비즈니스 속도를 높이다: AI 기반 다단계 승인의 힘

By Mirko Peters · 2026-08-28

팟캐스트 블로그에 다시 오신 것을 환영합니다! 간단한 결재를 기다리느라 며칠, 심지어 몇 주씩 조직 내에서 발이 묶여 있다고 느껴본 적이 있다면, 여러분만 그런 것이 아닙니다. 전통적인 업무 운영은 흔히 수작업 병목, 경직된 근무 시간, 느린 커뮤니케이션 체계에 발목이 잡혀 있습니다. 하지만 길고 복잡한 다단계 승인 프로세스를 며칠이 아니라 단 몇 초로 줄일 수 있다면 어떨까요? 이번 글에서는 Microsoft Copilot Studio를 활용해 업무 워크플로를 혁신하는 데 필요한 모든 내용을 자세히 살펴보겠습니다. AI 기반 자동 의사결정이 어떻게 관리상의 지연을 없애면서도 조직에 필수적인 컴플라이언스를 유지할 수 있는지 깊이 알아보겠습니다.

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다단계 승인이란 무엇인가?

다단계 승인은 요청이 최종 승인을 받기 전에 여러 이해관계자의 검토를 거치는 체계적인 프로세스를 말합니다. 이 방식은 철저한 검토와 책임 소재를 보장하기 때문에 업무 프로세스에서 중요한 의미를 가집니다. 여러 관리 계층이 참여함으로써 조직은 의사결정과 관련된 위험을 완화할 수 있습니다.

승인의 중요성

승인의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 승인은 무단 조치를 막는 안전장치이며, 조직의 정책을 준수하도록 보장합니다. 다단계 승인이 필수적인 주요 이유는 다음과 같습니다.

위험 완화: 여러 승인자가 참여하면 프로세스 초기에 잠재적 문제를 발견하는 데 도움이 됩니다.
책임성 강화: 승인의 각 단계가 책임을 분명히 하여 의사결정을 더 쉽게 추적할 수 있습니다.
컴플라이언스 개선: 다단계 워크플로는 규정과 내부 정책을 확실히 준수하도록 합니다.

그러나 기존의 승인 워크플로는 효율을 떨어뜨리는 여러 문제에 자주 직면합니다. 대표적인 문제는 다음과 같습니다.

부실한 버전 관리: 조직은 변경 내역을 파악하고 추적하기 어려워 오류로 이어질 수 있습니다.
표준화된 템플릿 부재: 명확한 지침이 없으면 일관성이 깨지고 지연이 발생합니다.
의사소통 및 협업 문제: 이메일에 의존하면 오해가 생겨 승인 프로세스의 정확성에 영향을 줄 수 있습니다.
수작업 워크플로: 종이 기반 프로세스는 처리 시간을 늘리고 협업을 복잡하게 만듭니다.

주요 사용 사례

다단계 승인은 다양한 업무 상황에서 필수적입니다. 다음은 이것이 중요한 역할을 하는 대표적인 상황입니다.

시나리오 유형	설명
주요 재무 의사결정	관련 금액에 따라 관리자, 경영진 등 여러 단계의 승인이 필요합니다.
계약 관리	컴플라이언스와 책임성을 보장하기 위해 법무, 재무, 경영진 팀이 순차적으로 검토합니다.
복잡한 워크플로	다양한 승인 단계와 조건을 지원하며, 구매 주문서와 경비 보고서에 적합합니다.

다단계 승인을 자동화하면 이러한 프로세스를 간소화하고 지연을 줄이며 전반적인 효율을 높일 수 있습니다. 승인 워크플로에 AI를 통합하면 필요한 감독을 유지하면서도 더 빠른 의사결정이 가능합니다.

Microsoft Copilot Studio의 기능

Features of Microsoft Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio는 다단계 승인 프로세스를 크게 개선하는 혁신적인 기능을 제공합니다. 첨단 기술을 통합하여 워크플로를 간소화하고 의사결정 효율을 높입니다.

AI 기반 의사결정

AI 기반 의사결정은 Microsoft Copilot Studio의 핵심입니다. 이 기능을 통해 시스템은 사전에 정의된 비즈니스 규칙과 기준에 따라 요청을 평가할 수 있습니다. 이 기능이 승인 프로세스를 어떻게 개선하는지 살펴보겠습니다.

일관성: AI는 확립된 지침을 따라 결정의 일관성을 유지합니다.
정교한 분석: AI는 비정형 데이터와 복잡한 문서를 분석하고, 정교한 논리를 적용하여 결정의 품질을 높입니다.
속도: 자동화는 사람의 실수를 줄이고 승인 프로세스를 가속하여, 더 빠르고 효율적인 의사 결정을 가능하게 합니다.

AI 승인을 사용하면 요청을 24시간 내내 몇 초 만에 처리할 수 있습니다. 이 기능은 속도를 높일 뿐만 아니라, 반복적인 결정을 자동화하여 직원의 생산성도 높입니다. 결정 기준을 정의하고 관련 입력값을 제공하면, AI가 조직의 목표에 부합하는 정보에 기반한 결정을 내릴 수 있습니다.

맞춤형 워크플로

Microsoft Copilot Studio는 특정 요구 사항에 맞춘 맞춤형 워크플로를 제공하는 데도 강점이 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 다양한 시나리오에 맞는 승인 프로세스를 설계할 수 있습니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.

기능	설명
다단계 승인	여러 단계의 서명이 필요한 복잡한 승인 프로세스를 구성합니다.
조건부 승인	단계 사이에 조건을 추가하여 특정 기준에 따라 유연하게 결정할 수 있습니다.

맞춤형 워크플로는 다음과 같은 다양한 상황에서 구현할 수 있습니다.

경비 환급 승인: 정책 기준 금액에 따라 청구를 자동으로 승인하거나 거부합니다.
구매 주문 승인: 예산 및 공급업체 요구 사항을 충족하는 요청을 승인합니다.
공급업체 승인: 규정 준수 기준에 따라 신청을 수락하거나 거부합니다.
송장 처리 승인: 문서가 모두 갖춰지면 송장을 검증합니다.

이러한 기능을 활용하면 규정 준수와 감사 가능성을 높이는 견고한 승인 시스템을 구축할 수 있습니다. Microsoft Copilot Studio의 기능을 활용하여 조직 내 승인 관리 방식을 새롭게 설계할 수 있습니다.

다단계 승인 워크플로 설정

Microsoft Copilot Studio에서 다단계 승인 워크플로를 설정하는 것은 조직의 승인 프로세스를 간소화하는 데 필수적입니다. 이 섹션에서는 이러한 워크플로를 효과적으로 구성하기 위한 단계별 가이드를 제공합니다.

구성 단계

다단계 승인 워크플로를 만들려면 다음 단계를 따르십시오.

모달에서 만들기를 선택한 다음 드롭다운에서 수동 단계를 선택합니다. 승인 뷰어에 단일 타일이 나타납니다.
대화 상자의 오른쪽에서 원하는 승인 유형을 선택합니다. 사용 가능한 승인 유형과 각 유형의 동작을 확인하여 작동 방식을 파악하십시오.
제목, 담당자, 세부 정보를 포함하여 필요한 필드를 구성합니다.
AI 단계를 추가하려면 만든 수동 단계 위에 있는 더하기 버튼 "+"을 선택합니다.
드롭다운에서 AI 단계를 선택합니다. 승인 뷰어에 AI 단계 타일이 나타납니다.
지침 창에서 AI 단계에 대한 지침과 기준을 작성합니다.
AI 단계에서 입력값을 사용하려면 키보드에서 "/"를 입력하거나, 지침에서 해당 입력값을 넣을 위치에 있는 콘텐츠 추가를 선택합니다.
모델 선택기에서 승인 결정에 사용할 AI 모델을 선택합니다.
테스트를 선택하여 지침을 평가하고 몇 초 정도 기다립니다.
승인 결정 창에서 테스트 결과와 결정에 대한 근거를 검토합니다.
결정에 따른 다음 단계 섹션을 구성하여 AI 단계의 결정에 따라 승인이 진행되도록 합니다.
조건을 추가하려면 다단계 뷰어에서 두 단계 사이의 +를 선택하고 조건문을 구성합니다.

이러한 단계를 따르면 다단계 승인을 효과적으로 자동화하여 더 원활한 워크플로를 구현할 수 있습니다.

승인 단계 정의

승인 단계를 정의하는 것은 워크플로에서 명확성과 효율성을 확보하는 데 매우 중요합니다. 각 단계는 특정 수준의 권한이나 전문성을 나타내야 합니다. 다음은 고려해야 할 몇 가지 모범 사례입니다.

책임성을 보장하기 위해 사람의 감독을 포함하십시오.
다양한 예시로 테스트하여 시스템 동작을 검증하십시오.
명확성을 위해 모호한 기준은 피하십시오.
관련성을 유지하려면 프롬프트를 정기적으로 개선하십시오.

이러한 사례는 규정 준수와 감사 가능성을 강화하는 견고한 승인 시스템을 구축하는 데 도움이 됩니다.

기준 설정

각 승인 단계에 대해 명확한 기준을 설정하는 것은 매우 중요합니다. 이를 통해 결정이 일관되고 투명하게 이루어질 수 있습니다. 기준을 수립할 때 다음 사항을 고려하십시오.

AI의 결정을 일관되게 유지하려면 temperature를 낮게 설정하십시오.
승인 시나리오에 적합한 모델을 선택하십시오.
중요한 결정에는 사람의 감독을 적용하십시오.
피드백을 바탕으로 기준을 정기적으로 업데이트하십시오.

명확한 기준을 정의하면 다단계 승인 프로세스의 효과를 높일 수 있습니다.

템플릿 활용

템플릿을 활용하면 승인 워크플로를 훨씬 빠르게 설정할 수 있습니다. Microsoft Copilot Studio는 필요에 맞게 사용자 지정할 수 있는 기본 제공 템플릿을 제공합니다. 템플릿을 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

템플릿 선택: 송장 처리나 계약 관리 등 승인 시나리오와 가장 가까운 템플릿을 선택하십시오.
필드 사용자 지정: 조직의 요구 사항에 맞게 템플릿의 필드를 수정하십시오.
워크플로 테스트: 배포하기 전에 워크플로를 테스트하여 기대한 대로 동작하는지 확인하십시오.

템플릿을 사용하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 승인 프로세스 전반의 일관성도 유지할 수 있습니다.

AI로 의사 결정 강화하기

AI 인사이트

AI는 승인 프로세스에서 의사 결정을 강화하는 데 핵심적인 역할을 합니다. Microsoft Copilot Studio를 사용하면 워크플로를 간소화하는 실행 가능한 인사이트를 얻을 수 있습니다. AI가 효율성 향상에 기여하는 방식은 다음과 같습니다.

실시간 보고: 워크플로 내에서 바로 보고서를 생성하고 검색할 수 있습니다. 이 기능을 통해 정보에 쉽게 접근할 수 있어 빠르고 정확하게 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
맞춤형 상호 작용: 시스템을 통해 자신의 전문성을 바탕으로 AI와 상호 작용할 수 있습니다. 자신의 언어로 관련 질문을 던질 수 있어 보다 개인화된 인사이트를 얻을 수 있습니다.
GraphRAG 인사이트: 표준 기반 MCP 서버와 같은 도구와 통합하면 GraphRAG 인사이트를 제공받을 수 있습니다. 이는 승인 과정에서의 의사 결정을 더욱 뒷받침합니다.

이러한 AI 인사이트를 활용하면 다단계 승인을 효과적으로 자동화하여 조직이 최고 수준의 생산성으로 운영되도록 할 수 있습니다.

예외 처리

AI가 의사 결정을 크게 강화하지만, 특히 복잡한 시나리오에서는 사람의 감독이 여전히 중요합니다. AI 기반 승인의 품질 관리를 보장하는 방법은 다음과 같습니다.

품질 관리: 사람의 감독은 복잡한 상황에서도 적절한 판단을 유지하는 데 도움이 됩니다. 정보 요청(RFI) 기능을 활용하면 자동화된 워크플로가 중요한 결정 지점에서 일시 중지되고 사람 검토자의 의견을 구할 수 있습니다.
다단계 승인: 이 방식은 사람의 검토와 AI 검토를 결합합니다. 일상적인 요청은 자동으로 처리하고, 보다 복잡한 결정에는 사람의 전문성을 적용할 수 있습니다. 이러한 결합은 조직 정책의 준수를 유지하면서 승인 주기를 단축합니다.
향후 동향: AI가 계속 발전하면서 비즈니스 프로세스에 AI 기능이 더 깊이 통합될 것으로 예상됩니다. Copilot Studio는 빠르게 변화하는 AI 환경에 맞춰 나아가는 혁신적인 플랫폼으로 자리매김하고 있습니다. 이러한 변화는 더 큰 자신감을 가지고 전략적 결정을 내릴 수 있도록 도와줄 것입니다.

승인을 위한 모범 사례

커뮤니케이션 간소화

다단계 승인 프로세스를 최적화하려면 효과적인 커뮤니케이션이 무엇보다 중요합니다. 다음과 같은 여러 전략을 적용하면 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다.

알림 시스템: 이해관계자에게 승인 상태와 기한을 계속 알려 주세요. 이렇게 하면 진행이 지연되는 것을 막고 모든 참여자가 같은 정보를 공유할 수 있습니다.
버전 관리 메커니즘: 모든 참여자가 최신 문서 버전으로 작업하도록 하세요. 이를 통해 승인 과정에서 혼란을 줄이고 오류를 최소화할 수 있습니다.
명확한 커뮤니케이션 프로토콜: 역할과 책임을 분명히 정하세요. 이렇게 명확하게 정리하면 승인 프로세스가 원활해지고 오해를 줄일 수 있습니다.
조건부 라우팅 전략: 특정 기준에 따라 문서를 자동으로 전달하세요. 필요한 사람에게 불필요한 지연 없이 승인 요청이 도달하도록 해 효율성을 높일 수 있습니다.
기술 솔루션: 최신 워크플로 관리 플랫폼을 활용하세요. 이러한 도구는 팀원 간의 협업과 통합을 더 원활하게 해 줍니다.

이러한 전략을 도입하면 다단계 승인 과정에서 정보 흐름을 크게 개선할 수 있으며, 이는 더 빠른 의사 결정과 직원 생산성 향상으로 이어집니다.

정기적인 프로세스 검토

다단계 승인 워크플로의 효율성을 유지하려면 정기적인 프로세스 검토가 필수적입니다. 이러한 검토는 주기적으로, 가능하면 각 산출물이 완료될 때마다 진행하는 것이 좋습니다. 이를 통해 개선할 영역을 찾아내고 승인 프로세스가 계속 효과적으로 유지되도록 할 수 있습니다. 검토 시 주의해야 할 흔한 함정은 다음과 같습니다.

흔한 함정	이를 피하기 위한 전략
상세한 계획 부족	체계적인 전략을 세우고 시간을 효과적으로 관리하세요.
원활하지 않은 커뮤니케이션	혼란을 피하도록 역할과 책임을 명확하게 정의하세요.
불충분한 위험 평가	상세한 위험 평가를 수행하고 대응 계획을 수립하세요.

규제 기관과의 커뮤니케이션이 부족하면 승인 과정이 크게 지연될 수 있습니다. 또한 위험 평가를 철저히 수행하지 않으면 상용화 단계에서 예상치 못한 문제가 발생할 수 있습니다. 정기적인 검토는 이러한 문제를 미리 파악하고, 변화하는 요구에 유연하고 민첩하게 대응할 수 있는 워크플로를 유지하는 데 도움이 됩니다.

팀에 대한 교육 투자도 매우 중요합니다. 전문화된 교육 프로그램을 통해 직원들이 Microsoft Copilot Studio 승인 워크플로에 더 능숙해질 수 있습니다. Microsoft Power Platform Certification Training 같은 과정은 자동화 프레임워크와 거버넌스 모범 사례에 대한 실무 지식을 제공합니다. 이러한 교육을 받은 팀은 엔터프라이즈 환경에 적합한 Copilot 솔루션을 설계하고 관리할 수 있으며, 궁극적으로 더 효율적인 승인으로 이어집니다.

승인 프로세스에 Microsoft Copilot Studio를 도입하면 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 다단계 승인을 자동화하면 처리 시간을 크게 줄일 수 있으며, 며칠씩 걸리던 대기 시간을 단 몇 초로 줄일 수 있습니다. 이러한 효율성 덕분에 AI 승인이 일상적인 결정을 처리하는 동안 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다.

다음과 같은 장점을 고려해 보세요.

고급 승인 기능으로 의사 결정 속도가 빨라집니다.
자동화는 수작업 부담을 줄이고 비동기 워크플로를 지원합니다.
많은 조직이 운영 효율성과 직원 만족도가 향상되었다고 보고하고 있습니다.

이러한 전략을 활용해 승인 프로세스를 간소화하고, 팀이 더 빠르고 더 정확한 판단을 내릴 수 있도록 지원하십시오. 이러한 개념이 실제로 어떻게 적용되는지 전체 흐름을 확인하려면 Automate Multi-Stage Approvals in Copilot Studio 에피소드를 꼭 들어 보십시오!

자주 묻는 질문

Microsoft Copilot Studio란 무엇입니까?

Microsoft Copilot Studio는 다단계 승인을 간소화하는 자동화 도구입니다. AI를 사용해 요청을 평가하므로 더 빠르고 정확한 결정을 내릴 수 있습니다.

AI는 승인 프로세스를 어떻게 개선합니까?

AI는 일관된 평가를 제공하고 의사 결정 속도를 높여 승인 프로세스를 개선합니다. 일상적인 승인 업무를 처리하므로 담당자는 더 복잡한 업무에 집중할 수 있습니다.

승인 워크플로를 사용자 지정할 수 있습니까?

예, Microsoft Copilot Studio에서 승인 워크플로를 사용자 지정할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 송장 승인과 같은 다양한 시나리오에 맞게 프로세스를 조정할 수 있습니다.

어떤 유형의 승인을 자동화할 수 있습니까?

재무 결정, 계약 관리, 송장 처리 등 다양한 승인을 자동화할 수 있습니다. 이러한 자동화는 지연을 줄이고 효율성을 높여 줍니다.

승인 기준은 어떻게 설정합니까?

승인 기준을 설정하려면 각 단계마다 명확한 지침을 정의하십시오. 이렇게 하면 결정이 일관되게 이루어지고 조직 정책을 준수하는 데 도움이 됩니다.

AI 기반 승인에도 사람의 감독이 필요합니까?

예, 복잡한 결정에는 사람의 감독이 필수적입니다. AI가 일상적인 승인을 처리하는 동안 검토자가 품질을 관리하고 미묘한 사례를 처리합니다.

승인 프로세스는 어떻게 추적할 수 있습니까?

Microsoft Copilot Studio는 승인 프로세스에서 이루어진 모든 결정을 기록합니다. 투명성과 감사 목적으로 이 로그에 액세스할 수 있습니다.

Microsoft Copilot Studio를 사용하면 어떤 이점이 있습니까?

Microsoft Copilot Studio를 사용하면 처리 시간 단축, 규정 준수 강화, 운영 효율성 향상 등의 이점을 얻을 수 있습니다. 승인 워크플로를 간소화된 프로세스로 바꿔 줍니다.