Предотвращение разрастания сайтов SharePoint: стратегии эффективного управления

By Mirko Peters · 2026-04-17

Разрастание SharePoint: лучшие практики для контента Microsoft 365. Укротите разрастание контента в Microsoft 365! Изучите лучшие практики управления SharePoint, которые помогут предотвратить разрастание в Microsoft 365.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Разрастание сайтов SharePoint — одна из тех проблем, которые подкрадываются незаметно и быстро. Если ничего не делать, новые сайты размножаются без контроля и превращают ваше цифровое рабочее пространство из организованного хаоса в настоящую неразбериху. Это не просто неудобство — это реальный риск. Чем больше сайтов накапливается, тем сложнее защищать конфиденциальную информацию и находить нужное.

Если вы отвечаете за администрирование Microsoft 365, речь идёт не только о порядке. Неконтролируемое разрастание может снизить производительность, резко увеличить расходы на хранение и создать проблемы с соответствием требованиям. Проактивное предотвращение через продуманное управление необходимо, чтобы совместная работа оставалась простой и безопасной. В этом руководстве разобраны проверенные стратегии и инструменты, которые помогут взять ситуацию под контроль, чтобы вы могли сосредоточиться на том, чтобы среда Microsoft работала на вашу команду, а не на тушение пожаров внутри неё.

Что такое разрастание сайтов SharePoint и почему это важно

Разрастание сайтов SharePoint возникает, когда в организации разрешают создавать новые сайты почти без ограничений, и в результате появляется множество команд, проектных сайтов и библиотек документов. Со временем получается лоскутное одеяло из пересекающихся рабочих пространств, многие из которых дублируют друг друга по назначению или просто заброшены.

Это не только эстетическая проблема. Каждый неуправляемый сайт — потенциальное место, где могут спрятаться конфиденциальные данные, особенно если разрешения не обновляются. Обнаруживаемость снижается, поскольку контент распределяется по всё большему числу мест, и сотрудникам становится трудно найти документы, информацию по проектам и важные записи. Это раздражает и постепенно подрывает повседневную эффективность.

Прямые расходы тоже растут. Дублирующийся и устаревший контент занимает квоты хранилища и увеличивает затраты на Microsoft 365. Если политики соответствия требованиям и политики хранения применяются не ко всем сайтам, возникают риски аудита и возможные штрафы. Все эти проблемы сводятся к путанице, рискам и напрасным усилиям, и это ещё до того, как начнутся проблемы с производительностью поиска или версионированием данных.

По своей сути разрастание сайтов — это проблема управления, которая создаёт реальные препятствия для ИT- и бизнес-руководителей, стремящихся сделать цифровую совместную работу устойчивой, безопасной и соответствующей требованиям. Заняться этим заранее необходимо для защиты как конфиденциальной информации, так и производительности организации.

Как возникает разрастание сайтов SharePoint в средах Microsoft 365

В мире Microsoft 365 разрастание обычно начинается с нескольких настроек по умолчанию, которые большинство людей почти не замечает. По умолчанию SharePoint и Teams позволяют любому легко создавать новые сайты или рабочие пространства. Часто нет ни процесса, ни даже паузы, чтобы спросить, действительно ли это нужно или не существует ли уже похожий сайт.

Самообслуживание при создании сайтов, призванное расширять возможности команд, — палка о двух концах. Каждый новый канал Microsoft Teams по умолчанию создаёт собственный сайт SharePoint. Добавьте сюда текучесть кадров, межфункциональные проекты и подрядчиков, которые приходят и уходят, и рабочих пространств внезапно становится больше, чем можно сосчитать.

Ещё один важный фактор? Группы Microsoft 365. Эти группы автоматически создают сайты и почтовые ящики для каждого нового проекта, что иногда приводит к большим перекрытиям. Без чёткого управления легко получить пять рабочих пространств, которые решают одну и ту же задачу, но с разным контентом и разными наборами разрешений.

Важную роль играет и культура совместной работы. Когда люди привыкли создавать собственные пространства для каждой инициативы, неконтролируемый рост сайтов становится нормой. Поэтому надёжное управление Microsoft Teams и SharePoint — например, то, что описано здесь, — так важно, чтобы опережать разрастание, а не гнаться за ним потом.

Распространённые ошибки в предотвращении разрастания сайтов SharePoint

Понимание и предотвращение разрастания сайтов SharePoint требует политик, управления и технических средств контроля. Ниже перечислены распространённые ошибки, которые допускают организации при решении задачи предотвращения разрастания сайтов SharePoint, и то, как они подрывают усилия.

• Отсутствие чёткой модели управления: предположение, что SharePoint будет регулировать себя сам. Без определённого владения, правил создания, политик жизненного цикла и процессов утверждения сайты размножаются без контроля.
• Неограниченные или неясные разрешения на создание сайтов: если позволить широким группам пользователей создавать сайты или центральные сайты, появятся дублирующие, избыточные и неуправляемые сайты, что подрывает усилия по предотвращению разрастания сайтов SharePoint.
• Пропуск процесса подготовки: отсутствие шаблонов, автоматизированной подготовки или стандартизированных типов сайтов приводит к несогласованной структуре, метаданным и возможностям на разных сайтах.
• Слабые соглашения об именовании и политики метаданных: без обязательного именования и обязательных метаданных найти и объединить контент трудно, и это усиливает разрастание.
• Отсутствие политики жизненного цикла или архивации: если не определены сроки хранения, проверки и удаления, устаревшие сайты существуют бесконечно и усугубляют разрастание.
• Игнорирование архитектуры информации и планирования центральных сайтов: если не планировать центральные сайты, навигацию или типы контента, информация фрагментируется, а сайты дублируются.
• Недостаточное обучение и коммуникация: пользователи, не знающие о политиках и лучших практиках, создают сайты для удобства вместо использования существующих ресурсов, что подрывает усилия по предотвращению разрастания сайтов SharePoint.
• Пренебрежение мониторингом и отчетностью: без регулярных аудитов, метрик использования и инвентаризации сайтов разрастание остается незамеченным, пока не превратится в масштабный проект по очистке.
• Чрезмерная опора на ручное управление: ожидать, что администраторы вручную обработают каждый запрос, неустойчиво; автоматизация подготовки, управления и жизненного цикла необходима.
• Несоответствие бизнес-процессам: создание сайтов без привязки к бизнес-потребностям порождает малоценные, недолговечные сайты, которые засоряют среду.
• Отсутствие интеграции с безопасностью и соответствием требованиям: игнорирование проверок доступа, управления разрешениями и проверок соответствия позволяет неуправляемым сайтам стать рисками для безопасности и соответствия требованиям.
• Отсутствие четких показателей успеха: без KPI (количество сайтов, активные сайты, дублирование контента) невозможно измерить эффективность мер по предотвращению разрастания сайтов SharePoint.

Основные риски и проблемы, связанные с разрастанием контента SharePoint

• Фрагментация данных: контент разбросан по множеству сайтов и библиотек, из-за чего сложно найти нужные файлы в нужный момент. Это приводит к дублированию контента сотрудниками, путанице и потере времени.
• Пробелы в безопасности и соответствии требованиям: неиспользуемые или забытые сайты могут стать угрозой безопасности. Разрешения могут устареть, конфиденциальные документы остаются без присмотра, а политики хранения перестают действовать, создавая риски для аудита и соответствия требованиям.
• Хаос с версиями: когда дубликаты повсюду, пользователи работают с разными версиями одного и того же документа. Все запутывается: возникают ошибки, несогласованная информация и пропущенные обновления.
• Рост затрат на хранение: избыточные сайты и файлы занимают место и увеличивают счета за хранение в Microsoft 365. К тому же чем дольше разрастание остается без контроля, тем сложнее очистить старые или неактуальные сайты.
• Падение производительности поиска: по мере роста количества сайтов поисковым инструментам все сложнее находить релевантный контент. Пользователи с трудом находят нужное, снижается производительность и появляются обходные практики, которые обходят ИT-контроли.
• Перегрузка ИТ-управления: каждый сайт — это еще одна вещь, которую ИТ-отдел должен контролировать, защищать и поддерживать. Больше сайтов означает больше проблем: обслуживание, применение политик, проверки доступа и устранение неполадок становятся сложнее и требуют больше ресурсов.
• Путаница у пользователей: сотрудники не уверены, где искать, какой сайт актуален и какой источник считается «официальным». Эта путаница может снижать продуктивность и подрывать доверие к цифровым инструментам.

Лучшие практики предотвращения разрастания сайтов SharePoint

Предотвращение разрастания сайтов SharePoint не сводится к одному инструменту или политике — речь идет о создании культуры и системы, которые направляют рост сайтов в правильное русло. Это означает сочетание технических мер контроля с понятными организационными практиками, чтобы разрастание не могло незаметно пробраться, когда никто не смотрит.

Вам понадобится настроить политики, которые определяют, кто может создавать сайты, когда и по каким причинам. Здесь вам поможет автоматизация: она позволяет отслеживать весь жизненный цикл каждого сайта, от создания до архивации или удаления. Конечно, дело не только в политиках и технологиях — важны и люди. Обучение пользователей и передача им ответственности за сайты играют решающую роль в ответственной совместной работе.

В следующих разделах вы найдёте конкретные стратегии и инструменты, которые можно начать использовать уже сейчас: как технические ограничения внутри Microsoft 365, так и организационные привычки, которые помогают опережать проблемы. Вместе эти практики помогут выстроить устойчивую, безопасную и управляемую совместную работу во всей вашей среде SharePoint.

Настройка политик управления созданием сайтов

• Определите разрешения на создание сайтов: Ограничьте круг пользователей, которые могут создавать новые сайты SharePoint, с помощью управления на основе ролей. Ограничение создания сайтов предотвращает случайное дублирование и с самого начала поддерживает порядок.
• Определите процессы согласования: Требуйте, чтобы запросы на новые сайты проходили процесс утверждения, ручной или автоматизированный. Используйте инструменты управления Microsoft 365, например Power Automate, чтобы сделать утверждение единообразным.
• Документируйте исключения и стандарты: Четко описывайте, когда допускаются исключения, например для временных проектов или требований соответствия. Обязательно фиксируйте их в документах, чтобы все работали по единым правилам.
• Используйте структуры управления: Внедряйте фреймворки и ограничительные механизмы, как показано в этом подробном разборе управления Teams, чтобы снизить путаницу и обеспечить ответственность за каждый новый сайт.
• Автоматизируйте с помощью Power Platform: Интегрируйте стандартизированные запросы и автоматизацию (см. этот пример управления разрастанием Teams), чтобы создание сайтов было эффективным и поддавалось аудиту.

Внедрение инструментов управления жизненным циклом сайтов SharePoint

• Контроль подготовки сайтов: Используйте автоматизированные рабочие процессы, чтобы стандартизировать создание новых сайтов: фиксируйте ключевые метаданные и сразу задавайте понятные даты истечения срока или пересмотра.
• Автоматические проверки активности: Регулярно проверяйте активность сайтов и статус владельцев. Неактивные сайты могут запускать уведомления о проверке или направляться на архивацию, что снижает нагрузку на ИТ-отдел.
• Политики архивации и истечения срока: Настройте политики, которые автоматически архивируют или удаляют сайты, которые больше не используются, чтобы избыточный или бесхозный контент не накапливался со временем.
• Интегрируйте инструменты управления жизненным циклом: Сочетайте встроенные возможности SharePoint с решениями на основе Power Platform, например описанными в этой статье об управлении жизненным циклом, чтобы автоматизировать и поддерживать порядок на сайтах.

Формирование осведомленности пользователей и чувства ответственности

• Информируйте о рисках разрастания: Регулярно рассказывайте пользователям о скрытых издержках и реальных опасностях разрастания сайтов: от потери производительности до рисков соответствия требованиям.
• Назначайте ответственных владельцев: Четко дайте понять, что у каждого сайта должен быть активный и подотчетный владелец. В его обязанности входит поддержание разрешений и очистка устаревшего контента.
• Поощряйте бережное отношение: Развивайтеответственное цифровое поведение, отмечая команды, которые примерно управляют сайтами и наводят порядок.
• Предоставляйте рекомендации: Делитесь практическими рекомендациями по использованию, поддержке и выводу из эксплуатации совместных рабочих пространств, чтобы пользователи понимали, чего от них ожидают.

Мониторинг и аудит среды SharePoint и Teams

Постоянный мониторинг — главное оружие против разрастания SharePoint и Teams. Встроенная аналитика Microsoft 365 даёт первую линию защиты, показывая такие данные, как использование сайтов, доступ к файлам и тенденции активности во всей вашей среде.

Пойдите дальше и настройте расширенные панели управления, которые показывают, где начинается разрастание сайтов и где политики начинают давать сбои. Журналы аудита, которые доступны в Microsoft 365 «из коробки», помогают администраторам отслеживать, кто создаёт сайты, когда меняются разрешения и какие ресурсы не использовались месяцами.

Регулярные плановые аудиты позволяют выявлять проблемы до того, как они превратятся в кризис: например, осиротевшие сайты, несогласованные средства контроля доступа и бесконтрольный рост содержимого. Такой подход нужен не только для порядка: он критически важен для соблюдения требований регуляторов и для сокращения масштаба ущерба, если что-то пойдёт не так.

Сочетание мониторинга с продуманными стратегиями управления, такими как те, что применяются для Microsoft Copilot (подробнее — в этом руководстве), помогает сохранить ваше цифровое пространство управляемым в долгосрочной перспективе. Регулярные обзоры и практичные отчёты дают возможность вмешаться на ранней стадии, инициировать обновление политик и принимать более взвешенные решения о средствах совместной работы.

Мониторинг и аудит SharePoint и Teams — контрольный список по предотвращению разрастания сайтов SharePoint

Используйте этот контрольный список, чтобы отслеживать, проверять и предотвращать разрастание сайтов SharePoint в SharePoint и Microsoft Teams.

• Включите единое журналирование аудита (Microsoft Purview) для SharePoint, OneDrive и Teams.
• Настройте политики хранения журналов аудита в соответствии с требованиями соответствия и графиками хранения.
• Создайте оповещения о действиях повышенного риска: массовом создании сайтов, изменении разрешений, внешнем общем доступе и удалении.
• Еженедельно отслеживайте и формируйте отчёты о приглашениях к внешнему общему доступу и активности гостевых пользователей.
• Ограничьте самостоятельное создание сайтов и команд с помощью шаблонов, процессов согласования или условного доступа.
• Применяйте соглашения об именовании сайтов и команд через PowerShell или решения для подготовки ресурсов, чтобы избежать дубликатов.
• Внедрите автоматизированные политики жизненного цикла: классификация при создании, напоминания о проверке и процессы архивирования и удаления.
• Регулярно проводите проверки доступа для владельцев сайтов, участников и гостевых учётных записей с помощью Azure AD Access Reviews.
• Проверяйте разрешения для повышенных ролей и уникальные разрешения; удаляйте неиспользуемые назначения ролей.
• Отслеживайте использование хранилища и настройте квоты и уведомления для крупных или неактивных сайтов и команд.
• Изучайте аналитику использования и отчёты об adoption, чтобы выявлять заброшенные или малоценные сайты для консолидации.
• Проверяйте структуру Teams: неиспользуемые команды, неактивные каналы и неконтролируемые закрытые каналы.
• Применяйте метки конфиденциальности и метки хранения, чтобы контролировать общий доступ и жизненный цикл содержимого в Teams и SharePoint.
• Проверяйте конфигурации eDiscovery и поиска содержимого, чтобы обеспечить возможность аудита критически важного содержимого.
• Настройте автоматические отчёты о темпах создания сайтов, внешнем общем доступе, неактивных сайтах и изменениях разрешений.
• Подключайте сторонние решения для мониторинга или управления там, где встроенных возможностей недостаточно.
• Определите процедуры реагирования на инциденты для утечек данных, неуместного общего доступа и быстрого неконтролируемого роста числа сайтов.
• Проводите обучение и подготавливайте документацию для владельцев сайтов и команд по вопросам управления, мониторинга и предотвращения разрастания.
• Установите регулярность проверок (ежемесячно или ежеквартально) для правил мониторинга, журналов аудита, настроек хранения и политик управления.
• Постоянно уточняйте оповещения, пороговые значения и автоматизацию на основе результатов аудита, чтобы снижать разрастание сайтов SharePoint.

Контрольный список по предотвращению разрастания сайтов SharePoint

• Определите чёткие политики создания сайтов: установите правила о том, кто может создавать сайты, используя разрешения и процессы согласования для контроля роста.
• Внедрите автоматизированное управление жизненным циклом: настройте инструменты и процессы для регулярной проверки сайтов, автоматического архивирования и удаления неактивных или дублирующихся сайтов.
• Ведите центральный реестр: поддерживайте актуальный каталог всех сайтов SharePoint и Teams с учётом владельцев, активности и статуса соответствия требованиям для каждого из них.
• Обеспечивайте соответствие требованиям и безопасность: применяйте единообразные политики доступа, разрешений и хранения данных на всех сайтах, чтобы снизить риски и выполнить требования регуляторов.
• Обучайте и расширяйте возможности пользователей: предоставьте понятные рекомендации по ответственному управлению сайтами и формируйте культуру ответственности на всех уровнях.
• Отслеживайте, проверяйте и оптимизируйте: используйте встроенную и расширенную аналитику, чтобы выявлять тенденции разрастания, проверять использование сайтов и стимулировать постоянное совершенствование.
• Регулярно пересматривайте политики: Управление не настраивается один раз и забывается. Пересматривайте политики и средства контроля, чтобы они соответствовали меняющимся потребностям организации и привычкам совместной работы.

Предотвращение разрастания SharePoint и управление разрастанием контента

Что такое предотвращение разрастания сайтов SharePoint и почему это важно?

Предотвращение разрастания сайтов SharePoint — это стратегии и средства контроля, которые не дают бесконтрольно создавать сайты, команды и контент в SharePoint Online, Teams и OneDrive. Без них появляются дубликаты, небезопасные и устаревшие материалы. Это важно, потому что разрастание в Microsoft 365 повышает риски безопасности, нагрузку на соответствие требованиям, расходы на хранилище и делает управление контентом и документами неэффективным.

Как начинается разрастание в Microsoft 365 и SharePoint Online?

Оно начинается, когда пользователи могут свободно создавать группы Microsoft 365, команды Teams и сайты SharePoint без управления и шаблонов. Возможности создания команд и сайтов, неконтролируемое создание новых команд и слабые разрешения и средства контроля доступа приводят к разрастанию команд, неактивных команд и неактивных сайтов SharePoint по всему клиенту Microsoft 365.

Управление контентом, разрешениями и доступом

Какие средства в центре администрирования SharePoint помогают предотвратить разрастание?

Центр администрирования SharePoint предлагает политики создания сайтов, шаблоны сайтов, классификацию сайтов, политики истечения срока действия и автоматизированное создание сайтов, чтобы предотвратить разрастание контента. Используйте централизованное управление контентом, политики жизненного цикла и отчёты о неактивных командах и сайтах, чтобы вернуть контроль над средой SharePoint.

Как стратегии разрешений и доступа уменьшают разрастание SharePoint?

Чёткое владение, управление доступом на основе ролей, группы Microsoft Entra для удостоверений и условного доступа, а также строгие разрешения и регулярные проверки доступа ограничивают круг лиц, которые могут создавать сайты или добавлять контент. Применяйте принцип наименьших привилегий, используйте процессы согласования для создания новых команд и проверяйте состав групп, чтобы управлять доступом к данным.

Управление разрастанием контента и автоматизация

Может ли автоматизация предотвратить разрастание контента в Microsoft 365?

Да. Автоматизируйте создание сайтов, правила жизненного цикла, рабочие процессы архивирования и политики хранения с помощью Power Automate, шаблонов и скриптов. Автоматизация обеспечивает соблюдение стандартов, применяет метаданные и запускает проверки или удаление неактивных сайтов SharePoint и команд, снижая ручную нагрузку и разрастание в Microsoft 365.

Как шаблоны сайтов и политики создания помогают предотвратить разрастание?

Шаблоны сайтов стандартизируют структуру, разрешения и квоты хранилища, поэтому новые сайты соответствуют правилам управления. Политики создания, которые требуют согласования или задают выбор шаблона, обеспечивают единообразное управление документами и уменьшают количество самовольно созданных сайтов в командах и на сайтах SharePoint.

Проблемы разрастания контента и устаревшего контента

С какими самыми серьёзными проблемами разрастания контента сталкиваются администраторы?

Среди проблем: выявление неактивных сайтов SharePoint и неактивных команд, обеспечение соблюдения разрешений и средств контроля доступа, поддержание метаданных и библиотек документов, соблюдение требований во всём клиенте Microsoft 365, а также управление хранилищем и производительностью поиска в разросшейся среде SharePoint.

Как организациям работать с устаревшим контентом в SharePoint и OneDrive?

Внедрите политики хранения и удаления, применяйте метки и классифицируйте контент, а также планируйте регулярные проверки контента. Используйте автоматизированные рабочие процессы для перемещения или архивирования контента SharePoint и OneDrive и требуйте, чтобы владельцы сайтов подтверждали актуальность контента, чтобы не допустить накопления устаревших материалов.

Возвращение контроля и расширенное управление SharePoint

Какие шаги помогут вернуть контроль, если разрастание уже произошло?

Начните с инвентаризации с помощью центра администрирования SharePoint и инструментов аудита: сопоставьте сайты и команды, выявите неактивные команды и сайты, назначьте понятных владельцев, устраните проблемы с доступом, архивируйте или удалите устаревшие сайты и внедрите более строгие процессы создания и проверки, чтобы предотвратить будущее разрастание.

Как функции расширенного управления SharePoint помогают в предотвращении и очистке?

Расширенные возможности, такие как клиентское хранение, метки, eDiscovery и отчётность, обеспечивают централизованное управление контентом и соответствие требованиям. Используйте аналитику, чтобы находить сайты с высоким уровнем риска, автоматизируйте устранение проблем и подключайте Microsoft 365 Copilot для получения рекомендаций по управлению разрастанием контента.

Разрастание групп Microsoft 365 и разрастание Teams

Что такое разрастание групп Microsoft 365 и как оно связано с разрастанием SharePoint?

Разрастание групп Microsoft 365 возникает, когда создаётся слишком много групп без управления. Каждая группа может развернуть Teams, сайты SharePoint и доступ к OneDrive, поэтому разрастание умножается. Контроль создания групп Microsoft 365 напрямую сокращает разрастание команд и сайтов SharePoint во всём клиенте.

Как организациям предотвратить разрастание команд и Teams в Microsoft 365?

Ограничьте круг лиц, которые могут создавать новую команду, требуйте шаблоны и согласование, а также применяйте политики именования и жизненного цикла. Регулярно проверяйте и выводите из эксплуатации неактивные команды, согласовывайте действия с владельцами сайтов и используйте централизованное развёртывание, чтобы создавать команды и сайты единообразно.

Разрешения, контроль доступа и чёткое владение

Почему чёткое владение важно для предотвращения разрастания сайтов SharePoint?

Чёткое владение назначает ответственность за жизненный цикл контента, разрешения и соответствие требованиям. Когда владельцы сайтов определены и обучены, они могут управлять своей библиотекой документов SharePoint, применять политики управления контентом и участвовать в регулярных проверках, чтобы предотвратить неконтролируемый рост.

Какую роль играет управление доступом в предотвращении разрастания контента?

Управление доступом гарантирует, что только авторизованные пользователи могут создавать, изменять или открывать общий доступ к сайтам и контенту. Использование Microsoft Entra для управления идентификацией, условного доступа и периодических проверок доступа снижает количество случайно созданных сайтов, избыточного общего доступа и связанных с разрастанием рисков безопасности.

Предотвращение разрастания контента и проверка неактивных команд и сайтов

Как часто организациям следует проверять неактивные команды и сайты?

Проводите проверки ежеквартально или раз в полгода в зависимости от активности и профиля риска. Используйте автоматические отчёты для выявления неактивности, уведомляйте владельцев сайтов и применяйте рабочие процессы хранения или архивирования к неактивным сайтам SharePoint и неактивным командам, чтобы сократить беспорядок и расходы на хранилище.

Какие критерии следует использовать, чтобы решить, архивировать или удалять сайт?

Учитывайте дату последней активности, нормативные требования к хранению, актуальность контента и наличие определённого владельца сайта. Архивируйте, если контент нужно сохранить, но к нему редко обращаются; удаляйте, когда политики хранения это разрешают и контент больше не нужен.

Лучшие практики управления контентом и документами

Каковы лучшие практики управления документами для предотвращения разрастания SharePoint?

Применяйте принципы централизованного управления контентом: требуйте метаданные и типы контента, стандартизируйте библиотеки с помощью шаблонов, ограничивайте создание сайтов, применяйте метки хранения и используйте поиск и таксономию, чтобы избежать дублирования библиотек между командами и сайтами.

Как команды и сайты SharePoint взаимодействуют и how это влияет на разрастание?

Каждая команда обычно создаёт сайт SharePoint и связанные библиотеки документов. Бессистемное создание команд умножает сайты и библиотеки. Контроль создания команд, использование шаблонов и согласование управления Teams с политиками SharePoint сокращает разрастание между сервисами.

Разрастание в Microsoft 365 и такие инструменты, как Microsoft 365 Copilot

Может ли Microsoft 365 Copilot помочь управлять разрастанием SharePoint или предотвращать его?

Microsoft 365 Copilot может помочь, показывая аналитику использования сайтов, предлагая действия по очистке и помогая администраторам и владельцам сайтов находить дубликаты или устаревший контент. Он дополняет управление, делая рекомендации на основе данных для контроля разрастания контента.

Какие инструменты администраторам следует использовать для мониторинга разрастания в клиенте Microsoft 365?

Используйте центр администрирования SharePoint, отчёты центра администрирования Microsoft 365, Microsoft Graph, PowerShell и сторонние инструменты для аналитики и автоматизации. Сочетайте их с политиками Microsoft Entra и функциями хранения, чтобы выявлять и предотвращать разрастание в Microsoft 365.

Итоговые рекомендации по предотвращению разрастания SharePoint

Какие немедленные действия могут предпринять организации, чтобы начать предотвращать разрастание сайтов SharePoint уже сегодня?

Немедленно ограничьте самостоятельное создание групп Microsoft 365 и команд, внедрите стандартизированные шаблоны сайтов, включите политики жизненного цикла и хранения в центре администрирования SharePoint, назначьте чёткое владение существующими сайтами и запланируйте регулярные проверки для управления разрастанием контента.

Как организации должны выстраивать долгосрочное управление, чтобы контролировать разрастание контента?

Создайте план управления, который охватывает создание сайтов, разрешения и контроль доступа, соглашения об именовании, стратегии метаданных, автоматизацию развёртывания и архивирования, а также обучение владельцев сайтов. Регулярно измеряйте показатели разрастания и корректируйте политики, чтобы среда SharePoint и OneDrive оставалась под контролем.