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Blog · Mirko Peters

Paramètres de Microsoft Teams expliqués : guide complet pour les administrateurs et les utilisateurs

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Découvrez les paramètres les plus importants de Microsoft Teams concernant les notifications, les réunions, la messagerie, les appareils, la confidentialité, les applications et le contrôle organisationnel.

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Cover: Harden Microsoft Teams Security and Guest Access

Microsoft Teams réunit la messagerie instantanée, les réunions, les fichiers et les applications en un seul endroit. Mais soyons honnêtes : la vraie valeur ajoutée se révèle lorsque vous maîtrisez vos paramètres. Ce guide couvre tous les paramètres essentiels, de la gestion de vos notifications, pour qu'elles ne deviennent pas envahissantes, à la protection des informations de votre équipe et au respect de vos obligations de conformité. Vous découvrirez comment personnaliser Microsoft Teams, gérer vos profils, appliquer des stratégies et régler correctement votre audio et votre vidéo pour chaque appel.

Que vous découvriez Teams ou que vous cherchiez à améliorer votre configuration, ce guide est fait pour vous. Vous souhaitez en savoir plus sur la sécurité, la gouvernance ou la conformité ? N'hésitez pas à consulter nos analyses sur la gouvernance de Teams et à écouter nos conseils sur les bonnes pratiques de renforcement de la sécurité de Teams pour protéger votre espace de travail numérique. Faisons en sorte que Teams travaille pour vous, et non l'inverse.

Premiers pas avec les paramètres généraux de Teams dans l'application

Commencez par le plus important : apprendre à vous repérer dans les paramètres de l'application Teams est le moyen le plus rapide de ne plus laisser les options par défaut dicter votre journée de travail. Pour commencer, repérez votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de la fenêtre Teams. Cliquez dessus, puis sélectionnez « Paramètres » dans le menu déroulant. Le panneau qui s'affiche est votre centre de commande pour tout, des ajustements de notifications à la personnalisation de l'apparence et des préférences relatives aux appareils.

La première étape consiste généralement à ouvrir l'onglet « Général ». Vous y trouverez des choix concernant le thème de Teams, le comportement de l'application (comme le démarrage automatique) et la disposition de l'interface. Considérez-le comme le tableau de bord de votre expérience quotidienne. Ces réglages ne sont pas de simples détails : les bons paramètres peuvent réellement améliorer votre confort, votre concentration et votre productivité, en particulier si vous alternez entre le bureau, le domicile et les déplacements.

Il est important de savoir que certains paramètres sont personnels (ils vous suivent, même si vous utilisez plusieurs appareils), tandis que d'autres sont gérés par votre administrateur informatique et s'appliquent à l'ensemble de votre organisation. Lors de votre première connexion à Teams, l'application vous guidera à travers quelques choix initiaux, mais ne vous inquiétez pas : tout peut être modifié ultérieurement selon vos besoins. Pour des contrôles plus avancés, les administrateurs disposent des options du Centre d'administration Microsoft Teams pour des éléments tels que les stratégies de sécurité, la conformité et la gestion des appareils. Ce que vous voyez, ou ce que vous êtes autorisé à modifier, peut donc varier selon la configuration de votre entreprise.

Si vous êtes un nouvel utilisateur, n'hésitez pas à explorer l'application. Des info-bulles utiles sont disponibles, et Microsoft met constamment Teams à jour : il vaut donc la peine de revenir régulièrement sur ces panneaux. Ensuite, nous nous pencherons sur les préférences d'apparence et de langue, car personne n'a envie de passer huit heures par jour devant des paramètres qui ne lui conviennent pas.

Personnaliser l'apparence et la langue dans Teams

  1. Changer de thème : accédez à Paramètres > Général, puis choisissez entre les thèmes Par défaut (clair), Sombre ou Contraste élevé. Le mode sombre est idéal pour les soirées tardives, et le contraste élevé améliore la lisibilité.
  2. Ajuster la disposition de l'application : modifiez l'aspect de la fenêtre Teams en basculant l'orientation de la barre d'applications à gauche ou en haut, selon votre façon de travailler.
  3. Changer de langue : sous Paramètres > Général (ou Langue), sélectionnez la langue d'affichage de votre choix. Teams se met à jour immédiatement après l'enregistrement, vous permettant ainsi de travailler dans la langue qui vous convient le mieux.
  4. Définir les formats de date et d'heure : ajustez la région et les formats de date et d'heure pour une planification précise, particulièrement utile si vous travaillez avec des personnes réparties dans plusieurs fuseaux horaires.
  5. Personnaliser l'apparence des messages : jouez avec la densité des conversations et la taille de police pour faciliter la lecture si l'affichage standard vous semble trop chargé ou trop aéré.

Configurer le fuseau horaire et la région : paramètres Windows et macOS

Pour que vos réunions et vos messages restent sur les rails, il faut commencer par vérifier que Teams correspond au fuseau horaire et aux préférences régionales de votre appareil. Lorsque la région ou le fuseau horaire de votre ordinateur ne correspond pas, vous risquez de manquer des réunions, de voir des horodatages déroutants et de vous retrouver en retard, ce qui est gênant. Teams synchronise ces paramètres avec votre système d'exploitation pour une expérience fluide, mais il est toujours judicieux de vérifier.

Sous Windows, accédez à Paramètres > Heure et langue > Date et heure. Vérifiez que l’option « Définir automatiquement le fuseau horaire » est activée ou, si vous changez souvent de lieu, sélectionnez manuellement votre fuseau horaire actuel. Pour la région, rendez-vous dans Paramètres > Heure et langue > Région afin de vous assurer que les dates, les heures et les invitations de calendrier s’affichent correctement dans Teams (et dans les autres applications Microsoft 365).

Sous macOS, ouvrez Réglages du système > Général > Date et heure. Configurez le fuseau horaire pour qu’il se mette à jour automatiquement, ou choisissez-le manuellement pour un contrôle plus précis. Le menu Région des Réglages du système vous permet de sélectionner votre pays et vos formats préférés, un point essentiel pour ceux qui travaillent avec des équipes réparties sur plusieurs continents.

Pourquoi cela compte-t-il pour le travail hybride ou mobile ? Parce que des paramètres corrects évitent que les invitations de réunion ne glissent vers la mauvaise heure, voire ne se perdent complètement. Pour ceux qui alternent entre bureau et travail à distance, des paramètres exacts réduisent la confusion lors des changements de lieu ou d’appareil. Vérifiez tout après un déplacement ou une connexion depuis un nouvel appareil pour éviter des problèmes de calendrier par la suite.

Notifications et activité : rester informé dans Teams

Vous essayez de travailler alors que Teams émet un son, une alerte ou une vibration toutes les quelques minutes ? Vous n’êtes pas seul. Teams propose des contrôles de notification complets pour réduire le bruit sans manquer l’essentiel. Dans le panneau des paramètres de Teams, repérez « Notifications ». Vous pouvez y définir comment, quand et où recevoir des alertes pour les messages, les conversations, les réunions et les mentions.

Toutes les notifications ne se valent pas : certaines demandent votre attention, d’autres encombrent simplement votre fil d’activité. Ajustez vos alertes pour les conversations, les canaux et les réponses, ou définissez des règles de notification personnalisées pour des équipes spécifiques. Les e-mails récapitulant l’activité manquée peuvent vous aider à rattraper votre retard, mais il faut trouver le bon équilibre pour que votre boîte de réception ne devienne pas une seconde source de stress. Les cartes adaptatives, c’est-à-dire des notifications personnalisées et interactives dans Teams, vous permettent d’agir sur les mises à jour directement dans le volet de notification, ce qui limite les distractions et préserve votre productivité (pour en savoir plus, consultez cet article approfondi sur les cartes adaptatives).

Astuce : vérifiez vos paramètres « Heures de silence » ou « Ne pas déranger », surtout si vous collaborez entre différents fuseaux horaires. Cela vous aide à bien séparer le temps de travail et le temps personnel, tout en restant réactif face aux mises à jour prioritaires. Vous pouvez aussi personnaliser les types d’activité qui apparaissent dans votre fil d’activité, afin de filtrer le bruit de fond et de ne jamais manquer une mention directe importante ou une mise à jour urgente de votre équipe.

N’oubliez pas : prendre quelques minutes pour personnaliser vos notifications aujourd’hui vous fera gagner en sérénité et en concentration demain. N’hésitez pas à expérimenter pour trouver le réglage idéal. Il s’agit de contrôler le flux d’informations, et non de vous laisser submerger par lui.

Activer le mode d’efficacité et le démarrage automatique de Teams

Fonctionnalités d’accessibilité et navigation au clavier dans Microsoft Teams

  1. Prise en charge des lecteurs d’écran : Teams est compatible avec les principaux lecteurs d’écran, afin que les utilisateurs malvoyants puissent naviguer facilement dans les conversations, les réunions et les fichiers.
  2. Contrastes élevés et thèmes sombres : rendez-vous dans Paramètres > Général pour activer les thèmes à contraste élevé ou sombre. Le contenu est ainsi plus confortable à l’œil et la lisibilité s’améliore pour tous les utilisateurs.
  3. Raccourcis clavier : accédez à des dizaines de commandes clavier (Ctrl+Point ouvre la liste des raccourcis), ce qui permet de passer plus rapidement d’une section à l’autre, de couper ou rétablir le micro, ou de démarrer des réunions sans souris.
  4. Sous-titres en direct et transcriptions : activez les sous-titres en direct pendant les réunions pour améliorer l’accessibilité et aider les participants à suivre les échanges dans les environnements bruyants.

Configurer les périphériques audio et vidéo pour les réunions Teams

  1. Sélectionner et tester les périphériques audio et vidéo : accédez à Paramètres > Appareils et choisissez le microphone, le haut-parleur et la caméra de votre choix. Utilisez l’option « Passer un appel test » pour vérifier la configuration avant les réunions.
  2. Résoudre les problèmes de périphériques : si vous ne vous entendez pas ou si l’on ne vous entend pas, vérifiez vos périphériques d’entrée et de sortie, à la fois dans Teams et dans les paramètres système de votre ordinateur. Redémarrez Teams ou débranchez et rebranchez les périphériques si nécessaire.
  3. Utiliser les aperçus des périphériques : prévisualisez les paramètres de la caméra et du micro avant de rejoindre un appel, afin d’éviter les mauvaises surprises techniques en pleine réunion.
  4. Optimiser pour le travail hybride : envisagez de synchroniser vos profils d’appareils si vous passez régulièrement du bureau au domicile, et utilisez l’intégration de Teams Rooms pour des transitions fluides lors des réunions hybrides.

Gérer les appareils distants et l’accès des invités dans Teams

Le travail à distance ne consiste pas seulement à se connecter depuis son domicile : il s’agit aussi de s’assurer que vos appareils et vos utilisateurs invités sont gérés en toute sécurité. Teams vous permet de contrôler la manière dont les partenaires externes et les collègues à distance accèdent aux ressources partagées, aux réunions et aux canaux. Vous pouvez gérer les règles de connexion des appareils, définir des stratégies d’accès conditionnel et contrôler les autorisations des applications pour une protection renforcée.

L’accès des invités est une arme à double tranchant : d’un côté, il favorise la collaboration ; de l’autre, laissé ouvert, il peut devenir un risque pour les données. C’est pourquoi Teams propose des paramètres d’invité granulaires, à la fois dans l’application et dans le Centre d’administration. Les administrateurs informatiques peuvent appliquer des stratégies d’accès pour les invités, en restreignant les fichiers, les conversations ou les réunions auxquels les invités peuvent participer, tandis que les utilisateurs peuvent consulter et gérer les invités ayant accès à certaines équipes ou à certains documents.

Teams peut également aider les organisations à renforcer leur posture de sécurité en exigeant l’authentification multifacteur pour les utilisateurs externes, en bloquant les protocoles d’authentification hérités et en examinant régulièrement les autorisations. Les paramètres permettent de bloquer les connexions d’appareils distants provenant de réseaux non fiables, ou de n’autoriser l’accès que dans des conditions précises. Pour une vue d’ensemble complète des stratégies de sécurité en cinq couches et des conseils détaillés, consultez ce guide de renforcement de la sécurité de Teams.

Si vous collaborez avec des équipes réparties ou des partenaires tiers, gardez une démarche proactive en contrôlant qui accède et depuis où. Vous ne rendez pas seulement le travail à distance possible : vous le rendez sûr et responsable.

Associer des comptes et changer d’organisation dans Teams

Autorisations des applications et contrôles de confidentialité dans Teams

Teams n’est pas seulement une application de messagerie : c’est tout un écosystème d’applications, de bots et d’intégrations. Chacun d’eux souhaite accéder à vos données, c’est pourquoi vérifier les autorisations des applications est indispensable, tant pour les utilisateurs que pour les entreprises. Rendez-vous dans Paramètres > Autorisations pour voir quelles applications ont actuellement accès à vos informations ou à votre activité. Vous pouvez révoquer cet accès à tout moment si vous repérez une application que vous n’utilisez pas ou que vous ne jugez pas fiable.

Pour les applications tierces (tout ce qui n’est pas développé par Microsoft), il est important d’examiner les données demandées : parfois il ne s’agit que de votre nom, mais parfois du contenu des conversations ou de l’accès aux fichiers. Les administrateurs peuvent verrouiller les autorisations à l’échelle de l’organisation, mais au niveau de l’utilisateur, vous devez tout de même vérifier et révoquer l’accès à toute application que vous ne reconnaissez pas ou dont vous n’avez pas besoin. Vous trouverez également des contrôles de confidentialité pour les accusés de lecture, la visibilité du profil et la participation anonyme aux réunions, qui vous aident à concilier transparence et vie privée.

Alors que des outils d’IA comme Copilot sont introduits dans Teams, le principe de confidentialité dès la conception (privacy by design) devient encore plus critique. Pour découvrir la manière dont Microsoft aborde la sécurité et la confidentialité des données de l’organisation, consultez cette analyse approfondie sur la confidentialité des données de Copilot. Des revues régulières des autorisations protègent vos données, vous maintiennent en conformité avec les stratégies internes et s’alignent sur des réglementations sectorielles de plus en plus strictes.

En bref : ne négligez pas la confidentialité ni le contrôle des applications. Un examen rapide chaque mois contribue largement à garder votre espace de travail sécurisé et digne de confiance pour toutes les personnes concernées.

Mettre à jour votre profil Microsoft 365 et votre photo de profil

Stratégies Teams et Centre d’administration : faire respecter la gouvernance et la conformité

Les administrateurs ne se contentent pas de maintenir le service en marche : ils constituent le bouclier contre le chaos de Teams. Le Centre d’administration Teams est l’endroit où le service informatique définit les règles qui encadrent l’utilisation de l’application à l’échelle de l’organisation. Cela comprend les paramètres de réunion, l’accès des invités, les stratégies d’appels et les applications disponibles. Les stratégies permettent à Teams de favoriser la collaboration tout en respectant des exigences strictes en matière de sécurité, de conformité et de gouvernance.

Les administrateurs peuvent attribuer différentes stratégies aux collaborateurs de terrain, aux managers, aux invités ou aux dirigeants, afin que chaque groupe dispose exactement des contrôles, des fonctionnalités et de la protection dont il a besoin dès le premier jour. Les outils de gestion du cycle de vie (comme le nettoyage automatisé des espaces de travail) permettent d’éviter les équipes inutilisées et l’encombrement, pour que votre espace de travail ne sombre pas dans la confusion. Pour un guide pratique sur les stratégies ciblées et le nettoyage de la prolifération des équipes Teams, consultez comment Teams Governance transforme la collaboration, et découvrez comment les outils Power Platform peuvent automatiser la conformité dans ce mécanisme de gouvernance peu connu.

Chaque modification apportée par les administrateurs a un impact sur les utilisateurs finaux : il est donc judicieux de communiquer sur les mises à jour, de proposer des formations et de faciliter l’accès au support. Les stratégies Teams garantissent que les réunions sont sécurisées, que les fichiers sont protégés et que les exigences de conformité sont satisfaites, afin que chacun puisse faire confiance à la plateforme et se concentrer sur le travail réel plutôt que de s’inquiéter des règles.

Gérer les systèmes téléphoniques et les forfaits d’appels dans Microsoft Teams

Microsoft Teams ne se limite pas à la messagerie instantanée ou aux réunions vidéo : il peut aussi fonctionner comme un système téléphonique entièrement intégré. Les organisations peuvent attribuer des numéros de téléphone, configurer des files d’attente d’appels et créer des standards automatiques directement depuis le Centre d’administration Teams. Les forfaits d’appels vous permettent de passer et de recevoir des appels téléphoniques externes, en acheminant tout via l’interface Teams pour une expérience fluide.

Cette approche de communication unifiée permet aux équipes de regrouper sous un même toit tout ce qui relève de la téléphonie, des numéros directs aux appels de groupe. Les paramètres de téléphonie sont gérés par les administrateurs : les utilisateurs composent simplement leur numéro depuis Teams et peuvent compter sur la prise en charge, en arrière-plan, du routage des appels, de l’enregistrement et de la messagerie vocale.

Événements en direct, options d’enregistrement et conformité dans les réunions Teams

Des réunions de plus grande envergure, des webinaires ou des rencontres générales ? La fonctionnalité d’événements en direct de Teams prend en charge jusqu’à plusieurs milliers de participants, avec des options de questions-réponses modérées (Q&R), des fonctionnalités d’engagement des participants et des contrôles avancés pour la collaboration à grande échelle. Les événements en direct sont planifiés à l’avance et comprennent des rôles tels que producteur, présentateur et participant, chacun disposant d’autorisations différentes pour gérer l’événement.

Enregistrer une réunion est aussi simple que d’appuyer sur un bouton, mais cela soulève des enjeux importants en matière de confidentialité et de conformité. Par défaut, les enregistrements sont stockés en toute sécurité dans OneDrive ou SharePoint et ne sont accessibles qu’aux participants à la réunion, sauf si les autorisations sont modifiées. Les administrateurs décident qui peut enregistrer, accéder à ces fichiers ou les gérer, un point essentiel pour la rétention des données, la conformité réglementaire et les enquêtes internes.

Pour les organisations qui adoptent des fonctionnalités d’IA ou qui manipulent des données sensibles, la confidentialité dès la conception doit être une priorité. Le cadre de confidentialité des données de Copilot de Microsoft illustre bien la façon dont les enregistrements, les transcriptions et les fichiers sensibles peuvent être gérés de manière responsable : en savoir plus sur la confidentialité de l’IA dans Microsoft 365. Vérifiez toujours (et réexaminez régulièrement) vos stratégies afin que chacun sache ce qui est enregistré, qui peut y accéder et pendant combien de temps les données sont conservées.

Personnaliser Teams : applications personnalisées, apparence et balises

Faire de Teams votre espace de travail personnel peut considérablement booster votre productivité. Personnaliser la barre d’applications est un gain rapide : il suffit de glisser-déposer vos applications les plus utilisées (Conversation, Calendrier, Fichiers ou solutions personnalisées) pour y accéder instantanément là où vous en avez besoin. Vous pouvez aussi épingler des applications, des canaux et des conversations pour garder votre bureau numérique clair et ciblé.

Vous voulez aller plus loin ? Teams prend en charge des applications, des bots et des extensions de messages personnalisés qui réduisent les changements de contexte et automatisent les tâches quotidiennes. Pour les développeurs et les professionnels de l’IT, la plateforme permet de déployer des extensions sécurisées à l’aide du Teams SDK et du Bot Framework. Pour en savoir plus sur la création et le déploiement d’extensions Teams personnalisées (y compris les actions de messages et les outils de recherche), consultez cette plongée approfondie dans les applications personnalisées.

Les balises vous permettent de regrouper des utilisateurs, comme « @Marketing » ou « @ProjectManagers », pour une communication plus cohérente et mieux ciblée. Les fonctionnalités de reconnaissance, comme les badges ou les félicitations, contribuent à instaurer une culture d’équipe positive et rendent les échanges entre pairs rapides et visibles. Ne négligez pas ces outils de personnalisation : ensemble, ils adaptent Teams à votre façon de travailler et aident chaque membre de l’équipe à se sentir intégré et productif.

Obtenir de l’aide et en savoir plus sur les paramètres de Teams

À écouter également

Si vous vous intéressez aux paramètres de Microsoft Teams, ces épisodes apportent un éclairage utile sur l’architecture, la gouvernance, les opérations et les décisions de sécurité qui sous-tendent ce sujet :

Microsoft Teams Compliance Governance Fabric workspace

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