دليل شامل للدردشة الفردية والدردشة الجماعية في Microsoft Teams

By Mirko Peters · 2026-05-29 · Updated 2026-07-16

قارن بين الدردشة الفردية 1:1 والدردشة الجماعية في Microsoft Teams من حيث الخصوصية والتعاون ومشاركة الملفات والإشعارات والحوكمة والأمان والتواصل اليومي.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

يُعد Microsoft Teams محورياً في طريقة تواصل المؤسسات وتبادل الأفكار وإنجاز العمل، سواء كنت تتواصل مع شخص واحد أو تدير مجموعة مشروع كبيرة. يقدم لك هذا الدليل جولة عملية في كل ما تحتاج إلى معرفته عن الدردشات الفردية والمحادثات الجماعية في Teams. ستتعلم الأساسيات مثل بدء الدردشات وإضافة الأشخاص، وستتعمق في جوانب غالباً ما تُغفل، مثل ضوابط الخصوصية والحوكمة والتكامل الذكي مع الأدوات الأخرى.

الأمر لا يقتصر على النقر على الأزرار، بل يتعلق بإنجاز المهام بكفاءة وأمان. صُمم هذا الدليل خصيصاً للمؤسسات التي تريد تعاوناً موثوقاً وآمناً. سنتناول استراتيجيات تنظيم الدردشات، وأفضل الممارسات لإدارتها، وطرق جعل بيئة عملك الرقمية أكثر إنتاجية وامتثالاً منذ اليوم الأول.

الدردشة الفردية مقابل الدردشة الجماعية

التعريف: الدردشة الفردية 1:1

الدردشة الفردية في Microsoft Teams هي محادثة خاصة ومباشرة بين شخصين. صُممت للتواصل الثنائي، بحيث تبقى الرسائل والملفات وسجل المكالمات مرئية لطرفي المحادثة فقط.

شرح موجز

استخدم الدردشة الفردية للأسئلة السريعة أو النقاشات السرية أو التعاون المباشر. تشمل ميزاتها المراسلة الفورية، ومشاركة الملفات والشاشة، والمكالمات الصوتية والمرئية، والبحث في الرسائل. تبقى المحادثات محفوظة وتظهر في قائمة الدردشات الأخيرة لتسهيل المتابعة.

التعريف: الدردشة الجماعية

الدردشة الجماعية في Microsoft Teams هي محادثة تضم ثلاثة مشاركين أو أكثر، ولا ترتبط بقناة في فريق. تتيح لعدة أشخاص التواصل معاً ضمن مساحة دردشة واحدة متسلسلة.

شرح موجز

استخدم الدردشة الجماعية لتنسيق العمل في الفرق الصغيرة، أو لنقاشات المشاريع قصيرة الأجل، أو للمحادثات المرتبطة بموضوع معين التي لا تحتاج إلى قناة رسمية في فريق. تدعم الدردشات الجماعية الميزات نفسها المتوفرة في الدردشات الفردية، مثل المراسلة ومشاركة الملفات والمكالمات والإشارة إلى الأشخاص بـ @mentions وجدولة الاجتماعات، مع عرض الرسائل لجميع أعضاء المجموعة. يمكن للمسؤولين والمشاركين إضافة الأشخاص أو إزالتهم ما لم يقيّد ذلك نهج معين.

أبرز الفروقات

• المشاركون: الدردشة الفردية = شخصان؛ الدردشة الجماعية = ثلاثة أشخاص أو أكثر.
• الخصوصية: الدردشة الفردية محصورة بين مستخدمين اثنين فقط؛ أما الدردشة الجماعية فتُشارك بين جميع أعضاء المجموعة.
• حالات الاستخدام: الدردشة الفردية للتواصل المباشر والخاص؛ والدردشة الجماعية للتنسيق أو النقاش بين عدة أشخاص.
• الإدارة: يمكن إعادة تسمية الدردشات الجماعية وتعيين أكثر من مالك لها، بينما تنتمي محادثات القنوات إلى فريق وتوفر ضوابط وصول أوسع.

البدء بالدردشة الفردية والمحادثة الجماعية على سطح المكتب في Microsoft Teams

قد يبدو البدء في Microsoft Teams أشبه بالدخول إلى محطة قطار مزدحمة، بكثرة الناس والضوضاء والوجهات. لكن بمجرد أن تعرف كيف تبدأ دردشة خاصة أو تنشئ محادثة جماعية، سيبدأ المكان في الاتضاح.

سواء كنت تعمل على سطح المكتب من مكتبك أو تتابع رسائلك من الهاتف المحمول أثناء قضاء مشاويرك، يتيح لك Teams التواصل المباشر مع زملائك عبر الدردشة الفردية، أو ضم فريقك بأكمله إلى دردشة جماعية. تساعدك كل طريقة على تنظيم النقاشات، والفصل بين الموضوعات الحساسة والجلسات العصف الذهني المفتوحة، والتحرك بالوتيرة التي تناسبك دون أن تفقد موضع الحديث.

يقدم هذا القسم المفاهيم الأساسية لبدء الدردشات الخاصة وإنشاء المحادثات الجماعية، لتكون مستعداً لترسيخ أسلوب تعاون فعّال وآمن منذ البداية. ستتعرف على الخطوات التأسيسية، وتعرف متى تتواصل مع شخص بعينه، ومتى تجمع الأشخاص معاً لمشروع ما، مع الحفاظ على خلو الدردشات من الفوضى.

كيفية بدء دردشة فردية مع شخص على سطح المكتب أو الهاتف المحمول

1. افتح Microsoft Teams على جهازك:
2. على سطح المكتب، شغّل تطبيق Teams وابحث عن أيقونة الدردشة في الشريط الجانبي الأيسر. على الهاتف المحمول، انقر على علامة التبويب الدردشة في أسفل الشاشة.
3. ابدأ دردشة جديدة:
4. انقر على زر “دردشة جديدة” (وهو على شكل قلم رصاص) أو اضغط عليه. ستفتح نافذة دردشة جديدة يمكنك فيها كتابة اسم الشخص أو بريده الإلكتروني.
5. ابحث عن جهة الاتصال وحددها:
6. اكتب جزءاً من اسم الشخص واختر من نتائج البحث لفتح محادثة مع الشخص الصحيح. تحقّق مرة أخرى من جهة الاتصال، خاصةً إذا كان هناك أشخاص بأسماء متشابهة!
7. إرسال رسالتك:
8. اكتب رسالتك واضغط على Enter (على الكمبيوتر المكتبي) أو اضغط على إرسال (على الجوال). يمكنك أيضاً إضافة ملفات أو رموز تعبيرية، أو جدولة اجتماع مباشرةً من نافذة الدردشة.
9. تخصيص الإعدادات:
10. على الكمبيوتر المكتبي، يمكنك تثبيت المحادثات المتكررة، أو كتم الإشعارات، أو تعيين حالة التوفر لتقليل المشتتات. أما على الجوال، فيمكنك تمييز الرسائل المهمة بنجمة بسرعة، أو الانتقال إلى المحادثات الأخيرة أثناء التنقل.

إنشاء محادثة جماعية وتسميتها لفرق المشاريع

1. بدء دردشة جماعية جديدة:
2. انقر على “دردشة جديدة”، تماماً كما في المحادثة الفردية، but قبل أن تكتب رسالتك الأولى، انقر على السهم الصغير إلى يمين حقل “إلى:” أو اختر “إضافة أشخاص آخرين”.
3. إضافة عدة مشاركين:
4. اكتب أسماء أو عناوين البريد الإلكتروني لكل من تريد إضافته إلى المجموعة. يمكنك تضمين زملاء في العمل، أو ضيوف، أو حتى متعاونين خارجيين إذا سمحت الأذونات بذلك.
5. تسمية المحادثة:
6. اختر حقل “اسم المجموعة” واكتب اسماً واضحاً ووصفياً (مثل “حملة التسويق للربع الثاني” أو “فريق مشروع XYZ”). يساعد اسم المجموعة الجميع على التعرف على المحادثة بنظرة واحدة، ويحافظ على تنظيم الأمور.
7. التنظيم والتأمين:
8. راجع أذونات المشاركين إذا كانت المعلومات الحساسة ستُناقش. استخدم مربع الوصف لتوضيح الغرض من المحادثة أو مشاركة التعليمات الأولية.
9. بدء الدردشة:
10. أرسل رسالتك الأولى وحدّد التوقعات: ثبّت الإرشادات، أو اكتم الإشعارات عند الحاجة لتجنب الإرهاق، أو أشِر إلى الأشخاص باستخدام @ للفت انتباههم إلى التحديثات المهمة.

إدارة المشاركين والمحادثات في دردشات Teams

إذا سبق لك أن حاولت معرفة من كان ضمن محادثة جماعية، أو احتجت إلى إشراك عضو فريق مفقود، فأنت تدرك أن إدارة مشاركي الدردشة أمر أساسي للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة. تتيح Microsoft Teams إضافة أشخاص إلى المحادثات الفردية والجماعية في أي وقت، مما يتيح لك توسيع نطاق المحادثات أو إشراك خبراء في الموضوع مع تطور المشاريع.

يمهّد هذا القسم الطريق لممارسات جيدة في تنظيم الدردشات والتحكم المسؤول في العضوية، إذ إن تركيبة الدردشة قد تؤثر في خصوصية المحادثة وفي عملية اتخاذ القرار. كما ستتعرف على سبب أهمية متابعة الأعضاء، ليس فقط للحفاظ على التنظيم، بل أيضاً لتلبية متطلبات الامتثال أو تتبع المشاركة في السجلات المهمة.

إدارة الأعضاء ليست حكراً على الفرق الكبيرة أو مسؤولي تكنولوجيا المعلومات؛ فكل من يدير مشروعاً أو يحاول فقط تنظيم مساحته الرقمية سيستفيد منها. وللحصول على نصائح تساعدك على تجنب الفوضى في مساحات Teams، تُعد أطر الحوكمة المنظمة نقطة تحول حقيقية. اقرأ المزيد في هذا المقال حول حوكمة Microsoft Teams للاطلاع على استراتيجيات تحافظ على أمان المحادثات الجماعية وقابليتها للمساءلة ووضوحها.

إضافة أشخاص إلى محادثة فردية على الكمبيوتر المكتبي أو محادثة جماعية

1. اختر الدردشة:
2. افتح الدردشة التي تريد توسيعها، ويعمل ذلك مع المحادثات الفردية (1:1) والجماعية على حد سواء.
3. انقر على “إضافة أشخاص”:
4. ابحث عن أيقونة “إضافة أشخاص” (عادةً في أعلى يمين الشاشة، أو من خلال قائمة خيارات الدردشة).
5. اختر من تريد إضافته:
6. اكتب أسماء الأعضاء الجدد أو عناوين بريدهم الإلكتروني، ثم اختَرهم من القائمة. ستُرسل Teams إشعاراً إلى جميع المشاركين عند إضافة أي شخص.
7. تحديد إعدادات سجل الدردشة:
8. حدّد ما إذا كان بإمكان الأعضاء الجدد الاطلاع على الرسائل السابقة (“تضمين كل سجل الدردشة”، أو “آخر بضعة أيام”، أو “عدم تضمين السجل”). كن حذراً بشأن الخصوصية والسياق عند الاختيار!
9. تحديث الأذونات:
10. قد تؤدي إضافة أشخاص إلى تغيير خصوصية الدردشة، لذا راجع من يمكنه الآن الاطلاع على المحتوى المشترك، وناقش التوقعات إذا طُرحت موضوعات حساسة.

عرض أعضاء الدردشة ومراقبتهم في محادثة فريقك

• افتح نافذة الدردشة:
• انقر على الدردشة المعنية وابحث عن صور الأعضاء أو الأحرف الأولى من أسمائهم في أعلى نافذة الدردشة.
• وسّع قائمة الأعضاء:
• مرّر المؤشر فوق أيقونات الأعضاء أو انقر عليها لعرض القائمة الكاملة، بما في ذلك تمييز الأدوار مثل الضيف أو المالك.
• تحقّق من مؤشرات الحالة:
• تُظهر النقاط بجانب الأسماء حالة التواجد (متاح، بعيد، مشغول) لتعرف من هو نشط في الوقت الفعلي.
• تدقيق التغييرات الأخيرة:
• قد تُظهر سجلات التغييرات متى انضم الأعضاء إلى المجموعة أو غادروها، وهو ما يفيد في متطلبات الامتثال أو في مشاريع المجموعات الأكبر حجمًا.

التنقل بين الدردشة الفردية على سطح المكتب والجوال والمنصات

تريد أن تتبعك محادثتك أينما كنت وعلى أي جهاز. وهنا تتميز Teams بتجارب دردشة متكاملة عبر Windows وMac ومتصفحات الويب والأجهزة المحمولة. ومعرفة طريقة عمل ميزات الدردشة على كل منصة تتيح لك العمل بذكاء أكبر، وتجنّب الإشعارات المكررة، وعدم تفويت الرسائل المهمة عند التنقل بين البيئات المختلفة.

يساعدك هذا القسم على مقارنة تفاصيل الدردشة الفردية والجماعية على سطح المكتب مقابل الجوال، مع الإشارة إلى الفوائد الخاصة بكل منصة، مثل مشاركة الشاشة على سطح المكتب والوصول السريع إلى الرسائل على الجوال. كما يتناول الجانب العملي، أي مزامنة المحادثات والبحث عن المعلومات وإدارة الإشعارات، سواء كنت أمام مكتبك أو تعمل ميدانيًا أو تتابع هاتفك في المطار.

إن فهم هذه الاختلافات وأفضل الممارسات المرتبطة بها أمر أساسي إذا كنت تريد تعاونًا دون انقطاع وانضباطًا سليمًا في استخدام الدردشة. وسنترك الخطوات التفصيلية للأقسام الفرعية التالية، فتابع القراءة للاطلاع على تفاصيل الميزات المناسبة لكل منصة، وكيف تجعل الدردشة تعمل لصالحك، لا العكس.

استخدام تطبيق الدردشة الفردية على سطح المكتب مقابل الدردشة على الجوال عبر المنصات

• الاختلافات في الواجهة:
• يمنحك سطح المكتب رؤية أوسع، مع خيارات أكثر لتعدد المهام ومشاركة الملفات بسهولة وعوامل تصفية بحث مفصلة. أما الجوال فمُبسّط للمراسلة والتفاعلات السريعة وإدارة الإشعارات أثناء التنقل.
• أبرز الميزات:
• تعمل مشاركة الشاشة ونوافذ الدردشة المنبثقة والإشعارات المتقدمة بأفضل شكل على سطح المكتب. ويتميز الجوال بالإشعارات الفورية والرسائل الصوتية والوصول إلى المحادثات أثناء التنقل.
• تبديل السياق:
• الانتقال بين المنصات سلس؛ فسجل المحادثات والملفات وحتى المسودات تبقى معك، فيمكنك متابعة الحديث من حيث توقفت أيًا كان موقعك.

المزامنة والوصول إلى محادثات الدردشة عبر الإنترنت على مختلف المنصات

1. تسجيل الدخول من أي مكان:
2. تتم مزامنة محادثات Microsoft Teams في الوقت الفعلي عبر سطح المكتب والويب والجوال. وعند تسجيل الدخول من جهاز جديد، تظهر أحدث رسائلك فورًا.
3. الوصول إلى سجل الدردشة:
4. تصبح جميع المحادثات الحالية، بما فيها الملفات والروابط المشتركة، متاحة تلقائيًا عند التبديل بين المنصات، دون الحاجة إلى إعادة التوجيه أو إعادة الإرسال.
5. استخدام شريط البحث:
6. ابحث عن الرسائل القديمة باستخدام الكلمات المفتاحية أو أسماء جهات الاتصال أو التواريخ. يعمل ذلك بسلاسة عبر الأجهزة، فلن تفقد أي معلومة وسط الزحام.
7. ضبط تفضيلات الإشعارات:
8. اضبط الإشعارات على كل منصة لتجنب إرهاق الدردشة. أوقف التنبيهات على سطح المكتب أثناء الاجتماعات، أو اكتم محادثة جماعية مؤقتًا عند الانتقال إلى الجوال.

إدارة الدردشة الجماعية وتفعيلها لفرق أكثر إنتاجية

إدارة الدردشات الجماعية وتنشيطها عملية تحتاج إلى توازن. فمن ناحية، تريد أن تتدفق المحادثة ويشعر الجميع بالراحة في مشاركة أفكارهم. ومن ناحية أخرى، تحتاج إلى ضوابط ذكية لتصفية المشتتات ومعالجة المشاركات الخارجة عن الموضوع والحفاظ على الطابع المهني، خاصة في Teams الكبيرة أو الحساسة.

يسلّط هذا القسم الضوء على الأدوات المتاحة لتشكيل دردشات جماعية فعّالة وآمنة. سواء كنت مسؤول تقنية المعلومات أو مالك الفريق أو ترغب ببساطة في مجتمع أكثر تفاعلًا، ستدرك كيف يمكن لقدر من الإشراف، مثل إدارة الأذونات وقواعد المحتوى، أن يُحدث فرقًا كبيرًا في الإنتاجية والروح المعنوية.

وسنقدم أيضًا مكاسب سريعة لتحويل الدردشة الجماعية إلى مساحة تعاون حقيقية. تعرّف على كيفية تحويل الأعضاء الصامتين إلى مشاركين فاعلين من خلال التفاعلات والإشارات إلى الأعضاء وبعض المطالبات بين حين وآخر. وللمزيد حول الحد من الفوضى وبناء ثقافات دردشة مسؤولة وآمنة، اطلع على دليل حوكمة Microsoft Teams هذا.

إدارة نشاط الدردشة الجماعية لضبط المحتوى والمستخدمين

• ضبط الأذونات والأدوار:
• قيّد من يمكنه النشر أو حذف الرسائل أو إضافة أعضاء، للمساعدة في الحفاظ على النظام في الدردشات الجماعية الكبيرة.
• مراقبة نشاط الدردشة:
• استخدم أدوات التدقيق لمتابعة من هم نشطون، واتجاهات المشاركة، وأي ارتفاع مفاجئ في المشاركات الخارجة عن الموضوع.
• معالجة الاضطرابات بسرعة:
• كتم المستخدمين أو إزالتهم بسبب السلوك المخل، وفقًا لنهج الحوكمة المحددة. راجع Microsoft Teams Governance للاطلاع على نصائح بشأن النهج.
• تطبيق مرشحات المحتوى:
• استخدم إعدادات الإشراف الآلي أو الروبوتات لوضع علامة على الرسائل غير المناسبة أو حظرها، مما يعزز جهود الامتثال.

إشراك أعضاء المجموعة عبر التفاعلات والإشارات والمطالبات

• استخدم الإشارات @ لتوجيه الانتباه:
• أشِر إلى أشخاص محددين أو إلى المجموعة بأكملها لإبراز النقاط المهمة.
• التفاعل مع الرسائل:
• استخدم الرموز التعبيرية لتقديم ردود فعل فورية، مثل الإعجاب أو الضحك أو سؤال سريع، دون تعطيل سير المحادثة.
• تشجيع المشاركة:
• ابدأ بأسئلة مفتوحة مثل «ما رأي الجميع؟» أو أجرِ استطلاعات رأي سريعة لإشراك الأعضاء الأقل مشاركة.
• تثبيت الرسائل المهمة:
• أبرِز الإرشادات أو التحديثات الحرجة في أعلى المحادثة حتى لا تضيع المعلومات وسط الرسائل الكثيرة.

إعداد التكاملات مع التطبيقات الخارجية في منصات محادثة Teams

لا يقتصر Microsoft Teams على المحادثة، بل هو منصة يمكنك تخصيصها بتطبيقاتك المفضلة. فدمج أدوات خارجية مثل Slack أو Zoom أو Trello يمكن أن يحسّن سير عمل المحادثات، ويضيف أتمتة، بل ويوسّع إمكانات المحادثات الجماعية بميزات جديدة مثل الروبوتات ومساعدات الاجتماعات.

يوضح هذا النظرة العامة كيف يمكن لربط الخدمات الخارجية أن يجعل عمل المحادثات أذكى. فمن خلال تحليل التكاملات قبل تفعيلها، تحافظ على أمان البيانات وارتفاع مستوى الإنتاجية. يتيح لك Teams ضبط الوصول والأمان لكل إضافة بدقة، لتبقى المتحكم في مدى امتداد نطاق عملك الرقمي.

إذا كنت تبحث عن سير عمل مخصص متقدم أو طرق لتطوير الاجتماعات، فلا تفوّت هذا الدليل حول إمكانية توسيع اجتماعات Teams المتقدمة. يغطي بناء التطبيقات المخصصة ومحفزات الأتمتة، وكيفية الحفاظ على حوكمة صارمة مع ضوابط أمان حول التكاملات.

التكاملات مع الأطراف الثالثة وتحليل التكامل مع خدمة Teams

• ربط التطبيقات الخارجية بسهولة:
• أضِف جسور Slack أو روابط اجتماعات Zoom أو أدوات إدارة المشاريع إلى أي محادثة. فقط انتقل إلى التطبيقات، وابحث عن أداتك، واتبع مطالبات التكامل.
• تقييم الأمان والأذونات:
• قبل التفعيل، راجع البيانات التي يمكن لكل تكامل الوصول إليها، وتأكد من توافقه مع نهج الخصوصية لمؤسستك.
• تتبّع الأداء:
• استخدم تحليلات الاستخدام المدمجة في Teams لمعرفة ما إذا كان التكامل يعزز إنتاجية الفريق أو يعيقها.
• استكشف الامتدادات المتقدمة:
• للتخصيص المعمّق، تعرّف على التطبيقات والروبوتات وسير العمل الآلي في مورد إمكانية التوسيع المتقدمة لاجتماعات Teams هذا.

ضوابط الخصوصية والأمان في المراسلة الفردية والجماعية

عندما يتعلق الأمر بالمحادثات الرقمية، تكون الخصوصية والأمان دائمًا في صدارة قائمة التحقق. ومع المعلومات الحساسة الكثيرة التي تُتبادل في محادثات Microsoft Teams، فإن معرفة كيفية حماية بيانات مؤسستك مع الالتزام بقواعد الامتثال ضرورة لا غنى عنها، سواء للمؤسسات الكبيرة أو الصغيرة.

يستعرض هذا القسم الضوابط المتاحة لتأمين رسائل المحادثة، بدءًا من التشفير في الخلفية وصولًا إلى نهج ذكية تحدّ من مَن يمكنه رؤية المحادثة أو اكتشافها. كما ستتعرف على كيفية عمل إعدادات الاستبقاء لحفظ محتوى المحادثات (أو حذفه)، وهو أمر حيوي إذا كنت تعمل في قطاع خاضع لتنظيم صارم، أو كنت ببساطة تفضّل الحذر.

لراحة البال، تعتمد أفضل إعدادات Teams على أمان متعدد الطبقات: ضوابط الوصول، وDLP، وقيود الضيوف، والمراجعات الدورية. تعمّق في أفضل الممارسات في هذا البودكاست حول تعزيز أمان Teams، أو اطلع على كيفية حماية Copilot وغيره من أدوات الذكاء الاصطناعي للبيانات الحساسة في دليل خصوصية Microsoft Copilot هذا.

إدارة تشفير الرسائل واستبقاء البيانات والأذونات

• التشفير من طرف إلى طرف:
• يوفّر Teams محادثات فردية مشفّرة، بحيث لا يتمكن من قراءة الرسائل إلا المرسِل والمستلم. استخدم هذا الخيار للمعلومات السرية.
• نهج الاستبقاء:
• يتحكم المسؤولون في المدة التي تُحفظ فيها الرسائل، وفي حذفها أو أرشفتها. حدّدوا قواعد مختلفة للمحادثات اليومية والمحادثات الخاضعة للتنظيم لضمان الامتثال.
• أذونات الوصول:
• تحدد الضوابط المستندة إلى الأدوار مَن يمكنه عرض المحادثات أو الانضمام إليها أو دعوة الآخرين إليها، واقصروا المحادثات الحساسة على الأعضاء المعتمدين فقط.
• وصول الضيوف والجهات الخارجية:
• تحكّموا فيما يمكن للضيوف رؤيته أو إرساله أو تنزيله. وللاطلاع على أفضل الممارسات، راجعوا خطوات تعزيز أمان Teams للحد من المخاطر.

قائمة التحقق: المحادثة 1 - 1 مقابل المحادثة الجماعية في Microsoft Teams

استخدموا قائمة التحقق هذه لمقارنة المحادثات 1 - 1 والمحادثات الجماعية في Microsoft Teams، وإعدادها، وإدارتها.

• اختيار نوع المحادثة: تأكدوا مما إذا كان ينبغي أن تكون المحادثة 1 - 1 أو جماعية، استنادًا إلى المشاركين والغرض منها
• إنشاء المحادثة أو بدؤها: افتحوا Teams، وانقروا على محادثة جديدة، وأضيفوا مستلمًا واحدًا للمحادثة 1 - 1 أو عدة مستلمين للمحادثة الجماعية
• تسمية المحادثة الجماعية: امنحوا المحادثات الجماعية اسمًا واضحًا ووصفيًا لتسهيل العثور عليها
• التحقق من الأذونات: تأكدوا من الأشخاص الذين يمكنهم إضافة أعضاء إلى المحادثة الجماعية، ومن السماح أو عدم السماح بمشاركة الضيوف الخارجيين
• ضبط خصوصية المحادثة: تأكدوا من معالجة الموضوعات الحساسة في المحادثات 1 - 1 أو في القنوات الخاصة عند الحاجة
• استخدام الإشارات بشكل مناسب: استخدموا @name في المحادثات الجماعية لإشعار أعضاء محددين، وتجنبوا الإشارات غير الضرورية في المحادثات 1 - 1
• مشاركة الملفات بشكل صحيح: ارفعوا الملفات داخل المحادثة لمشاركتها مع مجموعة صغيرة، أو استخدموا قنوات Teams أو SharePoint للمستندات الخاصة بالفريق بأكمله
• إدارة الإشعارات: خصّصوا إعدادات الإشعارات للمحادثات 1 - 1 والمحادثات الجماعية لتقليل الإزعاج
• استخدام الردود ضمن سلاسل الرسائل: في المحادثات الجماعية، ردّوا على الرسائل المحددة للحفاظ على تنظيم المحادثة
• بدء المكالمات الصوتية أو المرئية: حدّدوا متى تكون المكالمة أكثر كفاءة من المحادثة الممتدة، وهي متاحة في المحادثات 1 - 1 والمحادثات الجماعية على حد سواء
• تسجيل الاجتماعات المهمة: سجّلوا المكالمات التي بدأت من المحادثات الجماعية عند الاقتضاء، وأبلغوا المشاركين بذلك
• استخدام البحث والتصفية في المحادثات: استخدموا البحث والمرشحات والرسائل المحفوظة للعثور على المحتوى في نوعي المحادثات
• كتم المحادثات أو إخفاؤها: اكتموا المحادثات الجماعية غير ذات الصلة المباشرة أو أخفوها
• مراقبة حجم المحادثة: انقلوا المحادثات الجماعية طويلة الأمد إلى قناة لتسهيل إدارة الحجم والسجل
• الالتزام بآداب التواصل: حافظوا على لغة مهنية، واحترموا ساعات العمل، وحددوا توقعات واضحة لأوقات الاستجابة
• تدقيق وصول الضيوف: راجعوا بشكل دوري المشاركين الضيوف في المحادثات الجماعية لأغراض الأمان والامتثال
• النسخ الاحتياطي والامتثال: تأكدوا من أن المحادثات المهمة تستوفي نهج الاستبقاء والامتثال في مؤسستكم'
• أرشفة المحادثات أو حذفها: قرّروا أرشفة المحادثات 1 - 1 أو الجماعية القديمة أو حذفها وفقًا لنهج الشركة
• تدريب المستخدمين: قدّموا إرشادات حول متى تُستخدم المحادثة 1 - 1 ومتى تُستخدم المحادثة الجماعية، وأفضل الممارسات
• المراجعة والتحسين: راجعوا استخدام المحادثات بشكل دوري، وحدّثوا القواعد أو القوالب الخاصة بالمحادثات 1 - 1 والجماعية

إنشاء محادثة جماعية جديدة على الويب

ما الفرق بين المحادثة 1 - 1 والمحادثة الجماعية؟

المحادثة الفردية هي حوار خاص بين شخصين، تُرسل فيه الرسائل مباشرةً إلى الشخص الآخر. أما المحادثة الجماعية فتضم عدة أشخاص في مساحة مشتركة، يستطيع الجميع قراءتها والمشاركة فيها. والمحادثة الجماعية، التي تُستخدم عادةً للمشاريع أو المجموعات الاجتماعية، تخلق ديناميكية مختلفة، ويمكن أن تتضمن ميزات مثل إشعارات القراءة والإشارات، وهي تعتمد على الخادم أو على تطبيق المراسلة المستخدم.

متى ينبغي أن أفضّل المحادثة 1 - 1 بدلًا من إنشاء محادثة جماعية جديدة؟

ينبغي اختيار المحادثة 1 - 1 عندما تكون المحادثة خاصة، أو تحتاج إلى تركيز، أو تتضمن معلومات حساسة. أما للرسائل المباشرة السريعة، أو للحالات التي لا تريد فيها أن تقاطع رسائلُ متعددة المجموعةَ بأكملها، فالمحادثة 1 - 1 أفضل من إنشاء مجموعة جديدة أو الانضمام إلى محادثة جماعية.

كيف أنشئ محادثات جماعية جديدة على الويب وأدعو الأشخاص إليها؟

في معظم تطبيقات المراسلة على الويب، تختار خيار إنشاء جديد أو محادثة جماعية جديدة، ثم تحدد الأشخاص أو تُدخل عناوين بريدهم الإلكتروني أو أسماء المستخدمين الخاصة بهم، وتضع اسمًا للمجموعة إن رغبت، ثم ترسل الدعوات. وكل من يقبل الدعوة من أعضاء المحادثة ينضم إليها ويحصل على إمكانية الوصول إلى المحتوى وسجل الرسائل، وذلك وفقًا لإعدادات الخادم.

هل يمكنني تحويل محادثة فردية إلى محادثة جماعية؟

نعم، تتيح تطبيقات المراسلة الكثيرة إضافة مشاركين إلى المحادثة 1 - 1 وتحويلها إلى محادثة جماعية. وقد تحتفظ المنصة بالرسائل السابقة، أو تنشئ سلسلة محادثة رئيسية جديدة للمجموعة، وذلك حسب سلوك التطبيق والخادم.

كيف تعمل إشعارات القراءة ومؤشرات الحالة غير المتصل في المحادثات الجماعية مقارنةً بالمحادثات 1 - 1؟

تُظهر إيصالات القراءة في الدردشة الفردية عادةً متى قرأ الطرف الآخر الرسالة، بينما قد تُظهر في الدردشة الجماعية مَن قرأ الرسالة، أو تشير ببساطة إلى أن عدة أشخاص اطّلعوا عليها. وتُعرض حالة عدم الاتصال لكل مشارك على حدة، وقد تؤثر في ما إذا كانت الرسائل تُسلَّم فورًا أم تُخزَّن على الخادم إلى أن يعود المستلمون إلى الاتصال.

ما الفروق المتعلقة بالخصوصية التي ينبغي أن أضعها في الاعتبار عند استخدام غرفة دردشة أو مجموعة دردشة؟

الدردشات الجماعية أقل خصوصية، لأن الرسائل تكون مرئية لكل أعضاء المجموعة، وربما للضيوف أو المسؤولين. أما الدردشات الفردية فتقصر الوصول إلى المحتوى على شخصين، لكن كليهما يظل خاضعًا لتشفير التطبيق، وتخزين الخادم، وضوابط الوصول.

كيف تختلف الرسائل المباشرة (DMs) عن مجموعات الدردشة العامة أو قناة الدردشة الرئيسية؟

الرسائل المباشرة محادثات خاصة بين شخصين، بينما تكون مجموعات الدردشة العامة أو قنوات الدردشة الرئيسية مرئية لعدد كبير من المشاركين. فالرسائل المباشرة مخصصة للحوار الخاص، أما قنوات المجموعات فمخصصة لنقاش المجتمع والبقاء على تواصل مع مجموعة من الأشخاص.

هل يمكنني إدارة الإشعارات بشكل مختلف للمجموعات الجديدة والدردشات الفردية؟

نعم، تتيح معظم التطبيقات تخصيص الإشعارات لكل دردشة على حدة: يمكنك كتم إشعارات مجموعات الدردشة لتجنب الرسائل المتعددة أو التنبيهات الكثيفة، وإبقاء الرسائل المباشرة غير مكتومة لتلقي التنبيهات فورًا، أو استخدام الإشارات إلى كلمات مفتاحية لضمان تلقي إشعار عندما تحتاج إلى المساهمة.

كيف تساعد الإشارات والردود في الحفاظ على تنظيم مجموعة الدردشة؟

تُوجِّه الإشارة رسالةً إلى شخص محدد في مجموعة الدردشة، بحيث يستطيع جميع أعضاء المجموعة رؤية الرسالة، بينما يتلقى الشخص المُشار إليه تنبيهًا بارزًا. أما الردود المتسلسلة فتُبقي النقاشات الفرعية مرتبطة برسالة محددة، ما يساعد المجموعة كلها على متابعة عدة نقاشات جارية دون أن تنحرف الدردشة الرئيسية عن مسارها.

ماذا يحدث لسجل الرسائل وإمكانية الوصول إلى المحتوى عندما ينضم شخص إلى مجموعة دردشة؟

يعتمد ذلك على المنصة؛ فقد يحصل الأعضاء الجدد على السجل الكامل للرسائل، أو على جزء منه، أو على الرسائل المرسلة بعد انضمامهم فقط. وتحدد إعدادات الخادم والتطبيق ما إذا كان بإمكان أي عضو في الدردشة الوصول إلى المحتوى القديم، أو ما إذا كان المسؤولون يقيّدون هذا الوصول حمايةً للخصوصية.

كيف تؤثر مجموعات الدردشة في التعاون في الفريق ومساهمة المجموعة بأكملها؟

تُنشئ مجموعات الدردشة مساحة مشتركة يمكن للكثيرين أن يساهموا فيها بسرعة، ويتشاركوا الملفات، وينسقوا فيما بينهم. وهي مثالية للمشاريع التي يحتاج فيها أشخاص عديدون إلى البقاء على تواصل، لكنها قد تُرهق المشاركين إذا كانت الرسائل كثيرة أو خارجة عن الموضوع، لذلك تساعد الإرشادات على الحفاظ على فائدتها.

هل توجد فروق في الشخصية أو في الجانب الاجتماعي بين استخدام الرسائل الخاصة ومجموعات الدردشة؟

نعم، يفضّل بعض الناس الألفة التي توفرها الرسائل الخاصة، ولا يحبون المجموعات الكبيرة، بينما يستمتع آخرون بحيوية مجموعات الدردشة والحوار العام. وغالبًا ما تحدد الشخصية والأعراف الثقافية والموقف نفسه ما إذا كان الشخص سيشارك بنشاط أم سيبقى صامتًا ضمن مجموعة من الأشخاص.

كيف تؤثر الخوادم والتطبيقات في الميزات المتاحة في الدردشة الفردية مقارنةً بالدردشة الجماعية؟

يحدد الخادم والتطبيق إمكانات مثل التشفير، والاحتفاظ بالرسائل، وإيصالات القراءة، والإشارات، وما إذا كان يمكنك إنشاء مجموعات جديدة أو إدارة الأعضاء. وقد يتصرف تطبيق Android على الهاتف المحمول بشكل مختلف عن تطبيق الويب، لذلك قد تختلف الميزات من منصة إلى أخرى.

هل يمكن استخدام مجموعات الدردشة للتواصل غير الرسمي والرسمي معًا؟

نعم، يمكن تكييف مجموعات الدردشة لتكون غرف دردشة غير رسمية بين الأصدقاء، أو مجموعات دردشة رسمية للعمل. ويساعد استخدام القواعد والقنوات والرسائل المثبّتة في فصل الإعلانات عن الأحاديث العامة، بحيث تتمكن المجموعة كلها من العثور على المحتوى المهم.

هل ينبغي لي أن أؤرشف مجموعة دردشة أو أغادرها أبدًا، وما العواقب المترتبة على ذلك؟

قد تغادر دردشة أو تؤرشفها إذا كانت غير ذات صلة، أو مزعجة، أو إذا لم تعد بحاجة إلى الوصول إلى محتواها. تؤدي المغادرة إلى إزالة وصولك، وقد تُخطر الآخرين بذلك، أما الأرشفة فتكتفي بإخفاء المحادثة من قائمة الدردشات الرئيسية دون إزالتك من المجموعة.

كيف أدعو شخصًا للانضمام إلى مجموعة دردشة دون كشف بيانات الاتصال الخاصة به للعلن؟

استخدم روابط الدعوة الخاصة، أو الدعوات المباشرة من خلال التطبيق، أو أضفه باستخدام اسم المستخدم حتى لا تنشر معلومات اتصاله الشخصية في غرفة الدردشة العامة. وتتيح منصات كثيرة للمسؤولين وحدهم إنشاء الدعوات، أو تقييد من يحق له الانضمام، للحفاظ على أمان المجموعة.

ما أفضل الممارسات للحفاظ على إنتاجية مجموعة الدردشة واحترامها؟

ضع إرشادات واضحة حول المواضيع، واستخدم سلاسل الردود للنقاشات الجانبية، وكتم الإشعارات غير الضرورية، واحترم الخصوصية بتجنب إعادة توجيه الرسائل الخاصة، وشجّع على كتابة رسائل موجزة حتى تبقى المجموعة مركّزة ويتمكن الجميع من المساهمة بفعالية.

كيف تختلف واجهتا الجوال (Android) والويب عند إنشاء مجموعة جديدة أو الدردشة الفردية؟

غالبًا ما تتشابه واجهتا الجوال والويب في الميزات الأساسية، لكنهما تختلفان في التخطيط وبعض القدرات: فالويب قد يدعم بشكل أفضل رفع الملفات الكبيرة أو سير العمل متعدد النوافذ، بينما تتيح تطبيقات Android إشعارات أصلية وسهولة أكبر في الوصول إلى جهات اتصال الجهاز لإنشاء دردشات جديدة أو الانضمام إلى دردشة جماعية بسرعة.

استمع أيضًا إلى هذه الحلقات

إذا كنت تفاضل بين الدردشة الفردية والدردشة الجماعية في Microsoft Teams، فإن هذه الحلقات تضيف السياق المتعلق بالحوكمة والأمان والإنتاجية وراء هذا الاختيار:

• ميزات Microsoft Teams الخفية مع Josh Blalock [MVP] — تعرّف على قدرات عملية في Teams يمكن أن تقلل الاحتكاك وتجعل التواصل اليومي أكثر فعالية.
• تعزيز أمان Microsoft Teams والوصول للضيوف — افهم كيف تؤثر إعدادات الهوية والوصول للضيوف والنهج في تحديد من يمكنه المشاركة وما الذي يمكنه الوصول إليه.
• معالجة فوضى الحوكمة في Microsoft Teams بقرارات مفروضة — تعرّف على سبب حاجة الدردشات والفرق والقنوات ومساحات العمل إلى ملكية واضحة وقرارات محددة بشأن دورة حياتها.
• OneNote مقابل Loop مقابل Copilot مع Karinne Diamond Bessette [MVP] — اكتشف متى ينبغي أن تبقى الدردشة مجرد محادثة، ومتى ينبغي أن تنتقل المعلومات إلى مساحة تعاونية أكثر ديمومة.