Personalizzare le dashboard di Viva Connections per ruoli diversi

By Mirko Peters · 2026-05-27 · Updated 2026-07-16

Personalizza le dashboard di Viva Connections in base a ruolo, reparto, sede e anzianità, usando il targeting del pubblico, i gruppi dinamici, le schede, la sicurezza e la governance.

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Titelbild: Personalizing Dashboards in Viva Connections for Different Roles

Questo articolo è la tua guida di riferimento per personalizzare le dashboard di Viva Connections all'interno di Microsoft 365, pensata per ogni ruolo della tua organizzazione. Scoprirai come usare le funzionalità di Viva per inviare aggiornamenti e risorse mirati direttamente alle persone che ne hanno bisogno, che si tratti di personale in prima linea, responsabili di team o dirigenti C-level.

Ti guidiamo passo dopo passo, dalle basi per chi inizia fino alla personalizzazione avanzata per i professionisti più esperti. Troverai istruzioni pratiche, esempi concreti e consigli per rendere le dashboard coinvolgenti, sicure ed efficaci. Qualunque sia il tuo livello di familiarità con Viva, troverai strategie e buone pratiche per ottenere il massimo dalle dashboard personalizzate per pubblici e casi d'uso diversi.

Comprendere Viva Connections e il suo rapporto con SharePoint e Teams

Viva Connections è la risposta di Microsoft a un hub digitale unificato per il posto di lavoro: riunisce notizie, risorse e attività operative per i tuoi dipendenti, tutto all'interno di Microsoft Teams. Nella sostanza, la dashboard di Viva Connections funziona come un punto d'ingresso personalizzabile nell'ambiente SharePoint Online dell'azienda. Raccoglie in un unico luogo gli strumenti, i contenuti e gli aggiornamenti più importanti, così gli utenti non devono cercare tra le email o tra sistemi diversi per restare connessi.

Ecco come si articola: SharePoint Online è la base, dove risiedono contenuti come articoli di notizie, collegamenti rapidi e documenti di riferimento. Viva Connections si appoggia su questa base, recupera tali elementi e ti permette di disporli come «schede» interattive della dashboard. Gli utenti accedono alla dashboard direttamente in Microsoft Teams, sia su desktop sia su mobile, diventando parte del flusso di lavoro quotidiano e non l'ennesimo sito da ricordare.

La dashboard è strettamente integrata nell'ecosistema Microsoft 365. Si collega senza interruzioni a Outlook, a Yammer (ora Viva Engage) e persino a Power Apps, così i contenuti e le attività provenienti da tutto l'ambiente compaiono insieme. Questo significa che puoi personalizzare l'esperienza utente in base a ruolo, reparto o sede, offrendo a ciascun dipendente un accesso rapido alle informazioni giuste, mantenendo al tempo stesso branding e navigazione coerenti con gli standard della tua organizzazione.

In sintesi: Viva Connections unisce il mondo di SharePoint e quello di Teams, fungendo da piattaforma di lancio dinamica, potente e facile da personalizzare per tipi di utenti diversi.

Punti di accesso ed esperienza della dashboard su mobile e desktop in Viva Connections

Portare le persone sulla dashboard di Viva Connections non deve sembrare una caccia al tesoro. L'intera esperienza è pensata per raggiungere gli utenti dove si trovano già, che sia alla scrivania in ufficio o in una pausa veloce dal telefono. La maggior parte dei dipendenti troverà la dashboard personalizzata come scheda all'interno di Microsoft Teams. Su desktop compare in primo piano non appena aprono l'app Viva Connections (di solito con il nome o il logo dell'azienda nella barra laterale di Teams).

Per chi è sempre in movimento, l'app mobile di Teams offre un'esperienza di dashboard su misura per schermi più piccoli. Schede, collegamenti e contenuti essenziali si riorganizzano automaticamente per adattarsi a smartphone o tablet: nulla è compresso, nulla è nascosto. Gli utenti ricevono gli stessi contenuti personalizzati e le stesse azioni rapide ovunque si colleghino, senza perdere un colpo né dover strizzare gli occhi sullo schermo. Questa logica mobile-first è fondamentale per le organizzazioni con personale in prima linea e turni operativi che si affidano più al telefono che al portatile.

Anche i team che usano SharePoint direttamente non sono esclusi. La dashboard può essere resa disponibile anche dal sito home di SharePoint in un browser web. Microsoft mantiene tutto coerente: se aggiorni le schede o il layout della dashboard, le modifiche compaiono subito su Teams (desktop e mobile) e su SharePoint. La compatibilità multipiattaforma ti permette di raggiungere tutti, dal personale in ufficio a quello sul campo e ai collaboratori in smart working.

Per favorire davvero l'adozione, mantieni il design della dashboard semplice e reattivo. Usa schede che si adattano senza problemi a qualsiasi dispositivo, evita layout troppo ricchi di testo e assicurati che le risorse più importanti siano in alto. Un'esperienza fluida, su desktop o su mobile, è ciò che conquista gli utenti e li mantiene coinvolti con la dashboard giorno per giorno.

Pianificazione della strategia e autorizzazioni di licenza per la personalizzazione della dashboard in base al ruolo

Prima di iniziare a progettare la dashboard perfetta per ogni utente della tua azienda, c'è un po' di lavoro preparatorio da fare. La personalizzazione basata sui ruoli richiede più di spostare qualche scheda. Parti da un piano chiaro su ciò di cui ogni team o ruolo ha davvero bisogno, e sul perché. Questo significa riflettere su come è strutturata la tua organizzazione e assicurarti di essere pronto a offrire contenuti utili a ciascun gruppo.

Anche le licenze giuste sono fondamentali. Non tutte le funzionalità di Viva Connections, in particolare il targeting avanzato e la personalizzazione, sono incluse negli abbonamenti base di Microsoft 365. Devi verificare che la tua organizzazione disponga delle licenze appropriate, perché nessuno vuole costruire una dashboard a cui i propri utenti non possono accedere completamente. Verificare le autorizzazioni fin dall'inizio ti aiuta a configurare dashboard che funzionano per tutti, non solo per chi lavora in IT.

Governance e sicurezza completano il lato strategico. Decidi subito chi gestisce le dashboard e chi supervisiona l'aggiornamento dei contenuti, così eviti confusione in seguito. È anche il momento di stabilire quanto controllo devono avere gli utenti rispetto a ciò che viene bloccato dagli amministratori, e di assicurarti che i dati sensibili non finiscano per sbaglio nelle mani sbagliate. Definire queste regole garantisce un'implementazione fluida e crea fiducia in tutta l'organizzazione, mantenendo tutti allineati man mano che distribuisci le esperienze di dashboard personalizzate.

Preparazione tecnica e prerequisiti per la personalizzazione della dashboard

Configura un sito home di SharePoint – Designa e configura un sito di comunicazione di SharePoint Online come tuo "sito home". È un elemento essenziale per abilitare Viva Connections e costituisce il punto di riferimento della dashboard.
Integra con Teams – Aggiungi l'app Viva Connections a Teams, assicurandoti che sia disponibile sia su desktop sia su dispositivi mobili. Questo passaggio porta il sito home di SharePoint e la dashboard in Teams, per un accesso facile.
Verifica licenze e autorizzazioni – Assicurati che il tuo tenant di Microsoft 365 disponga dei piani Viva corretti e che gli utenti abbiano le autorizzazioni SharePoint necessarie per visualizzare o gestire dashboard e schede.
Prepara gli strumenti di estensibilità – Configura l'ambiente di SharePoint Framework (SPFx) se prevedi di creare schede personalizzate per la dashboard o di integrare app di terze parti, così sei pronto per la personalizzazione avanzata.
Sincronizza i dati della directory – Assicurati che i profili utente e i gruppi di Azure AD siano accurati e aggiornati, perché alimenteranno il targeting del pubblico e la visibilità delle schede basata sui ruoli nella dashboard.

Definire strategie di personalizzazione basate sui ruoli usando i dati organizzativi

Creare dashboard che siano davvero utili alle persone inizia dal mappare la tua organizzazione reale nel mondo digitale. Invece di tirare a indovinare chi ha bisogno di cosa, puoi sfruttare i dati HR e della directory, come reparti, titoli professionali o sedi, già presenti nei sistemi di cui ti fidi. Questo ti permette di abbandonare la mentalità "one size fits all" per le dashboard e di offrire a ogni gruppo contenuti specifici per il proprio ruolo.

La parte interessante inizia quando costruisci un framework per allineare le dashboard alle funzioni lavorative reali. Pensa a come la dashboard di un responsabile operativo debba differire da quella di un commerciale o di un addetto in prima linea: sono queste differenze a rendere le dashboard preziose, invece che sovraccariche. Quando ancori la personalizzazione a dati consolidati, le tue dashboard restano accurate anche quando le persone cambiano mansione, entrano in nuovi team o salgono di livello.

Questo approccio basato sui dati scala senza sforzo e si adatta mentre il business evolve. Soprattutto, significa che gli amministratori non devono gestire continuamente gruppi manuali o personalizzare per singoli utenti: configurano il pubblico in base ai dati della directory o delle risorse umane, e Microsoft 365 mantiene tutto sincronizzato. Nel prossimo articolo illustreremo framework per mappare i ruoli organizzativi alle esperienze digitali e mostreremo come sfruttare il targeting dinamico del pubblico con gli attributi di Azure AD, per rendere la personalizzazione sostenibile nel lungo periodo.

Mappare i ruoli organizzativi alle esperienze della dashboard

Allineamento alle funzioni lavorative – Mappa i contenuti della dashboard su ciò di cui hanno davvero bisogno le diverse mansioni (ad esempio, il personale HR ha collegamenti rapidi ai benefit, mentre gli addetti al supporto vedono le code dei ticket).
Personalizzazione per reparto – Organizza le esperienze per reparto, in modo che vendite, IT e operations ricevano dashboard con risorse e strumenti pertinenti.
Segmentazione per anzianità e livello – Offri ai dirigenti approfondimenti strategici e ai responsabili collegamenti ai report, mentre il personale operativo vede gli strumenti di tutti i giorni.
Esperienze basate sulla posizione – Personalizza i contenuti per i collaboratori in sede, da remoto o in più sedi, assicurando che ognuno riceva aggiornamenti e risorse pertinenti al luogo in cui lavora.

Usare gli attributi di Azure AD per la distribuzione mirata dinamica

Attributo Reparto – Imposta le schede in modo che compaiano solo per gli utenti di reparti specifici, facendo riferimento al campo «Department» in Azure AD.
Targeting per titolo di lavoro – Usa i titoli di lavoro per mostrare contenuti specifici per ruolo, come dashboard per i manager o strumenti di supporto per il personale di prima linea.
Filtro per sede o ufficio – Visualizza le schede in base alla sede o alla regione, così gli aggiornamenti globali arrivano solo al pubblico giusto.
Gruppi dinamici – Usa i gruppi dinamici di Azure AD che si aggiornano automaticamente al variare degli attributi utente, così il targeting resta accurato nel tempo.

Personalizzare le schede della dashboard per i destinatari mirati

Una volta stabilito chi ha bisogno di cosa, è il momento di offrire queste esperienze con le schede della dashboard, gli elementi base della personalizzazione di Viva Connections. Queste schede sono molto più di semplici link o annunci statici. Sono widget interattivi collegati ad app, risorse o flussi di lavoro, e decidi tu esattamente chi vede quali. Che si tratti di evidenziare aggiornamenti di criteri per i manager o di fornire checklist al personale di prima linea, le schede portano la personalizzazione a un livello concreto.

Viva Connections offre una flessibile cassetta degli attrezzi di modelli di scheda predefiniti, oltre alla possibilità di usare schede personalizzate o di terze parti, da combinare secondo necessità. Le potenti funzionalità di targeting del pubblico permettono di assegnare le schede a gruppi o reparti specifici, o anche a utenti in determinate sedi, senza scrivere una sola riga di codice nella maggior parte degli scenari. Questo approccio mirato mantiene le dashboard ordinate e garantisce che le persone vedano solo ciò che le aiuta a svolgere il proprio lavoro.

Nelle sezioni seguenti vedremo come aggiungere nuove schede, configurare le impostazioni del pubblico e sfruttare sia i design predefiniti sia quelli personalizzati. Questi passaggi pratici fanno sì che la tua dashboard non sia solo personalizzata, ma anche davvero utile, dinamica e apprezzata da ogni gruppo di utenti che servi.

Aggiungere e configurare le schede della dashboard con la cassetta degli attrezzi

Seleziona dalla cassetta degli attrezzi delle schede – Scegli schede integrate come link web, attività assegnate o azioni rapide personalizzate da aggiungere alla dashboard.
Assegna il pubblico – Quando aggiungi ogni scheda, imposta il «pubblico di destinazione» usando il targeting del pubblico integrato di SharePoint o Teams, in modo che la vedano solo gli utenti pertinenti.
Configura il contenuto della scheda – Imposta titolo, descrizione, icone e destinazione della scheda, così che offra un valore chiaro agli utenti destinatari.
Esempi in pratica – Mostra una scheda di supporto IT solo al personale dell'Help Desk, oppure invia un link per la richiesta di ferie solo ai lavoratori di prima linea di determinate regioni.

Progettare e gestire schede personalizzate e predefinite

Usa i modelli predefiniti – Distribuisci rapidamente design di schede per attività, notizie o link rapidi usando i modelli integrati di Microsoft, mantenendo lo stesso aspetto in tutta l'azienda.
Crea con Power Apps – Realizza schede personalizzate per attività come richieste di ferie o check-in in sede, integrandole con i processi aziendali esistenti.
Attiva automazioni – Aggiungi schede dinamiche con Power Automate per mostrare approvazioni o promemoria specifici per ciascun pubblico.
Distribuisci estensioni di terze parti – Arricchisci la dashboard con schede di partner o della community che ampliano le funzionalità per ruoli specializzati.

Modificare il layout dei contenuti e gestire la visibilità della dashboard

Avere delle schede nella dashboard è solo l'inizio: ora devi definire come appaiono e come funzionano per ogni ruolo. Il punto di forza di Viva Connections sta nel rendere le dashboard facili da navigare, con gli strumenti più importanti posizionati esattamente dove servono agli utenti (ed eliminando le distrazioni). Modificare e riordinare le schede non è una semplice manutenzione: significa guidare le persone verso ciò che conta di più nella loro attività quotidiana.

Le regole di visibilità vanno oltre. Non tutte le schede hanno senso per tutti. Con il targeting del pubblico e i controlli di visibilità mostri il contenuto giusto alle persone giuste, mantenendo le dashboard pulite e pertinenti. È la differenza tra una dashboard che tutti ignorano e una che controllano ogni giorno perché contiene sempre ciò di cui hanno bisogno.

In questa sezione scoprirai come modificare i layout, riordinare le card in base alla priorità del ruolo e gestire ciò che gli utenti possono o non possono spostare. Vedrai anche come impostare esperienze personalizzate tramite regole di visibilità intelligenti, bilanciando gli standard aziendali con la personalizzazione individuale. L'obiettivo: dashboard che aumentino la produttività e la soddisfazione di ogni collaboratore, indipendentemente dalla sua mansione o dalla sua sede.

Modifica, riordino e rimozione delle card della dashboard

Modifica il contenuto delle card – Usa l'icona a forma di matita o di ingranaggio della dashboard per aggiornare titoli, descrizioni o destinazioni man mano che cambiano le priorità del team. Tieni le card aggiornate in base alle esigenze di business in evoluzione.
Riorganizza le card per maggiore chiarezza – Trascina le card per portare in alto le azioni o le informazioni più importanti della dashboard. Posiziona le card usate più frequentemente in un punto facilmente raggiungibile.
Rimuovi le card obsolete o inutilizzate – Elimina rapidamente le card non più rilevanti (flussi di lavoro dismessi, aggiornamenti scaduti) per evitare di appesantire l'esperienza utente.
Adatta il layout a ogni ruolo – Modifica il layout in base al feedback dei ruoli utente, concentrando la dashboard sulle attività principali di specifici team o funzioni lavorative.

Gestione della visibilità e creazione di esperienze personalizzate delle card

Imposta i controlli di targeting del pubblico – Usa il targeting del pubblico di Viva Connections per fare in modo che solo determinati ruoli, reparti o sedi vedano le card selezionate.
Pubblica viste personalizzate delle card – Crea diverse "viste" della dashboard in base a gruppi di utenti o funzioni lavorative, garantendo che il contenuto sia contestualizzato.
Mantieni la sicurezza con la personalizzazione – Configura le autorizzazioni di SharePoint e Teams insieme alle regole di visibilità, evitando che contenuti sensibili vengano mostrati al pubblico sbagliato.
Testa e regola le impostazioni di visibilità – Visualizza regolarmente in anteprima le dashboard come diversi tipi di utenti, per verificare che l'assegnazione dei contenuti rispetti i criteri aziendali e le reali esigenze lavorative.

Pubblicazione, sicurezza e governance per le dashboard basate sui ruoli

Lanciare le dashboard personalizzate non significa solo premere "pubblica" e considerare il lavoro concluso. Per avere davvero successo, devi comprendere il processo di pubblicazione, integrare tutto in modo fluido con SharePoint e Teams e adottare solide pratiche di sicurezza. In questo modo le tue dashboard restano efficaci e conformi, indipendentemente dal numero di ruoli e di pubblici che servi.

La governance è la spina dorsale di una gestione sostenibile delle dashboard. Regole chiare aiutano a mantenere il giusto livello di controllo, consentendo aggiornamenti e modifiche man mano che cambiano le esigenze dell'organizzazione. Autorizzazioni, controllo delle versioni e sicurezza, come il single sign-on (SSO), lavorano insieme per proteggere le informazioni sensibili e garantire che solo le persone giuste vedano i contenuti giusti.

Nelle sezioni che seguono ti illustriamo i passaggi fondamentali per salvare, pubblicare e comunicare le modifiche alla dashboard, facendo in modo che gli aggiornamenti tengano il passo con le esigenze di business. Inoltre troverai le best practice per rafforzare la sicurezza, impostare una governance adeguata e supportare con sicurezza il passaggio a spazi di lavoro digitali personalizzati, senza compromettere la conformità o la fiducia degli utenti.

Salvataggio, pubblicazione e ripubblicazione delle modifiche alla dashboard

Salvare e pubblicare le modifiche alla dashboard in Viva Connections è semplice ma fondamentale. Quando salvi, gli aggiornamenti vengono memorizzati come bozze in attesa di revisione finale. Pubblicare la dashboard rende visibili agli utenti finali le ultime modifiche, includendo nuove card, layout o contenuti mirati, in base alle autorizzazioni e alle impostazioni di pubblico.

La ripubblicazione è altrettanto importante man mano che il business evolve. Ogni volta che modifichi una card, aggiusti il targeting o riordini il layout, ripubblica per far sì che gli aggiornamenti siano visibili a tutti. Tra le best practice ci sono la comunicazione delle modifiche più significative agli utenti, in modo che sappiano cosa c'è di nuovo, e il monitoraggio della cronologia delle versioni per ripristinare rapidamente una versione precedente, se necessario. Tenere sotto controllo questo processo mantiene il tuo spazio di lavoro digitale aggiornato, pertinente e affidabile per le persone.

Garantire sicurezza della dashboard, SSO e governance delle autorizzazioni

Sfrutta URL sicuri e SSO – Usa gli URL sicuri di SharePoint insieme ad Azure Active Directory per il single sign-on (SSO). In questo modo gli utenti accedono alle dashboard in modo sicuro, senza password aggiuntive o soluzioni alternative rischiose.
Imposta autorizzazioni granulari di SharePoint – Limita la modifica della dashboard e la visibilità delle card a team o persone autorizzate, riducendo al minimo l'esposizione accidentale di informazioni sensibili.
Definire criteri di governance e conformità – Stabilisci chi gestisce i contenuti della dashboard, come vengono approvati gli aggiornamenti e definisci linee guida per la conservazione dei dati o i registri di controllo.
Supportare il BYOD in modo sicuro – Applica l'accesso condizionale e la gestione degli endpoint ai dispositivi personali o aziendali, così i dipendenti restano informati senza rischiare fughe di dati.
Gestire con attenzione l'accesso esterno – Consenti ai partner o ai fornitori esterni di visualizzare le dashboard solo quando necessario, con autorizzazioni limitate e definite in base al ruolo, per garantire la massima sicurezza e conformità.

Favorire l'adozione, risolvere i problemi e gestire le dashboard di Viva Connections

Una grande dashboard vale poco se nessuno la usa, o se problemi tecnici lasciano gli utenti frustrati. Garantire il successo a lungo termine di Viva Connections significa andare oltre la configurazione: bisogna favorire un'adozione continua, reagire rapidamente ai problemi e mantenere i contenuti aggiornati man mano che l'organizzazione cresce e cambia.

Un'adozione reale parte dalla comunicazione del valore della dashboard, dal supporto all'onboarding e dalla raccolta di feedback da tutti i settori del team. Non basta inviare annunci: bisogna ascoltare davvero e apportare miglioramenti in base a come i diversi ruoli interagiscono con la dashboard e a ciò che manca o risulta confuso.

Servono anche routine pratiche per risolvere i problemi tecnici, mantenere le prestazioni e pianificare aggiornamenti regolari. Questo non solo rafforza la fiducia nel sistema, ma mantiene le dashboard competitive e coinvolgenti man mano che cambiano i processi aziendali e le esigenze degli utenti. Nelle sezioni seguenti troverai strategie collaudate, procedure di manutenzione e soluzioni rapide per far sì che le dashboard restino incisive, pertinenti e facili da usare per tutti.

Strategie di adozione, feedback e risorse per il futuro

Campagne di comunicazione – Lancia annunci chiari e mirati che mostrino alle persone le novità e come le dashboard le aiutano nel proprio ruolo specifico.
Materiali di onboarding e formazione – Offri guide passo-passo, video o schede operative per rendere l'adozione della piattaforma semplice per ogni pubblico.
Cicli di feedback – Predisponi sondaggi o canali per i suggerimenti, così gli utenti possono segnalare ciò che funziona, evidenziare le confusioni e proporre nuove funzionalità per la dashboard.
Risorse per ruolo – Offri domande frequenti o contenuti di supporto pensati per il personale operativo, i responsabili e i dirigenti, così le domande ricevono risposte rapide e pertinenti.

Risoluzione dei problemi e manutenzione della dashboard di Viva Connections

Routine di test – Verifica periodicamente le dashboard su più dispositivi e con ruoli diversi, per individuare malfunzionamenti o problemi di visualizzazione prima che li notino gli utenti finali.
Monitoraggio delle prestazioni – Tieni traccia dei tempi di caricamento e dei tassi di errore, così puoi reagire rapidamente a rallentamenti o interruzioni del servizio.
Revisione periodica dei contenuti – Pianifica verifiche per mantenere aggiornate le schede, rimuovere i link obsoleti e rinnovare gli elementi visivi in base alle esigenze che cambiano.
Miglioramenti iterativi – Usa i dati di feedback e di coinvolgimento degli utenti per modificare posizionamento, contenuti o targeting delle schede e massimizzarne l'impatto.

Ascolta anche questi episodi

Una personalizzazione efficace della dashboard di Viva Connections offre a ogni dipendente un'esperienza mirata senza creare una raccolta ingestibile di soluzioni personalizzate. Questi episodi spiegano come bilanciare pertinenza e governance:

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