il caos di Teams. L'interfaccia di amministrazione di Teams è il luogo in cui l'IT definisce le regole che controllano come l'app viene usata in tutta l'organizzazione. Ne fanno parte le impostazioni delle riunioni, l'accesso degli ospiti, i criteri per le chiamate e le app disponibili. I criteri aiutano a garantire che Teams supporti la collaborazione rispettando al tempo stesso rigorosi requisiti di sicurezza, conformità e governance.

Gli amministratori possono assegnare criteri diversi a lavoratori in prima linea, manager, ospiti o dirigenti, in modo che ogni gruppo disponga fin dal primo giorno esattamente dei controlli, delle funzionalità e della protezione di cui ha bisogno. Gli strumenti del ciclo di vita (come la pulizia automatica degli spazi di lavoro) aiutano a evitare team inutilizzati e disordine, così lo spazio di lavoro non finisce nella confusione. Per una guida pratica ai criteri mirati e alla pulizia della proliferazione dei team, leggi come la governance di Teams trasforma la collaborazione e scopri come gli strumenti di Power Platform possono automatizzare la conformità in questo meccanismo di governance poco noto.

Ogni modifica apportata dagli amministratori ha un impatto sugli utenti finali, quindi conviene comunicare gli aggiornamenti, offrire formazione e rendere facilmente accessibile il supporto. I criteri di Teams garantiscono riunioni sicure, file protetti e requisiti di conformità soddisfatti, così tutti possono fidarsi della piattaforma e concentrarsi sul lavoro vero invece di preoccuparsi delle regole.

Gestire sistemi telefonici e piani di chiamata in Microsoft Teams

Microsoft Teams non serve solo per la messaggistica istantanea o le videoriunioni: può anche funzionare come un sistema telefonico completamente integrato. Le organizzazioni possono assegnare numeri di telefono, configurare code di chiamata e creare risponditori automatici direttamente dall'interfaccia di amministrazione di Teams. I piani di chiamata ti permettono di effettuare e ricevere chiamate telefoniche esterne, instradando tutto attraverso l'interfaccia di Teams per un'esperienza senza interruzioni.

Questo approccio di comunicazione unificata permette ai team di gestire tutto, dalle linee dirette alle chiamate di gruppo, in un unico ambiente. Le impostazioni telefoniche sono gestite dagli amministratori, quindi gli utenti chiamano direttamente da Teams e possono contare sul fatto che instradamento, registrazione e segreteria vengano gestiti in background.

Eventi live, opzioni di registrazione e conformità nelle riunioni di Teams

Riunioni più grandi, webinar o call generali? La funzionalità di eventi live di Teams supporta fino a migliaia di partecipanti, con opzioni per il Q&A moderato, funzionalità di coinvolgimento dei partecipanti e controlli avanzati per la collaborazione su larga scala. Gli eventi live vengono pianificati in anticipo e prevedono ruoli come produttore, relatore e partecipante, ciascuno con autorizzazioni diverse per la gestione dell'evento.

Registrare una riunione è semplice come premere un pulsante, ma comporta importanti considerazioni in materia di privacy e conformità. Per impostazione predefinita, le registrazioni vengono archiviate in modo sicuro in OneDrive o SharePoint e sono accessibili solo ai partecipanti alla riunione, a meno che le autorizzazioni non vengano modificate. Gli amministratori decidono chi può registrare, accedere a questi file o gestirli: un aspetto fondamentale per la conservazione dei dati, la conformità normativa e le indagini interne.

Per le organizzazioni che adottano funzionalità di intelligenza artificiale o lavorano con dati sensibili, la privacy by design dovrebbe essere una priorità assoluta. Il framework per la privacy dei dati di Microsoft Copilot è un buon esempio di come registrazioni, trascrizioni e file sensibili possano essere gestiti in modo responsabile: scopri di più su la privacy dell'IA in Microsoft 365. Verifica sempre (e rivedi periodicamente) i tuoi criteri, per assicurarti che tutti sappiano cosa viene registrato, chi può accedervi e per quanto tempo viene conservato.

Personalizzare Teams: app personalizzate, aspetto e tag

Rendere Teams il tuo spazio di lavoro può dare una forte spinta alla produttività. Personalizzare la barra delle app è un vantaggio immediato: basta trascinare le app più usate (Chat, Calendario, File o soluzioni personalizzate) per averle a portata di mano dove servono. Puoi anche aggiungere al pin app, canali e chat, per mantenere il desktop digitale ordinato e concentrato.

Vuoi andare oltre? Teams supporta app, bot ed estensioni di messaggi personalizzati che riducono il cambio di contesto e automatizzano le attività quotidiane. Per sviluppatori e professionisti IT, la piattaforma consente di distribuire estensioni sicure tramite Teams SDK e Bot Framework. Per saperne di più sulla creazione e distribuzione di estensioni personalizzate per Teams, incluse le azioni sui messaggi e gli strumenti di ricerca, approfondisci in questo approfondimento sulle app personalizzate.

I tag ti permettono di raggruppare gli utenti, ad esempio «@Marketing» o «@ProjectManagers», per rendere la comunicazione più mirata ed efficace. Le funzionalità di riconoscimento, come i badge o le lodi, aiutano a costruire una cultura di squadra positiva e rendono il coinvolgimento tra colleghi rapido e visibile. Non sottovalutare questi strumenti di personalizzazione: insieme, rendono Teams reattivo al tuo flusso di lavoro e aiutano ogni membro del team a sentirsi incluso e produttivo.

Ottenere assistenza e approfondire le impostazioni di Teams

Centro assistenza di Teams: accedi a guide e corsi di formazione integrati direttamente dall'app Teams, in Impostazioni > Guida.
Supporto e risoluzione dei problemi: utilizza lo strumento di feedback nell'app o i canali di supporto ufficiali Microsoft per ricevere assistenza rapida sui problemi tecnici.
Letture consigliate: approfondisci temi come la governance di Teams in questa panoramica sulla governance oppure l'organizzazione dei progetti in questa guida ai flussi di lavoro, con istruzioni passo passo e best practice.
Forum della community: partecipa ai forum di Microsoft Tech Community per scambiare consigli o porre domande a professionisti e amministratori di Teams che operano sul campo.
Resta aggiornato: verifica regolarmente gli aggiornamenti e i nuovi rilasci di funzionalità, per mantenere aggiornate le tue conoscenze su Teams e la tua app.

Ascolta anche questi episodi

Se stai cercando informazioni su le impostazioni di Microsoft Teams, questi episodi offrono un contesto utile sull'architettura, sulla governance, sulle operazioni e sulle decisioni di sicurezza alla base dell'argomento:

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