SharePoint-Ruf wiederherstellen: Weg von den IT-gesteuerten Intranets der Vergangenheit

Von Mirko Peters · 2026-08-27

Für viele Fachleute in Unternehmen ruft die Erwähnung von SharePoint eine Welle von Frust hervor. Vor dem inneren Auge entstehen Bilder defekter Navigationslinks und schwer auffindbarer Dokument…

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Für viele Fachleute in Unternehmen weckt die Erwähnung von SharePoint eine Welle der Frustration. Defekte Navigationslinks, versteckte Dokumentbibliotheken, kilometerlange, unübersichtliche Ordnerstrukturen und statische Seiten mit veralteten Unternehmensmitteilungen tauchen sofort vor dem inneren Auge auf. Jahrelang galt SharePoint als digitale Wüste, in der Dateien verschwinden, und Intranets wirkten eher wie eine Strafe als wie ein Werkzeug für mehr Produktivität. Doch der digitale Arbeitsplatz verändert sich gerade grundlegend. Mit dem Aufstieg von Microsoft 365 und der transformierenden Kraft von KI legt SharePoint seine langweilige, bürokratische Haut ab und wird zum Herzstück des Unternehmenswissens. Um diese Erneuerung wirklich zu verstehen, lohnt jedoch ein Blick zurück: wie wir hierhergekommen sind, warum unsere alten Strategien gescheitert sind und wie moderne Architektur und künstliche Intelligenz uns endlich vor uns selbst retten.

Einleitung: Warum SharePoint einen schlechten Ruf bekam

Der schlechte Ruf von SharePoint ist nicht aus dem Nichts entstanden. Er wurde über zwei Jahrzehnte systematisch aufgebaut – durch eine Kombination aus geringer Nutzerakzeptanz, übermäßiger Anpassung und einem grundlegenden Missverständnis darüber, was ein Intranet leisten soll. Als Organisationen die Plattform zum ersten Mal einführten, behandelten sie sie wie einen riesigen digitalen Aktenschrank oder einen IT-Spielplatz. Sie starteten massive, teure Projekte, die achtzehn Monate Entwicklungszeit benötigten, nur um ein Intranet auszurollen, das die tatsächlichen, täglichen Reibungspunkte der Belegschaft nicht löste. Mitarbeitende mieden SharePoint, weil die Suche nach einer einfachen HR-Richtlinie sich wie eine archäologische Ausgrabung anfühlte. Zum Glück hat sich die Plattform stark weiterentwickelt, und moderne Funktionen machen sie relevanter denn je. Wenn Sie einen tiefgehenden Einblick in diese Entwicklung und den Wandel des modernen Arbeitsplatzes erhalten möchten, hören Sie sich die Folge SharePoint Isn't Boring Anymore: How Copilot Is Reinventing the Modern Workplace with Marcin Siewnicki [MVP] an, in der diese Veränderungen ausführlich erläutert werden.

Die Wurzeln des Problems: IT-gesteuerte Intranets und komplexe Navigation

Der Kern der historischen SharePoint-Probleme war eine Frage der Verantwortung. Intranets wurden nahezu ausschließlich von IT-Abteilungen entworfen, bereitgestellt und verwaltet. IT-Teams sind für Sicherheit, Infrastruktur und Bereitstellung unverzichtbar, sind aber selten Experten für interne Kommunikation oder User Experience. Sie bauten Systeme auf Basis von Organigrammen statt auf Basis menschlicher Arbeitsabläufe. Jede Abteilung verlangte eine eigene Website, jede Unterabteilung wollte eine individuelle Seite, und schon bald hatten Organisationen weitläufige digitale Labyrinthe geschaffen. Statt intuitive Wege für Menschen zu bauen, errichteten sie verschachtelte Navigationsleisten, in denen sich Nutzende völlig verloren. Unternehmen erwarteten, dass sich Mitarbeitende selbstverständlich an diese verschlungenen Strukturen anpassen, anstatt die Technologie an menschliche Gewohnheiten anzupassen. Das unvermeidliche Ergebnis waren überladene Startseiten, redundante Seiten und ein vollständiger Vertrauensverlust in die Plattform.

Informationsarchitektur vor Technologie priorisieren

Wenn Organisationen ihre defekten Intranets reparieren wollen, ist der erste Impuls oft, ein neues Tool zu kaufen, frische Farbe aufzutragen oder alles in die neueste Cloud-Version zu migrieren. Doch die Technologie ist selten die eigentliche Ursache eines gescheiterten Intranets; die Ursache ist die Informationsarchitektur. Ohne eine bewusste, saubere Strategie dafür, wie Daten strukturiert, kategorisiert und verantwortet werden, verkommt selbst die fortschrittlichste Cloud-Plattform schnell zu einer chaotischen digitalen Müllhalde. Organisationen müssen einen Schritt zurücktreten, bevor sie neue Websites bereitstellen. Sie sollten ihre bestehende Datenlandschaft analysieren, veraltete Informationen konsequent aussortieren und grundlegende Regeln für Verantwortlichkeiten und Struktur festlegen. Informationsarchitektur muss weder übermäßig kompliziert noch akademisch sein, um wirksam zu sein. Im Gegenteil: Schlanke und verständliche Strukturen sind der einzige Weg, damit alltägliche Fachanwender die Umgebung tatsächlich pflegen können, ohne sich die Haare zu raufen.

Gestaltung eines modernen, mitarbeiterzentrierten Arbeitsplatzes

Der Abschied von den IT-gesteuerten Intranets der Vergangenheit bedeutet, neu zu denken, wie eine moderne SharePoint-Startseite aussehen sollte. Vorbei sind die Zeiten, in denen eine Startseite aus einer endlosen Wand aus Webparts, Seitenleisten, Wetter-Widgets, Kantinenplänen und versteckten Links bestehen musste. Eine moderne Arbeitsumgebung sollte übersichtlich, personalisiert und visuell ansprechend sein und sich konsequent auf das konzentrieren, was Mitarbeitende für ihre Arbeit tatsächlich brauchen. Kommunikationssites bieten Organisationen heute von Haus aus beeindruckende, mobil optimierte Publishing-Erlebnisse. Damit entfällt die Notwendigkeit der großen, individuell angepassten Intranetprojekte, die früher Unternehmensbudgets aufgezehrt haben. Der Fokus liegt zu Recht darauf, nützliche Informationen bereitzustellen, wichtige Anwendungen sichtbar zu machen und Suchfunktionen zu bieten, die tatsächlich funktionieren.

SharePoint- und Teams-Wildwuchs in den Griff bekommen

Eine der versteckten Gefahren des modernen Microsoft 365-Ökosystems ist, wie mühelos sich neue Arbeitsbereiche anlegen lassen. Da Microsoft Teams und SharePoint technisch eng miteinander verzahnt sind, entstehen jedes Mal, wenn eine Person für ein kleines Projekt ein neues Team anlegt, im Hintergrund eine neue SharePoint-Website samt zugehöriger Dokumentbibliothek. Ohne geeignete Kontrollen führt das direkt zu massivem SharePoint-Wildwuchs. Organisationen stellen eines Tages fest, dass Tausende unverbundene, unverwaltete Websites mit überschneidenden Inhalten existieren und kein klarer Lebenszyklusplan vorhanden ist. Um dieses digitale Chaos zu verhindern, sollten Unternehmen sinnvolle Bereitstellungsprozesse einführen, funktionale Vorlagen nutzen und ihre Belegschaft aufklären. Mitarbeitende müssen verstehen, wann ein unkomplizierter Microsoft Teams-Kanal angemessen ist und wann tatsächlich eine formale SharePoint-Website erforderlich ist.

Praxisnahe Governance und Raum für Innovation im Gleichgewicht

Sobald Führungskräfte das Wort Governance hören, denken viele an Bürokratie, abgeriegelte Umgebungen und frustrierte Mitarbeitende, die nicht genehmigte Umwege suchen, um ihre Arbeit zu erledigen. Wirksame Governance bedeutet jedoch nicht, Innovation im Arbeitsalltag auszubremsen. Es geht darum, gesunde Grenzen zu setzen, innerhalb derer Mitarbeitende sicher experimentieren können, während Unternehmensdaten geschützt, compliant und gut verwaltet bleiben. Effektive Governance erfordert regelmäßige Überprüfungen der aktiven Umgebungen. Organisationen müssen inaktive SharePoint-Websites und verwaist Teams regelmäßig identifizieren, deren Eigentümer prüfen, Berechtigungen kontrollieren und alles archivieren oder löschen, was nicht mehr benötigt wird. Darüber hinaus kann Governance nicht länger ausschließlich eine Aufgabe der IT sein. Fachbereiche müssen in die Diskussion einbezogen werden, damit Richtlinien widerspiegeln, wie Menschen tatsächlich arbeiten.

Absichern Ihrer Umgebung: Berechtigungen und moderne Dokumentenverwaltung

Wenn Organisationen über Jahre wachsen und zusammenarbeiten, geraten Berechtigungen in SharePoint häufig außer Kontrolle. Mit der Zeit gewähren gut meinende Websiteeigentümer Kolleginnen und Kollegen, externen Partnern, Lieferanten und bereichsübergreifenden Teams Zugriff, prüfen diese Berechtigungen aber nur selten, wenn Projekte enden oder sich Rollen ändern. Bleibt das unkontrolliert, entstehen erhebliche Sicherheitslücken. Regelmäßige Berechtigungsprüfungen müssen daher ein fester Bestandteil jedes ausgereiften Governance-Modells sein. Websiteeigentümer müssen selbst Verantwortung dafür übernehmen, zu prüfen, wer Zugriff auf ihre Daten hat und ob externe Freigabelinks noch gültig sind. Der Einsatz von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Purview kann eine weitere wichtige Sicherheitsebene hinzufügen, indem vertrauliche Dokumente automatisch klassifiziert und geschützt werden, unabhängig davon, wohin sie innerhalb des digitalen Ökosystems gelangen.

Metadaten vs. Ordner: Dokumentenablage einfacher gestalten

Über SharePoint kommen wir nicht an der ewigen Frage vorbei: Sollen wir Ordner oder Metadaten verwenden? Jahrzehntelang setzten Anwender ausschließlich auf tief verschachtelte Ordnerstrukturen, weil diese die Aktenschränke des zwanzigsten Jahrhunderts nachbildeten. Ordner haben zwar nach wie vor ihren Platz für eine intuitive Gruppierung, doch wer sich ausschließlich auf sie verlässt, verschenkt die Leistungsfähigkeit einer modernen Cloud-Plattform. Metadaten – also das Versehen von Dokumenten mit Attributen wie Abteilung, Projekttyp, Status oder Region – ermöglichen dynamische, flexible Ansichten, die starre Ordnerpfade überwinden. Die goldene Regel bei Metadaten lautet jedoch: Einfachheit. Wenn Mitarbeitende jedes Mal zwanzig Pflichtspalten ausfüllen müssen, sobald sie eine kurze Notiz speichern, bricht die Akzeptanz schnell ein. Metadaten sollten die Arbeitsabläufe im Hintergrund unterstützen und die Dokumentenablage nicht in eine administrative Datenerfassung verwandeln.

KI und Copilot verändern SharePoint grundlegend

Hier kehrt sich die SharePoint-Geschichte vollständig um. Jahrelang waren das Pflegen von Metadaten, das Organisieren von Dokumentenbibliotheken und das korrekte Kennzeichnen von Dateien reine Handarbeit. Heute verändert künstliche Intelligenz diese Gleichung grundlegend. Mit Microsoft Copilot, das direkt in das Microsoft-365-Ökosystem integriert ist, kann SharePoint Dokumente aktiv analysieren, Kontext extrahieren und Metadatenspalten automatisch auf Basis des tatsächlichen Dateiinhalts befüllen. Organisationen müssen weiterhin ein sauberes strukturelles Grundgerüst entwerfen, aber Mitarbeitende müssen die schwere Last der manuellen Klassifizierung nicht mehr tragen. KI wirkt als intelligenter Assistent, der strukturierte Informationen skalierbar macht und die Lücke zwischen chaotischen menschlichen Gewohnheiten und einer sauberen Informationsarchitektur schließt.

Vom Suchen nach Dokumenten zu Antworten mit KI

Die vielleicht tiefgreifendste Veränderung am modernen Arbeitsplatz betrifft die Art, wie wir mit Informationen umgehen. Traditionelles SharePoint erforderte einen frustrierenden, mehrstufigen Prozess: Mitarbeitende mussten sich merken, in welcher Website eine bestimmte Datei liegt, sich durch ein Labyrinth aus Dokumentbibliotheken klicken, das richtige Dokument öffnen und Seite für Seite nach dem gesuchten Datenpunkt durchsuchen. Copilot revolutioniert dieses Interaktionsmodell vollständig. Statt Nutzende zur Dokumentensuche zu zwingen, können Mitarbeitende nun einfach Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten zusammengefasste Antworten, die direkt aus der verifizierten Wissensbasis der Organisation stammen. SharePoint entwickelt sich offiziell vom passiven Dokumenten-Parkplatz zu einer aktiven Wissensschicht für das Unternehmen.

Fazit: Eine gesündere Wissensschicht für den modernen Arbeitsplatz aufbauen

Die Verbesserung des SharePoint-Rufs Ihrer Organisation ist mehr als ein IT-Upgrade; sie ist eine kulturelle und architektonische Transformation. Wenn Sie aus den Fehlern der Vergangenheit lernen, sich von verschachtelten, IT-zentrierten Intranets verabschieden und stattdessen auf eine saubere Informationsarchitektur, sinnvolle Governance und modernes Dokumentenmanagement setzen, können Organisationen ihre digitalen Arbeitsbereiche von Frustquellen in Produktivitätsmotoren verwandeln. Wichtiger noch: Da künstliche Intelligenz die schwere Arbeit beim Metadaten-Tagging und beim Abrufen von Informationen übernimmt, ist die Qualität Ihrer zugrunde liegenden SharePoint-Umgebung wichtiger denn je. Um diese Konzepte weiter zu vertiefen und zu erfahren, wie modernste Technologie unsere tägliche Arbeit neu definiert, hören Sie sich unbedingt die zugehörige Podcast-Folge SharePoint Isn't Boring Anymore: How Copilot Is Reinventing the Modern Workplace with Marcin Siewnicki [MVP] an. Eine gesunde, gut strukturierte Wissensschicht ist das Fundament, auf dem die Zukunft der KI-gestützten Arbeit aufgebaut wird, und die Zeit, aufzuräumen, ist jetzt.