כיצד ארגונים יכולים להתמודד עם 10 שנים של נתוני SharePoint מדור קודם, מבלי לשבור את חיפוש ה-AI?

ארגונים יכולים לארכב אתרי פרויקטים ומסמכים לא פעילים באמצעות כלי הארכוב של Microsoft 365. כך הם מוסרים מאינדקסים פעילים של חיפוש Microsoft Graph ושל Copilot, ועדיין נשמרים לצורכי תאימות משפטית ודרישות שמירה.

Microsoft Purview ושיתוף-יתר: הכנת הדייר שלכם ל-Copilot

Q: מדוע Copilot חושף קבצים בשיתוף-יתר שהיו מוסתרים בעבר?

Copilot מסתמך על Microsoft Graph ועל הרשאות המשתמשים. גם אם עובדים לא חיפשו בעבר ידנית קבצים קבורים או נשכחים, Copilot מעבד שאילתות בשפה טבעית על פני כל אתר ומסמך שהמשתמש מורשה לקרוא, ולכן הוא חושף מיד כשלים בהרשאות שהיו חבויים.

Q: מה תפקידו של Microsoft Purview בהכנה ל-Copilot?

Microsoft Purview מספק יכולות חיוניות לממשל נתונים, ובהן תוויות רגישות, סיווג אוטומטי ומדיניות מניעת אובדן נתונים (DLP). בקרות אלה קובעות אילו מסמכים יכולים להיקרא, לסוכם או לעובד על ידי סוכני AI, ובכך מגנות על נתונים עסקיים רגישים מפני חשיפה בלתי מורשית.

Q: מדוע מדיניות DLP של Power Automate חשובה לאבטחת Copilot?

מאחר ש-Copilot יכול להשתמש במחברים כדי לתקשר עם שירותים חיצוניים וכלים של צד שלישי כמו Jira, הגדרת מדיניות DLP מחמירה ב-Power Automate מונעת חשיפה בלתי מכוונת של נתונים פנימיים רגישים ליישומים חיצוניים לא מורשים.

By Mirko Peters · 2026-09-24

מדריך לאופן שבו Microsoft Purview, דוחות שיתוף-יתר ותוויות Purview מאבטחים את דייר Microsoft 365 שלכם לפני פריסת Copilot, ללא דליפות נתונים.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Cover: Microsoft 365 Copilot Without the Hype: Adoption, Governance & Getting Your Tenant Ready with Paul Keijzers [MVP]

גלו כיצד Microsoft Purview, דוחות שיתוף SharePoint וסימון אוטומטי מגנים על הארגון מפני דליפות נתונים ל-AI. למדו כיצד לבדוק הרשאות שיתוף, לנהל תוכן מדור קודם ולאבטח את הדייר לפני פריסת Microsoft 365 Copilot, מבלי לסכן חשיפה של מידע רגיש.

עיקרי הדברים

Copilot פועל כממשק חיפוש חכם, וחושף מיד כשלים קיימים בהרשאות ובעיות שיתוף-יתר מדור קודם בכל הדייר של Microsoft 365.
הגדרות שיתוף ברירת מחדל שמאפשרות גישה רחבה ל-"כולם" או לאורחים מפריש מסכנות חמורות כאשר כלי AI מנתחים נתונים עסקיים לא מובנים.
לוחות הניהול המתקדמים של SharePoint מספקים דוחות שיתוף-יתר, המאפשרים לזהות ולתקן אתרים פגיעים ב-Teams, ב-OneDrive וב-SharePoint.
תוויות רגישות של Microsoft Purview וסיווג אוטומטי הם דרישות מינימום קריטיות להגבלת הנראות של AI למסמכים רגישים.
יש להגדיר במיוחד מדיניות Power Automate Data Loss Prevention (DLP) כדי לשלוט במחברים של Copilot המתקשרים עם אפליקציות צד שלישי כמו Jira.

הסיכון הנסתר של שיתוף-יתר בפריסות Copilot

כאשר ארגונים ממהרים לרכוש רישיונות ל-Microsoft 365 Copilot, הם לעיתים מתעלמים מעובדה יסודית בבינה מלאכותית generative: הטכנולוגיה לא יוצרת גבולות אבטחה, אלא מכבדת אותם. לרוע המזל, בדיירים רבים הצטברו לאורך שנים אתרי SharePoint מדור קודם, שיחות Microsoft Teams ומסמכי OneDrive עם הגדרות שיתוף מתירניות מדי. קבצים ששותפו באופן רחב לפרויקט מהיר בשנת 2018, או תיקיות שהוגדרו עם הרשאות "כל מי שיש לו את הקישור", נשארים נגישים ברקע. כאשר עובד מבקש מ-Copilot לסכם מדיניות משאבי אנוש, תחזיות פיננסיות או תקשורת הנהלה, ה-AI יכול לשלוף ולסכם בקלות נתונים שאובטחו בצורה לקויה. תופעה זו נתפסת לעיתים קרובות כ-hallucination של Copilot או ככשל אבטחה, בעוד שבמציאות היא רק חושפת הזנחה קיימת בממשל הנתונים.

מדוע הרגלי השיתוף המסורתיים מתפרקים בעידן ה-AI

במשך יותר מעשור, משתמשים הסתמכו על נתיבי קבצים לא ברורים ועל היררכיות תיקיות קבורות כסוג של אבטחה באמצעות עמימות. עובדים הניחו שאם גיליון תקציב רגיש מוסתר שלוש תיקיות עמוק באתר צוות ישן, אף אחד לא ימצא אותו במקרה. חיפוש מילות מפתח סטנדרטי ב-SharePoint דרש התאמה מדויקת או ניווט מכוון, כך שקבצים קבורים כמעט לא התגלו במקרה. Copilot משנה זאת לחלוטין. מאחר ש-Microsoft Graph הבסיסי מאנדקס שאילתות בשפה טבעית על פני כל הדייר המורשה, המאמץ הנדרש כדי למצוא מסמכים קבורים ובשיתוף-יתר יורד לאפס. אם למשתמש יש הרשאת קריאה לאתר, Copilot יכול לשאול על תכניו באופן מיידי, והופך פספוסי הרשאות קטנים להפרות תאימות משמעותיות.

שימוש ב-Microsoft Purview לממשל Copilot

הפחתת סיכוני דייר דורשת גישה מובנית, תוך שימוש ב-Microsoft Purview ובכלי הניהול המובנים. ארגונים חייבים לחרוג מרשימות בדיקה בסיסיות לפריסה ולבנות מסגרת הגנה נוקשה על הנתונים. דייר מאובטח מתחיל בביקורת של תצורות השיתוף הגלובליות. מנהלים צריכים לבדוק מיד אם שיתוף עם אורחים חיצוניים וההגדרה "Everyone except external users" מתאימים לדרך העבודה התפעולית שלהם.

לאחר שמצמצמים את השיתוף הרחב, יש להתמקד במסגרות ההגנה על המידע והממשל ב-Microsoft Purview. יישום תוויות רגישות כבר אינו אופציונלי לארגונים שמתנסים בבינה מלאכותית. התוויות קובעות אם תוכן יכול להיות מאונדקס, מסוכם או מוזכר על ידי סוכני Copilot. בנוסף, מנהלים צריכים להטמיע מדיניות תיוג אוטומטית, כדי לוודא שמסמכים חדשים המכילים מידע מזהה אישי (PII) או קניין רוחני מסווגים ומוגבלים, בלי להסתמך לחלוטין על ציות ידני של המשתמשים.

התייחסות לפערי DLP ב-Power Automate

וקטור שמפספסים לעיתים קרובות בהכנות ל-Copilot הוא שילוב של מחברים ב-Power Automate. מכיוון ש-Copilot יכול לתקשר עם שירותים חיצוניים ועם יישומים עסקיים באמצעות מחברים, היעדר מדיניות מתאימה למניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Power Automate עלול להביא, שלא בכוונה, לדליפת נתונים פנימיים לפלטפורמות כמו Jira או לכלי SaaS חיצוניים. הגדרת מדיניות DLP מפורשת ברמת הסביבה מבטיחה שתהליכי עבודה מונעי בינה מלאכותית לא יוכלו לגשר בין אחסון פנימי מאובטח לנקודות קצה חיצוניות לא מורשות.

ניהול תוכן מדור קודם וארכיטקטורת SharePoint

ארכיטקטורת מידע חשובה לא פחות בעידן הבינה המלאכותית, כפי שהייתה בשיא היישומים המסורתיים של SharePoint. ארגונים רבים שומרים עשור של תיקיות פרויקטים היסטוריות, מתוך הנחה שאחסון זול ושדרישות שמירה משפטיות מחייבות לשמור הכול לנצח. אולם שמירת מסמכי גרסה 1 מדור קודם לצד קבצי גרסה 30 פעילים מבלבלת גם מנועי חיפוש וגם מודלים של בינה מלאכותית.

כדי למנוע מנתונים מדור קודם לזהם את התשובות של Copilot, על מנהלי IT להשתמש בפתרונות ארכיון שבחבילת Microsoft 365. ארכיון מעביר אתרים לא פעילים מחוץ לאינדקס הפעיל של Microsoft Graph, כך שלא יופיעו בבקשות היומיומיות של המשתמשים, ובה בעת נשמר הציות לתקופות השמירה המשפטיות. באתרים פעילים, שמירה על מבנה נקי, כמו הגבלת עומק התיקיות לשלוש רמות והשימוש במטא-נתונים מנוהלים ובסוגי תוכן, מסייעת גם לבני אדם וגם לבינה מלאכותית לאחזר מידע מדויק ועדכני.

סיכום וצעדים הבאים

פריסה מוצלחת של Microsoft 365 Copilot דורשת מיקוד משמעתי בבריאות הדייר, בביקורת ההרשאות ובממשל המידע, לפני חלוקת רישיונות לעובדים. כאשר הכנה לבינה מלאכותית נתפסת כאסטרטגיה תפעולית מתמשכת ולא כהתקנת תוכנה פשוטה, ארגונים יכולים להפיק יתרונות בפרודוקטיביות מבלי לפגוע באבטחה. להעמקה בממשל הדייר, בארכיטקטורת SharePoint ובאסטרטגיות אימוץ מהעולם האמיתי, האזינו לפרק המלא כדי לשמוע תובנות מומחים והנחיות מעשיות.

שאלות נפוצות

מדוע Copilot חושף קבצים שיתופיים יתר על המידה, שקודם היו מוסתרים?

Copilot מסתמך על Microsoft Graph ועל ההרשאות של המשתמשים. בעוד שעובדים לא בהכרח חיפשו בעבר ידנית קבצים קבורים או נשכחים, Copilot מעבד שאילתות בשפה טבעית על פני כל אתר ומסמך שלמשתמש יש הרשאת קריאה אליו, ולכן חושף מיד פגמים נסתרים בהרשאות.

מה תפקידו של Microsoft Purview בהכנות ל-Copilot?

Microsoft Purview מספק יכולות חיוניות לממשל נתונים, כולל תוויות רגישות, סיווג אוטומטי ומדיניות למניעת אובדן נתונים (DLP). בקרות אלה קובעות אילו מסמכים יכולים להיקרא, לסכם או לעבד על ידי סוכני בינה מלאכותית, ומגנות על נתונים ארגוניים רגישים מפני חשיפה לא מורשית.

כיצד ארגונים יכולים לטפל ב-10 שנים של נתוני SharePoint מדור קודם בלי לשבש את חיפוש הבינה המלאכותית?

ארגונים יכולים לארכב אתרי פרויקטים ומסמכים לא פעילים באמצעות כלי הארכיון של Microsoft 365. כך הם מוסרים מחיפוש פעיל של Microsoft Graph ומאינדקסים של Copilot, ונשמרים לצורך ציות לדרישות משפטיות ולתקופות שמירה.

מדוע מדיניות DLP של Power Automate חשובה לאבטחת Copilot?

מכיוון ש-Copilot יכול להשתמש ב-connectors כדי לתקשר עם שירותים חיצוניים וכלים של צד שלישי כמו Jira, הגדרת מדיניות Data Loss Prevention מחמירה ב-Power Automate מונעת חשיפה בלתי מכוונת של מידע פנימי רגיש ליישומים חיצוניים לא מורשים.