Comment créer une liste déroulante dans Excel (validation des données)

Par Mirko Peters · 2026-11-12

Comment créer une liste déroulante dans Excel avec la validation des données : constituer la liste, définir la source, ajouter des alertes, la maintenir à jour et résoudre les problèmes courants.

Traduit automatiquement par IA à partir de l'article original. Lire l'original en anglais

Pour créer une liste déroulante dans Excel, saisissez vos choix dans une colonne, sélectionnez la cellule qui doit les proposer, ouvrez Données > Validation des données, choisissez Liste dans la zone Autoriser et sélectionnez vos choix comme Source. C’est tout ce qu’exige la version de base. Cet article s’adresse aux utilisateurs d’Excel qui conçoivent des tableaux de suivi, des formulaires, des bons de commande ou des modèles, et qui souhaitent que les utilisateurs choisissent parmi des valeurs fixes plutôt que de les saisir. Vous y trouverez la méthode pas à pas, les options importantes de la boîte de dialogue, trois façons de maintenir la liste à jour, ainsi que les situations où les listes déroulantes cessent discrètement de fonctionner.

Points clés

• Créez une liste déroulante dans Excel via Données, Validation des données : choisissez Liste dans la zone Autoriser, puis indiquez dans la zone Source la plage contenant vos valeurs.
• Placez les valeurs dans un tableau Excel (Ctrl+T) : la liste déroulante s’agrandit lorsque vous ajoutez des éléments à la fin de la liste.
• Définissez le style de l’alerte d’erreur : Arrêt bloque toute entrée absente de la liste, tandis que Avertissement et Informations autorisent les autres saisies.
• La validation ne contrôle que ce que l’utilisateur saisit. Le collage ou le remplissage de cellules peut contourner la liste ; protégez donc la feuille si la liste doit être stricte.
• Une liste déroulante a la largeur de sa cellule : élargissez la colonne si les entrées longues sont tronquées.

La fonctionnalité à l’origine de la liste s’appelle la validation des données. Le guide de Microsoft sur la création d’une liste déroulante couvre Excel pour Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 et 2016. Les limites et les solutions présentées ci-dessous proviennent de cette page, de la page de Microsoft sur l’ajout ou la suppression d’éléments, ainsi que de ses notes sur la validation des données en détail.

Créer une liste déroulante à partir d’une plage de cellules

Une liste qui lit ses valeurs dans des cellules est la version que vous utiliserez le plus souvent. Vous voyez les valeurs, vous pouvez les modifier à un seul endroit et les réutiliser.

1. Saisissez les éléments. Tapez-les dans une colonne d’une nouvelle feuille de calcul, une valeur par cellule. Un en-tête au-dessus d’elles est acceptable, à condition de ne pas le sélectionner dans un instant.
2. Transformez la plage en tableau (recommandé). Sélectionnez une cellule quelconque de la liste et appuyez sur Ctrl+T. Microsoft recommande cette méthode, car les listes déroulantes basées sur un tableau se mettent à jour lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments.
3. Sélectionnez la cellule cible. Il s’agit de la cellule dans laquelle la liste déroulante doit apparaître. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs cellules et leur attribuer la même liste.
4. Ouvrez la Validation des données. Accédez à l’onglet Données et sélectionnez Validation des données.
5. Choisissez Liste. Dans l’onglet Paramètres, ouvrez la zone Autoriser et sélectionnez Liste.
6. Définissez la source. Cliquez dans la zone Source, puis sélectionnez votre liste sur la feuille. Dans l’exemple de Microsoft, la liste se trouve dans les cellules A2:A9 d’une feuille nommée Cities, et la ligne d’en-tête en A1 est exclue afin de ne pas devenir un choix possible.
7. Cochez les cases. Laissez Liste déroulante dans la cellule cochée, car c’est elle qui affiche la flèche. Cochez Ignorer les blancs si les utilisateurs peuvent laisser la cellule vide.
8. Sélectionnez OK.

Cliquez sur la cellule. Une flèche apparaît, et les choix s’ouvrent en dessous. C’est toute la méthode.

Si la commande Validation des données est grisée, Microsoft explique que la feuille de calcul est peut-être protégée ou partagée. Supprimez la protection de la feuille ou arrêtez le partage du classeur, puis réessayez. La commande est aussi indisponible pendant que vous saisissez dans une cellule : appuyez d’abord sur Entrée ou Échap.

Placer la liste sur une autre feuille

Vous êtes libre de conserver les valeurs sur une autre feuille, et pour tout ce que vous partagez, c’est une bonne idée. Cela garde la feuille de travail propre, et vous pouvez masquer la feuille de liste. Microsoft recommande de masquer et de protéger cette feuille afin que personne ne modifie les choix par inadvertance. Sélectionnez la liste sur l’autre feuille pendant que la zone Source est active, et Excel renseigne la référence.

Saisir directement les éléments

Pour une liste courte qui ne change jamais, comme Oui, Non, Peut-être, vous pouvez vous passer des cellules et saisir les éléments dans la zone Source, séparés par des virgules. La page de Microsoft sur la modification des listes présente le format sous la forme Yes,No,Maybe, sans espace après les virgules. C’est rapide, mais cela cache les valeurs dans la règle de validation. Quiconque souhaite les modifier doit ouvrir la boîte de dialogue Validation des données. Pour toute liste dépassant une poignée d’éléments, utilisez des cellules.

Rendre la liste lisible

Une liste déroulante a la largeur de la cellule qui la contient. Si les entrées longues sont tronquées, élargissez la colonne. Microsoft recommande aussi de vérifier que la largeur de colonne et la hauteur de ligne permettent d’afficher toutes les entrées. Si vous modifiez la liste plus tard, vérifiez de nouveau la largeur.

Ajouter des messages et définir le niveau de rigueur de la liste

Les deux onglets facultatifs de la boîte de dialogue Validation des données transforment une simple liste en formulaire exploitable.

Le message de saisie

Sous l’onglet Message de saisie, cochez Afficher le message de saisie quand la cellule est sélectionnée, puis ajoutez un titre et un message. Le texte apparaît sous forme de courte info-bulle lorsque l’utilisateur sélectionne la cellule. Microsoft autorise un message de 225 caractères au maximum. Utilisez-le pour indiquer ce qu’attend le champ, par exemple « Choisissez le service qui prend en charge cette dépense ».

L’alerte d’erreur

Sous l’onglet Alerte d’erreur, cochez Afficher une alerte d’erreur après la saisie de données non valides et choisissez un Style. Cela détermine ce qui se passe lorsqu’un utilisateur saisit une valeur absente de la liste :

• Arrêt empêche la saisie de valeurs absentes de la liste. Utilisez-le lorsque les valeurs alimentent des formules, des rapports ou un tableau croisé dynamique et qu’une faute de frappe les casserait.
• Avertissement affiche votre message mais autorise tout de même une valeur absente de la liste.
• Information affiche également un message et autorise la saisie.

Saisissez un titre et un message. Si vous laissez les deux vides, Excel utilise le titre « Microsoft Excel » et le message « La valeur que vous avez saisie n’est pas valide. Un utilisateur a restreint les valeurs pouvant être saisies dans cette cellule. » Ce message n’aide personne : rédigez le vôtre, par exemple « Choisissez une valeur dans la liste, ou demandez au propriétaire de l’ajouter. »

Recommandation : utilisez Arrêt pour tout ce qui alimente un rapport. Utilisez Avertissement dans un modèle où les utilisateurs ont parfois besoin d’une exception et où vous préférez la voir plutôt que la bloquer.

Mettre à jour la liste déroulante

Une liste qui ne suit pas vos données finit toujours par être contournée. La méthode de mise à jour dépend de la manière dont la source a été créée. Ces étapes proviennent de la page de Microsoft sur l’ajout ou la suppression d’éléments.

Si la source est un tableau

Accédez à la fin de la liste et saisissez le nouvel élément. Excel met à jour les listes déroulantes qui utilisent la liste. Pour supprimer un élément, sélectionnez-le et appuyez sur Supprimer. Pour combler l’espace lorsque vous supprimez un élément au milieu, faites un clic droit sur sa cellule, choisissez Supprimer, puis sélectionnez OK afin que les cellules remontent. Appuyer seulement sur Supprimer efface le contenu de la cellule et laisse une ligne vide dans la liste.

C’est pourquoi le tableau vaut la peine de cette manipulation supplémentaire au départ. Vous n’avez plus jamais à modifier la règle de validation.

Si la source est une plage nommée

Une plage nommée ne s’agrandit pas toute seule lorsque vous saisissez des données en dessous. Après avoir ajouté ou supprimé des éléments, modifiez la plage :

1. Accédez à Formules > Gestionnaire de noms.
2. Sélectionnez la plage nommée.
3. Dans la zone Fait référence à, supprimez la référence actuelle et sélectionnez toutes les cellules qui contiennent la liste.
4. Sélectionnez Fermer, puis Oui pour enregistrer.

Si vous ne connaissez pas le nom, sélectionnez la liste et lisez-le dans la zone Nom, à côté de la barre de formule. Pour créer une plage nommée, utilisez d’abord Définir un nom dans l’onglet Formules. Vous saisissez ensuite le nom précédé d’un signe égal, par exemple =Choices, dans la zone Source. Une plage nommée est pratique lorsque la même liste alimente des listes déroulantes sur plusieurs feuilles.

Si la liste est saisie directement dans la zone Source

Sélectionnez une cellule qui contient la liste déroulante, allez dans Données > Validation des données, puis modifiez les éléments dans l’onglet Paramètres. Cochez Appliquer ces modifications à toutes les autres cellules ayant les mêmes paramètres pour que chaque cellule soumise à la même règle reçoive la modification.

Pourquoi une liste déroulante cesse de fonctionner

La plupart des problèmes proviennent d’un petit nombre de causes, documentées par Microsoft.

La validation ne bloque pas les données collées. Microsoft explique que la validation des données n’affiche des messages et n’empêche les entrées non valides que lorsque l’utilisateur saisit directement dans une cellule. Si quelqu’un copie une valeur provenant d’ailleurs et la colle, ou fait glisser la poignée de recopie, la règle ne s’applique pas à ce qui arrive. Si la liste doit être stricte, désactivez Activer la poignée de recopie et le glisser-déplacer de cellule dans Fichier > Options > Avancé > Options d’édition, puis protégez la feuille de calcul. Vous perdrez aussi une partie de la souplesse d’utilisation, donc ne le faites que sur les feuilles où l’exactitude est la plus critique.

Les valeurs existantes ne sont pas vérifiées. Si vous ajoutez une liste à des cellules qui contiennent déjà des données, Excel ne signale pas les anciennes valeurs. Pour repérer celles qui ne sont pas conformes, sélectionnez les cellules et utilisez Données > Validation des données > Entourer les données non valides. Les cercles disparaissent lorsque vous corrigez les entrées.

Les feuilles protégées bloquent la saisie. Terminez vos paramètres de validation avant de protéger la feuille ou le classeur. Désactivez l’option Verrouillée sur les cellules que les utilisateurs doivent renseigner en premier, sinon ils ne pourront pas utiliser la liste déroulante. Vous ne pouvez pas modifier les paramètres de validation dans un classeur partagé ou protégé.

Erreurs de formule. Microsoft indique que la validation est ignorée lorsque les formules des cellules concernées renvoient des erreurs telles que #REF! ou #DIV/0!. Il précise également que le calcul manuel peut empêcher la validation de fonctionner correctement. Réglez donc le calcul sur Automatique.

Tableaux liés. Vous ne pouvez pas ajouter la validation des données à un tableau Excel lié à un site SharePoint. Commencez par dissocier le tableau ou le convertir en plage.

Rechercher les cellules qui ont une règle. Dans l’onglet Accueil, ouvrez Rechercher et sélectionner et choisissez Validation des données. Toutes les cellules de la feuille dotées d’une validation sont alors sélectionnées.

Supprimer la liste. Sélectionnez la cellule, puis utilisez Données > Validation des données > Paramètres > Effacer tout.

Excel pour le web

Excel pour le web est l’endroit où vous devriez tester votre fichier avant de vous y fier. La page de Microsoft consacrée à la validation des données indique que, pour les classeurs utilisés dans Excel Web App, la validation doit d’abord être créée dans la version de bureau. Cette remarque est ancienne, et la version de votre navigateur peut se comporter différemment. La page de Microsoft sur les listes déroulantes ne donne par ailleurs aucune étape propre au web. Créez donc la liste dans Excel de bureau, enregistrez le classeur, puis ouvrez-le dans le navigateur pour voir comment il se comporte chez vos collègues.

Erreurs courantes

• Sélectionner la cellule d’en-tête dans la plage Source, afin que « Cities » apparaisse comme choix.
• Saisir les éléments avec des espaces après les virgules, puis se demander pourquoi les entrées affichent un espace en trop.
• Utiliser une plage nommée sans penser qu’elle doit être modifiée lorsque la liste s’allonge.
• Régler l’alerte d’erreur sur Information et s’attendre à ce qu’elle bloque les fautes de frappe. Seul le type Arrêt les bloque.
• Protéger la feuille avant de déverrouiller les cellules de saisie.
• Croire que la liste déroulante garantit des données collées propres.
• Laisser la colonne trop étroite, de sorte que les entrées longues paraissent tronquées et que les utilisateurs choisissent la mauvaise valeur.

Sujets connexes à explorer

• Listes qui s’allongent toutes seules. Les tableaux sont la solution la plus simple. Une plage nommée basée sur une formule constitue l’autre option si vous avez besoin de davantage de contrôle, et elle mérite son propre test avant tout déploiement.
• Listes déroulantes dépendantes. Une seconde liste qui change en fonction du premier choix, par exemple le pays et la ville. Les pages Microsoft citées plus haut ne traitent pas ce cas : considérez-le comme un projet distinct et testez-le sur une copie.
• Formulaires et zones de liste déroulante. Microsoft consacre un article distinct à l’ajout d’une zone de liste ou d’une zone de liste déroulante dans une feuille de calcul. Ces contrôles demandent davantage de configuration que la validation des données.
• Afficher ou masquer une liste en fonction d’une autre cellule. Cela nécessite généralement une mise en forme conditionnelle ou du VBA, et il convient de tester la solution sur une copie du fichier.
• Commencer par un nettoyage. Si votre liste source contient des doublons, supprimez-les avant de créer la liste déroulante. Notre article sur la suppression des doublons dans Excel vous explique comment procéder.

Prochaine étape

Pour créer une liste déroulante Excel fiable, appuyez-vous sur un tableau, définissez l’alerte d’erreur sur Arrêt et testez la saisie manuelle ainsi que le collage. Protégez ensuite la feuille si les choix doivent rester stricts, et consignez l’emplacement de la liste afin que la personne suivante puisse la mettre à jour.