Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel (y sus hojas), paso a paso

Por Mirko Peters · 2026-11-12

Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel: Archivo, Información, Proteger libro, Cifrar con contraseña. Además, protección de hojas y libros, contraseñas olvidadas y consejos para compartir el archivo.

Traducido automáticamente con IA a partir de la publicación original. Lee el original en inglés

Para proteger con contraseña un archivo de Excel, abre el libro y ve a Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña. Escribe una contraseña, selecciona Aceptar, vuelve a escribirla, selecciona Aceptar de nuevo y guarda el archivo. A partir de ese momento, Excel pide esa contraseña antes de mostrar una sola celda. Este artículo está pensado para usuarios de Excel que tienen un libro con salarios, listas de clientes o cifras preliminares y quieren evitar que lo abra la persona equivocada. También verás en qué se diferencian las otras opciones de protección, qué hacer si pierdes una contraseña y cómo compartir el archivo de forma segura.

Puntos clave

• Para proteger con contraseña un archivo de Excel, ve a Archivo, Información, Proteger libro, Cifrar con contraseña, escribe una contraseña, confírmala y guarda.
• En Excel, las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, y Microsoft no puede recuperar una olvidada, así que guárdala antes de cerrar el archivo.
• Proteger hoja y Proteger libro no son contraseñas de archivo. Impiden modificar celdas u hojas, pero no evitan que alguien abra el archivo.
• Microsoft advierte de que los archivos protegidos con contraseña podrían no ser lo bastante seguros para datos muy sensibles, como números de tarjetas de crédito.
• Envía el archivo y la contraseña por canales distintos, y nunca pongas la contraseña en el mismo correo que el archivo adjunto.

Primero conviene aclarar una cosa: "proteger" significa tres cosas distintas en Excel. Solo la primera impide que la gente entre en el archivo.

Elige el tipo de protección adecuado

Las propias páginas de Microsoft separan estos conceptos a propósito, y confundirlos es el error más común.

• Protección del archivo (Cifrar con contraseña). Nadie puede abrir el archivo sin la contraseña. Es lo que la mayoría entiende por "proteger un archivo de Excel con contraseña".
• Protección del libro (estructura). Cualquiera puede abrir el archivo, pero no puede agregar, mover, eliminar, ocultar, mostrar ni renombrar hojas sin la contraseña. Microsoft indica que proteger el libro no es lo mismo que proteger un archivo de Excel con contraseña.
• Protección de hoja. Cualquiera puede abrir el archivo, pero las celdas bloqueadas no se pueden modificar. La página de Microsoft sobre cómo proteger una hoja deja claro que no es una función de seguridad. Solo impide que los usuarios cambien las celdas bloqueadas de esa hoja, y nada más.

Así que si el objetivo es "solo estas personas pueden leer los datos", usa la protección del archivo. Si el objetivo es "la gente puede leer los datos, pero no debe romper mis fórmulas", usa la protección de hoja. Si necesitas ambas, puedes combinarlas.

Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel

Estos son los pasos de la página de Microsoft Proteger un archivo de Excel. Microsoft indica los mismos pasos para Excel para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y para las versiones de Mac de Microsoft 365, 2024 y 2021.

1. Abre el libro que quieres proteger.
2. Selecciona Archivo y, después, Información.
3. Marca la casilla Proteger libro y elige Cifrar con contraseña.
4. Escribe una contraseña en el cuadro Contraseña y selecciona Aceptar.
5. Vuelve a escribirla en el cuadro Volver a escribir la contraseña y selecciona Aceptar.
6. Guarda el archivo. La protección forma parte del archivo guardado, así que una versión que no hayas guardado no está protegida.
7. Cierra el libro y vuelve a abrirlo. Excel debería pedir la contraseña antes de mostrar cualquier contenido. Es la única prueba real, así que hazla siempre.

En Mac, el panel Información puede tener un aspecto diferente o puede no estar donde esperas. La página de Microsoft no describe rutas de menú separadas para Mac. Otra página de Microsoft, que trata sobre Excel para Mac, describe la protección desde la pestaña Revisar con Proteger hoja y Proteger libro, y esa página no menciona una contraseña de apertura. Si no encuentras Cifrar con contraseña en tu Mac, busca el mismo comando en los menús Archivo o Revisar de tu versión y comprueba el resultado volviendo a abrir el archivo.

Lo que dice Microsoft sobre la contraseña

La página de Microsoft incluye algunas reglas que es fácil pasar por alto:

• Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. "Presupuesto2026" y "presupuesto2026" son contraseñas diferentes.
• Microsoft no puede recuperar una contraseña olvidada. No hay ningún botón de restablecimiento ni ninguna incidencia de soporte que la solucione.
• La página no establece límites de longitud, caracteres ni números.
• Los archivos protegidos con contraseña podrían no ser lo bastante seguros para datos sensibles, como números de tarjetas de crédito.
• Compartir el archivo o la contraseña conlleva riesgos, porque una contraseña puede acabar en manos de personas a las que no pretendías dársela. Además, una contraseña no protege necesariamente el archivo frente a alguien con malas intenciones.

Los dos últimos puntos importan para decidir cómo usar esta función. Una contraseña en un libro es un buen cierre para accesos ocasionales: un portátil compartido, un correo enviado por error o un archivo en una memoria USB. No sustituye a un control de acceso adecuado para registros sensibles. Si el contenido está regulado o es muy sensible, no lo guardes en archivos de Excel que viajen por correo electrónico y consulta a tu equipo de TI o de cumplimiento normativo qué exige tu organización.

Elige una contraseña que puedas usar

Para las contraseñas de hojas de cálculo, la recomendación de Microsoft es combinar letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos, y usar al menos 8 caracteres, o 14 o más en el caso de una frase de contraseña. Es un punto de partida razonable también para las contraseñas de archivos, aunque la página sobre archivos no establece ninguna regla. Algunos puntos prácticos:

• Una frase de contraseña formada por varias palabras no relacionadas es más fácil de recordar que una cadena corta de símbolos, y además es más larga.
• No reutilices una contraseña que uses para el correo o la banca. Si compartes el archivo, también compartes esa contraseña.
• Guarda la contraseña en un lugar donde puedas encontrarla más tarde, como un gestor de contraseñas. Hazlo antes de cerrar el archivo, no después.
• No pongas la contraseña en el nombre del archivo ni en una nota adhesiva bajo el teclado.

Proteger una hoja o la estructura del libro

Usa estas opciones cuando otras personas puedan abrir el archivo, pero necesites proteger su diseño o sus fórmulas.

Protege la estructura del libro. Ve a Revisar > Proteger libro, escribe una contraseña opcional, selecciona Aceptar y vuelve a escribirla. La página de Microsoft sobre cómo proteger un libro indica que esto impide que otros usuarios vean las hojas ocultas y que añadan, muevan, eliminen, oculten o cambien el nombre de las hojas. Puedes comprobar que está activada porque el icono Proteger libro aparece resaltado y las opciones de hoja como Insertar, Eliminar y Cambiar nombre no están disponibles. Para desactivarla, haz clic en Revisar > Proteger libro, escribe la contraseña y haz clic en Aceptar.

Protege una hoja. Primero desbloquea las celdas que los usuarios pueden editar: selecciónalas, pulsa Ctrl+1, abre la pestaña Proteger y desmarca Bloqueada. Después ve a Revisar > Proteger hoja. En "Permitir a todos los usuarios de esta hoja de cálculo", marca lo que quieras permitir, como dar formato a las celdas, insertar filas o usar informes de tablas dinámicas. Agrega una contraseña si la quieres, selecciona Aceptar y confírmala. Una hoja protegida muestra Desproteger hoja en lugar de Proteger hoja en la pestaña Revisar.

Qué permiten las opciones de Proteger hoja

El cuadro de diálogo es una lista de permisos, y los valores predeterminados sorprenden a más de uno. Según la lista de Microsoft:

• Seleccionar celdas bloqueadas y la opción equivalente para las celdas no bloqueadas están permitidas de forma predeterminada, así que los usuarios pueden seguir haciendo clic en las celdas protegidas. Simplemente no pueden cambiarlas.
• Formato de celdas, Formato de columnas y Formato de filas permiten cambiar el formato, incluido el ancho de columna, el alto de fila y ocultar columnas o filas.
• Insertar columnas, Insertar filas e Insertar hipervínculos permiten agregar esos elementos. Eliminar columnas y Eliminar filas son opciones independientes. Si permites insertar pero no eliminar, los usuarios pueden agregar filas, pero no quitarlas.
• Ordenar solo se permite en rangos sin celdas bloqueadas. Ordenar un rango que contiene celdas bloqueadas está bloqueado, independientemente de la configuración.
• Usar autofiltro permite a los usuarios cambiar los filtros de los autofiltros existentes. Aplicar o quitar un autofiltro está bloqueado en cualquier caso.
• Usar informes de tablas dinámicas permite dar formato, actualizar y cambiar tablas dinámicas.
• Editar objetos y Editar escenarios cubren gráficos, formas, controles, notas y escenarios.

La consecuencia práctica: protege primero con los valores predeterminados y, cuando alguien se queje de que una tarea ya no funciona, activa una casilla cada vez. Los usuarios de listas ordenadas y filtradas son los que más se topan con los límites de Ordenar y Autofiltro.

En ambos casos la contraseña es opcional. Sin contraseña, cualquiera puede desproteger el libro o la hoja con un solo clic, así que una hoja "protegida" sin contraseña solo evita accidentes. Si nunca has bloqueado celdas, aprende primero cómo funciona el bloqueo de celdas, porque una hoja protegida bloquea todas las celdas de forma predeterminada.

¿Olvidaste la contraseña? Qué puedes hacer y qué no

Esta es la parte complicada. Microsoft dice que no puede recuperar una contraseña de archivo olvidada, y las páginas de soporte de Excel indican que tampoco puede hacerlo. En la práctica tienes estas opciones, de la más segura a la más arriesgada:

1. Revisa dónde la guardaste. Un gestor de contraseñas, el correo con el que enviaste el archivo por primera vez o un documento del equipo.
2. Pregúntale a quien protegió el archivo. A menudo el archivo llegó de un compañero que todavía tiene la contraseña.
3. Busca una copia sin protección. Una versión anterior, una copia de seguridad o la exportación original que cifraste después.
4. Consulta con TI. Algunas organizaciones tienen procedimientos de recuperación o herramientas con licencia para esto, y ellos decidirán si está permitido.

Los sitios gratuitos en línea para quitar contraseñas son otra cuestión. Microsoft no los ofrece ni los respalda. Pueden dañar un archivo, y subir un libro confidencial a un sitio web desconocido anula el propósito de tener una contraseña. Si realmente necesitas probar una herramienta, trabaja con una copia y solo con la aprobación de tu equipo de TI.

Quitar o cambiar una contraseña que conoces

Para quitar la contraseña del archivo, abre el archivo con la contraseña, ve a Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña, borra los caracteres del cuadro Contraseña, selecciona Aceptar y guarda. Para cambiarla, escribe la nueva contraseña en el mismo cuadro. La página de Microsoft que consulté describe cómo agregar la contraseña, no cómo quitarla, así que comprueba el resultado volviendo a abrir el archivo.

En cuanto a la protección de hoja o de libro, los pasos para quitarla son los anteriores: Revisar > Desproteger hoja o Proteger libro, e introduce la contraseña.

Excel para la web, OneDrive y uso compartido

El artículo de Microsoft sobre las diferencias entre Excel en el navegador y Excel de escritorio indica que los libros protegidos con contraseña (cifrados) se pueden ver y editar en Excel para la web, pero que las hojas protegidas solo se pueden ver allí. Para quitar la protección de una hoja, abre el libro en la aplicación de escritorio. Las contraseñas de archivo también se establecen en la aplicación de escritorio. No encontré ninguna página de Microsoft que documente cómo establecer una contraseña de apertura en el navegador, así que no lo des por hecho.

Teléfonos y tabletas: las páginas de Microsoft que consulté no describen opciones de protección en las aplicaciones móviles, así que no afirmo nada al respecto.

Comparte el archivo sin filtrar la contraseña

• Envía la contraseña por un canal distinto al del archivo. Si envías el libro por correo electrónico, comparte la contraseña por teléfono o mediante un mensaje en otra aplicación.
• No pegues la contraseña en el mismo correo, ni siquiera en un "segundo correo" al mismo buzón. Un buzón con ambos mensajes revela las dos cosas.
• Si compartes el archivo de forma recurrente, cambia la contraseña de vez en cuando y avisa a las personas cuando lo hagas.
• Comparte solo con las personas adecuadas. Si el archivo contiene datos de clientes o de personal, revisa quién está en la lista de destinatarios antes de enviar la contraseña.
• Considera usar permisos en lugar de una contraseña. Si el archivo está en OneDrive o SharePoint, puedes controlar quién puede abrirlo compartiéndolo con personas concretas. Así no tienes que gestionar una contraseña para cada persona.

Protege también el dispositivo

Una contraseña de archivo protege un solo libro. No hace nada por las otras veinte fichas de un portátil robado. BitLocker es la función de Windows para eso. La descripción general de BitLocker de Microsoft lo describe como el cifrado de volúmenes completos que protege los datos de dispositivos perdidos, robados o dados de baja, de modo que resultan ilegibles para quien extraiga la unidad. No protege los datos una vez que el volumen está abierto y has iniciado sesión, por eso las dos capas cumplen funciones distintas: BitLocker para el dispositivo y una contraseña de Excel para un solo archivo que vas a enviar. Es posible que tu equipo de TI ya tenga BitLocker activado en los portátiles de la empresa, así que pregunta antes de hacer nada por tu cuenta.

Errores comunes

• Establecer una contraseña de hoja y creer que el archivo está seguro. La protección de hoja no impide que nadie abra el archivo.
• No guardar el archivo después de establecer la contraseña y descubrir al volver a abrirlo que no está protegido.
• Olvidarse de probarlo. Cierra el archivo y vuelve a abrirlo cada vez.
• Usar una contraseña que no puedes recordar y no tener ninguna copia guardada en ningún sitio.
• Enviar el archivo y la contraseña juntos por correo electrónico.
• Subir un libro confidencial a un sitio gratuito para quitar contraseñas.
• Dejar la contraseña de la hoja en blanco y considerarla protegida.

Temas relacionados para explorar

• Bloquea las celdas antes de proteger una hoja. Desactiva la configuración Bloqueada en las celdas de entrada y, después, protege la hoja, para que las personas solo puedan escribir donde tú quieras.
• Hojas ocultas. La protección de estructura del libro también impide ver las hojas ocultas, algo que conviene saber antes de ocultar una hoja.
• Etiquetas de confidencialidad. Si tu organización las utiliza, pregunta a tu equipo de TI si una etiqueta puede restringir un archivo sin una contraseña que tengas que compartir.
• Compartir sin contraseña. Usa los permisos de OneDrive o SharePoint para personas concretas en lugar de una única contraseña compartida.
• Cifrado del dispositivo. Descubre cómo BitLocker y el cifrado del dispositivo protegen todo el portátil.

Siguiente paso

Abre el libro que más te preocupe. Sigue los pasos para proteger con contraseña un archivo de Excel, guárdalo, ciérralo y vuelve a abrirlo para comprobar que aparece el aviso. Después, guarda la contraseña en tu gestor de contraseñas y envíasela al destinatario por una vía distinta a la del archivo.