Come proteggere con password un file Excel (e i fogli), passo dopo passo

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come proteggere con password un file Excel: File, Informazioni, Proteggi cartella di lavoro, Crittografa con password. Inoltre protezione di fogli e cartelle di lavoro, password smarrite e consigli per la condivisione.

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Per proteggere con password un file Excel, apri la cartella di lavoro e vai su File > Informazioni > Proteggi cartella di lavoro > Crittografa con password. Digita una password, seleziona OK, riscrivila, seleziona di nuovo OK e salva il file. Da quel momento in poi, Excel chiederà quella password prima di mostrare anche una sola cella. Questo articolo è pensato per chi usa Excel e ha una cartella di lavoro con stipendi, elenchi di clienti o numeri provvisori, e vuole impedire che la apra la persona sbagliata. Vedrai anche in che cosa si differenziano le altre opzioni di protezione, che cosa fare in caso di password smarrita e come condividere il file in sicurezza.

Punti chiave

• Per proteggere con password un file Excel, vai su File, Informazioni, Proteggi cartella di lavoro, Crittografa con password, digita una password, confermala e salva.
• In Excel le password fanno distinzione tra maiuscole e minuscole, e Microsoft non può recuperare una password dimenticata, quindi conservala prima di chiudere il file.
• Proteggi foglio e Proteggi cartella di lavoro non sono password del file. Bloccano le modifiche a celle o fogli, ma non impediscono a nessuno di aprire il file.
• Microsoft avverte che i file protetti con password potrebbero non essere abbastanza sicuri per dati molto sensibili, come i numeri di carte di credito.
• Invia il file e la password su canali diversi e non inserire mai la password nella stessa email dell'allegato.

Prima di tutto chiariamo una cosa: in Excel "proteggere" può avere tre significati diversi. Solo il primo tiene le persone fuori dal file.

Scegli il tipo di protezione giusto

Le pagine di Microsoft separano questi casi di proposito, e confonderli è l'errore più comune.

• Protezione del file (Crittografa con password). Nessuno può aprire il file senza la password. È ciò che la maggior parte delle persone intende quando dice "proteggere con password un file Excel".
• Protezione della cartella di lavoro (struttura). Chiunque può aprire il file, ma senza la password non può aggiungere, spostare, eliminare, nascondere, riportare visibili o rinominare i fogli. Microsoft precisa che proteggere la cartella di lavoro non equivale a proteggere un file Excel con una password.
• Protezione del foglio di lavoro. Chiunque può aprire il file, ma le celle bloccate non possono essere modificate. La pagina di Microsoft sulla protezione di un foglio di lavoro dice chiaramente che non si tratta di una funzione di sicurezza. Impedisce agli utenti di modificare le celle bloccate di quel foglio, e nient'altro.

Quindi, se l'obiettivo è "solo queste persone possono leggere i dati", usa la protezione del file. Se l'obiettivo è "le persone possono leggere i dati ma non devono rompere le mie formule", usa la protezione del foglio. Se ti servono entrambe, puoi combinarle.

Come proteggere con password un file Excel

Questi sono i passaggi descritti nella pagina di Microsoft Proteggere un file Excel. Microsoft riporta la stessa sequenza di passaggi per Excel per Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 e 2016, e per le versioni Mac di Microsoft 365, 2024 e 2021.

1. Apri la cartella di lavoro che vuoi proteggere.
2. Seleziona File, poi Informazioni.
3. Seleziona la casella Proteggi cartella di lavoro e scegli Crittografa con password.
4. Digita una password nella casella Password e seleziona OK.
5. Ridigitala nella casella Reimmetti password e seleziona OK.
6. Salva il file. La protezione fa parte del file salvato, quindi una versione che non hai salvato non è protetta.
7. Chiudi la cartella di lavoro e aprila di nuovo. Excel dovrebbe chiederti la password prima di mostrare qualsiasi contenuto. Questo è l'unico test reale, quindi fallo ogni volta.

Su Mac, il riquadro Informazioni potrebbe avere un aspetto diverso o non trovarsi dove te lo aspetti. La pagina di Microsoft non descrive percorsi di menu separati per Mac. Un'altra pagina Microsoft, dedicata a Excel per Mac, descrive la protezione tramite la scheda Revisione con Proteggi foglio e Proteggi cartella di lavoro, e in quella pagina non si parla di password di apertura. Se non trovi Crittografa con password sul tuo Mac, cerca lo stesso comando nei menu File o Revisione della tua versione e verifica il risultato riaprendo il file.

Cosa dice Microsoft sulla password

La pagina di Microsoft riporta alcune regole facili da trascurare:

• Le password fanno distinzione tra maiuscole e minuscole. « Budget2026 » e « budget2026 » sono password diverse.
• Microsoft non può recuperare una password dimenticata. Non esiste un pulsante di reimpostazione né una richiesta di supporto che la risolva.
• La pagina non impone limiti di lunghezza, di caratteri o di numeri.
• I file protetti da password potrebbero non essere abbastanza sicuri per dati sensibili, come i numeri di carte di credito.
• Condividere il file o la password comporta dei rischi, perché una password può finire in mano a persone che non avevi previsto. Inoltre, una password non protegge necessariamente il file da chi ha intenzioni malevole.

Gli ultimi due punti sono importanti per come usi questa funzione. Una password su una cartella di lavoro è un buon lucchetto per accessi occasionali: un portatile condiviso, un'email inoltrata per errore, un file su una chiavetta USB. Non sostituisce un controllo degli accessi adeguato per dati sensibili. Se il contenuto è soggetto a normative o è molto riservato, non tenerlo in file Excel che viaggiano via email e chiedi al tuo team IT o di conformità quali requisiti prevede la tua organizzazione.

Scegli una password che riesci a usare

Per le password dei fogli di lavoro, Microsoft consiglia di combinare lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli, e di puntare ad almeno 8 caratteri, oppure a 14 o più per una frase d'accesso. È un punto di partenza ragionevole anche per le password dei file, sebbene la pagina dedicata ai file non indichi una regola precisa. Qualche consiglio pratico:

• Una frase d'accesso composta da più parole non correlate è più facile da ricordare di una breve sequenza di simboli, ed è anche più lunga.
• Non riutilizzare una password che usi per l'email o per il conto bancario. Se condividi il file, stai condividendo anche quella password.
• Conserva la password in un posto dove la ritroverai, come un gestore di password. Fallo prima di chiudere il file, non dopo.
• Non inserire la password nel nome del file né su un post-it attaccato sotto la tastiera.

Proteggere un foglio o la struttura della cartella di lavoro

Usa queste opzioni quando il file può essere aperto da altri, ma devi proteggerne il layout o le formule.

Proteggi la struttura della cartella di lavoro. Vai su Revisione > Proteggi cartella di lavoro, inserisci una password facoltativa, seleziona OK e ridigitala. La pagina di Microsoft sulla protezione di una cartella di lavoro spiega che così si impedisce agli altri utenti di visualizzare i fogli nascosti e di aggiungere, spostare, eliminare, nascondere o rinominare fogli. Puoi verificare che la protezione sia attiva perché l'icona Proteggi cartella di lavoro risulta evidenziata e le opzioni dei fogli come Inserisci, Elimina e Rinomina non sono disponibili. Per rimuoverla, fai clic su Revisione > Proteggi cartella di lavoro, inserisci la password e fai clic su OK.

Proteggi un foglio. Prima sblocca le celle che gli utenti possono modificare: selezionale, premi Ctrl+1, apri la scheda Protezione e deseleziona Bloccata. Poi vai su Revisione > Proteggi foglio. In "Consenti a tutti gli utenti di questo foglio di lavoro di", seleziona ciò che vuoi consentire, ad esempio formattare celle, inserire righe o usare i report di tabella pivot. Aggiungi una password se la vuoi, seleziona OK e confermala. Un foglio protetto mostra Rimuovi protezione foglio al posto di Proteggi foglio nella scheda Revisione.

Cosa consentono le opzioni di Proteggi foglio

La finestra di dialogo è un elenco di autorizzazioni, e le impostazioni predefinite sorprendono molti. Dall'elenco di Microsoft:

• Seleziona celle bloccate e l'opzione corrispondente per le celle non bloccate sono entrambe consentite per impostazione predefinita, quindi le persone possono comunque cliccare nelle celle protette. Semplicemente non possono modificarle.
• Formatta celle, Formatta colonne e Formatta righe consentono di modificare la formattazione, inclusi larghezza delle colonne, altezza delle righe e nascondere colonne o righe.
• Inserisci colonne, Inserisci righe e Inserisci collegamenti ipertestuali consentono di aggiungere questi elementi. Elimina colonne ed Elimina righe sono autorizzazioni separate. Se consenti l'inserimento ma non l'eliminazione, le persone possono aggiungere righe ma non rimuoverle.
• Ordina è consentito solo su intervalli senza celle bloccate. L'ordinamento di un intervallo che contiene celle bloccate è bloccato indipendentemente dall'impostazione.
• Usa filtro automatico consente di modificare i filtri sui filtri automatici esistenti. Applicare o rimuovere un filtro automatico è bloccato in ogni caso.
• Usa report di tabella pivot consente di formattare, aggiornare e modificare le tabelle pivot.
• Modifica oggetti e Modifica scenari riguardano grafici, forme, controlli, note e scenari.

La conseguenza pratica: proteggi prima con le impostazioni predefinite, poi apri una casella alla volta quando qualcuno segnala che un'attività non funziona più. Chi usa elenchi ordinati e filtri incontra più spesso i limiti di Ordina e Filtro automatico.

In entrambi i casi la password è facoltativa. Senza password, chiunque può rimuovere la protezione della cartella di lavoro o del foglio con un solo clic, quindi un foglio "protetto" senza password previene solo gli errori accidentali. Se non hai mai bloccato delle celle prima d'ora, impara prima come funziona il blocco delle celle, perché un foglio protetto blocca per impostazione predefinita ogni cella.

Hai perso la password? Cosa puoi e cosa non puoi fare

Questa è la parte più dolorosa. Microsoft afferma che non è possibile recuperare una password di file smarrita, e anche le pagine di supporto di Excel lo confermano. In pratica hai queste opzioni, dalla più sicura alla più rischiosa:

1. Controlla dove l'hai conservata. Un gestore di password, l'email con cui hai inviato per la prima volta il file, un documento del team.
2. Chiedi a chi ha protetto il file. Spesso il file arriva da un collega che ha ancora la password.
3. Cerca una copia non protetta. Una versione precedente, un backup o l'esportazione originale che hai cifrato in seguito.
4. Rivolgiti all'IT. Alcune organizzazioni dispongono di procedure di ripristino o strumenti con licenza per questi casi e decideranno se è consentito farne uso.

I siti online gratuiti per rimuovere le password sono un discorso diverso. Microsoft non li offre né li approva. Possono danneggiare un file, e caricare una cartella di lavoro riservata su un sito sconosciuto vanifica lo scopo della password. Se devi provare uno strumento, lavora su una copia e solo con l'approvazione del team IT.

Rimuovere o modificare una password che conosci

Per rimuovere la password del file, apri il file con la password, torna su File > Informazioni > Proteggi cartella di lavoro > Crittografa con password, elimina i caratteri nella casella Password, seleziona OK e salva. Per cambiarla, scrivi la nuova password nella stessa casella. La pagina Microsoft che ho consultato descrive l'aggiunta della password, non la rimozione, quindi verifica il risultato riaprendo il file.

Per la protezione di fogli o cartelle di lavoro, i passaggi di rimozione sono quelli descritti sopra: Revisione > Rimuovi protezione foglio oppure Proteggi cartella di lavoro, quindi inserisci la password.

Excel per il web, OneDrive e condivisione

L'articolo Microsoft sulle differenze tra Excel nel browser ed Excel desktop indica che le cartelle di lavoro protette da password (crittografate) si possono visualizzare e modificare in Excel per il web, mentre i fogli protetti si possono solo visualizzare. Per rimuovere la protezione del foglio, apri la cartella di lavoro nell'app desktop. Imposta anche le password dei file nell'app desktop. Non ho trovato una pagina Microsoft che documenti l'impostazione di una password di apertura nel browser, quindi non contarci.

Smartphone e tablet: le pagine Microsoft che ho consultato non descrivono le opzioni di protezione nelle app per dispositivi mobili, quindi non mi pronuncio in nessuno dei due sensi.

Condividi il file senza esporre la password

• Invia la password con un canale diverso da quello usato per il file. Se invii la cartella di lavoro via email, comunica la password per telefono o con un messaggio in un'altra app.
• Non inserire la password nella stessa email, nemmeno in una "seconda email" alla stessa casella. Una casella che contiene entrambi i messaggi rivela entrambe le informazioni.
• Per le condivisioni ricorrenti, cambia la password di tanto in tanto e avvisa le persone quando lo fai.
• Condividi solo con le persone giuste. Se il file contiene dati di clienti o personale, verifica chi è nell'elenco dei destinatari prima di inviare la password.
• Valuta l'uso delle autorizzazioni al posto della password. Se il file si trova in OneDrive o SharePoint, puoi controllare chi può aprirlo condividendolo con persone specifiche. In questo modo non devi gestire una password per ogni persona.

Proteggi anche il dispositivo

Una password del file protegge una sola cartella di lavoro. Non serve a nulla per le altre venti file su un portatile rubato. BitLocker è la funzionalità di Windows pensata per questo. La panoramica su BitLocker di Microsoft lo descrive come crittografia di interi volumi che protegge i dati su dispositivi smarriti, rubati o dismessi, rendendoli illeggibili a chi rimuove il disco. Non protegge i dati una volta che il volume è aperto e hai effettuato l'accesso, per cui i due livelli svolgono compiti diversi: BitLocker per il dispositivo, una password di Excel per il singolo file che intendi far circolare. Il tuo team IT potrebbe aver già attivato BitLocker sui portatili aziendali, quindi chiedi prima di fare qualcosa da solo.

Errori comuni

• Impostare una password per il foglio e credere che il file sia sicuro. La protezione del foglio non impedisce a nessuno di aprire il file.
• Non salvare il file dopo aver impostato la password e ritrovarlo senza protezione alla riapertura successiva.
• Dimenticarsi di fare una prova. Chiudi il file e riaprilo ogni volta.
• Usare una password che non ricordi e non averne una copia conservata da nessuna parte.
• Inviare il file e la password insieme nella stessa email.
• Caricare una cartella di lavoro riservata su un sito gratuito per la rimozione delle password.
• Lasciare vuota la password del foglio e considerarlo protetto.

Argomenti correlati da approfondire

• Blocca le celle prima di proteggere un foglio. Deseleziona l'impostazione Bloccata sulle celle di input, poi proteggi il foglio, così le persone possono digitare solo dove vuoi tu.
• Fogli nascosti. La protezione della struttura della cartella di lavoro impedisce anche di visualizzare i fogli di lavoro nascosti, un aspetto da conoscere prima di nascondere un foglio.
• Etichette di riservatezza. Se la tua organizzazione le usa, chiedi al team IT se un'etichetta può limitare un file senza una password da condividere.
• Condividi senza password. Usa le autorizzazioni di OneDrive o SharePoint per persone specifiche invece di un'unica password condivisa.
• Crittografia del dispositivo. Scopri come BitLocker e la crittografia del dispositivo proteggono l'intero portatile.

Prossimo passo

Apri la cartella di lavoro che ti preoccupa di più. Segui i passaggi per proteggere con password un file Excel, salva, chiudi e riapri il file per verificare che la richiesta della password compaia. Poi conserva la password nel tuo gestore di password e inviala al destinatario con un canale diverso da quello del file.