Usprawnianie procesów prawnych: jak agenci AI w SharePoint skracają czas przeglądu umów

By Mirko Peters · 2026-08-28

Witamy ponownie w blogu podcastu! Jeśli kiedykolwiek przytłoczyła Cię ilość dokumentów, z którą trzeba się mierzyć w nowoczesnej organizacji, z pewnością nie jesteś w tym sam. Obsługa prawna i zarządzanie umowami tradycyjnie były wąskimi gardłami – powolnymi, ręcznymi i podatnymi na błędy ludzkie. Cyfrowe miejsce pracy zmienia się jednak szybko. Dzięki integrowaniu inteligentnych technologii bezpo

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Witamy ponownie w blogu podcastu! Jeśli kiedykolwiek przytłoczyła Cię ilość dokumentów, z którą trzeba się mierzyć w nowoczesnej organizacji, z pewnością nie jesteś w tym sam. Obsługa prawna i zarządzanie umowami tradycyjnie były wąskimi gardłami – powolnymi, ręcznymi i podatnymi na błędy ludzkie. Cyfrowe miejsce pracy zmienia się jednak szybko. Dzięki integrowaniu inteligentnych technologii bezpośrednio w narzędziach, z których zespół korzysta na co dzień, obserwujemy ogromną zmianę w sposobie tworzenia, negocjowania, śledzenia i realizacji umów.

W tym wpisie szczegółowo przyjrzymy się temu, jak wykorzystanie AI w SharePoint oraz szerszym ekosystemie Microsoft 365 może znacząco przyspieszyć procesy prawne. Przeanalizujemy rzeczywiste wyzwania ręcznego zarządzania umowami, omówimy konkretne rozwiązania AI dostępne w ekosystemach Microsoft i opiszemy praktyczne strategie wdrożenia. Jeśli chcesz zgłębić ten temat, koniecznie posłuchaj powiązanego odcinka podcastu Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents, w którym szczegółowo omawiamy te koncepcje architektoniczne i optymalizacje działania w czasie wykonywania.

Wyzwania w zarządzaniu umowami

Nieefektywność ręcznych procesów

Ręczne zarządzanie umowami tworzy wiele przeszkód, które spowalniają pracę i zwiększają ryzyko. Często polegasz na przestarzałych metodach, takich jak wiadomości e-mail i arkusze kalkulacyjne. Prowadzą one do błędów i marnują czas. Bez standardowych procesów tworzenie i zatwierdzanie umów staje się niespójne. Możesz mieć trudności ze śledzeniem kamieni milowych umów lub skutecznym współdziałaniem z zespołem. Pomyłki w wprowadzaniu danych lub kontroli wersji mogą prowadzić do strat finansowych lub problemów prawnych.

Poniżej znajduje się podsumowanie typowych nieefektywności, z którymi możesz się spotkać:

Możesz poświęcać 25–40% czasu na zadania niezwiązane z prawem, co obniża produktywność. Przygotowanie podstawowej umowy może kosztować około 7 000 USD, a bardziej złożonych – nawet 49 000 USD. Ręczna analiza dokumentu zajmuje około 92 minut, podczas gdy AI może to skrócić do zaledwie 26 sekund. Te nieefektywności mogą kosztować organizację miliony i sprawić, że stracisz kontrolę nad ważnymi umowami.

Trudności w wyodrębnianiu danych

Wyodrębnianie kluczowych informacji z umów bez narzędzi AI może przypominać szukanie igły w stogu siana. Umowy mogą być rozproszone po wielu lokalizacjach, zapisane w różnych formatach lub przechowywane w wielu wersjach bez jasnego śledzenia. Utrudnia to szybkie odnalezienie kluczowych danych, takich jak daty wygaśnięcia czy warunki płatności.

Bez AI przeglądanie umów w celu znalezienia odpowiednich klauzul zajmuje nadmiernie dużo czasu. Spowalnia to zarządzanie cyklem życia umów i zwiększa ryzyko przeoczenia ważnych szczegółów podczas tworzenia lub przeglądu umowy.

Zgodność i ryzyka

Ręczne zarządzanie umowami często prowadzi do problemów ze zgodnością i wzrostu ryzyka. Możesz nie mieć scentralizowanego miejsca do monitorowania działań związanych z umowami, co ogranicza widoczność stanu zgodności. Może to skutkować pominiętymi terminami odnowienia, sporami lub karami. Nadmierne poleganie na procesach ręcznych zwiększa liczbę błędów ludzkich i nieefektywność.

• Niespełnienie obowiązków prawnych i regulacyjnych stwarza istotne ryzyko w zakresie zgodności.
• Ograniczona widoczność umów zwiększa prawdopodobieństwo opóźnień i sporów.
• Brak standaryzowanych przepływów pracy zwiększa zmienność i ryzyko.
• Izolowana komunikacja między działami może prowadzić do sprzecznych warunków umownych.

Zarządzanie umowami z wykorzystaniem AI pomaga pokonać te wyzwania, automatyzując zarządzanie zgodnością i zapewniając przejrzysty widok danych umów. Wspiera zespoły prawne i ds. zgodności dzięki automatycznym kontrolom i scentralizowanemu dostępowi, ograniczając ryzyko i zwiększając dokładność.

Uwaga: zastosowanie AI w zarządzaniu cyklem życia umów zmienia umowy z dokumentów statycznych w dynamiczne, interaktywne źródła prawdy. Dzięki temu przyspieszają się przygotowywanie projektów, przegląd dokumentów i procesy zatwierdzania, a jednocześnie rośnie zgodność z przepisami i maleje liczba błędów.

Rozwiązując te wyzwania za pomocą AI, możesz zwiększyć efektywność, ograniczyć ryzyko i lepiej kontrolować umowy na każdym etapie ich cyklu życia.

Rozwiązania AI w Microsoft 365

SharePoint do zarządzania dokumentami

SharePoint to potężne narzędzie do zarządzania dokumentami w Microsoft 365. Pozwala efektywnie przechowywać, organizować i zarządzać umowami. Dzięki wbudowanym bibliotekom dokumentów możesz łatwo mieć dostęp do wszystkich umów w jednym miejscu. Oto kluczowe funkcje, które usprawniają zarządzanie dokumentami:

Wykorzystując te funkcje, możesz usprawnić zarządzanie cyklem życia umów w środowiskach Microsoft. Ta integracja skraca czas poszukiwania dokumentów i wzmacnia współpracę członków zespołu.

Teams na rzecz lepszej współpracy

Microsoft Teams działa jako centralny węzeł współpracy podczas zarządzania umowami. Zawiera funkcje oparte na AI, które wzmacniają pracę zespołową i komunikację. Na przykład Teams może wysyłać automatyczne powiadomienia o krytycznych terminach umów i zatwierdzeniach. Dzięki temu wszyscy interesariusze są na bieżąco informowani. Oto funkcje oparte na AI, które usprawniają współpracę:

Microsoft Teams wykorzystuje także inteligentnych agentów opracowanych w Microsoft Copilot Studio. Agenci ci usprawniają przepływy pracy zespołów, działając w imieniu osób i zespołów. Ta możliwość zmienia sposób zarządzania umowami, czyniąc proces bardziej efektywnym i skutecznym.

Power Automate do automatyzacji przepływów pracy

Power Automate odgrywa kluczową rolę w automatyzacji przepływów pracy związanych z zarządzaniem umowami. Wykorzystuje AI Builder do usprawnienia wyodrębniania i przetwarzania danych umów. Ta integracja pomaga efektywnie obsługiwać dane nieustrukturyzowane, ograniczając ręczne wprowadzanie danych i błędy. Oto, jak Power Automate usprawnia automatyzację przepływów pracy:

• Power Automate wykorzystuje AI Builder do automatyzacji wyodrębniania i przetwarzania danych umów.
• Taka integracja pomaga efektywnie obsługiwać dane nieustrukturyzowane, ograniczając ręczne wprowadzanie danych i błędy.
• Akcje AI Builder umożliwiają identyfikację i wyodrębnianie kluczowych pól danych z nieustrukturyzowanych umów najmu.
• Wyodrębnione dane są konwertowane do ustrukturyzowanego formatu JSON, co usprawnia dalsze przetwarzanie.
• Automatyzacja ogranicza potrzebę ręcznego nadzoru, pozwalając zespołom skupić się na wyjątkach oznaczonych przez system.

Aby to wdrożyć, możesz utworzyć szablon procesu dla umów, aby zapewnić spójność wyodrębniania danych. Prześlij umowę do narzędzia opartego na AI, które wyodrębni metadane i zapisze je w formacie pliku JSON. Następnie skonfiguruj Power Automate tak, aby odbierał metadane z narzędzia AI i przekazywał je do SharePoint. Takie podejście znacząco wzmacnia rozwiązania do zarządzania umowami.

Funkcje przetwarzania dokumentów przez AI

Funkcje przetwarzania dokumentów przez AI w Microsoft 365 zmieniają sposób obsługi umów. Narzędzia te automatyzują wyodrębnianie kluczowych informacji z dokumentów. Możesz szybko uzyskać dostęp do krytycznych danych, nie przeglądając stron tekstu. Oto kilka podstawowych funkcji, które usprawniają zarządzanie umowami:

• Przetwarzanie języka naturalnego (NLP): Ta technologia pozwala zadawać pytania zwykłym językiem. Możesz pytać o konkretne klauzule lub warunki, a sztuczna inteligencja udziela trafnych odpowiedzi. Na przykład możesz zapytać: „Jakie są warunki płatności w tej umowie?”. AI wskaże odpowiedni fragment i przedstawi go.

• Automatyczna ekstrakcja danych: Narzędzia AI potrafią automatycznie wykrywać i wyodrębniać ważne szczegóły z umów, w tym daty wygaśnięcia, warunki odnowienia i harmonogramy płatności. Dzięki przekształcaniu danych nieustrukturyzowanych w uporządkowane formaty oszczędzasz czas i ograniczasz liczbę błędów podczas przeglądu.

• Inteligentne możliwości wyszukiwania: Dzięki AI możesz przeprowadzać zaawansowane wyszukiwania we wszystkich swoich umowach. Możesz szukać słów kluczowych lub fraz i otrzymywać wyniki, które wyróżniają odpowiednie fragmenty. Ta funkcja eliminuje frustrację związaną z ręcznym wyszukiwaniem i przyspiesza przegląd.

• Integracja z usługą SharePoint: Przetwarzanie dokumentów przez AI płynnie integruje się z usługą SharePoint. Dzięki tej integracji możesz przechowywać i zarządzać umowami w jednym, centralnym miejscu. Wyodrębnione dane są łatwo dostępne, a dokumenty pozostają uporządkowane.

• Kontrola wersji i śledzenie zmian: Narzędzia AI pomagają utrzymywać kontrolę wersji umów. Możesz śledzić zmiany i aktualizacje, dzięki czemu zawsze pracujesz nad najbardziej aktualną wersją. Ta funkcja zmniejsza ryzyko błędów i nieporozumień między członkami zespołu.

Korzystając z tych funkcji przetwarzania dokumentów opartego na AI, zwiększasz efektywność zarządzania umowami. Możesz skupić się na zadaniach strategicznych zamiast grzęznąć w ręcznych przeglądach. Takie podejście nie tylko oszczędza czas, ale także poprawia dokładność i zgodność z przepisami.

Wskazówka: Regularnie sprawdzaj wyodrębnione dane, aby upewnić się, że są dokładne. Narzędzia AI są potężne, ale nadzór człowieka jest niezbędny, by utrzymać jakość.

Wdrożenie AI do przetwarzania dokumentów przekształca Twoje umowy w praktyczne wnioski. Zyskujesz lepszą widoczność i kontrolę nad cyklem życia umów, co prowadzi do lepszego podejmowania decyzji i mniejszego ryzyka.

Wdrażanie zarządzania umowami z wykorzystaniem AI

Ocena obecnych procesów

Zanim wdrożysz zarządzanie umowami z wykorzystaniem AI, musisz ocenić obecne procesy. Ta ocena pomaga zidentyfikować obszary do poprawy i stanowi solidne fundamenty integracji AI. Wykonaj poniższe kroki, aby przeanalizować dotychczasowe praktyki zarządzania umowami:

Oceniając procesy, miej na uwadze następujące kwestie:

• Zidentyfikuj konkretne problemy w obecnym procesie zarządzania umowami.
• Ustal mierzalne cele, jakie chcesz osiągnąć dzięki zarządzaniu umowami z wykorzystaniem AI.
• Ustal priorytety funkcji i możliwości na podstawie potrzeb Twojej organizacji.

Ta dokładna ocena pozwala skutecznie dopasować rozwiązania AI, tak aby odpowiadały Twoim unikalnym wyzwaniom.

Integracja narzędzi AI

Integracja narzędzi AI z istniejącymi przepływami pracy związanymi z zarządzaniem umowami może znacząco zwiększyć efektywność. Oto kilka sprawdzonych praktyk, które warto rozważyć:

• AI może automatyzować wyodrębnianie kluczowych danych i metadanych umów bezpośrednio w usłudze Microsoft 365. Umożliwia to uzupełnianie uporządkowanych danych i automatyzację przepływów pracy.
• Podsumowania umów generowane przez AI przedstawiają w prostym języku najważniejsze warunki. Pomaga to interesariuszom szybko zrozumieć istotne postanowienia bez pełnego przeglądu dokumentu.
• Analityka AI oparta na języku naturalnym pozwala wyszukiwać w dużych repozytoriach umów. Możesz identyfikować umowy według dat wygaśnięcia, klauzul lub odniesień regulacyjnych, uruchamiając automatyczne alerty i przepływy pracy.
• AI może analizować historyczne przepływy pracy związane z umowami, aby wykrywać nieefektywności. Może rekomendować usprawnione ścieżki zatwierdzania dla określonych typów umów.
• Narzędzia takie jak AI Extraction Companion z Contracts 365 działają natywnie w usłudze Microsoft 365, usprawniając zarządzanie danymi umów i automatyzację.

Ponadto Copilot w Microsoft 365, osadzony w aplikacjach takich jak Word i Outlook, pomaga w tworzeniu standardowych fragmentów tekstu, podsumowywaniu umów i proponowaniu lepszych sformułowań. Takie usprawnienie tworzenia i edycji umów w ramach istniejących procesów może zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę błędów.

Konfigurowanie przepływów zatwierdzania

Konfigurowanie przepływów zatwierdzania z wykorzystaniem AI w Microsoft 365 ma kluczowe znaczenie dla sprawnego zarządzania umowami. Oto, jak skonfigurować skuteczne przepływy:

1. Dodaj i skonfiguruj etap AI: Upewnij się, że przypisano Ci kredyty Copilot Studio. W widoku zatwierdzania wybierz przycisk plusa "+" nad etapem ręcznym, wybierz etap AI i nadaj mu nazwę. Napisz jasne instrukcje dla etapu AI, aby mógł podejmować trafne decyzje.
2. Kluczowe funkcje zatwierdzeń wieloetapowych: Obejmują etapy ręcznego zatwierdzania dla interesariuszy, etapy zatwierdzania przez AI do zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz zatwierdzenia warunkowe, które sterują przepływem na podstawie określonych kryteriów.
3. Najlepsze praktyki pisania instrukcji: Skup się na procesie biznesowym, używaj zaawansowanych modeli AI do złożonych zadań i jasno określ kryteria zatwierdzenia lub odrzucenia, aby uniknąć nieporozumień.

Dzięki tym krokom możesz stworzyć solidny przepływ zatwierdzania, który wykorzystuje możliwości AI. Takie podejście nie tylko przyspiesza cykl życia umowy, ale także wzmacnia zgodność z przepisami i ogranicza ryzyko.

Szkolenie personelu w zakresie nowych systemów

Wdrożenie narzędzi AI w procesach zarządzania umowami wymaga czegoś więcej niż samej technologii. Trzeba też zadbać o szkolenie pracowników, by umieli efektywnie korzystać z nowych systemów. Odpowiednie szkolenie zapewnia, że zespół wykorzysta możliwości AI w pełnym zakresie. Oto kluczowe kroki, które warto rozważyć przy szkoleniu personelu:

1. Zidentyfikuj potrzeby szkoleniowe: Oceń aktualny poziom umiejętności zespołu. Ustal, jakie braki w wiedzy istnieją w zakresie narzędzi AI i procesów zarządzania umowami. Ta ocena pomoże dopasować program szkoleń do konkretnych potrzeb.

2. Opracuj plan szkoleń: Przygotuj uporządkowany plan szkoleń, który określa cele, treści i harmonogram. Uwzględnij różne metody, takie jak warsztaty, kursy online i sesje praktyczne. Ta różnorodność pozwoli dotrzeć do różnych stylów uczenia się.

3. Skorzystaj z wiedzy ekspertów: Nawiąż współpracę z ekspertami AI lub konsultantami, którzy mogą podpowiedzieć, jakie są najlepsze praktyki. Mogą oni cennie doradzić, jak maksymalnie wykorzystać AI w zarządzaniu umowami. Warto zaprosić ich do prowadzenia szkoleń lub warsztatów.

4. Zachęcaj do praktycznych ćwiczeń: Pozwól pracownikom ćwiczyć korzystanie z nowych narzędzi AI w kontrolowanym środowisku. Praktyka pomaga utrwalić wiedzę i buduje pewność siebie. Zachęcaj członków zespołu do poznawania funkcji systemów AI i zadawania pytań.

5. Zapewnij stałe wsparcie: Szkolenie nie powinno być jednorazowym wydarzeniem. Oferuj ciągłe wsparcie w postaci kursów przypominających, sesji pytań i odpowiedzi oraz dostępu do materiałów. Dzięki temu zespół będzie na bieżąco z nowymi funkcjami i najlepszymi praktykami.

6. Zbieraj opinie: Po szkoleniach poproś uczestników o informacje zwrotne. Pomogą one wskazać obszary do poprawy w programie szkoleń. Dostosuj podejście na podstawie uzyskanych wniosków.

7. Monitoruj postępy: Śledź, jak zespół zaczyna używać narzędzi AI w codziennej pracy. Regularnie oceniaj wyniki i w razie potrzeby zapewnij dodatkowe szkolenia. Dzięki temu monitorowaniu personel utrzyma wysoki poziom biegłości w obsłudze nowych systemów.

Inwestując w kompleksowe szkolenia, dajesz zespołowi możliwość przyjęcia AI w zarządzaniu umowami. Ta inwestycja prowadzi do wyższej efektywności, mniejszej liczby błędów i lepszej współpracy. Pamiętaj, że sukces wdrożenia AI zależy od tego, jak dobrze pracownicy przystosują się do nowych systemów.

Wskazówka: Zachęcaj do kultury uczenia się w swojej organizacji. Gdy członkowie zespołu czują wsparcie w rozwoju, chętniej sięgają po nowe technologie i procesy.

Praktyczne zastosowania AI

Wyodrębnianie danych z umów

AI znacząco usprawnia wyodrębnianie danych z umów. Dzięki narzędziom zintegrowanym z Microsoft 365 można automatycznie identyfikować kluczowe punkty danych i je wyodrębniać. Ta funkcja oszczędza czas i ogranicza liczbę błędów. Na przykład platforma Contracts 365 wykorzystuje Microsoft Azure OpenAI do wyodrębniania metadanych i ustalania priorytetów ryzyka. Oto jak to działa:

Ta automatyzacja przekształca umowy w praktyczne wnioski, dzięki czemu możesz skupić się na decyzjach strategicznych zamiast na ręcznym wprowadzaniu danych.

Automatyczne kierowanie umów do akceptacji

AI usprawnia też kierowanie umów do akceptacji, dzięki czemu proces zatwierdzania jest szybszy i bardziej efektywny. Microsoft Copilot automatyzuje żądania dotyczące umów, identyfikując osoby zatwierdzające i kierując dokumenty do interesariuszy. Gdy zatwierdzenie się opóźnia, wysyła przypomnienia. Oto najważniejsze korzyści płynące z automatycznego kierowania:

• Microsoft Copilot przygotowuje szkice żądań dotyczących umów i identyfikuje osoby zatwierdzające.
• Power Automate kieruje umowy do akceptacji i wysyła powiadomienia o działaniach następczych, jeśli nie zostanie podjęta żadna czynność.
• Te zautomatyzowane procesy oparte na AI ograniczają ręczne opóźnienia i zmniejszają obciążenie administracyjne.

Dzięki temu, że procesy przebiegają bez wąskich gardeł, możesz skrócić czas realizacji i zwiększyć ogólną efektywność.

Usprawnione procesy zatwierdzania

AI usprawnia proces zatwierdzania, automatyzując rutynowe zadania i efektywnie kierując umowy do akceptacji. Dzięki tej automatyzacji mierzalnie rośnie szybkość i dokładność. Oto, jak AI wpływa na procesy zatwierdzania:

• AI znacząco przyspiesza zatwierdzanie umów, automatyzując rutynowe zadania.
• Inteligentne sugestie klauzul i wstępnie zatwierdzone szablony przyspieszają przygotowywanie umów.
• AI automatycznie prowadzi pełny ślad audytu, eliminując ręczne rejestrowanie zdarzeń.

Te usprawnienia przyspieszają realizację umów i zwiększają zgodność z wymogami. Zautomatyzowane przepływy pracy natychmiast kierują umowę do kolejnej osoby zatwierdzającej, co znacząco skraca czas akceptacji. Dzięki wyeliminowaniu ręcznych przekazań można szybciej zatwierdzać umowy i je podpisywać.

Wskazówka: Wykorzystuj AI w procesach zarządzania umowami, aby zwiększyć efektywność i ograniczyć ryzyko. Przejście od ręcznych do zautomatyzowanych przepływów pracy może przekształcić sposób działania całej organizacji.

Licencjonowanie i wymagania techniczne

Opcje licencjonowania Microsoft 365

Aby skutecznie wykorzystać AI w zarządzaniu umowami, warto poznać opcje licencjonowania dostępne w Microsoft 365. Microsoft oferuje różne plany, które obejmują funkcje AI. Oto najważniejsze z nich:

• Microsoft 365 Business Standard: Ten plan zapewnia podstawowe narzędzia dla małych i średnich firm, w tym Word, Excel i SharePoint.
• Microsoft 365 E3: Ten plan obejmuje zaawansowane funkcje zabezpieczeń i narzędzia zgodności, dzięki czemu sprawdza się w organizacjach o bardziej złożonych potrzebach.
• Microsoft 365 E5: To najbardziej kompleksowy plan, oferujący zaawansowane funkcje AI, analitykę i zabezpieczenia. Jest idealny dla organizacji, które chcą w pełni zintegrować AI z procesami zarządzania umowami.

Wybór odpowiedniej opcji licencyjnej gwarantuje dostęp do narzędzi niezbędnych do integracji AI. Oceń potrzeby swojej organizacji, aby wybrać najbardziej odpowiedni plan.

Wymagania techniczne integracji AI

Integracja rozwiązań AI z systemem zarządzania umowami wymaga spełnienia określonych wymagań technicznych. Oto tabela z ich zestawieniem:

Spełnienie tych wymagań pozwala w pełni wykorzystać korzyści płynące z AI w procesach zarządzania umowami.

Organizacje często napotykają trudności podczas konfigurowania wymagań licencyjnych i technicznych dla zarządzania umowami z wykorzystaniem AI. Oto kilka typowych problemów:

• Jakość i dostępność danych: Czyste i kompleksowe dane mają kluczowe znaczenie dla skutecznych analiz AI.
• Złożoność integracji: Bezproblemowa współpraca z istniejącymi systemami jest niezbędna, aby AI działała prawidłowo.
• Stronniczość algorytmów i przejrzystość: Zrozumienie procesów podejmowania decyzji przez AI jest kluczowe, aby uniknąć stronniczych wyników.
• Kwestie bezpieczeństwa i prywatności: Ochrona poufnych informacji i przestrzeganie przepisów ma krytyczne znaczenie.
• Brak wykwalifikowanego personelu: Niedobór specjalistów w dziedzinie AI i nauki o danych może utrudnić wdrożenie.
• Skalowalność i wydajność: Systemy AI muszą efektywnie obsługiwać rosnące ilości danych i użytkowników.
• Zarządzanie zmianą i adopcja przez użytkowników: Potrzebne są skuteczne strategie, które ułatwią użytkownikom akceptację nowych rozwiązań AI.
• Zmieniające się modele licencjonowania: AI musi dostosowywać się do nowych i zmieniających się ram licencjonowania oprogramowania.

Radząc sobie z tymi wyzwaniami, możesz zapewnić sprawniejsze wdrożenie AI w procesach zarządzania umowami.

Korzyści płynące z AI w zarządzaniu cyklem życia umów

Większa wydajność i dokładność

Narzędzia AI znacząco zwiększają wydajność i dokładność w zarządzaniu cyklem życia umów. Dzięki automatyzacji zadań, takich jak wprowadzanie i wydobywanie danych, ograniczasz ręczną pracę i minimalizujesz liczbę błędów. Zaawansowane algorytmy analizują umowy, wykrywają ryzyka i dostarczają konkretnych wniosków wspierających podejmowanie świadomych decyzji. Oto kilka kluczowych korzyści:

• Systemy AI zwiększają widoczność i przejrzystość, umożliwiając monitorowanie umów w czasie rzeczywistym.
• Automatyczne alerty o krytycznych terminach pomagają ograniczać ryzyko i zapewniać zgodność z warunkami umów.
• Platformy AI efektywnie obsługują duże zbiory umów, usprawniając przepływy pracy i możliwości podejmowania decyzji.

Dzięki tym usprawnieniom przegląd i zatwierdzanie umów przebiegają szybciej, a zarządzanie umowami staje się bardziej usprawnionym procesem.

Zwiększona zgodność z przepisami i ograniczanie ryzyka

AI wspiera zwiększanie zgodności z przepisami i ograniczanie ryzyka w zarządzaniu umowami. Dzięki możliwości szybkiego przetwarzania dużej liczby umów narzędzia AI precyzyjnie oznaczają potencjalne zagrożenia. Wyjaśniają, dlaczego określone warunki są problematyczne, i proponują alternatywy. Oto kilka zalet:

• Predykcyjne analizy AI pomagają udoskonalać szablony umów i strategie negocjacyjne, minimalizując liczbę niespodzianek.
• Systemy oparte na AI pomagają zachować zgodność z obowiązkami prawnymi i regulacyjnymi.
• Identyfikując ryzyko wcześnie, możesz podjąć działania zapobiegawcze, zanim sytuacja się zaostrzy.

Takie proaktywne podejście chroni nie tylko organizację, ale także buduje kulturę zgodności i odpowiedzialności.

Lepsza współpraca i wgląd w dane

Zarządzanie umowami oparte na AI sprzyja lepszej współpracy zespołów i lepszemu wglądowi w dane. Generatywna AI wyjaśnia kluczowe elementy umów, dzięki czemu interesariusze bez głębokiej wiedzy prawniczej mogą zrozumieć ich warunki. Na podstawie danych historycznych system proponuje sformułowania zgodne z preferowanymi warunkami organizacji, co przyspiesza zawieranie umów i zapewnia spójność. Oto kilka korzyści dla współpracy:

• Platformy umów wspierane przez AI oferują wspólne pulpity, zautomatyzowane przepływy pracy i wgląd w dane w czasie rzeczywistym.
• Funkcje te umożliwiają zespołom efektywną współpracę, eliminując opóźnienia i silosy informacyjne.
• AI zapewnia wspólną platformę, która usprawnia współpracę zespołów prawnych, zakupowych i sprzedażowych.

Dzięki sugerowaniu zmian w klauzulach i rozwiązywaniu konfliktów AI ogranicza wąskie gardła, co przyspiesza finalizowanie transakcji. Takie środowisko współpracy sprzyja wspólnemu rozumieniu skutków zapisów umownych, a w efekcie napędza sukces biznesowy.

Wskazówka: Wykorzystaj AI w zarządzaniu cyklem życia umów, aby osiągnąć nowy poziom wydajności, zgodności i współpracy. Przejście od procesów ręcznych do rozwiązań opartych na AI może przekształcić Twoją działalność.

Wdrożenie AI w procesach zarządzania umowami w usługach Microsoft 365 może przekształcić Twoją działalność. Możesz osiągnąć wyższą wydajność, lepszą dokładność i większą zgodność z przepisami. Kluczowe korzyści to:

• Ograniczenie ręcznej pracy przy obsłudze dokumentów
• Oszczędności kosztów dla kancelarii prawnych dzięki automatyzacji
• Przejrzystość gotowa na audyt, z weryfikowalnymi dowodami

Dzięki zarządzaniu umowami z wykorzystaniem AI zespół może sprawniej obsługiwać większą liczbę dokumentów. Ułatwia to podejmowanie decyzji dzięki analizom AI. Rozważ wdrożenie tych rozwiązań, aby usprawnić przepływy pracy i zwiększyć ogólną skuteczność.

Pamiętaj, że udane wdrożenie AI wymaga uwagi na jakość danych, integrację i stałe wsparcie.

Często zadawane pytania

Czym jest zarządzanie umowami z wykorzystaniem AI?

Zarządzanie umowami z wykorzystaniem AI polega na użyciu sztucznej inteligencji do automatyzacji i usprawnienia procesów związanych z obsługą umów. Ułatwia wykonywanie zadań takich jak wyodrębnianie danych, procesy zatwierdzania i kontrole zgodności, dzięki czemu zarządzanie umowami staje się bardziej efektywne.

W jaki sposób AI zwiększa efektywność pracy z umowami?

AI zwiększa efektywność pracy z umowami, automatyzując powtarzalne zadania, ograniczając błędy ręczne i przyspieszając przeglądy dokumentów. Dzięki temu możesz skupić się na decyzjach strategicznych zamiast grzęznąć w papierkowej robocie.

Czy AI może pomóc w kwestiach zgodności z przepisami?

Tak, AI może pomóc w kwestiach zgodności, zapewniając zautomatyzowane kontrole i powiadomienia dotyczące zobowiązań wynikających z umów. Dzięki temu jesteś na bieżąco z terminami i wymogami regulacyjnymi, co zmniejsza ryzyko niezgodności.

Jakie narzędzia w Microsoft 365 wspierają zarządzanie umowami z wykorzystaniem AI?

Microsoft 365 oferuje kilka narzędzi do zarządzania umowami z wykorzystaniem AI, m.in. SharePoint do zarządzania dokumentami, Teams do współpracy oraz Power Automate do automatyzacji przepływów pracy. Narzędzia te współpracują ze sobą, usprawniając procesy związane z umowami.

Czy szkolenie jest niezbędne do korzystania z narzędzi AI?

Tak, szkolenie jest kluczowe dla efektywnego korzystania z narzędzi AI w zarządzaniu umowami. Odpowiednie przeszkolenie sprawia, że zespół rozumie, jak wykorzystać te narzędzia, maksymalizując ich korzyści i poprawiając ogólną efektywność.

Jak mogę ocenić obecne procesy zarządzania umowami?

Obecne procesy możesz ocenić, analizując cały cykl życia umowy, identyfikując role, rozumiejąc nakłady czasu i budżetu oraz rozpoznając mocne strony i obszary wymagające poprawy. Ta ocena pomaga dopasować rozwiązania AI do Twoich potrzeb.

Jakie są opcje licencjonowania AI w Microsoft 365?

Microsoft 365 oferuje różne opcje licencjonowania AI, w tym plany Business Standard, E3 i E5. Każdy plan zapewnia inne funkcje, dlatego wybierz ten, który odpowiada potrzebom Twojej organizacji w zakresie zarządzania umowami z wykorzystaniem AI.

Jak zintegrować AI z istniejącymi przepływami pracy?

Zintegruj AI, automatyzując wyodrębnianie danych, konfigurując procesy zatwierdzania i korzystając z narzędzi opartych na AI w Microsoft 365. Taka integracja zwiększa efektywność i usprawnia procesy zarządzania umowami.

🎧 Posłuchaj tego odcinka

Szukasz praktycznego wyjaśnienia tematu Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents? Ten odcinek w przystępny sposób omawia zagadnienie i pokazuje, dlaczego ma znaczenie dla Microsoft 365, Azure, Power Platform, bezpieczeństwa, AI i nowoczesnej pracy.

Posłuchaj tego odcinka, jeśli chcesz:

• Zrozumieć kluczowe koncepcje stojące za tematem Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents
• Zobaczyć, jak temat ten wpisuje się w szerszy ekosystem technologii Microsoft
• Dowiedzieć się, gdzie może przynieść praktyczną wartość dla Twojej organizacji

Może Cię też zainteresować ten powiązany odcinek M365 FM:

• Zarządzanie umowami z AI za pomocą SharePoint Premium i Copilot
• AI Agents - Simply Explained
• Od danych do inteligentnych agentów: budowanie zaufanej sztucznej inteligencji dla przedsiębiorstw w Microsoft AI Foundry z Shubhangi Goyal [MVP]
• Agenci Microsoft 365 Copilot: realna wartość biznesowa z Steve Corey [MVP]
• Microsoft Entra Agent ID: bezpieczna tożsamość dla agentów AI

Odkrywaj więcej praktycznych rozmów o technologiach Microsoft na M365 FM.