إصلاح سمعة SharePoint: تجاوز الإنترانتات القديمة التي كان يقودها قسم تقنية المعلومات

By Mirko Peters · 2026-08-27

بالنسبة لكثير من المهنيين في بيئات الشركات، يعيد ذكر SharePoint موجة من الإحباط. فصور روابط التنقل المعطّلة، ومكتبات المستندات المدفونة، وآلاف المجلدات التي يصعب إدارتها، والصفحات الثابتة المليئة بإعلانات الشركة القديمة، تتبادر إلى الذهن فورًا. لسنوات، اكتسب SharePoint سمعة كأرض قاحلة رقمية تختبئ فيها الملفات، وبدت الإنترانتات أقرب إلى عقوبة منها إلى أداة لتحسين الإنتاجية. لكن بيئة العمل الرقمية ت

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

بالنسبة لكثير من المهنيين في بيئات الشركات، يعيد ذكر SharePoint موجة من الإحباط. فصور روابط التنقل المعطّلة، ومكتبات المستندات المدفونة، وآلاف المجلدات التي يصعب إدارتها، والصفحات الثابتة المليئة بإعلانات الشركة القديمة، تتبادر إلى الذهن فورًا. لسنوات، اكتسب SharePoint سمعة كأرض قاحلة رقمية تختبئ فيها الملفات، وبدت الإنترانتات أقرب إلى عقوبة منها إلى أداة لتحسين الإنتاجية. لكن بيئة العمل الرقمية تتغير من تحت أقدامنا. ومع صعود Microsoft 365 والقوة التحويلية للذكاء الاصطناعي، يتخلى SharePoint عن هيئته المملة والبيروقراطية ليصبح القلب النابض لمعرفة المؤسسة. غير أن تقدير هذه النهضة حق قدرها يقتضي أن نعود إلى الوراء، لنفهم كيف وصلنا إلى هنا، ولماذا فشلت استراتيجياتنا القديمة، وكيف تنقذنا البنية الحديثة والذكاء الاصطناعي أخيرًا من أنفسنا.

مقدمة: لماذا اكتسب SharePoint سمعة سيئة

لم تولد السمعة السيئة التي يحملها SharePoint من فراغ. فقد تكوّنت بشكل منهجي على مدى عقدين، نتيجة مزيج من ضعف تبنّي المستخدمين، والإفراط في التخصيص، وسوء فهم جوهري لما ينبغي أن تحققه الإنترانت. فحين تبنّت المؤسسات المنصة للمرة الأولى، تعاملت معها كخزانة ملفات رقمية ضخمة أو كملعب تقني للتجربة. أطلقت مشاريع ضخمة ومكلفة استغرق بناؤها ثمانية عشر شهرًا، ثم أصدرت إنترانت لم تعالج الاحتكاكات اليومية الفعلية لقوة عملها. تعلّم الموظفون تجنّب SharePoint لأن العثور على سياسة موارد بشرية بسيطة صار أشبه بعملية تنقيب أثرية. ولحسن الحظ، تطوّرت المنصة بشكل كبير، وأصبحت قدراتها الحديثة تجعلها أكثر أهمية من أي وقت مضى. ولسماع تعمّق في هذا التطور وكيفية تغيّر بيئة العمل الحديثة، اطّلع على الحلقة SharePoint Isn't Boring Anymore: How Copilot Is Reinventing the Modern Workplace with Marcin Siewnicki [MVP]، حيث تُشرح هذه التحولات بالتفصيل الواسع.

جذور المشكلة: الإنترانتات التي يقودها قسم تقنية المعلومات والتنقل المعقّد

في جوهر إخفاقات SharePoint التاريخية تكمن مسألة الملكية. فقد صُممت الإنترانتات ونُشرت وأُديرت تقريبًا حصريًا من قبل أقسام تقنية المعلومات. ورغم أن فرق تقنية المعلومات ضرورية للأمان والبنية التحتية والنشر، فإنها نادرًا ما تكون خبيرة في الاتصال الداخلي أو تصميم تجربة المستخدم. لقد بنَت الأنظمة استنادًا إلى الهياكل التنظيمية لا إلى سير العمل البشري. فطالبت كل إدارة بموقعها المخصص، وأرادت كل وحدة فرعية صفحة مفصّلة، وسرعان ما وجدت المؤسسات نفسها قد بنت متاهات رقمية شاسعة. وبدلًا من بناء مسارات بديهية للبشر، شيّدت متاهات من أشرطة التنقل العميقة التي أضاعت المستخدمين تمامًا. وتوقعت الشركات أن يتكيّف الموظفون مع هذه الهياكل المعقّدة بشكل طبيعي، بدلًا من تكييف التقنية لتتناسب مع العادات البشرية. وكانت النتيجة الحتمية صفحات رئيسية مثقلة، وصفحات مكررة، وانهيارًا تامًا للثقة الداخلية في المنصة.

إعطاء الأولوية لهندسة المعلومات قبل التقنية

عندما تقرر المؤسسات إصلاح إنترانتها المتعطلة، فإن غريزتها الأولى غالبًا ما تكون شراء أداة جديدة، أو تجديد المظهر، أو نقل كل شيء إلى أحدث إصدار سحابي. لكن التقنية نادرًا ما تكون السبب الجذري لفشل الإنترانت؛ بل إن السبب هو هندسة المعلومات. فبدون استراتيجية متعمدة ونظيفة لكيفية هيكلة البيانات وتصنيفها وتحديد ملكيتها، ستتحول حتى أكثر منصات السحابة تقدمًا بسرعة إلى مكب نفايات رقمي فوضوي. يجب على المؤسسات أن تتراجع خطوة إلى الوراء قبل توفير مواقع جديدة. فهي تحتاج إلى تحليل مشهد بياناتها الحالي، وإزالة المعلومات المهملة دون هوادة، ووضع قواعد أساسية للملكية والبنية. ولا يحتاج هيكل المعلومات إلى أن يكون معقدًا أو أكاديميًا بشكل مفرط كي يكون فعالًا. بل إن إبقاء الأمور خفيفة ومفهومة هو السبيل الوحيد لضمان أن يتمكن مستخدمو الأعمال اليوميون فعليًا من صيانة البيئة دون أن يفقدوا أعصابهم.

تصميم بيئة عمل حديثة تتمحور حول الموظف

الانتقال بعيدًا عن الintranet القديمة التي كانت تديرها أقسام تقنية المعلومات يعني إعادة التفكير في الشكل الذي ينبغي أن تبدو عليه الصفحة الرئيسية الحديثة في SharePoint. لم تعد الصفحة الرئيسية بحاجة إلى أن تكون جدارًا لا ينتهي من عناصر الويب والأشرطة الجانبية وأدوات الطقس وقوائم مطعم الشركة والروابط المدفونة. بيئة العمل الحديثة ينبغي أن تكون نظيفة ومخصصة للمستخدم وجذابة بصريًا ومركّزة بدقة على ما يحتاج الموظفون إلى إنجازه فعلًا لأداء وظائفهم. وتوفر مواقع الاتصالات اليوم للمؤسسات تجارب نشر مذهلة وملائمة للأجهزة المحمولة بشكل جاهز تمامًا، ما يلغي الحاجة إلى مشاريع الـ intranet الضخمة والمخصصة التي كانت تستنزف ميزانيات الشركات. وقد انتقل التركيز، وبحق، نحو تقديم معلومات مفيدة، وإبراز التطبيقات الأساسية، وتوفير أدوات بحث تعمل فعلًا.

إدارة انتشار مواقع SharePoint وFirst Teams

من المخاطر الخفية في منظومة Microsoft 365 الحديثة سهولة إنشاء مساحات عمل جديدة. ولأن Microsoft Teams وSharePoint متكاملان بعمق في البنية الداخلية، فإن كل مرة ينشئ فيها مستخدم فريقًا جديدًا لمشروع عابر، يُنشأ في الخلفية موقع SharePoint جديد ومكتبة مستندات مرتبطة به. ومن دون ضوابط مناسبة، يؤدي ذلك مباشرة إلى تضخم كبير في مواقع SharePoint. فتكتشف المؤسسات يومًا أنها تملك آلاف المواقع المنفصلة وغير المُدارة، بمحتوى متداخل وبدون خطة واضحة لدورة حياتها. ولمنع هذه الفوضى الرقمية، ينبغي للشركات تطبيق عمليات توفير مدروسة، واستخدام قوالب وظيفية، وتثقيف قواها العاملة. ويحتاج الموظفون إلى فهم الفرق بين الوقت المناسب لاستخدام قناة Microsoft Teams غير رسمية، والوقت الذي يكون فيه موقع SharePoint رسميًا ضروريًا فعلًا.

الموازنة بين الحوكمة العملية والابتكار في بيئة العمل

عندما يسمع القادة كلمة الحوكمة، غالبًا ما يتخيلون الإجراءات البيروقراطية المعقدة، وبيئات مقفلة بإحكام، وموظفين محبطين يلجؤون إلى حلول التفافية غير مصرح بها لإنجاز أعمالهم. غير أن الحوكمة الحقيقية لا تعني إلغاء الابتكار في بيئة العمل. بل تعني وضع حدود سليمة تتيح للموظفين الابتكار بأمان، مع الحفاظ على أمن البيانات المؤسسية وامتثالها وحسن إدارتها. وتتطلب الحوكمة الفعّالة مراجعات دورية للبيئات النشطة. تحتاج المؤسسات إلى تحديد مواقع SharePoint غير النشطة وقنوات Teams المهجورة بانتظام، والتحقق من مالكيها، ومراجعة الأذونات، وأرشفة ما لم يعد مطلوبًا أو حذفه. وإضافة إلى ذلك، لم يعد بالإمكان أن تبقى الحوكمة حكرًا على تقنية المعلومات. فيجب إشراك أصحاب المصلحة من وحدات الأعمال في النقاش لضمان أن تعكس السياسات الواقع الفعلي لطريقة عمل الناس.

تأمين بيئتك: الأذونات وإدارة المستندات الحديثة

مع نمو المؤسسات وتعاونها على مدى سنوات، غالبًا ما تخرج الأذونات في SharePoint عن السيطرة. فمع مرور الوقت، يمنح مالكو المواقع، بنية حسنة، الوصول لزملائهم وشركائهم الخارجيين والموردين والفرق متعددة الوظائف، لكنهم نادرًا ما يراجعون تلك الأذونات عند انتهاء المشاريع أو تغيّر الأدوار. وإذا تُرك هذا الأمر دون ضبط، فإنه يخلق ثغرات أمنية كبيرة. ولذلك يجب أن تصبح مراجعات الأذونات المنتظمة عنصرًا أساسيًا في أي نموذج حوكمة ناضج. ويحتاج مالكو المواقع إلى تحمل المسؤولية المباشرة عن التحقق من الأشخاص الذين ما زالوا يملكون حق الوصول إلى بياناتهم، ومن صلاحية روابط المشاركة الخارجية. كما أن الاستفادة من أدوات مثل تسميات الحساسية في Microsoft Purview يمكن أن تضيف طبقة أمنية بالغة الأهمية، إذ تصنف المستندات الحساسة وتحميها تلقائيًا أينما انتقلت داخل المنظومة الرقمية.

البيانات الوصفية مقابل المجلدات: تبسيط تنظيم المستندات

لا يمكن الحديث عن SharePoint دون التطرق إلى الجدل القديم: هل ينبغي استخدام المجلدات أم البيانات الوصفية؟ فلعقود، اعتمد المستخدمون حصريًا على التسلسلات الهرمية العميقة للمجلدات، لأنها كانت تحاكي خزائن الملفات المادية في القرن العشرين. ورغم أن المجلدات ما زالت تحتفظ بمكانها للتجميع البديهي، فإن الاعتماد عليها وحدها يحدّ من قوة منصة السحابة الحديثة. أما البيانات الوصفية، أي وسم المستندات بسمات مثل القسم ونوع المشروع والحالة أو المنطقة، فتتيح عروضًا ديناميكية ومرنة تتجاوز مسارات المجلدات الجامدة. غير أن القاعدة الذهبية في البيانات الوصفية هي البساطة. فإذا أجبرت الموظفين على تعبئة عشرين عمودًا إلزاميًا كلما حفظوا ملاحظة سريعة، فسينخفض الاعتماد عليها بشدة. ينبغي أن تدعم البيانات الوصفية سير العمل البشري بهدوء، لا أن تحوّل تخزين المستندات إلى عبء إدخال بيانات إداري.

كيف يعيد الذكاء الاصطناعي وCopilot تشكيل SharePoint

هنا تنقلب رواية SharePoint تمامًا. لسنوات طويلة، كانت إدارة البيانات الوصفية وتنظيم مكتبات المستندات ووضع الوسوم الصحيحة على الملفات عملًا يدويًا بالكامل. أما اليوم، فالذكاء الاصطناعي يغيّر هذه المعادلة تمامًا. مع دمج Microsoft Copilot مباشرةً في منظومة Microsoft 365، يستطيع SharePoint تحليل المستندات بشكل فعّال، واستخراج السياق، وتعبئة أعمدة البيانات الوصفية تلقائيًا استنادًا إلى المحتوى الفعلي للملف. ما زال على المؤسسات تصميم إطار هيكلي نظيف، لكن الموظفين لم يعودوا مضطرين إلى تحمّل العبء الثقيل للتصنيف اليدوي. يعمل الذكاء الاصطناعي كمساعد ذكي يجعل المعلومات المنظمة قابلة للتوسع، ويردم الفجوة بين العادات البشرية الفوضوية وبنية المعلومات النظيفة.

الانتقال من البحث عن المستندات إلى الحصول على إجابات بالذكاء الاصطناعي

ربما يكون التحول الأعمق في بيئة العمل الحديثة هو طريقة تفاعلنا مع المعلومات. كان SharePoint التقليدي يتطلب عملية مرهقة متعددة الخطوات: على الموظف أن يتذكر الموقع الذي يحتوي على ملف معين، ويتنقل عبر متاهة من مكتبات المستندات، ويفتح المستند الصحيح، ويمرّر الصفحات يدويًا ليجد البيانات الدقيقة التي يحتاجها. يُحدث Copilot ثورة كاملة في نموذج التفاعل هذا. فبدلًا من إجبار المستخدمين على البحث عن المستندات، يستطيع الموظفون الآن طرح أسئلة بلغة طبيعية والحصول على إجابات مركّبة مستمدة مباشرةً من قاعدة المعرفة الموثّقة للمؤسسة. ولم يعد SharePoint مجرد مكان تخزين سلبي للمستندات، بل أصبح رسميًا طبقة معرفية مؤسسية نشطة.

الخاتمة: بناء طبقة معرفية أكثر صحة لبيئة العمل الحديثة

إن إصلاح سمعة SharePoint في مؤسستك ليس مجرد ترقية تقنية لقسم تكنولوجيا المعلومات، بل هو تحول ثقافي ومعماري. فمن خلال التعلّم من أخطاء الماضي، والابتعاد عن الintranets المعقدة المرتكزة على تكنولوجيا المعلومات، واعتماد بنية معلومات نظيفة وحوكمة سليمة وإدارة مستندات حديثة، يمكن للمؤسسات أن تحوّل مساحات عملها الرقمية إلى محركات للإنتاجية بدلًا من أن تكون مصادر للإحباط. والأهم من ذلك، أنه مع تولي الذكاء الاصطناعي المهام الثقيلة في وسم البيانات الوصفية واسترجاع المعلومات، أصبحت جودة بيئة SharePoint الأساسية أكثر أهمية من أي وقت مضى. ولاستكشاف هذه المفاهيم بعمق وتعلّم كيف تعيد التقنيات المتقدمة تعريف عملنا اليومي، لا تفوّت الاستماع إلى الحلقة البودكاست ذات الصلة SharePoint Isn't Boring Anymore: How Copilot Is Reinventing the Modern Workplace with Marcin Siewnicki [MVP]. إن طبقة معرفية صحية ومنظمة جيدًا هي الأساس الذي سيُبنى عليه مستقبل العمل المدعوم بالذكاء الاصطناعي، والوقت المناسب لترتيب البيت هو الآن.