Legal-Workflows straffen: Wie SharePoint-KI-Agenten die Prüfzeiten für Verträge verkürzen

Von Mirko Peters · 2026-08-28

Willkommen zurück im Podcast-Blog! Wenn Sie sich schon einmal von der schieren Menge an Papierkram überwältigt gefühlt haben, die der Betrieb einer modernen Organisation mit sich bringt, sind Sie damit nicht allein. Rechtsabteilungen und Vertragsmanagement waren traditionell Engpässe – langsam, manuell und anfällig für menschliche Fehler. Doch der digitale Arbeitsplatz verändert sich rasant. Indem

Automatisch mit KI aus dem Originalbeitrag übersetzt. Englisches Original lesen

Willkommen zurück im Podcast-Blog! Wenn Sie sich schon einmal von der schieren Menge an Papierkram überwältigt gefühlt haben, die der Betrieb einer modernen Organisation mit sich bringt, sind Sie damit nicht allein. Rechtsabteilungen und Vertragsmanagement waren traditionell Engpässe – langsam, manuell und anfällig für menschliche Fehler. Doch der digitale Arbeitsplatz verändert sich rasant. Indem intelligente Technologien direkt in die Werkzeuge integriert werden, die Ihr Team ohnehin täglich nutzt, erleben wir eine enorme Weiterentwicklung darin, wie Vereinbarungen erstellt, verhandelt, nachverfolgt und erfüllt werden.

In diesem Beitrag gehen wir detailliert darauf ein, wie der Einsatz von KI in SharePoint und dem gesamten Microsoft-365-Ökosystem Ihre Legal-Workflows deutlich beschleunigen kann. Wir betrachten die realen Herausforderungen des manuellen Vertragsmanagements, untersuchen die konkreten KI-Lösungen, die innerhalb der Microsoft-Ökosysteme verfügbar sind, und erläutern praxisnahe Implementierungsstrategien. Wenn Sie dieses Thema noch genauer vertiefen möchten, sehen Sie sich unbedingt die passende Podcast-Folge Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents an, in der wir diese architektonischen Konzepte und Laufzeitoptimierungen im Detail durchgehen.

Herausforderungen im Vertragsmanagement

Ineffizienzen in manuellen Prozessen

Das manuelle Verwalten von Verträgen schafft zahlreiche Hürden, die Ihre Arbeit verlangsamen und Risiken erhöhen. Sie greifen häufig auf veraltete Methoden wie E-Mails und Tabellenkalkulationen zurück. Diese Methoden verursachen Fehler und kosten Zeit. Ohne standardisierte Prozesse werden Vertragserstellung und Genehmigung uneinheitlich. Möglicherweise fällt es Ihnen schwer, Vertragsmeilensteine nachzuverfolgen oder effektiv mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Fehler bei der Dateneingabe oder bei der Versionskontrolle können zu finanziellen Verlusten oder rechtlichen Problemen führen.

Hier finden Sie eine Übersicht über typische Ineffizienzen, denen Sie begegnen können:

Möglicherweise verbringen Sie 25 bis 40 % Ihrer Zeit mit nicht rechtlichen Aufgaben, was die Produktivität senkt. Die Erstellung eines einfachen Vertrags kann etwa 7.000 US-Dollar kosten, komplexe Verträge können bis zu 49.000 US-Dollar erreichen. Die manuelle Prüfung eines Dokuments dauert durchschnittlich etwa 92 Minuten, KI kann diese Zeit auf nur 26 Sekunden reduzieren. Diese Ineffizienzen können Ihre Organisation Millionen kosten und dazu führen, dass wichtige Verträge aus dem Blick geraten.

Schwierigkeiten bei der Datenextraktion

Wichtige Informationen aus Verträgen ohne KI-Werkzeuge zu extrahieren, kann sich anfühlen wie die Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen. Ihre Verträge liegen womöglich über mehrere Speicherorte verteilt, sind in unterschiedlichen Formaten abgelegt oder existieren in verschiedenen Versionen ohne klare Nachverfolgung. Dadurch wird es schwer, kritische Daten wie Ablaufdaten oder Zahlungsbedingungen schnell zu finden.

Ohne KI verbringen Sie übermäßig viel Zeit damit, Verträge manuell durchzusehen, um relevante Klauseln zu finden. Dadurch verlangsamt sich das Vertragslebenszyklusmanagement, und das Risiko steigt, bei der Erstellung oder Prüfung von Verträgen wichtige Details zu übersehen.

Compliance- und Risikofragen

Manuelles Vertragsmanagement führt häufig zu Compliance-Herausforderungen und erhöhten Risiken. Es fehlt womöglich ein zentraler Hub, um Vertragsaktivitäten zu überwachen, wodurch Ihre Transparenz über den Compliance-Status sinkt. Die Folge können versäumte Verlängerungstermine, Streitigkeiten oder Bußgelder sein. Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen erhöht menschliche Fehler und Ineffizienzen.

• Die Nichteinhaltung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten birgt erhebliche Compliance-Risiken.
• Eingeschränkte Transparenz über Verträge erhöht das Risiko von Verzögerungen und Streitigkeiten.
• Fehlende standardisierte Workflows erhöhen Variabilität und Risiko.
• Abgeschottete Kommunikation zwischen Abteilungen kann zu widersprüchlichen Vertragsbedingungen führen.

Ein KI-gestütztes Vertragsmanagement hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern, indem es das Compliance-Management automatisiert und einen klaren Überblick über Vertragsdaten bietet. Es unterstützt Ihre Rechts- und Compliance-Teams mit automatisierten Prüfungen und zentralem Zugriff, reduziert Risiken und verbessert die Genauigkeit.

Hinweis: Der Einsatz von KI im Vertragslebenszyklus-Management verwandelt Ihre Verträge von statischen Dokumenten in dynamische, abfragbare Quellen der Wahrheit. Dieser Wandel beschleunigt die Erstellung, Dokumentenprüfung und Genehmigungsprozesse und verbessert gleichzeitig die Compliance und reduziert Fehler.

Wenn Sie diese Herausforderungen mit KI angehen, steigern Sie die Effizienz, reduzieren Risiken und behalten Ihre Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus besser unter Kontrolle.

KI-Lösungen in Microsoft 365

SharePoint für die Dokumentenverwaltung

SharePoint ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Dokumentenverwaltung in Microsoft 365. Es ermöglicht Ihnen, Verträge effizient zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Mit den integrierten Dokumentbibliotheken haben Sie alle Ihre Verträge an einem Ort im Zugriff. Diese wichtigen Funktionen verbessern die Dokumentenverwaltung:

Durch die Nutzung dieser Funktionen straffen Sie Ihr Vertragslebenszyklus-Management in Microsoft-Umgebungen. Diese Integration verkürzt die Zeit für die Suche nach Dokumenten und verbessert die Zusammenarbeit im Team.

Teams für eine verbesserte Zusammenarbeit

Microsoft Teams dient als zentrale Drehscheibe für die Zusammenarbeit beim Vertragsmanagement. Es integriert KI-gestützte Funktionen, die Teamarbeit und Kommunikation verbessern. Teams kann beispielsweise automatisierte Benachrichtigungen für kritische Vertragsfristen und Genehmigungen senden. So bleiben alle Beteiligten in Echtzeit informiert. Diese KI-gestützten Funktionen verbessern die Zusammenarbeit:

Microsoft Teams nutzt außerdem intelligente Agenten, die mit Microsoft Copilot Studio entwickelt wurden. Diese Agenten verbessern kollaborative Workflows, indem sie im Auftrag von Einzelpersonen und Teams handeln. Diese Fähigkeit verändert, wie Sie Verträge verwalten, und macht den Prozess effizienter und wirksamer.

Power Automate für die Workflow-Automatisierung

Power Automate spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung von Workflows im Vertragsmanagement. Es nutzt AI Builder, um die Extraktion und Verarbeitung von Vertragsdaten zu optimieren. Diese Integration hilft Ihnen, unstrukturierte Daten effizient zu verarbeiten und manuelle Eingaben sowie Fehler zu reduzieren. So verbessert Power Automate die Workflow-Automatisierung:

• Power Automate nutzt AI Builder, um die Extraktion und Verarbeitung von Vertragsdaten zu automatisieren.
• Diese Integration hilft dabei, unstrukturierte Daten effizient zu verarbeiten und manuelle Eingaben sowie Fehler zu reduzieren.
• AI-Builder-Aktionen ermöglichen die Identifizierung und Extraktion kritischer Datenfelder aus unstrukturierten Mietverträgen.
• Extrahierte Daten werden für eine optimierte Verarbeitung in ein strukturiertes JSON-Format umgewandelt.
• Die Automatisierung verringert den Bedarf an manueller Überwachung, sodass sich Teams auf die vom System markierten Ausnahmen konzentrieren können.

Dafür können Sie eine Prozessvorlage für Verträge erstellen, die eine konsistente Datenextraktion sicherstellt. Laden Sie den Vertrag in das KI-gestützte Tool hoch, das Metadaten extrahiert und als JSON-Datei formatiert. Richten Sie anschließend Power Automate so ein, dass es Metadaten vom KI-Tool empfängt und in SharePoint überträgt. Dieser Ansatz verbessert Ihre Lösungen für das Vertragsmanagement erheblich.

KI-Funktionen zur Dokumentenverarbeitung

KI-Funktionen zur Dokumentenverarbeitung in Microsoft 365 revolutionieren, wie Sie Verträge bearbeiten. Diese Werkzeuge automatisieren die Extraktion wichtiger Informationen aus Ihren Dokumenten. Sie können kritische Daten schnell abrufen, ohne seitenweise Text durchsuchen zu müssen. Diese wesentlichen Funktionen verbessern Ihr Vertragsmanagement:

• Natürliche Sprachverarbeitung (NLP): Diese Technologie ermöglicht es Ihnen, Fragen in einfacher Sprache zu stellen. Sie können gezielt nach einzelnen Klauseln oder Begriffen fragen, und die KI liefert präzise Antworten. Zum Beispiel könnten Sie fragen: „Welche Zahlungsbedingungen gelten in diesem Vertrag?“ Die KI findet den relevanten Abschnitt und zeigt ihn Ihnen an.

• Automatisierte Datenextraktion: KI-Tools können wichtige Angaben in Verträgen automatisch erkennen und extrahieren. Dazu gehören Ablaufdaten, Verlängerungsbedingungen und Zahlungspläne. Indem Sie unstrukturierte Daten in strukturierte Formate überführen, sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler bei der Prüfung.

• Intelligente Suchfunktionen: Mit KI können Sie erweiterte Suchen über alle Ihre Verträge hinweg durchführen. Sie suchen nach Schlüsselwörtern oder Wortgruppen und erhalten Ergebnisse, in denen die relevanten Abschnitte hervorgehoben sind. Diese Funktion macht manuelle Suchen überflüssig und beschleunigt Ihre Prüfprozesse.

• Integration mit SharePoint: Die KI-gestützte Dokumentverarbeitung lässt sich nahtlos in SharePoint integrieren. So können Sie Ihre Verträge an einem zentralen Ort speichern und verwalten. Extrahierte Daten rufen Sie einfach ab, und Ihre Dokumente bleiben übersichtlich organisiert.

• Versionskontrolle und Nachverfolgung: KI-Tools helfen Ihnen, die Versionskontrolle über Ihre Verträge zu behalten. Sie können Änderungen und Aktualisierungen nachverfolgen und so sicherstellen, dass Sie stets mit der aktuellsten Version arbeiten. Diese Funktion verringert das Risiko von Fehlern und Missverständnissen im Team.

Mit diesen KI-gestützten Funktionen zur Dokumentverarbeitung steigern Sie die Effizienz Ihres Vertragsmanagements. Sie können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt sich in manuellen Prüfungen zu verlieren. Dieser Wandel spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch Genauigkeit und Compliance.

Tipp: Prüfen Sie die extrahierten Daten regelmäßig auf ihre Richtigkeit. KI-Tools sind leistungsstark, aber menschliche Kontrolle ist unverzichtbar, um die Qualität zu sichern.

Wenn Sie KI in Ihre Dokumentverarbeitung integrieren, werden Ihre Verträge zu handlungsrelevanten Erkenntnissen. Sie gewinnen mehr Transparenz und Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus. Das führt zu besseren Entscheidungen und geringeren Risiken.

KI-gestütztes Vertragsmanagement einführen

Aktuelle Prozesse bewerten

Bevor Sie KI-gestütztes Vertragsmanagement einführen, sollten Sie Ihre aktuellen Prozesse bewerten. Diese Bewertung hilft Ihnen, Verbesserungspotenziale zu erkennen, und schafft eine solide Grundlage für die KI-Integration. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre bestehenden Praktiken im Vertragsmanagement zu bewerten:

Bei der Bewertung Ihrer Prozesse sollten Sie diese Punkte im Blick behalten:

• Ermitteln Sie konkrete Schwachstellen in Ihrem aktuellen Vertragsmanagement.
• Legen Sie messbare Ziele fest, die Sie mit dem KI-gestützten Vertragsmanagement erreichen möchten.
• Priorisieren Sie Funktionen auf Basis der Anforderungen Ihrer Organisation.

Diese gründliche Bewertung ermöglicht es Ihnen, KI-Lösungen gezielt auf Ihre spezifischen Herausforderungen zuzuschneiden.

KI-Tools integrieren

Die Integration von KI-Tools in Ihre bestehenden Workflows im Vertragsmanagement kann die Effizienz deutlich steigern. Diese bewährten Vorgehensweisen sollten Sie berücksichtigen:

• KI kann die Extraktion zentraler Vertragsdaten und Metadaten direkt in Microsoft 365 automatisieren. Dadurch lassen sich strukturierte Daten automatisch befüllen und Workflows automatisieren.
• KI-gestützte Vertragszusammenfassungen liefern verständliche Hervorhebungen der wichtigsten Vertragsbedingungen. So erfassen Beteiligte wesentliche Regelungen schnell, ohne das gesamte Dokument prüfen zu müssen.
• Natürlichsprachliche KI-Analysen ermöglichen es Ihnen, große Vertragsbestände abzufragen. Sie können Verträge nach Ablaufdatum, Klauseln oder regulatorischen Bezügen identifizieren und so automatisierte Benachrichtigungen und Workflows auslösen.
• KI kann historische Vertrags-Workflows analysieren, um Ineffizienzen aufzudecken. Für bestimmte Vertragsarten kann sie schlankere Genehmigungswege empfehlen.
• Werkzeuge wie das AI Extraction Companion von Contracts 365 arbeiten nativ in Microsoft 365 und verbessern die Verwaltung und Automatisierung von Vertragsdaten.

Darüber hinaus unterstützt Microsoft Copilot, eingebettet in Microsoft-365-Apps wie Word und Outlook, beim Verfassen von Standardtexten, bei der Zusammenfassung von Vereinbarungen und beim Vorschlagen besserer Formulierungen. Diese Vereinfachung der Vertragserstellung und -bearbeitung innerhalb bestehender Arbeitsabläufe spart Zeit und reduziert Fehler.

Genehmigungsworkflows konfigurieren

Die Konfiguration von Genehmigungsworkflows mit KI in Microsoft 365 ist für ein effizientes Vertragsmanagement entscheidend. So richten Sie wirksame Workflows ein:

1. KI-Phase hinzufügen und konfigurieren: Stellen Sie sicher, dass Ihnen Copilot-Studio-Copilot-Credits zugewiesen sind. Wählen Sie im Genehmigungs-Viewer über der manuellen Phase die Schaltfläche „+“ aus, wählen Sie KI-Phase und benennen Sie sie um. Formulieren Sie für die KI-Phase klare Anweisungen, damit sie fundierte Entscheidungen treffen kann.
2. Wichtige Funktionen mehrstufiger Genehmigungen: Nutzen Sie manuelle Genehmigungsphasen für menschliche Beteiligte, KI-Genehmigungsphasen für automatisierte Entscheidungen und bedingte Genehmigungen, um den Workflow anhand bestimmter Kriterien zu steuern.
3. Bewährte Methoden für das Formulieren von Anweisungen: Konzentrieren Sie sich auf den Geschäftsprozess, setzen Sie leistungsstarke KI-Modelle für komplexe Aufgaben ein und legen Sie entweder Genehmigungs- oder Ablehnungskriterien klar fest, um Verwirrung zu vermeiden.

Mit diesen Schritten erstellen Sie einen robusten Genehmigungsworkflow, der die KI-Funktionen nutzt. Dieser Ansatz beschleunigt nicht nur den Vertragslebenszyklus, sondern stärkt auch die Compliance und reduziert Risiken.

Mitarbeiterschulung für neue Systeme

Die Einführung von KI-Werkzeugen in Ihren Vertragsmanagementprozessen erfordert mehr als nur Technologie. Sie müssen auch Ihre Mitarbeitenden gezielt im Umgang mit diesen neuen Systemen schulen. Eine gute Schulung stellt sicher, dass Ihr Team die KI-Funktionen optimal nutzen kann. Diese zentralen Schritte sollten Sie bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen:

1. Schulungsbedarf ermitteln: Bewerten Sie das aktuelle Kompetenzniveau Ihres Teams. Stellen Sie fest, welche Wissenslücken bei KI-Werkzeugen und Vertragsmanagementprozessen bestehen. Diese Bewertung hilft Ihnen, Ihr Schulungsprogramm passgenau auf die tatsächlichen Anforderungen zuzuschneiden.

2. Schulungsplan entwickeln: Erstellen Sie einen strukturierten Schulungsplan, der Ziele, Inhalte und Zeitrahmen festlegt. Setzen Sie verschiedene Methoden ein, etwa Workshops, Online-Kurse und praktische Übungen. Diese Vielfalt berücksichtigt unterschiedliche Lernstile.

3. Externe Expertise nutzen: Binden Sie KI-Expertinnen und -Experten oder Beratende ein, die Einblicke in bewährte Methoden geben können. Sie können wertvolle Hinweise geben, wie sich der Nutzen von KI im Vertragsmanagement maximieren lässt. Erwägen Sie, sie als Trainer für Schulungen oder Workshops einzuladen.

4. Praktische Übung fördern: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden die neuen KI-Werkzeuge in einer kontrollierten Umgebung ausprobieren. Praktische Erfahrung festigt das Gelernte und stärkt das Selbstvertrauen. Ermutigen Sie Teammitglieder, die Funktionen der KI-Systeme zu erkunden und Fragen zu stellen.

5. Laufende Unterstützung bieten: Schulung sollte kein einmaliges Ereignis sein. Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung durch Auffrischungskurse, Q&A-Sitzungen und Zugang zu Ressourcen. Diese fortlaufende Hilfe hilft Ihrem Team, über neue Funktionen und bewährte Methoden auf dem Laufenden zu bleiben.

6. Feedback einholen: Sammeln Sie nach den Schulungen Rückmeldungen der Teilnehmenden. Dieses Feedback zeigt Ihnen, wo Ihr Schulungsprogramm verbessert werden kann. Passen Sie Ihren Ansatz auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse an.

7. Fortschritt überwachen: Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Teams, während es die KI-Werkzeuge in seinen täglichen Aufgaben einsetzt. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung und bieten Sie bei Bedarf zusätzliche Schulungen an. So bleibt Ihr Personal im Umgang mit den neuen Systemen sicher.

Mit einer umfassenden Schulung befähigen Sie Ihr Team, KI im Vertragsmanagement anzunehmen. Das führt zu höherer Effizienz, weniger Fehlern und besserer Zusammenarbeit. Denken Sie daran: Der Erfolg Ihrer KI-Einführung hängt davon ab, wie gut sich Ihre Mitarbeitenden auf die neuen Systeme einstellen.

Tipp: Fördern Sie in Ihrer Organisation eine Lernkultur. Wenn sich Teammitglieder in ihrer Entwicklung unterstützt fühlen, sind sie eher bereit, neue Technologien und Prozesse anzunehmen.

Praktische Anwendungen von KI

Datenextraktion aus Verträgen

KI verbessert die Datenextraktion aus Verträgen erheblich. Mit Tools, die in Microsoft 365 integriert sind, können Sie zentrale Datenpunkte automatisch erkennen und extrahieren. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Beispielsweise nutzt die Plattform Contracts 365 Microsoft Azure OpenAI, um Metadaten zu extrahieren und Risiken zu priorisieren. So funktioniert es:

Diese Automatisierung verwandelt Ihre Verträge in verwertbare Erkenntnisse. So können Sie sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren, statt manuell Daten zu erfassen.

Automatisiertes Vertragsrouting

KI vereinfacht außerdem das Routing von Verträgen und macht den Genehmigungsprozess schneller und effizienter. Microsoft Copilot automatisiert Vertragsanfragen, indem er Genehmiger ermittelt und Dokumente an die Beteiligten weiterleitet. Verzögern sich Genehmigungen, versendet er Erinnerungen. Dies sind die wichtigsten Vorteile automatisierten Routings:

• Microsoft Copilot entwirft Vertragsanfragen und ermittelt Genehmiger.
• Power Automate leitet Verträge weiter und versendet Erinnerungen, wenn keine Aktion erfolgt.
• Diese KI-gestützten Automatisierungen reduzieren manuelle Verzögerungen und senken den Verwaltungsaufwand.

Indem Sie sicherstellen, dass Workflows ohne Engpässe ablaufen, verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten und steigern die Gesamteffizienz.

Schlankere Genehmigungsprozesse

KI optimiert den Genehmigungsprozess, indem sie Routineaufgaben automatisiert und Verträge effizient weiterleitet. Diese Automatisierung führt zu messbaren Verbesserungen bei Geschwindigkeit und Genauigkeit. So wirkt sich KI auf Ihre Genehmigungsprozesse aus:

• KI beschleunigt die Vertragsgenehmigung deutlich, indem sie Routineaufgaben automatisiert.
• Intelligente Klauselvorschläge und vorab genehmigte Vorlagen beschleunigen die Vertragserstellung.
• KI führt automatisch ein lückenloses Prüfprotokoll und macht manuelle Protokollierung überflüssig.

Diese Verbesserungen führen zu einer schnelleren Vertragsumsetzung und einer besseren Compliance. Automatisierte Workflows leiten Verträge sofort an den nächsten Genehmiger weiter und verkürzen die Genehmigungszeit drastisch. Durch den Wegfall manueller Übergaben erreichen Sie eine schnellere Vertragsgenehmigung und Unterzeichnung.

Tipp: Nutzen Sie KI in Ihren Vertragsmanagementprozessen, um die Effizienz zu steigern und Risiken zu senken. Der Wandel von manuellen zu automatisierten Workflows kann Ihre Abläufe grundlegend verändern.

Lizenzierung und technische Voraussetzungen

Lizenzierungsoptionen für Microsoft 365

Um KI für ein effektives Vertragsmanagement zu nutzen, müssen Sie die verfügbaren Lizenzierungsoptionen in Microsoft 365 kennen. Microsoft bietet verschiedene Pläne mit KI-Funktionen an. Dies sind die wichtigsten Optionen:

• Microsoft 365 Business Standard: Dieser Plan stellt grundlegende Werkzeuge für kleine und mittelständische Unternehmen bereit, darunter Word, Excel und SharePoint.
• Microsoft 365 E3: Dieser Plan umfasst erweiterte Sicherheitsfunktionen und Compliance-Werkzeuge und eignet sich für Organisationen mit komplexeren Anforderungen.
• Microsoft 365 E5: Dies ist der umfassendste Plan mit erweiterten KI-Funktionen, Analysen und Sicherheitsfeatures. Er eignet sich ideal für Organisationen, die KI vollständig in ihre Vertragsmanagementprozesse integrieren möchten.

Die passende Lizenzierungsoption stellt sicher, dass Sie über die nötigen Werkzeuge für die KI-Integration verfügen. Prüfen Sie den Bedarf Ihrer Organisation, um den geeigneten Plan auszuwählen.

Technische Voraussetzungen für die KI-Integration

Die Integration von KI-Lösungen in Ihr Vertragsmanagementsystem setzt bestimmte technische Voraussetzungen voraus. Die folgende Tabelle zeigt diese Anforderungen:

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie den Nutzen von KI in Ihren Vertragsmanagementprozessen maximal ausschöpfen.

Organisationen stehen bei der Einrichtung von Lizenzierung und technischen Voraussetzungen für das KI-gestützte Vertragsmanagement häufig vor Herausforderungen. Die häufigsten sind:

• Datenqualität und Verfügbarkeit: Saubere und vollständige Daten sind entscheidend für aussagekräftige KI-Erkenntnisse.
• Komplexität der Integration: Eine nahtlose Interoperabilität mit bestehenden Systemen ist notwendig, damit die KI zuverlässig funktioniert.
• Algorithmische Verzerrung und Transparenz: Um verzerrte Ergebnisse zu vermeiden, müssen Sie nachvollziehen können, wie die KI Entscheidungen trifft.
• Sicherheit und Datenschutz: Der Schutz sensibler Informationen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind unverzichtbar.
• Fehlende Fachkräfte: Ein Mangel an Know-how in KI und Data Science kann die Einführung ausbremsen.
• Skalierbarkeit und Leistung: KI-Systeme müssen wachsende Datenmengen und Nutzerzahlen effizient verarbeiten.
• Change Management und Akzeptanz bei den Nutzern: Wirksame Strategien sind nötig, damit Anwenderinnen und Anwender neue KI-Lösungen annehmen.
• Sich wandelnde Lizenzmodelle: KI muss sich an neue und veränderte Rahmenbedingungen der Softwarelizenzierung anpassen.

Wenn Sie diese Herausforderungen frühzeitig angehen, gelingt die Einführung von KI in Ihren Vertragsmanagement-Prozessen deutlich reibungsloser.

Vorteile von KI im Contract Lifecycle Management

Höhere Effizienz und Genauigkeit

KI-Werkzeuge steigern Effizienz und Genauigkeit im Contract Lifecycle Management deutlich. Indem Sie Aufgaben wie Dateneingabe und Datenextraktion automatisieren, reduzieren Sie manuellen Aufwand und minimieren Fehler. Fortschrittliche Algorithmen prüfen Verträge auf Risiken und liefern verwertbare Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• KI-Systeme erhöhen die Transparenz und ermöglichen eine Überwachung von Verträgen in Echtzeit.
• Automatische Warnungen für kritische Fristen helfen, Risiken zu begrenzen und die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherzustellen.
• KI-Plattformen verwalten große Vertragsmengen effizient und verbessern Arbeitsabläufe sowie die Entscheidungsfindung.

Dadurch werden Vertragsprüfungen und Freigaben schneller, und Ihre Vertragsprozesse laufen insgesamt deutlich schlanker ab.

Mehr Compliance und Risikominimierung

KI trägt wesentlich zu mehr Compliance und Risikominimierung im Vertragsmanagement bei. Da KI-Werkzeuge große Vertragsmengen schnell verarbeiten können, erkennen sie potenzielle Risiken präzise. Sie ordnen Risiken ein, indem sie erläutern, warum bestimmte Klauseln problematisch sind, und alternative Formulierungen vorschlagen. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Prognosen auf Basis von KI helfen, Vertragsvorlagen und Verhandlungsstrategien zu verbessern, und vermeiden so unangenehme Überraschungen.
• KI-gestützte Systeme stellen sicher, dass Sie gesetzliche und regulatorische Pflichten einhalten.
• Wer Risiken früh erkennt, kann proaktiv gegensteuern, bevor sie eskalieren.

Dieser proaktive Ansatz schützt nicht nur Ihre Organisation, sondern fördert auch eine Kultur von Compliance und Verantwortlichkeit.

Bessere Zusammenarbeit und Erkenntnisse

KI-gestütztes Vertragsmanagement verbessert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch in Teams. Generative KI erläutert zentrale Vertragselemente, sodass Beteiligte ohne tiefgehendes juristisches Fachwissen die Bedingungen verstehen. Auf Grundlage historischer Daten schlägt sie Formulierungen vor, die den bevorzugten Vertragsbedingungen Ihrer Organisation entsprechen. So beschleunigen Sie Vertragsabschlüsse und sorgen für Einheitlichkeit. Die wichtigsten Vorteile für die Zusammenarbeit im Überblick:

• KI-gestützte Vertragsplattformen bieten gemeinsame Dashboards, automatisierte Workflows und Erkenntnisse in Echtzeit.
• Diese Funktionen ermöglichen es Teams, effizient zusammenzuarbeiten, und beseitigen Verzögerungen und Informationssilos.
• KI stellt eine gemeinsame Plattform bereit, die die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung, Einkauf und Vertrieb verbessert.

Indem KI Klauseländerungen vorschlägt und Konflikte auflöst, beseitigt sie Engpässe und führt zu schnelleren Vertragsabschlüssen. Dieses kooperative Umfeld schafft ein gemeinsames Verständnis der vertraglichen Auswirkungen und treibt letztlich den geschäftlichen Erfolg voran.

Tipp: Nutzen Sie KI in Ihrem Contract Lifecycle Management, um neue Stufen von Effizienz, Compliance und Zusammenarbeit zu erreichen. Der Wechsel von manuellen Prozessen zu KI-gestützten Lösungen kann Ihren Betrieb grundlegend verändern.

Wenn Sie KI in Ihre Vertragsmanagement-Prozesse innerhalb von Microsoft 365 integrieren, kann das Ihren Betrieb grundlegend verändern. Sie erreichen eine höhere Effizienz, mehr Genauigkeit und eine bessere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zu den zentralen Vorteilen zählen:

• Weniger manueller Aufwand bei der Dokumentenbearbeitung
• Kosteneinsparungen für Kanzleien durch Automatisierung
• Prüfungsfähige Transparenz mit nachweisbaren Belegen

Mit KI-gestütztem Vertragsmanagement befähigen Sie Ihr Team, größere Dokumentenmengen effizient zu bearbeiten. Das unterstützt bessere Entscheidungen durch KI-Erkenntnisse. Erwägen Sie, diese Lösungen einzuführen, um Ihre Arbeitsabläufe zu straffen und Ihre Gesamteffektivität zu steigern.

Denken Sie daran: Eine erfolgreiche KI-Einführung erfordert Aufmerksamkeit für Datenqualität, Integration und laufende Unterstützung.

Häufige Fragen

Was ist KI-gestütztes Vertragsmanagement?

KI-gestütztes Vertragsmanagement nutzt künstliche Intelligenz, um die Prozesse rund um die Verwaltung von Verträgen zu automatisieren und zu verbessern. Es vereinfacht Aufgaben wie die Datenextraktion, Genehmigungsworkflows und Compliance-Prüfungen und macht das Vertragsmanagement dadurch effizienter.

Wie verbessert KI die Effizienz bei Verträgen?

KI steigert die Effizienz bei Verträgen, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisiert, manuelle Fehler reduziert und Dokumentenprüfungen beschleunigt. So können Sie sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren, statt sich im Papierkram zu verlieren.

Kann KI bei Compliance-Fragen helfen?

Ja, KI kann bei Compliance-Fragen helfen, indem sie automatisierte Prüfungen und Warnmeldungen zu vertraglichen Verpflichtungen bereitstellt. Sie sorgt dafür, dass Sie stets über Fristen und regulatorische Anforderungen informiert sind, und reduziert so das Risiko von Verstößen.

Welche Tools in Microsoft 365 unterstützen KI-gestütztes Vertragsmanagement?

Microsoft 365 bietet mehrere Tools für KI-gestütztes Vertragsmanagement, darunter SharePoint für die Dokumentenverwaltung, Teams für die Zusammenarbeit und Power Automate für die Workflow-Automatisierung. Diese Tools greifen ineinander und verbessern die Vertragsprozesse.

Ist Schulung für die Nutzung von KI-Tools notwendig?

Ja, Schulungen sind unerlässlich, um KI-Tools im Vertragsmanagement effektiv einzusetzen. Eine gute Schulung stellt sicher, dass Ihr Team versteht, wie es diese Tools nutzt, und maximiert so deren Nutzen und die Gesamteffizienz.

Wie kann ich meine aktuellen Prozesse im Vertragsmanagement bewerten?

Sie bewerten Ihre aktuellen Prozesse, indem Sie den gesamten Vertragslebenszyklus betrachten, Rollen identifizieren, den Zeit- und Budgetaufwand verstehen sowie Stärken und Verbesserungspotenziale erkennen. Diese Bewertung hilft, KI-Lösungen passgenau auf Ihre Anforderungen zuzuschneiden.

Welche Lizenzoptionen gibt es für KI in Microsoft 365?

Microsoft 365 bietet verschiedene Lizenzoptionen für KI, darunter die Pläne Business Standard, E3 und E5. Jeder Plan umfasst unterschiedliche Funktionen. Wählen Sie daher den Plan, der zu den Anforderungen Ihrer Organisation an KI-gestütztes Vertragsmanagement passt.

Wie integriere ich KI in meine bestehenden Arbeitsabläufe?

Integrieren Sie KI, indem Sie die Datenextraktion automatisieren, Genehmigungsworkflows konfigurieren und KI-gestützte Tools in Microsoft 365 nutzen. Diese Integration steigert die Effizienz und vereinfacht Ihre Prozesse im Vertragsmanagement.

🎧 Hören Sie sich diese Folge an

Möchten Sie eine praxisnahe Erklärung zu Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents? Diese Folge erläutert das Thema in verständlicher Sprache und zeigt, warum es für Microsoft 365, Azure, Power Platform, Sicherheit, KI und modernes Arbeiten wichtig ist.

Hören Sie sich diese Folge an, wenn Sie:

• die zentralen Konzepte hinter Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents verstehen möchten
• nachvollziehen möchten, wie das Thema in das breitere Microsoft-Technologie-Ökosystem passt
• erfahren möchten, wo es für Ihre Organisation praktischen Mehrwert schaffen kann

Diese verwandten M365 FM-Folgen könnten Sie ebenfalls interessieren:

• AI Contract Management mit SharePoint Premium und Copilot
• AI Agents - Simply Explained
• Von Daten zu intelligenten Agenten: Vertrauenswürdige Enterprise-KI mit Microsoft AI Foundry mit Shubhangi Goyal [MVP]
• Microsoft 365 Copilot-Agenten: Echter Geschäftsnutzen mit Steve Corey [MVP]
• Microsoft Entra Agent ID: Sichere Identität für KI-Agenten

Entdecken Sie weitere praxisnahe Microsoft-Gespräche auf M365 FM.